Ứng dụng thương mại điện tử vào hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn tiếp vận vinafco

LỜI NĨI ĐẦU Trong kinh tế thị trường, tính phổ dụng, nhanh chóng, an tồn tin cậy giao dịch yếu tố định thành công doanh nghiệp, áp dụng thương mại điện tử (TMĐT) tất yếu Trong thập kỷ qua, nhờ có ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh, thương mại tồn cầu có bước phát triển đột phá thông qua việc sử dụng xa lộ thông tin làm phương tiện giao dịch thực nghiệp vụ thương mại Ở nước ta nay, hoạt động TMĐT diễn sôi động Áp dụng thương mại điện tử chiến lược hàng đầu để tạo lợi cạnh tranh góp phần vào cơng phát triển kinh tế đất nước Chính vậy, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kế hoạch triển khai thương mại điện tử cho riêng mình, để khai thác hội TMĐT đem lại đối phó với thách thức môi trường cạnh tranh TMĐT giải pháp hiệu có nhiều ưu điểm vượt trội so với thương mại truyền thống Với xuất TMĐT, thương mại truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế hoạt động giao dịch nghiệp vụ thương mại Việt Nam q trình tích cực hội nhập vào kinh tế khu vực giới Dù muốn hay không doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh liệt không nước thị trường quốc tế Các doanh nghiệp nước ngồi, mạnh vốn, cơng nghệ kinh nghiệm thông qua TMĐT để thâm nhập thị trường Việt Nam, cạnh tranh với doanh nghiệp Việt Nam Quy luật cạnh tranh không loại trừ doanh nghiệp nào, loại hình nào, lĩnh vực Cũng lĩnh vực khác, dù mẻ Việt Nam lĩnh kinh doanh Logistics biến đổi không ngừng chịu áp lực cạnh tranh lớn Ứng dụng CNTT –TMĐT để nâng cao lực cạnh tranh biện pháp hữu hiệu doanh nghiệp lĩnh vực Bởi lượng thông tin trao đổi lĩnh vực Logistics lớn định đến tốc độ hồn thành cơng việc, nâng cao hiệu làm việc Vậy TMĐT tác động đến hoạt động Logistics ?, TMĐT giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp kinh doanh Logistics, từ doanh nghiệp lựa chọn mơ hình phù hợp hiệu Đó câu hỏi hóc búa đặt cho nhà lãnh đạo để giúp cơng ty phát triển lớn mạnh Hơn nữa, lĩnh vực Logistics mẻ, việc phân tích tác động TMĐT đến hoạt động doanh nghiệp lĩnh vực cần thiết Xuất phát từ mục đích qua thời gian thực tập cơng ty TNHH tiếp vận VINAFCO (Vinafco Logistics)- công ty Logistics hàng đầu Việt Nam, em xin chọn đề tài :“ Ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh công ty TNHH tiếp vận VINAFCO ” Trong khn khổ đề tài, em xin trình bày ba phần lớn sau: Phần I: Sự cần thiết việc ứng dụng TMĐT vào trình quản lý phân phối sản phẩm Phần II: Khái quát công ty TNHH VINAFCO LOGISTICS khả ứng dụng TMĐT vào hoạt động quản lý phân phối sản phẩm công ty Phần III: Xây dựng dự án phát triển TMĐT vào trình quản lý phân phối sản phẩm Vinafco Logistics Qua đề tài, em hi vọng đem lại số thơng tin hữu ích cho doanh nghiệp Logistics Do thời gian phạm vi nghiên cứu có hạn, chắn đề tài khơng tránh khỏi số thiếu sót, em mong thầy bạn đọc góp ý, để em hoàn thiện đề tài Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình TS Nguyễn Đình Thọ anh chị cơng ty Vinafco Logistics giúp đỡ em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 06 năm 2006 CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TMĐT VÀO QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI SẢN PHẨM I/ Vai trò việc ứng dụng thương mại điện tử vào trình quản lý phân phối sản phẩm Ứng dụng TMĐT vào việc khai thác chuỗi cung cấp 1.1 Logistics - Chuỗi cung cấp quản lý chuỗi cung cấp Hiện có nhiều định nghĩa khác logistics Theo Ủy ban quản trị Logistics:"quản trị logistics q trình hoạch định, thực kiểm sốt cách có hiệu lực, hiệu hoạt động vận chuyển, lưu trữ hàng hố, dịch vụ thơng tin có liên quan từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ cuối với mục đích thoả mãn nhu cầu khách hàng"(Douglas M lambert, Fundamental of Logistics, p.3,Mc Graw-Hill, 1998) Điều có nghĩa logistics bao gồm dịch vụ kinh doanh liên quan đến vận tải (đường biển, đường hàng không…), lưu kho, bến bãi, xếp hàng hố sẵn sàng cho q trình vận chuyển, ghi kí mã hiệu, nhãn hiệu phân phối nơi theo yêu cầu người uỷ thác Từ cuối kỉ 20, logistics mở rộng thêm mặt hoạt động lợi ích khác Khái niệm mở rộng gọi quản trị dây chuyền cung ứng hay quản lý chuỗi cung cấp (supply chain management) Chuỗi cung cấp quy trình phối hợp, tổ chức kiểm soát chu chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm thông tin từ nhà cung cấp qua khâu trung gian đến người tiêu dùng cuối nhằm thoả mãn nhu cầu họ Chuỗi cung cấp chức (trong cung ứng xét đơn lẻ tổ chức chức năng) Chuỗi cung cấp chuỗi xuyên suốt từ đầu vào đến đầu Đây qui trình phối hợp, tổ chức kiểm sốt dịng lưu chuyển vật tư, sản phẩm nhiều tổ chức, đảm bảo thơng suốt dịng chảy quan trọng Chuỗi cung cấp gồm nhiều mắt xích bao gồm nhà cung cấp nhà cung cấp, nhà cung cấp khách hàng, khách hàng khách hàng… Cùng với phát triển sản xuất, công nghệ thông tin, chuỗi cung cấp ngày phức tạp Vai trị cơng nghệ thơng tin quản lý chuỗi cung cấp ngày lớn ESCAP định nghĩa: quản lý chuỗi cung cấp (supply chain management) tổng hợp hoạt động tổ chức chuỗi cung cấp phản hồi trở lại thông tin cần thiết, kịp thời cách sử dụng mạng lưới thơng tin truyền thơng kĩ thuật số Cịn theo định nghĩa từ hội thảo quản lý chuỗi cung cấp thì: Quản lý chuỗi cung cấp hội nhập trình kinh doanh từ người sử dụng cuối đến nhà cung cấp nguyên vật liệu, thông qua việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông tin đem thêm giá trị cho khách hàng (Giáo trình thương mại điện tử_ chủ biên TS Trần Hoè) Nó bao gồm nhiều hoạt động: mua hàng, phân phối kiểm soát nguyên vật liệu, phân phối nguyên vật liệu… Chức quản lý chuỗi cung cấp hàng hoá lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp tất hoạt động chuỗi cung cấp hàng hoá Việc tổ chức hiệu hoạt động chuỗi cung cấp hàng hố đem lại thành cơng lớn cho doanh nghiệp thực TMĐT thành công phụ thuộc vào hệ thống hỗ trợ thông tin Với hệ thống đồ sộ hoạt động, trợ giúp cơng nghệ thơng tin, người khó quản lý tồn chu trình tối ưu hố khâu chu trình Mục đích quản lý chuỗi cung cấp giảm rủi ro q trình cung cấp hàng hố cho khách hàng, rủi ro ảnh hưởng tới mức độ tồn kho, vịng đời sản phẩm, q trình thực dịch vụ khách hàng Tất điều đem lại đóng góp lớn lao lợi nhuận lợi cạnh tranh Hơn nữa, mắt xích chuỗi cung cấp hoạt động khơng tốt dây chuyền bị ngưng trệ Vì vậy, quản lý chuỗi cung cấp công việc quan trọng nhà quản trị kinh doanh, đảm bảo trình kinh doanh diễn liên tục ổn định 1.2 Ứng dụng TMĐT vào khai thác chuỗi cung cấp Sự xuất TMĐT giúp cho trình tìm kiếm nhà cung cấp địa phương, quốc gia khác dễ dàng nhiều (ví dụ đấu thầu điện tử) Và việc tìm kiếm khách hàng dễ dàng với chi phí thấp Điều đặc biệt có ý nghĩa chuỗi cung cấp tồn cầu Chuỗi cung cấp toàn cầu dài hơn, phức tạp hơn, liên lạc gặp nhiều khó khăn nhiều chi phí, thơng tin trao đổi địi hỏi nhiều ngôn ngữ khác nhau, thông tin trao đổi nhiều chiều, cập nhật liên tục Vì thế, TMĐT phương tiện tối ưu hỗ trợ cho quản lý chuỗi cung cấp hàng hố tồn cầu Cơng nghệ thơng tin hỗ trợ chuỗi cung cấp hàng hố tồn cầu không thông qua hệ thống EDI (truyền liệu điện tử), phương tiện giao tiếp mà cung cấp chuyên gia trực tuyến để kịp thời ứng phó với khó khăn bất ngờ Cơng nghệ thơng tin đồng thời phương tiện giúp tìm đối tác kinh doanh phù hợp quảng bá doanh nghiệp, thương hiệu Đối với doanh nghiệp sản xuất, có trợ giúp TMĐT giúp doanh nghiệp tìm kiếm dễ dàng nguyên vật liệu giá rẻ, sản phẩm rẻ nguồn lao động rẻ, giúp họ tiếp cận, học hỏi công nghệ sản xuất cao hơn, đem lại hội hợp tác kinh doanh hiệu TMĐT mở đường cho doanh nghiệp tiếp xúc với toàn giới đem lại hội kinh doanh toàn cầu TMĐT giúp cho quản lý chuỗi cung cấp hiệu Điều giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó diễn biến thay đổi thị trường TMĐT tác động khâu chuỗi cung cấp tích hợp tạo nên tối ưu cho trình Từ phân tích cho ta thấy: TMĐT đã, đang, ứng dụng rộng rãi tất khâu chuỗi cung cấp Điều có nghĩa TMĐT ứng dụng logistics quản trị logistics, quản lý chuỗi cung cấp khái niệm mở rộng logistics Ngày nay, với phát triển vũ bão công nghệ thông tin mở thời thách thức Khơng riêng lĩnh vực logistics mà lĩnh vực kinh doanh khác cần phải nắm bắt hội tận dụng TMĐT cho tối ưu Ứng dụng TMĐT vào quản lý phân phối sản phẩm Quản lý phân phối sản phẩm số hoạt động chuỗi hoạt động logistics Nó coi mắt xích chuỗi cung cấp hàng hố Cũng hoạt động khác, quản lý phân phối sản phẩm chịu tác động TMĐT việc ứng dụng TMĐT tạo ưu việt cho hoạt động 2.1 Ứng dụng hoạt động quản lý Trước đây, nhiều hoạt động chuỗi cung cấp hàng hoá quản lý tay, phương pháp quản lý khơng hiệu Vì vậy, từ ngày đầu sử dụng máy tính vào kinh doanh, máy tính tập trung vào tự động hoá chuỗi cung cấp Chúng hỗ trợ nhiều phân khúc ngắn chuỗi cung cấp hàng hoá Đối với hoạt động quản lý sản phẩm, xuất nhiều chương trình phần mềm giúp quản lý tồn kho đến danh mục sản phẩm, thông tin chi tiết sản phẩm làm cho trình cung cấp hàng hố ln chủ động Với trợ giúp phần mềm cắt giảm lượng lớn nhân viên quản lý kho cắt giảm chi phí khác, xác nhanh nhiều Tuy nhiên, TMĐT giúp quản lý hàng tồn kho thơi chưa đủ, lịch trình sản xuất liên quan đến quản lý tồn kho kế hoạch mua sắm Đến đầu năm 1960, mơ hình kế hoạch hoá nguyên liệu (MRP) phát minh Phần mềm có ứng dụng nhiều trường hợp giúp quản lý chuỗi cung cấp dễ dàng Rất nhiều hoạt động logistics quản lý chuỗi cung cấp liên quan mật thiết với Do đó, nhiều phần mềm đời phản ánh mối tương quan hoạt động (như kế hoạch sản xuất liên quan tới dự trữ nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn kho…) phần mềm giúp xác định lượng tối ưu cho phận, hay mục tiêu mà hoạt động cần đạt đến Điều làm giảm bớt chi phí vơ ích- mà người khó thực dựa vào tính tốn thủ cơng Có thể nói: TMĐT giải pháp mang tính đột phá quản trị logistics hay quản trị chuỗi cung cấp 2.2 Ứng dụng phân phối sản phẩm Quá trình phân phối di chuyển hàng hoá tổ chức (người sản xuất, kinh doanh…); bao gồm vận chuyển hàng hố loại phương tiện khác từ địa điểm sang địa điểm khác, từ nước sang nước kia, có phối hợp hoạt động chức khác nhau, nhằm đảm bảo chu chuyển hàng hoá liên tục từ giai đoạn tiền sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối Như vậy, trình phân phối hoạt động logistics có liên quan mật thiết với Nếu thiếu kế hoạch khoa học, quản lý chặt chẽ, sát tồn q trình chu chuyển hàng hố, dịch vụ phức tạp không thực cách nhịp nhàng, liên tục Chính vậy, người ta ví tồn q trình phân phối "băng tải" hàng hố chuyển động khơng ngừng tổ chức giám sát công nghệ logistics Logistics cơng nghệ quản lý, kiểm sốt tồn trình phân phối, sản xuất, tiêu thụ cách đồng Một công nghệ theo sát đẩy nhanh hoạt động nhờ luồng thông tin Đến lượt mình, luồng thơng tin lại cho phép giám sát vận động thực hàng hoá Tổ chức dịch vụ logistics tồn q trình phân phối từ khâu cung ứng đến khâu tiêu thụ thực sở nhu cầu thực tế Việc sử dụng hệ thống EDI với hỗ trợ mạng lưới thông tin liên lạc công nghệ xử lý thơng tin đóng vai trị đặc biệt quan trọng, định sống cịn quản lý q trình chu chuyển hàng hố chứng từ Do đó, mạng lưới thơng tin phải thiết kế khoa học có khả kết hợp chặt chẽ tính tập trung phân tán Theo cách số tổ chức hay cá nhân đóng vai trị trung tâm, đứng phối hợp công đoạn: cung cấp nguyên vật liệu-sản xuất- phân phối dựa liệu nhu cầu hàng hoá, dịch vụ, quy cách phẩm chất, lực sản xuất, lịch trình chuyên chở nguồn cung cấp hàng hoá, dịch vụ Sự phối hợp phải tổ chức khoa hoc, chặt chẽ có khả đối phó với kiện ngồi dự kiến Và vậy, vị trí logistics tồn q trình phân phối thực chất sử dụng công nghệ thông tin để tổ chức quản lý q trình lưu chuyển hàng hố qua nhiều công đoạn, chặng đường, phương tiện địa điểm khác Các hoạt động phải tuân thủ đặc tính dây chuyền: vận tải-lưu khophân phối chúng phải đáp ứng tính kịp thời (JIT) II/ Ứng dụng TMĐT vào trình quản lý phân phối sản phẩm thực tiễn hoạt động doanh nghiệp Tổng quan tình hình ứng dụng CNTT TMĐT Việt Nam 1.1 Tình hình ứng dụng CNTT Xét thực tế khoảng 65% số doanh nghiệp đăng ký kinh doanh Việt Nam tập trung ba thành phố lớn: Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh ba thành phố chiếm 90% dung lượng kết nối internet toàn quốc Theo kết khảo sát Bộ Thương Mại, có tới 82,9% số doanh nghiệp hỏi có kết nối internet 25,32% thiết lập Website Xét thực tế công ty điều tra tập trung thành phố lớn, nơi có hạ tầng cơng nghệ thông tin viễn thông phát triển địa phương khác, ước tính tỉ lệ kết nối internet doanh nghiệp toàn quốc mức 50%-60% Với gần 160.000 doanh nghiệp đăng kí kinh doanh việt Nam, số lượng thuê bao internet khối doanh nghiệp theo tỷ lệ tương ứng vào khoảng 90.000- 100.000, chiếm 5% tổng số thuê bao quy đổi VNNIC thống kê vào tháng 12/2004 (2.012.926 thuê bao cho đối tượng khách hàng) Đây bước tiến lớn trình độ tiếp cận CNTT doanh nghiệp năm 2003- 2004 so với năm 2002, 30% doanh nghiệp kết nối internet khơng đến 10% doanh nghiệp có website riêng giới thiệu dịch vụ hoạt động công ty Bảng 1: Hình thức truy cập website doanh nghiệp nói chung Đơn vị tính : % Hình thức Tỉ lệ Đường truyền riêng 8.5 Quay số 20.1 ADSL 71.4 Nguồn: Báo cáo thương mại điện tử 2005 Hình 1: Biểu đồ thể hình thức truy cập Website Theo kết điều tra cho thấy: yếu tố đưa đến tăng trưởng nhanh chóng tỉ lệ kết nối internet năm 2003- 2005 đời dịch vụ ADSL 54% doanh nghiệp có kết nối internet nhóm doanh nghiệp điều tra tổng quan cho biết họ truy cập internet ADSL, tỉ lệ nhóm doanh nghiệp có website (là doanh nghiệp đạt đến trình độ ứng dụng CNTT định) cịn cao Ngoài ra, việc giảm giá 12 loại cước viễn thông internet từ ngày 1/4/2003 với mức giảm bình quân từ 10% đến 40% yếu tố khích lệ doanh nghiệp dành phần chi phí hoạt động thường niên để đầu tư cho việc kết nối viễn thông, tiền đề quan trọng để ứng dụng phát triển CNTT TMĐT tương lai 1.2 Tình hình ứng dụng TMĐT Trong số 230 doanh nghiệp có web khảo sát, doanh nghiệp trực tiếp sản xuất hàng hoá chiếm tỷ lệ 20%, lại chủ yếu doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Phân bổ ngành nghề doanh nghiệp sản xuất tập trung, với 2/3 số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực dệt may thủ công mỹ nghệ, 1/3 lĩnh vực nông lâm thuỷ sản cỏ khí điện máy Con số phản ánh tượng thực tế doanh nghiệp dịch vụ, không kể quy mô, trở thành lực lượng động triển khai ứng dụng TMĐT hoạt động kinh doanh Bảng 2: Tỷ lệ Website phân theo nhóm ngành sản phẩm/dịch vụ Đơn vị tính: % Nhóm sản phẩm/dv Tỷ lệ Website Hàng hoá tổng hợp 5.65 Điện tử viễn thông 15.65 Tiêu dùng 11.74 Thủ công mỹ nghệ 12.61 Dệt may dày dép 16.09 Sách, đĩa nhạc 3.91 Dịch vụ du lịch 10.00 Dịch vụ tài 6.96 Luật, tư vấn 9.57 Khác 38.26 Nguồn: Bộ Thương Mại * Trên số Web kết hợp giới thiệu vài nhóm sản phẩm dịch vụ, số cộng gộp lớn 100%