Hệ thống quản lý sinh viên

Hệ thống quản lý sinh viên

MôC LôC

Lời nói đầu 2

Chương I Khảo sát bài toán quản lý điểm 4

1 Mục đích khảo sát hiện trạng 4

2 Môn học 5

3 Cách tính điểm học tập 6

4 Các mức đánh giá kết quả học tập 7

5 Tiêu chuẩn đánh giá xếp loại tốt nghiệp 7

6 Đánh giá phương thức hệ thống quản lý cũ 8

7 Yêu cầu của hệ thống mới .8

Chương II Khảo sát và thiết kế hệ thống 12

I Thông tin đầu vào và đầu ra 12

1 Thông tin đầu vào 12

2 Thông tin đầu ra 12

II Phân tích chức năng hệ thống 12

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 13

a Cây chức năng chính 13

b Các cây con chức năng 13

2 Mô tả một số chức năng 15

3 Biểu đồ luồng dữ liệu 17

a Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu 17

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh .18

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 19

d Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 20

4 Phân tích hệ thống dữ liệu 23

a Xác định các thực thể 23

b Xác định các thuộc tính cho các thực thể 23

5 Sơ đồ thực thể liên kết 24

6 Thiết kế cơ sở dữ liệu 25

7 Sơ đồ quan hệ cài đặt trong Access 27

LỜI NểI ĐẦU

Bất cứ một trờng hay một tổ chức nào muốn hoạt động tốt và phát triển, đềuphải có một hệ thống thu thập, lu trữ và xử lý các thông tin liên quan đến các hoạt

động của mình Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càngnhiều và ngợc lại các ứng dụng của tin học đã tạo điều kiện thúc đẩy xã hội phát triểnvới tốc độ cha từng thấy Tin học đã trở thành một ngành khoa học mũi nhọn đem lạilợi ích thực sự cho xã hội Trớc đây để thiết kế một số chơng trình nh: Quản lý nhân

sự, Quản lý lơng, Quản lý trờng học, Quản lý giáo vụ các nhà thiết kế hầu hết viếttrên môi trờmg FOX hoặc FOXPRO FOR DOS Trong khi xu thế hiện nay ngời dùngquen làm việc trên môi trờng WINDOWS và rất nhanh chóng thích ứng với các ch-

ơng trình đợc viết trên môi trờng FOR WIN

Khác với những phần mềm trớc MICROSOFT ACCESS là một phần mềm tơng

đối mới trong lĩnh vực thiết kế hệ thống ở nớc ta Nó đã khắc phục đợc hầu hết cácnhợc điểm mà các chơng trình thờng mắc phải, cộng với môi trờng làm việc FORWINDOWS

Với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc thiết kế hệ thống nên nó đã và

đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực thiết kế phần mềm quản trị Nhngcũng ngợc lại để sử dụng đợc triệt để các tính năng của chơng trình MICROSOFTACCESS đòi hỏi một sự tìm tòi kỹ lỡng, thận trọng, tiếp cận sâu sát với chơng trình.Rất nhiều tổ chức xem hệ thống thông tin là chìa khoá cho các hoạt động của mình

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đem lại khả năng thu thập và xử lýnhững khối lợng dữ liệu khổng lồ, xử lý các giao dịch với tốc độ và độ chính xác cao.Vấn đề là những ngời quản lý thờng không hiểu biết một cách đầy đủ về khả năngcũng nh các hạn chế của công nghệ thông tin hiện đại Một cách khái quát công tácphân tích một hệ thống tập trung vào việc tìm hiểu các yêu cầu đối với một hệ thốngthông tin, đi sâu tìm hiểu bản chất của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiệnnhững việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao.Những kết quả của phân tích và thiết kế là tiền đề cho việc thi công một hệ thốngthông tin, chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy

đợc, đáp ứng những yêu cầu đợc đề ra ban đầu

Báo cáo này đề cập đến việc phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tácquản lý điểm của Khoa trong hệ Cao Đẳng Các khảo sát đợc tiến hành dựa trên việc

điều tra công tác quản lý điểm đang đợc tiến hành tại các Khoa, Viện

Để hoàn thành đợc báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáotrong Khoa Toán - Tin ứng Dụng đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt thời gian học

tập vừa qua Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Danh Tú, giảng

viên Khoa Toán -Tin ứng Dụng trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hớngdẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo

Qua đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn các bạn sinh viên lớp K6A, đã ủng hộ

và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập tại trờng Do thời gian làm báo cáo thựctập tốt nghiệp có hạn nên chơng trình không tránh khỏi những sai sót, rất mong đợcgóp ý của thầy cô và các bạn để chơng trình dần đợc hoàn thiện trong thời gian tới

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội , 01- 2007

Chơng I Khảo sát bàI toán quản lý điểm

1 Mục đích khảo sát hiện trạng

Hàng năm số lợng tuyển sinh của trờng khoảng hơn 6000 sinh viên cả hệChính quy và hệ Cao đẳng Trờng đợc phân làm rất nhiều Khoa, Viện với rất nhiềucác chuyên ngành khác nhau với chất lợng đào tạo rất cao, Khoa Toán - Tin ứngDụng là một trong những Khoa nh thế

Hiện nay Khoa có hơn 1000 sinh viên, trong đó sinh viên hệ Cao đẳng chiếmhơn 60% Với số sinh viên ngày càng đông, nhu cầu thông tin về học tập của sinhviên ngày càng cần thiết mang tính chất cập nhật Nó đòi hỏi Khoa phải có một bộphận quản lý mọi thông tin liên quan đến sinh viên

Do đặc thù của hệ Cao đẳng là đào tạo ở các nơi không tập trung, cách xaKhoa và số sinh viên hệ Cao đẳng lại rất đông Nên Khoa đã tách việc quản lý sinhviên thành hai bộ phận là: quản lý hệ Chính quy và Cao đẳng Để quản lý sinh viênCao đẳng thì cán bộ quản lý phải cập nhật, lu trữ một số lợng hồ sơ, giấy tờ rất lớn.Với phơng thức quản lý hiện nay, gây rất nhiều khó khăn trong công tác bảo quản vàtìm kiếm Vì vậy việc quản lý cần phải đợc tin học hóa

Với hệ thống quản lý mới thì việc cập nhật, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng và khối ợng lu trữ lớn tốn ít nhân lực

Thực trạng hiện nay của khoa:

- Hàng năm khoa tiếp nhận hồ sơ sinh viên

- Từ danh sách hồ sơ trúng tuyển cập nhật lý lịch của sinh viên Hồ sơ sinh viên

có tính pháp lý lu mọi thứ liên quan đến sinh viên gồm lý lịch bản thân, kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên từng năm học

- Cuối mỗi kỳ học khoa tổ chức thi học kỳ

- Cuối mỗi khoá khoa tổ chức thi tốt nghiệp và bảo vệ luận án

3 Bảng điểm

Trường Đại Học Bách Khoa HÀ NỘI Khoa: Toan Tin ứng dụng

Ng nh h ành h ọc:Tin học ứng dụng Khoa học: 2003-2006

* 1 D (

DVHT

DVHT TL

Trong đó : DTL1 - Điểm thi lần 1

)

* (

DVHT

DVHT DTLCN

Trong đó: DTLCN - Điểm thi lại cao nhất

 Điểm trung bình cho sinh viên thi tốt nghiệp (ĐTBTN): Đợc tính theo công thức sau

ĐTBTN =





) (

) (

HeSo DCMTTN

Trong đó: DCMTTN - Điểm các môn thi tốt nghiệp sau khi tính cả hệ số

HeSo – Hệ số của môn thi tốt nghiệp

 Điểm trung bình cho sinh viên bảo vệ tốt nghiệp (ĐTBBVTN): Đợc tính theo công thức sau:

DHDT - Điểm hội đồng thi

Khi tính điểm trung bình lần 1, cao nhất , tốt nghiệp , bảo vệ lấy đến hai số thập phânkhi đã làm tròn theo quy định

6 Tiêu chuẩn đánh giá xếp loại tốt nghiệp

Căn cứ vào điểm trung bình cuối khoá học và điểm trung bình chung tốt nghiệp,xếp loại tốt nghiệp đợc quy định thành 4 loại sau: Giỏi, Khá, Trung bình khá, Trungbình Tiêu chuẩn cụ thể sau:

 Loại giỏi: Điểm trung bình cuối khoá từ 8.0 trở lên không thi lại môn nào, điểmtrung bình tốt nghiệp từ 8.0 trở lên

 Loại khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 7.0 trở lên, điểm trung bình tốt nghiệp từ7.0 đến 8.0

 Loại trung bình khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 6.5 đến 7.0, điểm trung bìnhtốt nghiệp từ 6.5 đến 7.0

 Loại trung bình: Điểm trung bình cuối khoá từ 5.0 đến 6.5, điểm trung bình tốtnghiệp từ 5.0 đến 6.5

* Điều kiện tốt nghiệp

Kết thúc khoá học, những học sinh có đủ các điều kiện sau thuộc diện tốt nghiệp.

- Cho đến thời điểm xét tốt nghiệp học sinh không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc không bị kỷ luật từ mức đình chỉ học tập.

- Không còn phải học môn nào dới điểm 5.

- Có các chứng chỉ giáo dục quốc phòng và chứng chỉ giáo dục thể chất.

7 Đánh giá phơng thức hệ thống quản lý cũ

Trên thực tế hiện nay của khoa toàn bộ quản lý điểm của sinh viên từ khi nhậptrờng, tính điểm học kỳ, nhập điểm thi của toàn bộ hệ cao đẳng đều thực hiện thủcông trên giấy tờ sổ sách Với cách quản lý đó dẫn đến số lợng giấy tờ nhiều, vì vậyviệc tập hợp tìm kiếm, tra cứu gặp nhiều khó khăn

- Hiệu quả công việc không cao

- Việc giám sát và tính điểm không chặt chẽ

- Độ chính xác không cao

9 Yêu cầu của hệ thống mới

Với hệ thống này đã đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

- Quản lý đợc thông tin hồ sơ sinh viên trúng tuyển học hệ cao đẳng theo từng năm học

- Quản lý đợc môn học mà sinh viên học trong cả khoá

- Quản lý đợc điểm thi các lần thi học kỳ, tốt nghiệp

- Quản lý đợc môn thi tốt nghiệp

- Quản lý lớp học

- Tìm kiếm thông tin nhanh và chính xác theo tên, đầy đủ họ tên, ngày sinh, nơi sinh, điểm học tập

- Tìm kiếm số học trình của môn học

- Báo cáo đa ra đợc danh sách lớp học, sinh viên học theo từng lớp

- Đa ra các bảng điểm cá nhân của một kỳ học, cuối khoá hoặc từ thời trớc

đến thời điểm hiện tại đang lập

- Đa ra bảng điểm tổng hợp của lớp trong từng kỳ, năm theo môn học

 Ưu điểm

- Hệ thống gọn nhẹ

- Lu trữ gọn nhẹ nhiều thông tin bằng máy

- Tìm kiếm, sửa đổi dễ dàng

- Yêu cầu trình độ tin học của ngời dùng

Các điều kiện vật chất để xây dựng hệ thống mới :

 Cơ sở vật chất (máy vi tính) phải đợc trang bị khá đầy đủ

 Cán bộ quản lý nghiệp vụ đợc trang bị một số kiến thức cơ bản về máy tính

 Khoa quan tâm đến vấn đề tin học hoá quản lý

Phạm vi của bài toán đợc thực hiện

Do điều kiện thời gian có hạn nên phạm vi của báo cáo này, chỉ đặt ra vấn đềnghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý điểm của khoa Toán ứng dụng Với nhiệm vụchính là sơ yếu lý lịch sinh viên, môn học, môn thi tốt nghiệp và nhập điểm cho cácmôn học, môn thi tốt nghiệp đối với sinh viên thi, nhập điểm bảo vệ cho những sinhviên làm luận án.Với phạm vi đề tài hệ thống đáp ứng đợc những yêu cầu sau:

Yêu cầu của hệ thống chơng trình

 Hệ thống chơng trình phải đợc sử dụng dễ dàng, đầy đủ tránh d thừa dữ liệu

 Chơng trình phải cung cấp đầy đủ các thông tin chính xác kịp thời

 Tự động hoá báo cáo tổng hợp

Yêu cầu cụ thể của bài toán

 Cập nhật đợc hồ sơ sinh viên cao đẳng của khoa, điểm môn học (các số lầnthi), môn học của từng kỳ học, môn thi tốt nghiệp

 Tìm kiếm thông tin về điểm thi và các thông tin liên quan đến sinh viên

 In bảng điểm:

- Bảng điểm cá nhân theo kỳ, cả năm, từ thời điểm trớc đến thời điểm hiệntại

- Bảng điểm tổng hợp của cả lớp trong một học kỳ, cả năm

Đối tợng phục vụ: Cán bộ quản lý nghiệp vụ

 Theo dõi sinh viên

 Nhập điểm và tính điểm cho sinh viên sau mỗi kỳ

 Lập các thống kê báo cáo

- Danh sách sinh viên theo lớp

- Kết quả học tập của một sinh viên

- Kết quả học tập của cả lớp

Đối tợng phục vụ: Sinh viên

 Kết quả học tập của từng sinh viên

 Các thông tin sinh viên cần biết về điểm, đơn vị học trình của mỗi kỳ

CHƯƠNG II PHÂN TíCH Và THIếT Kế Hệ THốNG

I Thông tin đầu vào và đầu ra

1 Thông tin đầu vào

- Hồ sơ sinh viên

- Môn học của cả khoá

- Danh sách môn học thi tốt nghiệp

- Nhập điểm tốt nghiệp

- Bảng điểm

2 Thông tin đầu ra

- Danh sách sinh viên theo lớp

- Kết quả học tập của từng sinh viên trong học kỳ, năm học và cuốikhoá

- Các báo cáo thống kê

II Phân tích chức năng hệ thống

Qua bước khảo sát hệ thống của khoa, từ đó nhìn tổng thể hệ thống phân ra

1 Biểu đồ phân cấp chức năng

QL hồ sơ sinh viên

QL điểm

QL danh sách thi

QL

Hå s¬

SV

QL Danh s¸ch líp

QL §iÓm thi Häc kú

QL §iÓm

b¶o vÖ TN

Hệ thống quản lý điểm

QL hồ sơ sinh viên

QL điểm

QL danh sách thi

QL

Hå s¬

SV

QL Danh s¸ch líp

QL §iÓm thi Häc kú

QL §iÓm

b¶o vÖ TN

HÖ Thèng QL Danh S¸ch thi

QL Qu¸

Tr×nh Häc TËp cña SV

QL Danh S¸ch Líp

2 Mô tả một số chức năng

 Chức năng Quản lý hồ sơ sinh viên được phân rã thành chức năng:

- Quản lý hồ sơ sinh viên: Nhập hồ sơ sinh viên trúng tuyển

- Quản lý danh sách lớp: Nhập danh sách lớp học theo từng chuyênngành

Chức năng Quản lý danh mục:

- Quản lý môn thi tốt nghiệp: Nhập danh sách các môn thi tốt nghiệp

và những sinh viên không được bảo vệ

- Quản lý môn thi tốt nghiệp: Cập nhật những môn thi tốt nghiệp

 Chức năng Quản lý điểm được phân rã thành chức năng:

- Quản lý điểm học kỳ: Tìm kiếm điểm từng môn, điểm trung bình

học kỳ, điểm trung bình cả năm

- Quản lý điểm thi tốt nghiệp: Tìm kiếm điểm tốt nghiệp của sinh việc

cuối khoá

- Quản lý danh sách thi: danh sách sinh viên được thi

- Quản lý điểm bảo vệ tốt nghiệp: Nhập điểm sau khi sinh viên bảo vệ

tốt nghiệp

 Chức năng Quản lý danh sách thi được phân rã thành chức năng:

- Quản lý danh sách lớp: Đưa ra được toàn bộ số sinh viên với nhữngthông tin theo yêu cầu

- QL bảng điểm của lớp theo học kỳ : Đưa ra bảng điểm của toàn thể

lớp sau một kỳ học

- QL bảng điểm cá nhân một học kỳ: Đưa ra toàn bộ thông tin về điểm

của một cá nhân sau mỗi học kỳ

- QL bảng điểm cá nhân mỗi khoá học: Đưa ra toàn bộ thông tin về

điểm của một sinh viên sau 3 năm học tại khoa

- QL bảng điểm của lớp cả năm: Đưa ra bảng điểm của toàn thể lớpsau một năm học

3 Biểu đồ luồng dữ liệu

a Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

Data flows

Luồng dữ liệu Thể hiện dữ liệu và hướng

của dữ liệuTiến trình

External entily

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Yờu cầu DS thi Kết quả danh

danh sỏch thi

Danh sỏch mụn thi

Hồ sơ sinh viờn

Danh sách mụn thi tốt nghiệp

Lớp

Thông tin về danh sách lớp

Điểm sv thi tốt nghiệp

d Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Phân rã chức năng qu¶n lý hå s¬ sinh viªn



Hồ sơ sinh viên

QL

hồ sơ sinh viên 1.1

Yêu cầu danh s¸ch điểm thi

sv TN 1.6

Môn thi tốt nghiệp

 Phân rã chức năng qu¶n lý danh s¸ch thi

Yêu cầu hå s¬ sv

Cán bộ quản lý

Hồ sơ sinh viên

Yêu cầu Môn học

Điểm sv bảo vệ

Điểm tổng kết

Điểm sv thi tốt nghiệp

QL điểm tốt nghiệp 2.3

Cán bộ quản lý

Môn học thi TN

QL

số học trình 2.4

Yêu cầu tìm

Kết quả

Danh s¸ch điểm tổng kết

QL điểm học tập 2.2

 Phân rã chức năng qu¶n lý b¶ng ®iÓm

cá nhân cuối khoá 3.4

Kết quả học tập 1

Điểm sv bảo vệ và thi TN

Hồ sơ sinh viên

Kết quả điểm thi một

kỳ Kết quả điểm tổng

QL bảng điểm

cá nhân một kỳ 3.3

QL danh sách lớp 3.1

Kết quả điểm tổng kết

Báo cáo theo hồ sơ

Kết quả điểm sv bảo vệ và thi TN

LớpKết quả điểm của lớp cả Kết quả điểm cả lớp cuối

cá nhân từ trước đến nay 3.6

QL bảng điểm của lớp cả năm 3.5

KÕt qu¶ điểm theo hồ

sơ sv

Kết quả điểm của lớp cuối

QL bảng điểm lớp cuối khoá 3.7

Điểm thi lần 1 Thông tin về điểm thi lần 1

Điểm thi lại Thông tin về điểm thi lại

Điểm cuối học kỳ Thông tin về điểm cuối kỳ học

Môn thi tốt nghiệp Danh sách môn thi tốt nghiệp

Điểm của sv thi TN Thông tin về điểm của những sv thi TNKết quả khoá học Thông tin về điểm TN và xếp loại tốt nghiệp

Sỉ số

Điểm lần 1,Lần2

Mã sinh viên

Mã môn họcĐiểm 1Điểm 2Điểm cao nhất

Điểm thi lại

Mã sinh viên

Mã môn học

Số lần thiĐiểm thi

23

Mã mônTên mônĐVHTHọc kỳ

ĐiÓm lÇn hai

Mã SV

Mã môn Lần thiĐiểm thi

Mã mônĐiểm 1Điểm 2Điểm CN

Mã SV

Họ tênNgày sinhNơi sinhGiới tínhLớpĐiểm TNNgày TNLoại TN

Sinh viên

LớpNgành họcKhoá học

Sỉ sốLớp

Mã SVĐiểm HDĐiểm PBĐiểm HDT

Điểm SVbảo vệ

Điểm SV

tốt nghiệp

Mã SV

Mã Môn TNĐiểm thi TN

Môn thi tốt nghiệp

Mã môn TNTên môn TN

Hệ số