HƯỚNG DẪN Thực hiện Quy chế quản lý tài chính công đoàn và Chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở. Căn cứ Luật Công đoàn năm 2012. Căn cứ Nghị định số 1912013NĐCP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết về tài chính công đoàn. Căn cứ Quy chế quản lý tài chính công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 269QĐTLĐ ngày 07 tháng 03 năm 2014 của Tổng Liên đoàn. Căn cứ Quyết định số 1573QĐTLĐ ngày 12102006 của Tổng Liên đoàn về việc thực hiện chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp trong các đơn vị kế toán Công đoàn. Căn cứ hướng dẫn số 270HDTLĐ ngày 11 tháng 3 năm 2014 về việc hướng dẫn thực hiện Quy chế quản lý tài chính công đoàn và Chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở . Liên đoàn Lao động Quảng Bình hướng dẫn thực hiện Quy chế quản lý tài chính công đoàn và Chế độ kế toán đối với công đoàn cơ sở như sau:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH QUẢNG BÌNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quảng Bình, ngày 23 tháng năm 2014 Số: 27/HD - LĐLĐ HƯỚNG DẪN Thực Quy chế quản lý tài cơng đồn Chế độ kế tốn cơng đồn sở - Căn Luật Cơng đoàn năm 2012 - Căn Nghị định số 191/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết tài cơng đồn - Căn Quy chế quản lý tài cơng đồn ban hành kèm theo Quyết định số 269/QĐ-TLĐ ngày 07 tháng 03 năm 2014 Tổng Liên đoàn - Căn Quyết định số 1573/QĐ-TLĐ ngày 12/10/2006 Tổng Liên đoàn việc thực chế độ kế tốn Hành nghiệp đơn vị kế tốn Cơng đồn - Căn hướng dẫn số 270/HD-TLĐ ngày 11 tháng năm 2014 việc hướng dẫn thực Quy chế quản lý tài cơng đồn Chế độ kế tốn cơng đồn sở Liên đồn Lao động Quảng Bình hướng dẫn thực Quy chế quản lý tài cơng đồn Chế độ kế tốn cơng đồn sở sau: I- Tổ chức máy quản lý Tài cơng đoàn sở 1- Tổ chức máy quản lý tài Cơng đồn sở có máy quản lý tài Ban, phận, màng lưới tài cơng đồn sở; Chủ tịch cơng đồn sở chủ tài khoản Đối với Cơng đồn sở có đơng CNVCLĐ phân cơng Phó Chủ tịch Ủy viên thường vụ phụ trách công tác tài chính, ủy quyền chủ tài khoản - Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) cơng đồn sở phân cơng người có nghiệp vụ kế tốn làm kiêm nhiệm kế tốn kiêm nhiệm thủ quỹ cơng đồn (cơng đồn sở khơng bố trí Chủ tài khoản kiêm kế tốn; kế tốn kiêm thủ quỹ) - Cơng đồn phận phân cơng Ủy viên BCH cơng đồn phận trực tiếp phụ trách cơng tác tài để tổ chức thu, nộp đồn phí, tốn khoản chi tiêu với cơng đồn cở sở theo phân cấp cơng đồn sở - Đồn phí cơng đồn tổ trưởng cơng đồn trực tiếp thu nộp cho cơng đồn phận cơng đồn sở Trường hợp thu đồn phí qua lương, cơng đồn sở quy định việc nộp tiền đồn phí thu cho cơng đồn sở theo quy định 2- Nhiệm vụ Ban, phận, màng lưới tài cơng đồn sở: Lập dự tốn thu, chi tài cơng đồn sở hàng năm trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) cơng đồn sở thơng qua, báo cáo cơng đồn cấp xét duyệt - Tổ chức thực dự tốn: Đơn đốc đồn viên đóng đồn phí; đơn đốc quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng kinh phí cơng đồn; xây dựng Quy chế thu, chi tài cơng đồn sở trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) cơng đồn sở phê duyệt, tổ chức chi tiêu phục vụ hoạt động cơng đồn sở theo hướng dẫn Tổng Liên đồn Quy chế chi tiêu cơng đồn sở; Làm cơng tác kế tốn, lập báo cáo tốn thu, chi tài hàng năm trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) cơng đồn sở thơng qua để gửi lên cơng đồn cấp - Lưu trữ chứng từ, sổ kế toán, thực bàn giao kế toán thay đổi chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ; hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới tài cơng đồn sở (bộ phận, tổ cơng đồn) - Cung cấp tài liệu, sổ kế tốn, chứng từ kế tốn phục vụ cơng tác kiểm tra cơng đồn đồng cấp, Ban Tài Ủy ban Kiểm tra cơng đồn cấp trên, quan tra, kiểm tra, kiểm tốn II- Cơng tác quản lý tài chính, tài sản cơng đồn sở 1- Nguyên tắc quản lý thu, chi tài cơng đồn sở: a Quản lý thu, chi tài chính: - Thu chi tài cơng đồn phải đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời theo dự tốn tài duyệt quy định Nhà nước, Tổng Liên đồn - Chi tài cơng đồn phải có dự tốn theo nội dung, phạm vi TLĐ quy định; định mức, tiêu chuẩn chi theo quy định Nhà nước quy chế chi tiêu nội Cơng đồn sở - Chi tài cơng đồn thực Chủ tịch Cơng đoàn sở người ủy quyền định chi Cơng đồn sở khơng quy định khoản chi tài cơng đồn trái với quy định Nhà nước Tổng Liên đoàn b Sử dụng tài cơng đồn tích lũy: - Cơng đồn sở sử dụng tài cơng đồn tích lũy để mua cổ phần ưu đãi Doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hóa theo quy định phủ sau cơng đồn cấp quản lý trực tiếp đồng ý văn - Cơng đồn sở gửi có kỳ hạn ngân hàng có uy tín nguồn tài cơng đồn tích lũy cơng đồn sở 2- Lập báo cáo dự tốn thu,chi tài Cơng đồn sở lập báo cáo dự tốn thu, chi tài cơng đồn hàng năm theo mẫu số B14-TLĐ Thời gian gửi báo cáo dự tốn năm sau lên cơng đồn cấp chậm vào ngày 15/11 năm trước 3- Lập báo cáo tốn thu,chi tài - Cơng đồn cở sở lập báo cáo tốn thu, chi tài hàng năm lên cơng đồn cấp xét duyệt (Mẫu số B07-TLĐ) Thời gian gửi báo cáo tốn lên cơng đoàn cấp chậm vào ngày 31 tháng 01 năm sau - Cơng đồn sở lập báo cáo tài năm lần - Chỉ ghi sổ tổng hợp khoản thu, chi tài cơng đồn sở Các khoản thu, chi hoạt động xã hội phản ảnh vào sổ chi tiết thu, chi quỹ xã hội hàng năm lập báo cáo thu, chi quỹ xã hội với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) cơng đồn sở 4- Cơng khai tài Cơng đồn sở thực việc cơng khai báo cáo dự tốn, tốn thu, chi tài năm với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) cơng đồn sở đồn viên thơng qua đại hội hội nghị cơng đồn sở Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) Cơng đồn sở có trách nhiệm trả lời chất vấn đoàn viên liên quan đến thu, chi quản lý tài cơng đồn sở 5- Quản lý tài sản Tài sản công đoàn sở mua sắm, quan, tổ chức, doanh nghiệp cấp, cho mượn, cơng đồn sở phải mở sổ sách theo dõi giá trị vật, đối tượng giao quản lý tài sản Đối với tài sản quan, tổ chức, doanh nghiệp cho mượn khơng có nhu cầu sử dụng phải trả lại Đối với tài sản cơng đồn sở mua sắm, cấp lý, chuyển nhượng phải thực theo quy định Nhà nước lý, chuyển nhượng tài sản Số tiền thu lý, chuyển nhượng tài sản ghi thu tài cơng đồn sở, sau trừ chi phí lý, chuyển nhượng (nếu có); đồng thời ghi giảm giá trị tài sản sổ theo dõi 6- Quản lý tiền gửi ngân hàng, quỹ tiền mặt - Cơng đồn sở mở tài khoản ngân hàng để quản lý tiền gửi cơng đồn sở Trường hợp cơng đồn sở sử dụng tài khoản chun mơn để quản lý kinh phí cơng đồn sở, kế tốn cơng đồn kế tốn chun mơn kiêm nhiệm Chủ tịch cơng đoàn sở định khoản thu chi cơng đồn sở theo quy định Tổng Liên đoàn Các chứng từ thu, chi phải lục riêng làm để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tốn phục vụ cơng tác kiểm tra theo quy định Nhà nước Tổng Liên đồn - Mỗi cơng đồn sở tổ chức quỹ tiền mặt để phục vụ thu, chi tài cơng đồn; thu, chi hoạt động quỹ xã hội khoản thu, chi khác cơng đồn sở Cơng đồn sở sử dụng thủ quỹ quan, tổ chức, doanh nghiệp kiêm nhiệm thủ quỹ cơng đồn sở Thủ quỹ cơng đồn sở có trách nhiệm quản lý thu, chi, tồn quỹ tiền mặt Các khoản thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp pháp, hợp lệ Cuối tháng phải lập báo cáo tồn quỹ Số dư tồn quỹ tiền mặt tối đa theo Quy chế thu, chi tài cơng đồn sở Định kỳ đột xuất cơng đồn sở phải kiểm kê tồn quỹ tiền mặt Thủ quỹ làm thâm hụt, chi sai phải bồi thường chịu trách nhiệm trước pháp luật III- Cơng tác kế tốn cơng đồn sở 1- Ngun tắc chung - Cơng đồn sở áp dụng chế độ kế toán đơn vị kế toán hành nghiệp theo hướng dẫn Tổng Liên đồn - Các khoản thu, chi tài cơng đồn sở phải ghi chép, phản ảnh đầy đủ, kịp thời vào sổ kế toán Kế toán phải tuân thủ quy định Luật Kế toán, chế độ kế toán đơn vị HCSN chứng từ kế tốn, sổ kế tốn, báo cáo tài chính, lưu trữ chứng từ kế toán, bàn giao kế toán, - Năm tài từ 01/01 - 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán Việt Nam đồng 2- Quy định cụ thể: 2.1 Chứng từ kế toán a Lập chứng từ kế toán: Các khoản thu, chi tài phát sinh kế tốn cơng đồn sở phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Nội dung chứng từ kế tốn phải với nghiệp vụ kinh tế, tài chính; chữ viết chứng từ kế tốn phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, sửa chữa, khơng viết tắt, số tiền viết chữ phải khớp với số tiền viết số Các khoản chi mua hàng hóa, tài sản cơng đồn sở phải đảm bảo quy trình mua sắm có hóa đơn tài theo quy định Nhà nước Đối với khoản thuê, mướn tài sản phục vụ hoạt động cơng đồn sở khơng có hóa đơn tài phải có hợp đồng thuê mướn, lý hợp đồng người giao nhiệm vụ phải báo cáo chủ tài khoản xem xét, phê duyệt, ký hợp đồng thuê mướn để thực b Ký chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký chức danh theo mẫu biểu, chứng từ quy định có giá trị thực Lập ký chứng từ kế toán bút bi, bút mực; không lập ký chứng từ kế tốn mực đỏ, bút chì khắc dấu ký sẵn; Chứng từ ký liên; chữ ký chứng từ kế toán người phải thống c Danh mục chứng từ kế toán: TT Tên chứng từ Số hiệu Bảng toán tiền lương cán cơng đồn chun trách C02a-HD Bảng tốn phụ cấp cán cơng đồn C05-HD Giấy đường C06-HD Phiếu thu C30-BB Phiếu chi C31-BB Giấy đề nghị tạm ứng C32-HD Giấy toán tạm ứng C33-BB Biên kiểm quỹ tiền mặt C34-HD Giấy đề nghị toán C37-HD 10 Bảng kê chi tiền cho người dự hội thảo, tập huấn C40a-HD 11 Phiếu thăm hỏi đoàn viên C11-TLĐ 12 Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn C12-TLĐ 13 Quyết định trợ cấp khó khăn C13-TLĐ 14 Thơng báo đóng KPCĐ C14-TLĐ 15 Thông báo cấp KPCĐ C15-TLĐ 16 Đề nghị đóng kinh phí cơng đồn C16-TLĐ 17 Bản xác nhận việc đóng KPCĐ C17-TLĐ 2.2 Sổ kế tốn: Mỗi cơng đồn sở có hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm a Trách nhiệm kế tốn Mở sổ, khóa sổ, đóng dấu giáp lai, quản lý, ghi sổ kế toán theo quy định Chế độ kế toán HCSN b Ghi sổ kế toán Kế toán vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ để ghi sổ kế toán Khơng dùng mực đỏ, chì để ghi sổ kế tốn Chữ viết rõ ràng, liên tục, có hệ thống, hết trang phải cộng trang để mang sang đầu trang sau kế tiếp; sửa chữa phải theo phương pháp quy định Luật Kế toán Hướng dẫn ghi sổ kế tốn số nghiệp vụ cơng đồn sở (kèm theo phụ lục) c Khóa sổ kế tốn: Cuối kỳ kế tốn, kế tốn Cơng đồn sở kiểm tra đối chiếu sổ kế tốn, khóa sổ kế tốn để cung cấp số liệu lập Báo cáo Tài d Danh mục sổ kế toán TT Tên sổ Số hiệu Sổ quỹ tiền mặt S11-H Sổ tiền gửi ngân hàng S12-H Sổ theo dõi TSCĐ công cụ S32-H Sổ đồn phí S81-TLĐ Sổ thu, chi tài cơng đoàn sở S82-TLĐ Sổ theo dõi tạm ứng S13-TLĐ Sổ theo dõi cấp phát cho CĐCS S14-TLĐ Sổ theo dõi thu nộp CĐCS S15-TLĐ Sổ theo dõi vay, đầu tư tài S16-TLĐ 10 Sổ thu chi quỹ xã hội S17-TLĐ 11 Sổ theo dõi khoản phải trả S18-TLĐ 2.3 Báo cáo tài a Danh mục báo cáo tài TT Tên báo cáo Số hiệu Báo cáo dự toán thu, chi TCCĐ B14-TLĐ Báo cáo toán thu, chi TCCĐ B07-TLĐ Báo cáo tổng hợp dự toán thu, chi tài cơng đồn B15-TLĐ Báo cáo tổng hợp tốn thu, chi tài cơng đồn B08-TLĐ b Lập báo cáo tài b.1 Phương pháp lập báo cáo dự tốn thu,chi tài cơng đồn (Mẫu số B14 - TLĐ) - Các tiêu bản: + Lao động làm tính tổng quỹ tiền lương đóng kinh phí cơng đồn lao động thuộc đối tượng đóng BHXH theo quy định Luật BHXH đến 31/12 năm trước cộng với lao động thuộc đối tượng đóng BHXH dự kiến tăng, trừ lao động thuộc đối tượng đóng BHXH dự kiến giảm năm Đối với số lao động thuộc đối tượng phải đóng BHXH bắt buộc quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa đóng BHXH, Cơng đồn sở tiền lương HĐLĐ đối tượng để tính quỹ lương làm đóng kinh phí cơng đồn đề nghị quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng + Đồn viên để tính quỹ lương đóng đồn phí cơng đồn đoàn viên dự kiến đến 31/12 năm trước, cộng (trừ) số đoàn viên dự kiến tăng, giảm năm Mức lương đóng đồn phí đồn viên theo hướng dẫn Tổng Liên đoàn - Các tiêu thu, chi tài cơng đồn: + Cột - Ước thực năm trước: Căn số thực sổ tổng hợp thu, chi cơng đồn sở, ước tính số thu, chi thời gian cịn lại năm để ghi vào nội dung thu, chi ước thực năm trước + Cột - Dự toán kỳ này: Căn số liệu tiêu thu, chi phản ảnh cột (Ước thực năm trước); Căn vào tình hình thực tế lao động, tiền lương, khả nguồn thu, dự kiến chi tiền lương, khoản đóng theo lương cán cơng đồn chun trách; chi phụ cấp cán cơng đồn, chi hành chính, dự kiến chi hoạt động Ban Chấp hành, ban chuyên đề; số kinh phí phải nộp lên cơng đồn cấp trên, số kinh phí cấp (Đối với cơng đồn sở kinh phí cơng đồn phân cấp cho cơng đoàn cấp thu) xây dựng số liệu cho nội dung thu, chi + Cột - Cấp duyệt: Cơng đồn cấp quản lý trực tiếp số liệu Báo cáo dự toán thu, chi tài cơng đồn sở lập, để phê duyệt theo nội dung thu, chi b.2 Phương pháp lập báo cáo tốn thu, chi tài cơng đồn - Cơ sở số liệu để lập báo cáo Quyết toán: Cuối kỳ kế toán, kế toán cộng sổ, kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết Số liệu cộng sổ thu - chi tài đồn sở sử dụng để lập báo cáo toán thu - chi tài cơng đồn cơng đồn sở - Các tiêu + Lao động làm tính tổng quỹ tiền lương đóng kinh phí cơng đồn lao động thuộc đối tượng đóng BHXH theo quy định Luật BHXH (lao động lấy thời điểm 31/12 năm trước), tiền lương tổng hợp chung tháng năm theo số lao động thuộc đối tượng đóng BHXH + Đồn viên để tính quỹ lương đóng đồn phí cơng đồn đồn viên thời điểm 31/12 năm lập báo cáo tài Quỹ tiền lương làm tính đóng đồn phí quỹ tiền lương tổng hợp tháng - Các tiêu thu, chi tài chính: Số liệu cộng sổ thu, chi tài cơng đồn sở khoản mục, đưa vào báo cáo tốn thu - chi tài cơng đồn sở theo khoản mục tương ứng Riêng Phần II, mục - "Hoạt động phong trào" Trong đó: Tiểu mục 31.01 tương ứng nội dung chi mục 3.5 - "Chi đào tạo cán bộ"; Tiểu mục 31.02 tương ứng với nội dung chi mục 3.8 b - "Chi trợ cấp"; Tiểu mục 31.03 tương ứng với nội dung chi mục 3.6 b - "Chi hỗ trợ du lịch" theo quy định Điều 6, Khoản 3, ban hành kèm theo Quyết định số 272/QĐ-TLĐ ngày 07/03/2014 Tổng Liên đồn 2.4 Kế tốn lập báo cáo thu, chi hoạt động xã hội Cơng đồn sở tổ chức hoạt động xã hội như: Huy động đóng góp CBCCLĐ, đồn viên ủng hộ vùng bão lụt, thiên tai, hỏa hoạn, quỹ xã hội cơng đồn cấp trên, hỗ trợ CBCCLĐ quan, doanh nghiệp bị tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, bị bệnh hiểm nghèo, bệnh tật kéo dài, gia định bị thiên tai, hỏa hoạn Số tiền thu giao thủ quỹ cơng đồn sở quản lý Căn chứng từ thu, chi phát sinh, kế toán cơng đồn phản ảnh vào sổ chi tiết thu, chi quỹ hoạt động xã hội cho loại quỹ huy động Cuối năm lập báo cáo thu, chi loại quỹ huy động với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) cơng đồn sở cơng khai đến đối tượng huy động 2.5 Lưu trữ chứng từ kế toán Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, biên tiêu hủy tài liệu kế tốn lưu trữ tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính; tài liệu kế toán liên quan đến lý, nhượng bán TSCĐ, tài liệu kế toán báo cáo toán vốn đầu tư XDCB hồn thành, tài liệu kế tốn liên quan đến thành lập, sáp nhập, đơn vị kế toán, kết luận tra, kiểm tra, kiểm toán quan có thẩm quyền Tiêu hủy tài liệu kế toán: Tài liệu hết thời hạn lưu trữ tiêu hủy Chủ tài khoản thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán, Hội đồng tiêu hủy lập danh mục tài liệu tiêu hủy, biên tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn tiêu hủy trước tiêu hủy 2.6 Bàn giao tài a Bàn giao tài thay đổi chủ tài khoản, kế tốn, thủ quỹ - Khi thay đổi Chủ tịch Cơng đồn sở (Chủ tài khoản) kế tốn khóa sổ kế tốn lập biên bàn giao tài cho Chủ tịch cơng đồn Trong trường hợp cần thiết, UBKT cơng đồn đồng cấp cấp xem xét, tổ chức kiểm tra quản lý tài chính, tài sản cơng đồn sở niên độ liền kề thời điểm thay đổi chủ tài khoản để làm sở bàn giao - Khi thay đổi kế toán phải khóa sổ kế tốn lập biên bàn giao tài cho kế tốn (bao gồm chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo, dự toán, toán thu, chi) - Khi thay đổi Thủ quỹ phải lập biên bàn giao quỹ cho Thủ quỹ b Bàn giao tài Cơng đồn sở giải thể - Cơng đồn sở tốn thu, chi tài đến thời điểm kết thúc hoạt động - Nộp báo cáo tốn thu, chi tài chính, tích lũy tài (Số dư quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc) đến thời điểm kết thúc hoạt động, dấu cho cơng đồn cấp phân cấp quản lý tài cơng đồn sở (lập biên ký nhận đại diện bên giao bên nhận) 2.7 Về sử dụng phần mềm quản lý tài cơng đồn sở Liên đồn Lao động tỉnh xây dựng hướng dẫn thực thống phần mềm quản lý tài cơng đồn sở (Nội dung hướng dẫn kèm theo phụ lục) Trên hướng dẫn thực quy chế quản lý tài chính, tài sản cơng đồn; chế độ kế tốn cơng đồn cơng đồn sở Trong q trình thực có vướng mắc đơn vị phản ánh Liên đoàn Lao động tỉnh (qua Ban Tài chính) để hướng dẫn Nơi nhận : TM BAN THƯỜNG VỤ - Các CĐCS trực thuộc; - Lưu VT CHỦ TỊCH (Đã ký) Lê Thuận Văn