Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp hà nội 1

Chuyên đề thực tập Khoa kế toán Lời nói đầu Trong kinh tế thị trờng định hớng xà héi chđ nghÜa ë níc ta hiƯn nay, c¹nh tranh đờng mà đơn vị kinh doanh, thuộc thành phần kinh tế nào, phải lựa chọn để tồn Để đứng vững cạnh tranh đ ợc thị trờng, doanh nghiệp phải tạo uy tín hình ảnh cho sản phẩm, thể qua: chất lợng, mẫu mÃ, giá chất lợng vấn đề then chốt Đầu t cho chất lợng sản phẩm đồng nghĩa với đầu t vào máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, đầu t vào nguồn nhân lực không phần quan trọng trọng tới yếu tố cấu thành nên sản phẩm, nguyên vật liệu Công ty in tổng hợp Hà nội doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động lĩnh vực in Ên Lµ mét doanh nghiƯp Nhµ níc, thùc hiƯn chÕ độ tự hạch toán lỗ lÃi, công ty trọng đến việc nâng cao chất lợng sản phẩm, cung ứng cách tốt cho khách hàng Để đảm bảo đời sống cho công nhân viên kinh doanh có lÃi, công ty nỗ lực tìm tòi, đầu t có hiệu vào yếu tố đầu vào trình kinh doanh nhằm tiết kịêm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhng đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm Trong công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng Trong thời gian thực tập công ty, đợc giúp đỡ bảo tận tình cán phòng kế toán tài vụ, hớng dẫn nhiệt tình thầy giáo Trần Quý Liên, em đà mạnh dạn lựa chọn sâu nghiên cứu chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà nội Chuyên đề thực tập tốt nghiệp em gồm nội dung sau đây: Phần I : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà nội Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà nội Phần I Thực trạng Kế toán Nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà Nội Khái quát chung công ty in tổng hợp Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty in tổng hợp Hµ Néi lµ mét doanh nghiƯp Nhµ níc tiÕn hµnh hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ tài chính, có t cách Chuyên đề thực tập Khoa kế toán pháp nhân, trực thuộc Sở Văn hoá - Thông tin Hà Nội, có trụ sở 67 Phó Đức Chính quận Ba Đình Hà Nội Tiền thân công ty nhà in Lê Cờng nhà in t nhân đợc cải tạo xây dựng thành doanh nghiệp Nhà Nớc Ngày 01/7/1959 đợc UBHC thành phố Hà Nội định số 1674/TCUB chuẩn y cho nhà in Lê Cờng đợc hợp doanh với Nhà Nớc lấy tên Xí nghiệp in Lê Cờng đặt 75 Hàng Bồ Từ đầu năm 1960 đến cuối năm 1973 xí nghiệp trải qua lần hợp lần tách gồm 45 nhà in lớn nhỏ có 14 nhà in t sản 31 nhà in tiĨu chđ Ngµy 23/3/1970 UBHC thµnh Hµ néi định số 007/UB/CN sát nhập xí nghiệp in Lê Cờng, nhà in Sở thông tin nhà in báo Hà nội thành Xí nghiệp in Hà nội Ngày 03/9/1973 UBHC Hà nội lại định số 129/QĐ/CN tách xí nghiệp in Hà nội thành xí nghiệp: Xí nghiệp in báo Hà nội 35 phố Nhà Chung trực thuộc ban biên tập báo Hµ néi míi vµ XÝ nghiƯp in Hµ néi ë 75 phố Hàng Bồ trực thuộc Sở Văn hoá - Thông tin Thực Nghị định 388/HĐBT Hội đồng Bộ trởng ngày 20/11/1991 việc thành lập giải thể doanh nghiệp Nhà nớc, xí nghiệp in Hà Nội đà làm thủ tục đăng ký xây dựng thành doanh nghiệp Nhà nớc với tên xí nghiệp in tổng hợp Hà Nội 67 Phó Đức Chính đến năm 1997 xí nghiệp đổi tên thành công ty in tổng hợp Hà Nội Doanh nghiệp hoạt động lÜnh vùc in Ên, s¶n phÈm cđa doanh nghiƯp sách, giấy tờ phục vụ công tác quản lý hành chính, biểu mẫu, chứng từ, hoá đơn, loại nhÃn hàng, báo chí, tập san, in, vé số Công ty có bạn hàng lớn nh: Nhà xuất giáo dục, Nhà xuất Kim Đồng, Nhà xuất Kim Liên, Nhà xuất Phụ nữ, Bộ Tài chÝnh, C«ng ty xỉ sè kiÕn thiÕt,… Ngn cung cÊp Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu công ty công ty tự khai thác thị trờng mua theo giá thoả thuận Vật t đợc sử dụng chủ yếu công ty giấy (giấy BÃi bằng, giấy Trung Quốc), mực in loại nguyên liệu phụ trợ khác Công ty mở tài khoản số ngân hàng nh Ngân hàng đầu t phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Nội, Ngân hàng công thơng, Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam Nguồn cung cấp Tình hình lao động: Năm 1990, toàn công ty có 240 lao động, số lợng lớn nhân công Song năm 2003 số lao động đà giảm xuống 135 lao động công nghệ máy móc đại đà thay ngời nhiều Chuyên đề thực tập Khoa kế toán khâu sản xuất máy quản lý đợc tinh giảm bớt cồng kềnh hoạt động có hiệu hơn.Trong bao gồm: + 25 cán quản lý chiếm 19,5% bao gồm cán đà tốt nghiệp đại học, 14 cán đà tốt nghiệp cao đẳng trung cấp, số lại đà tốt nghiệp phổ thông bổ túc + 100 công nhân trực tiếp sản xuất chiếm 74,1% gồm: công nhân bậc 7/7, 20 công nhân bậc 6/7, 54 công nhân bậc 5/7, số lại công nhân bậc 4/7 + 10 công nhân phi sản xuất chiếm 7,4% Tại công ty, số công nhân kỹ thuật điều khiển thiết bị khâu dây chuyền sản xuất phần lớn đợc tuyển dụng đào tạo nghề nghiệp công ty Do chuyển công nghệ in từ Typo sang Offset trình độ tay nghề nhìn chung yếu hởng bậc lơng cao Nh vËy ta thÊy ë c«ng ty sè c«ng nhân có trình độ cao cha nhiều, cần phải có bồi dỡng tuyển dụng bổ sung đặc biệt khâu kỹ thuật then chốt thiết bị đợc bổ sung Số cán quản lý công ty có trình độ đại học ít, công ty cần có biện pháp để nâng cao trình độ văn hoá cho cán cán quản lý công ty Trải qua 45 năm xây dựng, cải tạo phát triển đến công ty đà đạt đợc thành tích đáng kể, đợc thể qua biểu sau: Biểu 1.1 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Các tiêu - Số lợng trang in ( tr13x19 ) - Doanh thu( đ ) Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 803.000.000 984.000.000 1.050.000.000 1.200.000.000 5.685.293.100 5.853.146.659 7.851.600.500 9.687.050.000 - Lợi nhuận thuần( đ ) - Thu nhập bình quân bình (đ/tháng/ngời ) 172.756.293 674.200 200.655.028 738.730 235.085.000 886.000 280.250.000 1.020.000 - Nộp ngân sách ( đ ) 361.679.600 472.237.333 524.352.000 530.000.000 So sánh qua năm ta thấy tất tiêu biểu doanh nghiệp tăng song đột biến, điều chủ yếu hạn chế vốn 1.2 Tổ chức máy quản lý Công ty in tổng hợp công ty có quy mô vừa, đầu t máy móc thiết bị theo chiều sâu Vì để phù hợp với cấu, nhiện vụ sản xuất, trình độ trang bị máy Chuyên đề thực tập Khoa kế toán móc thiết bị để đảm bảo sản xuất có hiệu công ty đà tổ chức máy quản lý theo chức năng, nghĩa nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho tất phòng chức với nhiệm vụ riêng biệt mang tính chất chuyên môn hoá Nh phân xởng sản xuất nhận đợc lệnh từ ban giám đốc đồng thời đợc đạo phòng ban theo chức phòng Bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ thủ trởng, đứng đầu giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc phụ trách sản xuất: giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng sản xuất kỹ thuật Phòng tổ chức hành Phân xởng chế Phân xởng in typo Phòng kinh doanh Phân xởng máy in offset Phân xởng gia công hoàn thiện sản phẩm Sơ đồ 1.1: Tổ chức máy quản lý công ty In tổng hợp Hà Nội bình bảntổ phơi ảnh vi nhiệm tínhTổ vụ Tổ chữ viChức tínhTổnăng, phòng ban: Tổ vé số Tổ sách Giám đốc: Là ngời có quyền lÃnh đạo cao nhất, đạo đề xuất chiến lợc kinh doanh, chịu trách nhiệm trực tiếp với Nhà nớc nh toàn thể cán công nhân viên hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ Nhà nớc Giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc, kế toán trởng, trởng phòng tổ chức hành chính, trởng phòng kế hoạch sản xuất trởng phòng kinh doanh Chuyên đề thực tập Khoa kế toán Phó giám đốc: Phụ trách sản xuất, giúp việc cho giám đốc Đợc giám đốc uỷ quyền hớng dẫn phận sản xuất chịu trách nhiệm trớc giám đốc nhiệm vụ đợc giao Phòng tổ chức hành chính: Làm công tác tham mu giúp việc cho giám đốc việc tổ chức tất công việc liên quan đến quản lý cán bộ, công nhân viên, quản lý lao động, xếp nhân sự, đề bạt, đào tạo cán bộ, nâng bậc thợ, định khen thởng, kỷ luật, chịu trách nhiệm thủ tục hành Ngoài phòng tổ chức hành có nhiệm vụ l u giữ, cung cấp hồ sơ, văn giấy tờ bảo vệ tài sản công ty Thực chế độ, sách tiền l ơng Bên cạnh thực công tác bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xà hội Phòng sản xuất kỹ thuật: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng, tiếp nhận thông tin yêu cầu khách hàng, sở tính toán xác định chi phí sản xuất cách tổng quát để thơng lợng với khách hàng Phòng kế hoạch sản xuất đạo trùc tiÕp viƯc xt vËt t vµ theo dâi trùc tiếp tình hình sản xuất đồng thời kết hợp với phòng kế toán tài vụ xây dựng kế hoạch sản xuất Đây phòng tham mu cho giám đốc công tác kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, trực tiếp điều hành sản xuất công ty Phòng kế toán tài vụ: Làm công tác tham mu giúp việc cho Giám đốc mặt tài chính, kế toán quản lý vật t, tiền vốn công ty, bảo toàn sử dụng vốn có hiệu quả, toán hợp đồng kinh tế phát sinh trình hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch giá thành, số lợng in ấn, doanh thu công ty Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế tài Đồng thời kiểm tra, kiểm soát công tác tài công ty Thực hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, lu trữ chứng từ sổ sách tài kế toán, thực toán, toán với Nhà nớc ngời lao động Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất, kÕ ho¹ch kinh doanh, kÕ ho¹ch doanh thu, chi phÝ, đề biện pháp thực kế hoạch đó, sau có nhiệm vụ cân đối lại Các phân xởng sản xuất: Theo đạo ban quản lý, phòng ban, tổ sản xuất có nhiệm vụ riêng tạo công đoạn cho sản phẩm, khâu quan trọng, định để sản phẩm có tốt hay không? 1.3 Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh Xuất phát từ đặc điểm ngành in nói chung, công ty nói riêng, sản phẩm sản xuất phải trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp, chu trình khép kín theo Chuyên đề thực tập Khoa kế toán chơng trình định cho thành phẩm Mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên bản, ấn từ bắt đầu sản xuất khâu hoàn thiện phải trải qua hai chu trình sau đây: Công nghệ in Offset: Dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm mang tính chất phức tạp nh tạp chí, sách báo, biểu mẫu kế toán, vé số Công nghệ in Typo: Dây chuyền sản xuất sản phẩm có số nháy nh xổ số Các giai đoạn công nghệ cần thực để thực in Offset: Giai đoạn chữ vi tính: Có nhiệm vụ tạo mẫu cho loại sản phẩm, đánh ký tự lên bảng in máy in laser nhôm kiểm tra hoàn chỉnh xong chuyển sang phòng làm phim Giai đoạn làm phim thiết kế kích thớc để chọn dơng hợp lý Giai đoạn tạo nhôm phôi bản: tạo nhôm phôi nhôm từ dơng để vào máy in In Offset: thực in Offset với sản phẩm phức tạp đòi hỏi công nghệ cao Các sản phẩm giai đoạn chuyển sang in Typo để tiếp tục in hoàn thiện Phân xởng in Typo thực giai đoạn công nghệ sau: Sắp chữ thủ công: Các công nhân chữ khuôn theo nội dung cần in phòng kỹ thuật sản xuất chuyển sang Đúc in: Đối với sản phẩm cần in với số lợng lớn, in nhiều lần đúc chì để tránh hao mòn khuôn chữ Bản in đợc đúc nhôm In Typo: Công nhân làm nhiệm vụ gắn vào máy in Typo chì để in in theo mẫu Ngoài ra, giai đoạn thực in số nhẩy cho tất sản phẩm quản lý số nhảy nh biên lai, hoá đơn, loại vé giai đoạn in Offset chuyển sang Hoàn thiện thành phẩm: Phân xởng có tỷ lệ công nhân lớn, có nhiệm vụ hoàn thiện tờ in giai đoạn in Offset chuyển sang nh nhặt xếp liên loạt số nhảy thành quyển, gấp sách, bao keo quét hồ dán Quy trình sản xuất kinh doanh công ty đợc khái quát sơ đồ sau: Tài liệu in công nghệ in Offset Công nghệ in Typo Sắp chữ vi tính Sắp chữ thủ công Chuyên đềBình thực tập Khoa kế toán Đúc chì Phơi In Offset In Typo Hoàn thiện Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất công ty in tổng hợp Hà Nội 1.4 Tổ chức công tác kế to¸n 1.4.1 Tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kế toán công ty in tổng hợp Hà nội đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung, gồm nhân viên kế toán nhân viên có chức nhiệm vụ riêng Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán tiền toán lơng khoản trích theo Kếlơng toán vật t Thủ quỹ Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán công ty In tổng hợp Hà Nội Nhiệm vụ nhân viên kế toán: Kế toán trởng: Là ngời quản lý bao quát toàn công việc kế toán công ty, có quyền định kiểm tra giám sát công việc phòng kế Chuyên đề thực tập Khoa kế toán toán, tham gia cho giám đốc phơng án, chiến lợc kinh doanh, tham gia biện pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn Kế toán trởng ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc vấn đề tài chính, kế toán công ty Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp nên có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế toán, lập báo cáo tài định kỳ, tăng cờng bảo vệ tài sản tiền vốn Kế toán tiêu thụ toán: Làm nhiệm vụ toán khoản công nợ với ngời mua ngời bán Xác định kết kinh doanh Thanh toán tiền lơng chế độ khác với cán công nhân viên Đồng thời theo dõi doanh thu bán hàng công ty Kế toán vật t: Theo dõi trình cung cấp nguyên vật liệu, cung cụ dụng cụ việc sử dụng vật t vào trình sản xuất Theo dõi trình thu mua nguyên vật liệu Kế toán tiền lơng khoản trích theo lơng: Theo dõi tính toán khoản phải trả cho cán công nhân viên, tính toán bảo hiểm xà hội Phân bổ tiền lơng lao động gián tiếp vào chi phí sản xuất chung Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động tài sản cố định, trích khấu hao, phân bổ khấu hao, theo dõi nguồn bù đắp cho việc hình thành tài sản cố định Đồng thời kế toán tài sản cố định theo dõi TK112- Tiền gửi ngân hàng Theo dõi việc toán với khách hàng thông qua hệ thống ngân hàng Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi quỹ tiền mặt công ty Lập phiếu thu, phiếu chi quản lý quỹ tiền mặt cđa c«ng ty 1.4.2 Tỉ chøc vËn dơng hƯ thèng chứng từ kế toán Công ty vận dụng thống theo hƯ thèng danh mơc chøng tõ bé tµi ban hành Việc lập chứng từ phải có rõ ràng, hợp lý, không lập cách tuỳ tiện Các chứng từ liên quan đến kế toán nguyên vËt liƯu bao gåm: - C¸c dù trï mua vËt t - Phiếu đặt mua vật t - Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu nhập kho - Lệnh s¶n xuÊt - PhiÕu xuÊt giÊy + b¶n in - Phiếu đề nghị xuất vật liệu Chuyên đề thực tËp Khoa kÕ to¸n - PhiÕu xuÊt kho - Thẻ kho 1.4.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty in tổng hợp Hà Nội xây dựng hệ thống tài khoản theo quy định Bộ tài thực sửa đổi bổ sung theo Thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 Bộ tài chÝnh vỊ “Híng dÉn kÕ to¸n thùc hiƯn chn mực kế toán Tại công ty kế toán sử dụng tài khoản sau để theo dõi tổng hợp nguyên vật liệu: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản có tài khoản cấp hai nh sau: TK 1521: Nguyªn vËt liƯu giÊy TK 1522: Nguyªn vËt liƯu làm in TK 1523: Nguyên vật liệu mực TK 1524: PTTT( phơ tïng thay thÕ) TK 1525: VËt liƯu phơ TK 1526: VËt liƯu ®iƯn TK 1527: PhÕ liƯu thu hồi TK 151: Hàng mua đờng 1.4.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty lùa chän h×nh thøc sỉ “Chøng tõ – ghi sổ hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Công tác kế toán đợc thực thủ công Mỗi nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán cụ thể Hàng ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vào chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đợc dùng để ghi vào sổ Cái Các chứng từ gốc sau đợc làm lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối kỳ phải khoá sổ tính tổng số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh tháng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có số D tài khoản sổ Cái Căn vào sổ để lập Bảng cân đối số phát sinh Chuyên đề thực tập Khoa kế toán Sau đối chiếu khớp số liệu ghi sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo tài Công tác kế toán phải đảm bảo quan hệ đối chiếu kiểm tra: Phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ tổng số phát sinh Có tất tài khoản bảng cân đối số phát sinh phải tổng số tiền phát sinh sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số d Nợ tổng số d Có tài khoản Bảng cân đối số phát sinh phải số d tài khoản tơng ứng Bảng tổng hợp chi tiết Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán trùng với năm dơng lịch (Từ 01/01 đến 31/12) Kỳ kế toán DN áp dụng theo quý Sổ sách kế toán tổng hợp bao gồm: Sỉ c¸i TK 111, 112, 331, 621, 152  C¸c sổ, thẻ kế toán chi tiết: Thẻ kho; sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu; bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu; bảng phân bổ nguyên vËt liƯu, c«ng dơng cơ; sỉ chi tiÕt toán với khách hàng 1.4.5 Tổ chức vận dụng hệ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n Cuèi kú kÕ to¸n thùc tổng hợp số liệu cung cấp cho cấp đơn vị có liên quan Kế toán phải lập báo cáo theo quy định Bộ tài chính: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết kinh doanh thuyết minh báo cáo tài Báo cáo kết kinh doanh công ty lập theo quý thuyết minh báo cáo tài lập định kỳ tháng Báo cáo quản trị đợc lập thờng xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị cung cấp thông tin cho việc lên báo cáo tài chÝnh Bao gåm: B¸o c¸o sư dơng vËt t, b¸o cáo toán với khách hàng Thực trạng kế toán nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà Nội 2.1 Đặc điểm, phân loại đánh giá nguyên vật liệu công ty 2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Đặc điểm sản xuất công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nên chủng loại sản phẩm đa dạng phong phú Mỗi đơn đặt hàng khác có yêu cầu hình thức, mẫu mà sản phẩm khác sản xuất đến đâu tiêu thụ đến Là loại hình sản xuất in ấn nên nguyên vật liệu công ty phục vụ việc chế tạo sản phẩm giấy mực Đây loại vật liệu quan trọng hàng đầu công ty Hiện thị trờng loại sẵn, giá biến ®éng, chđng lo¹i l¹i ®a d¹ng, phong phó, viƯc thu mua lại thuận tiện nên công ty nhập từ nớc Ngoài công ty tận dụng đợc nguyên vật liệu từ sản xuất nh: GiÊy tiÕt kiƯm, phÕ liƯu Tuy nhiªn ngn nhËp vÉn khai th¸c