Hệ thống quản lý thư viện

Hệ thống quản lý thư viện

Lời cảm ơn

Lời đầu tiên chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Phan Thanh Bình đã tận tình hớng dẫn và giúp đỡ em từ những ngày đầu tìm hiểu về đề tài cho đến khi hoàn thành để tài thực tập tốt nghiệp của mình

Baựo caựo toỏt nghieọp laứ cụ hoọi ủeồ em coự theồ aựp duùng, toồng keỏt laùi nhửừng kieỏn thửực maứ mỡnh ủaừ hoùc ẹoàng thụứi, ruựt ra nhửừng kinh nghieọm thửùc teỏ vaứ quyự giaự trong suoỏt quaự trỡnh thửùc hieọn ủeà taứi Sau moọt hoùc kyứ chuựng em taọp trung coõng sửực cho ủeà taứi vaứ cuứng laứm vieọc cửùc lửùc vụựi nhau, ủaởc bieọt laứ nhụứ sửù chổ ủaùo vaứ hửụựng daón taọn tỡnh cuỷa thaày coõ trong khoa, ủaừ giuựp cho em hoaứn thaứnh ủeà taứi naứy moọt caựch thuaọn lụùi vaứ gaởt haựi ủửụùc moọt soỏ keỏt quaỷ khaự khaỷ quan Beõn caùnh nhửừng keỏt quaỷ khieõm toỏn maứ em ủaùt ủửụùc, chaộc chaộn khoõng traựnh khoỷi nhửừng sai laàm, thieỏu soựt khi thửùc hieọn luaọn vaờn cuỷa mỡnh, kớnh mong thaày coõ thoõng caỷm vaứ tha thửự Sửù pheõ bỡnh, goựp yự cuỷa quyự thaày coõ seừ laứ nhửừng baứi hoùc kinh nghieọm raỏt quyự baựu cho coõng vieọc thửùc teỏ cuỷa chuựng em sau naứy

Do trình độ và thời gian còn hạn chế nên báo cáo thực tập này của chúng em không tránh khỏi những thiêú xót Chúng em rất mong nhận đợc

sự góp ý của các thầy các cô trong Khoa Công Nghệ Thông Tin, các thày cô quản lý th viện và các bạn để chúng em có thể hoàn thiện đề tài đợc tốt hơn

PHẦN 1 LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với tốc độ phát triển và ứng dụng rộng rãi của mạng Internet, mô hình thương mại điện tử trên Internet là vấn đề thời sự trên Thế giới và tại Việt Nam.Thương mại điện tử trên Internet có nhiều lợi điểm như chi phí rẻ,tiết kiệm không gian điều khiển, giao dịch nhanh, thị trường rộng lớn, … chắc chắn sẽ là xu hướng phát triển thương mại trong tương lai Tuy nhiên thương mại điện tử trên Internet có một số yêu cầu cần giải quyết như: vấn đề trao đổi dữ liệu có cấu trúc giữa các hệ thống, vấn đề xử lý tự động quá trình giao dịch giữa các hệ thống khác nhau, vấn đề bảo mật dữ liệu

Phần mềm hệ thống quản lý thư viện là một phần của thương mại điện tử có nhiệm vụ quản lýù, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả Hệ thống quản lý thư viện phải nắm giữ được số lượng sách trong thư viện, phân loại sách theo từng chương mục cụ thể để có thể dễ dàng , tiện cho việc truy tìm Ngoài ra hệ thống cũng phải biết được tình trạng tài liệu hiện tại, phải được cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung các tư liệu mới hoặc thanh lý các tư liệu không có giá trị Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra mục lục phân loại các sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được những tư liệu cần thiết

Tóm tắt nội dung :

Hệ thống quản lý thư viện là phần mền hỗ trợ cho các công tác quản lý thư viện được dễ dàng và nhanh chóng

Giúp độc giả có thể lên mạng tìm thông tin về sách mươn và đăng ký phiêu mươn (với điều kiện độc giả đó phải được phân quyền hay nói cách khác đọc giả đó phải đắng ký với thư viện)

Hệ thống thư viện có các chức năng sau

- Quản lý sách vào hệ thống

- Quản lý độc giả

- Quản lý trả mượn

- Thống kê đọc sách

Phần mềm này chưa thật sự đáp ứng được yêu cầu thực tế , do trong khuôn khổ đề án thời gian có hạn nên chỉ dừng lại ở mức độ này

2

PHẦN 2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THƯ VIỆN

I Khảo sát

1 Phác họa vấn đề

Hệ thống quản lý sách, quản lý việc mượn sách trong thư viện hiện thời thực hiện bằng tay ,vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận mượn trả sách và rất phiền phức khi độc giả muốn đọc sách Mặt khác nó còn hạn chế về không gian và thời gian khi đọc sách.Sắp tới thư viện sẽ gia tăng số lượng sách và số lượng độc giả vì thế việc quản lý sách hiệu quả và tiện lợi sẽ trở nên cần thiết hơn Ngoài ra,việc cho mựơn sách sẽ được thực hiện rộng rãi trên toàn cầu ,bất kỳ bạn ở nơi nào cũng có thể đọc sách được mà không cần tốn thời gian đến tận thư viện để đọc Tất cả đều muốn phục vụ tốt hơn cho các độc giả

2 Những kết quả mong đợi

Hệ thống mới được xây dựng cần cho phép lưu trữ ,cập nhật sách một cách dễ dàng ,với khối lượng lớn ;Khi độc giả mượn sách đọc không cần phải mất thời gian đến thư viện mà có thể bất cứ nơi nào Tối thiểu hóa thời gian tìm kiếm sách , thống kê sách; hỗ trợ những cách tìm kiếm sách khác nhau , các loại thống kê khác nhau.Hệ thống cần thích hợp với việc gia tăng số lượng sách ,số lượng độc giả

II Nghiên cứu hiện trạng

Hiện Trạng Của Thư Viện

a Cơ cấu tổ chức

b Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức của các phòng ban

• Ban quản lý thư viện: Quản lý chung toàn bộ hoạt động của thư viện Người đặt ra các yêu cầu cho các bộ phận bên dưới

• Ban kế hoạch : Lập kế hoạch mua sách mới , thanh lý sách cũ , kế hoạch phục vụ độc giả hoặc mở rộng hoạt động, …

• Bộ phận cung ứng sách: Liên hệ với các nhà xuất bản để mua sách, các đơn vị , cá nhân cung ứng sách để tiếp nhận sách đưa vào thư viện

• Nhân viên thủ thư : Tiếp nhận sách đánh mã số ,phân loại sách ,kiểm tra độc giả có thể đọc sách ,thống kê và tra cứu sách

III Mô Hình Yêu Cầu :

1 Hiện trạng thư viện :

a Cơ cấu tổ chức:

b Mô tả sơ lược về thủ thư :

- Tính tiền cho độc giả

- Thống kê sách , độc giả ,…theo định kỳ

- Tra cứu sách , độc giả

- Thủ thư cũng có thể thay đổi thông tin của riêng mình

- Cập nhật sách

2 Quan hệ đối ngoại

- Thư viện có nhiều quan hệ với các nhà cung cấp, nhà xuất bản ,với các độc giả nên giử quan hệ liên lạc với độc giả

Ban quản lý thư viện

Thủ thư

3 Mô tả nghiệp vụ

Nhập sách:

Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi:

• Loại sách mà độc giả đọc nhiều nhất hiện nay

• Sách không còn hợp với thời kỳ hiện tại

• Nhà xuất bản có sách mới thì sẽ giới thiệu và gởi bản thảo về cho thư viện Thủ thư xem kỹ sách đó rồi quyết định có nhập sách hay không

Hủy sách:

Sách lỗi thời ,nội dung của nó không còn đáp ứng được nhu cầu của độc giả sẽ được lấy ra khỏi hệ thống và chỉnh lại số lượng

6

Đọc sách:

Khi độc giả có nhu cầu đọc sách thì trứơc tiên phải nhập vào mã số tài khoản hiện có ,kèm theo mã ngân hàng chứa tài khoản đó.Hệ thống sẽ kiểm tra lại tài khoản của độc giả đó xem có đủ điều kiện để đọc sách hay không? Nếu không thì từ chối việc đọc sách Nếu có thì đáp ứng nhu cầu đọc sách cho độc giả, đồng thời cập nhật độc giả này vào trong hệ thống

Tính chi phí :

Độc giả phải làm thẻ thư viện để đủ tư cách mượn sách , khi tính tiền cho độc giả dựa vào số ngày quá hạn để tính

4 Các vấn đề/cơ hội

Vấn đề/cơ hội – phân tích nhân quả

Vấn đề/cơ hội Nhân & quả Mục tiêu

1.Việc lưu trữ khó khăn

và không kịp thời Do việc lưu trữ được thực hiện bằng tay nên rất khó

khăn trong khâu bảo quản và khâu lưu trữ, các thông tin cập nhật không kịp thời

Cần tổ chức một hệ cơ sở dữ liệu để dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hơn, giúp cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác

2 Việc xử lý số liệu

chậm và không chính

xác

1 Do các thông tin được lưu trữ trên giấy bao gồm nhiều loại khác nhau nên việc tìm kiếm , thống kê sẽ rất chậm

2 Việc tính toán và xử lý các số liệu bằng tay chậm và không chính xác

1 Cần lưu trữ các thông tin liên quan đến sách lên một ngân hàng cơ sở dữ liệu

2 Giúp cho việc tính toán và xử lý số liệu nhanh chóng và chính xác hơn

3 Việc thống kê theo

định kỳ và theo các

yêu cầu đột xuất

không kịp thời và

không chính xác

1 Việc thống kê theo mỗi kỳ mất nhiều thời gian, nếu thống kê bằng tay sẽ rất chậm và không chính xác

2 Do làm bằng tay sẽ không đáp ứng kịp thời nhu cầu đột xuất về thống kê

1 Giúp cho việc thống kê được nhanh hơn dễ dàng và chính xác hơn

2 Hỗ trợ kịp thời các nhu cầu đột xuất về công tác thống kê

4 Việc theo dõi các

thông tin theo từng

phân hệ không kịp

thời, dễ sai sót và

không có hệ thống

Các thông tin trong từng phân hệ được lưu trữ rất nhiều,do đó việc theo dõi các thông tin khi lamø bằng tay sẽ mất rất nhiều thời gian

Giúp dễ dàng trong việc theo dõi các thông tin trong từng phân hệ

8

IV XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

1.Các yêu cầu

A Yêu cầu chức năng

- Danh sách độc giả

- Thống kê số lượng sách được đọc trong tháng

- Thống kê số lượng độc giả đọc sách trong tháng

- Thống kê doanh thu trong năm theo từng tháng

- Thống kê danh sách độc giả còn thiếu tiền trong tháng

- Thống kê sách được đọc nhiều nhất trong tháng

Tính toán:

Tiền cho độc giả quá hạn:

Quy định : Ứng với mỗi ngày quá han sẽ được tính bằng một số tiền nhất định từ đó có thế tính tiền đọc sách cho độc giả quá hạn

*Lưu trữ và cập nhật dữ liệu:

@ Processes: Kiểm tra tính ràng buộc ,tính hợp lệ của thông tin nhập Nếu thông tin nhập là hợp lệ thì thông tin sẽ

được ghi vào các table trong hệ thống cơ sơ dữ liệu Nếu thông tin nhập vào không hợp lệ thì hệ thống sẽ báo lỗi và thông tin sẽ không được cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu.

@ Output: Thông báo việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu thành công hay thất bại.

Các số liệu lưu trữ

1 SÁCH Lưu trữ các thông tin

liên quan đến sách

Mã sách, tên sách ,số trang, giátiền, năm xuất bản

2 LOẠI SÁCH Lưu trữ các thông tin

liên quan đến thể loại sách

Mã loại sách, tên loại sách

3 NGÔN NGỮ Lưu trữ các thông tin

liên quan đến ngôn ngữ

Mã ngôn ngữ, tên ngôn ngữ,ghi chú

4 NHÀXUẤT BẢN Lưu trữ các thông tin

liên quan đến nhà xuất bản sách

Mã nhà xuất bản , tên NXB,địa chỉ ,điện thoại ,mail, ghi chú

5 TÁC GIẢ Lưu trữ các thông tin

liên quan đến tác giả viết sách

Mã tác giả, tên tác giả, địa chỉ ,điện thoại ,mail, ghi chú

6 ĐỘC GIẢ Lưu trữ các thông tin Mã độc giả, tên độc

10

Xử Lý Các thông tin ca n à

cập nhật Thộng tin phản ho ià

liên quan đến độc giả đọc sách

giả ,nămsinh, ,thành phố, địa chỉ ,điện thoại, mail, Username, Password

7 THỦ THƯ Lưu trữ các thông tin

liên quan đến thủ thư Mã thủ thư, tên thủ thư, nămsinh,giới tính ,thành

phố, địa chỉ, điện thoại, mail, Username, Password

* Xử lý số liệu:

Dựa vào hệ thống cơ sở dữ liệu chứa các thông tin, các số liệu trong từng phân hệ, chương trình sẽ xử lý và tính toán các số liệu một cách nhanh chóng

@Input: Việc xử lý tính toán số liệu sẽ dựa trên từng thông tin của

các nghiệp vụ phát sinh

@Processs: Với các dữ liệu đưa vào, chương trình sẽ tiến hành tính

toán và xử lý để đưa ra kết quả tương ứng

@Output: Các kết quả của quá trình tính toán.

Các số liệu xử lý

Ngân HaØng, Sách, máy sẽ tự động tính toán để cho ra số tiền độc giả phải trả

Xử Lý Các thông tin

ca n xử lý à Các kết quả xử lý

*Thống kê:

Chương trình sẽ tạo ra các bảng thống kê theo yêu cầu của thủ thư, giúp họ sử dụng, giúp họ có thể dễ dàng tạo ra các báo biểu một cách nhanh chóng theo từng kỳ hay theo các nhu cầu dột xuất, đáp ứng kịp thời các thông tin cần biết Giúp người sử dụng dễ dàng điều hành và quản lý các hoạt động của thư viện

12

PHẦN 3 LÊN KẾ HOẠCH

A)Lựa chọn phần mền

Chương trình quản lý thư viện được viết trên Web bằng ngôn ngữ Asp,dùng

cơ sở dữ liệu Access

Lý do chúng em chọn Asp

Với ASP ta có thể chèn các script thực thi được vào trực tiếp các file HTML Khi đó việc tạo ra trang HTML và xử lý script trở nên đồng thời, điều này cho phép ta tạo ra các hoạt động của Web site một cách linh hoạt uyển chuyển , có thể chen các thành phần HTML động vào trang Web tùy vào từng trường hợp cụ thể

- Có thể kết hợp với file HTML

- Dễ sử dụng , tạo các script dễ viết, không cần phải biên dịch (compiling) hay kết nối (linking) các chương trình được tạo ra

- Hoạt động theo hướng đối tượng, với các build-in Object rất tiện dụng : Request, Response, Server, Apllication, Session

- Có khả năng mở rộng các thành phần ActiveX server (ActiveX server components)

Môi trường của ASP sẽ được cài đặt trên Server cùng với Web server Một ứng dụng viết bằng ASP là một file hay nhiều file văn bản có phần tên mở rộng là.Asp, các file này được đặt trong một thư mục ảo( Virtual Dirrectory) của Web Server

Các ứng dụng ASP dễ tạo vì ta dùng các ASP script để viết các ứng dụng Khi tạo các script của ASP ta có thể dùng bất kỳ một ngôn ngữ script nào , chỉ cần có scripting engine tương ứng của ngôn ngữ đó mà thôi ASP cung cấp sẵn cho ta hai scripting engine là Visual Basic Script(VBScript) và Java Script (Jscript) Ngoài ra ASP còn cung cấp sẵn các ActiveX Component rất hữu dụng, ta có thể dùng chúng để thực hiện các công việc phức tạp như truy xuất cơ sở dữ liệu, truy xuất file, Không những thế mà ta còn có thể tự mình tạo ra các component của

riêng mình và thêm vào để sử dụng trong ASP.ASP tạo ra các trang HTML thương thích với các Web browser chuẩn.

Với nhưng lý trên chúng em chọn ngôn ngữ Asp,nó đã trở thành ngôn ngữ phổ biến và thông dụng nhất cho việt tạo web động

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng trên môi trường.Trong đó có sẵn các cộng cụ hữu hiệu và tiện lợi để quản trị cơ sở dữ liệu

Tuy vậy chúng cũng có nhược điểm là tính bảo mật không cao

14

PHẦN 4 NGHIÊN CỨU KHẢ THI

Phần mền quản lý thư viện của chúng tôi có tính hiệu quả cao đáp ứng nhu câu sữ dụng của cả độc giả và người quản lý thư viện(thủ thư)

Điều đặc biệt là khả năng thông dụng của phân mền được viết trên các ngôn ngữ ASP thông dụng thích hợp trong Web

Tính phổ biến của phần mền có thể sự dụng thích hợp từ thư viện nhỏ đến thư viện lớn

Chương trình được viết rất phù hợp vời nhu cầu thực tế trong quản lý thư viện, từ việc mượn sách , tìm kiếm sách , quản lý trả mượn đều rất phù hợp với nhu cầu của thư viện

Chương trình được viết dưới dạng một trang web nên tính phổ cập rỗng rãi của nó là không thể chối cãi.Hơn thể nữa đây cũng là một dịp đễ thư viện có thể giới thiệu về minh cho tất cả các đọc giả không chi trong nước mà cả nước ngoài

Mặt khác phần mền trên có thể thích hợp trên các hệ điều hành , chi phí thực hiện lại rẻ , đáp ưng được nhu câu của thị trường

Mặc dù phân mền con nhiều thiếu sót song với tất cả lý do trên Chúng em tin tương tính hiệu quả và khả năng sự dụng của phần mền quản lý thư viện.Và trong tương lai phân mên sẽ được nâng cấp nên thành thư viện điện tự khi đó mọi giao dịch mua bán , hay mươn trả đều được thực hiện trên mạng và được thanh toán qua thẻ tín dụng hay tài khoản Ngân Hàng

PHẦN5:XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG Phân tích thiết kế hệ thống thư viện

Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 1:Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống

16

Hình 2:Sơ đồ mức khung cảnh của hệ thống

Hình 3:Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh hệ thống

18

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ SÁCH

Hình 4:Chức năng quản lý sách

Hình 5:Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh trong quản lý sách

20

Hình 6:Chức năng quản lý độc giả

Hình 7:Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh trong quản lý độc giả

Hình 8:Sơ đồ chức năng quản lý mượn trả

22

Hình 9:Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh trong quản lý mượn trả

PHẦN6THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Cơ sở dữ liệu có 5 bảng

d)Bảng mượn

e)bảng ttdg

g)mô hình thực thể liên kết

Hình 10:Mô hình thực thể liên kết

26

PHẦN7 CÀI ĐẶT VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG A)Cài Đặt

Cách thức cài đặt chương trình:

a Yêu cầu về phần cứng và phần mềm :Hệ thống mạng:

+ Một server cấu hình tối thiểu 32 MRAM 200 Mhz+ Các thiết bị mạng cần thiết

+ Hệ thống mạng sử dụng nghi thức TCP/IP+ Phải có Persional Web Server đối với Window ’95 hoặc Internet Information Server (IIS) đối với Window NT

+ Hệ điều hành: Win NT Server 4.0, Win NT Workstation,Win2000,WinXP

+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Access+ Trình duyệt : Internet Explorer 6.0

b Cài đặt theo từng bước sau :

• Server:

- Cài Windows 2000 lên Server và chọn IIS

- Chép tập tin *.asp, *.html … vào một thư mục riêng ASP1

- Thiết lập đường dẫn đến thư mục này bằng cách kích chuột phai chon properties chon thẻ Web sharing đánh dấu vào share this folder kích tiếp vào ok

- Sử dụng kỹ thuật ADO để kết nối với cơ sở dữ liệu

-thiết lập nối kết ADO với tên thư viện

Đến đây là hệ thống mạng dịch vụ sẵn sàng hoạt động

B)Hướng dẫn sử dụng phần mền

28

1

2

Hình 12:Thông tin sách mượn

Hình 13:Thông tin sách trả

Trang của ngươi quản trị I.Quản lý sách :

1.Thống kê sách nhập :

Hình :14 Thống kê sách nhập

Chức năng :Gồm thông tin sách nhập và các chức năng xoá và sửa các bản ghi.(chức năng xoá bản ghi chỉ thực hiện khi không có độc giả nào mượn sách cần xoá).

30

2.Thống kê sách còn:

Hình 15:Thông tin sách còn Chức năng thông kê sách mượn ,số lượng còn và số lượng mượn.Từ đó quản lý sách được dễ dàng hơn.

3.Nhập sách mới :

Hình 16:Thông tin nhập sách Chức năng nhập sách mới hoặc bổ sung thêm số lượng sách đã có trong danh mục

32

4.Tìm kiếm sách

Chức năng :Tìm kiếm sách hiện có

II.Quản lý độc giả

1.Thống kê độc giả

Chức năng :xem thông tin độc giả và sửa ,xoá độc giả.

(chú ý nếu độc giả đang mượn sách thì không thể xoá được)

34