CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM QUY TRÌNH NHẬP - XUẤT KHO Mã số HHP-TT/08 Lần ban hành 01 Ngày ban hành 01/08/2023 SOẠN THẢO Chức vụ Chữ ký Họ tên SỐT XÉT PHÊ DUYỆT Giám đốc Cơng ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTNXK : 4.0 : 01/08/2023 : Page of PHÂN PHỐI TT Nơi nhận x Ban ISO x Phòng HCNS x TT Nơi nhận Phòng Kinh doanh x Bộ phận Kho Phòng TCKT THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTNXK : 4.0 : 01/08/2023 : Page of I MỤC ĐÍCH Đảm bảo quản lý xuất nhập tồn kho theo ngun tắc: Kiểm sốt số lượng, trì chất lượng q trình quản lý kho Cơng ty II PHẠM VI ÁP DỤNG - Quy trình áp dụng cho Bộ phận kho Công ty III TÀI LIỆU THAM KHẢO - STCL: Sổ tay chất lượng - TCVN ISO 9001:2018 IV THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA - QĐ-BTC: Quy định Bộ Tài - Lưu kho bảo quản hàng hố: q trình tiếp nhận, xếp, bảo quản, kiểm tra nhằm hạn chế đến mức thấp mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá thuận tiện xuất hàng từ kho - Hàng hoá lưu kho bao gồm: + Vật tư, nguyên liệu, thiết bị phục vụ cho trình sản xuất theo kế hoạch nhập nguyên vật tư, máy móc phê duyệt + Thành phẩm sản xuất bảo quản theo quy trình Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTNXK : 4.0 : 01/08/2023 : Page of V NỘI DUNG 5.1 Quy trình nhập nguyên vật liệu/hàng thương mại 5.1.1 Sơ đồ quy trình Trách nhiệm Nội dung Thủ Nhận kho chứng từ nhập kho Biểu mẫu Chứng từ KT Thủ kho/ Sản xuấtKiểm tra Báo cáo Giám đốc Phiếu nhập kho + Nhân viên Vận kho chuyển, xếp Thủ kho nguyên vật liệu Thủ kho Nhập số liệu vào máy tính Bảo quản nguyên vật liệu Thủ kho Thủ kho Lưu hồ sơ 5.1.2 Mô tả * Nhập kho: + Đối với nguyên vật liệu: - Quản đốc tiếp nhận thông tin vật tư nguyên liệu nhập kho từ Ban Giám đốc - Kiểm tra chứng từ nhập: tài liệu, hồ sơ liên quan đến nguyên vật liệu nhập vào Hoá đơn mua hàng tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản * Kiểm tra - Kiểm tra trực tiếp nguyên nhiên liệu chủng loại, số lượng, chất lượng, chứng từ nhập kho kèm Việc kiểm tra, tần suất kiểm tra thực theo quy định Cơng ty (trung bình mẫu/một loại sản phẩm/một lần nhập hàng) Trong trường hợp cần thiết có Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTNXK : 4.0 : 01/08/2023 : Page of thể thuê đơn vị, cá nhân bên thực kiểm tra Tuỳ theo chủng loại hàng hoá yêu cầu kiểm tra mà việc kiểm tra thực cách kiểm tra trực quan dụng cụ, thiết bị đo thông thường Bộ phận kiểm tra thực theo quy trình mua hàng cung cấp dịch vụ Nếu hàng đạt chất lượng, số lượng, chủng loại phận kho tiến hành nhập kho Thủ kho nhập số liệu vào máy tính Nếu q trình nhập hàng phát có sai sót, thủ kho phải: + Chủ động giải sai sót, sau báo cáo cho Ban Giám đốc biết + Phải ngừng hoạt động nhập kho báo cáo Ban Giám đốc xem xét, giải sai sót xảy vượt khả giải kho * Bốc dỡ, nhận nguyên vật liệu/thành phẩm/hàng thương mại Nguyên vật liệu/thành phẩm/hàng thương mại qua kiểm tra vận chuyển, xếp vào nơi quy định theo sơ đồ bố trí đánh dấu, ký hiệu theo quy định kho Nguyên vật liệu/thành phẩm/hàng thương mại xếp đảm bảo yêu cầu: + Đúng vị trí mặt duyệt + Nguyên vật liệu xếp vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) bảo quản + Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh nhầm lẫn + Hàng hoá kho theo dõi thẻ kho phần mềm máy tính * Bảo quản nguyên vật liệu Nguyên vật liệu/hàng thương mại cần phải kiểm tra, theo dõi thường xuyên điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hố kho, điều kiện an tồn, an ninh hàng hóa kho tàng Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTNXK : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 5.2 Quy trình xuất kho vật tư/dụng cụ sản xuất/bán thành phẩm 5.2.1 Sơ đồ quy trình Trách nhiệm Nội dung Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư, dụng cụ Người có yêu cầu Tiếp nhận yêu cầu xuất kho Thủ kho vật tư, bán thành phẩm Biểu mẫu BM-10-01 Bảng danh mục BM-10-01 - Báo cáo Quản đốc SổSản giaoxuất nhận dụng cụ/ Phiếu Thủ kho/ yêu cầu xuất BM-10-01 BM-08-02 + Kiểm tra hàng Nhân viên kho Thủ kho Thủ kho Xuất kho BM-10-01 Lưu hồ sơ 5.2.2 Mô tả * Nguyên vật liệu xuất kho: - Căn vào kế hoạch sản xuất, bảng danh mục vật tư/hàng hóa, Bộ phận sản xuất yêu cầu xuất kho nguyên, nhiên liệu - Thủ kho ghi nhận nội dung xuất vào phần mềm quản lý kho; yêu cầu người nhận vật tư ký xác nhận vào phiếu yêu cầu xuất vật tư, dụng cụ ký vào Sổ giao nhận dụng cụ Thủ kho ký xác nhận vào phiếu sổ giao nhận - Thủ kho cập nhật số liệu cuối ngày vào máy tính theo dõi kết thực lượng hàng nhập xuất tồn kho * Hàng hoá xuất kho phải thực thủ tục: - Kiểm tra hàng hoá trực tiếp chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá Việc kiểm tra thực tương tự nhập hàng - Nếu trình xuất hàng, phát thấy có sai sót, thủ kho phải: Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTNXK : 4.0 : 01/08/2023 : Page of + Chủ động giải sai sót sau báo cáo cho Ban Giám đốc biết + Nếu sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng hoạt động xuất kho báo Ban Giám đốc giải 5.3 Quy trình xuất kho thành phẩm/hàng thương mại 5.3.1 Sơ đồ quy trình Trách nhiệm Nội dung ThủTiếp khonhận yêu cầu xuất kho theo lệnh xuất kho - Báo cáo Giám đốc Phiếu Thủ kho/ Sản xuấtxuất kho nội Biểu mẫu Phiếu giao hàng Đơn đặt hàng Lệnh xuất kho + Nhân viên kho Kiểm tra Thủ kho Xuất kho Phiếu xuất kho Thủ kho Chứng từ, hóa đơn bán hàng 5.3.2 Mô tả Bộ phận kinh doanh fax chuyển trực tiếp phiếu giao hàng đơn đặt hàng báo xuống thủ kho để phận kho xếp hàng hóa chuyển phận giao nhận chuyển khách hàng Trong trường hợp đơn hàng gấp, phận kho quyền xuất kho sau phận Kinh doanh chuyển đơn đặt hàng khách hàng * Hàng hoá xuất kho phải thực thủ tục: - Kiểm tra hàng hoá trực tiếp chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá Việc kiểm tra thực tương tự nhập hàng - Việc xuất hàng thể qua Biên bàn giao sản phẩm (BM-10-02) phê duyệt Ban Giám đốc ghi vào Phần mềm quản lý kho - Nếu q trình xuất hàng, phát thấy có sai sót, thủ kho phải: + Chủ động giải sai sót sau báo cáo cho Ban Giám đốc biết Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTNXK : 4.0 : 01/08/2023 : Page of + Nếu sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng hoạt động xuất kho báo Ban Giám đốc giải VI HỒ SƠ LƯU TRỮ TT Tên tài liệu cần lưu giữ Trách nhiệm lưu Thời gian lưu Phiếu nhập kho Thủ kho/Kế toán kho Theo QĐ Phiếu xuất kho Thủ kho/Kế toán kho Theo QĐ Báo cáo hàng tồn kho Thủ kho/Kế toán kho Theo QĐ Phiếu yêu cầu xuất vật tư/dụng cụ Thủ kho/Kế toán kho 01 năm Sổ giao nhận thiết bị dụng cụ sản xuất Thủ kho/Kế toán kho 01 năm Biên giao nhận hàng hóa Thủ kho/Kế tốn kho 01 năm Sổ theo dõi lịch trình xe Thủ kho/Kế toán kho 01 năm VII PHỤ LỤC TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu BM-10-01 Phiếu yêu cầu xuất vật tư/dụng cụ BM-10-02 Biên bàn giao sản phẩm