SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó NVL là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành NVL.
NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Trong đó đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm.
1.1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu
Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất NVL được tiêu dùng toàn bộ
Về mặt giá trị: Giá trị của NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra
1.1.2 Vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Trong đó đối tượng lao động (Chủ yếu là NVL) là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm Khi tham gia vào quá trình sản xuất,NVL không còn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, nó bị tiêu hao toàn bộ và dịch chuyển hết giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Vì vậy chỉ cần một sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như: doanh thu, lợi nhuận, giá thành sản phẩm…
Việc cung cấp NVL có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Sản xuất sẽ không thể tiến hành được nếu như không có NVL Nhưng khi đã có NVL rồi thì sản xuất có thuận lợi hay không còn phụ thuộc chất lượng NVL Ngoài ra, việc tuân thủ các biện pháp kỹ thuật trong việc tạo ra sản phẩm cần phải hết sức chú ý đến chất lượng sản phẩm Đó là yêu cầu quan trọng mà các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải quan tâm trong nền kinh tế thị trường NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí để tạo ra sản phẩm, cho nên việc kiểm tra chi phí NVL có ý nghĩa quan trọng tác động tới giá thành của sản phẩm và chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp sản xuất
Sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường phải lấy thu nhập bù đắp chi phí và có lãi thì doanh nghiệp phải quan tâm đến vấn đề hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm cũng đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí NVL một cách hợp lý Như vậy, NVL có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển và sống còn của doanh nghiệp
Mặt khác, xét về vốn thì NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng hợp lý NVL một cách tiết kiệm
1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Nền kinh tế quốc dân ngày càng phát triển khối lượng sản xuất công nghiệp đòi hỏi ngày càng nhiều chủng loại NVL Đối với nước ta, NVL trong nước còn chưa đáp ứng được cho nhu cầu sản xuất, một số loại NVL còn phải nhập của nước ngoài Do đó, việc quản lý NVL phải hết sức tiết kiệm, chống lãng phí, đúng quy trình công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm tốt và có hiệu quả.
Muốn quản lý tốt NVL ta phải quản lý tốt trên các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
* Ở khâu thu mua: Phải tổ chức quản lý quá trình thu mua NVL sao cho đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng, giá cả hợp lý, nhằm hạ thấp chi phí NVL đưa vào sản xuất, góp phần quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm.
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
* Ở khâu bảo quản : Phải bảo đảm theo đúng chế độ quy định tổ chức hệ thống kho hợp lý, để NVL không thất thoát, hư hỏng kém phẩm chất, ảnh hưởng đến chất liệu sản phẩm.
* Ở khâu dự trữ: Phải tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, cần quan tâm quản lý tốt khâu dự trữ Phải dự trữ NVL đủ mức tối đa, tối thiểu để không gây ứ đọng hoặc gây gián đoạn trong sản xuất.
* Ở khâu sử dụng : Do chi phí NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất vì vậy cần sử dụng NVL đúng mức tiêu hao, đúng chủng loại, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng NVL, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí NVL trong giá thành sản phẩm.
Do đó, công tác quản lý NVL là rất quan trọng nhưng trên thực tế có những doanh nghiệp vẫn để thất thoát một lượng NVL khá lớn do không quản lý tốt NVL ở các khâu, không xác định mức tiêu hao hoặc có xu hướng thực hiện không đúng Chính vì thế cho nên luôn luôn phải cải tiến công tác quản lý NVL cho phù hợp với thực tế.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu a Căn cứ vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
* Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những NVL sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (Bông cho nhà máy dệt, xi măng, sắt thép cho các công trình xây dựng cơ bản ) Ngoài ra, thuộc NVL chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến
* Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, phục vụ hoạt động của các tư liệu hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (Dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, xà phòng, giẻ lau )
* Nhiên liệu, năng lượng: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt khí đốt
* Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển
* Vật liệu và thiết bị xây dựng: Cơ bản bao gồm các loại và thiết bị ( Cẩu lắp, không cẩu lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà các doanh nghiệp mua nhằm đầu t cho xây dựng cơ bản
Theo cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung kinh tế cùng chức năng của từng loại NVL và từ đó có phương hướng và biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại NVL b Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành
* Nguồn từ bên ngoài nhập vào: Chủ yếu là mua ngoài, liên doanh, tặng, biếu.
* Nguồn tự sản xuất: Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua và dự trữ NVL làm cơ sở xác định giá vốn thực tế của NVL.
1.2.2 Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá nguyên vật liệu
1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực khách quan.
Theo chuẩn mực 02, kế toán nhập - xuất - tồn kho NVL phải phản ánh theo giá gốc (giá thực tế), có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp quy định Song do đặc điểm của NVL có nhiều loại, nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác quản trị NVL phục vụ kịp thời cho việc cung cấp hàng ngày, tình hình biến động và số hiện có của NVL nên trong công tác kế toán quản trị NVL còn có thể đánh giá theo giá hạch toán tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập - xuất NVL trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
1.2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu a Đánh giá theo trị giá vốn thực tế
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) + (cộng) các chi phí phát sinh thực tế (chi phí
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán liên quan trực tiếp đến việc mua hàng + (cộng) thuế nhập khẩu (nếu có) - (trừ) các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại (nếu có).
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp thì giá của NVL cũng tương tự như trên nhưng giá trên hoá đơn đã bao gồm cả thuế VAT.
+ Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất
Giá thực tế của NVL nhập kho là giá thành sản xuất thực tế.
+ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm trị giá NVL xuất kho để chế biến +(cộng) chi phí gia công chế biến +(cộng) chi phí vận chuyển bốc dỡ đi và về. + Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh
Giá của nguyên vật liệu nhập kho do hội đồng liên doanh đánh giá.
+ Đối với nguyên vật liệu được biếu tặng
Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá thị trường.
Giá nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng. b Đánh giá theo giá hạch toán
Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hach toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó, hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày, nhưng cuối tháng phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau:
= Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL đầu kỳ + Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Giá hạch toán NVL xuất kho Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
1.2.2.3 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho a) Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể tính theo kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Công thức:
Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân của NVL. Đơn giá NVL thực tế bình quân Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời, đúng chế độ quy định Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 15/QĐ - BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 -VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 -VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT)
- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 - VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ ( Mẫu 07 - VT)
- Hóa đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT - 3LN)
- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03- BH)
Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng nhiều chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.
1.3.2 Sổ kế toán chi tiết
Kế toán chi tiết NVL tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL
- Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất,tồn kho của từng thứ NVL theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số NVL Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày về mặt số lượng Thẻ kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp nào Còn sổ (Thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn NVL về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
1.3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL cả về số lượng, chất lượng và giá trị.
Kế toán chi tiết ở kho do thủ kho tiến hành, thủ kho phải có trách nhiệm bảo quản NVL tại kho, thực hiện việc nhập, xuất NVL trên cơ sở chứng từ hợp lệ Thủ kho phải ghi chép vào thẻ kho và các sổ có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn kho. Ở phòng kế toán thông qua các chứng từ ban đầu để kiểm tra tính hợp lệ và ghi chép vào sổ sách chi tiết và tổng hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, giúp cho Giám đốc có thể kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản NVL trong quá trình sản xuất.
Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng khác nhau, do vậy mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp, thuận tiện cho quá trình hạch toán chi tiết, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
1.3.3.1 Phương pháp ghi thẻ song song
* Tại kho : Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất tồn NVL về mặt số lượng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ được mở cho từng danh điểm NVL Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm NVL.
* Tại phòng kế toán : Kế toán NVL sử dụng thẻ hay sổ chi tiết NVL Sổ chi tiết NVL kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm NVL.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết.
PhiÕu xuÊt kho PhiÕu nhËp kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông qua báo cáo tình hình biến động của NVL do thủ kho gửi lên.
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ NVL theo số lượng và giá trị.
+ Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động.
Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít, tình hình nhập - xuất NVL phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao
Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song
1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
* Tại kho : Thủ kho ghi thẻ theo dõi tình hình hiện có và sự kiện biến động của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.
* Tại phòng kế toán : Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (Danh điểm) NVL theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp
Sổ đối chiÕu lu©n chuyÓn
Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.4.1 Tổ chức kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu
NVL là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của DN Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán cũng như việc xác định giá trị hàng tồn kho,giá trị hàng xuất kho hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ Nếu kế mặt về mặt giá trị của NVL Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị của NVL còn cho thấy mối liên hệ tương quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, là cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
1.4.1.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL trên các tài khoản kế toán tồn kho Như vậy việc xác định giá trị NVL xuất dùng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, xác định giá trị NVL tồn kho phải dựa trên chứng từ nhập, xuất trong kỳ. Áp dụng phương pháp này, kế toán có thể xác định giá trị NVL tồn kho tại mọi thời điểm trong kỳ, tuy nhiên kế toán phải thực hiện khối lượng ghi chép lớn. a Tài khoản kế toán sử dụng
- Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL kế toán sử dụng tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Kết cấu của TK 152 như sau:
Tài khoản này dùng để phán ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp theo giá trị vốn thực tế (có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật liệu).
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại doanh nghiệp TK 152 có thể mở các tài khoản cấp 2 chi tiết như sau:
+ Tài khoản 1522 : Vật liệu phụ
Tồn đầu kỳ: Phản ánh giá trị
+ Trị giá vốn thực tế của NVL nhËp kho trong kú.
+ Số tiền điều chỉnh tăng trị giá
NVL do đánh giá lại.
+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho trong kú.
+ Số tiền điều chỉnh giảm trị giá NVL do đánh giá lại.
+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê. + Số tiền giảm giá chiết khấu thơng mại hàng mua.
+ Trị giá NVL trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá hàng mua.
D nợ : + Phản ánh giá trị NVL tồn kho cuối kỳ.
SDĐK: Phản ánh số tiền ứng tr ớc cho ng ời bán.
+ Số tiền đã trả ng ời bán.
+ Số tiền đ ợc giảm giá hoặc chiết khấu th ơng mại.
+ Giá trị hao hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ng ời bán.
SDĐK: Phản ánh số tiền còn phải trả ng ời bán
+ Số tiền mua NVL ch a trả.
+ Số tiền ứng tr ớc hoặc trả thừa ng ời bán đ ợc ng ời bán trả lại.
+ Điều chỉnh chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của vật t đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
D nợ: Phản ánh số tiền ứng tr ớc hoặc trả thừa cho ng ời bán ở thời ®iÓm cuèi kú.
D có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho ng ời bán ở thời điểm cuối kú.
SDĐK: Phản ánh giá trị của
NVL đang đi đ ờng ở thời điểm đầu kỳ của doanh nghiệp.
+ Phản ánh giá trị của NVL mua ngoài ch a về kho + Phản ánh giá trị của NVL đang đi đ ờng nay về nhập kho hoặc gửi bán, bán.
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
+ Tài khoản 1524 : Phụ tùng thay thế
+ Tài khoản 1525 : Thiết bị xây dựng cơ bản
+ Tài khoản 1528 : Vật liệu khác
- Để theo dõi và phản ánh khoản phải trả cho người bán kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán.
Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thay về các khoản NVL theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Kết cấu TK 331 như sau:
Tài khoản 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể: Từng người bán, từng người nhận thầu.
Khi lập bảng cân đối kế toán số dư chi tiết bên nợ được ghi vào chi tiết trả trước cho người bán (mã số 132): số dư chi tiết bên có được ghi vào chi tiêu phải trả cho người bán (mã số 313).
- Ngoài ra để phản ánh NVL đã mua nhưng chưa về đến kho kế toán sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường.
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại NVL mua ngoài mà DN đã mua đã chấp nhận thanh toán và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang đi lên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho hoặc hàng đi đường tháng trước tháng này nhập kho.
- Tài khoản 133: “Thuế GTGT được khấu trừ”
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2
+ Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
+ Tài khoản 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111; TK 112; TK 128; TK 141, TK 222, TK 241, TK 621,
TK 622, TK 627, TK 642. b Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
* Kế toán tăng nguyên vật liệu.
Các nghiệp vụ tăng NVL do từ nhiều nguồn khác nhau.
- Trường hợp NVL và hoá đơn cùng về trong tháng:
+ Theo phương pháp khấu trừ thuế
Nợ TK 152 (Chi tiết liên quan): Theo giá mua thực tế
Nợ TK 1333: Thuế GTGT được khấu trừ
+ Tính theo phương pháp trực tiếp:
Nợ TK 152: Tổng giá trị thanh toán
Có TK liên quan (111, 141, 331): Tổng giá thanh toán
- Trường hợp NVL đã về nhưng chưa có hoá đơn, NVL nhập kho theo giá tạm tính ghi:
Nợ TK 152: Theo giá tạm tính
Có TK liên quan (111, 112, 141, 331): Tổng giá thanh toán
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
Sang tháng sau khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hoá đơn, cụ thể:
+ Nếu giá ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính kế toán ghi:
Nợ TK 152: Số chênh lệch
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112: Số chênh lệch + thuế GTGT + Nếu giá ghi trên hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính (ghi bút toán đỏ)
Nợ TK 152: Số chênh lệch (ghi đỏ)
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (ghi đen bình thường)
Có TK 331, 111, 112: Số chênh lệch
- Trường hợp có hoá đơn nhưng cuối tháng vật liệu vẫn chưa về:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua thực tế
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Sang tháng sau hàng về kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết): Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 627: Nếu dùng cho sản phẩm phân xưởng
Có TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ trước đã về
- Trường hợp chiết khấu, giảm giá hoặc NVL trả lại cho người bán:
Có TK 152: (chi tiết NVL)
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số đã trả hoặc được giảm giá cuối kỳ
Nguyên vật liệu tăng do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác:
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu:
Có sự chênh lệch tăng lên do đánh giá lại nguyên vật liệu:
Nhập kho nguyên vật liệu do gia công chế biến hoàn thành:
Nợ TK 152 (chi tiết NVL):
Có TK 154: NVL thuê gia công Kiểm kê phát hiện thừa các loại nguyên vật liệu:
Có TK 333 (3333): Thuế nhập khẩu phải nộp
Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu
Có TK 333 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu
* Kế toán giảm nguyên vật liệu:
NVL trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi hạch toán giảm NVL đều ghi giá thực tế ở bên có TK 152.
- Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho công tác quản lý doanh nghiệp phục vụ sản xuất kinh doanh kế toán căn cứ vào giá thực tế xuất kho và phiếu xuất kho ghi:
Nợ TK 612: Dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm
Nợ TK 627 (6272): Dùng cho phục vụ, quản lý ở phân xưởng
Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ bán hàng
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
Nợ TK 241 (2413, 2412): Dùng cho sửa chữa tài sản cố định, cho xây dựng cơ bản.
Có TK 152 (chi tiết liên quan) :
- Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh với đơn vị khác:
Căn cứ vào giá trị vốn của hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế xuất kho:
Trị giá góp vốn lớn hơn giá thực tế:
Nợ TK 128, 222: Giá trị góp vốn
Có TK 412: Chênh lệch tăng
Có TK 152: Giá trị thực tế NVL Trị giá vốn góp nhỏ hơn giá thực tế:
Nợ TK 128, 222: Giá trị góp vốn
Nợ TK 412: Chênh lệch giảm
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu
- Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công:
Nợ TK 154 (chi tiết liên quan) :
- Xuất nguyên vật liệu để bán hoặc cho vay
Căn cứ vào giá trị thực tế số NVL xuất bán hoặc cho vay.
Nợ TK 138 (1388): Cho vay, cho mượn tạm thời
Nợ TK 811: Vật tư thừa ứ đọng bán ra bên ngoài
- Các trường hợp giảm khác:
Trường hợp hao hụt mất mát NVL do kiểm kê:
Căn cứ vào biên bản về hao hụt mất mát NVL, kế toán phản ánh giá trị NVL hao hụt, mất mát ghi:
Nợ TK 138(1381): Tài sản thiếu chờ xử lý
Trường hợp giảm do đánh giá lại.
NVL phát hiện thừa khi
Nhập kho Xuất dùng cho XSKD, XDCB
Xuất góp vốn vào công ty liên doanh bằng NVL
TK 338(7)CL giữa giá đánh giá lại lớn hơn GTGS của NVL t ơng ứng với phần lợi ích của mình trong liên doanh
CL giá đánh giá lại nhỏ hơn GTGS của NVL
711 CL giữa giá đánh giá lại lớn hơn GTGS của NVL t ơng ứng với phần lợi ích của các bên khác trong liên doanh
CL giá đánh giá lại nhỏ hơn GTGS của NVL
CL đánh giá lại lớn hơn GTGS của NVL
Xuất góp vốn vào Công ty liên kết bằng NVL
Xuất góp NVL thuê ngoài gia công, chế biến
Chiết khấu th ơng mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua
ThuÕ GTGT NVL xuất bán
TK 154 Nếu đ ợc khÊu trõ thuÕ GTGT
NVL gia công chế biến xong nhËp kho
Thuế nhập khẩu hàng nhập khẩu phải nộp
ThuÕ TT§B NVL nhËp khÈu (nÕu cã)
Nhận góp vốn bằng NVL
NVL đã xuất sử dụng không hết nhập lại kho
Phế liệu nhập kho c Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ 1.4 Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
- Số l ợng NVL tồn cuối kỳ
Số l ợng NVL tồn đầu kỳ +
Số l ợng NVL xuất kho Số l ợng NVL nhËp trong kú
+ Kết chuyển trị giá thực tế
NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ.
+ Trị giá thực tế NVL, CCDC t¨ng trong kú.
+ Kết chuyển trị giá thực tế NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ.
+ Trị giá thực tế NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ.
+ Trị giá NVL, CCDC mua vào trả lại cho ng ời bán hoặc đ ợc giảm giá.
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
1.4.1.2 Trường hợp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm tra định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư nguyên vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên các tài khoản này.
Việc xác định trị giá NVL ghi trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ Theo công thức: a Tài khoản kế toán sử dụng Đối với phương pháp này, kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất NVL vẫn sử dụng tài khoản không sử dụng tài khoản 152 để phản ánh giá trị NVL mua vào trong kỳ mà sử dụng tài khoản tài khoản 611 - Mua hàng
Tài khoản 611 (6111) không có số dư cuối kỳ và được mở theo từng thứ, từng loại và từng kho NVL, CCDC.
Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như:
TK 111, TK 112, TK 141, TK 133, TK 331, TK 152, TK 153. b Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
* Đầu kỳ kết chuyển giá trị tồn kho:
* Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua NVL, phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 611 (6111): Chi phí mua
KÕt chuyÓn NVL, CCDC, hàng hóa, hàng gửi đi bán tồn kho cuối kỳ
KÕt chuyÓn NVL, CCDC, hàng hóa, Hàng gửi đi bán tồn kho đầu kỳ
NVL, CCDC, hàng hóa đã sử dụng cho SXKD
TK 632 Trị giá hàng hóa đã tiêu thụ trao đổi, biếu tặng
Có 111, 112, 141, 331, 311: Tổng giá thanh toán
* Cuối kỳ, tính trị giá vật tư, hàng hoá xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, gửi bán hoặc xuất bán trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 621: Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý
Nợ TK 632: Giá vốn hàng hoá
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
* Các trường hợp tăng vật tư do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi:
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
* Cuối kỳ kiểm kê, xác định giá trị NVL tồn kho, NVL đang đi đường, kết chuyển kế toán ghi:
Có TK 611 (6111): c Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ 1.6 Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
1.4.2 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài sản của doanh nghiệp. Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện trong trường hợp đem vật tư đi góp vốn liên doanh và trong trường hợp giá của vật tư có biến động lớn.
Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường.
Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đong, đo đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (Mẫu số 05 – VT), xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
1.4.3 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho
Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ ki giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư tồn kho nhỏ hơn giá gốc Giá trị dự phòng vật tư được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Việc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho được tính co từng loại, từng thứ vật tư. Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng khoản dự phòng, kế toán sử dụng TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu
Tuỳ hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp đặc điểm yêu cầu quản lý và trình độ hạch toán của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
1.5.1 Hình thức nhật ký chung
* Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các sổ kế toán:
+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng.
+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết các TK 152, 331
1.5.2 Hình thức nhật ký – sổ cái
* Hình thức nhật ký - Sổ cái dùng các sổ kế toán:
+ Sổ nhật ký- Sổ cái
+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu sản phẩm, hàng hoá, thẻ kho, sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
1.5.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
* Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hoá, thẻ kho, sổ chi tiết chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
1.5.4 Hình thức nhật ký chứng từ
* Hình thức nhật ký chứng từ gồm các sổ kế toán:
+ Sổ chi tiết tài khoản 331
+ Các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 3, số 5, số 6, số 7
+ Bảng kê số 3, bảng kê số 4
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính - 25 - 1 Sự cần thiết khách quan của việc tin học hóa công tác kế toán
Trong nền kinh tế thị trường, khi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng trở nên gay gắt thì việc cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của doanh nghiệp Xuất phát từ những lợi ích lớn của tổ chức kế toán trên máy vi tính theo phần mềm kế toán động so với tổ chức công tác kế toán thủ công, thì việc tổ chức kế toán trên máy là thật sự cần thiết bởi các lý do sau:
- Nền kinh tế thị trường phát triển theo quy mô hoạt động của các doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng cao làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn phức tạp.
- Yêu cầu kiểm soát quản lý của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có sử dụng công nghệ thông tin dưới quyền chủ động của con người Hệ thống thông tin kế toán cũng thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát bên trong của tổ chức, kiểm soát nội bộ tốt là tiền đề để quản trị có hiệu quả và hiệu lực của doanh nghiệp.
- Yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin về kế toán ngày càng nhiều. Bên cạnh đó mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau là khác nhau đòi hỏi thông tin hữu ích phải được cung cấp với chất lượng, khối lượng, nội dung, kết cấu, thời điểm của thông tin theo nhiều mục đích khác nhau tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của người tạo ra và sử dụng thông tin kế toán, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính.
Khi tổ chức kế toán máy phải thực hiện các nguyên tắc sau:
- Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
- Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ các bộ kế toán và các bộ quản lý cua doanh nghiệp.
- Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ các bộ kế hoạch, các bộ quản lý cua doanh nghiệp
- Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao.
- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán.
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
1.6.2 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện kế toán máy
Với NVL có thể áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên tuỳ yêu cầu quản lý, đặc điểm của doanh nghiệp, các tài khoản kế toán sử dụng, kỹ thuật hạch toán cũng như phương pháp xác định trị giá vốn nguyên liệu, vật liệu của 2 phương pháp là khác nhau Do vậy chương trình kế toán phải được lập trình để có thể hạch toán theo cả 2 phương pháp Đơn vị lựa chọn áp dụng phương pháp nào cần khai báo phương pháp kế toán hàng tồn kho ở tham số hệ thống, đặt giá trị các tài khoản hàng tồn kho sử dụng cho phương pháp đó
Về phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho, các chương trình kế toán phải được thiết kế để có thể áp dụng cả 4 phương pháp Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán cần khai báo phương pháp tính giá vốn lựa chọn, trong quá trình nhập dữ liệu, người dùng chọn các chứng từ tính giá vốn tự động thì chương trình sẽ tự động tính giá vốn theo phương pháp đã khai báo và tự động đưa lên các phiếu xuất kho cũng như điền các bút toán phản ánh giá vốn hàng tồn kho. Chương trình cũng cho phép người dùng sửa lại trị giá vốn đã tính hoặc tự nhập trị giá vốn nguyên vật liệu khi nhập dữ liệu phát sinh.
Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý:
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phần mềm nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không có sự nhầm lẫn đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mã hóa các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán
Việc xác định các đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Thông thường trong công tác kế toán nguyên vật liệu, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hóa:
- Danh mục tài khoản (TK 152, 111, 331, 621…)
- Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
- Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hoá.
- Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp).
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
Sau khi đã mã hóa cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính… Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định).
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán NVL với các bộ phận khác có liên quan như: Kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán NVL để tiến hành nhập liệu.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong phần mềm kế toán thường cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp
2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tượng quản lý đó được mã hóa chi tiết Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp Tuỳ theo phuơng pháp kế toán KKTX và KKĐK mà ta có hệ thống tài khoản tương ứng Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ được hạch toán tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đó mở chi tiết. Khi tìm, xem, in sổ sách kế toán, người sử dụng có thể "lọc" theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm Để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẳn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất vật liệu Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết NVL tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ ghi song song mà ở phòng và ở kho có máy tính nối mạng.
Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đối với những vật liệu xuất thì chương trình phải tự động tính giá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước, nhập sau - xuất trước…Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất kho để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu Do đó, khi xuất vật liệu phải chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sản xuất. Khi đó chứng từ này đó đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK621, ghi Có TK152, kế toán chỉ nhập số chứng từ phiếu xuất, tên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo số lượng tồn kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán Chi phí vật liệu là khoản phí vật liệu trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất vật liệu cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Đối với vật liệu xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẳn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán Những bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số lượng đó giảm Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán hoá đơn bán hàng (giá vốn tự động hoặc giá vốn thủ công), hàng hoá (giá bán trong danh mục, giá bán thủ công) phiếu xuất chuyển kho…
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH INDUSTRONIC
TẠI CÔNG TY TNHH INDUSTRONIC
2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Industronic
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Industronic
Công ty TNHH Industronic l doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam với thời gian hoạt động là 30 năm theo Giấy chứng nhận đầu tư số 011043000093 ngày 02/03/2007 và Giấy chứng nhận đầu tư sửa đổi ngày 09/07/2009 do Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội cấp Địa chỉ: H2/72B Ngõ Thống Phong, Phố Tôn Đức Thắng, Quận Đống Đa,
TP Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 35 149 000
Công ty mẹ của Công ty TNHH Industronic là Tập đoàn Industronic Berhad, địa chỉ tại số 9 Jalan, Taming 3, Tanming Jaya 43300 Seri Kembanagn, Selangor Darul Ehsan Malaysia
Vốn điều lệ và vốn pháp định của Công ty TNHH Industronic là 600.000 USD tương đương với 10.860.000.000 VNĐ Công ty Industronic Berhad đã góp đủ 100% vốn điều lệ theo cam kết.
Qua 3 năm hoạt động và phát triển, hiện nay Công ty Industronic đã có một chỗ đứng vững vàng trên thị trường Việt Nam, sản phẩm của công ty TNHH Industronic phong phú về chủng loại, đa dạng về kiểu dáng và chất lượng ngày càng được nâng cao nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội Tính đến nay sản phẩm của công ty đã cung cấp cho khắp các tỉnh thành trong cả nước và xuất sang một số nước trên thế giới Nhiều loại sản phẩm của công ty đã được huy chương vàng và bạc tại các hội trợ triển lãm kinh tế – kĩ thuật trên, trong, cũng như ngoài nước
2.1.2 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Industronic trong
Trong 3 năm gần đây tình hình sản xuất kinh doanh của công ty đạt được nhiều kết quả đáng kể Cụ thể:
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán
Bảng 1: Một số chỉ tiêu chủ yếu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2008-2010
STT Chỉ tiêu Thực hiện
Năm 2010, diễn biến thị trường phức tạp, khủng hoảng kinh tế, các doanh nghiệp phải đương đầu với những khó khăn tưởng chừng như không thể vượt qua nhưng công ty vẫn cố gắng hết sức để duy trì kinh doanh ổn định Mặc dù vậy doanh thu tiêu thụ của công ty trong năm qua cũng bị giảm sút so với trước,giá cả của các mặt hàng công ty kinh doanh biến động khá mạnh do chịu sự tác động của nền kinh tế thế giới Lợi nhuận trước thuế năm 2010 giảm 225.847.090 (đồng) so với năm 2009, nguyên nhân do khủng hoảng kinh tế nên Chi nhánh Thái Bình giảm doanh thu so với năm 2009 là 4.926.645.000 (đồng). Điều này ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của công ty Xét về hoạt động bán hàng của công ty, doanh số bán ra giảm so với năm 2009, đó cũng là điều đáng lo ngại, tuy nhiên công ty vẫn duy trì kinh doanh ổn định, giữ vững tốt mối quan hệ với khách hàng.
Trước tình hình như vậy năm 2011 công ty đã đề ra các phương hướng phát triển như sau:
- Bám sát nhiệm vụ của công ty đề ra, nắm chắc nhu cầu của thị trường.
- Khắc phục những mặt còn yếu kém tồn tại trong năm 2010, mở rộng thêm nhiều hình thức bán hàng để tăng sản lượng bán ra.
- Thực hiện triêt để công tác tiết kiệm, giữ vững uy tín với khách hàng.Nhìn bảng trên ta thấy hoạt động kinh doanh các sản phẩm chính hiệu của Công ty tiêu thụ liên tục tăng, giá trị sản xuất công nghiệp tăng, thu nhập tăng… Những chỉ tiêu trên đã khẳng định phần nào sự thích nghi và phát triển của Công ty trong nền kinh tế thị trường
Phòng ban và đơn vị quản lý trực tiếp
Các xí nghiệp trùc thuéc
Phòng tổ chức hành chính
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hiện nay Công ty TNHH Industronic quản lý theo 2 cấp: cấp Công ty và cấp xí nghiệp Bộ máy công ty gồm 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực nội chính sản xuất và kinh doanh của công ty Dưới ban giám đốc là hệ thống các phòng ban, các xí nghiệp sản xuất Mỗi phòng ban gồm cấp trưởng phòng, phó phòng và nhân viên Tại mỗi xí nghiệp có các cấp giám đốc, phó giám đốc, tổ trưởng và nhân viên Hàng năm công ty vẫn tổ chức thuyển thêm công nhân viên từ nguồn cao đẳng, đại học và trung học dạy nghề Đến nay công ty đã có 120 cán bộ công nhân viên với tuổi đời còn trẻ, nên đã không ngừng phát huy tính sáng tạo của tuổi trẻ. Để phát huy tối ưu thế mạnh này nhờ công ty đã áp dụng chế độ tiền lương thoả đáng Mỗi các bộ công nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể và trực tiếp chịu trách nhiệm trước công ty, người làm tốt sẽ có thưởng vào cuối tháng
Sơ đồ 2.1: Tổ chức quản lý tại công ty TNHH Industronic như sau:
Phòng tài chính kế toán
Chuyên đề cuối khóa Khoa kế toán trong công tác quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm chính trong mọi hoạt động của công ty
Dưới tổng giám đốc là Phã Giám đốc : Người giúp sức cho giám đốc trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty cũng như hoạt động kinh doanh của 2 xí nghiệp
Các phòng ban nghiệp vụ : Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho tổng giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của giám đốc Công ty hiện có 5 phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau:
Phòng Kinh doanh: Xây đựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh và các chính sách phân bổ nguồn lực, đảm bảo thực hiện có hiệu quả mà các chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã đề ra Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch lưu chuyển, vận tải hàng hóa, các phụ kiện của toàn công ty Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động xây dựng thương hiệu, quảng cáo, khuyến mại trên phạm vi toàn công ty Nghiên cứu thị trường, chính sách của các đối thủ cạnh tranh để đề ra chính sách, chiến lược của công ty.
Phòng Tổ chức - Hành chính: Nghiên cứu và đế xuất tham mưu cho tổng giám đốc công ty xây dựng và hoàn thiện các phương án về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, tiếp nhận và điều động, ký kết hợp đồng với người lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên chức Tổ chức công tác bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong công ty.
Phòng Kế toán - Tài chính: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp và kế hoạch tài chính hàng năm của toàn công ty, chỉ đạo và tổ chức triển khai thực hiện các chính sách tài chính của nhà nước ban hành mới nhất Tham gia xây dựng các định mức về chi phí, chiết khấu bán hàng và các định mức tài chính khác của công ty Lập kế hoạch vốn đầu tư, theo dõi, giám sát và sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư Tổng hợp báo cáo quyết toán, báo cáo kiểm kê và các chế độ báo cáo khác theo quy định.
Phòng Kỹ thuật: Phụ trách vấn đề xây dựng và quản lý các quy trình trong sản xuất, nghiên cứu các ứng dụng công nghệ mới đưa vào sản xuất, tổ chức hướng dẫn nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân, tăng khả năng nghiệp vụ cho các kỹ thuật viên.
Phòng Kế hoạch – Vật tư: Lập kế hoạch và cân đối nguồn cung cấp vật tư cho dự án đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng công trình Chủ động trong việc mua sắm, ký kết hợp đồng vật tư thiết bị với nhà cung cấp đúng các chủng loại , mẫu mã và chất lượng công trình Chịu trách nhiệm nghiệm thu chất lượng, mẫu vật tư thiết bị theo đúng quy cách, chủng loại của từng dự án.
2.1.4 Ngành nghề sản xuất, kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH
Ngành nghề sản xuất, kinh doanh: o Sản xuất các sản phẩm cao su o Nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư, hóa chất phục vụ ngành công nghiệp cao su. o Chế tạo, lắp đặt các thiết bị phục vụ ngành cao su.
Các sản phẩm chủ yếu của công ty: o Săm lốp xe đạp các loại o Săm lốp xe máy các loại o Săm lốp ôtô các loại
Ngoài ra Công ty còn sản xuất một số sản phẩm phụ kèm theo: o Yếm ôtô, ủng cao su, băng tải o Dây chuyền sản xuất đắp lốp
2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở công ty
Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công hay sử dụng máy vi tính đều phải căn cứ vào việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mô, trình độ tin học của đơn vị để lựa chọn mà thực hiện quy định chức vụ, trách nhiệm cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán, trong đó nhấn mạnh vấn đề quản trị người dùng.