Xay dung he thong thong tin quan ly hoat dong 119763

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Thời gian thực tập trôi qua thật nhanh, đà đến lúc chúng em phải đa kết nghiên cứu học tập sau đợt thực tập vừa qua Báo cáo thực tập lần thể trình biến đổi từ lý thuyết tới thực tiễn, khả vận dụng lý thuyết vào thực tiễn sinh viên Đại học Kinh tế Quốc Dân nói chung sinh viên chuyên ngành Tin học nói riêng Sau trình khảo sát thực trạng tin học, đồng thời tìm hiểu yêu cầu mặt quản lý quan thực tập, em đà lựa chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập hàng đầu t gia công từ nguyên phụ liệu nhập Đề tài giải khâu quan trọng việc quản lý hoạt động Xuất nhập công ty gia công vừa nhỏ lÃnh thổ Việt Nam Để nghiên cứu thực đề tài, em đà nhận đợc hỗ trợ giúp đỡ nhiều từ phía thầy cô, anh chị quan thực tập bạn bè lớp Em xin gởi lời cảm ơn thầy cô, anh chị bạn! Em xin cảm ơn K.S Hồ Thị Bích Hà - giáo viên hớng dẫn chuyên đề này, đồng thời cô giáo viên chủ nhiệm lớp em suốt năm qua Cô đà hớng dẫn giúp đỡ em nhiều suốt năm học đặc biệt thời gian em thực chuyên đề mình! Em xin cảm ơn tất anh chị công ty TNHH Hanotex đà hớng dẫn tạo điều kiện để em nghiên cứu thực đề tài! Em xin cảm ơn bạn bè đà đóng góp ý kiến hỗ trợ em trình thực đề tài này! Do thời gian trình độ hạn chế nên chuyên đề cha phát huy đợc hết công dụng đề tài Xong tơng lai em định phát triển chuyên đề lên tầm cao với kinh nghiệm nỗ lực Rất mong nhận đợc đóng góp ý kiến thầy cô, anh chị bạn Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực CAO THị THUý CHINH Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng I Tỉng quan vỊ hƯ thèng Tỉng quan vỊ c«ng ty TNHH Hanotex 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty TNHH HANOTEX đợc thành lập theo định số 2032QĐ/UB ngày 14/08/1997 UBND Thành phố Hà Nội Công ty chuyên ngành kinh doanh sản xuất xuất mặt hàng may mặc loại Tên giao dịch: Công ty TNHH HANOTEX Trụ sở: Ngõ 538 Đờng Láng - Đống Đa - Hà Nội Tel: (04) 7762286 Fax: (04) 7762285 Tài khoản: Tại TECHCOMBANK HOAN KIEM Tổng vốn đầu t: tỷ VNĐ Diện tích mặt bằng: 10.000 M2 Diện tích nhà xởng: 6.000 M2 Doanh số hàng năm: 10.000.000.000 VNĐ Tổng số lao động: 1000 công nhân lành nghề Trang thiết bị: 1000 máy may công nghiệp, 01 hệ thống thiết kế mẫu gác sơ đồ, hệ thống công nghiệp nhiều thiết bị chuyên dụng đại khác Phân xởng sản xuất: gồm phân xởng với 10 dây chuyền may xởng giặt - Năng lực sản xuất: 400.000 quần âu 1.000.000 áo dệt kim năm - Ngân hàng: TECHCOMBANK HOAN KIEM- 25 Lý Thờng Kiệt, Hoµn KiÕm, Hµ Néi, ViƯt Nam Ngay tõ míi vào hoạt động, Công ty đà xác định phơng hớng hoạt động chủ yếu gia công xuất sang thị trờng nớc 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty Giám đốc: Là ngời đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm với pháp luật ngời đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh Chuyên đề thực tập tốt nghiệp -Phó giám đốc 1: Chỉ đạo phòng Lao động tiền lơng, Tổ chức hành chính, Phân xởng sản xuất, KCS, Kỹ thuật may Sau báo cáo lên giám đốc kế hoạch phòng ban Giám đốc đọc định thị cho phòng ban Nh vậy, Phó Giám đốc ngời chịu trách nhiệm chung tổ chức hành Công ty -Phó giám đốc 2: Phụ trách phòng phòng xuất nhập phòng Kinh doanh nghiên cứu thị trờng Khi có hợp đồng sản xuất, Phó giám đốc ký hợp đồng sau thị cho phòng kinh doanh nghiên cứu thị trờng trình lên giám đốc duyệt Nhìn chung, phó giám đốc ngời chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sản xuất làm công tác đối ngoại -Kế toán trởng: Chỉ đạo chung phòng kế toán, ký lệnh, chứng từ, công văn có liên quan đến công tác tài Theo dõi đa hàng gia công đơn vị khác, điều hành cân đối tài toàn Công ty -Phòng lao động tiền lơng: Làm nhiệm vụ theo dõi sản xuất, xây dựng định mức lao động, định mức tiền lơng, toán tiền lơng thực sách xà hội nh hu trí, bệnh tật, tài sản ngời lao động - Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hạch toán kinh doanh phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị Tổ chức thực biện pháp hành chính, theo dõi tình hình vật t, tài sản, lập báo cáo tổ chức thống kê theo quy định nhà nớc - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý lao động, xếp tổ chức nhân sự, có kế hoạch đào tạo bồi dỡng tay nghề, trình độ nghiệp vụ cho cán công nhân viên, đạo công tác thi đua, khen thởng, bảo vệ an ninh trật tự cho Công ty -Phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ tìm kiếm thị trờng khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận thâm nhập vào thị trờng mới, thị trờng phi quota thực thị trờng mới, thị trờng phi hạn ngạch thực hợp đồng ký theo điều kiện FOB với khách hàng nớc ngoài, tìm thị trờng sản xuất - tiêu thụ, thực công tác đối ngoại, thực thủ tục xuất nhập trực tiếp hàng hoá -Phòng kỹ thuật may: Có nhiệm vô tiÕp cËn kü thuËt may, gèc mÉu, may mÉu đối, đối mẫu, làm định mức vật t với khách hàng, viết quy trình Chuyên đề thực tập tốt nghiệp công nghệ may, lên tác nghiệp cắt, chịu trách nhiệm đạo kỹ thuật toàn Công ty -Phân xởng sản xuất: bao gồm xởng may xởng giặt -Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra tiêu chuẩn tất hàng hoá sản xuất ra, trớc xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hoá theo mẫu hợp đồng -Phân xởng I,II: Thực nhiệm vụ may loại áo, quần bảo đảm chất lợng, mẫu mÃ, kế hoạch sản xuất theo hợp đồng đà ký -Xởng giặt : Giặt hàng khách hàng có yêu cầu, Công ty nhận hàng giặt nội địa khác 1.3 Chức nhiệm vụ công ty - Công ty sản xuất số mặt hàng chủ yếu là: áo sơ mi, quần âu, quần trẻ em, váy, áo dệt kim, quần soóc - Hoạt động chủ yếu công ty thực gia công hàng dệt may cho công ty thơng nhân nớc Công ty may Hanotex thực hoạt động sản xuất theo hợp đồng với công ty nớc ngoài, cụ thể thực gia công hàng dệt may với nguyên vật liệu phía nớc cung cấp Hợp đồng có nội dung chÝnh nh sau : - Bªn A sÏ gưi nguyªn phụ liệu cho bên B theo điều kiện C.I.F Hải phòng C&F sân bay Nội Bài Bên B có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu đến Công ty có trách nhiệm hạch toán SX-KD theo chế độ quy định Việt Nam - Bên A cung cấp cho bên B mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình Bên B có trách nhiệm may hàng mẫu theo nh quy trình mà bên A đa đến để làm mẫu ®èi kiĨm tra vµ nhËn xÐt tríc ®a vµo sản xuất hang loạt - Bên A có trách nhiệm bổ sung cho bên B mợn số máy móc thiết bị thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng bên A Số thiết bị máy móc bên A bổ sung gửi sang làm nhiều đợt Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bên B phải chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất thành phẩm theo hớng dẫn bên A giao hàng đến tận cảng Hải phòng sân bay Nội Bài theo điều kiện F.O.B Hải phòng Nội Bên B có trách nhiệm lo Quota (Trích theo mẫu Hợp đồng hợp tác sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu.) 1.4 Thực trạng ứng dụng tin học công ty: Hệ thống máy tính công ty đà đợc nối mạng Internet Mỗi phòng ban liên hệ với thông qua hệ thống máy tính nối mày Lan, ®ång thêi bé phËn Kinh doanh XuÊt nhËp khÈu trực tiếp liên hệ với Hải quan thông qua mạng máy tính Internet Phần cứng: Máy tính Pemtium III 733 Mhz, Ram 128, HDD 20GB PhÇn mỊm: HƯ điều hành Windows 98 SE, phần mềm Microsoft Office 2000 Hệ điều hành màng winddows NT Nhân lực: Trình độ Tin văn phòng Thực trạng ứng dụng tin học bé phËn Kinh doanh xt nhËp khÈu: Dïng phÇn mỊm Ms Excel để quản lý theo dõi tờ khai lu trữ hợp đồng Với tính xử lý tÝnh to¸n cao, cã thĨ nãi Ms Excel cã thể đảm nhận tốt vai trò quản lý liệu qua tờ khai Tuy nhiên khối lợng tờ khai ngày lớn, số hợp đồng gia công thực ngày nhiều Mặt khác, doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh Do yêu cầu tất yếu phần mềm quản lý hiệu Đề tài nghiên cứu 2.1 Tên đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuÊt nhËp khÈu ë c«ng ty TNHH Hanotex 2.2 Lý lựa chọn đề tài Trong xu phát triển giới ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng đợc ứng dụng ngày rộng rÃi Đặc biệt, công tác quản lý tin học phận thiếu nhà quản lý muốn quản lý có hiệu quả, có định xác, kịp thời Trên thực tế từ xuất phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tổ chức doanh nghiệp tiết kiệm đợc chi phí nh thời gian mà nâng cao lực hoạt động, khắc phục đợc sai sót, nhầm lẫn trình quản lý, đem lại hiệu cao trình sản xuất kinh doanh nghiên cứu đề tài để góp phần xây dựng hệ thống quản lý tốt đồng thời phát huy kiến thức đà đợc học nhà trờng Sau giai đoạn tìm hiểu nghiên cứu vai trò chức hoạt động quản lý Đây đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây dựng nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác nghiệp, cung cấp thông tin cách đặn, kịp thời, tạo báo cáo cho cấp quản lý khác cho cấp trên, giúp họ có khả đa định dựa tình hình thực tế 2.3 Mục tiêu đề tài - Nâng cao hiệu quản lý hoạt động xuất nhập cho công ty - Đáp ứng nhu cầu quản lý quan chức cách nhanh chóng xác - Thúc đẩy trình thực hợp đồng gia công 2.4 Các phơng pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài + Sử dụng mô hình: Trong hệ thống thông tin có mô hình : Mô hình lô gíc, mô hình vật lý mô hình vật lý Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: liệu ma thu thập, xử lý mà phải thực hiện, kho để chứa kết liệu để lấy cho xử lý thông tin mà hệ thồng sản sinh Mô hình trả lời câu hỏi Cái gì? Để làm gì? Nó không quan tâm tơí phơng tiện đợc sử dụng nh địa điểm thời điểm mà liệu đợc xử lý Mô hình hệ thống gắn quầy tự động dịch vụ khách hàng giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc Mô hình vật lý ý tới khía cạnh nhìn thấy đợc hệ thống nh vật mang liệu vật mang kết nh hình thức đầu vào đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, dịch vụ, phận, ngời vị trí công tác hoạt động xử lý, thủ tục thủ công nh yếu tố địa điểm thực Chuyên đề thực tập tốt nghiệp xử lý liệu, loại hình bàn phím đợc sử dụng Mô hình chó ý tíi mỈt thêi gian cđa hƯ thèng, nghÜa thời điểm mà hoạt động xử lý liệu khác xẩy Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? đâu? Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình Mô hình vật lý liên quan tới khía cạnh vật lý hệ thống nhiên nhìn ngời sử dụng mà nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn thông tin liên quan tới loại trang thiết bị ®ỵc dïng ®Ĩ thùc hiƯn hƯ thèng, dung lỵng kho lu trữ tốc độ xử lý thiết bị, tỉ chøc vËt lý cđa kho d÷ liƯu kho chứa, cấu trúc chơng trình ngôn ngữ thể Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá quầy giao dịch0 theo mô hình vật lý Mỗi mô hình kết góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc kết góc nhìn quản lý, mô hình vật lý góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình có độ ổn định khác nhau, mô hình lô gíc ổn định mô hình vật lý hay biến đổi + Mà hoá liệu: Xây dựng hệ thống thông tin cần thiết phải mà hoá liệu Việc mà hoá liệu mang lại lợi ích sau: -Nhận diện không nhầm lẫn đối tợng -Mô tả nhanh chóng đối tợng -Nhận diện nhóm đối tợng nhanh Định nghĩa mà hoá liệu Mà hiệu đợc xem nh biểu diễn theo quy ớc, thông thờng ngắn gọn mặt thuộc tính thực thể tập hợp thực thể Bên cạnh thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên ngời ta thờng tạo thuộc tính nhận diện gồm dÃy ký hiệu, chủ yếu chữ chữ số, đợc gán cho ý nghĩa mang tính ớc lệ Mà hoá đợc xem việc xây dựng tập hợp hàm thức mang tính quy ớc gán cho tập hợp ý nghĩa cách cho liên hệ với tập hợp đối tợng cần biểu diễn Mà hoá công việc thiết kế viên hệ thống thông tin Có thể coi việc thay thông tin dạng tự nhiên thành dÃy ký hiệu thích ứng với mục tiêu ngời sử dụng Mục tiêu nhận Chuyên đề thực tập tốt nghiệp diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lu trữ thời gian xử lý, thực phép kiểm tra lô gíc hình thức thể vài đặc tính đối tợng Các phơng pháp mà hoá Trong thực tế ngời ta thờng dùng số phơng pháp mà hoá nh sau: Phơng pháp mà hoá phân cấp Nguyên tắc tạo lập mà đơn giản Ngời ta phân cấp đối tợng từ xuống Và mà số đợc xây dựng từ trái qua phải chữ số đợc kéo dài phía bên phải để thể chi tiết phân cấp sâu Phơng pháp mà liên tiếp Mà kiểu đợc tạo quy tắc tạo dÃy định Chẳng hạn ngời đợc tuyển dụng vào làm viƯc tríc cã m· sè 999 th× ngêi tiÕp theo mang mà số 1000 Ưu điểm : Không nhầm lẫn tạo lập dễ dàng Nhợc điểm : Không gợi nhớ không cho phép chèn thêm mà vào hai mà cũ Phơng pháp mà hoá tổng hợp Khi kết hợp việc mà hoá phân cấp với mà hoá liên tiếp ta có phơng pháp mà hoá tổng hợp Phơng pháp mà hoá theo xeri Phơng pháp sử dụng tập hợp theo dÃy gọi xeri Xeri đợc coi nh giấy phép theo mà quy định Phơng pháp mà hoá gợi nhớ Phơng pháp vào đặc tính đối tợng để xây dựng Chẳng hạn dùng việc viết tắt chữ đầu làm mà nh mà tiền tệ quốc tế: VND, USD Ưu điểm: Gợi nhớ cao, mở rộng dễ dàng Nhợc điểm: Khá cồng kềnh phải cần nhiều ký tự; phải chọn đặc tính ổn định không mà ý nghĩa Yêu cầu mà Để sử dụng có hiệu việc mà hoá phải đảm bảo tiêu chuẩn sau : Bảo đảm tỷ lệ kén chọn tỷ lệ sâu sắc Chất lợng mà đợc đo lờng hai số tỷ lệ sau: Số lợng đối tợng thoả mÃn đợc lọc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tỷ lệ kén chọn= Tổng số đối tợng đợc lọc Số lợng đối tợng thoả mÃn lọc Tỷ lệ sâu sắc= Tổng số đối tợng thoả mÃn có tập tin Mà số phơng tiện để nhận diện hay truy tìm đối tợng phải đảm bảo tỷ lệ lựa chọn sâu sắc tiêu chuẩn tìm kiếm đà đặt Có tính uyển chuyển lâu bền Một mà phải tiên lợng đợc khả thay đổi đối tợng quản lý để thích ứng với thay đổi Một mà đợc xem có tính chÊt nµy nã cho phÐp níi réng vµ bỉ sung m· míi TiƯn lỵi sư dơng Bé m· ngắn gọn tốt Điều giúp tiết kiệm nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu giảm sai lÇm sư dơng Kinh nghiƯm cho thÊy nÕu mà số tăng lên kỹ tự sai sót nhập mà số tăng gấp đôi Kiểm tra dễ dàng cho xử lý sau khía cạnh cần xem xét xây dựng mà Bộ mà dÃy ký tự xử lý dễ dàng cho yêu cầu phân nhóm, tổng hợp mà số Tuy nhiên mà số ngắn gọn hơn, nhập nhanh Giải mà dễ dàng tức mà phải xây dựng cho diễn dịch dễ rõ ràng Cách thức tiến hành mà hoá 1.Xác định tập hợp đối tợng cần mà hoá 2.Xác định xử lý cần thực 3.Lựa chọn giải pháp mà hoá Xác định trật tự đẳng cấp tiêu chuẩn lựa chọn Kiểm tra lại mà hành Tham khảo ý kiến ngời sử dụng Kiểm tra độ ổn định thuộc tính Kiểm tra khả thay đổi đối tợng Triển khai mà hoá bao gồm công việc nh: Lập kế hoạch, xác định đội ngũ quy tắc, quy chế xây dựng mÃ, thông tin đầy đủ mà cho đối tợng sử dụng loại bỏ mà lỗi thời Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mà hoá công việc quan trọng việc xây dựng hệ thống thông tin Chúng bắt đầu ngời thiết kế hệ thống thông tin cha ý thức rõ ràng việc sử dụng chúng Mà hoá sử dụng mà xẩy suốt trình phân tích, thiết kế, cài đặt khai thác hệ thống thông tin 2.5 Công cụ thực đề tài 2.5.1 Hệ quản trị sở liệu Access Cho đến Microsoft Access đà trở thành phần mềm CSDL liên tục phát triển, thể bớc ngoặt quan trọng dễ dàng việc sử dụng, nhiều ngời đà bị hút vào việc tạo CSDL hữu ích riêng ứng dụng CSDL hoàn chỉnh Hiện nay, Microsoft Access đà trở thành sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản làm việc Chúng ta hÃy xem xét lợi ích việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL nh Microsoft Access Các khả hệ CSDL cho quyền kiểm soát hoàn toàn cách định nghĩa liệu, làm việc với liệu chia sẻ liệu với ngời khác Một hệ CSDL có khả chính: Định nghĩa liệu, xử lý liệu kiểm soát liệu Toàn chức nằm tính mạnh mẽ Microsoft Access Bảng (Table): Bảng đối tợng đợc định nghĩa đợc dùng để lu liệu Mỗi bảng chứa thông tin chủ thể xác định Mỗi bảng gồm trờng (field) hay gọi cột (Column) lu giữ loại liệu khác ghi ( Record ) hay gọi hàng ( Row ) lu giữ tất thông tin cá thể xác định chủ thể Có thể nói khoá ( Primary ) ( gồm nhiều trờng ) nhiều mục ( Index ) cho bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập liệu Mẫu biểu ( Form ): Mẫu biểu đối tợng đợc thiết kế chủ yếu dùng để nhập hiển thị liệu, điều khiển việc thực ứng dụng Các Mẫu biểu đợc dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn liệu đợc truy xuất từ bảng truy vấn Cho phép in c¸c MÉu biĨu Cịng cho phÐp thiÕt kÕ c¸c MÉu biểu để chạy Macro Module đáp ứng kiện