thiệu tổng quan về Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh
kháI quát chung về Công ty TNHH sản xuất và th- ơng mại hoàng minh
1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh tên giao dịch quốc tế là HOANG MINH Trading Company Limited, tên viết tắt là HMT.Co Ltd do bà Mạnh Thị Minh Chi làm Giám đốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102004033, cấp ngày 22/2/2002 do Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu t thành phố Hà Nội cấp.
Chức năng chính của Công ty là sản xuất và xuất nhập khẩu các loại bánh kẹo trong và ngoài nớc Công ty có trụ sở giao dịch: 52 phố Trơng Định- Quận Hai Bà Trng-TP Hà Nội.
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh đợc thành lập dựa trên Luật doanh nghiệp năm 1999 (đã sửa đổi) có đầy đủ t cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập tự chịu trách nhiệm về toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong số vốn của Công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, đợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nớc.
Số tài khoản giao dịch: 102010000021283 tại Ngân hàng Công thơng khu vực II-Quận Hai Bà Trng-TP Hà Nội và mở tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam với số tài khoản giao dịch 12010000231804.
Công ty tổ chức hoạt động dựa trên cơ sở số vốn điều lệ của mình Sau 5 năm hoạt động số vốn điều lệ của Công ty đã tăng lên: năm 2002 là 650 triệu đồng; năm 2004 đã tăng lên 1 tỷ đồng và dự tính cuối năm 2006 là 1,2 tỷ đồng
Trong các năm hoạt động Công ty không những có quan hệ buôn bán sản xuất, liên doanh với các bạn hàng trong nớc mà còn có quan hệ buôn bán với các bạn hàng nớc ngoài nh: Trung Quốc, Nhật Bản Công ty luôn có đờng lối chiến lợc trong việc đối ngoại, kiên trì, mềm dẻo.chiếm đợc cảm tình của những khách hàng khó tính, đồng thời tận dụng đợc những thời cơ có đợc trên cả thị trờng trong nớc và thị trờng ngoài nớc Do đó tuy mới thành lập không lâu nhng Công ty vẫn đứng vững trên thị trờng, hàng hoá sản xuất tiêu thụ ngày một tăng, doanh thu bán hàng tăng đều qua các năm Cụ thể doanh thu tiêu thụ năm 2002 là 3 tỷ 260 triệu đồng tăng đều qua các năm với tốc độ trung bình 1 năm vào khoảng 27% và đến cuối năm 2006 doanh thu tiêu thụ của Công ty đã đạt 8 tỷ 560 triệu đồng sau khi trừ mọi chi phí nộp các khoản thuế và thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nớc trong các hoạt động Công ty còn lãi khoảng 4 tỷ đồng Đồng thời Công ty đã nộp vào ngân sách một khoản thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2006 là 2 tỷ 740 triệu đồng và các khoản thuế về tài nguyên, môi trờng.
Bảng 1: Một số chỉ tiêu qua các năm Đơn vị:Tỷ đồng
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2004 Năm 2006
Là một Công ty TNHH một thành viên hoạt động dựa trên cơ sở vốn của mình bỏ ra ngay từ đầu nên cho đến nay Công ty vẫn độc lập về mặt tài chính và mọi mặt Trong việc quản lý tài chính Công ty vẫn theo nguyên tắc lấy thu bù chi, phải có tiêu thức phân bổ nguồn kinh phí sao cho hợp lý và các hoạt động cụ thể đồng thời đạt hiệu quả cao.
Ngoài ra Công ty còn làm nhiều công tác xã hội nh từ thiện, ủng hộ đồng bào bão lụt đặc biệt là các công tác xã hội do Nhà nớc phát động Trong các năm qua Công ty đã bỏ ra khoảng 3% trên tổng số lợi nhuận hàng năm để làm các công việc đó.
Với nền kinh tế trong và ngoài nớc có nhiều sự bất ổn nh hiện nay nhng Công ty không những tồn tại đợc mà còn phát triển thêm trong các hoạt động sản xuất và thơng mại, mở rộng sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội, tạo ra công ăn việc làm cho lao động trực tiếp sản xuất và gián tiếp tại các phòng ban tăng thêm thu nhập cho ngời lao động Trong giai đoạn vừa qua thu nhập của ngời lao động luôn đợc cải thiện, thu nhập bình quân 1 ngời khoảng 1,2 triệu đồng/1 tháng tuỳ theo số lợng, chất lợng công việc, sản phẩm mà ngời lao động hoàn thành
Dựa trên cơ sở quan hệ, thơng hiệu của mình, Công ty không những ký nhiều hợp đồng thơng mại mua bán, sản xuất trong nớc mà còn ký nhiều hợp đồng với các đối tác và các Công ty nớc ngoài với giá trị hợp đồng lớn với nhiều mẫu mã chủng loại Qua đó nhiều mặt hàng của Công ty đã có mặt trên thị trờng nớc ngoài chiếm lĩnh thị trờng nớc ngoài, đồng thời Công ty đã làm trung gian để xuất khẩu đợc nhiều sản phẩm hàng hoá của các doanh nghiệp khác trong nớc tạo thêm lợi nhuận, nguồn thu nhập cho các doanh nghiệp làm phong phú thêm thị trờng trong và ngoài nớc
Hoạt động nhập khẩu của Công ty dựa trên cơ sở nhu cầu của thị trờng. Vì nhập khẩu để bán trong nớc nên Công ty sẽ phải tìm hiểu kỹ thị trờng trong nớc, Công ty đã có một bộ phận chuyên làm công việc tìm hiểu, cung cấp thông tin về thị trờng Thời gian qua Công ty đã ký nhiều hợp đồng nhập khẩu bánh kẹo để đa nhiều sản phẩm bánh mứt kẹo vào thị trờng trong nớc (nhất là vào dịp Tết Nguyên Đán và Tết Trung thu) Với nhu cầu của ngời tiêu dùng trên thị trờng ngày càng cao đòi hỏi Công ty phải nhập khẩu các mặt hàng có tiêu chuẩn chất lợng cao, mẫu mã đẹp, đáp ứng đợc mọi yêu cầu khách hàng
Kế hoạch trong các năm tới Công ty sẽ nghiên cứu và cho ra nhiều sản phẩm mới do chính Công ty sản xuất theo hình thức liên doanh liên kết với các Công ty, doanh nghiệp khác trong và ngoài nớc Làm phong phú, đa dạng hoá mẫu mã chủng loại, chất lợng sản phẩm sản xuất ra, tìm hiểu ký hợp đồng với các Công ty nớc ngoài để nhập khẩu các mặt hàng cao cấp chất lợng cao đáp ứng đợc nhu cầu ngày một cao hơn của thị trờng trong và ngoài nớc Đồng thời tiếp tục tìm kiếm đối tác để sản xuất các mặt hàng trong nớc cha sản xuất đợc.
Hiện nay Công ty đang tiến hành đầu t để cải tạo, xây dựng cơ sở sản xuất mới, đầu t mua sắm máy móc trang thiết bị mới để nâng cao năng suất lao động, cải tiến chất lợng sản phẩm, tận dụng tối đa nguồn nhân lực của mình để sản xuất Công ty luôn đặt mua máy móc trang thiết bị hiện đại đợc sản xuất ở các hãng lớn có thơng hiệu trên thế giới, cải tiến những dây truyền cũ, thiết kế dây truyền mới cho phù hợp và hiệu quả Công ty cũng liên kết với nhiều Công ty khác về mặt công nghệ, kỹ thuật từ đó cho ra sản phẩm có chất lợng cao đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng đề ra.
Về mặt nhân lực, ngoài bộ máy quản lý tốt Công ty còn có đội ngũ công nhân có trình độ tay nghề cao, sử dụng các máy móc thiết bị hiện đại cho ra nhiều sản phẩm có chất lợng cao, mẫu mã đa dạng Để nâng cao năng suất lao động các công nhân có trình độ tay nghệ thấp đợc đào tạo lại để nâng cao tay nghề cho phù hợp với nhu cầu, phù hợp với những máy móc hiện đại, dây truyền sản xuất mới nhập Hiện nay đội ngũ lao động của công nhân với độ tuổi còn rất trẻ trong số đó khoảng 25% có trình độ đại học; 30% có trình độ trung cấp và còn lại là công nhân có trình độ phổ thông Đối với công nhân mới tuyển dụng phải đợc thông qua hội đồng kiểm định tay nghề qua đó Giám đốc ra quyết định tuyển dụng công nhân và giao cho chủ các phân xởng sử dụng sao cho hợp lý, phù hợp với trình độ tay nghề mỗi ngời.
Kết hợp tất cả các yếu tố nh yếu tố con ngời, máy móc trang thiết bị sản xuất, và các yếu tố đầu vào khác Công ty đã sản xuất ra các sản phẩm có chất lợng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, các sản phẩm đợc thông qua các cơ quan chức năng kiểm định, đánh giá, khi mang ra thị trờng đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng nên đã tiêu thụ đợc nhiều nơi trong nớc và quốc tế mang lại doanh thu và lợi nhuận cao Đồng thời doanh nghiệp đã kết hợp với việc khoanh vùng thị trờng trong nớc và nớc ngoài, xác định đúng nhu cầu, đặc điểm, tính chất từng nơi để sản xuất sao cho phù hợp, tìm hiểu phân tích các phong tục tập quán riêng của từng vùng tiêu thụ hàng hoá để sản xuất hàng hoá tránh đợc những tình huống bất cẩn xảy ra và phục vụ cho phù hợp với những đặc điểm phong tục tập quán đó Công ty luôn kêu gọi vốn đầu t của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc luôn mở rộng quan hệ hợp tác sản xuất mua bán hàng hoá Công ty luôn có dự kiến mở rộng sản xuất và kinh doanh về quy mô đồng thời nâng cao năng suất chất lợng sản phẩm Trong năm 2007 Công ty sẽ ký kết hợp đồng góp vốn liên doanh để nhận thêm 20 dây truyền sản xuất mới, hiện đại với tổng giá trị gần 10 tỷ đồng Dự tính việc nhập dây truyền sản xuất đó sẽ tạo ra việc làm cho khoảng 30 lao động trực tiếp sản xuất, một số lao động gián tiếp, số sản phẩm sẽ tăng gấp 2 lần, doanh thu lợi nhuận dự tính sẽ tăng khoảng 2,2 lần; góp phần tăng thêm ngân sách Nhà nớc qua việc nộp thuế đồng thời đảm bảo thu nhập ổn định cho ngời lao động, thực hiện đầy đủ hơn tốt hơn các chủ trơng chính sách mà Nhà nớc đề ra nh Luật bảo vệ môi trờng, tài nguyên thiên nhiên, tránh hậu quả xấu do hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gây ra.
tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
1.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý:
Là một doanh nghiệp nhỏ với khoảng 60 lao động trực tiếp, 20 lao động gián tiếp nhng bộ máy quản lý của Công ty vẫn đợc chia thành các phòng ban, tổ để phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm của Công ty với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau Đứng đầu bộ máy quản lý Công ty là Giám đốc với chức năng nhiệm vụ quyết định mọi đờng lối ngành nghề sản xuất, kinh doanh của Công ty, quyết định việc thu hẹp hay mở rộng quy mô sản xuất, sản xuất số lợng, chủng loại sản phẩm sao cho phù hợp với từng giai đoạn, từng thời điểm theo nhu cầu của thị trờng Đồng thời Giám đốc điều hành trực tiếp các trởng phòng, tổ trởng các kho, bãi… để giao dịch để tổ chức sản xuất kinh doanh, xuất nhập hàng hoá đầu vào, đầu ra để sản xuất tốt hơn, nhập mọi hàng hoá của khâu thơng mại sao cho hợp lý đạt hiệu quả cao, đảm bảo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty
Giám đốc có chức năng xem xét bổ nhiệm miễn nhiệm các trởng phòng, ban, tổ trởng xây dựng đội ngũ cán bộ CNV phục vụ cho hoạt động của Công ty bền vững và lâu dài Tổ chức xây dựng đội ngũ lao động trực tiếp khoa học phù hợp với điều kiện hoạt động của Công ty, trong mọi tình huống xảy ra có sự điều chỉnh nguồn nhân lực sao cho phù hợp, ký kết mọi hợp đồng kinh tế
Giúp cho Giám đốc có phó Giám đốc làm việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc về một số việc đợc Giám đốc giao phó Trên cơ sở chủ trơng, kế hoạch của Công ty trực tiếp điều hành và đôn đốc một số tổ, phân xởng sản xuất, bộ phận sản xuất đợc giao Thực hiện tốt việc t vấn cho Giám đốc về quản lý và điều hành trởng các phòng ban, tổ sản xuất Đại diện cho Giám đốc giải quyết mọi việc khi Giám đốc đi vắng.
Trởng các phòng ban, tổ sản xuất có chức năng nhiệm vụ riêng cụ thể của mình làm việc theo quản lý điều hành của Giám đốc, phó Giám đốc, giúp
Giám đốc nắm đợc các thông tin cần thiết thuộc lĩnh vực cụ thể của mình phụ trách, tạo điều kiện cho Ban lãnh đạo Công ty đa ra quyết định kịp thời, đầy đủ đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế
- Các phòng, ban, tổ có mối liên hệ thờng xuyên mật thiết với nhau trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện hỗ trợ cho nhau thực hiện nhiệm vụ của mình tốt hơn Cụ thể nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng XNK Các kho Phòng KT và tổ chức hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng vật t
Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của Công ty a Phòng kế toán và tổ chức hành chính
Với công việc cụ thể là tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, t vấn cho Giám đốc về góc độ tài chính, phụ trách toàn bộ công tác kế toán, thống kê, lu trữ toàn bộ chứng từ sổ sách phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần thiết Thu thập thông tin về góc độ tài chính, kế toán để làm căn cứ tính toán mọi chỉ tiêu về doanh thu, chi phí… để giao dịch của doanh nghiệp
Kiến nghị, đề xuất lên Giám đốc việc xem xét điều chỉnh mức lơng của CNV, xây dựng thang bảng lơng thích hợp, đề xuất với Giám đốc tuyển chọn, đào tạo và các tiêu chuẩn cần thiết khác của nhân viên.
Thiết kế hệ thống kế toán của Công ty cho phù hợp với quy mô, điều kiện sản xuất của Công ty, thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán Tổ chức và tổ chức lại (khi cần thiết) bộ máy hành chính nhân sự của Công ty, soạn thảo các hợp đồng lao động Tham mu cho Giám đốc về các kế hoạch tài chính đề ra các chiến lợc sản xuất kinh doanh cho phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
Xem xét việc chi tiêu trong quá trình sản xuất kinh doanh sao cho hiệu quả, tiết kiệm chi phí, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phản ánh các đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp Tổng hợp đa ra các kết quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn trong các tháng, quý, năm từ đó quyết định điều chỉnh kịp thời mọi chỉ tiêu của các hoạt động. b Phòng xuất khẩu, nhập khẩu
Theo dõi số lợng, chủng loại hàng hoá xuất nhập khẩu của Công ty theo các đơn đặt hàng từ đó lập kế hoạch để cho bộ phận sản xuất căn cứ vào đó để sản xuất nếu là của Công ty sản xuất hoặc đặt hàng, nếu là của các doanh nghiệp khác sản xuất Thực hiện việc giao, nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, ghi chép cung cấp mọi tài liệu cho Ban Giám đốc, phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan về số lợng, chất lợng chủng loại hàng hoá xuất nhập để các phòng ban khác có căn cứ để quản lý, tính toán.
Theo dõi và báo cáo với Giám đốc, các phòng có liên quan về mọi thay đổi trong cơ chế, chính sách của Nhà nớc và của các nớc đối tác xuất nhập khẩu để Giám đốc có chủ trơng, cơ chế điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với những thay đổi đó
Sau khi thực hiện các giao dịch xuất khẩu, nhập khẩu, phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm giao nhận, cung cấp các hoá đơn, chứng từ xuất khẩu, nhập khẩu để Giám đốc làm căn cứ quản lý và phòng kế toán có căn cứ để tính toán, có trách nhiệm quản lý mọi hoá đơn chứng từ với các đối tác Chịu trách nhiệm quản lý các đơn đặt hàng xuất khẩu từ đó giúp các phòng ban khác lên kế hoạch và thực hiện sản xuất hàng hoá hoặc nhập hàng hoá của các doanh nghiệp khác Triển khai kế hoạch đặt hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về kho, báo cáo kịp thời tình hình với Giám đốc. c Phòng vật t:
Có trách nhiệm đảm bảo số lợng, chất lợng nguyên vật liệu, vật t cho quá trình sản xuất để quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, không thiếu nguyên vật liệu dẫn đến gián đoạn sản xuất đồng thời dẫn đến ứ đọng vốn, có trách nhiệm phối hợp với phòng kỹ thuật tính toán để đề ra định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm sản xuất từ đó có kế hoạch sản xuất sản phẩm, quản lý nguyên vật liệu tốt hơn.
Cung cấp số liệu chính xác về các vấn đề liên quan để phòng kế toán có sở tính toán mọi chi phí có liên quan đến vật t trong quá trình sản xuất để phòng kế toán kết hợp với các chi phí khác và tính đợc lỗ-lãi trong quá trình sản xuất và từ đó ban quản lý kịp thời đa ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn thích hợp.
ĐặC ĐIểM Bộ MáY kế toán Và CÔNG TáC Kế TOáN của Công ty
ty đợc đảm bảo chất lợng, phẩm chất và quy cách của sản phẩm Đồng thời là nơi xuất ra khi bán hoặc phục vụ cho các mục đích khác.
Có trách nhiệm theo dõi và báo cáo kịp thời cho Giám đốc và các bộ phận khác có liên quan về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng chủng loại hàng hoá cụ thể và tổng hợp, nêu ra các tình huống phát sinh xảy ra tại kho để Ban Giám đốc có biện pháp giải quyết kịp thời
1.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ:
Hiện nay Công ty vẫn sản xuất theo kiểu giản đơn chế biến theo một quy trình công nghệ khép kín từ khâu đa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi thành phẩm hoàn thành nhập kho, mỗi sản phẩm hoàn thành khi kết thúc quá trình sản xuất không có sản phẩm dở dang, không có bán thành phẩm.
Sơ đồ 2: Dây truyền sản xuất bánh quy
1.3 ĐặC ĐIểM Bộ MáY kế toán Và CÔNG TáC Kế TOáN của Công ty:
1.3.1 Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty:
Hiện nay Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, với chức năng quản lý tài chính phòng kế toán của Công ty có vai trò rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty Công tác tổ chức kế toán của Công ty đợc tổ chức tập trung tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Bộ máy kế toán Công ty gồm:
Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán của Công ty a Kế toán trởng: Đứng đầu là kế toán trởng với nhiệm vụ điều hành, quản lý phòng kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai công tác kế toán của Công ty, thiết kế lập các biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mu cho Giám đốc để xây dựng các kế hoạch sản xuất, đờng lối chiến lợc kinh doanh, sử dụng vốn có hiệu quả.
Lập các kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch thu-chi, giải quyết mọi quan hệ về tài chính tín dụng với các tổ chức cá nhân, đơn vị có liên quan theo dự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Có trách nhiệm thu thập, tổng hợp các thông tin về mọi vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính của Công ty, tham mu t vấn cho Giám đốc, dự tính về doanh thu, về chi phí, lợi nhuận… để giao dịch .để từ đó giúp Giám đốc ra quyết định sản xuất kinh doanh. b Kế toán tổng hợp:
Giúp kế toán trởng kiểm tra đôn đốc công tác hạch toán, lập báo cáo tổng hợp, tổng hợp sổ sách kế toán chi tiết, kiểm tra lại các phần hành kế toán, lập các bảng kê, bảng phân bổ lập các báo cáo định kỳ. c Kế toán hàng hoá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ (CCDC)
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá, theo dõi tình hình bán hàng tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Tính giá thực tế của hàng hoá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp. Đánh giá, theo dõi tình hình mua vào xuất ra của các công cụ dụng cụ dựa vào các chứng từ có liên quan, hoá đơn, phiếu nhập xuất nguyên vật liệu d Kế toán tiền kiêm thủ quỹ:
Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ gốc để lập kế hoạch thu-chi tiền mặt Thủ quỹ ghi phiếu thu-chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt
Theo dõi việc tăng giảm tiền khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi việc thừa, thiếu tiền khi kiểm kê.
Theo dõi việc nhập, xuất ngoại tệ của doanh nghiệp đồng thời theo dõi việc tăng giảm tỷ giá để điều chỉnh kịp thời Nếu hàng hoá đợc thanh toán
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết bằng ngoại tệ sẽ phải áp dụng phơng pháp tính tỷ giá cho phù hợp Phản ánh các nghiệp vụ thu-chi vào phiếu thu, phiếu chi. e Kế toán công nợ:
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, các công nợ của doanh nghiệp và theo dõi cung cấp thông tin về tình hình công nợ của Công ty một cách nhanh chóng, chính xác để từ đó có biện pháp xử lý các tình huống cụ thể Đồng thời phải theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải trả nh: phải trả ngời bán, thanh toán với ngời lao động, các khoản phải nộp Nhà nớc. f Kế toán tiêu thụ:
Theo dõi cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của Công ty từ việc doanh thu thu đợc qua việc bán hàng, đồng thời xác định đợc chính xác mọi khoản chi phí trong quá trình bán hàng để tính vào chi phí, xác định theo dõi các khoản nợ mà khách hàng cha thanh toán.
1.3.2 Hình thức kế toán áp dụng: a Chứng từ sử dụng: Chứng từ của Công ty sử dụng hiện nay là bộ chứng từ do Bộ Tài chính phát hành nh phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (GTGT). Để theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình xuất, nhập vật t, sản phẩm hàng hoá… để giao dịch .và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và thuế GTGT theo phơng pháp khÊu trõ.
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức “Nhật ký chứng từ” với niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký chứng từ và ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, các bảng kê Đến cuối tháng khi khoá sổ cộng tổng các số liệu trên nhật ký chứng từ đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu của nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ, kế toán chi tiết, bảng tổng hợp có liên quan và lấy số liệu tổng của nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu kiÓm tra b Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng hiện nay tại doanh nghiệp năm
Thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty
Đặc điểm, phân loại, tính giá và công tác nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hàng Minh
a Điểm điểm nguyên vật liệu:
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh là một doanh nghiệp sản xuất hàng thực phẩm, hàng năm Công ty sản xuất khoảng 6.000 tấn bánh kẹo khác nhau với nhiều chủng loại, mẫu mã Vì sản xuất nhiều chủng loại nên lợng nguyên vật liệu mà Công ty mua vào tơng đối lớn, với đặc trng là sản xuất bánh kẹo nên những nguyên vật liệu Công ty mua vào cũng thuộc hàng thực phẩm nh: đờng, sữa, bột mỳ, bơ, tinh dầu, bạch nha… để giao dịch .có tính chất lý hoá khác nhau, thời gian sử dụng ngắn, khó bảo quản phụ thuộc nhiều vào điều kiện môi trờng, mang tính thời vụ Phần lớn các nguyên vật liệu này thuộc loại hữu cơ dễ bị vi sinh phá huỷ nên luôn phải đợc bảo quản trong điều kiện rộng rãi, khô ráo, thoáng mát để tránh bị ẩm mốc, mối mọt và h hỏng… để giao dịch đồng thời công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty đợc thực hiện rất chặt chẽ trên tất cả các khâu nhằm đảm bảo chất lợng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả hạn chế thấp nhất việc h hỏng, mất mát.
Bên cạnh đó những nguyên vật liệu của Công ty mua vào chủ yếu là sản phẩm nông nghiệp mang tính chất thời vụ chịu sự tác động rất lớn và điều kiện tự nhiên, môi trờng Những nguyên vật liệu đó chỉ có ở một số mùa vụ nhất định trong năm và nếu năm đó thiên nhiên không thuận hoà thì sẽ dẫn đến số lợng, chất lợng của nguyên vật liệu sẽ bị sụt giảm lớn, dẫn đến không đáp ứng đủ và về số lợng chất lợng cho Công ty mua vào
Từ đó có thể thấy nguồn nguyên vật liệu mua vào của Công ty luôn có những biến động phức tạp khó lờng trớc và giá cả không ổn định Hơn nữa một lợng nguyên vật liệu của Công ty phải nhập khẩu nên không những chịu sự tác động của thị trờng trong nớc mà còn chịu sự tác động của thị trờng nớc ngoài, chịu sự tác động của điều kiện tự nhiên, môi trờng của các nớc mà Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu.
Với tính chất là chiếm một tỷ trọng cao trong giá thành sản xuất sản phẩm (khoảng 70%) nên các biện pháp nhằm giảm chi phí hạ giá thành, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận của Công ty sẽ chịu sự tác động trực tiếp của các biện pháp nhằm cắt giảm chi phí nguyên vật liệu tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của Công ty Đồng thời việc quản lý các khâu thu mua dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu cũng là điều kiện cần thiết để hạch toán chính xác, hợp lý nguyên vật liệu và là điều kiện để đảm bảo chất lợng sản phẩm sản xuất, tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty đợc thực hiện ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu. b Đặc điểm CCDC:
- Công cụ dụng cụ để sản xuất bánh kẹo thờng đợc làm bằng nhiều loại chất liệu khác nhau nh: Bằng đồng, nhôm, kẽm, gỗ… để giao dịch .kích thớc có nhiều loại kích thớc khác nhau tùy thuộc vào chủng loại Những CCDC này chủ yếu bằng kim loại nên sẽ bị han rỉ nếu không có sự bảo quản tốt.
- Có một số loại bánh mứt kẹo để sản xuất các loại bánh mứt kẹo đó phần lớn CCDC là dụng cụ thủ công, đơn giản nh: các loại dao dùng để cắt tỉa, dụng cụ để chứa, rửa, lên men, dụng cụ dùng để bảo quản… để giao dịch
- Các dụng cụ để đo lờng nh: Ca, cốc… để giao dịch .
- Giấy để đóng gói, túi đựng thành phẩm… để giao dịch .
- Các loại dụng cụ trên đều yêu cầu phải đợc bảo quản ở nơi khô ráo thoáng mát, tránh bị mối mọt ẩm mốc… để giao dịch
2.1.2 Công tác phân loại nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty: a Đối với nguyên vật liệu:
Việc phân loại nguyên vật liệu trong Công ty có vai trò rất quan trọng, nó giúp cho việc quản lý từng loại nguyên vật liệu đợc tiến hành chặt chẽ từ đó phục vụ cho công tác quản trị nội bộ trong Công ty đợc tốt
Do nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú gồm nhiều loại với công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh do vậy phân loại nguyên vật liệu là yêu cầu cần thiết đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đợc tốt Tại Công ty tuỳ theo mục đích sử dụng mà có các cách phân loại khác nhau nh: Thông thờng nguyên vật liệu của Công ty đợc phân loại căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, ngoài ra có thể phân loại theo phẩm cấp và phân loại theo yêu cầu sử dông.
* Phân loại theo vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu: Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc chia thành 5 loại:
- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình sản xuất sẽ cấu nên thực thể vật chất của sản phẩm bánh kẹo nh đờng, sữa, bơ, dầu, mạch nha, bột mì, tinh dầu… để giao dịch
- Nguyên vật liệu phụ: Bên cạnh những nguyên vật liệu chính trên Công ty còn sử dụng những nguyên vật liệu phụ khác nh chất chống ẩm, phẩm mầu, túi gói, hộp đựng… để giao dịch tính chất của các nguyên vật liệu phụ này là sẽ kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, đồng thời có tác dụng bảo quản cũng nh nâng cao hình thức, chất lợng của sản phẩm
- Nhiên liệu: Gồm dầu Diezen, than đá, điện, xăng, dầu mazút… để giao dịch .cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất cũng nh các hoạt động khác của Công ty.
- Phụ tùng thay thế: Những nguyên vật liệu này có tác dụng thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, công cụ sản xuất, phơng tiện sản xuất nh vòng bi, dây curoa, bánh răng… để giao dịch
- Phê liệu thu hồi: Những nguyên vật liệu này bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm nh bao dứa, nilon, thùng các tông… để giao dịch .
* Phân loại theo phẩm cấp (do phòng vật t theo dõi):
Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc chia làm ba loại:
- Nguyên vật liệu chất lợng tốt là những nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu về mặt chất lợng theo quy định của Công ty.
- Mất phẩm cấp là những nguyên vật liệu không còn khả năng sử dụng để sản xuất
* Phân loại theo nguồn nhập nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu mua ngoài (đây là nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty): là những nguyên vật liệu Công ty mua của các nguồn trong nớc và ngoài nớc.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Do Công ty tự sản xuất ra, tự gia công chế biến nh bao gói, túi đựng, hộp đựng… để giao dịch . b Về phân loại công cụ dụng cụ
* Phân loại theo công dụng: Theo cách phân loại này CCDC đợc chia thành:
- Công cụ lao động: Gồm các dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho lao động của công nhân viên nh: dao, kéo, trục lăn, bàn xoa, khuôn… để giao dịch .
- Các vật dụng bảo hộ cho công nhân trong quá trình làm việc nh: quần áo, bảo hộ lao động, găng tay… để giao dịch .
- Các công cụ dụng cụ khác
* Phân loại theo mục đích sử dụng gồm:
- Bao bì luân chuyển: Thùng chứa, bao chứa
- Đồ dùng cho thuê: Các loại máy móc, thiết bị
2.1.3 Công tác tính giá nhập xuất nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty:
2.1.3.1 Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho:
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty
Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC, thì tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, CCDC phải đợc theo dõi chặt chẽ, chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, CCDC về số lợng, chủng loại, giá trị… để giao dịch Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC là việc kết hợp giữa phòng kế toán và phòng vật t nhằm mục đích phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho từng loại vật t, vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC đóng vai trò rất quan trọng.
2.2.1 Thủ tục và các chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, CCDC
Tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh hiện nay nguyên vật liệu, CCDC đợc nhập từ hai nguồn mua ngoài và tự sản xuất trong đó nguyên vật liệu, CCDC đợc nhập chủ yếu từ nguồn mua ngoài.
Hiện nay Công ty sử dụng mẫu chứng từ, sổ sách đợc ban hành theo Nghị định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính gồm:
- Hoá đơn (GTGT) mua vật t hàng hoá
- Biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
Và một số loại chứng từ khác
- Phiếu nhập kho vật t: Do kế toán tổng hợp vật t lập theo mẫu số 02-VT Ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chÝnh.
- Hoá đơn mua vật t, hàng hoá: Do đơn vị bán vật t lập, kế toán sử dụng hoá đơn này để vào sổ kế toán, phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho vật t của Công ty.
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá: Mẫu số 05-VT-Ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính do Ban kiểm nghiệm lập xác định số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách vật t trớc khi nhập kho Biên bản lập thành 02 bản: 01 bản giao cho bộ phận cung ứng; 01 bản giao cho kế toán.
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá: Do Ban kiểm kê lập, xác định số lợng, chất lợng, giá trị vật t sản phẩm, hàng hoá ở kho vào cuối niên độ kế toán Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá mẫu số 08-VT-Ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính đợc lập thành 02 bản: 01 bản giao cho thủ kho; 01 bản giao cho kế toán.
2.2.1.2 Trình tự, tổ chức chứng từ:
- Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho: Tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh, nguyên vật liệu, CCDC đợc nhập từ hai nguồn mua ngoài và tự gia công trong đó chủ yếu là từ mua ngoài nhập kho.
* Đối với nguyên vật liệu, CCDC mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tình hình dự trữ nguyên vật liệu, CCDC phòng vật t sẽ tính ra số lợng chủng loại, nguyên vật liệu, CCDC cần mua và tiến hành thăm dò thị trờng, tìm kiếm nhà cung cấp (gồm cả nhà cung cấp mới và nhà cung cấp cũ) Sau khi tìm kiếm và đạt đợc những thoả thuận chung về đơn giá, số lợng, chất l- ợng, hình thức thanh toán… để giao dịch .phòng vật t sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế mua bán.
- Khi mua vật t, nhà cung cấp sẽ lập hoá đơn (GTGT) và giao cho Công ty, trong hoá đơn sẽ ghi rõ tên, địa chỉ… để giao dịch của nhà cung cấp cũng nh số lợng, đơn giá, thuế GTGT, tổng thanh toán… để giao dịch .của các loại nguyên vật liệu, CCDC. Nếu nhiều chủng loại nguyên vật liệu, CCDC thì kèm theo hoá đơn GTGT sẽ có “bảng kê thu mua hàng hoá” Thông thờng thì nguyên vật liệu, CCDC về nhập kho của Công ty cùng với hoá đơn GTGT của bên bán, đây là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Phòng vật t của Công ty sẽ lập một biên bản kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng của từng loại vật t Sau khi kiểm nghiệm thì nguyên vật liệu, CCDC sẽ đợc nhập kho nếu đạt yêu cầu hoặc sẽ trả lại bên bán nếu không đạt yêu cầu về mặt quy cách, phẩm chất… để giao dịch .
(vật t, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 3 tháng 12 năm 2006
Sè: 195 Căn cứ vào hoá đơn số 004586 ngày 3 tháng 12 năm 2006
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Thành (Trởng ban-Phó phòng KCS) Ông: Nguyễn Mạnh Hùng (Cán bộ phòng KCS)-Uỷ viên Ông: Trần Văn Đức (Cán bộ phòng kỹ thuật)-Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật t dới đây:
T Tên nhãn hiệu Mã Phơng Đ.V Số lợng kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đúng Không đúng
T theo chứng từ yêu cầu yêu cầu
2 S÷a bét C©n ®o Kg 6500 6500 ý kiến ban kiểm nghiệm: Số vật t trên đúng về số lợng, quy cách, chủng loại nh ghi trên hoá đơn của ngời bán
Hoá đơn giá trị gia tăng
Sè 0056753 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dơng Địa chỉ: Minh Khai-Hoài Đức-Hà Tây
Họ và tên ngời mua hàng: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh Địa chỉ: 52 Trơng Định-Hai Bà Trng-Hà Nội
Hình thức thanh toán: Trả chậm
Tên hàng hoá Đ.V Số lợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 99.396.000 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT: 9.939.600
Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mơi năm nghìn sáu trăm đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
- Họ tên ngời nhập: Công ty TNHH sản xuất&TM Hoàng Minh
- Địa chỉ: 52 Trơng Định-Hai Bà Trng-Hà Nội
Theo hoá đơn số 0056753 ngày 8/12/2006
Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu chính
T Tên hàng hoá Đ.VT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 99.396.000 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT: 9.939.600
Tổng cộng tiền thanh toán: 109.335.600
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu ba trăm ba mơi năm nghìn sáu trăm đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Phiếu nhập kho lập thành 02 liên:
Liên 2 giao cho thủ kho ghi thẻ kho Sau đó chuyển lên cho kế toán ghi sổ
- Khi nhập kho nguyên vật liệu, CCDC căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và biên bản kiểm nghiệm, và phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh số lợng và giá trị của nguyên vật liệu, CCDC nhập kho.
- Phiếu nhập kho sẽ là căn cứ để ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán và thanh toán tiền hàng Cụ thể: Cột “số lợng” đợc dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho, số liệu ba cột: “số liệu”, “đơn giá”, “thành tiền” đợc phòng kế toán sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán và “cộng thanh toán” sẽ làm căn cứ thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp.
* Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho do tự gia công:
Căn cứ vào bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành, phòng vật t sẽ lập phiếu nhập kho của nguyên vật liệu, CCDC mà Công ty gia công Phiếu nhập kho trong trờng hợp này đợc lập thành ba liên:
Liên 2: Do bộ phận sản xuất giữ
Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để hạch toán
* Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho: Việc thu mua vật t, nguyên vật liệu, CCDC do phòng vật t của Công ty thực hiện theo kế hoạch của Công ty và các bộ phận sử dụng Khi hàng về cùng với hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng mua hàng hoặc phiếu báo giá vật t, thủ kho cùng bộ phận kiểm tra chất l- ợng của phòng vật t sẽ kiểm tra số lợng, chất lợng, chủng loại… để giao dịch của nguyên vật liệu, CCDC nếu đúng theo các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng mua hàng thì lập “biên bản kiểm nghiệm vật t sản phẩm hàng hoá” Căn cứ vào hoá đơn mua hàng hoặc theo hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm vật t, kế toán vật t viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập thành hai liên: 1 liên kế toán sử dụng làm chứng từ thanh toán rồi đợc lu giữ, bảo quản Thủ kho ký số lợng vật t nhập kho vào phiếu và ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để lu tại phòng kế toán, 1 liên lu ở phòng vật t
Phòng vật t thực hiện mua nguyên vật liệu, CCDCBộ phận kiểm tra lập biên bản kiểm nghiệmKế toán vật t viết phiếu nhập kho
Thủ kho ghi số l ợng nguyên vật liệu, CCDC thực tế vào phiếu nhập kho và làm thủ tục nhập kho
Sơ đồ 1: Trình tự nhập kho vật t mua ngoài
2.2.2 Thủ tục và các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, CCDC
Trong Công ty hiện nay nguyên vật liệu, CCDC xuất kho chủ yếu là để sản xuất sản phẩm ngoài ra có thể phục vụ nhu cầu khác nhng không đáng kể. Lợng nguyên vật liệu, CCDC xuất kho đều do phòng vật t quản lý Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao và các tiêu chuẩn kỹ thuật phòng vật t lập bảng định mức vật t Bảng định mức vật t sẽ dự đoán trớc một số chỉ tiêu cần thiết cho sản xuất nh: số lợng sản phẩm sản xuất, số lợng vật t cần để sản xuất tơng ứng theo với định mức… để giao dịch .từ đó Công ty sẽ có căn cứ để sản xuất sản phẩm và xác định số lợng nguyên vật liệu cần dùng. Đối với Công ty trờng hợp chủ yếu để xin lĩnh vật t là sử dụng vào sản xuất Các trờng hợp khác lợng vật t sử dụng không đáng kể Khi có nhu cầu bộ phận sử dụng viết giấy xin lĩnh vật t gửi lên phòng xuất vật t, cán bộ, nhân viên phòng vật t căn cứ vào giấy xin lĩnh vật t đề nghị Giám đốc duyệt trớc khi xuất Khi có sự phê duyệt của Giám đốc sẽ lập phiếu xuất vật t.
Mục đích: Sản xuất bánh quy
Bộ phận sử dụng: Phân xởng bánh
STT Tên, quy cách vật t Đ.VT Số lợng Mục đích
… để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch
Ngày 5 tháng 12 năm 2006 Tên ngời nhận:
Lý do xuất: sản xuất sản phẩm bánh quy
STT Tên, quy cách vật t Đ.VT Số lợng Đơn giá Thành tiền
… để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC
Để hạch toán nguyên vật liệu, CCDC Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên Theo phơng pháp này kế toán sẽ theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục tình hình hiện có và biến động của nguyên vật liệu, CCDC Ưu điểm của phơng pháp này là độ chính xác cao, cung cấp thông tin một cách kịp thời, tại bất cứ thời gian nào cũng có thể có đợc thông tin về vật t và về tình hình nhập-xuất-tồn của vật t.
Tuy nhiên hạn chế của phơng pháp này là sẽ tốn nhiều công sức, thời gian để ghi chép và tính toán nguyên vật liệu, CCDC nhập-xuất kho Đối vớiCông ty lợng hàng hoá tồn kho, nhập-xuất kho cũng không phải là lớn nênCông ty vẫn áp dụng để vẫn đạt đợc về độ chính xác cao và cả về chi phí để thực hiện theo phơng pháp này.
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh Địa chỉ: 52 Trơng Định-Hà Nội
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho
Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
… để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch .
2.3.1 Tài khoản và sổ sách sử dụng:
Với phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, để hạch toán nguyên vật liệu, CCDC kế toán sử dụng các TK:
- TK 152-Nguyên liệu, vật liệu: TK này đợc dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu của Công ty theo giá thực tế Tại Công ty, TK 152 đợc chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu và đợc chia thành:
TK 1521-Nguyên vật liệu chính
TK 1522-Nguyên vật liệu phụ
Khi hạch toán nhập-xuất nguyên vật liệu, kế toán phải ghi rõ số tiền giá trị của từng loại nguyên vật liệu đã đợc chi tiết hoá
- TK 153-Công cụ dụng cụ” Đợc dùng để phản ánh giá trị hiện có và phản ánh tình hình nhập-xuất của các loại CCDC của Công ty Tại Công ty, có nhiều loại CCDC nên phải tuỳ theo tính chất, cách phân loại để có thể chia TK 153 thành các tiểu khoản. Nhng hiện nay chủ yếu Công ty vẫn cha theo chế độ kế toán do Nhà nớc quy định:
TK 1531-Công cụ dụng cụ
TK 1533- Đồ dùng cho thuê
Trong các tiểu khoản này Công ty sẽ có quy định về việc chi tiết hoá để hạch toán và khi hạch toán phải ghi rõ số tiền từng loại CCDC đã đợc chi tiết.
- TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK này đợc dùng để phản ánh các chi phí về nguyên vật liệu đợc dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm Tại Công ty TK này đợc mở thành hai TK cấp 2:
- TK 621.1-Chi phí nguyên vật liệu chính
- TK 621.2-Chi phí nguyên vật liệu phụ Đồng thời để tính và theo dõi giá thành sản xuất của từng loại sản phẩm
TK này đợc chi tiết theo từng loại sản phẩm.
- TK 112-Tiền gửi ngân hàng
- TK 331-Phải trả ngời bán
- TK 1331-Thuế GTGT đợc khấu trừ
- TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- TK 627-Chi phí sản xuất chung
- TK 641-Chi phí bán hàng
- TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức
“Nhật ký chứng từ” Các loại sổ tổng hợp đợc sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC gồm: Bảng kê số 4, 5, 6; Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5,
6, 7, 10 và Sổ cái TK 152, 153 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC căn cứ vào NKCT để ghi vào Sổ cái TK 152, 153, sau đó tiến hành đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế giữa sổ NKCT với Sổ cái các TK 152, 153 Để hạch toán đầy đủ, cụ thể Công ty sử dụng các TK 133, 111, 112, 152, 153, 621… để giao dịch .theo quy định của Nhà nớc Sau đây em xin trình bày khái quát trình tự ghi sổ của hình thức NKCT.
Chứng từ nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC
Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết NKCT sè 1, 2, 7, 10
Nhật ký chứng từ số 5
Bảng kê số 4, 5, 6 Bảng tổng hợp P/s TK 152, 153
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu a Bảng kê:
Bảng kê số 4-Dùng để phản ánh phát sinh Nợ các TK 621, 627 đối ứng phát sinh Có các TK liên quan (đối ứng phát sinh Có TK 152, 153) Kế toán nguyên vật liệu, CCDC theo dõi phát sinh Nợ TK 621, 627 đối ứng với phát sinh Cã TK 152, 153.
Bảng kê số 6: Dùng để phản ánh Nợ các TK 142, 242, 335… để giao dịch đối với kế toán nguyên vật liệu, CCDC theo dõi phát sinh Nợ TK 142 đối ứng phát sinh
Bảng kê số 5: Dùng để tính tổng hợp phát sinh nợ các TK 241, 641, 642 kế toán nguyên vật liệu, CCDC dùng để phản ánh phát sinh Nợ đối ứng với phát sinh Có TK 152, 153 Căn cứ để ghi phát sinh Có TK 152, 153 đối ứng với các TK khác trong bảng kê là bảng tổng hợp phát sinh TK 152, 153. b Nhật ký chứng từ:
- Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi:
+ NKCT số 5 mỗi tháng đợc ghi một lần trên cơ sở tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết TK 331.
+ Cuối tháng cộng sổ NKCT số 5, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác và là cơ sở để vào sổ cái TK 331.
Việc tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, CCDC đợc thực hiện trên bảng kê số 3 Trong bảng kê số 3 gồm các cột mở cho TK 152, 153 và đợc phản ánh theo hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế Kế toán căn cứ vào số liệu của các bảng liên quan và bảng nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC trong tháng để vào bảng kê số 3 theo các chỉ tiêu:
+ Số phát sinh trong tháng
+ Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng
Theo nguyên tắc: Dòng tồn kho cuối tháng phải khớp đúng số liệu với bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, CCDC.
Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu,
Tại Công ty, nguyên vật liệu, CCDC có vai trò rất quan trọng nó chiếm tỷ lệ lớn trong giá trị hàng tồn kho và tổng giá trị tài sản, vốn của Công ty. Trong giá thành sản phẩm chi phí nguyên vật liệu, CCDC chiếm tơng đối lớn (khoảng 60% tổng giá trị sản phẩm) Vì vậy cần làm tốt công tác quản lý nguyên vật liệu, CCDC.
Trong thực tế hiện nay tại Công ty bộ máy quản lý phân ra rất nhiều cấp quản lý, dù ở cấp quản lý nào thì trách nhiệm quản lý vẫn thuộc về ngời đứng đầu (trởng, các phòng ban… để giao dịch .) và những ngời đó sẽ chịu trách nhiệm trớc ngời đứng đầu Công ty và Giám đốc Đồng thời trách nhiệm lớn nhất thuộc về Giám đốc, nếu Giám đốc làm tốt công tác quản lý thì hiệu quả công việc trong mọi lĩnh vực cụ thể sẽ đợc tốt Nếu kết hợp quản lý tốt của Giám đốc với sự tham mu cho Giám đốc của những ngời quản lý công việc chi tiết nh: tổ trởng, các tổ đội, trởng các phòng ban… để giao dịch .thì công việc sẽ tốt hơn và sẽ có một hệ thống quản lý tốt Hệ thống quản lý của Công ty nếu hoạt động tốt sẽ làm tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, CCDC, giảm chi phí, giảm mất mát, h hao, giảm chi phí lu kho, lu bãi… để giao dịch .tăng tốc độ quay vòng vốn và dẫn đến làm tăng lợi nhuận của Công ty.
Vậy cần thờng xuyên đánh giá hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu, CCDC giúp nhìn ra những mặt đúng sai, những mặt cha thực hiện tốt để từ đó có biện pháp xử lý, đa ra những chính sách phát huy điểm mạnh, hạn chế điểm yếu sao cho phù hợp để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả sản xuất Trong Công ty sẽ phải có những sự phối hợp với nhau sao cho hiệu quả, đạt đợc mục đích của mình, cụ thể là phối hợp giữa các phòng, ban để từ đó t vấn cho Giám đốc thực hiện mục tiêu, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, CCDC hàng tháng, quý, năm tại Công ty
Việc đánh giá đợc thực hiện trên cả ba mặt chủ yếu: Tình hình cung cấp nguyên vật liệu, CCDC, sử dụng nguyên vật liệu, CCDC và tình hình dự trữ nguyên vật liệu, CCDC Tuỳ vào phạm vi phân tích, đánh giá, tuỳ theo cấp quản lý sẽ có sự phân tích, đánh giá riêng nhng phải có sự thống nhất từ trên xuèng díi
2.4.1 Thực trạng tình hình cung cấp: Đầu tháng căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong tháng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, CCDC, tỷ lệ phân bổ nguyên vật liệu, CCDC… để giao dịch .phòng vật t tính ra lợng nguyên vật liệu cần dùng trong tháng và số CCDC hỏng, hết hạn dùng để từ đó tính ra số nguyên vật liệu, CCDC cần mua:
Tồn kho NVL, CCDC cuối tháng theo kế hoạh
XuÊt kho NVL, CCD trong tháng theo kế hoạh
Tồn kho NVL, CCDC đầu tháng Cuối tháng căn cứ vào thực tế mua nguyên vật liệu, CCDC trong tháng, so sánh với mức thu mua nguyên vật liệu, CCDC theo kế hoạch và đánh giá tình hình cung cấp nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty, chủ động đề ra kế hoạch để ứng phó các tình huống trên thị trờng Tại Công ty nói chung tình hình thu mua và cung cấp nguyên vật liệu, CCDC đợc diễn ra liên tục, đều đặn đúng kế hoạch, thúc đẩy nhanh tốc độ lu chuyển và quay vòng vốn.
Giả sử trong dịp Tết Trung thu 2006 Công ty có số liệu:
Chênh lệch T.tế cung ứng và
T.tế cung ứng và T.tế sử dụng Tuyệt đối % Tuyệt đối %
Từ bảng trên cho thấy: Công ty đã thực hiện tốt việc thu mua nguyên vật liệu, thực tế so với kế hoạch thu mua đợc xác định trên khối lợng sản phẩm dự tính Mặc dù có một số loại nguyên vật liệu không đúng theo kế hoạch nh bột mỳ (giảm 4% so với kế hoạch) nhng vì công tác dự trữ của Công ty tốt và đa số sản phẩm của Công ty sản xuất đều sử dụng loại nguyên vật liệu này nên vẫn cung cấp đầy đủ cho sản xuất sản phẩm theo yêu cầu là 100kg nh kế hoạch cung ứng đã đề ra Trứng gà giữa thực tế cung ứng và kế hoạch chênh lệch nhau 5 quả, nhỏ hơn so với kế hoạch 0,4% nhng vì tỷ lệ nhỏ hơn đó thấp và có dự trữ nên Công ty vẫn đủ để sử dụng Vậy Công ty vẫn đảm bảo đủ l- ợng nguyên vật liệu để sản xuất. ở đây tuy có chênh lệch giữa thực tế và cung ứng sử dụng nhng mức độ chênh lệch thấp, hàng hoá chênh lệch lại không phải hàng hoá hiếm, có thể mua ngay trong nớc, đa số nguyên vật liệu sản xuất tại Việt Nam nên vẫn đảm bảo quá trình sản xuất đúng tiến độ phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong đợt TÕt Trung thu
2.4.2 Thực trạng tình hình sử dụng:
Quá trình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC là một trong những khâu cơ bản có ảnh hởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Quản lý tốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC sẽ làm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty
Hoạt động phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC đợc thực hiện thông qua việc xác định hệ số hàng tồn kho cho quá trình sản xuất của một số loại nguyên vật liệu, CCDC chủ yếu Dựa vào sổ cái TK 152, 153 ta có thể tính đợc mức độ đảm bảo khối lợng nguyên vật liệu, CCDC cho sản xuất:
NVL, CCDC cho sản xuất (H)
Khối lợng NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Khối lợng NVL, CCDC mua trong kú Khối lợng NVL, CCDC cần sử dụng trong kỳ Với H > 1: Đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu, CCDC cho sản xuất Với H = 1: Lợng nguyên vật liệu, CCDC cung ứng vừa đủ để sản xuất Với H < 1: Có ảnh hởng, mức độ ảnh hởng lớn, nhỏ tuỳ thuộc vào múc độ quan trọng của vật t.
Việc tính hệ số H cho ta thấy kết quả của tình hình dự trữ, thu mua nguyên vật liệu, CCDC tốt hay cha tốt.
Vì nguyên vật liệu, CCDC chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên sẽ ảnh hởng nhiều đến tổng lợi nhuận Nếu tỷ trọng của nguyên vật liệu, CCDC chiếm 50% thì khi doanh thu tăng (hoặc giảm) 1% trong 1% tăng (giảm) đó sẽ làm lợi nhuận tăng hoặc giảm 0,5%.
Việc phân tích, đánh giá đúng tình hình hiệu quả sử dụng vật t là rất quan trọng Đối với Công ty nó cho thấy tổng quan về Công ty tốt hay cha tốt để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.
2.4.3 Thực trạng tình hình dự trữ:
Cùng với việc cung ứng nguyên vật liệu, CCDC, quá trình dự trữ cũng rất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục không bị gián đoạn Đối với Công ty hiện nay sản xuất bánh kẹo mang tính chất thời vụ thì tình hình dự trữ lại càng quan trọng hơn, cụ thể đối với Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh có hai thời điểm quan trọng là dịp Tết Trung thu và dịp Tết Nguyên Đán, vì vậy nên vào các thời điểm này có sự thay đổi: Từ tháng 12 năm trớc đến tháng 2 năm sau sản xuất mứt Tết
Tháng 5, 6 sản xuất cầm chừng
Tháng 7, 8 tập trung sản xuất bánh trung thu
Ví dụ về tình hình dự trữ 9 tháng đầu năm 2006:
NVL dù tr÷ 98000 72800 75000 62500 187000 126351 75280 đầu tháng
NVL dù tr÷ cuối tháng
Công ty thờng có xu hớng dự trữ nhiều, phục vụ Tết vào tháng 2 thì nay những tháng 12 năm trớc, tháng 1 nguyên vật liệu đã đợc mua nhiều để sản xuất Bắt đầu từ cuối năm trớc đến cuối tháng 1 dự trữ nguyên vật liệu không còn nhiều vì sản xuất phục vụ Tết đã đi vào giai đoạn cuối Vào dịp Tết Trung thu, bắt đầu tập trung nhiều vào tháng 7 dự trữ và bắt đầu vào gần cuối tháng 8 phục vụ cho dịp Tết Trung thu với khối lợng lớn và sau đó thì không cần nhiÒu.
Công ty sản xuất và thơng mại Hoàng Minh
Nhật ký chứng từ số 1
Ghi Có TK 111-Tiền mặt Tháng 12 năm 2006 Đơn vị: 1000đ
Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK
Công ty sản xuất và thơng mại Hoàng Minh
Bảng cân đối phát sinh công nợ
TK 331-Phải trả ngời bán
Từ ngày 01/12/2006 đến 31/12/2006 Đơn vị tính: 1000đ STT Mã Tên đối tợng D Nợ đầu kỳ D Có đầu kỳ Phát sinh Nợ Phát sinh Có D Nợ cuối kú
Công ty chi phí sữa Việt Nam 41977 231208 281881 92650
Công ty dầu thực vật Cái Lân 25529 79205 137526 83850
Công ty In Thống Nhất 9800 12000 26720 4920
Công ty xăng dầu khu vực 1 16385 46182 107292 77495
Công ty nhựa Tân Tiến 25215 17807 7408
Công ty TNHH Hoàng Mai 5771 7964 11358 9165
… để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch
Công ty sản xuất và thơng mại Hoàng Minh
Nhật ký chứng từ số 5
TK 331-Phải thu ngời bán Đơn vị tính: 1000đ
Tên đối tợng Số d đầu kỳ Ghi Có TK 331 ghi Nợ TK Ghi Nợ TK 331 ghi Có TK Số d cuối kỳ
Nợ Có 152 … Tổng có 111 … Tổng Nợ Nợ Có
Công ty dầu thực vật Cái Lân 25529 125023 137526 48560 79205 83850
Sổ chi tiết xuất công cụ dụng cụ Đơn vị tính: 1000đ
Diễn giải Tài khoản Tiền
… để giao dịch … để giao dịch … để giao dịch .
Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản
TK 152 nguyên vật liệu Đơn vị tính: 1000đ
Tài khoản đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có
TK142-Chi phí trả trớc 145213
TK 331-Phải trả ngời bán 6142994
TK 333-Thuế và các khoản nộp Nhà nớc 134123
TK 338-Các khoản phải trả khác 67707 31773
TK 621-Chi phÝ NVL trùc tiÕp 5536000
TK 627-Chi phí sản xuất chung 298847
TK 632-Giá vốn hàng bán 220793
TK 641-Chi phí bán hàng 140614
Nhật ký chứng từ số 7
Tập hợp chi phí Công ty Tháng 12/2006 Đơn vị tính: 1000đ
TK ghi Nợ TK 152 TK 154 NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 5 NKCT số 10 … để giao dịch Tổng cộng
… để giao dịch … để giao dịch
Ghi Có TK… để giao dịch . đối ứng Nợ TK 152
Tháng 1 … để giao dịch Tháng 11 Tháng 12
Cộng số phát sinh Nợ 6182150
Cộng số phát sinh Có 6969412
Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh
Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán Công ty
3.1 Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh
Là một Công ty nhỏ thành lập cha đợc lâu, trong quá trình hoạt động đã gặp rất nhiều khó khăn và thách thức Tuy nhiên tập thể công nhân viên của Công ty đã không ngừng phấn đấu, góp sức để đa Công ty ngày càng phát triển, đứng vững trên thị trờng và từng bớc thích ứng đợc với cơ chế mới, tìm ra các biện pháp hữu hiệu giải quyết các vấn đề nh: vốn, sản xuất sản phẩm, thị trờng, cạnh tranh với các sản phẩm khác có mẫu mã, chất lợng cao, có nguồn gốc từ nớc ngoài nhập vào… để giao dịch Đạt đợc nhiều kết quả tốt một phần do Công ty đã nắm bắt đợc nhu cầu của thị trờng trong và ngoài nớc để từ đó có những chiến lợc trong kinh doanh, đồng thời tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý phù hợp với quy mô sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế, quản lý các công tác khác nh công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng sao cho đạt hiệu quả Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng cả thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài.
Trong Công ty, công tác kế toán rất đợc coi trọng vì đây là nơi cung cấp những thông tin về tình hình tài chính của Công ty cũng nh tổ chức hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, xác định lỗ, lãi trong kinh doanh Phòng kế toán của Công ty đợc trang bị hệ thống máy tính với phần mềm kế toán mới thích hợp với điều kiện quản lý và hạch toán Công ty xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, tính toán hợp lý về nhu cầu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, có mọi phơng tiện thu thập thông tin từ bên ngoài, bên trong để điều chỉnh việc nhập- xuất nguyên vật liệu, CCDC… để giao dịch tuy nhiên bên cạnh đó cũng gặp rất nhiều khó khăn, hạn chế cần khắc phục cũng rất nhiều.
Kết hợp những lý luận đã đợc học với tình hình thực tiễn của Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh qua thời gian nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC, em thấy công tác này có tính quyết định tới việc giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và làm tiền đề để chiếm lĩnh thị tr- ờng của Công ty Cụ thể Công ty có một số u điểm và một số tồn tại:
Về bộ máy kế toán: Với đội ngũ nhân viên kế toán hiện nay tại phòng kế toán là 6 ngời, đảm bảo hoàn thành tốt công việc Bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty Đội ngũ kế toán đều có trình độ đại học, trình độ chuyên môn khá tốt, không ngừng đợc bồi dỡng và nâng cao nghiệp vụ, luôn có lòng nhiệt tình với công việc đợc giao Công việc giữa các phần hành kế toán không bị chồng chéo, đồng thời có sự phối hợp giữa các phần hành kế toán chi tiết Tất cả mọi công việc đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng Đối với công việc kế toán hiện nay Công ty đã thực hiện chơng trình kế toán máy, góp phần làm giảm bớt khối lợng công việc kế toán, đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý cũng nh công tác hạch toán kế toán đợc tốt hơn Việc tính toán, nhất là tính giá nguyên vật liệu, CCDC xuất kho đợc trở nên đơn giản và chính xác hơn nhiều so với kế toán thủ công.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu, CCDC: Hiện nay tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh và bất cứ ở đâu khác khi sản xuất sản phẩm chi phí về nguyên vật liệu, CCDC chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành sản phẩm Do vậy tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, CCDC là một trong những biện pháp quan trọng, hữu hiệu để tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản xuất sản phẩm mà vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm Để làm đ- ợc việc này Công ty phải có những biện pháp khoa học để quản lý nguyên vật liệu, CCDC ở tất cả các khâu từ thu mua, sử dụng bảo quản đến dự trữ
Việc quản lý nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty có đầu mối là phòng vật t, thủ kho quản lý nguyên vật liệu, CCDC về mặt hiện vật, kế toán đảm nhiệm công việc ghi chép, hạch toán, tính giá nguyên vật liệu, CCDC nhập- xuất đảm bảo nguyên tắc tập chung và nguyên tắc bất kiêm nhiệm, làm tăng hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC.
Công ty có xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cụ thể tơng đối chính xác Đây là kết quả của quá trình tính toán, là sự phân tích thông số kỹ thuật phức tạp Để đạt đợc kết quả đó phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng nh phòng kỹ thuật với phòng kế toán; phòng vật t với phòng kế toán… để giao dịch .từ đó Công ty xác định đợc lợng nguyên vật liệu, CCDC cần mua tại một thời điểm nào đó để cho sản xuất và dự trữ hợp lý Nhờ đóCông ty sẽ đảm bảo lợng nguyên vật liệu, CCDC cho sản xuất, đảm bảo sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu, CCDC tránh ứ đọng vốn cũng nh làm hỏng nguyên vật liệu, CCDC Đồng thời Công ty có chế độ khen thởng hợp lý cho các cá nhân, tập thể sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, CCDC tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm chi phí trong quá trình sản xuất mà vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm.
- Về công tác tính giá nguyên vật liệu, CCDC: Đối với nguyên vật liệu, CCDC xuất kho Công ty áp dụng phơng pháp “đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ”, phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ làm giảm bớt khối lợng ghi chép hàng ngày cho kế toán.
- Về công việc tổ chức chứng từ: Công tác tổ chức chứng từ của Công ty hiện nay thực hiện tốt, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu, CCDC đều đợc theo dõi chặt chẽ nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác kế toán và quản lý Công ty tuân thủ theo các quy định của Bộ Tài chính về công tác kế toán tài chính, sử dụng chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, thực hiện đúng các chế độ kế toán. Các chứng từ nhập-xuất đợc lập, đợc bảo quản lu trữ theo chế độ do Nhà nớc ban hành.
Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng nh phòng kinh doanh, phòng kế toán giữa các kho khá tốt, nhịp nhàng.
Do phiếu xuất kho chỉ lập vào cuối tháng nên để theo dõi số lợng vật t xuất ra hàng ngày thủ kho phải theo dõi chi tiết trên “sổ chi tiết xuất vật t”, trên sổ sẽ có cả chữ ký của ngời giao, ngời nhận để xác định trách nhiệm khi cần thiết Những chứng từ này giữ vai trò nh những chứng từ ban đầu nhằm cung cấp thông tin, đảm bảo quản lý chặt chẽ quá trình sử dụng nguyên vật liệu, CCDC.
Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC: Phơng pháp thẻ song song giúp kế toán có sự đối chiếu dễ dàng, hình thức này cũng phù hợp với đặc điểm là các chứng từ hầu nh đợc lập vào cuối tháng ngoài những sổ sách theo quy định kế toán phải lập thêm một số sổ sách cho việc đối chiếu, kiểm tra
- Việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC: Công ty hạch toán nguyên vật liệu, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Công ty có số nguyên vật liệu, CCDC nhập vào liên tục nên phải áp dụng phơng pháp này.
- Việc sử dụng nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty cũng đợc quản lý rất chặt, việc tính toán định mức tiêu hao cho sản xuất sản phẩm đợc phòng vật t kết hợp với phòng kỹ thuật tính toán và đa ra định mức Nếu sử dụng ngoài định mức phải có sự đồng ý của Giám đốc Việc quy định nh vậy tiết kiệm, tránh lãng phí trong sử dụng nguyên vật liệu, CCDC.
Về báo cáo nguyên vật liệu, CCDC: Hệ thống báo cáo nguyên vật liệu,CCDC đợc Công ty quy định cụ thể cả về biểu mẫu và thời gian lập, gửi trong toàn Công ty tạo ra tính pháp lý trong thông tin mà kế toán cung cấp Hệ thống báo cáo gồm cả báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp, đảm bảo thông tin cho các mục đích quản lý khác nhau, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phơng pháp tính toán giữa kế toán và các bộ phận liên quan.
3.1.2 Một số hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC:
1 Về phân loại nguyên vật liệu, CCDC:
+ Để theo dõi thật chi tiết tất cả các loại nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty, Công ty nên thiết kế thêm loại “sổ danh điểm nguyên vật liệu, CCDC” để tạo đợc điều kiện cho công tác quản lý đợc cụ thể, chi tiết.
Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC:
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay nếu muốn tồn tại và phát triển thì mục tiêu đầu tiên đặt ra là giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lợng, tăng lợi nhuận… để giao dịch để đạt đợc những mục tiêu đó một trong những biện pháp hiện nay Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh cũng nh rất nhiều Công ty khác luôn quan tâm là tổ chức tốt việc kế toán vật t, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, CCDC có hiệu quả nhất vì chi phí nguyên vật liệu, CCDC chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản xuất Muốn quản lý, sử dụng tốt Công ty phải lựa chọn phơng pháp tính giá, cách phân loại, phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp sao cho phù hợp với Công ty đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính kế toán đã đợc ban hành, đảm bảo cơ sở để kiểm tra đối chiếu, xây dựng kế hoạch sản xuất thật tốt Kế toán nguyên vật liệu, CCDC là một trong những phần hành quan trọng nhất trong doanh nghiệp sản xuất Do đó nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC nói riêng là việc cần thiết phục vụ cho việc tồn tại của Công ty trên thơng trờng.
Việc hoàn thiện công tác kế toán vật t là cần thiết nhng vẫn phải đảm bảo những nguyên tắc:
- Hoàn thiện phải phù hợp với đặc thù của nền kinh tế thị trờng ở Việt Nam: Kế toán là công cụ tài chính của mỗi quốc gia, mỗi đơn vị kinh tế trong nền kinh tế quốc dân Các quy định kế toán không thể tách rời các quy định về quản lý kinh tế, tài chính ở mỗi quốc gia ở Việt Nam, nền kinh tế luôn có sự điều tiết của Nhà nớc nên kế toán phải phù hợp với đặc thù của nền kinh tếViệt Nam.
- Hoàn thiện phải tuân thủ chuẩn mực của Bộ Tài chính: Các chuẩn mực, chế độ do Bộ Tài chính đa ra là cơ sở cho công tác kế toán Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, CCDC phải tuân theo chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” nói riêng và chế độ kế toán nói chung
- Hoàn thiện phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất và yêu cầu quản lý của Công ty: Mỗi doanh nghiệp hoạt động trên một lĩnh vực riêng khác nhau sẽ có yêu cầu quản lý và những nét đặc thù riêng Do vậy phải dựa trên những đặc thù riêng đó nh quy mô, trình độ kế toán thì mới đạt hiệu quả.
3.2.3 ý kiến đề xuất: ý kiến 1: Về phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu, CCDC: để phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu, CCDC Công ty nên mở sổ danh điểm vật t, việc mở sổ sẽ thống nhất tên gọi, mã vật t, quy cách, chủng loại… để giao dịch giữa thủ kho và kế toán; giữa thủ kho, kế toán và phòng vật t… để giao dịch để lập sổ cần quy định hệ thống mã vật t sao cho phải có cả tên kho, số đếm… để giao dịch để phù hợp với kế toán máy, phải thống nhất trong mã nên để tên trớc, số đếm sau Ví dụ: mã vật t của vật liệu Bột mỳ SP3 ở kho Thu là: THU-BT-01 trong đó THU là tên kho nguyên vật liệu, BT là chủng loại Bột mỳ, 01 là ký hiệu riêng cho Bột mú SP3.
Việc thiết kế mã nh trên nếu đợc áp dụng cho tất cả các loại vật t ở tất cả các kho ở Công ty sẽ làm cho việc hạch toán và quản lý thuận tiện hơn, khoa học hơn Việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu, CCDC phải có sự kết hợp, nghiên cứu giữa các phòng, ban vật t, thủ kho, kế toán… để giao dịch sau đó đợc trình lên để Giám đốc duyệt và thống nhất sử dụng, quản lý trong toàn Công ty. ý kiến 2: Về tổ chức chứng từ ban đầu: để thuận lợi cho việc hạch toán và quản lý, trong phiếu xuất kho nguyên vật liệu, CCDC cần có thêm thông tin: “lý do xuất” để phục vụ việc theo dõi, quản lý đợc chi tiết, tốt hơn vì xuất kho có thể trực tiếp sản xuất sản phẩm nhng cũng có thể để phục vụ nhu cầu khác nh quản lý doanh nghiệp. ý kiến 3: Nếu giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC nhập kho không đợc xác định chính xác sẽ gây ảnh hởng tới việc tính giá thành sản phẩm, tới lợi nhuận của Công ty Đồng thời việc tính giá xuất kho cho nguyên vật liệu, CCDC cũng rất quan trọng ở đây Công ty đang áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền cho nguyên vật liệu xuất Đối với phơng pháp này có u điểm là dễ tính nhng số liệu phải đến cuối tháng mới có thể xác định đợc và để xác định giá bình quân gia quyền từ đó dẫn đến việc tính giá trị nguyên vật liệu, CCDC xuất kho dồn vào cuối tháng và thông tin về nguyên vật liệu, CCDC xuất kho sẽ có lúc không kịp thời Trong điều kiện hiện nay thông tin kế toán là rất quan trọng nhất là đối với việc tính chi phí, giá thành và xác định kết quả Để khắc phục tình trạng này Công ty nên sử dụng phơng pháp giá hạch toán Khi sử dụng giá hạch toán kế toán phải xác định đợc giá thực tế vật t tồn kho đầu tháng và vật t nhập trong tháng Cuối tháng kế toán tính chuyển giá hạch toán của vật t nhập kho và tồn kho thành giá thực tế:
Hệ số giá = Giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật t nhập trong kúGiá hạch toán vật t + Giá hạch toán vật t nhập tồn đầu kỳ trong kỳ
Giá thực tế vật t xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật t nhập trong kỳ X Hệ số giá ý kiến 4: Để góp phần làm cho công tác kế toán đợc tốt, trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật t nói riêng, Công ty phải thực hiện đúng quy trình ghi chép theo hình thức “Nhật ký chứng từ” đúng theo nh quy định của Bộ Tài chính đã ban hành, nhờ đó sẽ hạn chế đợc sai sót Để thực hiện đợc ta phải hiểu những nguyên tắc:
- Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp để phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các TK tổng hợp Trong mọi trờng hợp số phát sinh bên Có của mỗi TK chỉ tập chung phản ánh trên một NKCT và NKCT này ghi vào sổ cái một lần.
- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một
TK trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số d cuối tháng Số phát sinh Có của mỗi TK đợc phản ánh trên sổ cái đợc lấy từ NKCT ghi Có TK đó, số phát sinh Nợ đợc phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng lấy từ NKCT liên quan ý kiến 5: Sử dụng đúng hệ thống TK theo quy định của Bộ Tài chính: việc sử dụng sai TK hoặc định khoản sai sẽ làm cho các khoản mục chi phí trong đó có chi phí vật t phản ánh bị sai dẫn đến tính sai chi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm không chính xác. ý kiến 6: Hiện nay việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và viết phiếu nhập kho sẽ giảm bớt công việc cho kế toán vì không phải ghi chép nhiều lần, phiếu nhập kho, xuất kho và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đối với trờng hợp nguyên vật liệu, CCDC mua về cha có hoá đơn, kế toán không ghi sổ ngay mà lu số nhập kho lại Nếu trong tháng có hoá đơn thì ghi sổ bình thờng hoặc nếu cha có thì ghi theo giá tạm tính:
Nợ TK 152, 153: Giá tạm tính
Có TK 331: Giá tạm tính
Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, kế toán là công cụ quan trọng trong việc quản lý nền kinh tế cả về vi mô và vĩ mô Mục tiêu đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp là làm thế nào để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tối đa hoá lợi nhuận của doanh nghiệp Để làm đợc điều đó doanh nghiệp phải kết hợp nhiều biện pháp không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC nói riêng Bởi lẽ nguyên vật liệu, CCDC là yếu tố cơ bản quyết định chất lợng sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu, CCDC chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và là yếu tố quan trọng cấu nên giá thành sản phẩm Muốn giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm thì yếu tố đầu tiên là phải làm thế nào để hạ chi phí nguyên vật liệu, CCDC
Kế toán nguyên vật liệu, CCDC có vai trò quan trọng, nó phản ánh những biến động về tình hình nguyên vật liệu, CCDC trong Công ty Từ đó khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, CCDC đợc tiến hành một cách hợp lý Kế toán nguyên vật liệu, CCDC sẽ phân tích tình hình sử dụng vật t, tính toán các chỉ tiêu giúp Ban Giám đốc ra các quyết định đúng đắn Để phát huy hiệu quả công tác kế toán nói chung và kế toán vật t nói riêng thì việc hoàn thiện từ khâu tổ chức chứng từ ban đầu đến hạch toán chi tiết, tổng hợp là rất quan trọng.
Sau một thời gian nghiên cứu, thực tập tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh em thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC nói riêng đã đợc chú ý đúng nh những công cụ đắc lực để quản lý Tuy nhiên cần khắc phục những hạn chế, tồn tại.
Vì thời gian và kinh nghiệm có hạn, em không thể đề cập đến tất cả các vấn đề về công tác kế toán vật t, với mong muốn hoàn thiện bài luận văn thực tập: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh” em mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn
Chơng I:Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh 2
1.1 kháI quát chung về Công ty TNHH sản xuất và th- ơng mại hoàng minh 2
1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty 2
1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các hình thức bán hàng: 8
1.2 tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 10
1.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý: 10
1.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ: 15
1.3 ĐặC ĐIểM Bộ MáY kế toán Và CÔNG TáC Kế TOáN của Công ty: 16
1.3.1 Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty: 16
1.3.2 Hình thức kế toán áp dụng: 18
Chơng II: Thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty
TNHH sản xuất và thơng mại Hoàng Minh 21
2.1 Đặc điểm, phân loại, tính giá và công tác nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Hàng Minh 21
2.1.2 Công tác phân loại nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty: 23
2.1.3 Công tác tính giá nhập xuất nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty: 24
2.1.3.1 Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập kho: 24
2.1.3.2 Đối với nguyên vật liệu, CCDC xuất kho: 26
2.1.4 Công tác quản lý bảo quản dự trữ nguyên vật liệu, CCDC: 27
2.2 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty 31
2.2.1 Thủ tục và các chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, CCDC 31
2.2.1.2 Trình tự, tổ chức chứng từ: 32
2.2.2 Thủ tục và các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, CCDC 37
2.2.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại kho của Công ty 40
2.3.4 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty 41
2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC 45
2.3.1 Tài khoản và sổ sách sử dụng: 47
2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập vật t 51
2.3.2.1 Nguyên vật liệu, CCDC nhập kho từ mua ngoài: 51
2.3.2.2 Nguyên vật liệu, CCDC tự gia công: 53
2.3.2.3 Nhập kho nguyên vật liệu, CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê: 53
2.3.3 Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu, CCDC: 54
2.3.4 Tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu, CCDC và kế toán kết quả kiểm kê:59 2.3.4.1 Tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty: 59
2.3.4.2 Kế toán công tác kiểm kê: 60
2.4 Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu,
CCDC trong cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, CCDC: 62
2.4.1 Thực trạng tình hình cung cấp: 63
2.4.2 Thực trạng tình hình sử dụng: 64
