Quản lý thư viện trường T36

Quản lý thư viện trường T36

Lời nói đầu Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển ., ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin ở nớc ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc ta . (Chỉ thị 58- CT/TW của Bộ chính trị 10/2000)Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh ở nớc ta trong những năm qua và sẽ còn tiếp tục thâm nhập, phát triển sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, khoa học, giải trí ., nó đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng của sự phát triển kinh tế xã hội.Trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đã xử lý đợc những khối lợng công việc khổng lồ, hỗ trợ công tác quản lý, đảm bảo sự an toàn cho cơ sở dữ liệu, tính toán và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả với độ chính xác cao . tạo đợc sự tin cậy cho công tác quản lý.Quản trị cơ sở dữ liệu( access) đang là một xu hớng có khả năng phát triển mạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý. Nhất là ở Việt Nam, khi trình độ tin học hoá đang đợc nâng cao và chú trọng phát triển ở hầu hết các lĩnh vực. Đó vừa thể hiện vai trò của công nghệ mới đối với đời sống xã hội đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng, ngày càng phức tạp của một nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ.ở nớc ta, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, tin học đang ngày càng đợc ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý và từng bớc khẳng định sức mạnh cũng nh vị trí quan trọng của mình. Đã ra đời nhiều phần mềm quản lý khác nhau phù hợp với đặc thù của đất nớc và đang đợc áp dụng trong nhiều lĩnh vực, mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng, có những yêu cầu về xử lý thông tin khác nhau và đòi hỏi cần có nhng phần mềm riêng.Quản lý th viện là một lĩnh vực đòi hỏi lu trữ đầy đủ, chính xác những thông tin về từng giáo viên để ngời quản lý dễ dàng nắm bắt và xử lý.1 Nhằm góp phần ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác quản lý, với những kiến thức đã đợc các thầy cô trang bị trong qua trình học tập, em đã nhận đề tài: Quản lý th viện trờng T36 làm đề tài thực tập chuyên ngành của mình.Do thời gian và trình độ có hạn nên chơng trình này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và còn nhiều phần cha hoàn chỉnh. Để đề tài mang tính áp dụng đợc vào thực tiễn rất mong đợc sự đóng góp quí báu của Thầy, Cô giáo và bạn bè đồng nghiệp để đề tài đợc hoàn thiện hơn. 2 Ch ơng I Giới thiệu ch ơng trình Microsoft Access 2000. I. Yêu cầu về thiết bị: Cần một máy tính 486 có bộ nhớ 16 MRAM trở lên có cài đặt Microsoft Access 97 hoặc Microsoft Access 2000.II. Mô hình dữ liệu của Microsoft Access.1. Giới thiệu Microsoft Access: Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trờng Windown có sẳn các công cụ hữu hiện và tiện lợi để tự động sinh ra các chơng trình cho hầu hết các bài toán quản lý, thống kê v.v . với Microsoft Access ngời dùng không phải viết câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu thiết kế các yêu cầu giải quyết của công việc. Công cụ mạnh mẽ của Microsoft Access cung cấp tơng tác cơ sở dữ liệu nh bảng truy vấn, khi thực hiện truy vấn sẽ tập hợp đợc kết quả truy vấn hiện lên màn hình.Phần mềm của Microsoft Access kết hợp với công cụ có sẳn làm cho chơng trình mềm dẽo hơn và hoàn toàn có thể thiết kết, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access là thành phần đợc sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft Access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách hiệu quả. Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần lu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau. Những thông tin bổ sung cần thiết sẽ đợc kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu.Trong chơng trình quản lý th viện chúng ta quan tâm đến thông tin tổng hợp từ nhiều bảng khác nhau muốn đợc thông tin tổng hợp nh vậy chúng ta cần xác định mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, cách thiết lập mối quan hệ trong.Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng một cách thuận lợi, nó cho phép kết nối các trờng của hai bảng dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoft Access. Đó là khả năng tự động cập nhật hay xoá những thông tin có liên quan trong cơ sở dữ liệu. Nếu ngời dùng cập nhập thông tin mà vi phạm đến nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì Microsoft Access sẻ tự động điều chỉnh để ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu không bị phá vỡ.3 2. Giao diện của Microsoft Access :Cũng nh tất cả các phần mềm chạy trên môi trờng Windown, Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng một môi trờng đồ họa trực quan, giao diện đồ hoạ giúp ngời làm việc một cách rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với ngời sử dụng do cách trình bày bố trí đẹp mắt dễ hiểu, công cụ thiết kế trong th viện củ Microsoft Access cho phép làm việc thuận tiện.3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access:Microsoft Access cung cấp công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hết các vấn đề về cơ sở dữ liệu nhờ công cụ có sẳn. Mỗi cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm 6 thành phần chính bao gồm: Bảng dữ liệu (Table), Bảng truy vấn (Queries), biểu mẫu (Forms), Báo biểu (Report), Marco và các đơn thể (Module).a. Bảng dữ liệu (Table):Các dữ liệu nguồn đợc lu trữ trong bảng dữ liệu có quan hệ với nhau gọi là Bảng (Table), các bảng này phải đợc thiết lập quan hệ trớc khi sử dụng những quan hệ giữa các bảng bao gồm ba loại quan hệ cơ bản. Dữ liệu của các bảng là dữ liệu thực tế từ các kho hồ sơ. Các bảng đợc thiết lập để lu trữ đầy đủ thông tin cần thiết, đồng thời đảm bảo không d thừa dữ liệu. việc hoàn thành các bảng dữ liệu là hoàn thành cơ bản việc thiết kế một cơ sở dữ liệu khi nhập liệu, vấn đề cần quan tâm chính là sự chính xác của chúng. Microsoft Access có khả năng giúp chúng ta qui định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi khi dữ liệu nhập không đúng qui định. Điều này đợc thực hiện khi thiết kế một bảng dữ liệu.Cấu trúc mỗi trờng của một bảng gồm ba phần khi thiết kế và mỗi trờng có thuộc tính riêng. Đó là các tên trờng, kiểu dữ liệu của trờng và phần mô tả dữ liệu.Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm; + Text : Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự + Memo: kiểu văn bản + Number: kiểu số, có thể là một byte,integr,long integer, Single,double + Date/Time: kiểu ngày giờ + Curency: kiểu tiền tệ + Counter: biến đếm + Yes/no: đúng/sai + Ole: Nhúng và kết nối đối tợng. Một đối tợng dữ lệu của phần mềm khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft Access .4 * Tính chất của trờng: + File size: kích thớc của trờng đợc tính bằng byte + Format: hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo dạng thức. + Input mask: qui định khung nhập liệu hiển thị các ký tự mà ngời sử dụng định sẵn trong khuôn mẫu giúp ngời sử dụng không phải đánh vào các ký tự khi nhập dữ liệu. + Decimal places: qui định nhập ký tự thập phân phần lẻ đối với vùng số học. + Caption: chú giải, qui định một chuỗi ký tự dùng làm nhãn của vùng dữ liệu, nhãn này sẽ hiện ra cùng với ô dữ liệu trong báo biểu và biểu mẫu. + Default value: giá trị mặc nhiên, qui định mặc nhiên để Microsoft Access tự động gán cho vùng khi ngời sử dụng thêm một mẩu tin mới vào bảng. + Validation rule: qui tắc kiểm hợp qui định giới hạn của dữ liệu. +Validation text: Văn bản kiểm hợp lệ, nội dung của hông báo khi ngời sử dụng nhập liệu không đúng giới hạn cho phép. + Required: nếu chọn Yes ( thì bắt buộc phải nhập vào dữ liệu). +Allow zerolength: Cho phép chiều dài rỗng, chọn yes nếu trờng hợp cho phép giá trị Null đối với vùng kiểu text hoặc Memo + Indexed: Vùng chỉ mục.* Cách đặt khoá chính cho bảng Chọn trờng đợc dùng làm khoá chính rồi chọn Edit Set Primary Key. Ngoài cách tạo lập bảng một cách thủ công nh trên thì Microsoft Access còn cung cấp công cụ Table Wizarrd giúp ngời sử dụng tạo một bảng dữ liệu heo sự hớng dẫn từng bớc của công cụ này. Tuy nhiên mỗi chơng trình có những yêu cầu riêng, nhất là tên trờng của bảng, do vậy công cụ ít đợc sử dụng khi tạo lập các bảng. Tuy nhiên đối với báo biểu hay Biểu mẫu thì công cụ Wizarrd lại rất đợc dùng tới, nhng thờng thì thiết kế với Disgn View.b. Bảng truy vấn (Queries).* Giới thiệu chung về bảng truy vấn: Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy vấn dữ liệu với điều kiện của ngời dùng một cách nhanh chóng. Về điều kiện Microsoft Access làm cho ngời sử dụng hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu từ một thành phần khác gọi là bảng truy vấn. Việc tạo một bảng truy vấn rất đơn giản và dể hiểu. Ta chỉ cho Access lấy dữ liệu từ đâu và lấy những gì, Microsoft Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã đ-ợc thiết lập sẳn để rút ra các thông tin mà ngời sử dụng yêu cầu. Khi một bảng 5 truy vấn đợc thực hiện xong, những dữ liệu thoả mãn yêu cầu của ngời sử dụng sẽ đợc tập hợp trong một bảng dữ liệu gọi là: Dynaset. Gọi chúng là những bảng dữ liệu động vì trên thực tế Dynaset chỉ đợc thực hiện khi ta thực hiện một bảng truy vấn (Run Queries). Những thông tin trong Dynaset thay đổi theo sự thay đổi của thông tin chứa trong bảng dữ liệu. Nhờ sử dụng các bảng truy vấn ta có thể lọc đợc những thông tin cần thiết từ các bảng dữ liệu nguồn. Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng một số Queries có công dụng và hiệu quả nh sau:+ Bảng truy vấn lựa chọn: (select query) là bảng truy vấn đợc nhiều ngời dùng nhất. Hình thức của nó giống nh một bảng dữ liệu. Dữ liệu của bảng truy vấn đợc lựa chọn từ nhiều bảng khác nhau của cơ sở dữ liệu, ngời sử dụng có thể tham khảo, phân tích dữ liệu cũng nh điều chỉnh dữ liệu ngay trên bảng truy vấn hay sử dụng bảng truy vấn nh là dữ liệu cơ sở cho một tác vụ khác. + Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quả truy vấn theo dạng hàng, cột có tiêu đề giống nh một bảng tính. Với bảng truy vấn này ngời sử dụng có thể tổng hợp một số lợng lớn dữ liệu trong bảng dới dạng liệt kê dễ tham khảo hơn. + Bảng truy vấn hành động ( Action Query): Bảng truy vấn này giúp ngời sử dụng thực hiện những thay đổi với nhiều mẫu tin cùng một lúc họ cũng có thể sử dụng bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẫu tin trong một bảng dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẫu tin trong một bảng dữ liệu.+ Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợp những vùng tơng ứng của hai hay nhiều bảng.+ Bảng truy vấn chuyển nhợng (Pacsthrough Query) : Gửi những lệnh tới một cơ sở dữ liệu SQL.+ Truy vấn khai báo số liệu (Data-Definition Queries): Dùng để tạo, thay đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một sơ sở dữ liệu của Microsoft Access bằng cách dùng các lênh SQL.Tuy nhiên vì yêu cầu của chơng trình không đòi hỏi những thông tin quá phức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong các cơ sở dữ liệu của chơng trình quản lý th viện chúng em sử dụng loại truy vấn chọn lựa. * Các công dụng của Query: Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng rất nhiều sự uyển chuyển trong việc tạo lập các bảng truy vấn bằng cách sử dụng bảng truy vấn ngời ta có thể:6 + Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Ngời sử dụng không cần phải bao hàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng truy vấn. + Lựa chọn những mẫu tin: Ngời sử dụng có thể quy định những tiêu chuẩn theo đó chỉ có các mẫu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới đợc hiển thị trong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), ngời sử dụng có thể tham khảo những mẫu tin theo một thứ tự quy định. + Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Ngời sử dụng có thể thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó liên quan đến dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong Data Sheet. Ngời sử dụng cũng có thể sử dụng hỏi các câu hỏi liên quan đến dữ liệu thuộc một cơ sở dữ liệu khác của các phần mềm quản trị dữ liệu khác. + Thực hiện các phép tính: Ngời sử dụng có thể tạo những vùng dữ liệu mới trong đó chứa kết quả của những phép tính. + Sử dụng các bảng truy vấn để làm dữ liệu cho các biểu mẫu, báo biểu và các bảng truy vấn khác. Để lựa chọn những dữ liệu cần thiết cho biểu mẫu hoặc báo cáo ngời sử dụng có thể tạo một bảng truy vấn rồi dùng bảng truy vấn này nh một bảng dữ liệu cơ sở cho một biểu mẫu hay một báo cáo mà ngời sử dụng sẽ tạo ra. + Thực hiện những thay đổi trong các bảng dữ liệu ngời sử dụng có thể đồng thời thực hiện việc cập nhập, xoá, nhập thêm các mẫu tin mới bằng cách dùng một bảng truy vấn hành động. Ngời sử dụng cũng có thể sử dụng một bảng truy vấn kiểu này để tạo một bảng dữ liệu mới trong đó bao hàm những mẫu tin lấy từ một hay nhiều bảng dữ liệu đã có khác.* Cách tạo lập một bảng truy vấn trong Microsoft Access . + Xác định các bảng và các trờng tham gia: Muốn tạo một bảng truy vấn, đầu tiên ngời sử dụng phải xác định các dữ liệu ra của bảng truy vấn này đợc lấy từ đâu ? ngời sử dụng sẽ chọn những bảng dữ liệu hoặc những bảng truy vấn khác để thêm vào cửa sổ thiết kế bảng truy vấn. + Lập tiêu chuẩn lựa chọn. Bảng kết quả truy vấn có thể rất dài và d thừa dữ liệu nếu không có những tiêu chuẩn lựa chọn. Việc đặt một tiêu chuẩn chọn lựa ta phải dùng một biểu thức. Biểu thức có thể từ đơn giản đến phức tạp, nó sẽ định ra điều kiện mà dữ liệu phải thoả mãn mới đợc chọn vào bảng kết quả truy vấn. * Đặt các thuộc tính cho bảng truy vấn:7 Microsoft Access cho phép chúng ta thiết lập các thuộc tính cho từng trờng của bảng truy vấn cũng nh cho toàn bảng truy vấn. Các thuộc tính của từng trờng quy định cách thức trình bày dữ liệu, các thuộc tính Query quy định cách thức hoạt động của nó.* Thực hiện các phép tính trong bảng truy vấn:Trong thực tế chúng ta thờng gặp những câu hỏi đặt ra đối với từng nhóm dữ liệu. Microsoft Access cung cấp cho chúng ta một số phép tính để thực hiện đối với những nhóm mẫu tin bao gồm các hàm sau:Sum: Tính tổng các giá trị trên một trờng kiểu sốAvg: tính giá trị trung bình của một trờngMin: Tính giá trị nhỏ nhất của một trờngMax: Tính giá trị lớn nhất của một trờngCount: đếm số mẩu tin trong trờngFirst: Giá trị của trờng ở mẫu tin đầu tiênLast: Giá trị của trờng ở mẫu tin cuối cùng.* Sắp xếp các mâu tin theo thứ tự.Qui định các tham số: chức năng này cho phép thay đổi nhiều tiêu chuẩn chọn lựa đối với một vùng Query. điều này làm cho việc thiết kế cũng nh sử dụng Query linh hoạt hơn và thuận tiện hơn, các tham số dựa vào Query là không hạn chếc. Biểu mẫu (Form):* Khái niệm về biểu mẫu trong Microsoft Access. Một yêu cầu không thể thiếu đợc là chơng trình phải có một giao diện đẹp, dễ sử dụng và dễ hiểu. Có thể nối thiết kế giao diện là công việc rất quan trọng liên quan đến thành công hay thất bại của một hệ chơng trình phần mềm. Hiện nay xu thế thiết kế các chơng trình phần mềm trên Windows phát triển mạnh. Các ch-ơng trình này nhờ sự hỗ trợ của môi trờng đồ hoạ ngày càng đẹp và thân thiện với ngời sử dụng hơn.Biểu mẫu là một công việc về dạng thức có thể sử dụng để hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức của chúng ngời sử dụng và thuận tiện cho họ trong việc nhận biết dữ liệu. Khi làm việc với các biểu mẫu ngời sử dụng có thể điều chỉnh dữ liệu, xem dữ liệu và in dữ liệu.* Công dụng của các biểu mẫu:8 Chơng trình quản lý th viện có mục đích là đa ra những thuận lợi cho việc tra cứu đối với ngời sử dụng. Để đạt đợc mục đích này chơng trình còn cần những biểu mẫu trình bày thông tin một cách khoa học. Mỗi biểu mẫu thu nhận những thông tin từ các bảng nguồn, bảng truy vấn hay các biểu mẫu con và hiển thị lên màn hình hay máy in tuỳ theo sở thích của ngời sử dụng. Các biểu mẫu trong Microsoft Access rất linh hoạt dễ cập nhập, xem, chỉnh , sửa và in ấn. Trong môi trờng Microsoft Access chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu dới nhiều hình thức: Văn bản , hình ảnh, đồ thị, với những đờng nét và màu sắc tuỳ chọn . Thông tin đa ra cũng có thể đợc chọn lọc hay đa ra theo một thứ tự tuỳ ý. Biểu mẫu trong Microsoft Access có rất nhiều công dụng.+ Biểu mẫu cung cấp khả năng tiện lợi cho ngời sử dụng để quan sát dữ liệu. Chúng ta có thể xem xét hông tin của biểu mẫu dới nhiều hình thức khác nhau. Đó có thể là dạng Form View để xem từng bản ghi một cách riêng rẽ hoặc dạng DataSheet để xem xét tất cả những bản ghi của biểu mẫu đó .+ Sử dụng các biểu mẫu để giảm bớt thời gian cũng nh sự phức tạp khi nhập dữ liệu. Chúng ta cũng có thể sử dụng danh sách thả xuông (ComboBox) để tăng cờng khả năng nhập liệu. Những hộp Combo cho phép chúng ta tập hợp những thông tin có sẵn, giúp giảm bớt thời gian cũng nh tăng tốc độ chính xác khi cùng một giá trị của thông tin đợc lặp đi lặp lại nhiều lần.+ Biểu mẫu còn cung cấp các ô điều khiển tính toán giúp chúng ta trong việc tổng hợp thông tin.* Các đối tợng đợc sử dụng trong biểu mẫu: Các đối tợng dùng trong biểu mẫu rất đa dạng chúng có thể là các ô điều khiển nh Text Box, Label, Combo Box, Option Button, các hình ảnh, đồ hoạ v.v Các ô điều khiển trong Microsoft Access có thể thuộc loại Unbound Control hoặc Bound Control.Unbound Control là những đối tợng không gắn với môi trờng nào trong các bảng dữ liệu hoặc truy vấn.Chúng ta xem sét nhng đối tợng đợc sử dụng nhiều nhất trong biểu mẫu.+ Các hộp văn bản (Text Box): Có thể dùng để trình bày tên, địa chỉ hay các thuộc tính cá nhân khác của danh mục sách, nh vậy hộp văn bản này là những Bound Control vì chúng đợc gắn với những trờng đã tồn tại trong các bảng dữ liệu hay truy vấn.9 + Các nhãn (Label) dùng để trang trí biểu mẫu hiển thị các dòng chữ miêu tả nh tiêu đề , chú giải hay những thông tin khác trong biểu mẫu . Ô nhãn luôn luôn là Unbound Control và giá trị của nó luôn luôn không thay đổi.+Các hình ảnh đồ hoạ: (bound control) hay những hình ảnh để trang trí biểu mẫu.+ Các hộp Combo và hộp danh sách: thờng dùng để chứa một giá trị của một trờng nào đó có ít giá trị giúp cho việc nhập dữ liệu nhanh chóng chính xác.+ Các nút chọn: có thể là chọn một vài giá trị hoặc chỉ là một trong số các giá trị đa ra.+ Các nút lệnh: Các nút lệnh là khi có một biến cố xảy ra trên nó thì nó sẽ thực hiện một sự kiện để đáp ứng biến cố đó. Các biến cố có thể bấm nút chuột một lần, bấm đúp chuột, di chuột, bấm vào các phím Short cut các dữ kiện có thể xảy ra rất nhiều loại nh mở một số biểu mẫu thực hiện Macro, Query.+ Subform (biểu mẫu phụ): Thực chất đây là một phơng pháp đa dữ liệu từ nhiều bảng có quan hệ với bảng dữ liệu nguồn của biểu mẫu chính. Phơng pháp này đặc biệt có hiệu quả khi dùng kết nối dữ liệu của các bảng có quan hệ Một Nhiều. Thông tin ở phía bên một sẽ đợc đa vào biểu mẫu chính và thông tin ở phía bên nhiều sẽ đợc vào biểu mẫu phụ . Nh vậy khi hiển thị biểu mẫu ở dạng Formview thì những thông tin ở phía nhiều sẽ có quan hệ với mẫu tin tơng ứng của phía bên một sẽ đợc trình bày. Điều này rất thuận tiện để kết nối dữ liệu. Chẳng hạn khi xem toàn bộ quá trình quản lý danh mục sách nào đó thì chỉ cần đa ra các thông tin liên quan tới danh mục sách đó vào biểu mẫu chính, còn các thông tin về nguồn cung cấp , nhà xuất bản đợc đa vào biểu mẫu phụ. Việc thiết kế biểu mẫu phụ cũng tơng đơng với việc thiết kế một biểu mẫu chính. Nguồn dữ liệu thuộc các biểu mẫu phụ này là bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn. Và để có thể xem tất cả các thông tin liên quan đến thông tin ở biểu mẫu chính chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu phụ ở dạng DataSheet. Chúng ta cũng phải chỉ ra trờng kết nối ở các mục tính chất LinK ChildField (của biểu mẫu phụ) và Link MaterField (của biểu mẫu chính).Trên đây là những đối tợng biểu mẫu chủ yếu đợc dùng trong chơng trình. Ngoài ra còn một vài đối tợng khác nh hình vẽ hộp kiểm tra (Chek Box) Tuy nhiên chúng ít đợc sử dụng và cũng không phức tạp nên không trình bày ra đây.* Đặt thuộc tính cho các đối tợng của các biểu mẫu:10 [...]... hệ trớc sau trong tiến trình xử lý Độc giả Hệ thống quản lý th viện Nhà xuất bản B Giám Hiệu Hệ thống quản lý th viện có các tác nhân ngoài là: + Nhà xuất bản sách + Độc giả + Ban giám hiệu * Hệ thống quản lý th viện cần giao dịch với các tác nhân ngoài là độc giả để quản lý và thoả thuận những thủ tục của th viện đề ra, nh yêu cầu về mợn trả sách của độc giả và xử lý các thông tin khác liên quan đến... mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý I Mục tiêu của hệ thống - Xây dựng hệ thống quản lý th viện: Giúp cho ngời quản lý th viện truy xuất thông tin về sách ,về độc giả và các thông tin liên qua đến việc quản lý th viện một cách nhanh chóng và chính xác - Hệ thống phải đáp ứng đợc: Quản lý chi tiết về sách về tác... tham gia mợn trả Từ thực tế nêu trên th viện trờng T36 Bộ công an có nhu cầu thực sự cần xây dựng một hệ thống quản lý th viện cho trờng T36, ngời xây dựng hệ thống quản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Rút ngắn thời gian tra cứu đáp ứng yêu cầu của bạn đọc Giảm thiểu số lợng thao tác thủ công Báo cáo thống kê về th viện một cách nhanh nhất Kiểm soát quản lý th viện chính xác Cung cấp thông tin đa ra... của độc giả * Khi hệ thống quản lý th viện nhận đợc yêu cầu của độc giả (Tác nhân ngoài) hai bên có sự giao dịch trao đổi, nếu thành công thì hệ thống quản lý th viện sẽ đáp ứng yêu cầu của độc giả 22 * Chức năng quản lý th viện có nhiệm vụ báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám Hiệu về tình hình hoạt động của th viện để Ban Giám Hiệu có kế hoạch và định hớng hoạt động cho th viện 2 Biểu đồ luồng dữ liệu... những sáng kiến mang tính thủ công nặng nhọc, những ngời trực tiếp quản lý phải thờng xuyên làm một khối lợng công việc khá lớn, hệ thống sổ sách quản lý cồng kềnh để theo dõi với nhiều loại biểu mẫu rờm rà, nếu không cẩn thận sẻ rất dể dẫn đến nhằm lẫn gây khó khăn cho công tác quản lý th viện Trong những năm gần đây th viện trờng T36 cũng đã đợc nhà trờng quan tâm đổi mới phần nào để đáp ứng đợc... xác theo yêu cầu III Những thuận lợi và khó khăn của việc đ a tin học vào quản lý th viện trờng T36 Trong bối cảnh hiện nay ai cũng biết nếu áp dụng thành công tin học vào quản lý lĩnh vực nào đó thì hiệu xuất công việc rất cao, giảm bớt sức lao động của con ngời, mọi thông tin đầu vào, đầu ra đợc quản lý chặt chẽ, thống kê, xử lý chính xác, nhanh gọn, rõ ràng đem lại lợi ích cho ngời sử dụng 1 Những... bảo quản đợc tốt hơn Lựa chọn phần mềm quản lý th viện đáp ứng đợc yêu cầu về mặt thông tin đầy đủ giúp ngời quản lý đáp ứng đợc yêu cầu của độc giả một cách nhanh chóng chính xác Hệ thống quản lý mới sẽ giảm bớt đợc số thao tác thủ công, vì vậy giảm bớt đợc số nhân viên, chỉ cần một số nhân viên nhất định đợc trang bị kiến thức khai thác, sử dụng hệ thống là đủ 2 Những khó khăn Để xây dựng hệ thống quản. .. chức năng Xử lý mợn trả: Xử lý mư ợn, trả Độc giả Độc giả Mượn trả Xử lý quá hạn - Đây là sơ đồ dùng để biểu diễn các thông tin xử lý mợn trả của độc giả sơ đồ này gồm có hai chức chức năng chính: + Chức năng: xử lý mợn, trả + Chức năng: xử lý quá hạn Có 1 tác nhân ngoài là Độc giả Khi độc giả đến th viện yêu cầu mợn hoặc trả sách thì cán bộ th viện kiểm tra độc giả này đã đăng ký với th viện hay cha... sách cho ngời quản lý th viện, và ngời quản lý th viện có trách nhiệm cập nhật sách vào hệ thống cụ thể nh nhập mã sách, tên sách, tên tác giả v.v vào hệ thống + Tác nhân ngoài là độc giả yêu cầu đến mợn trả sách, ngời khai thác hệ thống nhận thông tin về độc giả và sử lý thông tin nh thẻ độc giả, thẻ sinh viên và quá trình mợn trả sách của độc giả đó, nếu đảm bảo yêu cầu quy định của th viện thì tiến... Giám Hiệu, của độc giả chức năng này lấy thông tin từ kho độc giả và kho sách + Chức năng xử lý mợn trả: Chức năng này có nhiệm vụ xử lý mợn trả theo quy định của th viện nếu độc giả quá hạn thì hệ thống sẽ đa ra những thông báo để ngời quản lý th viện kịp thời xử lý các độc giả này theo nội quy hoạt động của th viện 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh: Thêm thông tin độc giả mới Độc giả Độc giả Sửa, . nêu trên th viện trờng T36 Bộ công an có nhu cầu thực sự cần xây dựng một hệ thống quản lý th viện cho trờng T36, ngời xây dựng hệ thống quản lý phải đảm. thống quản lý th viện: Giúp cho ngời quản lý th viện truy xuất thông tin về sách ,về độc giả và các thông tin liên qua đến việc quản lý th viện một cách