Quản lý thư viện trường T36

Quản lý thư viện trường T36

Lời nói đầu

Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sựphát triển , ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin ở nớc ta nhằm góp phầngiải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc ta

(Chỉ thị 58- CT/TW của Bộ chính trị – 10/2000)

Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh ở nớc ta trong những nămqua và sẽ còn tiếp tục thâm nhập, phát triển sâu vào mọi lĩnh vực của đời sốngkinh tế, xã hội, khoa học, giải trí , nó đã trở thành một trong những yếu tố quantrọng của sự phát triển kinh tế xã hội

Trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đã xử lý đợc những khối ợng công việc khổng lồ, hỗ trợ công tác quản lý, đảm bảo sự an toàn cho cơ sởdữ liệu, tính toán và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả với độchính xác cao tạo đợc sự tin cậy cho công tác quản lý

l-Quản trị cơ sở dữ liệu( access) đang là một xu hớng có khả năng phát triểnmạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý Nhất là

ở Việt Nam, khi trình độ tin học hoá đang đợc nâng cao và chú trọng phát triển ởhầu hết các lĩnh vực Đó vừa thể hiện vai trò của công nghệ mới đối với đời sốngxã hội đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng, ngày càng phức tạp củamột nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ

ở nớc ta, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, tin học đang ngàycàng đợc ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý và từng bớc khẳng định sứcmạnh cũng nh vị trí quan trọng của mình Đã ra đời nhiều phần mềm quản lýkhác nhau phù hợp với đặc thù của đất nớc và đang đợc áp dụng trong nhiều lĩnhvực, mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng, có những yêu cầu về xử lýthông tin khác nhau và đòi hỏi cần có nhng phần mềm riêng

Quản lý th viện là một lĩnh vực đòi hỏi lu trữ đầy đủ, chính xác nhữngthông tin về từng giáo viên để ngời quản lý dễ dàng nắm bắt và xử lý

Nhằm góp phần ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác quản lý,với những kiến thức đã đợc các thầy cô trang bị trong qua trình học tập, em đã

nhận đề tài: “Quản lý th viện trờng T36” làm đề tài thực tập chuyên ngành của

mình

Do thời gian và trình độ có hạn nên chơng trình này chắc chắn khôngtránh khỏi những thiếu sót và còn nhiều phần cha hoàn chỉnh Để đề tài mangtính áp dụng đợc vào thực tiễn rất mong đợc sự đóng góp quí báu của Thầy, Cô

giáo và bạn bè đồng nghiệp để đề tài đợc hoàn thiện hơn.

Ch ơng IGiới thiệu ch ơng trình Microsoft Access 2000.

I Yêu cầu về thiết bị:

Cần một máy tính 486 có bộ nhớ 16 MRAM trở lên có cài đặt MicrosoftAccess 97 hoặc Microsoft Access 2000

II Mô hình dữ liệu của Microsoft Access

1 Giới thiệu Microsoft Access:

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trờng Windown cósẳn các công cụ hữu hiện và tiện lợi để tự động sinh ra các chơng trình cho hầuhết các bài toán quản lý, thống kê v.v với Microsoft Access ngời dùng khôngphải viết câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu thiết kế các yêu cầu giảiquyết của công việc Công cụ mạnh mẽ của Microsoft Access cung cấp tơng táccơ sở dữ liệu nh bảng truy vấn, khi thực hiện truy vấn sẽ tập hợp đợc kết quả truyvấn hiện lên màn hình

Phần mềm của Microsoft Access kết hợp với công cụ có sẳn làm cho

ch-ơng trình mềm dẽo hơn và hoàn toàn có thể thiết kết, cài đặt các cơ sở dữ liệucho bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicrosoftAccess là thành phần đợc sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ.Microsoft Access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu nàymột cách hiệu quả Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần

lu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau Những thông tin bổ sung cần thiết sẽ đ

-ợc kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu

Trong chơng trình quản lý th viện chúng ta quan tâm đến thông tin tổnghợp từ nhiều bảng khác nhau muốn đợc thông tin tổng hợp nh vậy chúng ta cầnxác định mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, cách thiết lập mối quan hệ trong

Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng một cách thuận lợi, nó chophép kết nối các trờng của hai bảng dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năngtoàn vẹn dữ liệu của Microsoft Access Đó là khả năng tự động cập nhật hay xoánhững thông tin có liên quan trong cơ sở dữ liệu Nếu ngời dùng cập nhập thôngtin mà vi phạm đến nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì Microsoft Access sẻ tự động

điều chỉnh để ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu không bị phá vỡ

2 Giao diện của Microsoft Access :

Cũng nh tất cả các phần mềm chạy trên môi trờng Windown, MicrosoftAccess cung cấp cho ngời sử dụng một môi trờng đồ họa trực quan, giao diện đồhoạ giúp ngời làm việc một cách rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với ngời sửdụng do cách trình bày bố trí đẹp mắt dễ hiểu, công cụ thiết kế trong th viện củMicrosoft Access cho phép làm việc thuận tiện

3 Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access:

Microsoft Access cung cấp công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hết các vấn đề vềcơ sở dữ liệu nhờ công cụ có sẳn Mỗi cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm 6thành phần chính bao gồm: Bảng dữ liệu (Table), Bảng truy vấn (Queries), biểumẫu (Forms), Báo biểu (Report), Marco và các đơn thể (Module)

a Bảng dữ liệu (Table):

Các dữ liệu nguồn đợc lu trữ trong bảng dữ liệu có quan hệ với nhau gọi làBảng (Table), các bảng này phải đợc thiết lập quan hệ trớc khi sử dụng nhữngquan hệ giữa các bảng bao gồm ba loại quan hệ cơ bản Dữ liệu của các bảng làdữ liệu thực tế từ các kho hồ sơ Các bảng đợc thiết lập để lu trữ đầy đủ thông tincần thiết, đồng thời đảm bảo không d thừa dữ liệu việc hoàn thành các bảng dữliệu là hoàn thành cơ bản việc thiết kế một cơ sở dữ liệu khi nhập liệu, vấn đềcần quan tâm chính là sự chính xác của chúng Microsoft Access có khả nănggiúp chúng ta qui định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi khi dữliệu nhập không đúng qui định Điều này đợc thực hiện khi thiết kế một bảng dữliệu

Cấu trúc mỗi trờng của một bảng gồm ba phần khi thiết kế và mỗi trờng

có thuộc tính riêng Đó là các tên trờng, kiểu dữ liệu của trờng và phần mô tả dữliệu

Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm;

+ Text : Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự

* Tính chất của trờng:

+ File size: kích thớc của trờng đợc tính bằng byte

+ Format: hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo dạng thức

+ Input mask: qui định khung nhập liệu hiển thị các ký tự mà ngời sửdụng định sẵn trong khuôn mẫu giúp ngời sử dụng không phải đánh vào các ký

+Validation text: Văn bản kiểm hợp lệ, nội dung của hông báo khi ngời

sử dụng nhập liệu không đúng giới hạn cho phép

+ Required: nếu chọn Yes ( thì bắt buộc phải nhập vào dữ liệu)

+Allow zerolength: Cho phép chiều dài rỗng, chọn yes nếu trờng hợpcho phép giá trị Null đối với vùng kiểu text hoặc Memo

+ Indexed: Vùng chỉ mục

* Cách đặt khoá chính cho bảng

Chọn trờng đợc dùng làm khoá chính rồi chọn Edit – Set Primary Key.Ngoài cách tạo lập bảng một cách thủ công nh trên thì Microsoft Access còncung cấp công cụ Table Wizarrd giúp ngời sử dụng tạo một bảng dữ liệu heo sựhớng dẫn từng bớc của công cụ này Tuy nhiên mỗi chơng trình có những yêucầu riêng, nhất là tên trờng của bảng, do vậy công cụ ít đợc sử dụng khi tạo lậpcác bảng Tuy nhiên đối với báo biểu hay Biểu mẫu thì công cụ Wizarrd lại rất đ-

ợc dùng tới, nhng thờng thì thiết kế với Disgn View

b Bảng truy vấn (Queries).

* Giới thiệu chung về bảng truy vấn:

Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy vấn dữ liệuvới điều kiện của ngời dùng một cách nhanh chóng Về điều kiện MicrosoftAccess làm cho ngời sử dụng hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu từ một thànhphần khác gọi là bảng truy vấn

Việc tạo một bảng truy vấn rất đơn giản và dể hiểu Ta chỉ cho Access lấydữ liệu từ đâu và lấy những gì, Microsoft Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã

đợc thiết lập sẳn để rút ra các thông tin mà ngời sử dụng yêu cầu Khi một bảngtruy vấn đợc thực hiện xong, những dữ liệu thoả mãn yêu cầu của ngời sử dụng

sẽ đợc tập hợp trong một bảng dữ liệu gọi là: Dynaset Gọi chúng là những bảngdữ liệu động vì trên thực tế Dynaset chỉ đợc thực hiện khi ta thực hiện một bảngtruy vấn (Run Queries) Những thông tin trong Dynaset thay đổi theo sự thay đổicủa thông tin chứa trong bảng dữ liệu Nhờ sử dụng các bảng truy vấn ta có thểlọc đợc những thông tin cần thiết từ các bảng dữ liệu nguồn Microsoft Accesscung cấp cho ngời sử dụng một số Queries có công dụng và hiệu quả nh sau:

+ Bảng truy vấn lựa chọn: (select query) là bảng truy vấn đợc nhiều ngờidùng nhất Hình thức của nó giống nh một bảng dữ liệu Dữ liệu của bảng truyvấn đợc lựa chọn từ nhiều bảng khác nhau của cơ sở dữ liệu, ngời sử dụng có thểtham khảo, phân tích dữ liệu cũng nh điều chỉnh dữ liệu ngay trên bảng truy vấnhay sử dụng bảng truy vấn nh là dữ liệu cơ sở cho một tác vụ khác

+ Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quả truyvấn theo dạng hàng, cột có tiêu đề giống nh một bảng tính Với bảng truy vấnnày ngời sử dụng có thể tổng hợp một số lợng lớn dữ liệu trong bảng dới dạngliệt kê dễ tham khảo hơn

+ Bảng truy vấn hành động ( Action Query): Bảng truy vấn này giúp ngời

sử dụng thực hiện những thay đổi với nhiều mẫu tin cùng một lúc họ cũng có thể

sử dụng bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẫu tin trong mộtbảng dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẫu tin trong một bảng dữ liệu

+ Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợpnhững vùng tơng ứng của hai hay nhiều bảng.

+ Bảng truy vấn chuyển nhợng (Pacsthrough Query) : Gửi những lệnh tớimột cơ sở dữ liệu SQL

+ Truy vấn khai báo số liệu (Data-Definition Queries): Dùng để tạo, thay

đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một sơ sở dữ liệu của Microsoft Accessbằng cách dùng các lênh SQL

Tuy nhiên vì yêu cầu của chơng trình không đòi hỏi những thông tin quáphức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong các cơ sở dữliệu của chơng trình quản lý th viện chúng em sử dụng loại truy vấn chọn lựa

* Các công dụng của Query:

Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng rất nhiều sự uyển chuyểntrong việc tạo lập các bảng truy vấn bằng cách sử dụng bảng truy vấn ngời ta cóthể:

+ Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Ngời sử dụng không cần phải baohàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng truyvấn

+ Lựa chọn những mẫu tin: Ngời sử dụng có thể quy định những tiêuchuẩn theo đó chỉ có các mẫu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới đợc hiển thịtrong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), ngời sử dụng có thể tham khảo nhữngmẫu tin theo một thứ tự quy định

+ Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Ngời sử dụng

có thể thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó liên quan đến dữ liệu thuộc nhiềubảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong Data Sheet Ngời sử dụng cũng

có thể sử dụng hỏi các câu hỏi liên quan đến dữ liệu thuộc một cơ sở dữ liệukhác của các phần mềm quản trị dữ liệu khác

+ Thực hiện các phép tính: Ngời sử dụng có thể tạo những vùng dữ liệumới trong đó chứa kết quả của những phép tính

+ Sử dụng các bảng truy vấn để làm dữ liệu cho các biểu mẫu, báo biểu

và các bảng truy vấn khác Để lựa chọn những dữ liệu cần thiết cho biểu mẫuhoặc báo cáo ngời sử dụng có thể tạo một bảng truy vấn rồi dùng bảng truy vấnnày nh một bảng dữ liệu cơ sở cho một biểu mẫu hay một báo cáo mà ngời sửdụng sẽ tạo ra

+ Thực hiện những thay đổi trong các bảng dữ liệu ngời sử dụng có thể

đồng thời thực hiện việc cập nhập, xoá, nhập thêm các mẫu tin mới bằng cáchdùng một bảng truy vấn hành động Ngời sử dụng cũng có thể sử dụng một bảngtruy vấn kiểu này để tạo một bảng dữ liệu mới trong đó bao hàm những mẫu tinlấy từ một hay nhiều bảng dữ liệu đã có khác

* Cách tạo lập một bảng truy vấn trong Microsoft Access

+ Xác định các bảng và các trờng tham gia: Muốn tạo một bảng truy vấn,

đầu tiên ngời sử dụng phải xác định các dữ liệu ra của bảng truy vấn này đợc lấy

từ đâu ? ngời sử dụng sẽ chọn những bảng dữ liệu hoặc những bảng truy vấnkhác để thêm vào cửa sổ thiết kế bảng truy vấn.

+ Lập tiêu chuẩn lựa chọn Bảng kết quả truy vấn có thể rất dài và d thừadữ liệu nếu không có những tiêu chuẩn lựa chọn Việc đặt một tiêu chuẩn chọnlựa ta phải dùng một biểu thức Biểu thức có thể từ đơn giản đến phức tạp, nó sẽ

định ra điều kiện mà dữ liệu phải thoả mãn mới đợc chọn vào bảng kết quả truyvấn

* Đặt các thuộc tính cho bảng truy vấn:

Microsoft Access cho phép chúng ta thiết lập các thuộc tính cho từng ờng của bảng truy vấn cũng nh cho toàn bảng truy vấn Các thuộc tính của từngtrờng quy định cách thức trình bày dữ liệu, các thuộc tính Query quy định cáchthức hoạt động của nó

tr-* Thực hiện các phép tính trong bảng truy vấn:

Trong thực tế chúng ta thờng gặp những câu hỏi đặt ra đối với từng nhómdữ liệu Microsoft Access cung cấp cho chúng ta một số phép tính để thực hiện

đối với những nhóm mẫu tin bao gồm các hàm sau:

Sum: Tính tổng các giá trị trên một trờng kiểu số

Avg: tính giá trị trung bình của một trờng

Min: Tính giá trị nhỏ nhất của một trờng

Max: Tính giá trị lớn nhất của một trờng

Count: đếm số mẩu tin trong trờng

First: Giá trị của trờng ở mẫu tin đầu tiên

Last: Giá trị của trờng ở mẫu tin cuối cùng

* Sắp xếp các mâu tin theo thứ tự

Qui định các tham số: chức năng này cho phép thay đổi nhiều tiêu chuẩnchọn lựa đối với một vùng Query điều này làm cho việc thiết kế cũng nh sửdụng Query linh hoạt hơn và thuận tiện hơn, các tham số dựa vào Query làkhông hạn chế

c Biểu mẫu (Form):

* Khái niệm về biểu mẫu trong Microsoft Access

Một yêu cầu không thể thiếu đợc là chơng trình phải có một giao diện

đẹp, dễ sử dụng và dễ hiểu Có thể nối thiết kế giao diện là công việc rất quantrọng liên quan đến thành công hay thất bại của một hệ chơng trình phần mềm.Hiện nay xu thế thiết kế các chơng trình phần mềm trên Windows phát triểnmạnh Các chơng trình này nhờ sự hỗ trợ của môi trờng đồ hoạ ngày càng đẹp vàthân thiện với ngời sử dụng hơn

Biểu mẫu là một công việc về dạng thức có thể sử dụng để hiển thị dữ liệutheo cách tổ chức của chúng ngời sử dụng và thuận tiện cho họ trong việc nhậnbiết dữ liệu Khi làm việc với các biểu mẫu ngời sử dụng có thể điều chỉnh dữliệu, xem dữ liệu và in dữ liệu

* Công dụng của các biểu mẫu:

Chơng trình quản lý th viện có mục đích là đa ra những thuận lợi cho việctra cứu đối với ngời sử dụng Để đạt đợc mục đích này chơng trình còn cầnnhững biểu mẫu trình bày thông tin một cách khoa học Mỗi biểu mẫu thu nhậnnhững thông tin từ các bảng nguồn, bảng truy vấn hay các biểu mẫu con và hiểnthị lên màn hình hay máy in tuỳ theo sở thích của ngời sử dụng Các biểu mẫutrong Microsoft Access rất linh hoạt dễ cập nhập, xem, chỉnh , sửa và in ấn

Trong môi trờng Microsoft Access chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu dớinhiều hình thức: Văn bản , hình ảnh, đồ thị…, với những đờng nét và màu sắctuỳ chọn Thông tin đa ra cũng có thể đợc chọn lọc hay đa ra theo một thứ tự tuỳ

ý Biểu mẫu trong Microsoft Access có rất nhiều công dụng

+ Biểu mẫu cung cấp khả năng tiện lợi cho ngời sử dụng để quan sát dữliệu Chúng ta có thể xem xét hông tin của biểu mẫu dới nhiều hình thức khácnhau Đó có thể là dạng Form View để xem từng bản ghi một cách riêng rẽ hoặcdạng DataSheet để xem xét tất cả những bản ghi của biểu mẫu đó

+ Sử dụng các biểu mẫu để giảm bớt thời gian cũng nh sự phức tạp khinhập dữ liệu Chúng ta cũng có thể sử dụng danh sách thả xuông (ComboBox) đểtăng cờng khả năng nhập liệu Những hộp Combo cho phép chúng ta tập hợpnhững thông tin có sẵn, giúp giảm bớt thời gian cũng nh tăng tốc độ chính xáckhi cùng một giá trị của thông tin đợc lặp đi lặp lại nhiều lần

+ Biểu mẫu còn cung cấp các ô điều khiển tính toán giúp chúng ta trongviệc tổng hợp thông tin

* Các đối tợng đợc sử dụng trong biểu mẫu:

Các đối tợng dùng trong biểu mẫu rất đa dạng chúng có thể là các ô điềukhiển nh Text Box, Label, Combo Box, Option Button, các hình ảnh, đồ hoạ v.v

Các ô điều khiển trong Microsoft Access có thể thuộc loại UnboundControl hoặc Bound Control

Unbound Control là những đối tợng không gắn với môi trờng nào trongcác bảng dữ liệu hoặc truy vấn

Chúng ta xem sét nhng đối tợng đợc sử dụng nhiều nhất trong biểu mẫu.+ Các hộp văn bản (Text Box): Có thể dùng để trình bày tên, địa chỉ haycác thuộc tính cá nhân khác của danh mục sách, nh vậy hộp văn bản này lànhững Bound Control vì chúng đợc gắn với những trờng đã tồn tại trong các bảngdữ liệu hay truy vấn

+ Các nhãn (Label) dùng để trang trí biểu mẫu hiển thị các dòng chữ miêutả nh tiêu đề , chú giải hay những thông tin khác trong biểu mẫu Ô nhãn luônluôn là Unbound Control và giá trị của nó luôn luôn không thay đổi

+Các hình ảnh đồ hoạ: (bound control) hay những hình ảnh để trang tríbiểu mẫu

+ Các hộp Combo và hộp danh sách: thờng dùng để chứa một giá trị củamột trờng nào đó có ít giá trị giúp cho việc nhập dữ liệu nhanh chóng chính xác.

+ Các nút chọn: có thể là chọn một vài giá trị hoặc chỉ là một trong số cácgiá trị đa ra

+ Các nút lệnh: Các nút lệnh là khi có một biến cố xảy ra trên nó thì nó sẽthực hiện một sự kiện để đáp ứng biến cố đó Các biến cố có thể bấm nút chuộtmột lần, bấm đúp chuột, di chuột, bấm vào các phím Short cut… các dữ kiện cóthể xảy ra rất nhiều loại nh mở một số biểu mẫu thực hiện Macro, Query

+ Subform (biểu mẫu phụ): Thực chất đây là một phơng pháp đa dữ liệu từnhiều bảng có quan hệ với bảng dữ liệu nguồn của biểu mẫu chính Phơng phápnày đặc biệt có hiệu quả khi dùng kết nối dữ liệu của các bảng có quan hệ Một– Nhiều Thông tin ở phía bên một sẽ đợc đa vào biểu mẫu chính và thông tin ởphía bên nhiều sẽ đợc vào biểu mẫu phụ Nh vậy khi hiển thị biểu mẫu ở dạngFormview thì những thông tin ở phía nhiều sẽ có quan hệ với mẫu tin tơng ứngcủa phía bên một sẽ đợc trình bày Điều này rất thuận tiện để kết nối dữ liệu.Chẳng hạn khi xem toàn bộ quá trình quản lý danh mục sách nào đó thì chỉ cần

đa ra các thông tin liên quan tới danh mục sách đó vào biểu mẫu chính, còn cácthông tin về nguồn cung cấp , nhà xuất bản đợc đa vào biểu mẫu phụ Việc thiết

kế biểu mẫu phụ cũng tơng đơng với việc thiết kế một biểu mẫu chính Nguồn dữliệu thuộc các biểu mẫu phụ này là bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn Và để cóthể xem tất cả các thông tin liên quan đến thông tin ở biểu mẫu chính chúng ta

có thể thiết kế biểu mẫu phụ ở dạng DataSheet Chúng ta cũng phải chỉ ra trờngkết nối ở các mục tính chất LinK ChildField (của biểu mẫu phụ) và LinkMaterField (của biểu mẫu chính)

Trên đây là những đối tợng biểu mẫu chủ yếu đợc dùng trong chơng trình.Ngoài ra còn một vài đối tợng khác nh hình vẽ hộp kiểm tra (Chek Box)… Tuynhiên chúng ít đợc sử dụng và cũng không phức tạp nên không trình bày ra đây

* Đặt thuộc tính cho các đối tợng của các biểu mẫu:

Khi thiết kế một biểu mẫu thì việc cài đặt tính chất cho các đối tợng biểumẫu là quan trọng Có rất nhiều tính chất đặc trng cho từng đối tợng, nhng chúng

ta cần xem xét một vài tính chất thờng dùng nhất:

Đặt Font: Đối với các hộp văn bản các nhãn…

Đặt màu chữ, màu nền của đối tợng, của biểu mẫu, rất quan trọng trongviệc dùng biểu mẫu làm giao diện với ngời dùng

Đặt tên đối tợng: tên này dùng để làm tham chiếu đến các đối tợng trongcác Modul chơng trình

Chỉ ra nguồn dữ liệu cho ACCESS biết đối tợng này lấy ra từ đâu?

Quy định cho biết có thể chỉnh sửa hay không?

d Báo biểu (Report):

- Các khái niệm về báo biểu và công dụng của nó:

Ngoài việc sử dụng biểu mẫu dùng để trình bày dữ liệu, ACCESS còncung cấp một đối tợng khác rất thích hợp cho việc tạo các bản báo cáo có dữ liệu

là các báo biểu ( Report) công cụ này tạo nhiều khả năng linh hoạt và đặc biệtthuận tiện trong công tác tạo và in ấn các bản báo cáo, bảng tổng kết

Trong một báo biểu ngời sử dụng có thể tổ chức thông tin, quy định dạngthức in sao cho phù hợp với yêu cầu về thông tin cũng nh mỹ quan của ngời sửdụng Ngời sử dụng cũng có thể dùng nhiều thành phần thông tin khác nhau đểthiết kế bảng báo biểu của mình, chẳng hạn nh: chữ số, hình ảnh, đồ thị vànhững trang trí khác

Khi sử dụng Microsoft ACCESS ngời sử dụng có thể dùng báo biểu để:+ Tổ chức và trình bày dữ liệu theo từng nhóm

+ Tính toán cộng trừ nhóm hoặc tổng các tính toán khác

+ Bao hàm biểu mẫu, báo biểu con, đồ thị trong báo biểu

+ Trình bày dữ liệu dới dạng hấp dẫn hơn

Trong báo biểu dữ liệu có thể đợc lấy từ những bảng dữ liệu hoặc bảngtruy vấn Dữ liệu cũng có thể đợc tạo ra bởi những quy định tính toán Đặc biệtcông cụ Report Winzard giúp cho ngời sử dụng một vài dạng chuẩn để hiển thịdữ liệu Tất nhiên ngời sử dụng hoàn toàn có thể tự tạo một báo biểu theo cáchriêng của ngời sử dụng, nhng thông thờng nên dùng công cụ này trớc rồi sau đósửa lại theo ý mình, nh vậy sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức

- Các đối tợng trong báo biểu

Các đối tợng điều khiển trong báo biều cũng tơng tự nh trong biểu mẫu

e Macro:

* Khái niêm và công cụ Macro:

Macro là một lệnh hay một nhóm quy định sẵn để mỗi khi gọi ra thi hành(bằng cách bấm một phím quy định hay một nút chuột) nó sẽ giúp ngời sử dụngthực hiện liên tiếp một hay nhiều tác vụ cùng một lúc một cách tự động Mỗi tác

vụ mà ngời sử dụng quy định trong Macro để Microsoft Access thi hành đợc gọi

là “một hành động” (Action) Microsoft Access cung cấp 47 Action để ngời sửdụng có thể lựa chọn mỗi khi ngời sử dụng muốn tạo ra một Macro trong cơ sơdữ liệu của mình Khi ngời sử dụng cho chạy một Macro, Microsoft Access sẽthực hiện một hành động theo thứ tự mà ngời sử dụng đã quy định trong Macro,những hành động đó tác động lên những đối tợng dữ liệu cho chính ngời sử dụngquy định trong Macro

Trong một Macro ngời sử dụng cũng có thể thi hành một Macro khác.Macro cung cấp cho ngời sử dụng rất nhiều thuận lợi Về nguyên tắc bất kỳ mộttác vụ nào mà ngời sử dụng phải thực hiện, tốt nhất là nên dùng một Macro Việc

tự động hoá thi hành một tác vụ mà ngời sử dụng phải thực hiện sẽ nâng cao tínhhiệu quả và sự chính xác của dữ liệu

Với Macro ngời sử dụng có thể:

+ Điều khiển các biểu mẫu và báo biểu hoạt động đồng thời

+ Tìm và lọc thông tin một cách tự động

+ Xác định giá trị của những ô điều khiển trong biểu mẫu Ngời sử dụng

có thể gán kết quả tính toán hoặc một dữ liệu từ một bảng dữ liệu khác cho ô

điều khiển trong biểu mẫu

+ Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu

+Tự động hoá việc chuyển liệu

+Tạo một môi trờng sử dụng riêng cho ngời sử dụng khi dùng MicrosoftAccess ngời sử dụng có thể dùng một Macro để mỗi khi mở cơ sở dữ liệu ápdụng của mình thì sẽ tự động mở một loạt truy vấn, biểu mẫu, báo biểu

Có thể thấy Macro giống nh một đoạn chơng trình chứa các tệp lệnh tuần

tự Nhng Macro trong Microsoft Access không đơn thuần là việc ghi lại cácchuỗi, các phím tự động thực hiện các công việc lập lại, trong thực tế nó có thểthực hiện nhiều chức năng thay cho việc phải viết mã một đoạn chơng trình Sửdụng một Macro đôi khi có hiệu quả hơn việc viết mã nguồn để thực hiện cùngmột lúc công việc vì Macro có tính chính xác cao hơn và tiết kiệm thời gian hơn

so với việc viết chơng trình

Để thuận tiện theo yêu cầu của bài toán ta có thể tạo ra một nhóm cácMacro có liên quan đến nhau để thực hiện một công việc nhất định Mỗi Macro

có thể có một tham số và những điều kiện khác nhau Khi định nghĩa một nhómMacro thì cửa sổ thiết kế có thêm mục Macro Name định nghĩa tên Macro Khithiết kế các đối tợng điều khiển hoặc các thuộc tính ta sẽ gọi các Macro con

* Một số ứng dụng của Macro:

- Đối với biểu mẫu: Các Macro có nhiều ứng dụng trong các biểu mẫu nh: + Đồng bộ hoá các biểu mẫu: Khi quan sát mối liên hệ giữa hai biểu mẫuhay giữa các bảng ghi trên hai biểu mẫu, chúng ta có thể dùng Macro để đồng bộhoá hai biểu mẫu này Khi tạo Macro chúng ta phải quyết định biểu mẫu nàoquyết định tính đồng bộ của chúng và biểu mẫu nào là biểu mẫu liên hệ Điều

kiện này đợc áp dụng thông qua các thông số Filter Name và Where Codition.Ngoài ra Macro còn đợc sử dụng để hiển thị đồng thời hai biểu mẫu có liên quantạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật hay chỉnh sửa dữ liệu.

+ Macro dùng để cập nhật dữ liệu: Có thể sử dụng Macro để cập nhật dữliệu một ô điều khiển của một biểu mẫu này bằng giá trị ô điều khiển của mộtbiểu mẫu khác, hoặc có thể cập nhật ô điều khiển lệ thuộc vào một giá trị ô điềukhiển của một giá trị khác

+ Macro phản ứng theo điều kiện của biểu mẫu: Khi làm việc với một biểumẫu Microsoft Access có thể nhận biết sự kiện nào đó đang xảy ra Những sựkiện có thể có một đáp ứng thích hợp với nó nh các điều kiện onclick,onchange… sử dụng Macro là một phơng pháp hiệu quả để đáp ứng với mỗi sựkiện đó

+ Tự động chuyển đến một điều khiển: Để làm cho việc sử dụng biểu mấutrở nên dễ dàng và tăng tốc độ nhập liệu, ta có thể dùng Macro để tự độngchuyển đến một điều khiển của biểu mẫu hiện thời

+ Sử dụng Macro trong việc in dữ liệu: Chức năng in của Macro có thể sửdụng để in các biểu mẫu, các báo biểu và các bảng dữ liệu Nó hỗ trở cả việc xác

định bảng in, mật độ in, phạm vi bảng in

- Đối với cơ sở dữ liệu: Macro có thể dùng để:

Lựa chọn các bảng ghi trong một số ứng dụng của cơ sở dữ liệu khôngphải lúc nào cũng cần xem xét tất cả các bảng ghi, đôi khi ta chỉ cần xem một sốbảng ghi cần thiết.Khi đó việc lựa chọn một số bảng ghi là cần thiết Có nhiềucách để lựa chọn bảng ghi, dùng Macro là một cách có hiệu quả

+ Tìm kiếm bảng ghi

+ Hợp thức hoá dữ liệu

Để đảm bảo thông tin của hệ thống phải có sự kiểm tra nh:

+ Kiểm tra các thông tin nhập dữ liệu khi trùng trong hệ thống

+ Kiểm tra quyền truy nhập vào hệ thống

Ch ơng II

Khảo sát thực tế.

I Hệ thống quản lý hiện tại của th viện trờng T36

Trờng T36 đợc thành lập trong bối cảnh đất nớc còn đang trong cuộckháng chiến chống mỹ cứu nớc với nhiệm vụ chính của trờng là đào tạo cán bộchiến sỹ có nghiệp vụ về cơ yếu, thông tin vô tuyến điện phục vụ công tác bảo vệ

an ninh chính trị ở Miền Bắc và tăng cờng cho chiến trờng Miền Nam Với hoàncảnh đất nớc trong chiến tranh còn gặp nhiều khó khăn nhng nhiệm vụ học tập

và rèn luyện vẫn đợc thầy và trò các khoá học viên đặt lên hàng đầu Ban GiámHiệu nhà trờng qua các thời kỳ luôn quan tâm đến hệ thống th viện của nhà trờngvì đây là nơi để sinh viên nghiên cứu học hỏi trao đổi kiến thức qua sách vở đểnâng cao trình độ nghiệp vụ

Thời kỳ đó để có một th viện hoàn chỉnh và hiện đại thì quả thật không

đáp ứng đợc, vì vậy những ngời quản lý trực tiếp th viện và những ngời có tráchnhiệm luôn tìm tòi và có những sáng kiến để nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu họctập của sinh viên, nhng chủ yếu là những sáng kiến mang tính thủ công nặngnhọc, những ngời trực tiếp quản lý phải thờng xuyên làm một khối lợng côngviệc khá lớn, hệ thống sổ sách quản lý cồng kềnh để theo dõi với nhiều loại biểumẫu rờm rà, nếu không cẩn thận sẻ rất dể dẫn đến nhằm lẫn gây khó khăn chocông tác quản lý th viện

Trong những năm gần đây th viện trờng T36 cũng đã đợc nhà trờng quantâm đổi mới phần nào để đáp ứng đợc nhu cầu tối thiểu của bạn đọc là sinh viênnhng nhìn chung còn rất hạn chế, thiếu sót trong quản lý

II Nhu cầu cần xây dựng hệ thống quản lý th viện mới

ở trờng T36

Cùng với sự phát triển của ngành, hệ thống các trờng công an nhân dâncũng đang đợc Đảng, Nhà nớc và ngành công an quan tâm đầu t xây dựng, để

đào tạo những cán bộ công an có đủ năng lực, phẩm chất phục vụ công tác bảo

vệ an ninh trật tự cho tổ quốc trờng T36 cũng không nằm ngoài chủ trơng trên

Trong những năm qua lu lợng học sinh, sinh viên hàng năm có đủ tiêuchuẩn nhập học ngày càng đông với nhiều ngành học khác nhau nh mô hình liênkết đào tạo giữa trờng T36 và trờng ĐHBK Hà Nội là một điển hình

Nh đã nói ở trên để tạo môi trờng học tập thuận lợi, hệ thống th viện nhàtrờng cũng cần đổi mới để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của sinh viên cũng nhgiảng viên trong nhà trờng Trong những năm gần đây hệ thống th viện trờng đã

đợc quan tâm của cấp trên trang bị cho nhiều đầu sách về mọi lĩnh vực, vì vậyviệc quản lý bằng phơng pháp thủ công là rất khó khăn, nhất là giờ cao điểm cónhiều ngời cùng tham gia mợn trả

Từ thực tế nêu trên th viện trờng T36 Bộ công an có nhu cầu thực sự cầnxây dựng một hệ thống quản lý th viện cho trờng T36, ngời xây dựng hệ thốngquản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Rút ngắn thời gian tra cứu đáp ứng yêu cầu của bạn đọc

- Giảm thiểu số lợng thao tác thủ công.

- Báo cáo thống kê về th viện một cách nhanh nhất

- Kiểm soát quản lý th viện chính xác

- Cung cấp thông tin đa ra dữ liệu chính xác theo yêu cầu

III Những thuận lợi và khó khăn của việc đa tin học vào quản lý th viện trờng T36

Trong bối cảnh hiện nay ai cũng biết nếu áp dụng thành công tin học vàoquản lý lĩnh vực nào đó thì hiệu xuất công việc rất cao, giảm bớt sức lao độngcủa con ngời, mọi thông tin đầu vào, đầu ra đợc quản lý chặt chẽ, thống kê, xử lýchính xác, nhanh gọn, rõ ràng đem lại lợi ích cho ngời sử dụng

1 Những thuận lợi:

Dùng máy tính để tìm kiếm thông tin về sách, về tác giả, về độc giả sẽ rấtnhanh chóng và chính xác, việc lu trữ bằng máy tính sẽ trở nên rất thuận lợi gọnnhẹ giúp cho công việc bảo quản đợc tốt hơn

Lựa chọn phần mềm quản lý th viện đáp ứng đợc yêu cầu về mặt thông tin

đầy đủ giúp ngời quản lý đáp ứng đợc yêu cầu của độc giả một cách nhanhchóng chính xác

Hệ thống quản lý mới sẽ giảm bớt đợc số thao tác thủ công, vì vậy giảmbớt đợc số nhân viên, chỉ cần một số nhân viên nhất định đợc trang bị kiến thứckhai thác, sử dụng hệ thống là đủ

2 Những khó khăn.

Để xây dựng hệ thống quản lý th viện mới, bên cạnh những mặt thuận lợi

kể trên, những ngời xây dựng hệ thống cũng còn gặp một số khó khăn sau:

Phải tiến hành lập dự toán, dự trù kinh phí mua sắm thiết bị cho phù hợp

và phải có hớng mở rộng hệ thống khi có nhu cầu cho tơng lai, phải tiến hành

đào tạo, bồi dỡng về kiến thức tin học cho số cán bộ là nhân viên làm trong thviện

Phân loại, cập nhật số sách và tài liệu phục vụ học tập hiện có trong thviện theo Bảng phân loại dùng cho các th viện khoa học tổng hợp do Bộ văn hoáthông tin - Th viện quốc gia Việt nam phát hành, tiến hành sắp xếp lại hệ thốnggiá để sách, tủ đựng sách theo trình tự của hệ thống

Làm mới và sửa chữa lại hệ thống tủ đựng mục lục phân loại sách, sắp xếptheo trình tự các hộp phích để tiện cho việc ngời dùng tra cứu

Tiến hành phổ biến và hớng dẫn đăng ký việc làm thẻ th viện cho độc giảtheo yêu cầu và biểu mâũ quy định của hệ thống

Ch ơng III

Phân tích hệ thống

Đây là bớc quan trọng mà ngời phân tích thiết kế hệ thống phải đa ra cácchức năng của hệ thống và chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng Theonghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, làgiai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệthống

Qua giai đoạn này ngời phân tích thiết kế hệ thống xây dựng đợc các biểu

đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết

kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý

I Mục tiêu của hệ thống

- Xây dựng hệ thống quản lý th viện: Giúp cho ngời quản lý th việntruy xuất thông tin về sách ,về độc giả và các thông tin liên qua đến việc quản lý

th viện một cách nhanh chóng và chính xác

- Hệ thống phải đáp ứng đợc: Quản lý chi tiết về sách về tác giả, vềnhà xuất bản, về độc giả, về mợn trả, về số lợng sách có trong th viện và sử lý vềmợn trả quá hạn, đúng hạn

- Đối với ngời khai thác hệ thống: Khả năng truy nhập dữ liệu nhanhchóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khảnăng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, thống nhất về phơngpháp làm việc tạo cho ngời sử dụng thao tác dể dàng

- Cập nhập sách:

+ Nhập thông tin sách mới: Cũng nh nhập thông tin về độc giả mục nhậpthông tin về sách mới cũng cập nhật những đầu sách mà th viện mới đợc bổ sung

để kịp thời tăng thêm thông tin cho th viện

+ Sửa, xoá thông tin sách: Khi sách không còn đợc sử dụng hoặc sách bịmất, hỏng thì chức năng này sẽ đảm nhận vai trò huỷ thông tin về quyển sách

đó

* Xử lý m ợn trả :

- Xử lý mợn: Đây là chức năng xử lý thông tin về mợn sách của độc giả.Khi độc giả đến th viện việc đầu tiên là đến hộp tủ đựng phích sách sau đó tìmloại sách mình cần mợn và đa thẻ độc giả cùng với thẻ phích cho nhân viên thviện để nhân viên th viện kiểm tra và cập nhật những thông tin cần thiết vào hệthống (Thông tin độc giả, thông tin sách, ngày mợn, ngày hẹn trả, số lợng mợn)

và trả lời cho độc giả về việc mợn sách

- Xử lý trả: Khi độc giả đến trả sách thì chức năng này sẽ tìm độc giả đãmợn và sau đó cập nhật vào ngày trả và số lợng trả để xử lý thông tin trả sáchcủa độc giả

- Xóa thông tin mợn trả: Khi độc giả đã trả sách và những thông tin mợntrả sách của độc giả không còn phù hợp với các yêu cầu về thống kê, báo cáo của

th viện thì sẽ đợc xoá khỏi hệ thống quản lý th viện

- Thống kê độc giả: Đây là chơng trình dùng để thống kê các thông tin

về độc giả giúp cho ngời quản lý th viện thống kê về số lợng độc giả đợc nhanhhơn và chính xác hơn

- Thống kê sách: Với hệ thống th viện này mục thống kê sách có vai tròquan trọng trong việc kiểm tra lại số lợng sách hiện tại và số lợng sách đang đợcmợn

- Thống kê tổng hợp

* Thoát

- Về ACCESS: Trở về cơ sở dữ liệu

- Về Window : Thoát khỏi chơng trình

2 Phân tích nhiệm vụ của từng chức năng.

a.Chức năng cập nhập thông tin: Có hai nhiệm vụ là Cập nhập

độc giả và Cập nhập sách.

Chức năng cập nhập độc giả có nhiệm vụ cập nhập độc giả, cập nhậpthông tin về độc giả nh : Mã độc giả, họ và tên, năm sinh, địa chỉ, giới tính, thẻsinh viên (nếu có), ngày nhập; ngoài chức năng cập nhập thông tin mục này còn

có nhiệm vụ sửa ,xoá thông tin về độc giả

Chức năng Cập nhập sách có nhiệm vụ nhập thông tin sách và sửa xoáthông tin về sách Chức năng này khi nhập mã độc giả và mã sách vào hệ thốngthì mã này sẽ đợc kiểm tra, nếu trùng mã do sự bổ sung thì hệ thống sẽ báo vàngời khai thác hệ thống sẽ chỉnh sửa thông tin đầu vào của từng mã cho chínhxác Khi cập nhập có thể sai hoặc thiếu thông tin nào đó của danh mục cập nhậpthì hệ thống cho phép sửa lại tất cả các thông tin của bản tin đó

b Chức năng xử lý mợn trả sách:

Chức năng này có hai nhiệm vụ xử lý về mợn và trả sách Trong chức năng

có nhiệm vụ đa ra những thông báo về mợn trả sách đúng hạn, quá hạn của độcgiả để ngời quản lý th viện biết đợc quá trình mợn trả sách của một độc giả nào

đó và tình hình hoạt động của th viện để có hình thức xử lý theo quy định của thviện

c Chức năng tìm kiếm

Chức năng này có nhiệm vụ là tìm kiếm thông tin độc giả và tìm thông tinsách, để kịp thời phục vụ cho việc kiểm tra và đăng ký lại độc giả mới và sáchmới để tránh trờng hợp trùng lặp trong khi nhập

d Chức năng thống kê

Chức năng này có hai nhiệm vụ là thống kê độc giả và thống kê sách, cónhiệm vụ đa ra những số liệu cụ thể về hoạt động của th viện theo yêu cầu củacấp trên ví dụ nh yêu cầu thống kê tình hình hoạt động của th viện cho Ban giámhiệu nhà trờng

e Chức năng thoát

Chức năng này cho phép khi đang ở chơng trình chính có thể thoát về môi trờngACCESS để làm để tiếp tục làm việc với cơ sở dữ liệu hay cho phép thoát về môitrờng Windows để làm công việc khác hoặc nghỉ việc

IV Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC):

Biểu đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quát của hệ thống quản

lý th viện Nó chỉ ra những ràng buộc mà ngời viết chơng trình phải thực hiện,xác định những gì mà hệ thống phải làm

* Phân rã chức năng cập nhật:

+ Cập nhật độc giả : có 2 chức năng, 1 kho thông tin và 1 tác nhân ngoài

V Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu :

Các ký hiệu sử dụng trong mô hình luồng dữ liêu:

* Chức năng xử lý: Biến đổi thông tin

- Biểu diển: Là hình tròn ở trong ghi tên chức năng

*Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng:

- Biểu diễn: Dùng các mũi tên có hớng, viết tên dọc theo mũi tên

*Kho dữ liệu: Là thông tin cần cất giữ để sau đó có một hoặc nhiều chứcnăng sử dụng chúng.

Biễu diễn: Dùng hai đờng thẳng song song ở giữa ghi tên thông tin

* Thực thể: (Các tác nhân ngoài): là các tổ chức hoặc cá nhân nằm ngoài

hệ thống nhng có trao đổi thông tin với hệ thống

- Biểu diễn: Dùng hình chữ nhật bên trong ghi tên:

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đợc xây dựng ở giai đoạn đầu củaquá trình phân tích thiết kế hệ thống, đợc dùng để vạch ranh giới hệ thống vàbuộc quá trình thiết kế hệ thống các bớc sau phải tuân thủ Sơ đồ diễn tả tập hợpcác chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý

Hệ thống quản lý th viện có các tác nhân ngoài là:

+ Nhà xuất bản sách+ Độc giả

+ Ban giám hiệu

* Hệ thống quản lý th viện cần giao dịch với các tác nhân ngoài là độc giả

để quản lý và thoả thuận những thủ tục của th viện đề ra, nh yêu cầu về mợn trảsách của độc giả và xử lý các thông tin khác liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụcủa độc giả

* Khi hệ thống quản lý th viện nhận đợc yêu cầu của độc giả (Tác nhânngoài) hai bên có sự giao dịch trao đổi, nếu thành công thì hệ thống quản lý thviện sẽ đáp ứng yêu cầu của độc giả.

* Chức năng quản lý th viện có nhiệm vụ báo cáo theo yêu cầu của BanGiám Hiệu về tình hình hoạt động của th viện để Ban Giám Hiệu có kế hoạch và

định hớng hoạt động cho th viện

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Cập nhật

Xử l ý m ợn trả

Báo cáo, thống kêTìm kiếm

+ Cập nhật gửi phiếu đặt sách cho tác nhân ngoài là nhà xuất bản, nhàxuất bản sẽ giao sách và phiếu nhập sách cho ngời quản lý th viện, và ngời quản

lý th viện có trách nhiệm cập nhật sách vào hệ thống cụ thể nh nhập mã sách, tênsách, tên tác giả v.v vào hệ thống

+ Tác nhân ngoài là độc giả yêu cầu đến mợn trả sách, ngời khai thác hệthống nhận thông tin về độc giả và sử lý thông tin nh thẻ độc giả, thẻ sinh viên

và quá trình mợn trả sách của độc giả đó, nếu đảm bảo yêu cầu quy định của thviện thì tiến hành cho mợn trả sách theo yêu cầu của độc giả đó

+ Chức năng thống kê báo cáo: chức năng này lấy thông tin từ kho sách,kho độc giả, kho mợn trả gửi sang chức năng thống kê báo cáo

+ Chức năng tìm kiếm: chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm theo yêu cầucủa trên cụ thể nh : Ban Giám Hiệu, của độc giả chức năng này lấy thông tin từkho độc giả và kho sách

+ Chức năng xử lý mợn trả: Chức năng này có nhiệm vụ xử lý mợn trảtheo quy định của th viện nếu độc giả quá hạn thì hệ thống sẽ đa ra những thôngbáo để ngời quản lý th viện kịp thời xử lý các độc giả này theo nội quy hoạt độngcủa th viện

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh:

Thêm thông tin

độc giả mới

Sửa: có nhiệm vụ sửa những thông tin về độc giả khi ngời quản lý

và độc giả có sự nhầm lẫn trong khi cập nhật

Xoá: chức năng này có nhiệm vụ xoá độc giả khi độc giả không cónhu cầu về mợn trả nh: Sinh viên ra trờng hoặc sinh viên vi phạm những quy

- Chức năng thêm sách mới: chức năng này có quan hệ với tác nhân ngoài

là sách, khi đợc cấp có thẩm quyền đồng ý về cho nhập sách mới, thì ngời quản

lý yêu cầu nhà xuất bản cung cấp sách mới sau đó tiến hành các quy trình nhậptên sách, loại sách và nhập sách vào kho sách

- Chức năng sửa, xoá thông tin về sách:

Sửa: Chức năng này có nhiệm vụ sửa thông tin về sách khi ngời quản lý

th viện phát hiện trong quá trình nhập sách có sự nhầm lẫn cần sửa chữa lại

Xóa: Chức năng này có nhiệm vụ xoá những thông tin về cuốn sách nào

đó không còn tồn tại trong th viện hoặc không còn sử dụng đợc nữa

Thêm thông tin Sách mới

- Trong sơ đồ này: có 1 kho thông tin và hai tác nhân ngoài là độc giả

và Ban giám hiệu

- Có 2 chức năng chính:

+ Chức năng: Tìm theo mã độc giả

Tìm theo tên độc giả

- ở hai chức năng trên sẽ thực hiện việc tìm kiếm các thông tin về độc giả

nh tìm theo tên và tìm theo mã độc giả khi có yêu cầu dữ liệu đợc lấy ra từ khothông tin độc giả, kho thông tin này sẽ cung cấp các thông tin về độc giả đã đợc

lu trong hệ thống quản lý th viện

+ Tìm kiếm sách:

- Trong sơ đồ tìm kiếm này thực hiện 5 chức năng chính:

Tìm tên tác giả

- Có 2 tác nhân ngoài: Độc giả, Ban giám hiệu.

Dữ liệu đợc các chức năng lấy từ kho thông tin sách để phục vụ tìmkiếm theo các tiêu chí mà các chức năng đã định ra

Trong chức năng xử lý quá hạn thì thông tin về các độc giả mợn sách quáhạn cha trả sẽ hiện ra và cán bộ th viện sẽ in phiếu đề nghị các độc giả này trảsách

M ợn trả

Xử lý m ợn, trả

Xử lý quá hạn

Độc giả

Độc giả

- Có 2 kho dữ liệu đợc lấy ra.

* Khi cần thống kế về số độc giả hay do yêu cầu của Ban giám Hiệu thì cán bộ thống kê sẽ thống kê đợc về số lợng độc giả đang mợn và số độc giả mợn quá hạn cha trả để có biện pháp xử lý kịp thời Tất cả dữ liệu đợc lấy ra từ kho thông tin Độc giả và mợn trả

- Có một tác nhân ngoài Ban Giám Hiệu.

* Tất cả các thông tin liên quan đến thống kê đợc lấy ra từ kho thông tin

Tkê sách

đang m ợn

Tkê nhà xuất bản sáchTkê tên tác giả

* Sơ đồ thực thể liên kết E-R của hệ thống quản lý th viện:

Ngày trả

Sách

Mã sách

Loại sáchTên sáchTên nhà XBNăm XB