LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
Công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH thương mại và ứng dụng khoa học MTA
Công tác tính lương và các khoản trích theo lương hiện nay đang do phòng Hành chính tổng hợp đảm nhiệm Việc phân công lao động này xuất phát từ thực tế công tác tính lương, tính thưởng hiện nay còn liên quan đến quá trình quản lý, điều động nhân sự, đánh giá kết quả lao động của nhân viên trong Công ty Trên cơ sở đó tham mưu cho Ban giám đốc về các vấn đề nhân sự.
2.1.1 Phương pháp tính lương tại Công ty
Công ty tnh một thành viên MTA lựa chọn hình thức tính lương theo thời gian trên cơ sở số ngày công của nhân viên Trong quy chế tính lương của Công ty, hiện nay Công ty còn áp dụng hình thức tính lương năng suất. Để có căn cứ tính lương năng suất, hàng tháng, mỗi Ban điều hành dự án sẽ lập một bảng xếp lương năng suất Trong Bảng này, từng người trong ban dự án sẽ được chấm điểm theo quy định của Công ty như sau:
Bảng 2.1: Quy định chấm điểm xếp lương năng suất
(Nguồn:Phòng Hành chính tổng hợp)
Hàng tháng, chỉ huy trưởng của các Ban giám sát sẽ tiến hành chấm điểm cho đội ngũ nhân viên mà mình quản lý, sau đó nộp phiếu chấm điểm cho phòngHành chính tổng hợp Căn cứ để các chỉ huy trưởng chấm điểm là số ngày công làm việc mà số ngày nhân viên nghỉ Phòng hành chính tổng hợp sẽ đối chiếu với bảng chấm công và bảng xếp lương năng suất để tính xếp loại cho mỗi nhân viên
Nếu nhân viên đạt loại A: sẽ được hưởng nguyên lương năng suất.
Nếu nhân viên đạt loại B: sẽ bị trừ 20% lương năng suất
Nếu nhân viên đạt loại C: sẽ bị trừ 30% lương năng suất.
Bảng 2.2 Bảng xếp lương năng suất tháng 12 năm 2009 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MTA
BẢNG XẾP LƯƠNG NĂNG SUẤT THÁNG 12/2009
Ban điều hành dự án Trung tâm Hà Nội
Họ và tên Nhiệm vụ được giao Điểm Đề nghị loại
Chất lượng và hiệu quả
Thời gian làm việc và chấp hành kỷ luật lao động
- Thường xuyên báo cáo lãnh đạo Công ty và Giám đốc để nhận được sự chỉ đạo và điều hành kịp thời của BGĐ
Phó chỉ huy trưởng- Phụ trách phần giám sát
- Giám sát thi công các phần việc ngoài nhà.
- Phụ trách các công việc nghiệm thu, bàn giao các hạng mục công trình.
- Tổng hợp và lập báo cáo tuần, báo cáo tháng để báo cáo Ban Giám đốc.
- Ghi chép nhật ký thi công.
- Phối hợp với Cán bộ phụ trách công tác quản lý chất lượng trong việc lập, kiểm tra các biện pháp thi công.
- Các công việc khác khi có yêu cầu.
Người lập Trưởng ban Điều hành DN
Sau khi phòng kế toán nhận được bảng xếp lương năng suất mà phòng Hành chính tổng hợp chuyển cho, kế toán sẽ tiến hành tính lương cho từng nhân viên căn cứ vào bảng tính lương năng suất mà công ty đã quy định.
Phòng Hành chính tổng hợp của công ty xây dựng các bảng tính lương năng suất căn cứ vào bậc thợ và hệ số lương của nhân viên theo bảng sau:
Bảng 2.3: Bảng tính lương năng suất theo bậc thợ và hệ số lương
STT Đối tượng (Nhóm) Lương năng suất
2 Công nhân kỹ thuật cao (bậc 6, bậc 7) 2.5 – 4.6
(Nguồn: phòng Hành chính tổng hợp)
Mỗi mức lương năng suất được quy định cho mỗi hệ số lương và bậc thợ là khác nhau Đây chính là cơ sở để tính lương năng suất
Các căn cứ để tính lương năng suất bao gồm:
* Mức lương năng suất theo nhóm
* Hệ số hoàn thành công việc
Hệ số hoàn thành công việc: được căn cứ vào xếp loại A, B, C của mỗi công nhân viên.
Phụ cấp công trường: là mức phụ cấp đối với những nhân viên ở các công trường xa trung tâm Phụ cấp công trường được tính bằng hệ số.
Ta có lương năng suất theo quy định của Công ty được tính như sau:
Trong đó: mức lương năng suất theo quy định của phòng Quy chế.
Hệ số công trường bằng 0.4
Ta có bảng tính lương của công nhân theo ví dụ sau:
Lương năng suất = Mức lương năng suất x hệ số phụ cấp công trường
Bảng 2.4: Bảng tính lương năng suất tháng 3/2009 CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN MTA
BẢNG TÍNH LƯƠNG NĂNG SUẤT
Dự án đèn led chuẩn bị cho 1000 năm THĂNG LONG T6-2010
Lương năng suất thực lĩnh
(Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp)
Như vậy lương thực lĩnh của công nhân viên sẽ bằng
2.1.2 Phương pháp tính lương cho bộ phận Quản lý- hành chính Đối với nhân viên bộ phận quản lý, hành chính, do kết quả công việc không thể được đánh giá dựa trên sản phẩm hoàn thành nên việc tìm ra một cách thức tính lương sao cho phản ánh được đúng kết quả lao động và kích thích được tinh thần lao động luôn là vấn đề Công ty quan tâm Trước kia, khi mới thành lập, tiền lương được tính đơn giản dựa trên ngày công làm việc Theo đó dựa vào bảng chấm công đã được trưởng bộ phận xác định, lương cơ bản của nhân viên khối hành chính - quản lý được tính như sau:
Trong đó: L1: Lương tháng của nhân viên hành chính i
NCi: Ngày công làm việc trong tháng của nhân viên i
LNi: Tiền lương ngày tương ứng của nhân viên hành chính i (theo cấp bậc công việc)
Hi : Hệ số tăng trưởng của Công ty
Ví dụ như nhân viên Mai Lan Hương ở phòng kế toán có số ngày công trong tháng là 22 ngày Nhân viên này hưởng mức lương của kỹ sư bậc 4 với mức lương ngày là 46.000đ/ngày Hệ số tăng trưởng của công ty trong tháng là 1,5 Khi đó tiền lương cơ bản (chưa tính phụ cấp và tiền ăn ca) trong tháng mà nhân viên được hưởng là 22 x 46.000 x 1.5 = 1.518.000đ
Với cách tính lương theo kiểu cũ, Công ty đã tiết kiệm được thời gian trong việc tính lương vì phương pháp tính lương tương đối đơn giản Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của phương pháp tính lương này là chưa thực sự khuyến khích được người lao động trong công việc nhất là người lao động thuộc khối quản lý – hành chính vì cách trả lương này chỉ dựa trên ngày công thực tế mà không dựa trên kết quả và
Tổng lương thực lĩnh = Lương cơ bản + Lương năng suất
Giờ công định mức x Giờ làm việc thực tế
TLHĐ TLc chất lượng công việc Người lao động vì thế chỉ đi làm đủ ngày công để hưởng lương mà không thực sự phấn đấu cho kết quả lao động sản xuất nói chung của doanh nghiệp Trong khi đó, đối với một doanh nghiệp về đấu thầu và quản lý dự án thì kết quả hoạt động của khối quản lý- hành chính là hết sức quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ của Công ty Nhận thức được tầm quan trọng của việc tính lương cho khối quản lý- hành chính, ngay sau khi tách ra thành lập Công ty, ban lãnh đạo Công ty đã đưa ra cách tính lương mới đối với nhân viên thuộc khối hành chính sự nghiệp nhằm khắc phục nhược điểm của cách tính lương theo cách cũ.
TLHĐ: là tiền lương đã được ghi nhận trong hợp đồng lao động
Giờ làm việc thực tế: là số giờ mà nhân viên đã làm
Giờ công định mức:là số giờ làm việc hành chính trong một tháng theo định mức
TLc: Số tiền mà nhân viên nhận được
Ví dụ : Anh Nguyễn Văn Chính, nhân viên phòng kế hoạch:
Lương theo hợp đồng là 2 triệu đồng
Thời gian làm việc thực tế là: 19 x 8 + 4 x 5 = 172 giờ
Giờ công định mức là: 21 x 8 + 4 x 5 = 188 giờ
Như vậy tiền lương chính của anh Nguyễn Văn Chính sẽ bằng:
Hạch toán lao động tại Công ty tnhh MTA
Với bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức xã hội nào, hạch toán lao động luôn là một công việc quan trọng và được đặt lên hàng đầu Đối với Công ty tnhhMTA thì công việc này càng quan trọng khi công ty đang ở giai đoạn đầu sau khi tách ra hoạt động độc lập Số lượng lao động của Công ty không ngừng thay đổi.
Do quy mô của Công ty ngày càng được mở rộng, nên công ty đang có nhu cầu tuyển dụng rất lớn, đặc biệt là đội ngũ kỹ sư có chuyên môn cao và có kinh nghiệm. Muốn phát huy được nguồn nhân lực, Công ty cũng luôn chú trọng đến nề nếp và tác phong làm việc của nhân viên Chính vì vậy, việc hạch toán lao động luôn được Công ty quan tâm Việc hạch toán ở đây bao gồm hạch toán về số lượng nhân viên, hạch toán về thời gian, hạch toán về hạch toán kết quả lao động.
2.2.1 Hạch toán số lượng lao động
Công ty quản lý số lượng lao động thông qua hồ sơ nhân sự được lưu trữ và cập nhật thường xuyên Dựa trên hợp đồng lao động và các chứng từ về thuyên chuyển công tác, nâng bậc, đơn xin thôi việc, phòng Hành chính tổng hợp sẽ lập bảng theo dõi số lượng lao động theo tháng Trên bảng này, phòng Hành chính tổng hợp sẽ theo dõi ngày vào làm, hệ số lương, lương theo hợp đồng Bảng này là căn cứ quan trọng để Công ty tiến hành trích lập các quỹ bảo hiểm xã hôi, bảo hiểm y tế, và các khoản phụ cấp khác.
Bảng 2.5: Trích danh sách nhân viên Công ty
STT Họ tên Chức danh Lương hợp đồng Quê quán BAN GIÁM ĐỐC
1 Cao thị Hạnh Giám đốc 15.000.000 Hà Nội
2 Nguyễn Thành Long PGĐ phụ trách thiết kế 10.000.000 Hà Nội
3 Nguyễn Tuấn Anh PGĐ phụ trách Ban giám sát
4 Trần Đức Nhất PGĐ phụ trách lĩnh vực 10.000.000 Hà Nội
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
1 Lế Tuấn Hùng Kế toán trưởng 7.000.000 Hà Nội
2 Nguyễn Thị Xuân Kế toán tổng hợp 4.500.000 Thái
1 Trần Quốc Toàn Trưởng phòng 7.000.000 Hải
2 Nguyễn Huy Khánh Phó phòng 6.500.000 Hà Nội
1 Nguyễn Công Tâm Trưởng phòng 7.000.000 Hà Tây
2 Lê Trọng Nghĩa Phó Phòng 6.500.000 Thái
(Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp)
2.2.2 Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán chính xác thời gian lao động đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc xác định tiền lương cho người lao động Đối với bộ phận hành chính- quản lý, bảng chấm công là căn cứ chính.
Trưởng phòng hoặc phó phòng sẽ trực tiếp lập bảng chấm công theo mẫu có sẵn Các bảng chấm công này phải có chữ ký của trưởng bộ phận Cuối tháng, bảng chấm công được chuyển lên phòng Tài chính kế toán để kế toán tính lương Đây là căn cứ rất quan trọng cho việc tính lương Phòng Hành chính tổng hợp cũng có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng ban khác trong việc theo dõi thời gian lao động cho các nhân viên Công ty hiện nay đang dùng bảng chấm công theo mẫu số 01a – LĐTL ban hành theo quyết định số 15/2009/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính Ngoài ra Phòng hành chính tổng hợp còn căn cứ vào các giấy tờ khác như giấy xin nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ thai sản Các giấy tờ liên quan đến việc đau ốm thì phải có xác nhận của bệnh viện.
2.2.3 Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động nhằm đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng công việc hoàn thành Kết quả lao động được đánh giá thông qua bảng xếp lương năng suất Mức độ hoàn thành công việc được thể hiện thông qua điểm số đã được đánh giá Điểm số tối đa mà các nhân viên nhận được là 100 điểm Nếu nhân viên đạt điểm số càng cao thì chứng tỏ càng hoàn thành tốt công việc Đây là căn cứ quan trọng để tính lương năng suất cho đội ngũ kỹ sư ở công trường Việc tính lương năng suất Công ty áp dụng chưa lâu nhưng đã phát huy vai trò đáng kể, có tác dụng khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, nâng cao năng suất lao động.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty tnhh thương mại và ứng dụng MTA
2.3.1.Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công tyTNHH thương mại và ứng dụng MTA Để tính toán được lương cho người lao động, trước hết Công ty phải theo dõi được số lượng lao động và thời gian lao động mà mỗi nhân viên làm được Các chứng từ được sử dụng bao gồm:
* Hợp đồng lao động: là văn bản được ký kết giữa người lao động với công ty Đây là loại giấy tờ quan trọng nhất, lưu trữ các thông tin về từng nhân viên trong doanh nghiệp, đồng thời trong hợp đồng lao động thoả thuận mức lương chính mà người lao động được hưởng nếu làm việc đầy đủ Hợp đồng lao động là tài liệu được sử dụng trong công tác tính lương để đảm bảo rằng công ty thực hiện đúng các khoản lương thưởng theo như hợp đồng lao động đã ký kết.
* Bảng chấm công: Công ty dùng Bảng chấm công để theo dõi ngày công làm việc thực tế làm việc, nghỉ việc Đây là căn cứ trả lương cho người lao động. Mỗi phòng phải lập bảng chấm công hàng tháng, sau đó chuyển lại cho phòng Hành chính tổng hợp Hàng ngày, trưởng phòng hay ban Quản lý điều hành dự án sẽ chấm công cho các nhân viên Bảng chấm công được lưu tại phòng Hành chính tổng hợp cùng các giấy tờ có liên quan.
* Bảng chấm công làm thêm giờ: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị Mỗi phòng nếu trong tháng phát sinh làm thêm giờ đều phải lập bảng này sau đó chuyển lên cho phòng kế toán.
* Bảng thanh toán tiền lương: Bảng này được Công ty lập theo mấu số 02 –
LĐTL, đây là căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài lương cho người lao động Đồng thời, đây là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động và thống kê về lao động, tiền lương Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng dựa trên các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng xếp lương năng suất
Cuối mỗi tháng, kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, sau đó trình cho giám đốc ký duyệt, chuyển cho kế toán viết phiếu chi và thủ quỹ phát lương.
* Bảng thanh toán tiền thưởng: Được công ty lập theo mẫu số 03- LĐTL.
Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng nhân viên trong công ty, là cơ sở để tính thu nhập cho mỗi nhân viên và là căn cứ ghi sổ kế toán Bảng này do bộ phận kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký, họ tên người lập, kế toán trưởng và giám đốc.
*Bảng thanh toán làm thêm giờ: Công ty lập bảng này theo mẫu số 06-
LĐTL Bảng này dùng để xác định khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
* Bảng kê các khoản trích nộp theo lương: mẫu số 10-LĐTL: dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và đây cũng là cơ sở để ghi sổ kế toán Bảng này được lập làm 2 bản và phải có chữ ký đầy đủ của kế toán trưởng và Giám đốc.
Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ tiền lương từ phòng Hành chính tổng hợp sẽ chuyển sang tiến hành hạch toán ghi sổ và thanh toán lương cho người lao động Chứng từ thanh toán tiền lương bao gồm: Phiếu tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi
Trình tự thanh toán tiền lương như sau:
- Bảng tổng hợp và phân bổ tiền lương
Hạch toán và thanh toán lương
- Phiếu chi, phiếu tạm ứng
Các bộ phận sản xuất
- Bảng xếp lương năng suất
Phòng Hành chính tổng hợp
Quản lý nhân sự Tính lương
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ về tiền lương tại công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Qua sơ đồ trên ta thấy được một chứng từ tiền lương được chia làm ba giai đoạn Trước hết mỗi phòng có trách nhiệm ghi nhận thời gian lao động thực tế mà nhân viên đã làm trong tháng, thời gian lao động này được phản ánh qua bảng chấm công Đối với bộ phận kỹ sư công trương, trưởng bộ phận đánh giá mức độ hoàn thành công việc mà nhân viên đã làm được để ghi vào bảng chấm lương năng suất
Phòng Hành chính tổng hợp là nơi lưu giữ hợp đồng lao động và hồ sơ các nhân viên trong Công ty, kể cả nhân viên không chính thức Hàng tháng, nhận được bảng chấm công và bảng sếp lương năng suất phòng Hành chính tổng hợp sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động và các quy định của Công ty để tính lương cho mỗi nhân viên Bảng tính lương cho nhân viên được trình lên ban Giám đốc để phê duyệt, sau khi đã được phê duyệt mới quyết đinh chính thức Sau đó bảng tính lương được chuyển đến phòng kế toán để làm cơ sở để trả lương cho nhân viên và kế toán hạch toán tiền lương.
Tại phòng Tài chính kế toán, bảng lương được sử dụng để kế toán viên trả lương cho nhân viên qua TK của Công ty tại ngân hàng và dùng làm chứng từ để ghi sổ Kế toán sẽ viết Ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để thanh toán tiền lương.
2.3.2 Phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân tại Công ty tnhh thương mại và ứng dụng MTA
Thuế thu nhập cá nhân là khoản thuế thu nhập đánh trên những người có thu nhập cao nhằm giảm bớt sự chênh lệch giàu nghèo trong xã hội, thực hiện công bằng Loại thuế này mới được áp dụng tại Việt Nam Hiện nay Chính phủ đã ban hành luật thuế TNCN đối với người có thu nhập cao Luật Thuế Thu nhập cá nhân được ban hành của Quốc hội khóa 9 kỳ họp thứ 2, số 04/2007QH12 ngày 21 tháng
Hiện nay Công ty đang áp dụng Thuế TNCN theo biểu thuế luỹ tiến từng phần Những nhân viên có thu nhập trên 5 triệu đều phải nộp thuế Lương được ghi trong hợp đồng là lương mà người lao động nhận được sau khi đã đóng thuế TNCN(lương ròng hay lương NET) Công ty sẽ đóng thuế TNCN cho nhân viên (đối với các nhân viên có thu nhập trên 5 triệu).
Bảng 2.7: Thuế suất thuế TNCN
Thuế suất thuế TNCN đối với công dân Việt Nam và cá nhân khác định cư tại
Bậc Thu nhập bình quân tháng/người Thuế suất (%)
Từ bảng thuế suất này ta có bảng quy đổi thu nhập ra thu nhập trước thuế
Bảng 2.8: Bảng quy đổi TNST ra TNTT đối với công dân Việt Nam và cá nhân khác định cư tại Việt Nam
Thu nhập sau thuế (NET) (nghìn đồng) Thu nhập trước thuế
Kế toán các khoản trích theo lương và phụ cấp, khen thưởng tại Công ty tnhh thương mại và ứng dụng MTA
2.4.1 Nội dung các khoản trích theo lương tại Công ty
Công ty thực hiện các khoản trích theo lương bao gồm BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định của nhà nước
BHXH của Công ty được trích 20% trên tổng tiền lương ghi trên hợp đồng. Khoản BHXH này được tính vào chi phí của Công ty trong kỳ Quỹ BHXH được chi tiêu cho nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản
Quỹ BHYT của Công ty được trích theo tỷ lệ 3% trên tổng tiền lương ghi trên hợp đồng Công ty tính toàn bộ khoản chi phí này vào chi phí trong kỳ Quỹ BHYT dùng để thanh toán các khoản khám bệnh, viện phí
Các khoản phụ cấp theo lương của Công ty mà người lao động được hưởng là phụ cấp chức vụ và phụ cấp công tác
* Phụ cấp chức vụ áp dụng với lãnh đạo các phòng ban và lãnh đạo công ty. Các thành viên trong ban Kiểm soát cũng được hưởng phụ cấp chức vụ.
* Phụ cấp lưu động áp dụng với những nhân viên thường xuyên phải đi công tác xa.
2.4.2 Tính các khoản trích theo lương
Căn cứ vào bảng danh sách nhân viên Công ty, phòng Hành chính sẽ tính sốBHYT, BHXH mà nhân viên trong Công ty phải nộp
Ví dụ: Theo hợp đồng của đồng chí Trần Quốc Toàn là 7.000.000 thì:
Bảng 2.16: Bảng tính các khoản trích theo lương tháng 12 năm 2009
CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MTA
BẢNG TÍNH CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Các khoản trích theo lương BHXH Tổng
(3%) Phạm Thị Hạnh 15.000.000 3.000.000 450.000 3.450.000 Nguyễn Tuấn Anh 10.000.000 2.000.000 300.000 2.300.000 Trần Đức Nhất 10.000.000 2.000.000 300.000 2.300.000
Nguyễn Huy Khánh 7.000.000 1.400.000 210.000 1.610.000 Nguyễn Công Tâm 6.500.000 1.300.000 195.000 1.035.000
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Căn cứ vào bảng tính các khoản trích theo lương kế toán phân bổ các khoản trích theo lương vào chi phí trong kỳ của Công ty:
BHXH phải nộp = Lương theo hợp đồng x 20%
BHYT phải nộp = Lương theo hợp đồng x 3%
Bảng 2.17: Bảng trích BHXH vào chi phí tháng 12 năm 2009 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG MTA
BẢNG TRÍCH BHXH VÀO CHI PHÍ THÁNG 12 NĂM 2009
Các khoản đóng góp Lương tháng thực lĩnh
Tổng chi phí tiền lương
Trích BHXH vào chi phí QLDN
(3%) Phạm THỊ Hạnh 15.000.000 1.125.000 3.000.000 450.000 16.756.000 21.331.000 3.450.000 Nguyễn Tuấn Anh 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.056.780 13.912.335 2.300.000 Trần Đức Nhất 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.112.000 13.967.555 2.300.000
Lê Tuấn Hùng 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.756.110 14.611.665 2.300.000 Nguyễn Thị Xuân 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 1.610.000
Nguyễn Huy Khánh 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 1.610.000 Nguyễn Công Tâm 6.500.000 666.666 1.300.000 195.000 6.800.000 8.961.666 1.035.000
(Nguồn:Phòng Tài chính kế toán
Bảng 2.18 : Bảng trích BHYT vào chi phí tháng 12 năm 2009
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG MTA BẢNG TRÍCH BHYT VÀO CHI PHÍ THÁNG 12 NĂM 2009
Các khoản đóng góp Lương tháng thực lĩnh
Tổng chi phí tiền lương
Trích BHYT vào chi phí QLDN
(3%) Phạm Thị Hạnh 15.000.000 1.125.000 3.000.000 450.000 16.756.000 21.331.000 450.000 Nguyễn Tuấn Anh 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.056.780 13.912.335 300.000 Trần Đức Nhất 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.112.000 13.967.555 300.000
Lê Tuấn Hùng 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.756.110 14.611.665 300.000 Nguyễn Thị Xuân 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 210.000 Trần Quốc Toàn 4.500.000 900.000 135.000 4.650.000 5.685.000 135.000
Trích BHXH, BHYT của NVQL Cho cơ quan nhà nước
Kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh như sau:
Nghiệp vụ để trích BHYT vào chi phí trong kỳ:
BHXH và BHYT được nộp vào ngân sách nhà nước thông qua tài khoản của công ty tại ngân hàng Vietcombank Hàng quý, kế toán lập uỷ nhiệm chi để thanh toán cho nhà nước
Chỉ tiêu Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng
Khi ngân hàng gửi giấy báo Nợ, kế toán định khoản như sau:
Sơ đồ 2.19: Hạch toán các khoản trích theo lương
Kế toán các khoản trích theo lương theo dõi trên các sổ bao gồm: Nhật ký chung, Sổ cái TK 338, Sổ chi tiết TK 3383, TK 3384 theo quy trình:
Sổ cái TK 338 Sổ chi tiết TK 3383, 3384
Sơ đồ 2.20: Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: phòng Kế toán tài chính)
Bảng 2.21: Trích Nhật ký chung năm 2009 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG MTA
Nội dung TKĐƯ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
29/12 Trích BHXH vào chi phí tháng 12 TK 642
29/12 Trích BHYT vào chi phí tháng 12 TK 642
12.000.000 29/12 VCB185.02 29/12 Nộp BHXH, BHYT quý IV cho cơ quan quản lý bằng tiền mặt
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính
Bảng 2.22: Trích Sổ chi tiết TK 3383 năm 2009 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG MTA
SỔ CHI TIẾT TK 3383 “BẢO HIỂM XÃ HỘI”NĂM 2009 Ngày tháng
Nội dung TKĐƯ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
31/10 Trích BHXH vào chi phí tháng 10 TK 642 67.560.000 67.560.000
30/11 Trích BHXH vào chi phí tháng 11 TK 642 75.621.000 75.621.000
29/12 Trích BHXH vào chi phí tháng 12 TK 642 80.000.000 80.000.000
29/12 VCB185.02 Nộp BHXH quý IV cho cơ quan quản lý bằng tiền mặt
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Bảng 2.23: Trích Sổ chi tiết TK 3383 năm 2009 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG MTA
SỔ CHI TIẾT TK 3384 “BẢO HIỂM Y TẾ” NĂM 2009 Ngày tháng
Nội dung TKĐƯ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
31/10 Trích BHYT vào chi phí tháng 10 TK 642 10.258.000 10.258.000
30/11 Trích BHYT vào chi phí tháng 11 TK 642 11.783.000 11.783.000
29/12 Trích BHYT vào chi phí tháng 12 TK 642 12.000.000 12.000.000
29/12 VCB185.02 Nộp BHYT quý IV cho cơ quan quản lý bằng tiền mặt
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán )
Bảng 2.24: Trích Sổ Cái TK 338 năm 2009 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG MTA
SỔ CÁI TK 338“CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ, PHẢI NỘP KHÁC” NĂM 2007
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
31/10 Trích BHXH, BHYT vào chi phí tháng 10 TK 642 77.818.000 77.818.000
30/11 Trích BHXH, BHYT vào chi phí tháng 11 TK 642 87.404.000 87.404.000
29/12 Trích BHXH,BHYT vào chi phí tháng 12 TK 642 92.000.000 92.000.000
29/12 VCB185.02 Nộp BHXH, BHYT quý IV cho cơ quan quản lý bằng tiền mặt TK
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Công tác trích các khoản theo lương của Công ty được thực hiện khá hợp lý, khoa học đảm bảo tính chính xác kịp thời cho việc tính chi phí giá thành cho Công ty.
PHẦN 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG MTA
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công
Là một Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tư vấn và quản lý dự án,với một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao thì vấn đề trả lương cho người lao động là một vấn đề cần được quan tâm Đi đôi với vấn đề này, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty đóng một vai trò quan trọng trong công tác kế toán của Công ty Hiện nay, công tác kế toán tiền lương đã dần hoàn thiện và có nhiều ưu điểm Tuy nhiên bên cạnh đó không thể không kể đến một số nhược điểm mà kế toán tiền lương đang gặp phải Hơn nữa trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, để tồn tại và phát triển Công ty cần đưa ra các giải pháp và chiến lược phát triển mới, phù hợp với điều kiện của mình.Với vai trò cung cấp nguồn thông tin trực tiếp cho các nhà quản trị, hệ thống kế toán của Công ty cần phải đảm bảo tính kịp thời và chính xác, trong đó công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty đóng một vai trò quan trọng Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng là một công việc rất cần thiết, phù hợp với nhu cầu quản lý của Công ty.
Các nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nguyên tắc quan trọng nhất trong việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là phải đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ và các quy định hiện hành Bên cạnh đó, do mỗi doanh nghiệp lại có những đặc điểm kinh doanh khác nhau, bộ máy quản lý và phân công lao động cũng khác nhau vì vậy các giải pháp đưa ra phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, đồng thời cũng phải rất linh hoạt, tránh cứng nhắc, dập khuôn để phát huy vai trò của kế toán Ngoài ra, các giải pháp đưa ra cũng phải đảm bảo tính hiệu quả và tính khả thi trong điều kiện của mỗi doanh nghiệp hiện nay Điều này đòi hỏi phải có một sự hiểu biết sâu sắc và nhận thức rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm ngành nghề, đặc điểm lao động của mỗi doanh nghiệp Nói tóm lại, các giải pháp đưa ra cần hội tủ đủ các yếu tố: tuân thủ các quy định của Pháp luật, phù hợp với đặc điểm của Công ty, linh hoạt và mang tính khả thi cao. Để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty, ta sẽ xem xét một số ưu nhược điểm trong bộ máy quản lý, trong bộ máy kế toán và đặc biệt trong phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Những thành tựu trong công tác quản lý và công tác kế toán
3.2.1 Công tác quản lý tại Công ty
Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, được xây dựng một cách khoa học, hợp lý, hoạt động hiệu quả Bộ máy quản lý này giúp cho Ban lãnh đạo trong việc quản lý điều hành công ty.
Sự hiệu quả trong công tác quản lý của Công ty còn được thể hiên qua sự phân công lao động hết sức rõ ràng, cụ thể và khoa học giữa các phòng ban, bộ phận Mỗi phòng ban có những chức năng riêng biệt, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác Các phòng ban được thiết kế hợp lý với chức năng và nhiệm vụ của Công ty Bên cạnh đó Công ty còn lập riêng một Ban kiểm soát hoạt động độc lập, giám sát chặt chẽ việc huy động vốn và sử dụng nguồn vốn của Công ty Đồng thời Ban kiểm soát còn đánh giá hiệu quả hoạt động của Công ty.
Các thành viên trong ban lãnh đạo Công ty đều là những người có khả năng và kinh nghiệm trong quản lý, điều hành cũng như trong lĩnh vực xây dựng Bên cạnh phân công công việc có hiệu quả, ban lãnh đạo còn quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên trong toàn Công ty.
3.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán Để tạo nên sự thành công của công tác kế toán phải kể đến công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung là rất phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty, giúp cho việc cập nhật chứng từ hàng ngày là nhanh chóng kịp thời và đảm bảo tính chính xác Sử dụng mô hình này giúp kế toán trưởng giám sát được toàn bộ hoạt động của các nhân viên trong phòng, có sự đôn đốc với công tác kế toán Với quy mô Công ty còn hạn chế, thì việc tổ chức bộ máy kế toán như vậy là gọn nhẹ, không cồng kềnh giúp tiết kiệm chi phí cho Công ty mà vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc Hiện tại phòng Kế toán có 8 người trong đó có 7 người có trình độ cử nhân, 1 người có bằng thạc sĩ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, làm việc hiệu quả.
3.2.3 Về công tác tổ chức kế toán
Công ty đã vận dụng quyết định số 15/2009/QĐ-BTC ban hành ngày20/03/2009 là phù hợp với đặc điểm của Công ty TNHH Công ty lựa chọn hình thức Nhật ký chung giúp cho việc vào sổ kế toán trở nên đơn giản, không phức tạp,tránh nhầm lẫn Việc sử dụng các sổ chi tiết hạch toán cho từng đối tượng cụ thể là rất chi tiết, đảm bảo theo dõi chính xác các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng đó,giúp kế toán trưởng nắm bắt tình hình kịp thời để từ đó đưa ra các biện pháp quản trị thích hợp Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, đơn giản, gọn nhẹ và khá hoàn chỉnh với cách bố trí nhân lực hợp lý, trinh độ vững chắc về chuyên môn, tạo điều kiện cho việc hạch toán được tập trung nhằm cung cấp thông tin tài chính cho quản lý được nhanh chóng chính xác Bộ máy kế toán được chia thành nhiều phần hành kế toán, tạo điều kiện cho các nhân viên tích lũy được kinh nghiệm, ý thức được tầm quan trọng của mình trong Công ty nói chung và trong phòng kế toán nói riêng.
3.2.3.1.Về tổ chức vận dụng chứng từ
Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15 Hệ thống chứng từ này rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, dễ dàng cho việc ghi sổ, kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh, nội dung ghi trên chứng từ Kế toán Công ty đã tuân thủ đầy đủ quá trình luân chuyển chứng từ, bảo quản, kiểm tra và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh được quản lý chi tiết theo từng tháng, có đánh số thứ tự rõ ràng rất thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
3.2.3.2.Về hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản của Công ty được vận dụng theo Quyết định số 15 Các tài khoản được mở chi tiết theo từng đối tượng, thuận tiện cho việc theo dõi số dư, tình hình công nợ của Công ty. Đặc biệt phòng Kế toán của Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính hỗ trợ cho công tác kế toán, làm giảm khối lượng công việc kế toán nhưng vẫn đảm bảo cho việc ghi chép, tính giá thành và kết quả tiêu thụ
3.2.3.3.Về hệ thống sổ sách
Hệ thống sổ sách của Công ty được vận dụng theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chính Theo quyết định này, Công ty có một hệ thống sổ sách đầy đủ, được lập đều đặn, đảm bảo cho việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra.
Có thể nói, bên cạnh sự trợ giúp của phần mềm kế toán, sự phân công lao động rõ ràng cộng với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc đã giúp cho bộ máy kế toán của Công ty hoạt động có hiệu quả Nguyên tắc thận trong luôn được đội ngũ nhân viên kế toán đặt lên hàng đầu Các quyết định tài chính quan trọng luôn được cân nhắc kỹ và được thông qua ban lãnh đạo trước khi công bố.
3.2.4 Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương do đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực và chuyên môn đảm nhiệm nên đã đạt hiệu quả cao và khá hoàn thiện Trước hết, để tạo nên sự hoàn thiện của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải kể đến sự phân công lao động hợp lý giữa phòng kế toán và phòng Hành chính tổng hợp Với nhiệm vụ theo dõi tình hình nhân sự, số lượng lao động và thời gian lao động của từng nhân viên, tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên, phòng Hành chính tổng hợp đóng một vai trò không nhỏ trong công tác tiền lương tại Công ty Hàng tháng, kế toán tiền lương thực hiện ghi sổ kế toán dựa trên bảng tính lương mà phòng Hành chính tổng hợp chuyển sang Sự phân công công việc này phù hợp với chức năng của mỗi phòng ban, đem lại hiệu quả cao cho Công ty đồng thời đảm bảo chi trả lương kịp thời cho nhân viên, tạo tâm lý yên tâm khi làm việc cho nhân viên.
Công tác tính lương được thực hiện rất linh hoạt, phù hợp với quy chế trả lương của nhà nước cũng như quy định chung của Công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương là trả lương năng suất và trả lương theo thời gian. Việc áp dụng các hình thức trả lương này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm ngành nghề của Công ty Cách tính lương đơn giản cũng giúp nhân viên trong Công ty dễ hiểu Quy trình tính, chi trả lương và các khoản trích theo lương có sự phối hợp với các bộ phận, gắn liền với tình hình thực tế của người lao động và chất lượng của từng lao động Vì vậy đảm bảo lợi ích cho người lao động.
Hiện nay Công ty đang trả lương cho nhân viên qua tài khoản của Công ty tại ngân hàng Viêtcombank chi nhánh Cầu Láng Hạ Việc trả lương qua tài khoản là một biện pháp có nhiều ưu điểm, mang lại nhiều thuận tiện cho nhân viên trong việc rút tiền cũng như cho Công ty trong việc chi trả, đảm bảo chính xác, kịp thời Hàng tháng, phòng kế toán sẽ giảm bớt khối lượng công việc trong việc trả lương cho nhân viên, viết phiếu chi, dễ gây nhầm lẫn, tốn nhiều thời gian
Về viêc vận dụng chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hệ thống chứng từ, sổ sách trong phần hành kế toán tiền lương mà Công ty đang áp dụng tuân theo đúng các quy định mới nhất của Bộ Tài Chính Công việc hạch toán lương không chỉ được thực hiện ở phòng kế toán mà tại các phòng ban khác người lao động cũng có thể kiểm tra đánh giá được kết quả làm việc thông qua lương và thưởng mà mình nhận được Công việc hạch toán tiền lương được thực hiện đúng kỳ, đảm bảo trả lương đúng thời gian cho người lao động.
Về việc sử dụng tài khoản để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Công ty đã vận dụng theo Quyết định số 15/QĐ – BTC, đây là quyết định mới nhất mà BTC đã ban hành Công ty đã sử dụng Tài khoản 334 và Tài khoản
Một số hạn chế còn tồn tại
3.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán
Mặc dù đã có sự phân công công việc đối với từng phần hành kế toán tuy nhiên nhiều khi việc phân tách trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán còn chưa rõ ràng, dẫn đến sự trùng lặp công việc Có nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán ảnh hưởng đến tính độc lập khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
Công ty chưa phân tách được chức năng tài chính trong phòng kế toán Chức năng tài chính chủ yếu do kế toán trưởng thực hiện còn các kế toán viên chỉ thực hiện công tác kế toán đơn thuần Mảng tài chính là một mảng rất quan trọng, việc phân tích các chỉ tiêu tài chính sẽ cung cấp cho Ban Giám đốc thông tin đầy đủ, chính xác hơn về tình hình tài chính của Công ty theo từng thời kỳ nhằm đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh hiệu quả Thêm nữa trong bộ máy kế toán hiện nay vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ, do vậy Ban quản lý của Công ty rất khó kiểm soát công tác kế toán trong thời gian dài để có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tài chính của Công ty,giúp phát hiện những khuyết điểm trong bộ máy kế toán của mình Khi mà quy mô đang mở rộng như hiện nay, với khối lượng vốn lớn, các nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều thì việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ là rất cần thiết.
Phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng là phần mềm kế toán ANA 4.0 là phần mềm được áp dụng Ngoài ra, hiện nay phần mềm kế toán ANA đã có phiên bản mới 5.0 và 6.0 nhưng công ty chưa áp dụng.
Do một số công trình ở khá xa, một số ban Quản lý dự án đã chậm trễ trong việc chuyển chứng từ về trung tâm, vì vậy chứng từ kế toán của Công ty không được tập hợp thường xuyên và đầy đủ Nhiều chứng từ kế toán tuy đã phát sinh nhưng phải đến một thời gian sau mới được chuyển lên phòng kế toán Chính điều này đã gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu của kế toán, ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin giúp Ban Quản lý Công ty đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời
Các chứng từ sử dụng trong việc hạch toán TSCĐ thì vẫn còn thiếu Biên bản thanh lý TSCĐ dẫn đến sự thiếu sót về mặt chứng từ trong hồ sơ thanh lý, nhất là khi có sự kiểm tra của cơ quan cấp trên Nhiều chứng từ còn chưa theo đúng quy định Một số phiếu thu, phiếu chi thiếu chữ ký của kế toán trưởng, người nhận tiền…
Sau thời gian thực tập 4 tháng tại Công ty, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ MTA như sau:
Thứ nhất về bộ máy kế toán, cần tiến hành phân công phân nhiệm rõ ràng hơn, để công việc của các kế toán viên không chồng chéo, năng suất làm việc cao hơn, cần phân rõ nhiệm vụ của kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán. Để tăng cường mảng tài chính, Công ty nên thiết lập một bộ phận tài chính riêng biệt có chức năng phân tích tình hình tài chính của Công ty trong ngắn hạn và dài hạn Với quy mô như hiện nay Công ty có thể bố trí nhân viên phân tích tài chính trong phòng kế toán để tạo ra sự gắn bó chặt chẽ giữa tài chính và kế toán. Cách làm này là khá hiệu quả vì không những giảm số lượng phòng ban mà còn tạo ra sự gắn bó chặt chẽ giữa tài chính và kế toán Đây là hai mặt hoạt động nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau Chính sách tài chính đưa ra trên cơ sở số liệu mà kế toán cung cấp Ngược lại tài chính giúp cho kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế của Công ty Đối với Công ty TNHH thương mại và dịch vụ MTA có nhiều dự án cần đưa vào phân tích, tính toán để thấy được hiệu quả của dự án từ đó ra quyết định đầu tư hay không Chính vì tầm quan trọng như vậy, đặc biệt là do đặc điểm của một doanh nghiệp xây dựng khi mà các dự án ngày càng nhiều thì việc thành lập thêm bộ phận tài chính là rất cần thiết.
Về hệ thống tài khoản, Công ty nên giảm bớt việc chia nhỏ các tài khoản không cần thiết phải chi tiết để tránh rắc rối và nhầm lẫn khi hạch toán Chẳng hạn như đối với TK tiền mặt và tiền gửi ngân hàng mở cho các loại ngoại tệ, một số ngoại tệ không phổ biến như đồng JPY mà doanh nghiệp không sử dụng đến thì có thể không đưa vào hệ thống tài khoản để tránh rắc rối Có thể mã hoá một số tài khoản hay sử dụng tiện cho việc ghi chép cũng như theo dõi, chẳng hạn như tài khoản 1122.01.05 mở tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Đây là ngân hàng màCông ty có khối lượng giao dịch lớn nhất Công ty nên có sự theo dõi chi tiết ngân hàng mà Công ty có nhiều giao dịch nhất Ngoài các sổ chi tiết để theo dõi tinh hình vay nợ, trả nợ đối với từng ngân hàng, Công ty nên lập thêm các tệp tin tập hợp các hợp đồng tín dụng, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh giữa ngân hàng và Công ty.
Thứ hai, về phần mềm kế toán hiện đang áp dụng, nên áp dụng phiên bản mới với những tính năng phù hợp với đặc điểm công tác kế toán tại Công ty, hiện nay phần mềm kế toán ANA đã có phiên bản mới là ANA 5.0 và ANA 6.0 với những tính năng ưu việt hơn phiên bản cũ và phù hợp với chế độ và quyết định số
Thứ ba, cần bổ sung một số chứng từ về phần hành TSCĐ, ghi chép và luân chuyển theo chế độ đã quy định Chẳng hạn như Biên bản thanh lý tài sản cố định cần được bổ sung trong thủ tục thanh lý đề hoàn thiện hồ sơ thanh lý, có chữ ký của Công ty và của người nhận thanh lý, số tiền thanh lý nhằm tránh sự thiếu sót về mặt thủ tục và cũng để thuận tiện cho cơ quan cấp trên khi kiểm tra.
Về chứng từ kế toán nói chung, cần sửa tên đơn vị là Công ty TNHH thương maỊ và dịch vụ MTA để tránh sự nhầm lẫn cho khách hàng, cơ quan cấp trên và cơ quan thuế
3.3.2 Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục.
Thứ nhất, công tác tính lương hiện nay còn tương đối phức tạp và nặng nề do chủ yếu thực hiện bằng tay và chỉ được hỗ trợ bằng máy tính thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán EXCEL Chính vì vậy, những sai sót trong tính toán rất có thể xảy ra Việc thực hiện thủ công như vậy có thể gây sự nhầm lẫn, khó khăn đặc biệt trong việc tập hợp các khoản chi phí, kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh.
Về cách trả lương cho nhân viên, đối với nhân viên hành chính được trả theo số tiền đã được thoả thuận trong hợp đồng lao động Cách trả lương là đơn giản nhưng gây ra một số hạn chế đối với Công ty Điều này dẫn đến ý thức lao động của nhân viên không cao Người lao động không quan tâm đến chất lượng và hiệu quả công việc mình làm vì dù làm thế nào họ cũng nhận được lương như trong hợp đồng.
Về tỷ lệ trích các khoản trích theo lương vào chi phí trong kỳ: Công ty hiện đang trích 20% BHXH, 3% BHYT vào chi phí trong kỳ, các khoản trích này được trích toàn bộ vào chi phí trong kỳ mà không có phần trừ vào thu nhập của người lao động.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích
Có thể nói trong công tác hạch toán kế toán cac phần hành chủ yếu tại đơn vị mình, Công ty tnhh thương mại và dịch vụ MTA đã tuân thủ hầu hết các nguyên tắc kế toán cũng như các chế độ kế toán hiện hành Trong thời gian tìm hiểu nghiên cứu về phần hành kế toán tiền lương tại Công ty em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như sau:
1% lương theo hợp đồng(BHYT)
Tổng tiền lương vào chi phí Lương tháng thực lĩnh=
+Thuế TNCN 5% lương theo hợp đồng(BHXH)
3.4.1 Cần hoàn thiện công tác tính lương
Có thể nói sau khi tách ra hoạt động độc lập, Công ty đã áp dụng cách tính lương mới đơn giản hơn, hiệu quả hơn Tuy nhiên với cách tính lương này chưa đảm bảo trả lương công bằng so với sức lao động mà mỗi nhân viên đã bỏ ra Công ty nên xây dựng một phần mềm chuyên dụng dùng để tính lương Công ty nên xây dựng một cách tính lương mới mà trong đó, cần theo dõi thời gian lao động của nhân viên trong công ty chính xác hơn thông qua các phiếu đánh giá chất lượng công việc do các Trưởng phòng lập, theo dõi riêng cho từng dự án Đối với đội ngũ kỹ sư tham gia giám sát thi công các dự án ở các khu vực xa trung tâm, cần áp dụng chế độ phụ cấp thích hợp nhằm khuyến khích tinh thần lao động cho mỗi nhân viên.
3.4.2 Đối với cách trả lương cho nhân viên
Công ty cần xem xét lại cách lương sao cho tối ưu và công bằng đối với năng lực của người lao động và hiệu quả làm việc của họ Khi người lao động thấy được tiền lương mà họ nhân được xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra thì họ sẽ hăng say lao động, mang lại năng suất cao hơn Đặc biệt do đặc điểm ngành nghề kinh doanh và trình độ của đội ngũ nhân viên nên Công ty cần chú ý tới cách trả lương cho họ.
3.4.3.Tỷ lệ trích các khoản trích theo lương vào chi phí
Chi phí nhân công chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp Chính vì vậy để tính toán chính xác kết quả kinh doanh thì Công ty cần phải hạch toán chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương Hơn nữa, nếu hạch toán đúng theo chế độ hiện hành nhân viên sẽ thấy được số tiền thực tế trong tháng mình làm ra chứ không chỉ là số tiền thực tế mà mình nhận được trong tháng là bao nhiêu, cho thấy rõ bản chất tiền lương.
Tổng tiền lương trích vào chi phí = Tổng tiền lương thực lĩnh + thuế TNCN
Công ty nên trích tổng tiền lương vào chi phí như sau:
Kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 642: chi phí lương bộ phận quản lý
Khí trích các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT) kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 642: 15% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý
Nợ TK 334: 5% lương theo hợp đồng của bộ phận quản lý
Có TK 3383: Tổng số BHXH phải trích
Trích BHYT trong kỳ, kế toán sẽ định khoản
Nợ TK 642: 2% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý
Nợ TK 334: 1% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý
Có TK 3384: Tổng số BHYT phải trích Đồng thời phản ánh đúng bản chất của thuế TNCN người lao động là khoản trừ vào thu nhập của nhân viên trong kỳ
3.4.4 Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm dùng để trợ cấp cho người lao động bị thôi việc, mất việc làm, đào tạo nghề cho người lao động trong doanh nghiệp Hiện tượng thôi việc, mất việc ít xảy ra nhưng nhưng việc đào tạo lao động là một việc rất cần thiết đặc biệt khi Công ty có nhu cầu tuyển dụng lao động nhiều Ở một số doanh nghiệp, người lao động muốn được đào tạo phải tự chi trả các khoản chi phí đào tạo, điều này làm giảm tinh thần làm việc của họ, có thể dẫn tới việc từ chối nhận việc nếu khoản chi phí đào tạo mà người lao động phải tự bỏ ra là quá cao.
Với đặc điểm hoạt động của Công ty, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và quản lý dự án đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao. Chính vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên sao cho phù hợp với công việc là một việc hết sức cần thiết Để đáp ứng được nhu cầu đó Công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Tuy nhiên Công ty cũng nên xem xét lại cơ cấu chi phí của Công ty sao cho hợp lý để có thể đưa ra quyết định có nên lập dự phòng trợ cấp mất việc hay không và nếu trích thì tỷ lệ hợp lý là bao nhiêu.
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích lập từ 1%- 3% tổng quỹ lương thực tế của Công ty và được trích vào chi phí quản lý doanh nghiệp Quỹ này thường được lập vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.
3.4.5 Công ty nên trích Kinh phí công đoàn
Công đoàn là tổ chức đoàn thể trong các công ty để bảo vệ lợi ích của nhân viên trong công đoàn Theo chế độ quy định thì tỷ lệ trích Kinh phí công đoàn là 2% trên quỹ lương thực tế Hiện nay Quỹ công đoàn của Công ty vẫn chưa tách riêng với Tổng công ty, điều này là không thuận lợi cho hoạt động của các cán bộ nhân viên trong Công ty Đây là tổ chức có sức mạnh gắn kết các thành viên trong Công ty với nhau Do vậy Công ty nên trích lập Kinh phí công đoàn cho nhân viên trong Công ty tham gia, đặc biệt khi số lượng nhân viên trong công ty ngày càng tăng.
3.4.6 Cần hạch toán tiền ăn ca của nhân viên vào chi phí trong kỳ
Hiện nay, tiền ăn ca của nhân viên trong Công ty chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ, do đó tổng chi phí chưa được hạch toán chính xác ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ hạch toán Do vậy một đề xuất nữa là tiền ăn ca của nhân viên cần được hạch toán vào chi phí của từng bộ phận Công việc này do bộ phận kế toán đảm nhiệm Khi đó, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 642: Tiền ăn ca của nhân viên quản lý
Có TK 334: Tiền ăn ca phải trả cho nhân viên
3.4.7 Cần điều chỉnh mức lương tối thiểu
Theo Nghị định của Chính phủ số 166/2009/ NĐ- CP ngày 16 tháng 11 năm
2009 quy đinh mức lương tối thiểu chung là 540.000đ, Công ty cần áp dụng Nghị định này trong việc tính lương, BHXH, BHYT sao cho phù hợp với các quy định tài chính hiện hành Đồng thời Công ty cũng đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về lương và các khoản trích theo lương đối với người lao động tại Công ty.
3.4.8.Về vấn đề quản lý lương của người lao động
Vấn đề quản lý lương của người lao động, cụ thể là việc theo dõi thời gian lao động của công nhân viên Để tránh tình trạng tính sai lệch, không đúng thời gian lao động thực tế của cán bộ công nhân viên, ngoài việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua " Bảng chấm công " Công ty cần theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi lao động Nếu một lao động làm việc không đủ số giờ theo quy định thì thực hiện trừ công theo giờ và nếu người lao động làm thêm giờ thì nên lập thêm chứng từ
“Phiếu báo làm thêm giờ” cùng mức thưởng hợp lý để thực hiện việc trả lương đúng đắn và khuyến khích người lao động tăng năng suất công việc.
PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ
Họ và tên : Đơn vị công tác :
Ngày tháng Công việc Thời gian làm thêm Đơn giá
Từ giờ Đến giờ Tổng giờ
Cuối tháng căn cứ vào phiếu báo làm thêm giờ của từng cán bộ công nhân viên, kế toán tiền lương sẽ quy đổi số giờ làm thêm ra ngày công bằng cách lấy tổng số giờ làm thêm chia cho 8 Nếu số ngày lẻ (dạng số thập phân) thì có thể làm tròn rồi đem bù trừ thời gian đó sang tháng sau Làm được như vậy người lao động trong công ty sẽ được khuyến khích hơn vì lao động của họ ra được bù đắp thoả đáng.
3.4.9.Các khoản trích theo lương
Công ty nên quản lý danh sách lao động có nộp BHXH và không nộp BHXH trong quá trình hạch toán Hiện nay trên Bảng thanh toán lương của công ty số người không tham gia nộp bảo hiểm không được tách riêng khỏi số người nộp bảo hiểm Do đó gây nhiều khó khăn trong việc tính toán các khoản bảo hiểm cho từng lao động Theo em, Công ty nên tách, phân chia nhân viên thành 2 loại :