Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả mô hình kế toán giao dịch một cửa tại vpbank

`Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng LI NểI U Trong kinh tế thị trường, cạnh tranh quy luật tất yếu Các đơn vị kinh doanh ngày phải đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng khách hàng người định thành công hay thất bại cạnh tranh doanh nghiệp Các ngân hàng thương mại phải đứng trước cạnh tranh mạnh mẽ khơng từ phía Ngân hàng thương mại nước, mà từ phía Ngân hàng thương mại nước ngồi trước thềm hội nhập.Để chiến thắng cạnh tranh, Ngân hàng thương mại phải cung cấp cho khách hàng mà họ thấy cần thiết Ngân hàng bán lẻ với mục tiêu cung cấp tiện ích cho khách hàng thời gian giao dịch, địa điểm giao dịch phương thức giao dịch Hiện nay, với thời gian làm việc hành giờ/ngày, ngày/tuần, ngân hàng đảm bảo mục tiêu phục vụ tất nhu cầu khách hàng lúc Mặt khác, hạn chế kênh phân phối truyền thống, khách hàng phải đến trụ sở chi nhánh ngân hàng thực giao dịch phải trải qua thủ tục phức tạp, gây bất tiện cho khách hàng giao dịch với ngân hàng Các kênh phân phối sản phẩm truyền thống thông qua hệ thống mạng lưới chi nhánh theo quan điểm cũ bảo vệ lợi ích ngân hàng mà khơng quan tâm đến lợi ích khách hàng Cách tiếp cận truyền thống dịch chuyển tạo cách tiếp cận lấy khách hàng trung tâm để phân phối sản phẩm Cùng với xu hội nhập quốc tế nói chung hội nhập quốc tế ngành ngân hàng nói riêng, địi hỏi NHTM Việt Nam cần phải có cải tiến giao dịch để bắt kịp với xu phát triển chung giới Với lý mà việc triển khai hồn thiện mơ hình kế tốn giao dịch cửa NHTM Việt Nam đòi hỏi tất yếu cấp thiết Nắm bắt xu chung việc phát triển mơ hình kế toán giao dịch cửa dựa sơ ứng dụng công nghệ đại, VPBank bước hồn thiện mơ hình giao dịch cửa với việc ứng dụng chương trình phần mềm B2Kadvance;Và tới VPBank đưa vào thử nghiệm phần mềm T24 vi nhiu u vit hn Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hµng Sau q trình học tập nghiên cứu Học Viện Ngân Hàng, trình tìm hiểu thực tiễn cơng tác kế tốn giao dịch VPBank thời gian thực tập, em xin lựa chọn đề tài: “ Giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu mơ hình kế tốn giao dịch cửa VPBank ” làm đề tài tốt nghiệp Ngoài phần mở đầu kết luận ;đề tài gồm có chương: Chương 1: Cơng tác kế tốn giao dịch ngân hàng Chương 2: Thực trạng tổ chức máy kế toán giao dịch Ngân hàng thương mại cổ phần doanh nghiệp quốc doanh Việt Nam - VPBank Chương : Một số giải pháp nhằm hồn thiện mơ hình kế toán giao dịch cửa VPBank Với mong muốn xin góp phần nhỏ vào nghiệp phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần doanh nghiệp quốc doanh – VPBank, hạn hẹp thời gian, kiến thức kinh nghiệm thực tế không nhiều nên cịn có nhiều sai sót q trình thực đề tài Em mong nhận ý kiến nhận xét, bảo góp ý thầy để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ: “Nguyễn Tường Vân”cùng thầy cô giáo khoa Ngân hàng cán nhân viên VPBank giúp đỡ em hoàn thành đề tài tốt nghiệp sSinh viên thực hiện: Trần ỡnh Thin lp : NHE_K6 Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng CHƯƠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN GIAO DỊCH NGÂN HÀNG 1.1 Kế tốn giao dịch Ngân hàng 1.1.1 Vai trị kế toán giao dịch tổng thể máy kế toán ngân hàng Do đặc điểm kinh doanh ngân hàng, kế toán giao dịch phận quan trọng kế toán ngân hàng định đến hiệu hoạt động kinh doanh ngân hàng, tạo nguồn vốn để ngân hàng hoạt động cung cấp thông tin ban đầu giúp quản trị Ngân hàng thương mại thực vai trị trung gian tín dụng, trung gian toán ngân hàng Kế toán giao dịch lõi loạt nghiệp vụ ngân hàng có liên quan Bởi kết nối trực tiếp với phần hành nghiệp vụ khác đòi hỏi tính xác,việc bảo mật liệu phải thực nghiêm ngặt việc việc soát liệu đầu vào cần phải đuợc quan tâm đặc biệt Nếu liệu đầu vào khơng kiểm sốt chặt chẽ, thiếu tính đồng bộ, qn, khơng theo chuẩn chung chuyển sang phần hành nghiệp vụ khác khó khăn, ta phải lưu ý đếnviệc chuẩn hố liệu chương trình Kế tốn giao dịch Có thể nói chương trình kế tốn giao dịch có vị trí quan trọng hệ thống kế tốn tốn.Chương trình kế tốn giao dịch giống chương trình sở chương trình nghiệp vụ ngân hàng khác Các chương trình chuyển tiền điện tử, tốn điện tử liên ngân hàng, thơng tin báo cáo … kết nối với chương trình kế toán giao dịch Các báo cáo định kỳ khơng định kỳ tình hình biến động số dư số phát sinh lấy số liệu từ chương trình kế tốn giao dịch Tóm lại, hầu hết chương trình khác dựa sở liệu chương trình kế tốn giao dịch Vì ta khẳng định chương trình kế tốn giao dịch hạt nhân máy kế toán ngân hàng 1.1.2 Các mơ hình kế tốn giao dịch: 1.1.2.1 Mơ hình kế tốn giao dịch truyền thống Theo mơ hình giao dịch truyền thống, quầy giao dịch bố trí nhiều cửa, cửa giao dịch bố trí tốn viên phụ trách nhóm khách Chuyªn đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng hng hay mt s phn hnh kế toán Thanh toán viên trực tiếp nhận chứng từ khách hàng để kiểm soát, vào sổ hạch toán phân tích chuyển chứng từ sang phận điện tốn để nhập liệu vào máy tính (tin học hố kế tốn mức độ thấp).Với quy trình giao dịch nhiều thời gian chi phí giao dịch, dễ có sai lầm thiếu sót q trình kiểm sốt thực giao dịch dẫn đến rủi ro cho ngân hàng khách hàng Sơ đồ 1.1 :Sơ đồ mơ hình giao dịch truyền thống: Khách hàng số Thanh toán viên Khách hàng số Thanh toán viên Khách hàng số Thanh tốn viên ĐIỆN TỐN KẾ TỐN TỔNG HỢP 1.1.2.2 Mơ hình kế tốn giao dịch mạng LAN Năm 1993 cơng tác kế tốn ngân hàng có bước phát triển với việc triển khai ứng dụng phần mềm kế toán giao dịch tức thời chạy mạng LAN Đây phần mềm kế toán máy ngành ngân hàng thiết kế theo chuẩn phần mềm giao dịch Ngân hàng giới có cải tiến phù hợp với chế quản lý kế toán, điều kiện trang bị trình độ tin học hệ thống Ngõn hng Vit Nam Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng S đồ 2:Sơ đồ mơ hình kế tốn giao dịch mạng LAN: Khách hàng số Khách hàng số Khách hàng số Nhânviên PC1 Nhân viên PC2 Nhân viên PC3 MÁY CHỦ KẾ TỐN TỔNG HỢP Trong mơ hình giao dịch mạng LAN, quầy giao dịch chia thành nhiều cửa mơ hình truyền thống máy vi tính trang bị tới nhân viên kế toán giao dịch (máy PC) nối mạng với máy chủ thành mạng cục Cho đến nay, sau 10 năm vận hành, phần mềm kế toán giao dịch tức thời chạy mạng LAN góp phần đắc lực vào việc đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động kế toán – toán, giới hoá đắc lực vào việc đổi mới, nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn ngân hàng, giải phóng sức lao động, tăng tốc độ xử lý, hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn hay xảy xử lý thủ công Tuy nhiên, trước phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin trưởng thành đội ngũ cán tin học, cán nghiệp vụ ngành ngân hàng, phần mềm kế tốn giao dịch mạng LAN cịn nhiều hạn chế: *Thứ công nghệ xuất phát thấp, khả tự động hoá độ ổn định kém, tốc độ xử lý chậm chưa đáp ứng yêu cầu khối lượng chứng từ tăng nhanh Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng *Th hai l s dụng công nghệ đầu năm 1990, phần mềm không đáp ứng yêu cầu trao đổi liệu với hệ thống công nghệ cao(đã triển khai thời gian gần đây) phần mềm thông tin báo cáo, chuyển tiền điện tử, toán bù trừ điện tử, Thanh toán liên ngân hàng… *Thứ ba đời công nghệ tin học đe doạ đến khả bảo mật trương trình can thiệp trực tiếp vào sở liệu Hệ thống chương trình số liệu kế tốn dựa sở liệu Foxpro đến lạc hậu bảo mật kém.Vì tiếp tục trì hoạt động mơ hình cũ gây thiệt hại cho hoạt động ngân hàng Như vậy, trước sức ép nhu cầu phát triển hội nhập buộc phải nhanh chóng đại hố công nghệ, ứng dụng công nghệ đại vào hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, đặc biệt cơng tác kế tốn giao dịch Bước vào kỷ 21, hệ thống Ngân hàng Việt Nam nói chung Ngân hàng thương mại nói riêng hướng tới xây dựng mơ hình giao dịch cửa dựa công nghệ nâng cao, phát triển dịch vụ ngân hàng đại, đáp ứng tốt nhu cầu dịch vụ tài ngân hàng khách hàng 1.2.Mơ hình kế tốn giao dịch cửa 1.2.1 Một số khái niệm -Giao dịch cửa: phương thức tổ chức cung ứng dịch vụ TCTD cho khách hàng,trong khách hàng cần giao dịch với giao dịch viên TCTD nhận kết từ giao dịch viên -Giao dịch viên (Teller) người thực giao dịch phần hành nghiệp vụ uỷ quyền giao dịch ( tiền gửi, tín dụng, tài trợ thương mại, chuyển tiền, ) phạm vi hạn mức giao dịch giới hạn phần hành nghiệp vụ giao -Kiểm soát viên người thực kiểm soát phê duyệt giao dịch thực giao dịch theo uỷ quyền Giám đốc (trưởng phòng nghiệp vụ người uỷ quyền) -Trưởng phòng giao dịch (Chief Teller) người có nhiệm vụ quản lý tài khoản tiền mặt tương đương tiền mặt chi nhỏnh, thc hin iu ho Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng tiền mặt cho giao dịch viên thực giao dịch khác vượt hạn mức giao dịch viên theo uỷ quyền Giám đốc -Hạn mức tồn quỹ số tiền tồn quỹ tối đa mà giao dịch viên phép để quỹ tiền mặt Hạn mức tồn quỹ quy định chi tiết loại tiền tệ -Hạn mức giao dịch số tiền tối đa giao dịch viên phép thực giao dịch (thu chi, chuyển khoản) Hạn mức giao dịch Giám đốc chi nhánh định phù hợp với tình hình cụ thể khả giao dịch giao dịch viên Hạn mức giao dịch quy định loại tiền tệ -Thủ quỹ nhân viên giao dịch thực thu chi tiền mặt cho giao dịch không thuộc quyền thực giao dịch giao dịch viên, giao dịch tiếp quỹ giao dịch nộp tiền từ giao dịch viên (trưởng phòng giao dich) quỹ ngân hàng -Quỹ phận quản lý quỹ chi nhánh Bộ phận quỹ hàng ngày thực việc ứng tiền đầu ngày, thu hồi tồn quỹ cuối ngày giao dịch viên (trưởng phòng giao dịch), thực giao dịch thu chi tiền mặt trực tiếp với khách hàng giao dịch theo quy định Thực in nhật ký quỹ chung đối chiếu, giải thừa thiếu quỹ quỹ giao dịch viên -Giao dịch trước quầy giao dịch trực tiếp giao dịch viên khách hàng đến giao dịch quầy giao dịch ngân hàng -Giao dịch sau quầy giao dịch nội ngân hàng để xử lý nghiệp vụ phát sinh ngày giao dịch giao dịch ngân hàng hệ thống hệ thống, giao dịch nội ngân hàng 1.2.2 Tổ chức máy kế toán giao dịch cửa Trong mơ hình kế tốn giao dịch cửa, quy trình xử lý nghiệp vụ ngân hàng xây dựng nguyên tắc giải phóng nhanh khách hàng: Hệ thống tổ chức thành phận FRONT END BACK END 1.2.2.1 Bộ phận FRONT END Đây phận quan hệ trực tiếp với khách hàng thông qua hoạt động giao dịch viên (Teller) ti cỏc quy Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng Cỏc Teller tự lập phiếu tiến hành thu chi giao dịch tiền mặt hạn mức mà ngân hàng quy định phù hợp với đặc điểm kinh doanh ngân hàng trình độ giao dịch viên, vượt hạn mức Teller không quyền xử lý mà phải chuyển sang phận quỹ xử lý Đối với yêu cầu khách hàng Teller có trách nhiệm nhận yêu cầu khách hàng điền đầy đủ mẫu chứng từ thích hợp thực xử lý phần nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt khoặc tài khoản khách hàng hạn mức giao dịch tiến hành ký nhận, vượt hạn mức giao dịch đuợc chuyển cho kiểm soát viên duyệt thủ quỹ phịng quỹ thực thu chi giao dịch Sau giao dịch viên ký nhận, giao dịch đuợc tiến hành nhanh chóng sau kết thúc bước khách hàng giao dịch viên chuyển sang tiếp nhận u cầu khách hàng khác Tồn cơng việc liên quan đến giao dịch thuộc xử lý nội khách hàng đuợc Teller chuyển vào phận BACK END để hoàn tất 1.2.2.2 Bộ phận BACK END Đây phận không quan hệ trực tiếp với khách hàng Bộ phận có nhiệm vụ hoàn tất nốt phần giao dịch phận FRONT END chuyển vào thực giao dịch nội ngân hàng không liên quan đến khách hàng, cụ thể: Tiến hành tạo điện, bảng kê, tạo file nước ngồi, tốn liên hàng nội bộ, bù trừ giao dịch với NHNN Đồng thời hạch tốn điện đến từ nước ngồi, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ từ NHNN Đối chiếu bảng kê trả lương tự động, bảng kê giao dịch tự động với thông tin giao dịch viên nhập máy Nhận thông tin đầu vào báo cáo, bảng biểu hệ thống tự động in sau xử lý hạch toán cuối ngày toàn chứng từ, bảng kê giao dịch viên chuyển đến Sau đó, tiến hành phân loại báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê để chấm đối chiếu tài khoản Chuyển kết (bao gồm sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có…) đến phận quản lý thơng tin khách hàng để trả cho khách hàng Đóng lưu nhật ký chng t Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng S 1.3: Mơ hình tổ chức máy kế tốn giao dịch cửa: Các thiết bị khách hàng tự giao dịch Các thiết bị quảng cáo Hệ thống quản lý khách hàng đợi Bộ phận phục vụ khách hàng Khách hàng FRONT END GDV1 KSV1 GDV2 QUỸ CHÍNH KSV2 BACK END 1.2.3 Quy trình nghiệp vụ kế tốn mơ hình giao dịch cửa Đầu ngày: Giao dịch viên vào nhu cầu tiền mặt, hạn mức tồn quỹ viết giấy tạm ứng tiền mặt chuyển cho trưởng phịng giao dịch (hoặc phận giữ quỹ chính) Trưởng phòng giao dịch giấy tạm ứng, hạn mức tồn quỹ giao dịch viên tồn quỹ thực tế quỹ chính, thực tiếp quỹ tiền mặt cho giao dịch viên lệnh xuất tiền, đồng thời ký tên giấy tạm ứng chuyển trả lại cho giao dịch viên Mỗi giao dịch viên thực giao dịch theo hạn mức giao dịch hạn mức tồn quỹ Trường hợp vượt hạn mức giao dịch giao dịch viên giao dịch thực giao dịch viên có hạn mức cao trưởng phịng giao dch Chuyên đề thực tập Trần Đình Thiện `Học Viện Ngân Hàng Khoa Ngân Hàng Trong thi gian giao dịch giao dịch viên thiếu tiền sử dụng chức nhập tiền để nhận thêm tiền từ giao dịch viên khác từ quỹ ngân hàng thơng qua trưởng phịng giao dịch Trường hợp giao dịch viên có số dư tiền mặt nhiều hạn mức giao dịch hạn mức tồn quỹ phải thực lệnh xuất tiền trả quỹ số tiền vượt hạn mức Xử lý giao dịch phát sinh ngày 1.2.3.1 Các giao dịch trước quầy *Các giao dịch Thu tiền mặt: gồm có bước sau: o Đối với giao dịch hạn mức giao dịch viên: Trong quy trình giao dịch viên vừa làm nhiệm vụ kế toán vừa làm nhiệm vụ thủ quỹ Khách hàng đến giao dịch (nộp tiền vào ngân hàng) cần tiếp xúc với giao dịch viên chịu trách nhiệm phần hành nghiệp vụ mà khách hàng cần (tiền gửi , tiền vay, tài trợ thương mại…) Bước 1: Khách hàng nộp chứng từ, hồ sơ, giấy tờ cần thiết nêu nhu cầu cho giao dịch viên Khi nộp tiền vào ngân hàng, khách hàng lập liên giấy nộp tiền theo mẫu in sẵn ngân hàng, bảng kê loại tiền giấy tờ cần thiết theo quy định gửi giao dịch viên Bước 2: Giao dịch viên xử lý giao dịch hạn mức giao dịch Sau kiểm sốt chứng từ nộp tiền, bảng kê loại tiền nộp giấy tờ cần thiết khác khách hàng xuất trình, giao dịch viên tiến hành thủ tục thu kiểm đếm tiền khách hàng Khi thu đủ tiền từ khách hàng, giao dịch viên ký đóng dấu “đã thu tiền” chứng từ nộp tiền, mở nhập liệu vào phần thích hợp chương trình phần mềm máy tính để thực hạch tốn tự động Nợ :TK tiền mặt quỹ Số tiền khách hàng nộp Có :TK thích hợp (4211,427,211…) Bước 3: Giao dịch viên chuyển chứng từ cho kiểm soát Kiểm soát 1:đối với giao dịch hạn mức kiểm sốt kiểm sốt viên kiểm sốt tính hợp lệ hợp pháp chứng từ, kiểm sốt Chuyªn đề thực tập Trần Đình Thiện