Quản lý thư viện trường T36

Báo cáo thực tập: Quản lý thư viện trường T36

Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 GVHD: Ths_Tống Thị Minh NgọcBÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆPMỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNGNgày nay với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, việc tin học hoá trong các lĩnh vực đã góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội. CNTT đã khẳng định là ngành không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý kinh tế, quản lý nhân sự, quản lý thư viện…Các phương pháp quản lý thủ công đã không còn theo kịp nhu cầu của thực tế công việc đòi hỏi, do đó việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý là hết sức cần thiết, nó đạt hiệu quả cao về cả thời gian, không gian đem lại lợi ích về kinh tế, sự thuận tiện cho người sử dụng và tính chính xác cao trong thông tin….Xuất phát từ thực tế đó, chúng em những sinh viên được đào tạo trong trường ĐHKTQD muốn đóng góp một phần nhỏ kiến thức và công sức để xây dựng những bài toán quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu người sử dụng.Thư viện là nơi lưu trữ một khối lượng lớn các loại sách báo, tạp chí và một số ấn phẩm quốc gia. Là nơi mang đến cho bạn đọc những kiến thức từ nhỏ nhất đến khái quát nhất về mọi lĩnh vực. Với số lượng sách mỗi ngày một tăng, lượng độc giả ham tìm hiểu ngày một nhiều cộng với sự hiểu biết về CNTT mà em đã được nhà trường đào tạo là những yếu tố để em chọn đề t ài “quản lý thư viện trường T36”. Bài tập này được xây dựng trên ngôn ngữ asp kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Chương trình có các chức năng phân cấp rõ ràng để người sử dụng có thể tìm kiếm, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và đảm bảo. Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 1 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 GVHD: Ths_Tống Thị Minh NgọcCHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TẾ1.1 Giới thiệu đề tài “Quản lý thư viện trường T36”Thư viện trường T36 là nơi lưu trữ toàn bộ sách dành cho giảng viên và sinh viên của trường Trung học kỹ thuật nghiệp vụ Công an nhân dân. Tuy số lượng sách không quá lớn nhưng công việc mới chỉ làm thủ công nên cũng rất cần có một phần mềm quản lý. Do đó em chọn đề tài “Quản lý thư viện” là một trong những bài toán được số đông sinh viên nghiên cứu bởi nó sát với thực tế và có nhu cầu sử dụng cao.1.2 Thực tế trường T36 Thư viện trường t36 là nơi cung cấp đầy đủ thông tin về các mặt: văn hóa, chính trị cũng như khoa học v…v…Hiện nay thư viện trường có khoảng hơn 7000 cuốn sách,23 đầu báo và tạp chí, số sách sinh viên và các cán bộ trong trường đang mượn khoảng450 cuốn.Cán bộ quản lý gồm:Hồ Thị XuânBùi Thị Hoa.Thời gian làm việc từ thứ 2 đến hết thứ 6 hàng tuần :Ban ngày làm việc:Sáng từ 7 giờ đến 11 giờ.Chiều từ 1 giờ đến 5 giờ.Buổi tối vào thứ 3 và thứ 5:Từ 7 giờ đến 9 giờ 30Khi có sách mới nhân viên thư viện thực hiện lưu thông tin sách vào sổ lưu trữ sách( hình 1.1), phân loại sách mô tả nội dung cuốn sách để cho vào phích sách và đưa ra thông tin sách thư viện cho các phòng ban và sinh viên được biết.1.2.1 Sổ lưu trữ sáchdùng để lưu thông tin về tất cả sách có trong thư viện. Quy tắc ghi các cột trong sổ: Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 2 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 GVHD: Ths_Tống Thị Minh Ngọc1. Mỗi cuốn sách đăng ký ghi vào 1 dòng theo số thứ tự liên tục, số này sẽ ghi vào cuốn sách được đăng ký.2. Các tạp chí dày, mỗi số sẽ đăng ký như một cuốn sách ngay sau khi nhận được. Các tạp chí mỏng sẽ đợi đóng lại thành tập( tong tháng, tong quý, nửa năm hay cả năm) rồi mới đăng ký, mỗi tập sẽ đăng ký như một cuốn sách.3. Trong các cột “tác giả và tên sách” cách ghi như sau:- Tác giả việt nam ghi tên trước, họ và tiếng đệm sau trong ngọăc đơn.- Tác giả ngoại quốc ghi họ trước tên sau.- Nếu có 2 tác giả thì ghi cả 2, nếu có 3 tác giả chỉ ghi tác giả đầu và dấu 3 chấm, nếu có 4 tác giả trở lên thì chỉ ghi tên sách.- Nếu tên sách dài có thể lược ngắn bớt đi.- Phải ghi rõ số thứ tự các tập phần, lượt xuất bản.- Các tạp chí phải ghi cả năm và số.1. Khi ghi các sách có nhiều bản, nên dùng cặp dấu “” cho những bản sau, trừ cột “giá tiền” và “môn loại” vẫn phải ghi đầy đủ.2. Tên các tỉnh thành phải viết đầy đủ, trừ Hà Nội phải viết chữ h, năm xuất bản phải viết đầy đủ.3. Giá tiền sách ghi theo giá trên chứng từ. những sách nhận được mà không có ghi giá tiền thì thư viện sẽ trị giá theo đúng tiêu chuẩn. Giá tiền trong trường hợp này ghi trong 2 dấu //.4. Nếu là những ấn phẩm quý có thể hỏi giá ở các cửa hàng sách cũ.v…v…Trong cột “môn loại” chỉ ghi ký hiệu lớn của môn loại ( 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,91).5. Các tác phẩm của mác, Ăng-ghen, Lê Nin sẽ ghi bằng ký hiệu 3k1, 3k2. tác phẩm văn học sẽ ghi bằng chữ h. 6. Cột “kiểm kê “ gồm 5 cột nhỏ. mỗi khi kiểm kê dùng dấu “+” để đánh dấu các sách hiện còn trên giá.Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 3 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh NgọcSổ lưu trữ sáchNgàyvào sổSố thứ tựTác giả và tên sách Kiểm kê Xuất bảnGiá tiềnSố vào sổ tổng quátMôn loạiNgày và số biên bản xuấtPhụ chú19 19 19 19 19 nơi năm12/12/98 2651 Ttìm hỏng và sửa chữa đầu máy cd,ld,dvd,cd-rom, vcd_nguyễn minh giápKhkt 1998 26000đ6 tl2652 Nt nt 1998 26000đ62653 Cnxh khoa học Giáo dục1998 5.800đ1 tl2654 Nt nt 1998 5.800đ12655 Nt nt 1998 5.800đ12656 Nt nt 1998 5.800đ12657 100 nhân vật nổi tiếng nhất vh trung quốc_nguyễn tôn nhân.Văn học1998 30000đhHình 1.1Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 4 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc  Sách được phân loại theo bảng phân loại chính sau:  Khung phân loại chính:Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B Mục 1 Mục 20-Tổng loại1-Triết học, tâm lý học, logic học2-Chủ nghĩa vô thần tôn giáo3k-Chủ nghĩa máclênin3-Xã hội, chính trị.4-Ngôn ngữ học.5-Khoa học tự nhiên và toán học.51-Toán học52-Thiên văn học53-Tật lý học54-Hóa học55-Địa chất học56-Cổ sinh vật học57-Sinh vật học58-Thực vật học59-Động vật học5a-Nhân chủng học_giải phẫu học và sinh lý học người61_Y học, y tế613-Vệ sinh và vệ sinh học615-Bệnh lý học đại cương, chuẩn đoán học đại cương, điều trị học đại cương.616v-Y vi sinh vật học và ký sinh trùng học.617-Ngoại khoa.618n-Nhi khoa.619-Đông y, y học dân tộc.5 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 6- kỹ thuật6c1-Ngành khai mỏ.6c2-Năng lượng học.6c3-Ngành luyện kim, kim loại học.6c4-Gia công kim loại.6c5-Chế tạo máy và môn cơ khí.6c6-Công nghiệp rừng.6c7-Công nghiệp hóa học.6c8-Công nghiệp thực phẩm và gia vị.6c9-Công nghiệp nhẹ, công nghiệp in.6x-Xây dung. kỹ thuật phục vụ lợi ích công cộng.6v-Vận tải.6t-Vô tuyến điện tử học.6t1-Liên lạc bằng điện.6t2-Kỹ thuật vô tuyến điện.6t3-Vô tuyến truyền hình.6t6-Tự động học và điều khiển từ xa.6t7-Kỹ thuật tính.6t8_Kỹ thuật tính.6t9-Các ngành khác của vô tuyến điện tử học.63-Nông nghiệp631-Trồng trọt đại cương. nông học đại cương.7-Nghệ thuật72-Kiến trúc.73-Điêu khắc.75-Hội họa.76-Đồ họa.77-Nhiếp ảnh, điện ảnh.78-Âm nhạc.792-Sân khấu.6 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc 7a-Thể dục thể thao.8-Nghiên cứu văn học.9-Lịch sử.9(t)-Lịch sử thế giới.9(v)-Lịch sử việt nam.9(n)-Lịch sử tưng nước ngoài.90-Khảo cổ học. dân tộc học. các khoa học phụ trợ cho lịch sử.91-Địa lý.k-Văn học dân gian. - tác phẩm văn học.đ- sách thiếu nhi Mô tả tài liệu *Quy định:- Những thông tin đưa vào mô tả không lấy từ tài liệu mà lấy từ bên ngoài hoặc do người cán bộ biên mục tự nghĩ ra đều phải để trong dấu ngoặc vuông[ ].Thí dụ:Nam cao[ tuyển tập][paris]: la rousse.- Mô tả phải chính xác, đầy đủ, thống nhất, ngắn gọn, rõ ràng. - Sự rõ ràng: không được phép viết tắt những chữ ngoài quy định, đôi khi bổ sung thêm thông tin chi tiết trên ấn phẩm để làm sáng tỏ.- Để mô tả cần dựa vào bìa sách, trang tên sách phụ, phần ghi ấn loát.- Dựa vào trang tên sách(ngay sau bìa sách). Với những sách có 2 trang tên sách song song khi mô tả dựa vào trang tên sách bên phải. tên sách ghi ở bên trái sẽ ghi ở phần phụ chú.* Quy định chữ viết tắt: theo ngôn ngữ chung của từng nước. Hà nội viết tắt là : h Thành phố hồ chí minh viết tắt là: t.p.hồ chí minh.Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 7 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc  Tập viết tắt là: t Quyển viết tắt là: q Trang viết tắt là: tr Đảng cộng sản việt nam viết tắt là : đ.c.s.v.n* Quy định vị trí ghi ký hiệu và ghi chú trên phiếu:Góc trên bên trái ghi ký hiệu xếp giá.Góc dưới bên trái ghi ký hiệu mục lục.Góc dưới bên phải ghi ký hiệu đầy đủ.*Phiếu mô tả quy định: Dài 12,5cm, rộng 7,5cm, khoảng cách từ mép trái phiếu đến đường kẻ thứ nhất là 2,5cm, đến đường kẻ thứ 2 phiếu là 3,5cm. khoảng cách từ đầu trên của phiếu đến dòng kẻ ngang là 2cm . Phần đáy phiếu có một lỗ tròn với đường kính là 0,7cm dùng để cho thanh sắt vào giữ phiếu. phần góc phải phiếu có từ 8 đến 10 dòng để ghi tên tác giả, tên tác phẩm, nhà xuất bản, năm xuất bản, tổng số trang, khổ sách. Dòng thứ nhất cách đường kẻ ngang là 1,5cm, dòng cuối cùng cách đáy phiếu là 0,5cm.Sơ đồ mô tả:Hình 1.2Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 9tTr527 Truyền thống dựng nước và giữ nước của Dân tộcvn._h: sgk Mác-Lê Nin, 1976, ._37tr; 19cm.8 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc 1.2.2 Thông tin sách thư việnThông tin sách thư viện giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm những cuốn sách mới nhập về. Trong cuốn này sách được phân loại theo bảng phân loại sách. Mỗi loại, mỗi cuốn được giới thiệu theo:Nhan đề:Tác giả:Nguồn tóm tắt:Ký hiệu:Ví dụ:Tâm lý học.Nhan đề: tâm lý học ứng xử.Tác giả: Lê Thị Bừng.Nguồn: Hà Nội, giáo dục1998.122tr.Tóm tắt: Nội dung sách gồm 2 phần: Phần thứ nhất là những vấn đề chung. Ở đây tác giả đề cập từ những vấn đề khái quát.* Sơ đồ độc giả mượn sách:Yêu cầu độc giả phải có thẻ mượn sách như hình 3.1 dưới đây: Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 9Ghi phiếu yêu cầu mượn sáchCho mượn nếu đạt yêu cầuHệ thống kiểm traTrình thẻ thư viện Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc Hình 1.3Để mượn sách độc giả phải viết phiếu yêu cầu như hình 4.1 dưới đây:Hình 1.4Quy định mỗi sinh viên được mượn 1 lúc tối đa 2 cuốn sách( trừ sinh viên ôn thi học sinh giỏi v…v…) Mỗi lớp có một cuốn sổ mượn sách. Trong đó thông tin mượn, trả sách của mỗi sinh viên được lưu vào một trang. Thông tin được lưu dưới dạng sau: Mã sinh viên: 1064 Tên sinh viên: Vũ Thị Thúy Minh.Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B Trường trung học Ktnv.candThẻ thư việnSố: …………Họ và tên: ……………………………… Lớp, khóa: …… Số thẻ học sinh: ………….Có giá trị đến ngày…… tháng…….năm……… Thư viện trường t36Phiếu yêu cầuHọ và tên: …………………………………Số thẻ: ……………Nơi công tác:Tên sách, báo: ………………………………… ………………………………………………… Ký hiệu: …………………….Ngày… tháng…… năm …… Ký tên:10 [...]... : CNTT_K7B Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 12 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc Những điều trên chứng tỏ rằng đưa máy tính và phần mềm vào quản lý thư viện là việc cần thiết đối với mỗi thư viện 1.4 Mục đích xây dựng bài toán, đối tượng sử dụng, phạm vi sử dụng 1.4.1 Nhiệm vụ của đồ án Hệ thống “ Quản lý thư viện trường t36 nhằm thực hiện các công việc sau: - Giúp cho người quản lý làm việc thuận lợi... hệ thống quản lý của nhà trường Do đó em chọn ngôn ngữ html, asp và sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 để làm công cụ lập trình 1.5 Nghiệp vụ liên quan đề bài toán xây dựng Bài toán Quản lý thư viện trường T36 là một bài toán quản lý thư viện nên để xây dựng hệ thống một cách chính xác và linh hoạt người phân tích phải nắm rõ nghiệp vụ của một thủ thư, đó là cách quản lý sách... Minh Ngọc 19 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 2.2.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Phân quyền Quản lý độc giả Quản lý sách Thống kê, báo cáo Xử lý Quyền User Quyền Addmin Cập nhật độc giả Tìm kiếm tt độc giả In thẻ Huỷ tìm tìm Nhập, cho thông theo theo sửa tt sinh tin độc mã độc tên độc độc giả viên giả giả giả Cập nhật , thanh lý sách nhập, sửa tt sách Thanh lý sách tìm theo... về độc giả đã được lưu trong hệ thống quản lý thư viện Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 28 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc * Phân rã chức năng quản lý sách - Cập nhật sách: TT sách nhập vào Nhập, sửa thông tin Nhập, sửa thông tin sách sách TT sách lưu trữ Cán bộ quản lý sách Yêu cầu thanh lý Sách Thanh lý sách Sách được thanh lý Trong sơ đồ này có 2 chức năng chính:... trong bảng Quản lý Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 24 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc + Bộ phận quản lý độc giả thực hiện nhập mới thông tin độc giả, in thẻ và lưu trữ toàn bộ vào kho độc giả + Bộ phận quản lý sách, nhập thông tin về sách mới, tìm kiếm thông tin sách và lưu trữ vào kho sách + Bộ phận thống kê lấy thông tin từ quản lý độc giả, quản lý sách, từ kho... giám Cán bộ quản lý hiệu TT sách cần thống kê TT KQ yêu TK cầu Sv: Nguyễn Thị Xiêm Sách TT sách Xử lý TT mượn , trả TT sách lưu trữ Mượn trả Lớp : CNTT_K7B TT mượn trả cần thống kê Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 23 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc 1.5.1 Thống kê Biểu đồ gồm : 2 tác nhân ngoài: độc giả và cán bộ quản lý 1 tác nhân trong: Ban quản lý 2 kho Độc giả, 2 kho Sách, 1 kho Quản lý và 1kho... kê Quản lý TT độc giả + Cán bộ quản lý sách: cán bộ quản lý sách có nhiệm vụ đưa ra danh mục sách cán TT TT độc giả TT cán TT độc giả lưu trữ cán báo cáo mỗi khi có sách mới nhập Hàng quý họ phải lấy thông tin từ hệ thống để bộ bộ bộ TT ĐG đăn g nhậ p sách thanh lý khi hệ thống thanh lý sách Độc giả Sách Quản lý đăng CB Quản lý Thô ng tin độc giả 2.3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh TT sách Quản lý. .. được phép sửa thông tin sách đó - Chức năng thanh lý sách: Sv: Nguyễn Thị Xiêm Lớp : CNTT_K7B 29 Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc + Chức năng này có quan hệ với tác nhân ngoài là cán bộ quản lý sách, mỗi khi cán bộ yêu cầu thanh lý những cuốn sách quá cũ hoặc không còn tác dụng sử dụng thì nhân viên thư viện thực hiện thanh lý TT sách TT sách Sách TT sách tìm kiếm Mượn... của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý Thông tin độc giả Đăng nhập hệ thống YC báo cáo,thanh lý sách - Hệ thống quản lý thư viện có các tác nhân ngoài là: HỆ THỐNG Độc giảgiám hiệu: hằng quý ban giám hiệu yêu cầu hệ thống báoCán qu quản + Ban cáo bộ trình QUẢN LÝ THƯ lý sách hoạt động Hệ thống đánh báo cáo gửi VIỆN giám hiệu để ban giám hiệu nắm bắt cho ban Kiểm soát phản...Đề tài: Quản lý thư viện trường T36 Ngày mượn Tên sách 29/12/2003 13/2/2004 23/3/2004 11 Gv hd: Ths_Tống Thị Minh Ngọc Số Ký mượn Ký nhận bình luận khoa học 266 Minh Xuân blhs hcm về xây dựng đảng landvn (87-96) 172 Minh Minh Hình 1.5 Sinh viên trả sách, nhân viên thư viện ký vào phần ký nhận và gạch bỏ thông tin trên dòng đó Sinh viên mượn quá hạn quản lý thư viện sẽ gửi giấy đòi sách . tài: Quản lý thư viện trường T36 GVHD: Ths_Tống Thị Minh NgọcCHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TẾ1.1 Giới thiệu đề tài Quản lý thư viện trường T36 Thư viện trường T36. thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý kinh tế, quản lý nhân sự, quản lý thư viện Các phương pháp quản lý thủ công đã không còn theo kịp nhu cầu