CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ====== o0o ====== CÔNG TY TNHH HHP TOÀN TÂM Hà Nội, ngày 28 tháng 07 năm 2012 Số: /HHP-TT/2023 QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN PHỊNG HCNS I MỤC ĐÍCH & PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH Chức nhiệm vụ phòng HCNS quy định chế độ làm việc máy tổ chức hoạt động Công ty; chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn vị trí phịng cách cụ thể, rõ ràng để tăng cường tính chủ động cho hoạt động phận, xây dựng mối quan hệ công tác rõ ràng, khoa học nhằm tối ưu hóa nguồn lực Công ty II CƠ CẤU TỔ CHỨC Sơ đồ: Trưởng Phòng HCNS Bộ phận Nhân Bộ phận Hành Lễ tân Tạp vụ Nhân (Dự kiến 07 nhân sự) - 01 Trưởng phòng - 06 Nhân viên phận hành chính: 01 Quản trị văn phòng, tổ chức kiện 01 Lễ tân, văn thư 01 Tạp vụ 02 Lái xe 01 Nhân viên phận công nghệ thông tin Bộ phận CNTT Lái xe III CHỨC NĂNG Tham mưu giúp việc chuyên môn nghiệp vụ cho Ban Giám đốc Công ty về: Xây dựng máy tổ chức Công ty, quản lý phát triển nguồn nhân lực, thực chế độ sách cho người lao động, quản lý hệ thống thông tin, văn thư lưu trữ, mua bán, quản lý cơng cụ dụng cụ tài sản khối văn phịng Công ty IV NHIỆM VỤ * Nghiệp vụ Tổ chức nhân sự- Lao động tiền lương: - Nghiên cứu, đề xuất phương án cấu tổ chức Công ty: Tổ chức máy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, chia tách, đơn vị, phận phù hợp tình hình thực tế Cơng ty - Nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện hệ thống văn pháp quy Công ty - Nghiên cứu, đề xuất phương án quản lý nhân sự: Tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển CBCNV Công ty; Nghiên cứu, đề xuất chương trình, hình thức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chun mơn, lý luận trị cho CBCNV tồn Cơng ty - Quản lý lao động; phối hợp với phận liên quan thực sách tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động, tiền lương, định mức lao động phương án trả lương cho người lao động; Quản lý nhân việc thực chế độ sách người lao động, cụ thể như: - Xây dựng quy chế trả lương, đơn giá tiền lương Cơng ty trình lãnh đạo Cơng ty phê duyệt chủ trì triển khai thực theo kết phê duyệt; - Tổng hợp chấm cơng chuyển Phịng Tài & Kế tốn để làm lương hàng tháng - Quản lý, nghiên cứu, đề xuất phương án sử dụng quỹ Công ty: quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ tiền lương hiệu tiết kiệm; - Thống kê báo cáo tiền lương, số lượng, chất lượng lao động theo định kỳ phục vụ công tác quản lý lãnh đạo Công ty quan quản lý cấp trên, quan quản lý chức Nhà Nước - Theo dõi tình hình lao động Công ty theo thời kỳ, tổng hợp báo cáo Giám đốc Điều hành tình hình sử dụng nhân - Tổng hợp Báo cáo & Kế hoạch đầu mục công việc Phịng, Ban trình Giám đốc vào 16h00 chiều thứ hàng tuần - Phối hợp với phịng ban Cơng ty việc thiết lập mô tả công việc vị trí - Quản lý, theo dõi trình thực hợp đồng lao động CBCNV - Quản lý hồ sơ nhân CBCNV tồn Cơng ty - Xây dựng quy chế tuyển dụng lao động Phối hợp đơn vị, phận tuyển dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh thời điểm cụ thể - Tổ chức bổ túc nghiệp vụ thi giữ bậc, nâng bậc hàng năm Rà soát tiến trình lương, lập danh sách CBCNV đủ tiêu chuẩn nâng bậc lương - Giải chế độ, sách cho CBCNV - Công tác phúc lợi tập thể: Tổ chức thực chế độ, sách người lao động bao gồm: chế độ BHXH, BHYT, BHTN, bảo hộ lao động, bồi dưỡng độc hại, thời làm việc, thời nghỉ ngơi, khen thưởng, kỷ luật, bồi thường vật chất, cho việc, nghỉ việc, chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn biện pháp cải thiện điều kiện lao động - Lập kế hoạch bảo hộ lao động theo dõi việc thực kế hoạch BHLĐ hàng năm * Nghiệp vụ Công tác tra, kiểm tra công tác thi đua, khen thưởng: - Tổ chức kiểm tra ngăn chặn hành vi gây thất thoát, phương hại đến lợi ích Công ty - Tổ chức tra theo đơn thư, theo kế hoạch Giám đốc phê duyệt - Xây dựng, tổ chức kế hoạch thi đua khen thưởng - Tổng hợp, xử lý, trình Giám đốc xem xét kỷ luật theo quy định Công ty * Nghiệp vụ Công tác văn thư, Lễ tân: - Thực cơng tác Lễ tân văn phịng; - Xây dựng kế hoạch quản lý văn phòng, mua sắm cấp phát trang thiết bị, văn phịng phẩm cho tồn Cơng ty theo định mức, trình lãnh đạo phê duyệt; - Điều hành xe, theo dõi hành trình, lập kế hoạch bảo dưỡng xe hàng tháng, định kỳ; - Theo dõi nhắc nhở CBNV tuân thủ quy định NQLĐ, giữ gìn vệ sinh, trật tự văn phịng Công ty; - Theo dõi đôn đốc việc sử dụng trang phục cho CBNV Cty phù hợp với văn hóa cơng sở; - Hướng dẫn, quản lý theo dõi việc sử dụng điện thoại, chuyển phát, báo chí, trang thiết bị văn phòng khác…; - Tiếp nhận, vào sổ theo dõi phát hành công văn đi, đến, thư từ, báo chí theo địa quy định quản lý văn - Thực đóng dấu các văn theo chức phận theo quy định quản lý văn quản lý dấu Công ty pháp luật - Soạn thảo văn phô tô tài liệu phục vụ công tác HC-NS Công ty * Nghiệp vụ Quản trị văn phòng: - Quản lý trang thiết bị, đồ dùng văn phòng Phòng, Ban trụ sở Công ty - Quản lý dấu Công ty, thiết bị văn phịng, điện thoại Cơng ty - Quản lý xe văn phòng, văn phòng làm việc, cảnh quan môi trường trụ sở Công ty - Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn pháp lý Công ty, văn đi, đến trụ sở Công ty - Phụ trách công tác PCCC phòng chống thiên tai, bão lụt; - Tổ chức đón tiếp khách đến thăm quan, tổ chức Khánh tiết, Hội nghị - Tổ chức công tác y tế, tạp vụ công tác khác thuộc phạm vi hành quản trị - Xây dựng, quản lý cơng tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội Công ty - Quản lý hồ sơ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, Hồ sơ pháp lý Công ty theo chức quy định phòng * Nghiệp vụ quản trị Công nghệ thông tin: a, Công tác trì bảo dưỡng Hệ thống cơng nghệ thơng tin - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty hệ thống thiết bị công nghệ thông tin phục vụ hữu ích cho Cơng ty - Tham mưu Giám đốc Nhân việc xếp thiết bị công nghệ thơng tin Phịng ban Cơng ty - Tiến hành nhận chuyển giao cơng nghệ từ phía đối tác cung cấp sang cho Phịng cơng nghệ thơng tin phịng ban liên quan - Duy trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị công nghệ thông tin triển khai Cơng ty - Tìm kiếm liên hệ với nhà cung cấp hệ thống thiết bị công nghệ thông tin phù hợp với nhu cầu Công ty b, Công tác quản lý hệ thống mạng internet Công ty - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty hệ thống mạng Internet phục vụ hữu ích cho Cơng ty - Tìm kiếm liên hệ với nhà cung cấp hệ thống mạng, Internet phù hợp với nhu cầu Công ty - Phối hợp đối tác triển khai hệ thống mạng, Internet áp dụng cho Cơng ty - Duy trì bảo dưỡng hệ thống mạng, Internet triển khai Công ty c, Công tác an ninh mạng - Sao lưu tài nguyên liệu chung Công ty hàng ngày, hàng tháng, hàng quý để đảm bảo tính an tồn liệu Cơng ty hệ thống máy chủ - Sửa chữa lỗi phần cứng phần mềm cho người sử dụng - Thay thiết bị công nghệ thông tin lỗi thời không hoạt động để đảm bảo hệ thống vận hành tốt - Thường xuyên cập nhật máy tính cá nhân, máy chủ Cơng ty hệ thống phịng chống Virus hiệu - Cập nhật lỗi an ninh hệ điều hành máy tính nhanh kịp thời - Cung cấp tài khoản máy tính cho cá nhân để nâng cao khả tự bảo vệ liệu cá nhân khỏi xâm phạm người khác - Phân quyền phân cấp sử dụng theo chức nhiệm vụ phòng ban khả bảo mật liệu tốt qua hệ thống máy chủ nội - Ngăn chặn hắc-cơ công vào hệ thống mạng Công ty, bảo vệ hệ thống công nghệ thông tin Công ty ổn định d, Công tác quản lý hệ thống trao đổi thư điện tử - Triển khai hệ thống trao đổi thông tin Công ty qua hệ thống thư điện tử (Mail Server) - Cài đặt đưa vào vận hành hệ thống trao đổi thư điện tử dành cho toàn cán nhân viên Cơng ty - Phân nhóm thành viên hệ thống thư điện tử phục vụ trao đổi bí mật phịng ban nhanh chóng gọn nhẹ - Tạo tài khoản thư điện tử cho cán nhân viên Cơng ty - Tạo tài khoản nhóm cho nhóm làm việc - Khóa, sửa xóa cán nhân viên chuẩn bị nghỉ việc Công ty - Sao lưu định kỳ hệ thống máy chủ phục vụ việc trao đổi thông tin qua máy chủ ổn định e, Bộ phận phần mềm ứng dụng : - Quản lý hệ thống phần mềm Công ty - Xây dựng hệ thống ứng dụng phục vụ công việc Công ty - Triển khai hệ thống ứng dụng đơn vị thiết kế - Quản lý CSDL tích hợp hệ thống cho Công ty - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty hệ thống phần mềm phục vụ hữu ích cho Cơng ty - Tìm kiếm liên hệ với nhà cung cấp hệ thống phần mềm phù hợp với nhu cầu Công ty - Cùng đối tác triển khai hệ thống phần mềm áp dụng cho Công ty - Tiến hành nhận chuyển giao công nghệ từ phía đối tác thiết kế sang cho phận cơng nghệ thơng tin phịng ban liên quan - Báo cáo kết thực triển khai thí điểm hệ thống phần mềm - Duy trì bảo dưỡng hệ thống phần mềm triển khai Công ty * Nghiệp vụ Công tác phục vụ: a, Tạp vụ văn phòng - Tổ chức thực công tác vệ sinh khu làm việc quan; giữ gìn, chăm lo bảo quản khu vực văn phịng làm việc Cơng ty ln gọn gàng, sẽ, đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường - Thường xuyên quét dọn, vệ sinh sẽ, phòng khách, phòng ban làm việc phục vụ đại hội, hội họp; chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày theo đạo Lễ tân trưởng phòng hành - Tổ chức thơng báo hoạt động bất thường Văn phòng tới lực lượng Bảo vệ tịa nhà nhằm đảm bảo trật tự an tồn đơn vị Công ty b, Lái xe Công ty: - Đưa đón Lãnh đạo Cơng ty làm, giao dịch hàng ngày - Đưa đón CBNV cơng tác theo lệnh điều xe theo quy định Công ty - Đảm bảo quy tắc vận hành xe, lái xe an toàn nghiêm chỉnh chấp hành luật giao thông - Đảm bảo thực nội quy, quy định liên quan như: Quy định trang phục làm việc; quy định thời làm việc nghỉ ngơi; quy định giao tiếp, ý thức, tác phong làm việc; quy định bảo vệ bí mật kinh doanh - Thực cơng việc bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng xe theo quy định quản lý tài sản, quản lý máy móc thiết bị Cơng ty, ln vệ sinh xe - Phối hợp với nhân viên lễ tân hành chính, phận kế tốn thực thủ tục mua bán, toán liên quan tới việc vận hành, quản lý xe tơ - Thực công việc khác Ban Lãnh đạo Công ty giao phó V TRÁCH NHIỆM - Đề nghị Tổng Giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng lao động đối tượng lao động thuộc Công ty - Xây dựng, trình Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc phê duyệt nội quy, quy chế, định công tác tổ chức nhân sách người lao động Công ty - Ký xử phạt hành nội Cơng ty theo Quy chế khen thưởng, kỷ luật - Ký y văn tài liệu Công ty phát hành Ký thừa lệnh Tổng Giám đốc văn tài liệu Tổng Giám đốc ủy quyền - Đôn đốc, Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành nội quy, quy chế Công ty theo phân công trách nhiệm - Thường trực công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật Công ty - Ký xác nhận giấy đề nghị tạm ứng, toán thuộc chức năng, nhiệm vụ phòng - Tổ chức thực chức nhiệm vụ Phịng có hiệu phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc Pháp luật nhiệm vụ giao - Tuân thủ nội quy, định Công ty Sử dụng trang thiết bị văn phịng an tồn, hiệu quả, tiết kiệm theo quy định quản lý Công ty Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty vấn đề phòng tham mưu, điều hành - Thực chế độ báo cáo kết công việc phòng lên Tổng Giám đốc theo chế độ quy định báo cáo đột xuất theo yêu cầu Ban lãnh đạo Công ty - Thực nhiệm vụ khác Tổng Giám đốc phân công VI MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC - Chịu quản lý điều hành trực tiếp Giám đốc - Cùng phối kết hợp hoạt động, tương trợ giúp đỡ với đơn vị, phận chức Công ty để hoàn thành mục tiêu kế hoạch chung tồn Cơng ty - Quan hệ với quan quản lý Nhà nước có liên quan, đơn vị để phục vụ tốt yêu cầu công việc giao VII HIỆU LỰC THI HÀNH Qui định có hiệu lực thi hành kể từ ngày /08 /2012 Để đảm bảo tốt trình hoạt động nay, Phịng Hành Chính nhân đề xuất xây dựng Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn Trong trình triển khai thực Phịng Hành Nhân điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế để đảm bảo định hướng phát triển Cơng ty Nơi nhận: - Các Phịng, Ban, Đơn vị trực thuộc - Lưu: VT GIÁM ĐỐC