Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu tại công ty cổ phần VIWACO

LỜI TRI ÂNVới vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập dưới mái trườngHọc viện tài chính thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùngvới những kiến thức th

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp của tôi là trung thực xuất phát từtình hình thực tế của đơn vị tôi thực tập

Tác giả Đồ án

Nguyễn Thị Thuý Hà

LỜI TRI ÂN

Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập dưới mái trườngHọc viện tài chính thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùngvới những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại công ty cổ phầnđầu tư và kinh doanh nước sạch VIWACO, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với

đề tài: “Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu tại công ty cổ phần VIWACO”.

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo THs.Phan Phước Long -giảng

viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính đã chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ emtrong suốt quá trình thực tập

Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt

là các thầy cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã giảng dạy và truyềnđạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua

Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị ở phòng kinh doanh và phòng tài chính

kế toán – công ty cổ phần VIWACO đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong quátrình thực tập

Em xin chân thành cảm ơn!

Tác giả

Nguyễn Thị Thuý Hà

Lời mở đầuTrong bối cảnh khủng hoảng tài chính toàn cầu đang có chiều hướng lanrộng như hiện nay, nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ trong nước,bắt đầu co cụm và thu hẹp các hoạt động kinh doanh.Doanh nghiệp thiếu vốn hoạtđộng bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân như: Do doanh nghiệp có vốn điều lệ thấp;ngân hàng siết chặt tín dụng, bị khách hàng chiếm dụng công nợ; bị nhà cung cấpsiết nợ; quản lý dòng tiền mặt kém…

Nhưng khó khăn do vốn điều lệ thấp và ngân hàng siết chặt tín dụng có thể

sẽ không là vấn đề lớn

Nhiều doanh nghiệp giữ khách hàng bằng cách cho hạn mức công nợ và thờihạn thanh toán khá thoáng Chính sách này thường bị khách hàng lợi dụng để chiếmdụng vốn Họ đặt hàng với số lượng lớn và xin trả chậm rất lâu Doanh nghiệp thấyđơn hàng lớn nên chấp nhận cho nợ với số lượng lớn và kéo dài thời gian Trongthực tế, sức tiêu thị hàng của khách hàng không lớn nên họ thu tiền và thanh toánnhỏ giọt Trong nhiều trường hợp, khách hàng bán được hàng nhưng giữ lại tiền chođến thời điểm cuối cùng mới thanh toán một lần Doanh nghiệp thiếu tiền vì bịkhách hàng nợ, trong khi khách hàng dùng vốn của doanh nghiệp để kinh doanhmặt hàng khác Khi số vốn chiếm dụng được khá nhiều, khách hàng thậm chí “lơ”luôn, không đặt hàng của doanh nghiệp nữa

Như vậy việc quản lý công nợ của khách hàng là một trong các vấn đề rấtđược các doanh nghiệp chú trọng

Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càngnhiều, đòi hỏi cần phải đáp ứng nhanh chóng kịp thời cho nhu cầu quản lý Ứngdụng công nghệ tin học vào công tác quản lý nói chung, quản lý công nợ phải thucủa khách hàng do đó là cần thiết

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý công nợ phải thu củakhách hàng trong doanh nghiệp em đã chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tinquản lý công nợ phải thu của khách hàng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng vàkinh doanh nước sạch”

Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý công nợ phải thu của khách hàngtrong công ty nhằm đạt hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lýcông nợ phải thu trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học Do thời gian khôngcho phép, em chỉ tập trung vào phân tích, thiết kế hệ thống công tác quản lý công nợphải thu của khách hàng và thực hiện một số chức năng của chương trình, sử dụngngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.

KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN NGOÀI PHẦN MỞ ĐẦU VÀ PHẦN KẾT LUẬN GỒM 3 CHƯƠNG:

Chương 1: Lý luận chung về Hệ thống thông tin quản lý và công tác quản lý

công nợ phải thu của khách hàng

Chương 2: Tổng quan về công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Và Kinh

Doanh Nước Sạch và thực trạng công tác tổ chức quản lý công nợ phải thu củakhách hàng tại công ty

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu

của khách hàng tại công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Và Kinh Doanh Nước Sạch Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn vàkinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót Em rất mongnhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC

QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1.1 Thông tin

* Khái niệm

Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhậnđược làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thểhiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Thông tin tồn tại dưới hình thức:

+ Bằng ngôn ngữ, hình ảnh

+ Mã hiệu hay xung điện

* Các tính chất của thông tin

+ Tính tương đối

+ Tính định hướng

+ Tính thời điểm

+ Tính cục bộ

Như vậy, nói đến thông tin là nói đến hai đối tượng : chủ thể phản ánh (truyền tin),

và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin)

Về mặt kỹ thuật, cần phân biệt hai khái niệm : dữ liệu (data) và thông tin(information)

Dữ liệu (Data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới

mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau

Thông tin (Information) là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hìnhthức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng

Trong hệ thống quản lý, có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa

là sản phẩm đầu ra Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng làthể nền của mọi hoạt động Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đíchthực

1.1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN.

* Khái niệm:

Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm và dữ liệu thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phânphối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết

bị tin học và không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy ra từcác nguồn(Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đãđược lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích(destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Để có thể nhìn nhận một cách trực quan về hệ thống thông tin, người tathường tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệthống thông tin có một đặc thù riêng nhưng chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhấtđịnh

Hình 3: Mô hình hệ thống thông tin

* Mô Hình Hệ thống thông tin

- Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện,các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin

mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”.

Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thờiđiểm mà dữ liệu được xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụkhách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này

- Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như làcác vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và củađầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và

vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố vềđịa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Môhình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm màcác hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra

Phân phát

tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kholưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấutrúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi :

lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ

xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu.Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như:

+ Hệ thống nhân sự, tiền lương

+ Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng

+ Hệ thống quản lí công văn đi, đến

* Tại Sao Phải Phát Triển HTTT Quản Lý Trong Doanh Nghiệp

Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:

+ Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

+ Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức

* Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin

 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chínhthức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó: trình bày rõ lý do vì sao tổchức cần hay không cần phát triển hệ thống thông tin Tiếp đến là xác định phạm vicho hệ thống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển hệ thống thông tin về cơ bảnđược mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra các ước lượngthời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phảigiải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội cóthể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệthống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức

 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấpnhững dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này, bao gồm các côngviệc:

+ Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sửdụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại

+ Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệthống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầutheo một cách đặc biệt

+ Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệbên trong, bên ngoài và các giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.+ Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầuđặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầuvới chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thôngqua

 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.

+ Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệthống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào nghiệp vụ của hệthống thực

+ Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển logic trừu tượng thanhfbản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật Nhưng phần khác nhau của hệ thốngđược gắn vào các thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việcthu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

+ Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữliệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môitrường mạng cần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế làđặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình

và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chươngg trình và cấutrúc hệ thống

 Lập trình và kiểm thử

+ Trước hết chọn phần mềm nền (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu,ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng)

+ Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

+ Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các modulchức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

+ Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

Các thành phần của mô hình nghiệp vụ:

+ Ý nghĩa: Có tính biểu tượng, mô tả toàn hệ thống trong môi trường

+ Ký pháp: Hình chữ nhật góc tròn chia hai phần: phần trên ghi số 0, phầndưới ghi tên hệ thống, trong đó tên hệ thống bao gồm cụm động từ và bổngữ kèm với chữ “Hệ thống” ở đầu

 Các tác nhân

0TÊN HỆ THỐNG

+ Ý nghĩa: mô tả một yếu tố của môi trường có tương tác với hệ thốngđược xét

+ Ký pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong, tên tác nhân phải là mộtdanh từ

+ Một tác nhân của hệ thống phải thoả mãn đủ ba điều kiện:

 Phải là một người, nhóm người, tổ chức, một bộ phận của tổchức hay một hệ thống thông tin khác

 Phải nằm ngoài hệ thống

 Phải có tương tác với hệ thống: đưa thông tin và hệ thống hoặclấy thông tin ra từ hệ thống

 Luồng dữ liệu

+ Ý nghĩa: mô tả một dữ liệu dịch chuyển từ nơi này đến nơi khác

+ Ký pháp: Tên luồng là danh từ mô tả dữ liệu dịch chuyển, dữ liệu dịchchuyển thường trên vật mang, có thể lấy tên vật mang thành tên luồng

Tên luồng dữ liệu

1.1.4.3 Biểu đồ phân rã chức năng

Biểu đồ phân rã chức năng là một đồ thị phân cấp mô tả các chức năng nghiệp vụ ởcác mức khác nhau Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng nghiệp vụ

và các đường liên kết

+ Các chức năng nghiệp vụ có tên là động từ có bổ ngữ và được phân chiathành các mức khác nhau: lĩnh vực hoạt động, hoạt động, nhiệm vụ, hành động

+ Đường liên kết: là những đường gấp khúc có dạng hình cây

+ Biểu đồ phân rã chức năng:

Tên tác nhân

Cấu trúc của ma trận thực thể dữ liệu - chức năng gồm:

+ Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng (được chọn từ biểu

đồ phân rã) thường ở mức trung gian

+ Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

+ Các ô: là giao ở một dòng và một cột, ghi một trong các chức năngsau:

 R (Read): Nếu chức năng ở dòng đọc dữ liệu cột

 C( Creat): Nếu chức năng ở dòng tạo dữ liệu cột

 U(Update): Nếu chức năng ở dòng update dữ liệu cột

 Còn lại: Để trống

QUẢN LÝ KINH DOANH BÁN BUÔN

1.1.4.6 Mô hình hoá quá trình xử lý nghiệp vụ

Ngoài các khái niệm tác nhân, luồng dữ liệu ở trên còn một số các khái niệm khác như:

 Tiến trình:

+ Khái niệm: Là một tập hợp các công việc tác động lên dữ liệu vào vàtạo ra dữ liệu ra

+ Ký pháp: Hình chữ nhật góc tròn chia hai phần:phần trên ghi số hiệu của tiến trình, phần dưới ghitên tiến trình

+ Tên tiến trình: Là cụm động từ và bổ ngữ

 Kho dữ liệu:

+ Khái niệm: Là các dữ liệu được lưu trữ tại một vị trí

+ Ký pháp: Hình chữ nhật khuyết một cạnh (bên phải hay bên trái), phíacạnh không khuyết có một ô dùng để ghi số hiệu kho dữ liệu, ô còn lạighi tên kho

1TÊN TIẾN TRÌNH

+ Tên kho: Là một cụm danh từ

1.1.4.7 Mô hình thực thể dữ liệu - mối quan hệ (ER):

Mô hình thực thể dữ liệu - quan hệ là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồmcác thự thể dữ liệu và mối quan hệ cuả chúng

 Thực thể: Là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặccác khái niệm độc lập có đặc trưng chung

Ký pháp: Là hình chữ nhật bên trong ghi tên thực thể, tên thực thể là danh từ hoặccụm danh từ

 Thuộc tính: Là các đặc trưng chung của cả lớp đối tượng của thực thể

Ký pháp: Là hình elip bên trong ghi tên thuộc tính, tên thuộc tính là danh từ hoặc cụm danh từ

 Mối quan hệ: Mối quan hệ giữa các thực thể là khái niệm mô tả mối quan

hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể

+ Ký pháp: Là hình thoi bên trong ghi tên mối quan hệ, tên mối quan hệ

là một động từ

+ Bậc của mối quan hệ: là số thực thể tham gia quan hệ

+ Bản số của mối quan hệ (lực lượng tham gia mối quan hệ): là sốlượng bản thể của mỗi thực thể có thể tham gia vào một quan hệ cụ thể

1.1.4.8 Mô hình quan hệ:

Tên thực thể

Tên thuộc tính

Tên mối quan hệa

tên kho văn bản a n bản tên kho vă

 Quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều Mỗi quan hệ là một tập các cộtđược đặt tên và một số tuỳ ý các dòng không có tên.

 Các thuộc tính của quan hệ:

+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòngkhác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này là như nhau.+ Khoá dự tuyển: là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duynhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi mộtthuộc tính tròn số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

 Các chuẩn của các quan hệ: là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép tanhận biết được cấu trúc đó Có ba chuẩn cơ bản:

+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ được gọi là ở chuẩn 1NF nếu nó khôngchứa thuộc tính lặp

+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ được gọi là chuẩn 2NF nếu nó là chuẩn1NF và không tồn tại các thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khóa.+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ được gọi là chuẩn 3 NF nếu nó là chuẩn2NF và không tồn tại thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào khoá

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Kế toán nợ phải thu

Hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến vớihoạt động với các doanh nghiệp khác với tổ chức, cá nhân khác và cơ quan quản lýcủa Nhà nước.Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạtđộng kinh tế tài chính của doanh nghiệp

Các khoản nợ phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bêntrong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hoá, vật tư và cáckhoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp

Các khoản phải thu bao gồm:

 Phải thu của khách hàng

 Phải thu nội bộ

 Phải thu khác

Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh chủ yếutrong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ,bàn giaothanh toán khối lượng thi công mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp nhưngchưa thanh toán tiền

Khi hạch toán các khoản phải thu của khách hàng cần phải tôn trọng các quyđịnh:

 Phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từngkhoản nợ,và từng lần thanh toán

 Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có

dư nợ lớn thì định kỳ phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đãphát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu yêu cầu kháchhàng xác nhận nợ bằng văn bản

 Phải tiến hành phân loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng, quá hạn,

nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số tríchlập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phả thu không đòiđược

1.2.2 Các nghiệp vụ cơ bản của kế toán công nợ phải thu đối với doanh nghiệp

kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Bán hàng, cung cấp dịch vụ, tài sản chưa thu tiền của khách hang

Nợ tk131- Phải thu của khách hang ( Tổng giá thanh toán)

Có tk 511, 512- Doanh thu chưa có thuế GTGT

Có tk 3331- Thuế GTGT phải nộp

 Khách hàng thanh toán tiền hàng, Khách hàng ứng trước tiền hàng

Nợ tk 111, 112 …- Số tiền ứng trước

Có tk 131- Phải thu của khách hang

 Các khoản chiết khấu, giảm giá, hang bán trả lại giảm trừ khoản PTKH

Nợ tk 521, 531, 532 - Số tiền chưa có GTGT

Nợ tk 333- Thuế GTGT khấu trừ ( nếu có)

Có tk 131- Phải thu của khách hang

 Thanh toán trả lại tiền thừa cho khách

Nợ tk 131- Phải thu của khách hang

Có tk 111,112

 Xóa sổ khoản nợ khó đòi của khách hàng

Nợ tk 139- Dự phòng phải thu khó đòi

Có tk 131- Phải thu của khách hàng

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH NƯỚC SẠCH 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH NƯỚC SẠCH 2.1.1.Sự hình thành và phát triển của công ty.

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch được thành lậptheo văn bản thoả thuận ngày 01/02/2005 giữa Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Xâydựng Việt Nam Vinaconex, Công ty Kinh doanh nước sạch Hà Nội và Công ty Cổphần Ống sợi thuỷ tinh – Viglafico Vốn điều lệ của công ty là 40.000.000.000đồng(40 tỷ việt nam đồng)

Tên gọi: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch.

Viết tắt: VIWACO

Trụ sở chính: Tây Mỗ - Từ Liêm – Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Tầng 1 nhà 17T7 Khu Trung Hoà Nhân Chính – Hà Nội Điện thoại: (04) 2511520

Ngành nghề kinh doanh chính:

Công ty đã được sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh số 0101006729 ngày 20 tháng 04 năm 2005 với các ngành nghề kinhdoanh như sau:

 Sản xuất và kinh doanh nước sạch

 Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình chuyên ngành cấp thoátnước

 Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, cấpthoát nước, xử lý chất thải, các công trình điện, đường dây trạm biến thế đến35KV.

 Sản xuất và kinh doanh máy móc, thiết bị, vật tư ngành nước

 Đầu tư và kinh doanh bất động sản

 Thiết kế hệ thống cấp thoát nước khu đô thị và nông thôn, xử

lý nước thải và nước sinh hoạt

 Thiết kế cấp thoát nước: Đối với các công trình xây dựng dândụng, công nghiệp, môi trường nước

 Thiết kế tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất: Đối với côngtrình xây dựng dân dụng, công nghiệp

 Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng

 Xuất nhập khẩu các thiết bị, vật tư chuyên ngành cấp thoát nước

Đặc điểm về quy trình công nghệ:

Như chúng ta đã biết, sản phẩm xây dựng là những công trình nhà cửa, mạnglưới hạ tầng… được xây dựng và sử dụng tại chỗ, sản phẩm mang tính đơn chiếc, cókích thước và chi phí lớn, thời gian xây dựng lâu dài Xuất phát từ đặc điểm đó nênquy trình sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu của Công ty Cổ phần Đầu tư Xâydựng và Kinh doanh nước sạch nói riêng và các Công ty xây dựng nói chung có đặcthù là sản xuất liên tục, phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹthuật), mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và được xây dựng tại các địa

điểm khác nhau, tuy nhiên hầu hết tất cả các công trình đều tuân theo một số quytrình công nghệ sản xuất như sau:

 Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc chỉ định thầu, giao thầu

 Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình hoặc hợpđồng giao khoán ( nếu đơn vị vừa là chủ đầu tư vừa thi công)

 Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã ký kết,Công ty tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra sản phẩm (Công trìnhhay hạng mục công trình)

+ San nền, giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, lắp đặt ống …

 Tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công, tổ chứccung ứng vật tư

 Lắp đặt ống, xây trát và hoàn trả mặt đường hay trả lại nguyêntrạng trước khi đào

Đặc điểm về tổ chức sản xuất:

Do đặc điểm của sản phẩm xây dựng cũng như đặc điểm của quy trìnhcông nghệ nêu trên có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức sản xuất và quản lý trongCông ty, làm cho công việc này có nhiều khác biệt với các ngành sản xuất khác điềunày được thể hiện rõ nét qua cơ chế giao khoán của đơn vị Nội dung của nó là cáccông trình (hoặc hạng mục công trình) mà Công ty nhận thầu thi công kể cả cáccông trình do các đội tự tìm kiếm đều thực hiện theo cơ chế giao khoán toàn bộ chiphí thông qua hợp đồng giao khoán giữa Công ty và các đội xây dựng Cơ chế nàyđược cụ thể hoá qua quy chế tạm thời với những điểm chính như sau:

 Mức giao khoán với tỷ lệ từ 80% đến 85% giá trị quyết toánđược duyệt.

 Số còn lại Công ty chi cho các khoản sau:

+ Nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Lãi vay ngân hàng

+ Phụ phí nộp cấp trên và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Trích lập các quỹ của doanh nghiệp

 Những khối lượng công việc và công trình đặc thù riêng sẽ có tỷ lệgiao khoán riêng thể hiện thông qua từng hợp đồng giao khoán

 Các đội nhận khoán phải tổ chức thi công, chủ động cung ứng vật tư,nhân lực thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ thuật, an toàn lao động vàphải tính đến các chi phí cần thiết cho việc bảo hành công trình Đơn vị nhậnkhoán tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ nhằnphản ánh đầy đủ, chính xác, khách quan, kịp thời mọi hoạt động kinh tế phátsinh Cuối quý phải kiểm kê khối lượng sản phẩm dở dang Các đội thi côngphải lập kế hoạch tháng, quý, năm về nhu cầu vật tư, nhân công, phương tiệnthi công và báo cáo về Công ty

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Phó giám đốc kinh doanh

2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Sơ đồ bộ máy kế toán:

 Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán

 Lập đầy đủ và gửi đúng thời hạn các báo cáo kế toán, thống kê theo chế độ quy định

 Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán

 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong Công ty một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán công nợ

Kế toán giá thành công trình, tiền lương

và BHXH, BHYT, KPCĐ, Kế toán thuế

Kế toán tiền, kế toán ngân hàng, kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ

 Kế toán tổng hợp:

 Lập báo cáo tài chính kế toán, kết hợp với phòng kế hoạch tổng hợp lập báo cáo thống kê, kế hoạch theo quy định của cấp trên

 Theo dõi dự án, chi phí dở dang

 Theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng, tạm ứng, phải trả người bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, nguồn vốn kinh doanh

 Kế toán công trình, kế toán tiền lương:

 Quản lý chi phí và tính giá thành công trình

 Trực tiếp làm lương và thanh toán lương cho khối văn phòng, theo dõi tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của toàn công ty

 Kế toán tiền, ngân hàng và tài sản cố định kiêm thủ quỹ:

 Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Kế toán trưởng

 Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, trực tiếp giao dịch với ngân hàng

 Theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt hàng ngày và báo cáo trực tiếp với Giám đốc và Kế toán trưởng

 Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ, lập bảng phân bổ khấu hao và công cụ dụng cụ báo cáo kế toán trưởng hàng tháng để phân bổ vào chi phí

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY

2.3.1 Thực trạng công tác quản lý công nợ phải thu

Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm Easy Accounting 2.5.4 để quản

lý công nợ cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp Do vậy, việc quản lý công nợ của doanh nghiệp trở nên thuận tiện giảm được nhiều chi phí trong công tácquản lý

Để phù hợp với quy trình sản xuất và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán nên Công ty đã sử dụng hình thức nhật ký chung

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Đối chiếu kiểm traVài nét về kế toán trên máy vi tính ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch

Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh

doanh nước sạch với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, tận dụng những

thuận lợi của hình thức nhật ký chung (Việc ghi chép đơn giản, kết cấu đơn giản),

Công ty đã sớm đưa máy vi tính vào công tác kế toán nhằm nâng cao trình độ cơ

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ nhật ký đặc biệt

Bảng tổng hợp chi tiết

giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của công tác kế toán trong hình thức mới, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, kịp thời, chính xác, trung thực

2.3.2 Đánh giá phần mềm kế toán mà công ty sử dụng cho công tác quản lý

+ Cho phép bù trừ công nợ giữa các khách hàng khác nhau

+ Cho phép tính lãi công nợ quá hạn

Tuy nhiên, phần mềm Easy Accounting là phần mềm dùng cho cả hệ thống kế toán nói chung không phải là phần mềm chuyên về công tác quản lý công nợ

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG NỢ

PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIWACO

3.1 MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG

Chức năng quản trị công nợ phải thu của khách hàng nằm trong chức năngchung quản trị tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp.Hệ thống thông tin quản lýcông nợ phải thu của khách hàng là một hệ thống ở mức tác nghiệp của hệ thốngthông tin tài chính do đó nó mang tính đặc trưng của một hệ thống thông tin tàichính mức tác nghiệp: hướng nghiệp vụ và cung cấp các thông tin đầu ra có tính thủtục, lặp lại

Hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu của khách hàng có nhiệm vụ:cập nhật theo dõi các phát sinh nợ, phát sinh có của khách hàng cùng với các khoản

nợ quá hạn để đưa ra được những báo cáo thường xuyên cũng như bất thường vềtình hình thanh toán của khách hàng

Các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu củakhách hàng:

 Luôn xác định được chính xác số dư công nợ tại một thờiđiểm bất kỳ nào đó theo yêu cầu của nhà quản trị

 Xác định được các khoản nợ quá hạn của khách hàng

 Đưa ra được những báo cáo định kỳ, thường xuyên để phảnánh được tình hình thanh toán của khách hàng

3.2 MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ

3.2.1 Mô tả bài toán

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch chuyên sản xuất, kinh doanh nước sạch và các máy móc thiết bị, vật tư ngành nước như: các loại ống nước, van nước các loại, các thiết bị xử lý nước Công ty chuyên tư vấn đầu tư, xây dựng công trình chuyên ngành cấp thoát nước, xử lý chất thải Công ty tiếp nguồn nước sạch từ nhà máy nước mặt Sông Đà, và cung cấp chủ yếu cho các

hộ gia đình vùng Tây Nam Hà Nội, các vùng lân cận

* Quá trình quản lý công nợ phải thu của khách hàng gồm các quá trình sau:

 Cập nhật tiền hàng phát sinh trong tháng của khách hàng

 Cập nhật các khoản thanh toán của khách hàng

 Cập nhật phát sinh nợ của khách hàng

 Theo dõi thanh toán của khách hàng và xác định các khoản

nợ quá hạn

Khi khách hàng đặt mua dưới nhiều hình thức: Điệnthoại, Fax, email, … Bộ

phận bán hàng sẽ nhận yều cầu đặt hàng ghi vào Bảng Đặt hàng ( ( (Đồng thời mọi thông tin của khách hàng đều được bộ phận bán hàng lưu vào tệp hồ sơ khách hàng Từ những thông tin của khách hàng mà phân chia khách hàng theo khu vực

để dễ quản lý ( hồ sơ khách hàng theo khu vực) ) Sau đó lập phiếu xuất kho (3

liên) và chuyển giao cho Thủ Kho Thủ kho xét hàng tồn kho và ghi nhận số lượng

thực xuất lên Phiếu xuất kho bên cột thực xuất Thủ kho lưu lại 1 liên và giao 2 liên

cùng hàng cho Nhân viên giao hàng Nhân viên giao hàng sẽ mang hàng và Phiếu xuất kho giao lại cho Kế toán phải thu Kế toán phải thu xét duyệt hàng giao (nếu Khách hàng nợ quá hạn sẽ không chấp nhận xuất kho) Nếu chấp nhận sẽ xuất Hóa đơn bán hàng (3 liên) kèm theo Phiếu giao hàng (2 liên) giao cho Nhân viên giao

hàng, đồng thời lưu lại 1 liên Hóa đơn để nhập Nhân viên giao hàng mang hàng vàchứng từ đến cho khách hàng Khách hàng ký vào Hóa đơn và Phiếu giao hàng.Khách hàng giữ lại mỗi chứng từ 1 liên, còn 1 liên trả lại cho Nhân viên giao hàng

Trường hợp khách hàng trả lại hàng: Khách hàng mua hàng hóa , công ty đãxuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hànghóa không đúng quy cách , chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa ;

bên khách hàng phải lập hóa đơn hàng bán trả lại, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa

trả lại cho công ty do không đúng quy cách , chất lượng, tiền thuế GTGT Hóa đơnnày là là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán., thuế GTGT đã

Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu giảm giá do mua hàng với

số lượng lớn thì giá bán cho khách sẽ là giá sau khi chiết khấu và được phản ánh

trên Hóa đơn GTGT

Quá trình cập nhật thanh toán của khách hàng:

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản.

Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập Phiếu thu tiền

Nếu quá hạn thanh toán, bộ phận kế toán sẽ gửi thông báo về khoản nợ quá hạn cho

khách hàng ( giấy báo nợ) Khách hàng sẽ chịu phạt với lãi suất 0,1% /ngày trên

tổng số tiền thanh toán chậm nhưng không quá 30 ngày Nếu quá 30 ngày,công ty cóthể đưa ra xử lý trước pháp luật

Trường hợp hàng hóa được xuất bán theo yêu cầu của khách hàng mà khách hàng không chấp nhận (do lỗi kĩ thuật) mà khách hàng đã đặt cọc tiền mua hàng

trước hoặc đã thanh toán tiền hàng Kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chi tiền , thủ quỹ

căn cứ vào phiếu chi tiền để chuyển tiền thanh toán cho khách

Quá trình cập nhật phát sinh nợ của khách hàng

Đến cuối tháng, Kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng và

phiếu thu chi tiền để ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng Trên cở sở các khoản nợ

và thanh toán của khách hàng kế toán công nợ xác định số dư đầu kỳ của khách hàng, xác định số dư cuối kỳ, số dư hiện thời, xác định các khoản nợ quá hạn Dựa

trên biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng kế toán công nợ gửi giấy báo nợ

đến khách hàng

Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phân kế toán căn

cứ vào các phiếu xuất kho, phiếu thu chi, chứng từ công nợ …lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng để ban giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp

lý và đạt hiệu quả cao

3.2.2 Các hồ sơ thu thập được:

Hóa đơn bán hàng