KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MIINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 1 3. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 2 4. Phương pháp nghiên cứu ......................................................................... 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .................................................................................................................. 3 1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ .............................................................. 3 1.2. Nội dung của công tác lưu trữ .............................................................. 3 1.2.1. Hoạt động quản lý ........................................................................... 3 1.2.2. Hoạt động nghiệp vụ ....................................................................... 3 1.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ..................................... 3 1.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu ............................................................. 5 1.2.2.3. Phân loại, chỉnh lý tài liệu ........................................................ 8 1.2.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ............................ 10 1.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ ........................................................ 10 1.2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ........................... 12 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ .......................................................................................... 13 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ ...................................................... 18 KẾT LUẬN .................................................................................................... 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 21
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MIINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Mã phách:………………………………………… Hà Nội – 2021 MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.2 Nội dung công tác lưu trữ 1.2.1 Hoạt động quản lý 1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 1.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 1.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 1.2.2.3 Phân loại, chỉnh lý tài liệu 1.2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 10 1.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 10 1.2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 12 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 13 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 18 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do vậy, vai trị cơng tác lưu trữ quan trọng, hoạt động đảm bảo thơng tin cho cơng tác quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Đồng thời, làm tốt cơng tác lưu trữ cịn góp phần bảo vệ thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia…Chính ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, từ ngày đầu giành độc lập, Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, coi công cụ để quản lý, điều hành đất nước Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng bảo tồn truyền bá cho hệ mai sau gương, học kinh nghiệm đúc kết qua nhiều hệ, từ đó, giúp cho hệ đương thời kế thừa phát huy thành quý cha ơng đạt Với vai trị quan trọng trên, em xin chọn “ Khái quát nội dung cơng tác lưu trữ chứng minh vai trị công tác lưu trữ hoạt động quản lý” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Vấn đề công tác lưu trữ có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến Do vậy, vấn đề đề cập nhiều sách, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, Bên cạnh đó, có nhiều buổi hội thảo đề tài nghiên cứu khoa học nói vấn đề Xuất phát từ vị trí, tầm quan trọng đề tài nghiên cứu, nước có nhiều tác giả quan tâm có cơng trình nghiên cứu tiêu biểu như: Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ” (Mã số 99-98-030) tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài Nội dung đề tài gồm phần bản, phần I trình bày phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam tham khảo quốc tế, phần II trình bày mơ hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước” tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003) Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống sở lý luận có liên quan đến nội dung cơng tác lưu trữ - Đưa vai trị công tác lưu trữ với hoạt động quản lý - Đề xuất số nhận xét, đánh giá vấn đề công tác lưu trữ với hoạt động quản lý Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận lưu trữ học: sở để tổng hợp tồn lý luận cơng tác lưu trữ sở quy định có tính quy phạm pháp luật hoạt động ngành lưu trữ nói chung - Phương pháp tổng hợp: phương pháp giúp kết nối tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ nhằm hệ thống hoá lý luận công tác lưu trữ CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân 1.2 Nội dung công tác lưu trữ 1.2.1 Hoạt động quản lý - Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn công tác lưu trữ - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn công tác lưu trữ - Đào tạo bồi dưỡng cán lưu trữ - Thực chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ quan, tổ chức - Tổ chức công tác thi đua khen thưởng công tác lưu trữ quan tổ chức - Tổ chức đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác lưu trữ quan tổ chức 1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 1.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Mục đích thu thập tài liệu vào lưu trữ: - Triển khai quy định luật pháp nhà nước vào Lưu trữ - Đưa vào kho tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm thực tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống - Tạo điều kiện việc chia sẻ thông tin, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng độc giả Để thu thập cần xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào Lưu trữ quan: - Nguồn tài liệu: Dựa vào đơn vị, phận thuộc cấu tổ chức để xác định nơi thu tài liệu quan đơn vị, tổ chức thực chức chủ yếu quan nguồn tài liệu bổ sung vào Lưu trữ quan - Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung: + Căn vào chức nhiệm vụ để xác định người thu tài liệu xác định thể loại, nội dung, giá trị, tiến độ giải công việc loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập + Toàn hồ sơ, tài liệu có giá (có thời hạn bảo quản từ năm trở lên), hình thành trình hoạt động đơn vị, phận thuộc quan giải xong thời hạn tháng tài liệu xây dựng thời hạn năm tài liệu hành + Tài liệu cũ (đã hạn nộp lưu) để lại đơn vị cá nhân quan thuộc nguồn nộp lưu (bổ sung) vào lưu trữ quan Nhiệm vụ lưu trữ quan việc thu thập, bổ sung tài liệu: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập; - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập biên giao nhận tài liệu; - Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Công việc thu thập, bổ sung tài liệu khâu định hồn thiện Phơng lưu trữ, nghiệp vụ tách rời với nghiệp vụ lưu trữ khác chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu Do vậy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng không so với khâu nghiệp vụ khác cơng tác lưu trữ Do đó, hàng năm nhiệm vụ người làm công tác lưu trữ phải tổ chức thu thập hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử để bổ sung vào kho lưu trữ bảo quản 1.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu Khái niệm, mục đích, ý nghĩa Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Mục đích, ý nghĩa: Giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào phong lưu trữ, tối ưu hóa cơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tiết kiệm diện tích kho tàng phương tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình tạng tài liệu tích đống quan) Việc xác định giá trị tài liệu tốt khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu cách tùy tiện Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: tiêu chuẩn Ý nghĩa nội dung tài liệu: - Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu tiêu chuẩn quan trọng xác định giá trị tài liệu Nội dung tài liệu vấn đề, kiện, tượng cá nhân cụ thể phản ánh, ghi lại tài liệu - Ý nghĩa nội dung tài liệu phụ thuộc vào ý nghĩa kiện phản ánh tài liệu Tài liệu có nội dung phản ánh kiện quan trọng đời sống trị, kinh tế, văn hố đất nước, ghi lại hoạt động cá nhân điển hình tài liệu có giá trị cao nội dung Tác giả tài liệu: Tác giả tài liệu quan cá nhân ban hành văn Trong thành phần tài liệu quan gồm tài liệu nhiều tác giả, tài liệu quan chủ quản, quan cấp gửi xuống; tài liệu đơn vị trực thuộc, quan cấp dưới; tài liệu cá nhân, tổ chức xã hội gửi đến; tài liệu quan hình thành phơng sản sinh Trong đó, tài liệu mà tác giả quan hình thành phơng sản sinh có giá trị cao nhất, sau đến tài liệu quan khác gửi tới - Ví dụ: Đối với phơng lưu trữ độc lập: Tài liệu có ý nghĩa quan trọng tài liệu quan sản sinh; tài liệu đơn vị chức đảm nhận chức nhiệm vụ chủ yếu quan Tài liệu quan cấp gửi xuống đạo trực tiếp cho quan phải thi hành theo chức năng, nhiệm vụ chủ yếu có giá trị cao Tài liệu quan cấp đạo chung cho nhiều quan có quan hình thành phơng phải thi hành giữ lâu dài tạm thời tùy thuộc vào nội dung tài liệu Các văn quan cấp gửi đến để biết, không liên quan tới chức năng, nhiệm vụ quan không đưa vào lưu trữ Vị trí, quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu: Cơ quan hình thành phông quan cá nhân mà q trình hoạt động nó, phơng lưu trữ hình thành Vị trí, tầm quan trọng quan máy Nhà nước, xã hội có vai trị quan trọng việc xác định giá trị tài liệu; ảnh hưởng định đến giá trị tài liệu công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử Sự trùng lặp thông tin tài liệu - Sự trùng lặp thông tin tài liệu lặp lại nội dung thông tin tài liệu tài liệu khác - Sự trùng lặp thơng tin tài liệu xảy tài liệu đơn vị tổ chức quan, quan thuộc ngành, hệ thống chủ quản, quan hoạt động phạm vi địa bàn lãnh thổ Ý nghĩa kiện, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu: - Thời gian tài liệu thời gian mà nội dung tài liệu phản ánh trùng chênh lệch Nếu thời gian tài liệu thời gian mà nội dung tài liệu phản ánh trùng không chênh lệch nhiều cần xét giá trị chúng ý nghĩa thời gian nói đến nội dung tài liệu Trong trường hợp có chênh lệch thời gian tài liệu thời gian kiện phản ánh tài liệu tài liệu có ngày tháng gần với thời gian xảy kiện phản ánh tài liệu có giá trị cao - Trong xác định giá trị tài liệu, tài liệu liên quan đến địa điểm nơi xảy kiện lịch sử quan trọng đất nước tài liệu phản ánh kiện xảy địa điểm trung tâm kinh tế, trị, văn hoá đất nước hay địa phương tài liệu đánh giá giá trị cao so với tài liệu phản ánh kiện xảy địa phương khác Mức độ hoàn chỉnh chất lượng phông lưu trữ - Mức độ đầy đủ chất lượng tài liệu phông lưu trữ có ảnh hưởng đến nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu - Những phơng lưu trữ có tài liệu đầy đủ có điều kiện để so sánh đánh giá lựa chọn tài liệu giữ lại loại tài liệu hết giá trị Những phông tài liệu bị thất lạc, hư hỏng, khối lượng tài liệu cịn lại tương đối tài liệu có giá trị thấp nâng thời hạn bảo quản để giữ lại phông Hiệu lực pháp lý tài liệu: Hiệu lực pháp lý tài liệu thể hai mặt: thể thức văn nội dung văn Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý áp dụng cho tài liệu nhà nước quy định thể thức văn bản, tài liệu phông cá nhân, báo cáo khoa học, tiêu chuẩn không trọng Ngơn ngữ, kỹ thuật chế tác tình trạng vật lý tài liệu: Tài liệu lưu trữ đươc hình thành nhiều vật liệu phương pháp chế tác khác nhau: khắc gỗ, đá, đồng, viết lá, viết lụaNgôn ngữ tài liệu lưu trữ nước ta bao gồm chữ Hán, chữ Nôm, Ngồi giá trị nội dung thơng tin chứa đựng tài liệu, giá trị tài liệu thể qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác qua số đặc điểm bên tài liệu 1.2.2.3 Phân loại, chỉnh lý tài liệu Khái niệm: - Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến việc hình thành tài liệu để phân chia chúng khối, đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác với mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ việc phân loại, xác định giá trị tài liệu đồng thời xếp, thống kê lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp theo quy định Luật Văn thư Lưu trữ Mục đích: Tổ chức khoa học tài liệu phơng, quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu Ý nghĩa: - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trị to lớn với cơng tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức doanh nghiệp Bởi sau tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhiều năm quan, tổ chức phân loại, xếp cách khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu quan xã hội đạt hiệu - Phải phân loại tài liệu lưu trữ giúp xác định mạng lưới trung tâm, kho lưu trữ để bảo quản tài liệu phạm vi toàn quốc, đồng thời nhờ phân loại, tài liệu phông lưu trữ quan tổ chức thành khối, nhóm cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, xếp tài liệu thực tế Để phân loại tài liệu phông lưu trữ quan cần thực công việc chủ yếu sau: - Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông - Lựa chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu: + Đặc trưng phân loại: đặc trưng cấu tổ chức, đặc trưng mặt hoạt động, đặc trưng thời gian + Phương án phân loại: Thời gia – cấu tổ chức, cấu tổ chức – thời gian, thời gian – mặt hoạt động, mặt hoạt động – thời gian + Phương pháp phân loại tài liệu: phương pháp trực tiếp (số lượng hồ sơ ít, nội dung đơn giản) phương pháp gián tiếp (số lượng hồ sơ lơn, nội dung phức tạp) Ví dụ: Phân loại tài liệu Phơng lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962 – 1965) Áp dụng phương án cấu tổ chức - thời gian: Bước 1: Căn vào cấu tổ chức Bộ Nội thương giai đoạn 1962 – 1965, tài liệu phân chia thành nhóm sau: Văn phịng, Vụ Kế hoạch - Thống kê, Vụ Tổ chức cán - Lao động tiền lương, Vụ Tổ chức kỹ thuật, Vụ Vật giá Bước 2: Tài liệu nhóm phân tiếp dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động): 1962, 1963, 1964, 1965 Bước 3: Tài liệu nhóm phân chia theo cấp độ dựa vào đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu…Ví dụ: Vụ Tổ chức cán - Lao động tiền lương, năm 1962, tài liệu Tổ chức cán bộ, tài liệu vấn đề Lao động tiền lương Bước 4: Tài liệu nhóm nhỏ lại tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ dựa vào đặc trưng nhóm tài liệu cụ thể Ví dụ: Vụ Tổ chức cán - Lao động tiền lương, năm 1962, Tài liệu Tổ chức cán (Tài liệu đạo, hướng dẫn công tác tổ chức cán bộ; tài liệu vấn đề tổ chức, tài liệu quản lý cán bộ, tài liệu thực chế độ hưu trí cán bộ) Cứ tài liệu phân chia đến cấp độ nhỏ hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng số lượng tài liệu phơng nhóm tài liệu 1.2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Khái niệm: Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ quan Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chủ yếu: - Mục lục hồ sơ: công cụ dùng để tra tìm tài liệu lưu trữ, thống kê, quản lý tài liệu công tác lưu trữ Vì vậy, mục lục hồ sơ cơng cụ phổ biến lưu trữ - Các thẻ tra tìm - Sách hướng dẫn nội dung tài liệu kho lưu trữ - Bản sơ yếu tài liệu lưu trữ - Cơ sở liệu thông tin nội dung tài liệu lưu trữ 1.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 10 Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ việc sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khu khai thác sử dụng tài liệu Ý nghĩa: Nếu không thực biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ bị mất, hư hỏng Nếu thực tốt biện pháp bảo quản, tài liệu lưu trữ bảo vệ, bảo quản an toàn; tuổi thọ tài liệu dài Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ: - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ - Trường hợp tổ chức khơng sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải trả phí theo quy định pháp luật Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ: - Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ: Tùy theo khối lượng, quy mơ hồ sơ, tài liệu hình thành q trình hoạt động, người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp đảm bảo điều kiện kỹ thuật, mơi trường kho để bảo quản an tồn tài liệu - Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản: Trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, phịng chống ẩm,… - Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản: Lựa chọn vật mang tin; Phòng, chống yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ điều kiện tự nhiên, như: Chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, chuột, chống mối,…Nâng cao nhận thức đảm bảo sở vật chất bảo quản tài liệu lưu trữ - Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ cần phân loại, chỉnh lý xác định giá trị, khảo sát tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu có 11 thời hạn bảo quản vĩnh viễn có nguy hư hỏng cần có giải pháp tu bổ phục chế 1.2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến thông tin khứ thành tư liệu bổ ích cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học lợi ích đáng cơng dân - Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức tiền cho Nhà nước nhân dân, biến giá trị tiềm tài liệu lưu trữ thành cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống vật chất tinh thần văn hoá cho nhân dân - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội lưu trữ 12 CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh tồn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hố, xã hội quan, tổ chức Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò ngành lưu trữ để bảo vệ an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ cách có hiệu để nâng cao trách nhiệm quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức xã hội Trong hoạt động quản lý, quan quản lý quan lưu trữ cấp cần xác định rõ trách nhiệm đối tài liệu lưu trữ, để có giải pháp hiệu nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu phát triển Vai trị cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý quan trọng thể điểm sau: - Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta 13 - Thứ ba, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Dựa vào việc lập hồ sơ hoạt động quản lý cơng tác văn thư, có thấy rõ vai trị công tác lưu trữ hoạt động động quản lý sau: Đối với công tác văn thư: việc lập hồ sơ giai đoạn văn thư có ý nghĩa với quan, tổ chức theo chức trách nhiệm vụ riêng quan tổ chức Như: Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức ; trách nhiệm người đứng đầu phận hành chính; trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức Đối với công tác lưu trữ: tài liệu giai đoạn lưu trữ giá trị tầm vĩ mơ hơn, có giá trị trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử thông tin lưu trữ thông tin cấp một: - Chính trị: + Ý nghĩa trị tài liệu thể chỗ, sử dụng vũ khí, cơng cụ quan trọng để bảo vệ quyền lợi ích giai cấp, đảng cầm quyền Lịch sử nhân loại chứng minh rằng, giai đoạn lịch sử nào, quốc gia nào, giai cấp đảng cầm quyền có ý thức bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ công cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền lợi ích + Tài liệu lưu trữ chứng, phương tiện quan trọng đấu tranh trị - ngoại giao, đấu tranh bảo vệ quyền, quyền chủ quyền quốc gia lãnh thổ, vùng biển, vùng trời Tổ quốc Nhiều tài 14 liệu quan trọng Nhà nước đưa để tố cáo âm mưu đế quốc phản động Một số tài liệu lưu trữ sử dụng để biên soạn sách trắng Bộ Ngoại giao nước ta chủ quyền nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Kinh tế: + Đó tài liệu phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung đất nước, tình hình phát triển ngành, lĩnh vực Đó đồ án thiết kế cơng trình, nhà máy, xí nghiệp, tài liệu thiết kế chế tạo máy, điều tra khảo sát địa chất, dầu khí, địa hình, khí tượng thủy văn, mơi trường, báo cáo cơng trình nghiên cứu khoa học có liên quan Sử dụng tài liệu lưu trữ giúp cho việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế đất nước hồn chỉnh, sát thực tế, có sở khoa học, giúp nhà thiết kế chế tạo lựa chọn phương án tối ưu + Ý nghĩa kinh tế thể cụ thể giá trị thông tin chứa tài liệu lưu trữ Khi thơng tin có thơng tin q khứ chứa tài liệu quan niệm sản phẩm trí tuệ có giá trị sử dụng phục vụ cho mục đích khác người xã hội ý nghĩa kinh tế tài liệu lưu trữ khẳng định thực tiễn - Văn hóa: + Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa văn hóa sâu sắc, phản ánh thành lao động sáng tạo vật chất, tinh thần, nhận thức xã hội tự nhiên dân tộc ta qua giai đoạn lịch sử Đó chứng tích văn hóa vật chất văn hóa tinh thần, gương phản ánh trình độ văn hóa dân tộc ta Di sản có vai trị to lớn phát triển trị, xã hội, kinh tế, khoa học, cơng nghệ, văn hóa nghệ thuật nước ta lịch sử + Đồng thời có ý nghĩa to lớn nghiệp xây dựng văn hóa Việt Nam đậm đà sắc dân tộc Ngày nay, nhiều tài liệu phông lưu trữ nhà 15 nước Việt Nam không di sản văn hóa dân tộc Việt Nam mà cịn di sản văn hóa giới Ví dụ: Tài liệu Mộc triều Nguyễn, 82 Bia Tiến sĩ Quốc Tử giám (Hà Nội) công nhận di sản tư liệu thuộc chương trình ký ức giới (Memory of the world) - Khoa học: Tài liệu lưu trữ cịn có ý nghĩa khoa học quan trọng Tính kế thừa, tính tập thể, tính quốc tế phát triển khoa học bảo đảm (được giữ lại) nhờ hệ thống tài liệu lưu trữ, tư liệu thành văn trình bày kết nghiên cứu phát kiến người tập thể nhà khoa học Thiếu tài liệu lưu trữ, thiếu thơng tin q khứ tài liệu lưu trữ nghĩ tới việc xây dựng phát triển khoa học nói chung khoa học lịch sử nói riêng - Lịch sử: Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng để hình thành nên cơng trình lịch sử Thơng tin q khứ chứa tài liệu lưu trữ không để nghiên cứu khứ mà để nghiên cứu biện pháp cải tiến xã hội nhận thức tương lai Có thể nói, tài liệu lưu trữ nào, nhiều chứa thông tin chân thực xã hội thời kỳ lịch sử sản sinh chúng Do đó, tài liệu lưu trữ sở sử liệu đặc biệt quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử kinh tế, văn hóa tư tưởng, quân sự, ngoại giao lịch sử địa phương, quan, nhân vật lịch sử nói riêng Sử dụng triệt để nguồn sử liệu phông lưu trữ nhà nước mở cho khoa học lịch sử nước ta khả việc làm sáng tỏ nhiều vấn đề lịch sử dân tộc, đặc biệt lịch sử thời kỳ cận, đại Việt Nam lịch sử Đảng - Thông tin tài liệu lưu trữ thông tin cấp 1: báo, cơng trình gốc đăng tải đầy đủ tạp chí mạng internet, báo chun mơn, khóa luận tốt nghiệp hay sổ tay phịng thí nghiệm,… Các thông tin thường tác giả công bố mà khơng có can thiệp đánh giá bên 16 thứ hai Nguồn thông tin cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ nghiên cứu, phong phú cập nhật + Thơng tin cịn sở hoạt động quản lý đây, thông tin nguyên liệu hoạt động quản lý mà thiếu khơng phát sinh hoạt động quản lý Bởi hoạt động quản lý chất định quản lý mà hiệu hoạt động quản lý phụ thuộc vào định đó, định phụ thuộc vào đầy đủ xác thơng tin + Hoạt động quản lý xử lý thông tin nhà lãnh đạo Nếu khơng cung cấp thơng tin có chất lượng chất lượng quản lý bị hạn chế, ngược lại, cung cấp thơng tin đầy đủ chưa có hiệu mà cịn phụ thuộc vào lực nhà quản lý 17 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Có thể thấy cơng tác lưu trữ chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước Tuy nhiên nay, công tác lưu trữ chưa phát huy hết vai trị ý nghĩa vốn có Trong nhiều quan, đơn vị nhà nước làm tốt cịn số quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc triển khai thực nội dung liên quan đến công tác lưu trữ Ví dụ, đơn vị thuộc quận Liên Chiểu - TP Đà Nẵng, tất quan đơn vị lập hồ sơ công việc, nhiên chất lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) chậm Nhiều quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Một phần kho lưu trữ đơn vị cịn khó khăn, chưa đạt yêu cầu; trình tổ chức xếp sử dụng tài liệu lưu trữ hạn chế định Tình hình dẫn đến phải tốn khoản kinh phí lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu Về ưu điểm thấy, hệ thống văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ nước ta dần hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý đầy đủ cho hoạt động quản lý hướng dẫn nghiệp vụ Tổ chức máy làm công tác quản lý nhà nước lưu trữ bước củng cố kiện toàn, góp phần tham mưu có hiệu cho cơng tác quản lý nhà nước, bước nâng cao chất lượng công tác lưu trữ cho quan tổ chức Nhận thức cán bộ, công chức, viên chức nhân dân 18 công tác lưu trữ nước ta bước nâng cao, góp phần tích cực vào hoạt động quản lý nhằm xây dựng phát triển công tác lưu trữ Về nhược điểm, Công chức, viên chức nhiều quan, tổ chức chưa thực tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc q trình thực nhiệm vụ, ảnh hưởng lớn đến nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ Việc đầu tư sở vật chất cho cơng tác lưu trữ cịn chưa đáp ứng yêu cầu (Diện tích kho tàng chật hẹp, thiếu thốn trang thiết bị bảo quản) Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ chưa triển khai sâu rộng có hiệu Số lượng cán chuyên trách làm công tác lưu trữ UBND quận, huyện; quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công việc Đội ngũ công chức làm công tác quản lý nhà nước vụ công tác lưu trữ chặt chẽ Cần có cơng tác đào tạo, bồi dưỡng chế độ, sách phù hợp công chức, viên chức làm công tác lưu trữ, bên cạnh cần tăng cường cơng tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Mỗi quan, tổ chức cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan , để đưa công tác lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đơn vị, đặc biệt cấp lãnh đạo.Và phải đáp ứng sở vật chất kỹ thuật tốt phục vụ công tác lưu trữ đảm bảo 19 KẾT LUẬN Đối với quan, tổ chức, cơng tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Hơn nữa, khơng người, cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Nếu khơng có cơng tác lưu trữ kiếm tìm thơng tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa Qua để chung ta thấy rằng, cơng tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Thị Liễu, Bài giảng công tác văn thư lưu trữ Luật Lưu Trữ, năm 2011 Chỉnh lý tài liệu, https://huytailieu.net/chinh-ly-tai-lieu Phân loại tài liệu lưu trữ, http://www.decis.jsc.com.vn/nd/tinhoat-dong/phan-loai-tai-lieu-trong-luu-tru.html Xây dựng Luật lưu trữ để phát huy tác dụng tài liệu lưu trữ đời sống, https://tks.edu.vn/thong-tin-khoa-hoc/chi-tiet/119/640 Tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước, http://www.decis.jsc.com.vn/nd/tin-hoat- dong/phan-loai-tai-lieu-trong-luu-tru.html Thơng tin học, https://ltvaqtvp05.wordpress.com/2009/08/01/thong-tinh%E1%BB%8Dc/ 21