Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp 1 Trường Đại học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN THÔNG QU[.]
Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt CHƯƠNG TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN THƠNG QUẢNG NINH” 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Trong trình sản xuất kinh doanh mình, doanh nghiệp thực mục tiêu định Để thực mục tiêu đó, doanh nghiệp địi hỏi phải có lực lượng điều hành tồn q trình hoạt động Mỗi doanh nghiệp chủ thể, tế bào kinh tế, giúp kinh tế phát triển Ngược lại kinh tế nôi để doanh nghiệp phát triển, cung cấp điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát huy nội lực mình, gây trở ngại làm cản trở trình hình thành phát triển doanh nghiệp Việt Nam thức trở thành thành viên thứ 150 tổ chức kinh tế giới WTO, hội nhập kinh tế giới, hội nhập kinh tế thị trường, xu tồn cầu hóa diễn mạnh mẽ Nhiều doanh nghiệp có điều kiện thuận lợi để phát triển, kinh doanh hợp tác…Nhưng bên cạnh đó, có nhiều thử thách gây cản trở, tác động không tốt đến doanh nghiệp Trong vấn đề đặt để doanh nghiệp tồn phát triển như: doanh nghiệp cần định hướng phát triển nào? Doanh nghiệp thay đổi yếu tố nào? Cơ cấu máy quản trị doanh nghiệp? Chính sách nhân sự? Chiến lược Marketing? vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm thật quan trọng, cấp thiết : Hồn thiện cấu tổ chức máy quản trị Vì xây dựng hồn thiện cấu tổ chức máy quản trị xây dựng đội ngũ lãnh đạo điều hành doanh nghiệp Bộ máy quản trị có mạnh doanh nghiệp vững mạnh, phát triển, hoạt động tốt hướng Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị nhằm phát huy hết vai trò lực lãnh đạo quản lý máy quản trị hoạt động doanh nghiệp Bộ máy quản trị lực lượng tiến hành nhiệm vụ quản trị Hoàn thiện máy quản trị việc làm cho máy vững mạnh hơn, phù hợp với quy mơ sản xuất kinh doanh, thích ứng với tác động yếu tố Công đổi mới, phát triển kinh tế xã hội hội nhập kinh tế quốc tế đặt yêu cầu câp bách nâng cao chất lượng máy quản trị Cán quản Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt trị khâu quan trọng việc xây dựng phát triển kinh tế đất nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Cơ cấu tổ chức máy quản trị hình thức tồn tổ chức, doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có điều kiện để phát triển, nâng cao hiệu kinh doanh cấu tổ chức máy quản trị có điều kiện để hoàn thiện phù hợp với xu phát triển thời đại Môi trường hoạt động doanh nghiệp bao gồm nhân tố bên nhân tố bên doanh nghiệp Trên thực tế, môi trường hoạt động không đứng yên mà luôn biến đổi khơng ngừng, cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp phải thay đổi cho phù hợp Bước vào kinh tế thị trường, doanh nghiệp có hội kinh doanh thuận lợi, tạo nên bước tiến vượt bậc, đồng thời phải chịu nhiều khó khăn trở ngại, thách thức Cơ chế thị trường đem theo cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cách phát huy tốt nguồn nội lực, đồng thời phải chủ động tìm kiếm hội thuận lợi, tránh rủi ro từ nhân tố ảnh hưởng Doanh nghiệp muốn tồn phát triển thị trường cần phải thực trọng đến công tác tổ chức máy quản trị vững mạnh, sở, tiền đề để doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt hướng Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh em nhận thấy số vấn đề tồn tại, cần khắc phục cấu tổ chức máy quản trị công ty Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị khâu quan trọng chiến lược phát triển lâu dài công ty, giúp công ty vững mạnh hoạt động kinh doanh tốt 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Với yêu cầu cấp thiết kết hợp với kiến thức em học trường tình hình thực tế Cơng ty Cổ phần Thơng Quảng Ninh, em xin chọn đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh” làm chuyên đề tốt nghiệp 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu đề tài Làm rõ số lý luận cấu tổ chức máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty Thông Quảng Ninh 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.4.1 Phạm vi thời gian Đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức cấu máy quản trị Công ty Thông Quảng Ninh thời gian 03 năm (2007, 2008, 2009), đề xuất giải pháp hoàn thiện cấu máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh nhằm đáp ứng phát triển Công ty đến năm 2015 1.4.2 Phạm vi khơng gian Q trình nghiên cứu thực Công ty Cổ phần Thơng Quảng Ninh trụ sở phường Thanh Sơn, thị xã ng Bí, tỉnh Quảng Ninh 1.4.3 Phạm vi nội dung Nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh, từ đề xuất giải pháp hồn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.5.1 Một số khái niệm, định nghĩa, vai trò bản, đặc điểm , yêu cầu cấu tổ chức máy quản trị 1.5.1.1 Công tác tổ chức Công tác tổ chức q trình xác định cơng việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên quan phận cá nhân tiến hành cơng việc (Giáo trình Quản trị học TS Đồn Thị Thu Hà TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền đồng chủ biên_ Trường ĐH Kinh tế quốc dân) Công tác tổ chức trình gắn liền với phân công lao động khoa học, việc phân quyền xác định tầm hạn quản trị Kết công việc tổ chức xác lập cấu trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh, dựa mơ hình lựa chọn Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chun đề tốt Cơng tác tổ chức có vai trị đặc biệt doanh nghiệp vì: - Tạo “nền móng” cho hoạt động tổ chức nói chung cho quản trị nói riêng Mọi hoạt động doanh nghiệp cần phải cần có xếp bố trí cơng việc gắn với người, đối tượng cụ thể đó, từ thấy vai trị to lớn công tác tổ chức Việc xác định công việc cần làm, việc làm trước, việc làm sau vấn đề quan trọng tổ chức Công tác tổ chức tốt đem lại hiệu cao ngược lại, công tác tổ chức yếu phải làm làm lại cơng việc, chí khơng hồn thành, gây lãng phí cơng sức người lao động - Khi công tác tổ chức tiến hành cách có khoa học thực tiễn, có hiệu giúp cho doanh nghiệp sử dụng cách triệt để nguồn lực tổ chức, nguồn nhân lực sở vật chất kỹ thuật (máy móc, trang thiết bị kỹ thuật…) Đồng thời việc tổ chức hợp lý giúp người lao động doanh nghiệp phát huy tốt lực sở trường họ, nâng cao hiệu cơng việc - Tạo văn hóa tổ chức – tảng kết hợp thành viên tổ chức để nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Các cá nhân doanh nghiệp xác định ý thức trách nhiệm khả để phấn đấu xây dựng doanh nghiệp vững mạnh, yếu tố cấu thành văn hóa cơng ty 1.5.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản trị tổng hợp phận( đơn vị, cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức phản ánh cấu tạo hình thức bên hệ thống, hình thức tồn tổ chức, doanh nghiệp, biểu thị đặt phận chuyên mơn trình độ định Trong cấu tổ chức có hai mối quan hệ mối quan hệ chiều ngang mối quan hệ chiều dọc Chiều ngang cấu tổ chức chia thành khâu quản lý, chiều dọc cấu tổ chức chia thành cấp quản lý Vai trò cấu tổ chức máy quản trị : Trong doanh nghiệp máy quản trị đóng vai trị quan trọng, coi quan đầu não điều khiển hoạt động phận doanh Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp, định thành công hay thất bại doanh nghiệp, phản ánh phát triển doanh nghiệp Bộ máy quản trị không tác động đến suất hiệu kinh tế tổ chức mà tác động đến hài lịng với cơng việc người lao động Cơ cấu phải được thiết kế nhằm khuyến khích tham gia chủ động thành viên tổ chức, tác động đến việc cải thiện hoạt động tổ chức Những thiếu sót cấu tổ chức dẫn đến động lực tinh thần lao động thấp, định chậm trễ khơng thích hợp, xung đột thái độ thiếu hợp tác, nhạy cảm với thay đổi thách thức bên ngoài, làm tăng chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh 1.5.1.3 Đặc điểm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có ba đặc điểm: a Tính tập trung : Đặc trưng phản ánh mức độ tập trung ( hay phân tán) quyền lực cuả tổ chức hay phận b Tính phức tạp : Phản ánh số lượng cấp, khâu tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói tổ chức có tính phức tạp cao Và ngược lại, nhiều cấu tổ chức có cấp, khâu ta nói cấu tổ chức có tính phức tạp thấp c Tính tiêu chuẩn hóa : Đặc trưng phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân thông qua sách thủ tục, quy tắc, hay nội quy quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao tạo sức mạnh cho tổ chức 1.5.1.4 Yêu cầu cấu tổ chức a Tính tối ưu: Giữa phận cấp tổ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ cấu mang tính động cao, ln sát phù hợp với mục đích đề tổ chức b Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ cua thơng tin sử dụng tổ chức, nhờ phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức c Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải có khả linh hoạt thích ứng với tình xảy tổ chức ngồi mơi trường Mỗi doanh nghiệp phải Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt chịu tác động nhiều yếu tố bên bên doanh nghiệp, có yếu tố khách quan chủ quan Chính mà doanh nghiệp phải đổi với nhiều tình phức tạp, khác địi hỏi cấu tổ chức quản trị phải có tính linh hoạt d Tính hiệu (kinh tế): Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tổ chức với chi phí nhỏ Khi chi phí quản lý thấp làm giảm giá thành sản phẩm thu nhập doanh nghiệp tăng lên, kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đánh giá tốt 1.5.2 Một số mơ hình cấu máy quản trị doanh nghiệp 1.5.2.1 Cấu trúc tổ chức trực tuyến Tổng giá Giám đốc tuyến Giám đốc tuyến Sơ đồ 1.1: Cấu trúc tổ chức trực tuyến Đặc điểm : Đây cấu giản đơn nhất, cấp có thủ trưởng cấp mà thi hành mệnh lệnh người mà thơi Người lãnh đạo trực tuyến phải thực hiên tất chức quản lý Mối liên hệ thực theo chiều dọc Ưu điểm : Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng , linh hoạt , chi phí quản lý thấp , mang lại hiệu cao, việc kiểm soát điều chỉnh phận, hoạt động bên doanh nghiệp dễ dàng, hạn chế mức thấp tình trạng quan liêu giấy tờ Nhược điểm: đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, không tận dụng giúp đỡ tư vấn chuyên gia cần thiết liên hệ thành viên tuyến việc báo cáo thông tin theo Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt đường vịng, có ngăn cách phận khác doanh nghiệp thiếu phối hợp chúng 1.5.2.2 Cấu trúc tổ chức theo chức Tổng giám Giám đốc thương mại Giám đốc tài Sơ đồ 1.2: Cấu trúc tổ chức theo chức Đặc điểm: Theo cấu trúc tổ chức này, hoạt động quản trị phân thành chức chức giao cho người quản lý Những người thừa hành mệnh lệnh nhận mệnh lênh từ người quản trị chức khác Mệnh lệnh thủ trưởng toàn doanh nghiệp truyền xướng cấp sở chủ yếu qua phận trị chức Ưu điểm : Thu hút ý kiến chuyên gia phụ trách chức quản trị vào việc giải vấn đề sản xuất - kinh doanh Các vấn đề giải thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng doanh nghiệp Hạn chế : Những người thừa hành phải nhận nhiều mệnh lệnh phận chức khác nên dễ chồng chéo, tính thống tập trung bị giảm sút Thủ trưởng phải kết hợp lãnh đạo phận chức cách vấ vả phức tạp Cơ cấu tổ chức vi phạm chế độ thủ trưởng, dễ sinh tính trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Gi Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt 1.5.2.3 Cấu trúc tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh T Giám đốc ngành hàng Giám A đốc ngành h Sơ đồ 1.3: Cấu trúc tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh Đặc điểm: Đây cấu tiêu biểu cho lạo hình cấu tổ chức đại, hướng ngoại với đặc điểm chia doanh nghiệp thành nhánh, nhánh đảm nhận toàn hoạt động kinh doanh theo ngành hàng hay mặt hàng định Người ta sử dụng phận chức đội ngũ chuyen gia cao cấp theo chuyên môn tập trung xung quanh tổng giám đốc để hỗ trợ hay giúp việc Ưu điểm : Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh dễ dàng đổi thích ứng với thay đổi môi trường Cơ cấu tạo cho giám đốc phận xử lý linh hoạt tình khó khăn phản ứng nhanh với khó khăn q trình thực hoạt động sản xuất kinh doanh phụ trách Đảm bảo phối kết hợp liên kết chặt chẽ phận, nhóm doanh nghiệp Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động cơng việc bị trùng lặp phận khác dẫn tới chi phí, giá thành tăng cao Cơ cấu làm hạn chế khả cạnh tranh chất lượng đối thủ cạnh tranh có cấu tổ chức theo chức 1.5.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp thiết lập khơng phải mục đích tự thân mà để thực có hiệu hoạt động quản trị doanh nghiệp Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt Để tạo cấu tổ chức hợp lý từ làm tiền đề cho máy quản trị doanh nghiệp hoạt động có hiệu việc nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.5.3.1 Nhân tố bên a Chiến lược kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn Chiến lược kế hoạch tổng quát doanh nghiệp, xác định mục tiêu bản, định hướng cho phát triển chung donh nghiệp; cấu trúc tổ chức doanh nghiệp lại xây dựng để đảm bảo cho việc thực định hướng chung, cho việc hồn thành mục tiêu chung, xây dựng cấu mà không xuất phát từ yêu cầu chiến lược b Môi trường kinh doanh doanh nghiệp Những tính chất mơi trường tính phức tạp, tính tích cực mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú nguồn lực, tập trung ổn định, tổ chức thường có cấu học, việc định mang tính tập trung với thị nguyên tắc, thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao Ngược lại, tổ chức muốn thành công điều kiện khan nguồn lực, đa dạng, phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu cơ, việc định mang tính phi tập trung với tổ đội chức c Các nhiệm vụ doanh nghiệp Các hoạt động doanh nghiệp thể công việc chức cụ thể Những cơng việc địi hỏi kỹ chuyên môn, phương tiện kỹ thuật quy trình cơng nghệ khác nhau, tức cần nguồn lực khác cách thức khác việc sử dụng nguồn lực Cơ cấu tổ chức phải thể khác Một điều rõ ràng doanh nghiệp thương mại có mơ hình cấu trúc khác với doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ d Quy mô doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn cấu tổ chức phức tạp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có quy mơ lớn phải hình thành nhiều cấp quản trị cấp bao gồm nhiều vị trí làm việc Tổ chức có quy mơ lớn, thực Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B Trường Đại học Thương Mại nghiệp Chuyên đề tốt hoạt động phức tạp có mức độ chun mơn hóa cao, tiêu chuẩn hóa hình thức hóa cao hơn, lại tập trung vào hình thức nhỏ, thực hoạt động khơng q phức tạp e Trình độ quản trị viên trang thiết bị quản lý Với đội ngũ quản trị viên có trình độ kinh nghiệm, doanh nghiệp cần sử dụng số nhân lực phải đảm bảo hồn thành cơng việc với chất lượng cao so với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên đào tạo Trang thiết bị máy móc tác động trực tiếp đến việc tổ chức máy quản trị doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thục hệ thống máy tính làm giảm lớn thời gian thực nhiệm vụ quản trị cụ thể tăng sức hoạt động sáng tạo đội ngũ quản trị viên nhiều, cấu tổ chức quản lý đơn giản 1.5.3.2 Nhân tố bên a Luật lao động nhà nước Pháp luật lao động quy định quyền nghĩa vụ người lao động người sử dụng lao động, tiêu chuẩn lao động, nguyên tắc sử dụng quản lý lao động, góp phần thúc đẩy sản xuất, luật lao động có vị trí quan trọng đời sống xã hội hệ thống pháp luật quốc gia Pháp luật lao động áp dụng thực đầy đủ nhân tố góp phần quan trọng vào phát triển doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động Luật lao động yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trình tuyển dụng nhân lực cơng ty, ảnh hưởng tới bố trí lao động , ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản trị công ty b Hội nhập kinh tế quốc dân gia nhập WTO Gia nhập WTO đưa lại nhiều hội thách thức cho doanh nghiệp Việt Nam Các doanh nghiệp Việt Nam có hội tiếp thu tiến khoa học công nghệ, thu hút vốn đầu tư, học hỏi kinh nghiệm quản lý gia tăng thương mại đẩy mạnh hoạt động xuất doanh nghiệp Cơng nghệ có ảnh hưởng trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản trị, diều kiện để cấu tổ chức linh hoạt gọn nhẹ Cụ thể gia nhập WTO vấn đề đặt cho doanh nghiệp phải làm Bùi Thị Thanh Thúy Lớp K4HQ1B