Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện

Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện

Chơng trình quản lý mợn sách trong phòng đọc của th viện

Lời nói đầu

Sự ra đời của công nghệ thông tin đã đóng vai trò vô cùng quan trọng

đối với cuộc sống ngày nay Nó đã trở thành cuộc cách mạng khoa học công nghệ làm thay đổi nhiều mặt trong đời sống xã hội trên phạm vi thế giới Thế giới đang bớc vào một thời kỳ mới, một thời kỳ mà bên cạnh những nguồn lực phát triển truyền thông nh tài nguyên thiên nhiên, con ngời thì nguồn lực thông tin đang đợc coi nh là một nguồn lực chủ yếu để phát triển trong thế kỷ

21 Việc ứng dụng tin học trong những năm gần đây vào các vấn đề của đời sống xã hội, kinh tế đã mang lại những hiệu quả to lớn ,càng trở thành vấn đè cấp thiết, cấp bách cho mọi ngời, mọi ngành

Từ những thực tế mà tin học đã mang lại, con ngời đã nhờ vào tin học để xây dựng, thiết kế những chơng trình quản lý áp dụng cho mọi lĩnh vực riêng biệt,

nó giúp cho công việc quản lý đợc nhanh hơn, hiệu quả hơn và thuận lợi hơn rất nhiều, tiết kiệm đợc thời gian xử lý một khối lợng thông tin lớn, và không nằm ngoài qui luật đó bài toán quản lý sách trong phòng đọc của th viện đã

áp dụng những thành tựu nói trên làm cho qui mô của th viện ngày càng phát triển gắn với sự phát triển của xã hội, th viện ngày cang đa dạng về nội dung

và phúc tạp về tra cứu của ngời sử dụng và của ngời quản lý th viện

Do đó em đã xây dựng và thiết kế một chơng trình quản lý sách trong phòng đọc của th viện ở một khía cạnh nhỏ mong muốn giải quyết đợc một phần trong qui mô lớn đó Trên cơ sở dựa trên phơng pháp phân tích, thiết kế

có cấu trúc để xây dựng chơng trình quản lý sách và bạn đọc của th viện với các chức năng lu trữ, xử lý thông tin về sách, về bạn đọc nâng cao hiệu quả hoạt động của th viện

Vì thời gian có hạn, khả năng kinh nghiệm còn hạn chế cho nên chơng trình này không tránh khỏi những thiếu sót Bản thân bất cứ một chơng trình nào đặt ra yêu cầu cần thiết là thờng xuyên đợc đổi mới, cập nhật và nâng cao Bởi vậy trong quá trình ứng dụng phần mềm này nhất định sẽ đợc hoàn

thiện ngày một tốt hơn để đáp ứng yêu cầu về nhu cầu của các th viện điẹn tử ngày nay.

Với nhiệm vụ và yêu cầu đặt ra bài tập tốt nghiệp của em đợc chia thành

3 chơng chính:

Chơng 1: Giới thiệu về bài toán quản lý mợn sách trong phòng đọc của th

viện: Trình bày khái quát về một chơng trình quản lý mợn sách cần phải có những điều kiện gì, những qui trình tổ chức hoạt động ra sao

Chơng 2 : Cấu trúc chơng trình: Xây dựng sơ đồ chức năng nhiệp vụ, sơ đồ

dòng dữ liệu, mô hình quan hệ thực thể, qui trình của hệ thống, khái quát nội dung các chức năng của chơng trình, xây dựng chơng trình quản lý sách của

th viện

Chơng 3 : Xây dựng chơng trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế hệ thống

ch-ơng trình, các giao diện, modul chính của chch-ơng trình

Em đã hoàn thành bài tập này với sự hớng dẫn của thầy Trần Quang Huy Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy hớng dẫn, của thày cô

giáo trong khoa, th viện đã giúp em hoàn thành bài tâp tốt nghiệp này

nh CDS/ISIS, LIBQL thì những phần mềm nh quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện đợc viêt trên ngôn ngữ Access, Visual Basic cũng đ-

ợc sử dụng rất nhiều, nhờ những chơng trình phần mềm này giúp ngời quản

lý, cung nh những ngời có nhu cầu tìm tin hay nói cách khác chính là các độc giả có nhu cầu tìm mợn sách, báo, tạp chí để phục vụ cho nhu cầu bản thân cập nhật dữ liệu một cách nhanh nhất Với bài toán cụ thể ở đây là quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện, thì qui trình mợn trả sách là một quá trình thống nhất, mọi hoạt động liên tục diễn ra cho nên đòi hỏi ngời quản lý nắm bắt đợc những thông tin về sách, về độc giả một cáh thờng xuyên Chính vì vậy với khả năng của mình và niềm say mê nghiên cứu trong lĩnh

vực thông tin, em tự mình khảo sát hoạt động tại một số th viện nh Trung tâm thông tin Th viện thuộc truờng Đại học SP Hải Phòng, Trung tâm th viện thuộc Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự để có những thực tế áp dụng vào bài tập tốt nghiệp của mình.

II.Mô tả qui trình hoạt động của mợn sách trong phòng đọc của th viện.

Nh bất kỳ một th viện nào thì nhiệm vụ của th viện là tổ chức phục vụ bạn đọc với nhiều hình thức: cho mợn, đọc tại chỗ, hớng dẫn bạn đọc khai thác thông tin của th viện , thông qua quan hệ thờng xuyên với các nhà xuất bản đặt sách cho th viện Các tài liệu lu trữ trong một th viện rất phong phú

về thể loại: báo,sach, tạp chí

Thông thờng sách sau khi đợc đa vào th viện sẽ phải phân loại theo từng chủ đề Bên cạnh đó mỗi tên sách đợc mô tả vắn tắt trong một phiếu có những thông tin nh:Mã sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, Công việc này sẽ giúp cho việc trả ,bạn đọc tuỳ theo nhớ đợ thông tin nào có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cần tìm theo những thông tin nh mã sách, tên sách

Để có thể mợn sách, bạn đọc phải làm thẻ “thẻ bạn đọc” Trong đó có các thông tin về: Mã thẻ, họ tên, ngày sinh, địa chỉ Khi có bạn đọc mới, th viện phải làm thẻ cho bạn đọc và tạo một hồ sơ ghi nhận việc mợn của bạn

đọc Trên hồ sơ này cũng có những thông tin nh “Thẻ độc giả” Để quản lý ợng sác mợn trả, trong mỗi th viện lại cho phép độc giả mợn sách với một thời gian nhất định, nếu bạn đọc mợn quá thời hạn qui định thì sẽ tính ngày quá hạn, hoặc làm mất sách bạn đọc phải nộp phạt

Qui trình mợn trả luôn đợc nhân viên th viện quản lý và luôn đợc cập nhật mỗi khi bạn đọc mợn hay trả sách Quản lý đợc các đầu sách đang cho mợn và số lợng là bao nhiêu, đã trả hay cha trả Đồng thời gửi giấy báo về cho từng độc giả nếu quá hạn mà cha trả sách

Chức năng không thể thiếu của quản lý sách mợn trong phòng đọc của

th viện là thống kê theo định kỳ, nhằm nắm bắt đợc các thông tin về bạn đọc,

về tài liệu giúp cho ngời quản lý sách đánh giá đợc tình hình phục vụ bạn

đọc, tài liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn

đọc quá hạn

III Qui mô của bài toán quản lý th viện nói chung

Với bài toán quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện đợc thiêt kế theo các thông tin sau:

+ Thông tin đầu vào:

- In giấy báo hết hạn mợn sách của bạn đọc

- Số lợng sách của từng độc giả mợn quá hạn

- Số lợng sách quá cũ để loại bỏ

IV Chức năng nghiệp vụ của th viện

+ Bổ sung tài liệu: Th viện đợc bổ sung sách từ nhiều nguồn mua hay

đ-ợc tài trợ từ nhiều cơ quan trong và ngoài nớc

+ Xử lý tài liệu: Công việc này gồm phân loại tài liệu, miêu tả tài liệu, làm phích Đây là các khâu không thể thiếu trong công việc quản lý Việc phân loại tài liệu thì tuỳ thuộc vào từng th viện khác nhau theo nh khảo sát tại trờng HVKTQS thì dựa theo 2 bảng phân loại :

- DDC: Bảng phân loại thập tiến của Dewey

- PTB: Bảng phân loại do th viện Quốc gia biên soạn

Việc miêu tả tài liệu gồm hai thao tác chính đó là định từ khoá, tóm tắt nội dung

Làm phích là công đoạn cuối cùng trong khâu xử lý của th viện Từ những thông tin đã có ngời ta tiến hành in hệ thống phích miêu tả cho sách

phục vụ cho mục đích tra cứu sau này Phích chứa các thông tin về cuốn sách

nh tên sách, tên tác giả, số đăng ký cá biệt

+ Tổ chức phục vụ:

Hoạt động tổ chức phục vụ đợc lãnh đạo th viện giao cho phòng phục

vụ Nội dung chính của hoạt động phục vụ là:

- Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho

- Quản lý sách và bạn đọc

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc, các kho của th viện

đợc nghiên cứu kỹ và tiến hành tổ chức sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, thuận lợi cho nhân viên th viện trong công tac phục vụ Bạn đọc có thể mợn tài liệu thông qua phiếu yêu cầu của mình tại hệ thống phòng mợn

+ Quản lý sách và độc giả : Công việc quản lý sách và độc giả đợc thực hiện chủ yếu ở các phòng đọc và phòng mợn thể hiện trong việc cho độc giả mợn sách và nhận sách trả của độc giả Mỗi bạn đọc có một phiếu mợn để nhân viên có thể quản lý sách độc giả mợn

V Ngôn ngữ sử dụng

Từ những khảo sát thực tế, để triển khai xây dựng phần mềm này đã có rất nhiều ngôn ngữ để sử dụng nh Visual Basic, Visual Fox Trớc đây, sự gia tăng của công nghệ tin học cha sâu rộng thì có ngôn ngữ bậc thấp nh Assembly hay các ngôn ngữ ít hỗ trợ ngời lập trình nh C, Pascal để tạo lập ứng dụng trên các hệ điều hành đa chơng, đa nhiệm Ngày nay Windows đã

và đang trở thành hệ điều hành không thể thiếu đợc, và mọi việc giờ đây quanh phần mềm hệ thống này

Để triển khai ứng dụng chạy trên Window thì ngày nay ngời lập trình cũng sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, nhng với sự tiện ích của ngôn ngữ lập trình Access ở nhiều khía cạnh khác nhau nh giao diện ứng dụng thông qua những thao tác trên màn hình và sử dụng các đối tợng mà trong mỗi thủ tục thuộc mỗi sự kiện thì lại đợc Visual Basic hỗ trợ cung cấp thông qua các thuộc tính riêng của mỗi đối tợng Đặc biệt với sự kết nối và hỗ trợ của Visual Basic tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển chơng trình Chính vì vậy em đã lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access để thiết kế chơng trình này

VI Mục đích và phạm vi giải quyết của chơng trình.

Qua khảo sát thực tế về quản lý th viện cho ta thấy hoạt động của th viện

là một chuỗi hoạt động liên quan mật thiết, chặt chẽ với nhau về mặt chức năng xử lý và dữ liệu dùng chung Rõ ràng đây là một hệ thống thống nhất

mà kết quả của khâu này tác động tính thống nhất giữa các khâu qua hệ

thống máy tính Tính thống nhất càng cao thì hiệu quả hoạt động của từng khâu cũng nh hệ thống càng tốt Cần phải có một hệ chơng trình th viện tổng hợp , bao quát thống nhất toàn bộ các khâu Đây là phơng pháp hữ hiệu trong việc khắc phục hạn chế ở mỗi phần riêng biệt, từ việc bổ sung tài liệu, xử lý

và nhập dữ liệu cho tới công tác quản lý bạn đọc đợc tiến hành trên một hệ thống mới Điều này vừa đảm bảo tính thống nhất và xây dựng đợc mối quan

hệ bền chặt giữa các khâu, các quá trình trong hệ thống

Cụ thể chơng trình đợc xây dựng gồm những phần chính sau:

- Phần cập nhật dữ liệu: Bao gồm các phần nh cập nhật dữ liệu các thông tin về sách, về độc giả

- Phần tra cứu tìm kiếm thông tin :Bao gồm tra cứu, tìm kiếm các thông tin về sách, về độc giả

- Phần thống kê: Phần này tổng kết, báo cáo kết quả quá trình mợn trả

nh mợn quá hạn, gửi thông báo đòi sách, thống kê tần suất mợn trong từng

đợt để phân loại ra sách nào bạn đọc có nhu cầu mợn nhiều thì bổ sung, sách quá cũ hoặc không còn phù hợp với thông tin thời đại thì huỷ hoặc thanh lý khỏi t liệu của th viện

2 Phạm vi giải quyết

Xây dựng hệ thống quản lý th viện và cung cấp các thông tin về chơng trình quản lý đợc nghiên cứu và làm trong một thời gian hạn hẹp và với khả năng cũng còn hạn chế của bản thân Chơng trình quản lý th viện của em chỉ dừng lại ở mức độ quản lý các thông tin cơ bản đó là sách,độc giả, quá trình mợn trả

Chơng trình chỉ dừng lại ở mức khái quát và tổng hợp nhất về một bài toán quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện.Nhng vơi niềm say mê nghiên cứu về công nghệ thông tin em cũng mong muốn trong tơng lai gần chơng trình này sẽ đựoc phát triển và có khả năng áp dụng vào thực tế một cách tốt hơn và có tính khả thi hơn và có khă năng phát triển hơn

đó xác định đợc đầu ra, đầu vào và đa ra đợc mô hình thực thể chi tiết nhất.

Nó phản ánh đợc cái nhìn hệ thống của toàn bộ công việc, chứa đựng một

trong các kỹ thuật lập mô hình đơn giản nhất đợc sử dụng trong bất kỳ một phơng pháp luận nào.

+ Khái niệm sơ đồ chức năng nghiệp vụ: sơ đồ chức năng nghiệp vụ ký hiệu là BFD (Business Function Diagram) thể hiện phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miên khảo cứu Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần thì sẽ đợc phân ra thành các chức năng con,

số mức cần phân ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống cần giải quyết

+ Việc thiết lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ thể hiện các mục tiêu sau:

2 Các chức năng chính của hệ thống.

Trên cơ sở phân tích và mô tả, căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ bài toán đặt

ra em xác định đợc các luông thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống nh đã nói ở trên.Công tac quản lý sách mợn trong phòng đọc củu th viện gồm nhiều chức năng nh: Quản lý bạn đọc, thẻ bạn đọc và quản lý chặt chẽ đợc số đầu sách hiện có về cả số lợng lẫn chất lợng, nhập và thanh ký, cho phép tra cứu , tìm kiếm theo yêu cầu báo cáo và thống kê

- Tra cứu tìm kiếm tài liệu theo tên tài liệu

- Tra cứu tìm kiếm theo mã tài liệu

- Tra cứu tìm kiếm theo thể loại

3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo sát và nghiên cứu Nó xác định phạm vi của hệ thống, mỗi chức năng đựơc ghi trong khung và nếu cần nó có thể phân rã ra thành các chức năng con, số mức phân rã này phụ thuộc vào độ phức tạp của

hệ thống cho cái nhin tổng quát về các chức năng của hệ thống

Trả sáchMợn sách

Bổ sung sách là khâu đầu tiên trong chu trình đờng đi của t liệu.Nhiệm

vụ quan trọng của công tác này là cung cấp một cách kịp thời, hợp lý nguồn tin mà ngời dùng và cơ quan thông tin đang cần, thông qua việc nắm bắt chặ chẽ nhu cầu của ngời dùng Công nghệ thông tin có ý nghĩa rất lớn với công tác này

Phòng bổ sung- trao đổi sẽ dựa vào nhu cầu tin, đối tợng phục vụ của th viện mà có sự bổ sung các đầu sách hợp lý Các yêu cầu của bạn đọc từ phòng phục vụ sẽ thu thập và dựa vào phòng bổ sung sẽ có danh mục sách bổ sung hợp lý Hàng năm, các nhà xuất bản sẽ nộp một bản cho th viện quốc gia gọi là nộp lu chuyển Th viện yêu cầu th viên quốc gia cung cấp danh mục sách xuất bản hàng năm, dựa vào đó phòng bổ sung sẽ lên danh sách bổ sung Danh mục sách sau khi đợc ban lãnh đạo duyệt sẽ đợc cán bộ phòng

bổ sung đặt mua

Trong thời kỳ bùng nổ thông tin nh hiện nay, các loại hình tài liệu phát triển nhanh nhu vũ bão, công tác bổ sung-trao đổi tài liệu lại trở nên càng quan trọng, cần cập nhập và đổi mới thờng xuyên, có nh vậy mới đảm bảo công tác bổ sung tài liệu và tin đợc tiến hành một cách có hiệu quả

Công tác mợn - trả:

Công việc mợn trả là một phần quan trọng trong công tác tổ chức phục

vụ và quản lý th viện, để giúp th viện nắm đợc tình hình mợn trả tài liệu của bạn đọc Dựa vào tình hình mợn trả để th viện đa ra những phơng án bổ sung tài liệu nhiều ngời sử dụng hay huỷ bỏ những tài liệu không có ngời sử dụng + Mợn tài liệu: Khi bạn đọc có nhu cầu mợn tài liệu th viện, thì bạn đọc phải ghi thông tin vào phiếu yêu cầu mợn tài liệu và thẻ th viện để mợn tài liệu, nhân viên sẽ kiểm tra thẻ đó có còn hạn hay không,kiểm tra bạn đọc này còn nợ tài liệu hay không Nếu thoả mãn các yêu cầu của bạn đọc tiếp đến tài liệu mà bạn đọc yêu cầu có còn trong kho hay không Sau đó mới tiến hành cho bạn đọc mợn và giữ lại các thông tin cần thiết

+ Trả tài liệu: Khi bạn đọc đến trả tài liệu nhân viên sẽ kiểm tra lại các thông tin về bạn đọc và tài liệu mà bạn đọc đã mợn Nếu bạn đọc vi phạm nội quy sẽ bị xử phạt theo quy định

b Chức năng quản lý bạn đọc

Công việc quản lý bạn đọc là một phần trong công tác phục vụ, đợc thực hiện chủ yếu ở phòng đọc và phòng mợn Khi một bạn đọc và mợn sách tại

th viện đều có thể làm thủ tục đăng ký và cấp thẻ của th viện Th viện sẽ lu lại thông tin của bạn đọc và cấp thẻ cho bạn đọc theo số thẻ Việc đăng ký

đọc, mợn tài liệu tại th viện, cán bộ quản lý phải lu lại các thông tin của bạn

đọc nh: Họ tên, năm sinh, mã số (mã số là thuộc tính cho mỗi bạn đọc do đó việc nhập mã số phải kiểm tra để tránh trùng lặp mã) các thông tin này có thể

đợc cập nhật theo sự thay đổi của bạn đọc Mỗi bạn đọc sẽ có một mã duy nhất Qua những lần mợn trả thì thông tin những lần mợn trả đợc lu lại, hoặc bạn đọc thay đổi một số thông tin cá nhân Chức năng này sẽ thực hiện nhiệm vụ sửa đổi

Chức năng này đợc sử dụng khi một bạn đọc đã hêt hạn sử dụng thẻ hay cần loại bỏ trớc thời hạn một số bạn đọc không thực hiện đúng nội quy của

th viện trong các trờng hợp trên thông tin về ngời đó sẽ bị loại ra khỏi hệ thống

c.Chức năng thống kê

Chức năng này có nhiệm vụ hàng tháng thống kê và báo cáo tất cả các thông tin nh: tác giả, nhà xuất bản, theo chủ đề để đa những biện pháp và phơng hớng phát triển thêm

Thống kê sách: có nhiệm vụ đa thông tin về sách trong th viện trong đó gồm thống kê theo chủ đề (tin học, xã hội, toán ) thống kê theo tác giả , nhà xuất bản, thống kê sách còn là bao nhiêu, sách mợn là bao nhiêu, sách quá hạn đồng thời thống kê định kỳ để có thông tin về sách và gửi thông tin sau

đó để kịp thời bổ sung sách mới hoặc laọi những sách quá cũ

Thống kê bạn đọc: gồm có thống kê theo số lợng bạn đọc, bạn đọc quá hạn và gửi thông báo về cho bạn đọc

d Chức năng tra cứu

Chức năng này có nhiệm vụ hỗ trợ cho cán bộ quản lý, bạn đọc tra cứu, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng nhất cụ thể sẽ đựoc tra cứu theo những chủ đề sau :

- Tra cứu theo chủ đề

- Tra cứu theo tác giả

- Tra cứu theo nhà xuất bản