hệ thống quản lý thư viện

Mục đích chính của hệ thống Hệ thống sẽ được cài đặt cho các trường học, các thư viện của các cơ quan nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu.. o C

Luận văn

Hệ thống quản lý thư viện

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Các từ viết tắt

Lời nói đầu

Lời cám ơn

Chương I : Tổng quan 6

I Giới thiệu chung 6

I.1.Tổng quan 6

I.2 Khảo sát về nơi thực tập 6

II.Tổng quan về HTTT quản lý 8

II.1 Những đặc điểm của HTTT quản lý 8

II.2 Mục đích chính của hệ thống 9

II.3 Các nguyên tắc đảm bảo 9

II.4 Các bước xây dựng hệ thống quản lý 10

II.5 Các chức năng chính của hệ thống 11

Chương II : Khảo sát hệ thống 13

I.1 Mô tả Quản lý thư viện 13

I.1.1 Cập nhật thông tin độc giả 15

I.1.2 Tra cứu thông tin độc giả 15

I.1.3 Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) 16

I.1.4 Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu 16

II Môi trường 18

II.1 Ngôn ngữ 18

II.2 CSDL 19

III Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát 19

Chương III : Phân tích và thiết kế 20

I Hoạt động của thư viện 20

I.1 Giới thiệu hoạt động của thư viện 20

I.2 Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách 22

II Các chức năng của hệ thống 23

III Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình 23

1.Biểu đồ phân rã chức năng 24

2.Phân tích các chức năng chính 25

3.Mô hình LDL (BĐLDL) 29

4.Biểu đồ LDL mức dưới đỉnh 34

5.Mô hình thực thể liên kết 38

6.Thiết kế CSDL 41

Chương IV : Thiết kế cài đặt chương trình 47

IV.I Thiết kế Menu 47

IV.II Thiết kế màn hình giao diện ……48

IV.II.1 Danh sách màn hình 48

IV.II.2 Chi tiết các màn hình 48

IV.II.2.1.Màn hình chính 48

IV.II.2.2 Màn hình ngoài khi đăng nhập 49

IV.II.2.3 Đăng nhập chương trình 49

IV.II.2.4 Màn hình thay đổi mật khẩu 50

IV.II.2.5 Màn hình quản lý độc giả 50

IV.II.2.6 Màn hình quản lý sách 51

V.II.2.7 Màn hình quản lý Mượn - Trả sách 51

IV.II.2.8 Xử lý độc giả vi phạm 52

IV.II.2.9 Xử lý phân huỷ sách 52

IV.II.2.10 Xử lý nội qui thư viện 53

IV.II.2.9 Màn hình báo cáo 53

IV.III.3 Cài đặt chương trình 56

IV.III.1.Yêu cầu phần cứng 56

IV.III.2.Yêu cầu phần mềm 56

IV.III.3 Các bước cài đặt chương trình 56

Chương V : Kết luận 58

LỜI NÓI ĐẦU

Để đánh giá chất lượng sinh viên trước khi tốt nghiệp đồng thời giúp sinh

viên làm quen với môi trường làm việc thực tế, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh

viên tham gia vào các đề án mang tính ứng dụng

Gần chục năm trở lại đây, tin học đang dần được phổ cập hoá, nhiều chương

trình ứng dụng đang đi vào thực tiễn, nhu cầu tin học hoá ngày càng tăng nhất là các

ứng dụng tin học trong quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý

khách sạn v v…

Với xu thế như vậy, đồ án thực tập cơ sở của em cũng là một chương trình

quản lý: Hệ thống quản lý thư viện Trong đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập

trình VisualBasic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, đây ngôn ngữ được dùng

phổ biến để viết các chương trình quản lý Nội dung chính của đề tài gồm 4 chương:

 Chương I: Tổng quan

 Chương II: Khảo sát hệ thống

 Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống

 Chương IV: Thiết kế cài đặt chương trình

 Chương V: Kết luận

Với chương trình này, em cố gắng quản lý những mảng đặc trưng nhất trong

cơ quan với giao diện người thân thiện, dễ sử dụng nhất

Trong khoảng thời gian 2 tháng để hoàn thành chương trình, với kinh nghiệm

chưa nhiều chắc hẳn chương trình còn nhiều thiếu xót, rất mong sự xem xét chỉ bảo,

đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để Hệ thống quản lý thư viện của em

được hoàn thiện và có thể phát triển hơn nữa

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN

I Giới thiệu chung

I.1 Tổng quan

Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo

sát hệ thống Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc

lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó Còn hệ thống quản

lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc

đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con

người trong sản xuất và đưa ra quyết định HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin

học các phần mềm CSDL, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý

và đưa ra quyết định Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng

như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản

lý có chất lượng Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây

dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm

của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống

quản lý có kết quả tốt

I.2 Khảo sát về nơi thực tập

 Tên công ty thực tập

o Công ty TNHH công nghệ truyền thông Phượng Hoàng Tên giao dịch

nước ngoài: PHOENIX COMMUNICATION TECHNOLOGIES

COMPANY LIMITED được viết tắt là PCT CO.LTD

o Địa chỉ: 7C Nơ Trang Long, quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh

o Điện thoại: (08) 2588518- (08) 2588558/ Fax: (08) 2588519

o E-mail: info@pct.vn – info@3gvietnam.net

o Website: www.pct.vn - www.3gvietnam.net

 Quá trình hình thành và phát triển

Công nghệ thông tin đã và đang ảnh hưởng sâu rộng làm thay đổi cuộc sống

hằng ngày, chính vì lẽ đó sự ra đời của PCT với mục đích vận dụng các công nghệ

tiên tiến nhất nhằm giúp cho khách hàng làm chủ được nguồn thông tin của mình

Công ty PCT được thành lập năm 2006 với sự tham gia sáng lập của một số các kỹ

sư hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, Công ty PCT hiện hoạt động trong lĩnh

vực phân phối cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và giải pháp mạng truyền thông tích

hợp trong thế kỷ 21

 Lĩnh vực hoạt động

Khách hàng của Phượng Hoàng – PCT là những người sử dụng các sản phẩm

dịch vụ giải pháp của công nghệ truyền thông di động thế hệ thứ 3, các doanh

nghiệp vừa và nhỏ đang hướng tới tối ưu hoá công việc kinh doanh, sản xuất, dịch

vụ nhờ áp dụng công nghệ truyền thông và thông tin, các nhà khai thác và vận hành

mạng viễn thông thế hệ mới Do đó Phượng Hoàng – PCT tập trung cung cấp các

sản phẩm và dịch vụ cho các đối tượng chính là:

 Những thuê bao của các mạng thông tin di động đang hoạt động tại Việt

Nam với nhu cầu được sử dụng các tiện ích giá trị gia tăng mới

 Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn toàn quốc

Phượng Hoàng – PCT hợp tác với các nhà vận hành và khai thác mạng,

nhằm mục đích cung cấp đến cho khách hàng danh mục các sản phẩm và dịch vụ

phong phú, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của cá nhân và các tổ chức, doanh

nghiệp Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức, nhà cung cấp công nghệ

truyền thông trên toàn thế giới, nhằm giới thiệu và quảng bá rộng rãi các dịch vụ

mới dựa trên nền công nghệ truyền thông đã được ứng dụng thành công tại các

nước phát triển Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức đào tạo trong và

ngoài nước, tổ chức các khoá đào tạo công nghệ truyền thông trên toàn quốc nhằm

đáp ứng nhu cầu về nhân lực trình độ cao trong thời gian tới

 Sơ đồ tổ chức

II.1 Những đặc điểm của HTTT quản lý

a Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có

chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống

Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các

đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống

Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống

b Luồng thông tin vào

Trong HTTT quản lý có những đầu vào khác nhau:

 Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang

tính chất thay đổi lâu dài

 Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập

nhật để xử lý

o Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp , được tổng hợp từ những

thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian

c Luồng thông tin ra

o Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào

nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể

o Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho

nhu cầu quản lý của hệ thống Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống

Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời

d Quy trình quản lý

o Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường

xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin được kết

xuất để lập ra các báo cáo cần thiết Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua

nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người

quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi

o Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì

nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng

o Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc

thiếu hụt thông tin

II.2 Mục đích chính của hệ thống

Hệ thống sẽ được cài đặt cho các trường học, các thư viện của các cơ quan

nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu

II.3 Các nguyên tắc đảm bảo

Để xây dựng một HTTT quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và

tốn nhiều công sức Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa

trên một số nguyên tắc sau:

II.3.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất

Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc

giải quyết bài toán quản lý Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù Do vậy

người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp

không nhất quán về thông tin được loại trừ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo

thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển

II.3.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin

Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần

phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm

thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản

những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán

cụ thể

Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với HTTT sẽ

làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn

II.3.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra

Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng

máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ

thống

Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển

tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ )

để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng Việc này sẽ giảm được

nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính

Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống

Việc này không những rút ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc

nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào

II.4 Các bước xây dựng hệ thống quản lý

II.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:

 Ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống

đáng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ

 Tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ

thống tìm hiểu HTTT hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các

giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án

 Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo

II.4.2 Phân tích hệ thống

 Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết

 Hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niêm

 Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc

phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic

II.4.3 Thiết kế tổng thể:

 Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ

thống thành các hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống

mới Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ

được xử lý thủ công

II.4.4 Thiết kế chi tiết:

 Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào

máy tính

 Thiết kế các phương pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết

kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu

II.4.5 Cài đặt chương trình:

 Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào

o Tra cứu và thống kê độc giả

o Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ)

o Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu

o Cho mượn, trả tài liệu

o Đặt trước tài liệu

o Bán tài liệu

o Tra cứu tài liệu (tìm theo từ khoá, theo nâng cao)

o Thống kê tài liệu

o Xử lý vi phạm

o Ngân hàng báo cáo

o Các yêu cầu khác đối với hệ thống

CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I.1 Mô tả Quản lý thư viện:

 Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp Vì

vậy việc xây dựng một hệ tin học trong công tác thư viện phải tuân theo một quy tắc

chặt chẽ

 Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công

tác thư viện có thể được xác định như sau:

o Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong hoạt

động Thư viện

o Tích hợp các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng

o Cải tiến quản lý vốn tư liệu của thư viện Xây dựng các CSDL thư mục

thoả mãn nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin

o Cải tiến qui trình làm việc của thư viện

 Để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt được các mục quá trình thiết kế và

xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong thư viện phải qua các giai đoạn sau đây:

1 Phân tích các chức năng hệ thống

2 Thiết kế mô hình hệ thống

3 Lựa chọn phần mềm và phương tiện kỹ thuật

4 Tính toán các chi phí và xây dựng các nguồn kinh phí

o Nhiệm vụ của thư viện: Là thu thập bảo quản tài liệu và thoả mãn nhu

cầu về tài liệu của bạn đọc

- Nhu cầu của người đọc kinh phí bởi các thông tin chuyển tới họ bằng

những nguồn khác nhau Có thể nói thư viện là cầu nối giữa nguồn cung cấp tài liệu

với người sử dụng cuối cùng

- Thông thường theo quá trình xử lý thư viện bao gồm khâu chính sau:

+) Bổ sung: Xây dựng vốn tài liệu

+) Xử lý dữ liệu(tài liệu , tạp chí): Biên mục, bổ sung, lưu thông, lưu trữ, bảo

quản

+) Lưu thông: Phục vụ bạn đọc: mượn đọc tại chõ, mượn tài liệu của bạn đọc

mượn về, tra cứu

a Chức năng:

- Kiểm soát tài liệu mới nhập về theo các nguồn khác nhau: đặt mua, trao

đổi, biếu tặng…

- Thống kê báo cáo kịp thời các số liệu về tài liệu đặt và kinh phí sử dụng

- Xử lý hình thức, nội dung tài liệu: biên mục, chủ đề, tóm tắt, chú giải

- Tra cứu về tài liệu và tạp chí nhằm phục vụ cho việc lưư trữ và tìm kiếm

thông tin

b Các thông tin cần sử lý và sản phẩm đầu ra:

+) Quản lý đơn đặt theo từng cơ số

+) Danh mục các tài liệu đang đặt và mới về

+) Danh mục các tài liệu nhận đựoc qua các nguồn, các tổ chức

+) Các báo cáo về số lượng và kinh phí mua tài liệu

+) Các yếu tố mô tả thư mục, các từ khoá chủ đề các ký hiệu phân loại, ngôn ngữ

+) Các bộ phiếu in để bổ sung và cập nhật các tủ mục lục truyền thông: phân

loại, chữ cái, công cụ, vị trí, tra cứu

+) Các ấn phẩm thư mục

+) Thông báo tài liệu mới

c Phục vụ bạn đọc:

- Cấp thẻ bản đọc, số mượn về

- Quản lý hồ sơ bạn đọc

- Theo dõi quá trình phục vụ bạn đọc, quá trình phục vụ và hiệu quả

- Thống kê báo cáo về tình hình phục vụ bạn đọc

- Các thông tin cần xử lý và sản phẩm đầu ra các dữ liệu liên quan đến

bạn đọc

- Các câu trả lời về tình hình phục vụ bạn đọc

+) Tài liệu có người mượn chưa?

+) Mượn đọc tại chỗ hay độc giả mượn tài liệu đọc về nhà

+) Tài liệu mượn quá hạn

+) Thời gian đi lấy tài liệu

+) Thời gian đợi trung bình

+) Tần số sử dụng của tài liệu

- Thư đòi tài liệu

- Các báo cáo định kỳ(thành phần bạn đọc, diện đọc tài liệu, số lượt đọc, số

lượt mượn)

I.1.1 Cập nhật thông tin độc giả

o Nhập thông tin về độc giả yêu cầu ngời sử dụng nhập mã độc giả, họ tên,

tên của độc giả Ngoài ra các thông tin khác ngời sử dụng có thể nhập hoặc bỏ qua

mà tốt nhất là các thông tin yêu cầu nhập đầy đủ để cho việc quản lý dê dàng hơn

trong sử dụng Trong các thông tin độc giả nói chung là các thông tin từ Quản lý

đào tạo …

o Sửa thông tin độc giả là chức năng khi mà ngời sử dụng cần sửa

I.1.2 Tra cứu thông tin độc giả

o Tìm kiếm thông tin độc giả: Mức tìm kiếm này thông qua mã thẻ đọc, họ

đệm, tên, ngày sinh… chức năng này chỉ cho phép tìm kiếm một thông tin duy nhất

I.1.3 Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ)

o Độc giả có thể phân loại nhiều loại sinh viên, giáo viên

o Kiểm tra ở số đăng ký Người đăng ký đã đầy đủ điều kiện để làm thẻ thì

tiến hành làm thẻ Làm thẻ thì có hai bước cập nhật thông tin về người được làm thẻ

vào danh sách độc giả

I.1.4 Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu

o Chức năng nhập tài liệu về thư viện, tiến hành phân loại và gán cho một

cuốn tài liệu một mã số, để đánh vào vị trí theo qui định để tiện cho việc tìm kiếm

o Cập nhật thông tin về tài liệu: Mã số, tên tài liệu, nguồn cung cấp tài liệu,

thời hạn sử dụng tài liệu đó và các thông tin khác trong thư viện

(lấy các thông tin từ danh mục nhà cung cấp tài liệu)

o Cập nhật thông tin các chương mục cho từng cuốn sách

o Sửa tài liệu nếu thông tin nhập còn thiếu chọn cuốn sách đó xong ngời sử

dụng sửa lại thông tin cuốn sách đó

o Xoá tài liệu chọn cuôn sách cần xoá

o ……

I.1.5 Mượn - Trả tài liệu

Khi mượn tài liệu:

 Kiểm tra thẻ, tra cứu thông tin về độc giả để kiểm tra thông tin về độc giả

như các sách đã mượn và thời hạn mượn, quyền tiếp tục mượn tài liệu

 Đồng thời tra cứu thông tin về tài liệu mà độc giả yêu cầu mượn

 Khi cho mượn tài liệu thì nhân viên Thư viện sẽ cập nhật thông tin vào

bảng kết quả mượn tài liệu (Các thông tin về ngày mượn, ngày hạn trả )

 Cập nhật thông tin vào bảng: Thông tin về tài liệu để thay đổi số lượng tồn

của tên tài liệu mà độc giả mượn

Khi trả tài liệu:

 Kiểm tra thẻ đọc, sách (có thể thay đổi hoặc hư hỏng) Nếu sách bị hỏng

thì cập nhật thông tin vào bảng Thông tin vi phạm

 Các hình thức vi phạm có thể là rách, hỏng tài liệu, mất tài liệu, mất thẻ,

mượn tài liệu quá hạn

 Cập nhật thông tin vào bảng kết quả trả tài liệu để thay đổi số lượng tồn

của tài liệu mà độc giả vừa trả

 Cập nhật thông tin vào bảng Danh mục từng cuốn sách về số lần mượn

của cuốn sách đó

 Cập nhật thông tin về độc giả về quyền mượn tài liệu

I.1.6 Đặt tài liệu trước

 Kiểm tra thông tin về đặt tài liệu trước Gửi thông báo cho những người có

đặt mượn tài liệu vừa trả

 Khi xử lý vi phạm thì màn hình phải hiển thị thông tin vi phạm cuả người

vi phạm, giá trị thực tế của cuốn sách để có quyết định đưa ra giá phạt nêu độc giả

làm mất tài liệu

I.2 Ngân hàng báo cáo

 Thống kê tài liệu

 Thống kê độc giả

 In thẻ

 Báo cáo thu phí độc giả

 Tài liệu độc giả trong ngày

 Thống kê độc giả mượn về

 Thống kê số lượng độc giả theo tháng

 Thống kê độc giả theo Khoà học - Hệ đào tạo - Lớp học - Ngành nghề

 Thống kê tài liệu bán được

 Thống kê tài liệu theo lĩnh vực

 Thông tin độc giả vi phạm

 Phân hủy tài liệu



I.3 Các yêu cầu khác đối với hệ thống

 Giao diện nhập liệu chính phải đựoc thiết kế theo nhóm các thông tin có

cùng tính chất

 Chương trình chạy trên mạng nhiều người dùng

 Các chức năng: Tìm kiếm, báo cáo, thống kê theo các thông tin tiêu chí

yêu cầu đặt ra Tuy nhiên với nhu cầu đặt ra thì dùng ngôn ngữ Visual basic sẽ giúp

cho chương trình hoàn thiện hơn rất nhiều đặc biệt là trong việc xử lý phần

Unicode

II.2 CSDL

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có

sẵng các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết

các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán

Với Access, ngươì dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ

liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết

III Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát

- Chưa tự động hoá toàn bộ các khâu trong khi xử lý còn thực hiện thủ công

- Khâu bổ sung khó theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt

- Khâu xử lý tài liệu và tạp chí vẫn bị chi phối bởi qui trình làm phiếu thủ

công, tài liệu chậm đựoc đưa vào sử dụng

- Nhưng yếu điểm cơ bản của chương trình là không cho phép người sử dụng

tra cứu đầy đủ về những thông tin có trong tài liệu, thời gian tra cứu lại lâu

- Khâu phục vụ bạn đọc do tổ chức thủ công nên rất khó theo dõi việc mượn

quá hạn, do vậy người QLTV không biết được tài liệu có còn trong kho hay không?,

khả năng phân tích thống kê rất hạn chế

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

 Muốn xây dựng thiết kế HTTT quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải

phân tích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể:

 Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên

máy vi tính

 Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích

 Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình

phân tích ban đầu

 Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán quản lý trên máy vi tính

thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ LDL giúp ta dễ dàng xác định được yêu cầu của

người dùng

 Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽ thiết kế

 Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi

hỏi người thiết kế hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến

thức về quản lý và biết được các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống

cần thiết kế

 Trong hệ thống QLTV thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như

một công cụ để lưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết

xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu về sách mượn của giáo viên học

sinh, sinh viên trong nhà trường

I Hoạt động của thư viện

I.1 Giới thiệu hoạt động của thư viện

o Công tác QLTV được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với

mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài các nhân

viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua đến khi xếp lên giá, phục vụ

độc giả một cách lôgic hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạn

như sau :

o Nhập sách: Khi sách được nhà suất bản, công ty phát hành sách chuyển

đến” theo đơn đặt mua của thư viện “ nhân viên thư viện có nhiệm vụ

kiểm tra lại đơn hàng Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng đơn giá

ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách:

o Đăng ký sách: Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài sản

của thư viện bằng cách đóng dấu thư viện của sách, việc đăng ký được

tiến hành dưới hai hình thức:

 Đăng ký tổng quát

 Đăng ký cá biệt

 Có các loại sổ sách để theo dõ việc nhập sách voà thư viện việc đưa các

sách đã đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức phân loại ra phòng đọc, mượn để

phục độc giả

o Xử lý sách: Việc sử lý sách bao gồm hai việc

 Xử lý kỹ thuật

 Xử lý khoa học

 Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp

hay không, xử lý kỹ thuật và tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng

đọc phòng mượn

VD: HH10

Trong đó:

HH: Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học”

10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào

Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng

sách và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy:

* Phân loại và sắp xếp sách :

 Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất dữ bảo quản

theo số liệu kho đã quy định chia sách

 Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ

sách là việc rất quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả:

* Phục vụ độc giả:

 Trong các thư viện có nhân viên,khi độc giả muốn mượn quyển sách nào

đó sẽ ghi các thông tin vào phiếu mượn và đua cho nhân viên thư viện, nhân viên

thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếu mượn tìm sách trong khi cho độc

giả mượn

 Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lý sách thì

việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn

nhiều so với làm bằng thủ công

I.2 Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách

o Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn

thủ công là một chương trình quản lý phải có những chức năng sau:

o Chức năng cập nhật thông tin:

o Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về,lưu trữ,cho mượn,nhận

trả,số lượng sách trong thư viện có thể nên đến hàng triệu cuốn

o Nhập thông tin độc giả : Cập nhật thông tin về độc giả,số lượng độc giả

có thể lên đến hàng chục ngàn người

o Chức năng tra cứu:

o Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về

sách theo các thông tin như theo thể loại,theo nhà xuất bản,theo phân loại

o Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc

giả, các quyển sách mà độc giả đang mượn

o Chức năng mượn trả sách:

o Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư

viện.do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định , các thao

tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng , chính xác

o Chức năng thông tin báo cáo :

o Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập,

sách mượn , độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống

o Báo cáo thống kê

III Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng

dữ liệu

 Biểu đồ LDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các LDL

chuyển giao giữa các chức năng đó

 Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống Từ đó

sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới

o Luồng thông tin đầu vào:

 Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập

 Thông tin về độc giả

 Thông tin sách mượn ngày mượn, hạn trả, ngày trả

 Thông tin về sách trả, tiền phạt

o Luồng thông tin ra :

 Báo cáo về độc giả

 Báo cáo về sách nhập

 Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả

 Báo cáo về số lượng sách

 Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến QLTV

o

1 Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 3.1: Biểu đồ phân rã chức năng

Quản lý

Độc giả

QL Sách Mượn - Trả

Báo cáo

…Độc giả

…Sách Mượn - Trả Nhà XB

T.hình M-T

Trợ giúp

- Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về nhưng cuốn sách mới

được bổ xung về thư viện Những thông tin này do bộ phận phân loại “nhập

- Tìm kiếm sách: dùng để tìm một hoặc một tập hợp những cuốn sách thoả

mãn những điều kiện do người tìm đưa ra Việc tìm kiếm sách cho phép tìm

thông tin trên tất cả những thông tin về một cuốn sách khi đưa vào sửa đổi

những thông tin về đầu sách đó

- Bổ xung thêm phân loại “chuyên ngành” cho phép bổ xung vào danh mục

phân loại đã có những phân loại mới

- Bổ xung thêm nhà xuất bản: Cho phép bổ xung thêm vào nhà xuất bản mới

o Thông tin vào :

 Thông tin về sách mới nhập

 Thông tin về sách cho mượn

 Thông tin về sách hiện có trong thư viện

o Thông tin ra:

 Trả lời yêu cầu của độc giả khi độc giả đến mượn sách , là từ chối hoặc cho mượn sách

 Lập báo cáo về sách để bổ xung hoặc huỷ bỏ sách và thuận tiện trong khi tìm kiếm sách

 Chức năng Quản lý Mượn - Trả

Hình 3.4: Quản lý Mượn - Trả sách

- Chức năng mượn, trả sách bao gồm: mượn sách, trả sách

a Mượn sách: Dùng để nhập thông tin về độc giả mượn sách và thông tin về

cuốn sách mà độc giả, ngày mượn, hẹn trả số lượng

Mượn - trả sách

b Trả sách: dùng để tìm độc giả đang mượn những cuốn sách nào, và xoá bỏ

thông tin về việc mượn những cuốn sách đó sau khi độc giả trả lại thư viện

- Thông tin vào:

 Thông tin về sách cho mượn

 Thông tin về sách độc giả đã trả

- Thông tin ra :

 Đáp ứng thông tin về sách cho độc giả

 Phạt tiền độc giả nếu độc giả trả không đúng hẹn hoặc độc giả làm hỏng

sách

 Chức năng tra cứu:

- Chức năng tra cứu bao gồm: tra cứu sách mượn, tra cứu sách hiện có, tra cứu độc

giả đang mượn sách

Hình 3.5: Tra cứu Sách

a Tra cứu sách mượn: Dùng để tìm và đưa ra thông tin về tất cả các quyển

sách đang cho mượn “tính đến thời điểm tra cứu” cùng với các thông tin về những

độc giả đang mượn những cuốn sách đó

b Tra cứu độc giả đang mượn sách: Dùng để tìm đưa ra thông tin tất các độc

giả hiện đang mượn sách của thư viện và cũng những thông tin về sách đó

c Tra cứu sách hiện có: đã cho mượn hết “Sách cho mượn hết trong thư viện

thường thì không có mượn cuốn sách cuối cùng, sổ sách cho mượn phải nhỏ hơn

sách đã có

o Thông tin vào

 Thông tin về sách đã cho mượn

 Thông tin về sách hiện có trong thư viện

 Thông tin về độc giả mượn sách

Tra cứu sách

Tra cứu sách

mượn

Tra cứu sách hiện có

Tra cứu độc giả đang mượn sách

o Thông tin ra:

 Thông tin trả lời sách cần tra cứu

 Thông tin về độc giả cần tra cứu

 Chức năng Quản lý Vi phạm

 Chức năng Quản lý Phân huỷ sách

 Chức năng báo cáo bao gồm

Hình 3.6: Chức năng báo cáo

o Thống kê sách của thư viện, thống kê sách theo phân loại, thống kê độc

giả, thống kê độc giả hết hạn thuê, thống kê sách mượn quá hạn, lập

phiếu nhắc trả sách

o Thống kê sách của thư viện: Dùng thống kê tất cả các đầu sách của thư

viện cũng như tổng số cuốn của các đầu sách tính đến thời gian thống kê

o Thống kê sách theo phân loại: Dùng để thống kê tất cả các đầu sách của

thư viện theo thể loại tính đến thời gian thống kê

o Thống kê độc giả: Dùng để thống kê tất cả các độc giả của thư viện tính

đến thời điểm thống kê

Thống

kê theo độc giả

Thống

kê độc giả hết hạn

Thống

kê sách mượn quá hạn

Lập phiếu nhắc trả sách

o Lập phiếu nhắc trả sách: Dùng để lập giấy gửi đến các độc giả đang

mượn sách của thư viện quá hạn mà chưa trả và gửi đến từng độc giả quá

hạn trả sách

o Thông tin vào :

 Thông tin về sách của thư viện

 Thông tin về sách theo phân loại

 Thông tin về sách đã được mượn

 Thông tin về độc giả mượn sách

o Thông tin ra:

 Thông tin về sách mượn đã quá hạn

 Thông tin về độc giả mượn đã quá hạn

 Thông tin về sách trong thư viện

 Lập phiếu nhắn trả sách

3 Mô hình LDL (BĐLDL)

o BĐLDL đưa ra tập hợp các chức năng xử lý và vẽ các LDL chuyển giao

giữa các chức năng

a Vai trò của luồng dữ liệu:

Mô hình LDL cho ta một cái nhìn tổng thể về hệ thống có quan điểm cân xứng cho

cả dữ liệu và quá trình

Nó chỉ ra các thông tin chuyển tiếp từ một quá trình hoặc chức năng nào trong hệ

thống sang quá trình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra cần có

những thông tin vào trước khi cho nó thực hiện một chức năng hay quá trình

b Giải thích ký hiệu:

o Ký hiệu : Biểu thị luồng thông tin

Tên là một danh từ