quan ly thu vien truong dai hoc dan lap haair phong
Trường đại học Dân Lập Hải phòng Khoa Công Nghệ thông tin ==== Báo Cáo bài tập lớn Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Đề tài : Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Nhóm sinh viên thực hiện : Ngũn Đình Hờng Lê Dun Qùn Đồn Trọng Hiệp Nguyễn Văn Hạnh Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phịng em thu nhận được mợt sớ vấn đề sau: Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phịng là mợt những hệ thớng Quản lý thư việnlớn của hệ thống các thư viện thành phố Hải Phòng Công tác quản lý “Thư viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước tin học hoá chưa phát triển thì công việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý các giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới suất, chất lượng và hiệu quả của công việc Để khắc phục các nhược điểm đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ.thơng tin xây dựng chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho cơng tác quản lí nhu cầu cần thiết cấp bách để tự động hóa cơng tác 2.u cầu hệ thống Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm Trường ĐHDL HP cần phải xây dựng hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu hệ thống góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi ssỏ sách giấy tờ ,làm việc máy tính nhanh chóng xác thuận tiện 3.Mơ tả qui trình hoạt động hệ thống Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thủ thư lập danh mục sách cần mua để trình nhà trường duyệt ,sau truong duyet thủ thư lập phiếu mua sách va gửi tới nhà cung cấp Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư tiếp nhận sách lập phiếu tốn gửi nhà cung cấp Sách xử lí trước cho vào kho Quá trình mượn sách độc giả giáo viên sinh viên có nhu cầu đọc phòng thư viện mượn nhà thực theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần mượn lên phiếu mượn sách chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách trinh thẻ sinh viên ,thủ thư kiểm tra thông tin phiếu kiểm tra sách sách có kho độc giả mượn sách Thư viện trường làm việc theo hành từ thứ đến thứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h Đối với sách mượn đọc phịng đọc khơng thu lệ phí nào.Nhưng mượn sách khỏi phịng đọc thực thu phí theo bảng tính phí mượn sách thời hạn trả sách Giới hạn sinh viên mượn tối đa 10 đầu sách lần mượn độc giả đến mượn sách phải theo nội quy quy định thư viện: +Trả sách kỳ hạn định.Thời gian hạn định mượn sách kỳ học.Nếu vi phạm thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách 500 đồng /1 ngày cộng với tiền mượn ban đầu +Sách bị hay hỏng so với ban đầu mượn lập biên phải bồi thường gấp đôi tiền sách in bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu +Sinh viên mượn thêm sách hoàn trả hết phần số sách mượn +Khi trả sách thủ thư kiểm tra sách kiểm tra thông tin người mượn ghi sổ trả sách ,ghi phiếu toán cho sinh viên Cuối ngày hệ thống phải tổng hợp hoá đợn sổ sách tình hình hoạt động cho ban lành đạo có yêu cầu Kế hoạch vấn KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người hỏi :Trần Hữu trung Người vấn :Nguyễn văn Hạnh Địa :trường DHDL Hải Phòng Phòng F301 Thời gian hen ngày 20/03/2006 Thời gian bắt đầu 11h Thời gian kết thúc 11h40’ Đối tượng -Đối tượng hỏi là:Thủ thư -Cần thu thập nhứng thơng tin về:q trình quản lí sách thư viện Các yêu cầu đòi hỏi: Người vấn phải có trình độ kinh nghiệm,chun mơn mượn trả sách trường ĐHDL Hải phịng Chương trình - Giới thiệu - Tổng quan dự án - Tổng quan vấn Chủ đề đề cập Xin phép ghi âm -Chủ đề -Chủ đề -Chủ đề - Chủ đề - Tổng hợp nội dung chính,ý kiến ngời hỏi Kết thúc cám ơn hợp tác giúp đỡ Ước lượng thời gian phút phút phút 10 phút 10 phút phút phút Dự kiến tổng cộng:38 phút 2.Phiếu vấn PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án: Người hỏi :Trần Hữu trung Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP Ngày:20-3-2006 Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh Câu hỏi Ghi Câu 1: Xin anh cho biết quy trình nhập sách xử lý sách thư viện ? Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách tháng tháng 11 đủ thủ thư lập phiếu yêu cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt gửi tới nhà cung cấp sách nhập sử lý đánh mã cho sách đưa vào kho Câu 2: xin anh cho biết quy trình Trả lời : Sinh viên có u cầu mượn sách viết mượn trả sách thư viện ? thông tin họ thông tin sách cần mượn vào phiếu mượn sách Thủ thư kiểm tra thông tin người mượn kiểm tra sách sách có kho sinh viên mượn sách Khi trả sách thủ thư kiểm tra sách kiểm tra thông tin người mượn ghi sổ trả sách ,ghi phiếu tốn cho sinh viên Câu 3: Nếu có cố sẩy xử lý nào? Đánh giá chung: Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn ngồi lệ phí mượn sách bình thường tiền phạt 500 đồng/ngày Sách bị hay hỏng so với ban đầu mượn lập biên phải bồi thường gấp đơi tiền sách in bía cộng với tiền mượn sách ban đầu 3.Lưu đồ công việc (lưu vấn) Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng Trang Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách Ngày 10/05/2006 Thủ thư Người quản lý Phiếu yêu cầu (D1) Phiếu mượn, trả (D4) Thẻ thư viện(D3) Danh sách cần mượn(D2) Lập phiếu mượn sách(T1) Tiếp nhận ,ghi phiếu (T3) Tiếp nhận kiểm phiếu(T2) Bên NHA CUNG CAP BAN LÃNH ĐẠO Đơn sách D(5) (D6)Loại sách mượn,trả 4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phịng Trang Loại: Phân tích trạng Số tt: Ngày 10/05/2006 Mô tả liệu Tên liệu: Phiếu mượn sách Định nghĩa Cấu trúc khn dạng Loại hình Số lượng Ví dụ Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn loại sách cần mươn Kích cỡ nhỏ,có ghi thơng ting sinh viên mượn,các loại sách mượn,số lượng sách mượn… Sơ cấp (Tài liệu gốc) 10quyển/1 lần Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách cần mượn 5.Bảng mô tả chi tiết công việc: Dự án: Tiểu dự án:Quản lý thư viện Trang:1 trường ĐHDL Hải Phòng Loại:Phân tích Số tt:1 Mơ tả cơng việc trạng Ngày:18-3-2006 Công việc:Lập phiếu mượn sách Điều kiện bắt đầu Sinh viên có u cầu mượn sách,cịn sách kho Trong thời gian mở cửa thư viện Thông tin đầu vào: Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn Kết đầu ra: Phiếu mượn có chữ ký người mượn sách chuyển cho người mượn Nơi sử dụng: Phòng mượn,phòng đọc Tần xuất: Thời lượng: Thực theo nội quy thư viện Quy tắc: Trường hợp thư viện hết sách có thơng báo Lời bình: Nếu sinh viên mượn sách qúa hạn bị phạt Trong thời gian mượn sách mà đụng sinh viên đó hết thời gian mở mà vần người mượn sách phải sang ngày hơm khác mượn Nếu ngày thư viện không mở cửa có thơng báo cho sinh viên biết Lời bình 6.Bảng tổng hợp công việc 7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể liệu) Số tt Tên vai trò D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 Danh mục sách mượn Phiếu nhập sách bảng tính phí mượn sách Phiếu mượn sách phiếu giao sách sổ mượn sách sổ trả sách phiếu toán Biên cố Báo cáo Kiểu Ký tự Ký tự Ký tự Ký tự Ký tự Ký tự Ký tự Ký tự Ký tự Công việc liên quan T1 T1 T1 T1,T2 T1 T2,T3 T1,T 8:Bảng tổng hợp từ điển liệu STT Tên gọi ý nghĩa Số phiếu Kiểu Cỡ Ký tự Ngày mượn Ngày 15 Tên sinh viên Mã sinh viên địa Ký tự 30 Ký tự Ký tự 50 Tên ,mã Ký tự loại sách mượn 40 Khuôn dạng Lĩnh vực Kế toán Ngày…thỏng…năm… Kế toán Kế toán Mã SV Kế toán Lớp…Khoa… Kế toán M+mã sách Thủ quỹ Quy tắc, ràng buộc Số Chữ,số Chữ Số Chữ,số Chữ,số Biểu đồ ngữ cảnh : NHÀ CUNG CẤP y/c mua sách Thông tin Cung cấp sách Hoá đơn TT y/c mượn sách QUẢN L Ý THƯ VIỆN Cung trả Thông cấp sách tin sách ĐỘC GIẢ y/c báo cáo báo cáo Phiếu TT BAN LÃNH ĐẠO Mơ tả lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thủ thư lập lập phiếu mua sách gửi tới nhà cung cấp u cầu mượn sách Nhà cung cấp có thơng tin phản hồi lại thư viện Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư tiếp nhận sách lập phiếu tóan gửi nhà cung cấp độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống có thơng tin phản hồi lai độc giả ,thủ thư kiểm tra thông tin phiếu kiểm tra sách sách có kho độc giả cung cấp sách Khi độc giả trả sách thủ thư kiểm tra sách kiểm tra thông tin người mượn ghi sổ trả sách ,ghi phiếu toán cho sinh viên Cuối ngày hệ thống phải tổng hợp hố đợn sổ sách tình hình hoạt động cho ban lãnh đạo có yêu cầu báo cáo QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH Nhập sách Mượn sách 3.Trả sách 1.1 Phiếu nhập 1.2 Kiểm tra 2.1 Tra cưu sách 2.2 lập phiếu mượn sách 2.3 Xử lý phiếu mượn sáchgiao sách 2.4 3.1 y/c trả sách Kiểm tra cố 3.2 Kiểm tra sách Lập biên 3.3 Ghi sổ trả sách Giả cố 1.3 Sử lý sách 1.4Ghi sổ nhập 2.5 ghi sổ mượn 3.4 Lập phiếu TT cố Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo Mô tả chi tiết chức : 1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách thủ thư lập phiếu nhập gửi tới nhà cung cấp để yêu cầu mua sách 1.2 Kiểm tra : nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư kiểm tra sách kiểm tra đon giá sách 1.3 Sử lý sách: sách nhập thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt dán mã vạch để chuyển vào kho 1.4 Ghi sổ nhập: sau sách dán mã vạch ghi số đăng ký cá biệt ghi vào sổ nhập kho 2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách tra cứu danh mục sách sách có kho đăng ký mượn 2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi tra cứu sách có kho độc giả lập phiếu mượn sách để gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách 2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận phiếu mươn sách kiểm tra phiếu thông tin người mượn vào kho lấy sách làm thủ tục cho mượn sách 2.4Giao sách : Khi kiểm tra phiếu mượn thông tin người mượn sách xong, thủ thư lập phiếu giao sách giao sách cho độc giả 2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư ghi sổ mượn sách để luu thông tin người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách 3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn thư viện tới phòng trả sách giao cho thủ thư yêu cầu trả sách 3.2 Kiểm tra sách : độc giả trả sách ,thủ thư kiểm tra sách xem có sách mượn thư viện sách có bị hư hỏng khơng 3.3 Ghi sổ trả sách : Sau nhận sách thủ thư ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó trả sách để lưu thơng tin cho q trình tổng hợp báo cáo 3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách kiểm tra sách xong lập phiếu toán gửi cho độc giả để độc giả toán phiếu mượn sách 4.1 Kiểm tra cố : Khi sẩy cố thủ thư kiểm tra cố để tìm hiểu thơng tin lập biên cố 4.2 Lập biên : Sau kiểm tra cố thủ thư lập biên ghi rõ cố để có phương hướng giải cố 4.3 Giải cố : Dựa vào biên cố quy định có thư viện thủ thư giải cố cách phạt tiền, cố nằm ngồi kiểm sốt thủ thư thủ thư trình lên ban lãnh đạo giải Ma trận thực thể chức năng: D1 Danh mục sách D2 Phiếu nhập sách D3 Bảng tính phí mượn sách D4 Phiếu mượn sách D5 Phiếu giao sách D6 Sổ mượn sách D7 Sổ trả sách D8 Phiếu toán D9 Biên cố D10 Báo cáo D1 D2 Nhập sách R C Mượn sách R D4 D5 D6 D7 R Sự cố C R D10 U R U R R D8 D9 C C Trả sách Báo cáo D3 R C C R C R R C Mơ hình luồng liệu mức 0: NHÀ CUNG CẤP 1.0 NHẬP D4 phiếu mượn sách SÁCH phiếu nhập sách D2 2.0 MỰƠN SÁCH D5 phiếu giao sách SINH VIÊN D3 Bảng tính phí mượn sách Danh mục sách D1 3.0 TRẢ SÁCH D6 Sổ mượn sách D7 Sổ trả sách 4.0 SỰ CỐ phiếu toán D8 D9 Biên cố D10 5.0 BÁO CÁO Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO ... hệ thớng Quản ly? ? thư viện Trường ĐHDL Hải Phịng em thu nhận được một số vấn đề sau: Hệ thống Quản ly? ? thư viện Trường ĐHDL Hải Phịng là mợt những hệ thống Quản ly? ? thư việnlớn... tác quản ly? ? “Thư viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước tin học hoá chưa phát triển thì công việc quản ly? ? chủ yếu dùng phương pháp thu? ? công, tức là quản ly? ? các... máy tính nhanh chóng xác thu? ??n tiện 3.Mơ tả qui trình hoạt động hệ thống Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thủ thư lập danh mục sách cần mua để trình nhà trường duyệt ,sau truong duyet thủ thư lập