TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN IN TIẾN BỘ
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ
Tên giao dịch quốc tế: PROPRINT CO.LTD
Trụ sở: 175 Nguyễn Thái Học Ba Đình Hà Nội
Số tài khoản : 102010000000538 tại NH Công thương Ba đình Hà Nội
Công ty In Tiến Bộ có tiền thân là một xưởng in nhỏ được thành lập vào ngày 8/9/1946 Đó là cơ sở in đầu tiên của Đảng ta ra đời trong cuộc kháng chiến chống Thực dân Pháp Lúc đó lấy tên là “ Trung Bắc Tân Vân” do đồng chí Trường Chinh - Tổng Bí thư Đảng lúc bấy giờ đặt cho Ngay từ khi ra đời xưởng in đã được Đảng giao nhiệm vụ in những tờ báo đầu tiên đó là tờ “ Sự thật” Do yêu cầu của cách mạng Việt Nam cần có một nhà in để chủ động in tài liệu, sách, báo của Trung ương Đảng phục vụ kháng chiến Xưởng In Tiến Bộ ra đời ngày 8/9/1946 do cố Tổng Bí thư Trường Chinh lúc bấy giờ thành lập.
Trải qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, trong hoàn cảnh khó khăn của đất nước từ một xưởng in nhỏ với thiết bị thô sơ, lạc hậu nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu in ấn tài liệu phục vụ cách mạng.
Khi đất nước hoàn toàn thống nhất, Đại hội lần thứ VI của Đảng tháng 6 năm
1986 đã quyết định chuyển đổi nền kinh tế nước ta từ nền kinh tế kế hoạch tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước, để tăng cường cơ sở vật chất phục vụ Trung ương, ngày 30/4/1994 Bộ Văn hoá đã có Quyết định số 1330/TC-QĐ hợp nhất nhà máy In Tiến Bộ và Công ty xuất nhập khẩu thiết bị ngành in (Printimex) thành Công ty In Tiến Bộ với nhiệm vụ chính trị đó là in tài liệu sách báo mang tính tuyên truyền, giáo dục phục vụ cho công cuộc đổi mới của đất nước Ngoài ra Công ty còn nhận hợp đồng sản xuất sản phẩm cho các đơn vị bên ngoài với mục đích tận thu cho ngân sách Đảng và luôn là doanh nghiệp đi đầu trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước.
Ngày 25/9/1998 Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 185/1998/QĐ-TTg về việc chuyển Công ty In Tiến Bộ trở lại hệ thống In của Đảng thuộc Ban Tài chính - Quản trị Trung ương Ngày 01/12/2003 Ban Tài chính - Quản trị Trung ương đã có Quyết định số 953-QĐ/TCQT về việc đổi tên Công ty In Tiến Bộ thànhCông ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên In Tiến Bộ như ngày nay Bên cạnh sự phát triển quy mô sản xuất kinh doanh và chất lượng sản phẩm, công ty còn rất quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên toàn công ty Bằng những nỗ lực phát triển hết mình, công ty đã đạt được những thành tựu to lớn trong và ngoài nước Ngày15/7/2000 vừa qua, công ty đã vinh dự dành được giải “ Chất lượng vàng” lần thứ hai của Châu Âu phong tặng tại New York Công ty còn được hân hạnh đón tiếp các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước như đồng chí Trường Chinh, đồng chí LêDuẩn, đồng chí Đỗ Mười, đồng chí Nông Đức Mạnh để động viên, đóng góp ý kiến chỉ đạo công ty ngày càng phát triển hơn nữa.
Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ
Công ty in Tiến Bộ là một đơn vị đầu ngành về in với hai chức năng chính là in ấn và kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc, nguyên vật liệu ngành in.
Nhiệm vụ của công ty là:
- In các văn kiện chính trị của Đảng và Nhà nước, các tài liệu phục vụ tại Đại hội Đảng, văn kiện của Quốc hội, chính phủ và các chính sách đối ngoại.
- In sách giáo khoa phục vụ cho ngành giáo dục.
- In sách báo, tạp chí, tập san phục vụ cho bạn đọc trong và ngoài nước
- In lịch, văn hoá phẩm, các loại sách báo có yêu cầu kỹ thuật cao, in khó như các loại từ điển…
Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất với vốn điều lệ do 100% nhà nước cấp Khối lượng tài sản lưu động chủ yếu là vật tư ngành in chiếm 20%, trong khi đó lượng tài sản cố định rất lớn gồm nhà xưởng và các trang thiết bị máy móc hiện đại chiếm 80% tổng tài sản.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất chính là in ấn vì vậy đặc điểm nguồn nguyên liệu đầu vào, quy trình công nghệ và kết quả đầu ra của công ty mang những đặc thù riêng của ngành in.
Nguồn nguyên liệu cho quá trình in ấn của đơn vị chủ yếu là giấy và mực in bên cạnh đó còn có một số các vật liệu phụ khác như bản in, dầu pha mực, thuốc hiện, dầu hoả …Giấy là một nguồn nguyên vật liệu đầu vào dễ tìm kiếm có nguồn cung cấp đa dạng Hàng tháng công ty cần nhập khoảng 300 đến 350 tấn giấy in để phục vụ cho nhu cầu sản xuất của mình, trong đó nguồn giấy nội địa từ các doanh nghiệp sản xuất giấy trong nước chiếm 2/3 tổng nhu cầu, còn lượng giấy nhập khẩu từ nước ngoài từ các nước Hàn Quốc, Nhật Bản cũng chiếm 1/3 tổng số giấy với độ dai và độ trắng vượt trội, được sử dụng chủ yếu cho những ấn phẩm đòi hỏi chất lượng cao và bản in đẹp Giấy in có nhiều loại như giấy báo, giấy viết, giấy couche… với chất lượng và đặc tính khác nhau Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn chủ yếu loại giấy được sản xuất trong nước vì chất lượng khá tốt mà lại tích kiệm được chi phí do giá thành rẻ hơn các loại giấy ngoại nhập rất nhiều Nhà cung cấp giấy in truyền thống cua công ty là công ty giấy Bãi Bằng và Tân Mai cũng là những doanh nghiệp có tiếng trên thị trường và chiếm thị phần cao trong ngành giấy Mực in dùng cho sản xuất được nhập khẩu 100% từ các nước ngoài, mà thị trường cung cấp chủ yếu cho đơn vị là Singapore Mực in cũng có nhiều loại tuỳ theo đặc điểm công nghệ in như in cuốn, in tờ rời, in lưới…Vì là hàng nhập khẩu nên giá cả còn khá cao Hiện nay doanh nghiệp cũng đang tìm kiếm nguồn cung cấp nội địa thay thế
Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo bao gồm gần 500 người với trình độ và cấp bậc khác nhau Cụ thể là:
- Còn lại là trung cấp và sơ cấp
Lực lượng lao động lâu năm giàu kinh nghiệm chiếm một tỷ trọng khá lớn.Tuy nhiên hiện nay đội ngũ lao động công ty đang dần trẻ hoá, số lượng thợ tay nghề cao cũng tăng lên đáng kể Điều này tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao năng suất, việc tiếp cận với máy móc kĩ thuật hiện đại cũng được tăng cường Tuy nhiên lao động nhiều đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải bỏ nhiều chi phí nhân công, điều này sẽ gây khó khăn cho việc tiêt kiệm chi phí nhằm hạ giá thành
Trong các doanh nghiệp sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất là nhân tố ảnh hưởng lớn tới việc tổ chức quản lý nói chung và công tác tổ chức hạch toán kế toán nói riêng Nghiên cứu đặc điểm quy trình công nghệ sẽ giúp các doanh nghiệp phát hiện những khâu mạnh, khâu yếu trong năng lực sản xuất kinh doanh, từ đó có phương hướng đầu tư cho thích hợp, đồng thời giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra các chi phí sản xuất có điểm nào hợp lý, điểm nào chưa hợp lý để nâng cao chất lượng, hạ giá thành đơn vị sản phẩm.
Quy trình sản xuất của Công ty gồm:
+ Chuẩn bị khuôn in, giấy, mực in.
+ In và gia công các ấn phẩm.
+ Quá trình phụ thuộc vào tính chất các sản phẩm in (sách, báo, tập san, tạp chí ) và các đặc tính khác của sản phẩm in, do đó các quá trình in cũng khác nhau.
Sản phẩm chính của Công ty là các ấn phẩm, sách báo chúng được thực hiện trên quy trình in OFFSET.
Hệ OFFSET thành phần của phương pháp này gồm các bước sau:
Bước 1 : Chuẩn bị tài liệu cần in.
Bước 2 : Chế bản có nhiệm vụ vi tính (đánh máy) phân màu (ảnh phim) bình bản phơi bản.
Bước 3 : In là khâu trọng tâm của Công ty thực hiện bước kết hợp bản in giấy và mực để tạo ra những trang in theo yêu cầu kỹ thuật đạt chất lượng.
Bước 4 : Tại Phân xưởng sách, sản phẩm sau khi in được đưa ra cắt, xén, gấp, soạn theo yêu cầu của sản phẩm và khách hàng.
Bước 5 : Là bước kết thúc sản phẩm được hoàn thành nhập kho.
Do đặc điểm của ngành in nói chung và của Công ty in Tiến Bộ nói riêng, sản phẩm sản xuất gồm nhiều loại, phải trải qua nhiều khâu gia công chế biến liên tiếp theo một quy trình nhất định mới trở thành sản phẩm hoàn thành Các sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, tuỳ theo đơn đặt hàng mà mẫu in cũng như kích thước sản phẩm khác nhau Song chúng đều có chung một quy trình công nghệ Có thể mô tả quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty thông qua sơ đồ sau ( sơ đồ 1.1):
SƠ ĐỒ 1.1 QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ IN TÀI LIỆU
Dỗ Cắt Gấp Soạn Khâu Vào bìa
- Bước 1: Tài liệu cần in chính là những ấn phẩm theo yêu cầu của khách hàng, các đơn đặt hàng từ các nhà xuất bản, các toà soạn báo như: NXB Chính trị quốc gia, NXB Tài chính, NXB Kim đồng, NXB Văn học nghệ thuật, toà soạn báo Phụ nữ, Tiền phong, Đầu tư, Diễn đàn doanh nghiệp, báo An ninh, Sức khoẻ… Trong bước này cũng cần chuẩn bị các nguyên vật liệu cần thiết như mực và giấy in và các phụ liệu cho các bước sau.
- Bước 2 : Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, phòng Kế hoạch sản xuất chiụ trách nhiệm chuyển nội dung hợp đồng in cho phân xưởng chế bản Chế bản là một khâu quan trọng trong quy trình công nghệ in Tại đây các bản thảo mẫu mã của khách hàng được đưa vào bộ phận xếp chữ vi tính để tạo ra các bản in mẫu, đồng thời phân màu cho các ảnh phim (nếu có) trong các bản in Sau đó các bản in mẫu được sắp xếp theo một trình tự nhất định rồi được bình, phơi, chụp phim, sửa chữa và trình bản để tạo ra tờ trình.
- Bước 3 : Sau khi thực hiện xong tất cả các công việc ở phân xưởng chế bản, tờ trình được chuyển tới phân xưởng in (phân xưởng Offset) và in ra các ấn phẩm. Phân xưởng in là khâu trọng tâm, nó thực hiện kết hợp bản in giấy và mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu đạt chất lượng Từ năm 1990, công nghệ in Typô đã được thay thế công nghệ in Offset Các bộ phận làm thủ công, độc hại đã được xoá bỏ thay thế bằng những trang thiết bị mới, hiện đại đảm bảo chất lượng, tiết kiệm lao động, bảo vệ sức khoẻ người lao động Trong bước này các nguyên liệu đầu vào được đưa dần vào sử dụng để tạo ra thành phẩm là trang in.
- Bước 4: Thực hiện các công việc ở phân xưởng in xong, các trang in được chuyển tới phân xưởng sách để tiến hành cắt, ghép, khâu, vào bìa và ra ấn phẩm hoàn chỉnh.
- Bước 5 : Cuối cùng, sau khi kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào thành phẩm thực tế, sản xuất ra đạt tiêu chuẩn Phòng Kế hoạch sản xuất tiến hành nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng với đầy đủ số lượng, chất lượng và đảm bảo đúng thời gian ghi trong hợp đồng Đây là bước mà kết quả đầu ra sẽ được đem đi tiêu thụ trên thị trường
Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ
Từ những đặc điểm về sản xuất kinh doanh và chức năng nhiệm vụ của công ty đã trình bày phía trên và để doanh nghiệp có thể hoạt động được một cách thuận lợi và hiệu quả đòi hỏi bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải được bố trí sắp xếp một cách khoa học, với sự phân công phân nhiệm rõ ràng, mạch lạc Công ty Tiến
Bộ là một doanh nghiệp sản xuất vừa, tổ chức sản xuất kinh doanh độc lập trực thuộc Ban Tài chính- Quản trị Trung ương Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, thực hiện chế độ một thủ trưởng.
Bộ máy lãnh đạo của công ty là những người có năng lực trình độ quản lý và điều hành Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty được khái quát tại sơ đồ dưới đây ( sơ đồ1.2)
PHÓ GIÁM ĐỐC 1 PHÓ GIÁM ĐỐC 2
PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG
TRUNG TÂM THỂ THAO TIẾN BỘ
TẠO Điều hành trực tuyến Điều hành Hệ thống quản trị chất lượng
SƠ ĐỒ 1.2 BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN IN
* Hệ thống điều hành quản lý có thẩm quyền gồm :
Quản lý công ty và chịu trách nhiệm trước ban Tài chính - Quản trị Trung ương và pháp luật về sự phát triển của Công ty theo mục tiêu của Ban Tài chính - Quản trị Trung ương giao Là người có quyền quyết định mọi kế hoạch kinh doanh, bổ nhiệm, bãi miễn cách chức, quyết định mức lương, quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Quyết định các dự án đầu tư, các hợp đồng mua bán vay, thông qua các quyết toán hàng năm
- Giám đốc công ty. Điều hành mọi hoạt động của Công ty Tổ chức kế hoạch kinh doanh và các dự án đầu của Công ty, quyết định bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp, quyết định giá mua, giá bán, chịu trách nhiệm cao trước khách hàng về chất lượng sản phẩm của Công ty Chủ trì các cuộc họp, phê duyệt sổ tay chất lượng, quy trình, quy định các hợp đồng kinh tế, trực tiếp chỉ đạo công tác Tài chính
- kế toán, công tác tổ chức cán bộ…
Quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, sản xuất, chất lượng, môi trường sản xuất thuộc lĩnh vực in, gia công sản phẩm, đào tạo và công tác tiếp thị Tham gia xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ đạo hoạt động của các phòng ban phân xưởng về công tác kỹ thuật, đầu tư, môi trường, sáng kiến kỹ thuật…
Quản lý, điều hành lĩnh vực lao động, tiền lương, chế độ, chính sách, đời sống, văn thể, và Trung tâm thể thao Thay mặt Giám đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO-9000.
* Hệ thống phòng chức năng giúp việc gồm :
- Phòng tổ chức tiền lương.
Tham mưu, quản lý và thực hiện các công việc về tổ chức nhân sự, đầu tư, các chế độ chính sách cho ngườ lao động (đào tạo lương bảo hiểm) các quan hệ đối ngoại với cấp trên trong ngành và bên ngoài công ty theo sự uỷ quyền của Giám đốc công ty
- Phòng kế hoạch sản xuất
Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch sản xuất ngắn hạn, dài hạn của Công ty Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất của các phân xưởng sản xuất và trung tâm đào tạo Tham mưu cho giám đốc công ty trong việc khai thác tìm kiếm nguồn công việc, khách hàng mới và các biện pháp duy trì khách hàng truyền thống của Công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc quản lý sử dụng đất đai, văn phòng làm việc, nhà xưởng sản xuất, quản lý bếp ăn phục vụ CBCNV, quản lý điện nước, lễ tân, bảo vệ, văn thư lưu trữ, các quan hệ đối ngoại…Tham mưu cho lãnh đạo công ty về công tác bảo vệ an ninh chính trị nội bộ
- Phòng quản lý chất lượng.
Giúp Đại diện lãnh đạo và Giám đốc Công ty triển khai xây dựng, áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 Giúp Giám đốc xây dựng kê hoạch, chỉ tiêu đảm bảo chất lượng sản phẩm trong toàn công ty.
- Phòng tài chính kế toán.
Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Chủ tịch, Giám đốc Công ty Tham mưu cho Chủ tịch, giám đốc trong công tác quản lý, chỉ đạo Kế toán – tài chính Phân tích, dự đoán lên kế hoạch huy động và sử dụng nguồn vốn theo dõi kiểm soát khả năng thanh toán Cập nhật trung thực chính xác, kịp thời đúng pháp luật các quan hê kinh tế phát sinh.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty về công tác quản lý, sử dụng hiệu quả các tài sản thiết bị thể thao vào hoạt động kinh doanh của công ty.
- Trung tâm đào tạo Đáp ứng yêu cầu về đào tạo ngành nghề chuyên môn theo quy định của Nhà nước Luật xuất bản của cơ quan cấp trên đối với khách hàng và đối với CBCVN công ty.
* Hệ thống sản xuất gồm các phân xưởng :
Tham mưu cho giám đốc công ty về việc đầu tư mua sắm, sử dụng thiết bị chế bản phù hợp có hiệu quả nhất Thiết kế bản phim xếp chữ, bình bản, chuẩn bị bản in phục vụ in offset, làm đúng mẫu và maket của khách hàng.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ
1.4.1 Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Bộ máy kế toán trong công ty đóng vai trò vô cùng quan trọng, chính vì vậy ngay từ ban đầu công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ đã chú trọng xây dựng tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp nhất với đặc điểm, quy mô và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, tất cả các bộ phận kế toán tập trung tại Phòng Kế toán Các phân xưởng không tổ chức kế toán riêng mà các nhân viên kinh tế phân xưởng hỗ trợ cho công tác kế toán của công ty như thu thập chứng từ, ghi chép sổ sách về tình hình sử dụng vật liệu, lao động ở các phân xưởng, sau đó chuyển các chứng từ cùng các ghi chép này về phòng Kế toán để hạch toán công tác kế toán Công tác kế toán tại Công ty do một bộ phận kế toán chuyên trách đảm nhận gọi là Phòng Tài vụ - Kế toán Trong Phòng
Kế toán tài sản cố định
Kế toán vật liệuKế toán tiền l ơngKế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩmKế toán thanh toán Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp Nhân viên kinh tế phân x ởng toán viên Phòng Tài vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc Kế toán trưởng quản lý và điều hành trực tiếp kế toán viên
Phòng kế toán giữ một vai trò hết sức quan trọng vì đây là bộ phận trực tiếp tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác chỉ đạo và quản lý tài chính Chức năng chủ yếu là tập trung vào việc theo dõi, phân tích, dự toán lên các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn vốn, kiểm soát khả năng thanh toán, thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thực hiện các khoản nộp ngân sách theo quy định, cập nhật những chế độ kế toán mới, lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định Phòng kế toán còn có mối liên hệ chặt chẽ với các phòng ban chức năng khác, đóng góp một phần quan trọng trong việc tích kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.3 BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
1.4.2 Phân công lao động trong phòng kế toán
- Kế toán trưởng: đứng đầu tại Phòng Kế toán, chịu trách nhiệm giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo thống nhất về mặt số liệu Kế toán trưởng xác định hình thức kế toán áp dụng cho Công ty, cung cấp các thông tin kinh tế giúp lãnh đạo về công tác chuyên môn kiểm tra tài chính.
- Kế toán tài sản cố định: theo dõi sự biến động của tài sản cố định trong phân xưởng và toàn Công ty, thực hiện khấu hao hàng tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của Công ty.
- Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép tình hình nhập xuất vật tư của Công ty hàng tháng.
- Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và khoản phụ cấp lương cho từng phân xưởng, lập bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tập hợp số liệu và lập báo cáo tổng hợp.
- Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: tổng hợp số liệu từ Phòng Kế toán ở các khâu cung cấp, tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất của Công ty và tính giá thành sản phẩm.
- Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để xuất, nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, chi cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt.
- Phó Phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp và tiêu thụ sản phẩm: theo dõi tình hình xuất nhập tồn thành phẩm Tổng hợp tất cả các số liệu do bộ phận kế toán khác chuyển lên để lập báo cáo quyết toán.
- Nhân viên kinh tế phân xưởng: ghi chép mọi hoạt động tại phân xưởng như tình hình sử dụng vật tư, thời gian làm việc, chấm công )
1.4.3 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán
* Chính sách kế toán áp dụng : Đơn vị tiền tệ ghi chép : Tiền Việt Nam ( VND)
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ cũng như yêu cầu quản lý, từ nhiều năm nay Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” theo Quyết định 167/QĐ – BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính Tuy nhiên từ năm 2003 đến nay, cùng với sự phát triển của hệ thống thông tin và đảm bảo chế độ báo cáo thông tin kịp thời Công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy với phần mềm do Công ty Kiểm toán Nhà nước lập ra và hiện nay đang sử dụng theo hình thức kế toán “Nhật ký chung” theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính.
Kỳ kế toán: Công ty áp dụng kỳ kế toán theo tháng (bởi vì sản phẩm sản xuất của Công ty có chu kỳ sản xuất ngắn) Niên độ kế toán áp dụng theo năm trùng với năm dương lịch (từ 1/1 đến 31/12).
Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho : phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho : phương pháp thẻ song song. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho : tính giá theo bình quân cả kỳ dự trữ.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định : công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, việc xác định và tính toán khấu hao tài sản cố định được tiến hành hàng tháng trên sổ chi tiết số 5 Việc khấu hao tài sản cố định trong điều kiện máy móc thiết bị sản xuất của Công ty hầu hết là máy mới sử dụng được từ 3 đến 5 năm, để đơn giản cho việc theo dõi Công ty xác định tỷ lệ khấu hao 15% đối với máy móc thiết bị sản xuất và 5% đối với nhà cửa đất đai Tỷ lệ khấu hao này được cơ quan chủ quản cấp trên chấp nhận
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, thuế suất 5%
* Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán.
Chứng từ là bằng chứng cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cũng đồng thời là công cụ cho việc đối chiếu kiểm tra tính hiện hữu phát sinh của một nghiệp vụ kinh tế Chính vì vậy việc sử dụng, ghi chép, lưu giữ, bảo quản chứng từ là một việc quan trọng.Các chứng từ mà công ty sử dụng có nội dung, hình thức lập theo đúng quy định trong Luật kế toán và Quyết đinh 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và Nghị định số 85/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều luật về quản lý thuế làm khung pháp lý để thực hiện các nghĩa vụ về thuế của mình.
Một số chứng từ mà công ty sử dụng :
- Bảng chấm công bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền lương
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN IN TIẾN BỘ
Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất tại công ty TNHH một thành viên in Tiến Bộ
2.1.1 Đặc điểm chi phí sản xuất và phân loại chi phí sản xuất
2.1.1.1 Đặc điểm chi phí sản xuất.
Chi phí sản xuất ở công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ hiện nay được xác định là toàn bộ chi phí phát sinh trong phạm vi toàn doanh nghiệp có liên quan đến việc sản xuất sản phẩm Chi phí sản xuất phát sinh trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chính vì vậy để công tác quản lý và hạch toán được thực hiện tốt nhất, kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo từng tháng.
2.1.1.2 Phân loại chi phí sản xuất.
Nhằm mục tiêu phục vụ cho công tác quản lý và yêu cầu tính giá thành. Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ tiến hành phân loại chi phí sản xuất trong tháng theo mục đích và công dụng kinh tế của chi phí Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được chia thành các khoản mục sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm những chi phí phục vụ trực tiếp cho sản xuất sản phẩm như: giấy, mực, dây, keo…
Trên thực tế có nhiều khách hàng mang Giấy, bìa của họ đến thuê Công ty chỉ in và hoàn chỉnh sản phẩm cho họ Vì vây để thuận tiện cho việc quản lý Công ty đã chủ động tách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thành 2 loại là Giấy, bìa và Công in (theo cách gọi của Công ty):
+ Chi phí Giấy, bìa bao gồm tất cả các loại Giấy và Bìa
+ Chi phí Công in bao gồm: các loại Mực in, dây, keo
- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm chi phí về tiền lương, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân trực tiếp sản xuất tại các phân xưởng,
- Chi phí sản xuất chung: bao gồm các chi phí dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở các phân xưởng sản xuất ( phân xưởng chế bản, phân xưởng in, phân xưởng sách, phân xưởng cơ điện ).
+ Chi phí nhân viên phân xưởng: là các chi phí liên quan phải trả cho nhân viên phân xưởng như tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp cho nhân viên kinh tế, quản lý phân xưởng, thủ kho…
+ Chi phí vật liệu: là các chi phí về các loại vật liệu sử dụng cho phân xưởng như: vật liệu dùng để bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị của các phân xưởng, vật liệu dùng cho yêu cầu quản lý chung ở phân xưởng sản xuất.
+ Chi phí công cụ, dụng cụ: là chi phí về công cụ, dụng cụ dùng cho nhu cầu sản xuất chung ở phân xưởng như khuôn mẫu, dụng cụ gá lắp, dụng cụ cầm tay…
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng tại các phân xưởng sản xuất như: khấu hao máy móc thiết bị, nhà xưởng.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những chi phí về lao vụ, dịch vụ mua ngoài dùng cho hoạt động sản xuất của phân xưởng như điện, nước, điện thoại…
+ Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phi bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất như tiền thanh toán sửa chữa máy móc thuê ngoài, chi phí hội nghị, tiếp khách… của phân xưởng.
2.1.2 Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất Để hạch toán chi phí sản xuất được chính xác, kịp thời đòi hỏi công việc đầu tiên mà nhà quản lý phải làm là xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất Đây là một công việc vô cùng quan trọng của tổ chức kế toán quá trình sản xuất.
Sản phẩm của Công ty TNHH một thành viên in Tiến Bộ là các ấn phẩm sách báo, tạp chí, văn kiện phong phú về mặt chủng loại và đa dạng về kích cỡ, chất liệu nên đặc thù sản xuất là hàng loạt theo đơn đặt hàng Quy trình công nghệ sản chế bản, in và hoàn thiện Để phù hợp với quy trình công nghệ kiểu liên tục, công ty đã tổ chức sản xuất theo các phân xưởng phù hợp với quy trình sản xuất sản phẩm đó là các phân xưởng : PX chế bản, PX in và PX sách, PX phân mầu Do vậy, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất và được công ty tập hợp cho toàn doanh nghiệp
Tuy nhiên do yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất của công ty nên việc tập hợp chi phí sản xuất còn được xác định theo phân xưởng sản xuất để từ đó các nhà quản trị của công ty có thể tiến hành xây dựng định mức CPSX cho từng PX, cho từng nhóm sản phẩm.
2.1.3 Kế toán chi phí sản xuất
2.1.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
* Đặc điểm kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp (70 % – 80%) Các nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm của công ty bao gồm có các nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu. Chính vì vậy việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một cách thức hữu hiệu để tiết kiệm chi phí, góp phần giảm giá thành sản phẩm cho doanh nghiệp.
Chi phí nguyên vật liệu bên cạnh cách phân chia giấy bìa và công in đã trình bày ở trên, còn phân chia thành các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, và nhiên liệu.
- Nguyên vật liệu chính bao gồm có : giấy và mực in Trong đó :
Thực trạng tính giá thành sản phẩm
2.2.1 Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ
Việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ là một công đoạn cần thiết khi muốn tính được giá thành sản phẩm chính xác và đầy đủ
Sản phẩm dở dang của công ty là những ấn phẩm sách báo, tạp chí, … vào thời gian cuối tháng vẫn đang còn nằm trên dây chuyền sản xuất, chưa hoàn thành. Trong các nhóm sản phẩm chính của công ty hiện nay thì nhóm sản phẩm sách , báo và tạp chí là có khối lượng sản phẩm dở dang lớn nhất.
Có nhiều phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang, do đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng có của mình, công ty đã áp dụng phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí sản xuất định mức
Việc đánh giá sản phẩm dở dang tại công ty được tiến hành như sau:
Cuối tháng, nhân viên phân xưởng sẽ tiến hành thống kê sản phẩm dở dang tại phân xưởng mình cũng như các nguyên vật liệu còn tồn tại phân xưởng tại thời điểm cuối kỳ Sau đó xác định mức độ hoàn thành của đơn đặt hàng đó
Dựa vào chi phí sản xuất dở dang năm 2006
Có thể khái quát công tác đánh giá sản phẩm dở dang tại công ty In Tiến Bộ như sau :
Từng PX kiểm kê sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu còn tồn ở PX Đánh giá mức độ hoàn thành của sản phẩm( dựa trên định mức đã có sẵn)
Lập bảng sản phẩm dở dang
Lập Biên bản kiểm kê hàng còn lại( chi tiết cho từng PX)- xác định CPSXKDD
Sơ đồ 2.4 Quy trình đánh giá sản phẩm dở dang.
Biểu số 2.20 Định mức CPSX công in đối với từng loại sản phẩm
Khoản mục Sách Báo tạp chí Văn hoá phẩm Phân màu
Sản phẩm của công ty rất đa dạng song vẫn được sản xuất trên cùng một qui trình công nghệ và sử dụng cùng một loại nguyên vật liệu Tuỳ từng loại sản phẩm mà có những yêu cầu kỹ thuật khác nhau Do vậy để quản lý thành phẩm một cách thống nhất Công ty đã thực hiện qui đổi các trang in có khuôn khổ màu sắc khác nhau về trang in tiêu chuẩn khổ 13 x 19 có một màu theo công thức:
Số trang in tiêu chuẩn
= Số trang in thực tế
X Số màu in trên trang
Hệ số khuôn khổ = Khuôn khổ thực tế trang in
Như vậy số trang in quy đổi ra trang in tiêu chuẩn tính được như sau:
Cộng : 554 trang 13 x 19 Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê sản phẩm dở dang cuối kỳ để thực hiện tính giá thành sản phẩm hoàn thành (có biên bản “Sản phẩm dở dang”) Đồng thời kế toán tiến hành kiểm kê các loại nguyên vật liệu đã xuất dùng sản xuất trong kỳ. đến cuối tháng vẫn còn và được tính vào CPSX kinh doanh dở dang cuối kỳ của từng phân xưởng như mực in, phim, dầu hoả, dầu pha mực… (Xem “Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá” ).
Căn cứ vào “Báo cáo kiểm kê hàng còn lại” của từng phân xưởng và biên bản “Sản phẩm dở dang” , kế toán lập “Biên bản kiểm kê hàng còn lại”, phần việc này được kế toán vật tư thực hiện trên Microsoft Excel.
Biểu số 2.21 Sản phẩm dở dang
Công ty In Tiến Bộ SẢN PHẨM DỞ DANG
Tháng 11 năm 2007 Tên tài liệu Số lượng Trang in
13*19 (1000 trang) độ HTMức Tỷ lệ Tiền công in Tiền giấy
Biểu số 2.22 Báo cáo kiểm kê hàng còn lại
Công ty In Tiến Bộ
Phân xưởng chế bản BÁO CÁO KIỂM KÊ HÀNG CÒN LẠI
Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Biểu số 2.23 Biên bản kiểm kê hàng còn lại
CÔNG TY IN TIẾN BỘ
Bảng tổng hợp Hàng còn lại
BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG CÒN LẠI
TT Tên phân xưởng Đơn vị tính Số lượng
Trang in13*19 (1000 trang) Đơn giá
( ghi nham) Ngày 03 tháng 12 năm 2007
` Kế toán trưởng Kế toán vật tư
2.2.2 Đối tượng đơn vị tính và phương pháp tính giá thành sản phẩm
2.2.2.1 Đối tượng và đơn vị tính
Qui trình công nghệ sản xuất của Công ty là qui trình sản xuất liên tục bao gồm các giai đoạn công nghệ kế tiếp nhau, sản phẩm hoàn thành giai đoạn cuối cùng mới là được coi là thành phẩm, sản phẩm của công ty lại rất đa dạng nên kế toán công ty xác định đối tượng tính giá thành là từng nhóm sản phẩm Hiện nay, công ty có 5 nhóm sản phẩm là : sách ; báo tạp chí ; văn hoá phẩm ; việc khác và phân màu Đơn vị tính giá thành tại công ty là trang in một màu, khổ 13 x 19.
2.2.2.2 Kỳ tính giá thành sản phẩm.
Do những đặc thù sản xuất của công ty in Tiến Bộ là mang tính chất liên tục và các giai đoạn công nghệ kế tiếp nhau, chu kì sản xuất ngắn, kỳ tính giá thành sản phẩm được xác định là 1 tháng Điều đó phù hợp với thực tế và tình hình công tác tổ chức kế toán của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước.
2.2.2.3 Phương pháp tính giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm in là giấy in giấy thơm bao gồm nhiều loại như: giấy Inđônêxia, giấy Bãi Bằng giấy Tân Mai Việc lựa chọn nguyên vật liệu in (giấy in) là do khách hàng lựa chọn Do vậy ngay từ khâu tập hợp chi phí sản xuất Công ty đã tách riêng Giấy in và Công in (theo cách gọi của Công ty) để thuận tiện cho việc tính giá thành sản phẩm Công ty rất chú ý đến tính giá thành công in.
Giá thành Giấy in chỉ bao gồm chi phí về giấy in như giấy ruột giấy bìa… Căn cứ vào yêu cầu trong hợp đồng đặt in về khuôn khổ loại giấy in Công ty sẽ tính ra được giá thành giấy in dựa trên đơn giá xuất kho giấy in và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của công ty.
Còn giá thành Công in được Công ty tính toán theo phương pháp tính giá thành tỷ lệ Cụ thể như sau:
Tập hợp chi phí sản xuất thực tế trong tháng sau đó dựa vào giá thành thực tế năm trước lập giá thành kế hoạch cho từng nhóm sản phẩm năm nay (sách; báo. tạp chí; văn hoá phẩm; việc vặt và phân màu ) theo các khoản mục chi phí và tính giá thành theo sản lượng thực tế.
Tổng giá thành thực tế theo khoản mục
Giá thành kế hoạch theo sản lượng thực tế x Tỷ lệ giá thành
Giá thành kế hoạch theo sản lượng thực tế
Giá thành kế hoạch đơn vị sản phẩm xSản lượng thực tế
= Giá thành thực tế của nhóm sản phẩm (chi phí công in) Giá thành kế hoạch của nhóm sản phẩm
Giá thành đơn vị của nhóm sản phẩm
= Tổng giá thành thực tế của nhóm sản phẩm
Sản lượng thực tế của nhóm sản phẩm
2.2.3 Kế toán tính giá thành sản phẩm
Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ ngoài việc nhận sản xuất theo các đơn đặt hàng còn nhận gia công cho một số công ty khác (khách hàng mang giấy đến công ty chịu trách nhiệm in trên giấy khách hàng đã mang tới) Để tiện cho việc theo dõi tính giá thành sản phẩm được chính xác và thuận tiện, công ty đã tách riêng phần chi phí về giấy in cho từng loại sản phẩm và cuối tháng được tập hợp lại để tính toán giá thành sản phẩm Những chi phí còn lại bao gồm cả mực, ghim, dầu hoả, keo,…được tính vào chi phí của công in.
Trong công ty, riêng bộ phận phân màu ngoài nhiệm vụ chính là phục vụ sản xuất theo yêu cầu của công ty còn nhận gia công một số đơn đặt hàng của khách hàng ngoài công ty do vậy các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung phục vụ cho những đơn đặt hàng này bộ phận phân màu sẽ phải chịu riêng, không được tính vào chi phí sản xuất của công ty
Số chi phí làm ngoài công ty
Tổng chi phí thực tế của bộ phận phân màu
X Sản lượng làm ngoài công ty Tổng sản lượng của bộ phận phân màu
Trong tháng 11/2007: kế toán tính được chi phí làm ngoài của bộ phận phân màu là: 23.623.516
Từ “Báo cáo chi phí phát sinh theo phân xưởng” và các Sổ chi tiết TK 621.
TK 622 TK 627 kế toán giá thành thống kê được chi phí đối với từng nhóm sản phẩm như sau:
Trong đó: + chi phí giấy: 2.709.430.348 chi phí giấy của sách: 148.884.763 chi phí giấy của báo, Tạp chí: 2.536.037.566 chi phí giấy của văn hoá phẩm: 8.740.735 chi phí giấy của việc khác: 15.767.284
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
Đánh giá thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ
3.1 Đánh giá thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ.
* Bộ máy tổ chức kế toán
Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ có bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty, việc phân công lao động hợp lý theo khả năng của nhân viên từng phòng Mặt khác, là một doanh nghiệp sản xuất lớn với số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nhiều nên nhà máy lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp, nhất là trong điều kiện công ty đang áp dụng máy vi tính và cài đặt phần mềm kế toán trong việc hạch toán Nhờ đó, làm giảm nhẹ được khối lượng ghi chép, tính toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin trung thực, kịp thời phục vụ cho ban giám đốc có những quyết định điều hành sản xuất kinh doanh đúng đắn Phòng kế toán trung tâm của đơn vị bao gồm các bộ phận có cơ cấu phù hợp với các khâu của công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên thống kê ở các phân xưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện kế hoạch ban đầu, thu nhận kiểm tra sơ bộ các bộ chứng từ và gửi các chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Việc thiết kế và tổ chức bộ máy theo hình thức tập trung như vậy giúp cho việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý được tiến hành tốt hơn Bộ máy kế toán tuy không lớn nhưng việc phân công phân nhiệm là khá rõ ràng, không có sự trùng lắp, chồng chéo Điều này giúp ích cho lãnh đạo có được thông tin kịp thời chính xác để từ đó có những quyết định đúng đắn về kinh tế Bộ máy kế toán công ty đã làm rất tốt chức năng của mình là bộ phận tham mưu cho Ban giám đốc trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh và đầu tư.
* Về sổ sách và chứng từ kế toán
Sổ sách , chứng từ kế toán sử dụng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm nhìn chung đều tuân thủ các quy định, chế độ tài chính hiện hành Kế toán công ty đồng thời cũng chú ý tuân thủ việc ghi chép và phản ánh theo đúng thời gian và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng.Việc tổ chức, luân chuyển chứng từ theo đúng các trình tự theo quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ như các phiếu xuất kho, hóa đơn mua ngoài, phiếu chi tiền… liên quan trực tiếp tới việc ghi chép kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm được bảo quản một cách thường xuyên, đồng thời được theo dõi, kiểm tra nhằm đảm bảo hệ thống chứng từ phản ánh đúng đắn đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Microsoft Access do tư nhân thiết kế và đưa vào sử dụng đã tích kiệm sức lao động và thời gian cho cán bộ kế toán trong việc vận dụng, lưu giữ Do công ty có sử dụng phần mềm kế toán nên các chứng từ như : phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn… đều có sẵn trong máy, Trên cơ sở các đề mục có sẵn, kế toán chỉ việc nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khoản sử dụng… theo các gợi ý đó.Việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán chi phí và tính giá thành nói riêng và công tác kế toán nói chung đã giúp việc nhập số liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán Các số liệu trên các sổ và các báo cáo kế toán được chương trình xử lý trực tiếp từ các chứng từ gốc, việc tìm và sửa sai sót trở nên dễ dàng hơn rất nhiều Việc sử dụng phần mềm kế toán còn giúp tíết kiệm chi phí cho công ty như giấy, mực, chi phí lưu giữ toàn bộ chứng từ, số sách kế toán các loại So với kế toán thủ công việc lưu trữ trên máy ưu việt hơn rất nhiều, vì khối lượng chứng từ sổ sách nhiều, dễ nhầm lẫn gây khó khăn cho cán bộ kế toán khi lưu trữ và tra cứu Với phần mềm kế toán, các công việc trên sẽ được thực hiện dễ dàng hơn nhiều, vì chỉ cần một dung lượng nhỏ của ổ máy tính có thể lưu giữ một dung lượng lớn các thông tin kế toán.
* Về hệ thống tài khoản :
Các tài khoản kế toán chi phí mà công ty sử dụng như TK 621, 622, 627,… phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, hệ thống này được xây dựng dựa trên QĐ 15/2006/QĐ - BTC của Bộ Tài chính Một số tài khoản được chi tiết cụ thể để tiện theo dõi, tùy theo đặc điểm theo dõi chi phí của công ty Còn lại hầu hết các tài khoản đều theo dõi ở mức độ tổng hợp Việc theo dõi chi tiết theo chi phí từng phân xưởng và theo từng nhóm sản phẩm cũng được lập trình trên máy, tuy nhiên không có sự chi tiết đến từng tài khoản, việc theo dõi này chỉ nhằm phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ tại công ty.
* Công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Tại công ty In Tiến Bộ, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất cuối cùng lại là toàn bộ giai đoạn công nghệ, sau đó mới tiến hành phân bổ theo giá thành kế hoạch Đối tượng tính giá thành sản phẩm là nhóm sản phẩm đảm bảo xác định chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh cho từng loại sản phẩm.
Kỳ tính giá thành và phương pháp tính giá thành.
Kỳ tính giá thành sản phẩm của đơn vị là tháng, phù hợp với chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn nên thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc lập các báo cáo tài chính.
Phương pháp tính giá thành sản phẩm của công ty phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh, việc chia giá thành sản phẩm của công ty làm hai loại là giấy và công in giúp cho việc hạch toán được chính xác và đầy đủ.
Chi phí sản xuất chung.
Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ áp dụng việc phân chia chi phí sản xuất chung thành các khoản mục nhỏ như chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ,…Việc phân chia này giúp việc cho việc quản trị chi phí được tốt hơn, đảm bảo phân bổ cho từng đối tượng sản phẩm một cách hợp lý.
Nhìn chung, công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán tập hợp chi phí và nhiên, bên cạnh những mặt tích cực thì công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng còn một số điểm hạn chế, tồn tại cần phải khắc phục và rút kinh nghiệm để công tác kế toán trong công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa.
3,1,2, Tồn tại và nguyên nhân chủ yếu,
- Thứ nhất, về đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Tại công ty In Tiến Bộ, chi phí sản xuất được các nhân viên phân xưởng tập hợp lên phòng kế toán theo từng phân xưởng Tại đây, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí theo từng phân xưởng, tuy nhiên đối tượng tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm cuối cùng lại không phải là từng phân xưởng mà là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất, sau đó mới phân bổ theo giá thành kế hoạch cho từng nhóm sản phẩm Việc tập hợp chi phí theo phân xưởng chỉ để phục vụ cho mục đích quản trị chi phí, chi phí sản xuất được tập hợp vào cuối tháng
- Thứ hai, về vấn đề hạch toán lương,
Công ty là một doanh nghiệp sản xuất với số lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động tại công ty, chi phí nhân công trực tiếp phát sinh hàng tháng tương đối lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, Mặt khác, do công nhân nghỉ phép không đều nhau nên chi phí tiền lương phải trả cho công nhân viên nghỉ phép không đều nhau giữa các kỳ trong năm nhưng công ty lại không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất Điều này làm ảnh hưởng lớn chi phí sản xuất của kỳ tính lương nghỉ phép, do đó ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm Nếu như trong năm số ngày nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp càng lớn thì ảnh hưởng của chi phí này tới giá thành của kỳ tính lương càng nhiều Vì vậy, sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Mỗi phân xưởng đều có những người lao động trực tiếp tham gia sản xuất và những người tham gia gián tiếp Bộ phận những người tham gia lao động gián tiếp này thường là các quản đốc phân xưởng, và các nhân viên phục vụ, lao công tạp vụ thuộc phân xưởng đó Những người này hưởng lương theo thời gian và theo nguyên tắc,lương của họ được hạch toán vào chi phí sản xuất chung Thế nhưng doanh nghiệp chỉ tiến hành hạch toán lương của công nhân, nhân viên, cán bộ tại hai phân xưởng cơ điện và kho giấy vào TK 6271 : chi phí nhân công gián tiếp Còn lại những người hưởng lương gián tiếp tại các phân xưởng khác đều được hạch toán vào TK 622.
- Thứ ba, về cách gọi tên và sổ sách sử dụng. Để hạch toán chi phí SXC trong kỳ, kế toán sử dụng sổ cái TK 627 và các sổ chi tiết cấp 2 : TK 6271TK 6278 để theo dõi chi tiết chi phí nhân công, vật liệu gián tiếp, khấu hao… phát sinh tại các phân xưởng, tuy nhiên doanh nghiệp lại gọi các sổ chi tiết này là sổ cái Điều này là không hợp lý vì theo quy định của chế độ hiện hành sổ cái phải là sổ kế toán phản ánh tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh…của doanh nghiệp Trên thực tế các sổ mở cho các tài khoản cấp 2 của 627 này phản ánh từng khoản mục chi phí phát sinh tại các phân xưởng như chi phí nhân công, vật liệu…với mục đích chi tiết cho sổ cái TK 627.
Doanh nghiệp cũng không tiến hành mở sổ chi tiết tài khoản 154 theo từng nhóm tài liệu sách báo mà chỉ mở sổ cái TK 154 theo dõi chung cho tất cả các ấn phẩm với mục đích lập các báo cáo tài chính và tính ra lãi lỗ trong kỳ Nguyên nhân chủ yếu là do phần mềm kế toán chưa hoàn thiện, việc tính giá thành sản phẩm cuối kỳ hoàn toàn được kế toán gía thành đưa vào Excel và tính bằng tay bằng cách tổng cộng chi phí và tiến hành phân bổ cho giá thành kế hoạch theo từng mặt hàng