Ứng dụng thương mại điện tử vào hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn tiếp vận vinafco

SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TMĐT VÀO QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI SẢN PHẨM

Logistics - Chuỗi cung cấp và quản lý chuỗi cung cấp

Hiện nay có rất nhiều định nghĩa khác nhau về logistics Theo Ủy ban quản trị Logistics:"quản trị logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát một cách có hiệu lực, hiệu quả hoạt động vận chuyển, lưu trữ hàng hoá, dịch vụ và những thông tin có liên quan từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ cuối cùng với mục đích thoả mãn nhu cầu khách hàng"(Douglas M lambert, Fundamental of Logistics, p.3,Mc Graw-Hill, 1998) Điều đó có nghĩa là logistics bao gồm mọi dịch vụ kinh doanh liên quan đến vận tải (đường biển, đường hàng không…), lưu kho, bến bãi, sắp xếp hàng hoá sẵn sàng cho quá trình vận chuyển, ghi kí mã hiệu, nhãn hiệu và phân phối đi các nơi theo yêu cầu của người uỷ thác.

Từ cuối thế kỉ 20, logistics được mở rộng thêm các mặt hoạt động và lợi ích khác Khái niệm mở rộng đó được gọi là quản trị dây chuyền cung ứng hay quản lý chuỗi cung cấp (supply chain management) Chuỗi cung cấp là quy trình phối hợp, tổ chức và kiểm soát sự chu chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và các thông tin từ nhà cung cấp đầu tiên qua các khâu trung gian đến người tiêu dùng cuối cùng nhằm thoả mãn nhu cầu của họ Chuỗi cung cấp không phải là một chức năng (trong khi cung ứng xét đơn lẻ ở một tổ chức là một chức năng) Chuỗi cung cấp là một chuỗi xuyên suốt từ đầu vào đến đầu ra Đây là qui trình phối hợp, tổ chức và kiểm soát dòng lưu chuyển vật tư, sản phẩm giữa nhiều tổ chức, do đó đảm bảo sự thông suốt của dòng chảy là rất quan trọng Chuỗi cung cấp gồm nhiều mắt xích bao gồm

4 nhà cung cấp của những nhà cung cấp, nhà cung cấp của khách hàng, khách hàng của khách hàng…

Cùng với sự phát triển của sản xuất, của công nghệ thông tin, chuỗi cung cấp ngày càng phức tạp Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý chuỗi cung cấp ngày càng lớn ESCAP định nghĩa: quản lý chuỗi cung cấp (supply chain management) là tổng hợp những hoạt động của những tổ chức trong chuỗi cung cấp và phản hồi trở lại thông tin cần thiết, kịp thời bằng cách sử dụng mạng lưới thông tin và truyền thông kĩ thuật số Còn theo định nghĩa từ hội thảo quản lý chuỗi cung cấp thì: Quản lý chuỗi cung cấp là sự hội nhập của quá trình kinh doanh từ người sử dụng cuối cùng đến nhà cung cấp nguyên vật liệu, thông qua việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ và thông tin đem thêm giá trị cho khách hàng (Giáo trình thương mại điện tử_ chủ biên TS Trần Hoè) Nó bao gồm nhiều hoạt động: mua hàng, phân phối và kiểm soát nguyên vật liệu, phân phối nguyên vật liệu…

Chức năng của quản lý chuỗi cung cấp hàng hoá là lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp tất cả các hoạt động trong chuỗi cung cấp hàng hoá Việc tổ chức hiệu quả các hoạt động chuỗi cung cấp hàng hoá đem lại sự thành công lớn cho các doanh nghiệp thực hiện TMĐT và sự thành công này phụ thuộc vào hệ thống hỗ trợ thông tin Với một hệ thống đồ sộ các hoạt động, nếu không có sự trợ giúp của công nghệ thông tin, thì con người khó có thể quản lý toàn bộ chu trình và tối ưu hoá từng khâu trong chu trình ấy.

Mục đích của quản lý chuỗi cung cấp là giảm rủi ro trong quá trình cung cấp hàng hoá cho khách hàng, những rủi ro ảnh hưởng tới mức độ tồn kho, vòng đời sản phẩm, quá trình thực hiện dịch vụ khách hàng Tất cả những điều này đem lại những đóng góp lớn lao về lợi nhuận và lợi thế cạnh tranh Hơn nữa, nếu một mắt xích trong chuỗi cung cấp hoạt động không tốt thì cả dây chuyền sẽ bị ngưng trệ Vì vậy, quản lý chuỗi cung cấp là công việc quan trọng của nhà quản trị kinh doanh, đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định.

Ứng dụng TMĐT vào khai thác chuỗi cung cấp

Sự xuất hiện của TMĐT giúp cho quá trình tìm kiếm nhà cung cấp ở các địa phương, các quốc gia khác nhau dễ dàng hơn nhiều (ví dụ đấu thầu điện tử) Và việc tìm kiếm khách hàng cũng dễ dàng hơn với chi phí thấp hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với chuỗi cung cấp toàn cầu Chuỗi cung cấp toàn cầu dài hơn, phức tạp hơn, liên lạc gặp nhiều khó khăn và mất nhiều chi phí, bởi thông tin trao đổi có thể đòi hỏi bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, thông tin trao đổi nhiều chiều, cập nhật liên tục Vì thế, TMĐT là phương tiện tối ưu nhất hỗ trợ cho quản lý chuỗi cung cấp hàng hoá toàn cầu.

Công nghệ thông tin hỗ trợ chuỗi cung cấp hàng hoá toàn cầu không chỉ thông qua hệ thống EDI (truyền dữ liệu điện tử), các phương tiện giao tiếp mà còn cung cấp các chuyên gia trực tuyến để kịp thời ứng phó với những khó khăn bất ngờ Công nghệ thông tin đồng thời là phương tiện giúp tìm ra các đối tác kinh doanh phù hợp cũng như là quảng bá về doanh nghiệp, thương hiệu. Đối với doanh nghiệp sản xuất, có sự trợ giúp của TMĐT sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm dễ dàng nguyên vật liệu giá rẻ, sản phẩm rẻ và nguồn lao động rẻ, giúp họ tiếp cận, học hỏi công nghệ sản xuất cao hơn, đem lại những cơ hội hợp tác kinh doanh hiệu quả TMĐT mở đường cho doanh nghiệp tiếp xúc với toàn thế giới đem lại cơ hội kinh doanh toàn cầu.

TMĐT giúp cho quản lý chuỗi cung cấp hiệu quả hơn Điều này giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó đối với những diễn biến thay đổi của thị trường TMĐT tác động trong từng khâu của chuỗi cung cấp và nó tích hợp tạo nên sự tối ưu cho cả quá trình.

Từ những sự phân tích trên cho ta thấy: TMĐT đã, đang, và sẽ được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các khâu của chuỗi cung cấp Điều đó cũng có nghĩa là TMĐT được ứng dụng trong logistics và quản trị logistics, bởi quản lý chuỗi cung cấp là khái niệm mở rộng của logistics Ngày nay, với sự phát

6 mới Không riêng gì lĩnh vực logistics mà các lĩnh vực kinh doanh khác cần phải nắm bắt được cơ hội này và tận dụng TMĐT sao cho tối ưu nhất.

Ứng dụng TMĐT vào quản lý và phân phối sản phẩm

Quản lý và phân phối sản phẩm là một số hoạt động trong chuỗi hoạt động logistics Nó cũng được coi là những mắt xích trong chuỗi cung cấp hàng hoá Cũng như các hoạt động khác, quản lý và phân phối sản phẩm cũng chịu sự tác động của TMĐT và việc ứng dụng TMĐT tạo ra những ưu việt cho mỗi hoạt động.

2.1 Ứng dụng trong hoạt động quản lý

Trước đây, rất nhiều hoạt động của chuỗi cung cấp hàng hoá được quản lý bằng tay, những phương pháp quản lý không hiệu quả Vì vậy, ngay từ những ngày đầu sử dụng máy tính vào kinh doanh, máy tính đã được tập trung vào tự động hoá trong chuỗi cung cấp Chúng hỗ trợ trong nhiều phân khúc ngắn trong chuỗi cung cấp hàng hoá Đối với hoạt động quản lý sản phẩm, đã xuất hiện nhiều chương trình phần mềm giúp quản lý tồn kho đến từng danh mục sản phẩm, các thông tin chi tiết về sản phẩm làm cho quá trình cung cấp hàng hoá luôn chủ động Với sự trợ giúp của các phần mềm này đã cắt giảm một lượng lớn nhân viên quản lý kho và cắt giảm các chi phí khác, hơn nữa chính xác và nhanh hơn rất nhiều Tuy nhiên, nếu TMĐT chỉ giúp quản lý hàng tồn kho thôi thì chưa đủ, bởi lịch trình sản xuất liên quan đến quản lý tồn kho và kế hoạch mua sắm Đến đầu năm 1960, mô hình kế hoạch hoá nguyên liệu (MRP) được phát minh ra Phần mềm này có ứng dụng trong nhiều trường hợp và giúp quản lý chuỗi cung cấp dễ dàng hơn.

Rất nhiều hoạt động trong logistics cũng như quản lý chuỗi cung cấp liên quan mật thiết với nhau Do đó, nhiều phần mềm ra đời phản ánh mối tương quan giữa các hoạt động (như kế hoạch sản xuất liên quan tới dự trữ nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn kho…) và các phần mềm này giúp xác định lượng tối ưu cho mỗi bộ phận, hay mục tiêu mà mỗi hoạt động cần đạt đến.Điều này làm giảm bớt các chi phí vô ích- cái mà con người khó thực hiện nếu dựa vào tính toán thủ công Có thể nói: TMĐT là giải pháp mang tính đột phá trong quản trị logistics hay quản trị chuỗi cung cấp.

2.2 Ứng dụng trong phân phối sản phẩm

Quá trình phân phối là chỉ sự di chuyển hàng hoá của một tổ chức (người sản xuất, kinh doanh…); nó bao gồm sự vận chuyển hàng hoá bằng các loại phương tiện khác nhau từ địa điểm này sang địa điểm khác, từ nước nọ sang nước kia, trong đó có sự phối hợp giữa các hoạt động và chức năng khác nhau, nhằm đảm bảo chu chuyển hàng hoá liên tục từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi đến tay người tiêu dùng cuối cùng Như vậy, quá trình phân phối và hoạt động logistics có liên quan mật thiết với nhau Nếu thiếu một kế hoạch khoa học, sự quản lý chặt chẽ, sát sao thì toàn bộ quá trình chu chuyển hàng hoá, dịch vụ phức tạp sẽ không thực hiện được một cách nhịp nhàng, liên tục Chính vì vậy, người ta đã ví toàn bộ quá trình phân phối là một "băng tải" hàng hoá chuyển động không ngừng dưới sự tổ chức và giám sát của công nghệ logistics Logistics là một công nghệ quản lý, kiểm soát toàn bộ quá trình phân phối, sản xuất, tiêu thụ một cách đồng bộ Một công nghệ như vậy theo sát và đẩy nhanh hoạt động nhờ các luồng thông tin Đến lượt mình, những luồng thông tin lại cho phép giám sát được vận động thực của hàng hoá Tổ chức dịch vụ logistics đối với toàn bộ quá trình phân phối từ khâu cung ứng đến khâu tiêu thụ được thực hiện trên cơ sở nhu cầu thực tế.

Việc sử dụng hệ thống EDI với sự hỗ trợ của mạng lưới thông tin liên lạc và công nghệ xử lý thông tin đóng vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định sự sống còn trong quản lý quá trình chu chuyển hàng hoá và chứng từ Do đó,mạng lưới thông tin phải được thiết kế khoa học có khả năng kết hợp chặt chẽ giữa tính tập trung và phân tán Theo cách này một số tổ chức hay một cá nhân sẽ đóng vai trò trung tâm, đứng ra phối hợp các công đoạn: cung cấp nguyên vật liệu-sản xuất- phân phối dựa trên các dữ liệu về nhu cầu hàng hoá,dịch vụ, quy cách phẩm chất, năng lực sản xuất, lịch trình chuyên chở và

8 hoc, chặt chẽ và có khả năng đối phó với những sự kiện ngoài dự kiến Và như vậy, vị trí của logistics trong toàn bộ quá trình phân phối thực chất là sử dụng công nghệ thông tin để tổ chức và quản lý quá trình lưu chuyển hàng hoá qua nhiều công đoạn, chặng đường, phương tiện và địa điểm khác nhau. Các hoạt động này phải tuân thủ đặc tính của dây chuyền: vận tải-lưu kho- phân phối và hơn thế nữa chúng phải đáp ứng về tính kịp thời (JIT).

II/ Ứng dụng TMĐT vào quá trình quản lý và phân phối sản phẩm trong thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp

Tổng quan tình hình ứng dụng CNTT và TMĐT ở Việt Nam hiện nay

1.1 Tình hình ứng dụng CNTT

Xét thực tế khoảng 65% số doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ở Việt Nam tập trung tại ba thành phố lớn: Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh là ba thành phố chiếm hơn 90% dung lượng kết nối internet của toàn quốc.

Theo kết quả khảo sát của Bộ Thương Mại, thì có tới 82,9% số doanh nghiệp được hỏi đã có kết nối internet và 25,32% đã thiết lập Website Xét thực tế các công ty được điều tra đều tập trung ở những thành phố lớn, nơi có hạ tầng công nghệ thông tin và viễn thông phát triển hơn ở những địa phương khác, có thể ước tính tỉ lệ kết nối internet của doanh nghiệp trên toàn quốc ở mức 50%-60% Với gần 160.000 doanh nghiệp hiện đăng kí kinh doanh tại việt Nam, số lượng thuê bao internet của khối doanh nghiệp theo tỷ lệ tương ứng vào khoảng 90.000- 100.000, chiếm trên dưới 5% tổng số thuê bao quy đổi do VNNIC thống kê vào tháng 12/2004 (2.012.926 thuê bao cho mọi đối tượng khách hàng). Đây là một bước tiến lớn về trình độ tiếp cận CNTT của doanh nghiệp trong năm 2003- 2004 so với năm 2002, khi chỉ 30% doanh nghiệp được kết nối internet và không đến 10% doanh nghiệp có website riêng giới thiệu về dịch vụ và các hoạt động của công ty mình.

Bảng 1: Hình thức truy cập website của các doanh nghiệp nói chung Đơn vị tính : %

Hình thức Tỉ lệ Đường truyền riêng 8.5

Nguồn: Báo cáo thương mại điện tử 2005

Hình 1: Biểu đồ thể hiện hình thức truy cập Website

Theo kết quả điều tra cho thấy: một trong những yếu tố đưa đến sự tăng trưởng nhanh chóng về tỉ lệ kết nối internet trong năm 2003- 2005 là sự ra đời của dịch vụ ADSL 54% các doanh nghiệp có kết nối internet trong nhóm doanh nghiệp điều tra tổng quan cho biết họ truy cập internet bằng ADSL, và tỉ lệ này ở nhóm doanh nghiệp có website (là những doanh nghiệp đã đạt đến trình độ ứng dụng CNTT nhất định) còn cao hơn nữa Ngoài ra, việc giảm giá

12 loại cước viễn thông và internet từ ngày 1/4/2003 với mức giảm bình quân từ 10% đến 40% cũng là yếu tố khích lệ các doanh nghiệp dành một phần chi

10 phí hoạt động thường niên để đầu tư cho việc kết nối viễn thông, một tiền đề quan trọng để ứng dụng phát triển CNTT và TMĐT trong tương lai.

1.2 Tình hình ứng dụng TMĐT

Trong số 230 doanh nghiệp có web được khảo sát, thì những doanh nghiệp trực tiếp sản xuất hàng hoá chiếm tỷ lệ 20%, còn lại chủ yếu là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Phân bổ ngành nghề của các doanh nghiệp sản xuất cũng khá tập trung, với 2/3 số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực dệt may và thủ công mỹ nghệ, 1/3 trong lĩnh vực nông lâm thuỷ sản hoặc cỏ khí điện máy Con số này phản ánh một hiện tượng thực tế là các doanh nghiệp dịch vụ, không kể quy mô, đang trở thành lực lượng năng động nhất triển khai ứng dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh của mình.

Bảng 2: Tỷ lệ Website phân theo nhóm ngành sản phẩm/dịch vụ Đơn vị tính: %

Nhóm sản phẩm/dv Tỷ lệ

Hàng hoá tổng hợp 5.65 Điện tử viễn thông 15.65

* Trên một số Web có thể kết hợp giới thiệu vài nhóm sản phẩm dịch vụ, do đó con số cộng gộp sẽ lớn hơn 100%

Hình 2: Tỷ lệ Website phântheo nhóm ngành SP/DV

Có một điểm đáng lưu ý là trong số những website này, riêng các web được thành lập từ năm 2003 trở lại đây đã chiếm tới 35,68% Sự nở rộ về số lượng website trong một thời gian ngắn cho thấy nhận thức và ứng dụng TMĐT của doanh nghiệp đã có những bước cải tiến dài trong hai năm qua, đồng thời là kết quả của việc cải thiện chất lượng dịch vụ internet và phát triển các dịch vụ hỗ trợ TMĐT tại Việt Nam kể từ khi ADSL ra đời.

Tính năng TMĐT của trang Web

Tính năng TMĐT của các trang web doanh nghiệp ở Việt Nam hiện vẫn còn ở mức tương đối sơ khai Kết quả điều tra 230 công ty đã xây dựng web cho thấy, đa phần những web này mới chỉ dừng lại ở mức giới thiệu công ty và các sản phẩm, dịch vụ (92,17%) Khoảng trên 40% Web đã tiến thêm một bước là có cung cấp thông tin về giá cả sản phẩm và cho phép liên hệ đặt hàng Tuy nhiên, số web cho phép thanh toán trực tuyến (bằng thẻ tín dụng

12 hoặc chuyển khoản) chỉ chiếm hơn 10%, phần lớn trong số này là các siêu thị trực tuyến và web dịch vụ (du lịch, ngân hàng, dịch vụ tin học và viễn thông)

Bảng 3: Tính năng TMĐT của các Website doanh nghiệp Việt Nam Đơn vị tính: %

Sản phẩm Giá cả Đặt hàng Thanh toán trực tuyến

Nguồn: Bộ Thương Mại Đa số các doanh nghiệp khi xây dựng web đã có ý thức quảng bá trang web của mình bằng nhiều hình thức 52.61% các đơn vị được hỏi cho biết có đăng ký web với một công cụ tìm kiếm như yahoo, Google hay danh bạ web do một số tổ chức trong nước đứng ra tập hợp Trên 50% doanh nghiệp có quảng cáo web qua các phương tiện thông tin đại chúng và trao đổi link với những trang web khác, tuy nhiên vẫn còn khoảng gần 20% doanh nghiệp chưa áp dụng biện pháp nào để quảng bá Web.

Hiệu quả đầu tư TMĐT

Kết quả khảo sát nhóm doanh nghiệp có web, là những doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai ứng dụng TMĐT ở mức độ khác nhau, cho thấy tỷ trọng đầu tư CNTT có sự phân tán khá lớn, với 38,1% đơn vị được hỏi cho biết hàng năm dành dưới 5% tổng chi phí hoạt động cho ứng dụng CNTT; 39,3% từ 5 đến 15% và 22,6% chi trên 15% cho lĩnh vực này.

Do ứng dụng CNTT đòi hỏi một số CSHT kỹ thuật nhất định với chi phí tối thiểu được cố định không kể quy mô doanh nghiệp, đầu tư CNTT sẽ chiếm một tỷ trọng lớn hơn trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ, xét tương quan vốn của loại hình doanh nghiệp này so với các doanh nghiệp lớn Kết quả điều tra cũng phần nào phản ánh được thực trạng này Khoảng 30% doanh nghiệp ở quy mô 50 nhân viên trở xuống cho biết hàng năm chi trên 15% về những khoản mục cho CNTT, so với tỷ lệ 16% các doanh nghiệp lớn (từ 100 nhân viên trở lên) đầu tư ở mức độ này.

Bảng 4: Tỉ trọng chi CNTT trong tổng chi phí hoạt động thường niên Đơn vị tính: %

Từ 30 nhân viên trở xuống

Mặc dù tỷ trọng đầu tư cho CNTT và TMĐT như vậy là tương đối cao, nhưng hiệu quả thực tế do đầu tư này mang lại vẫn được doanh nghiệp đánh giá khá dè dặt 58,9% các doanh nghiệp cho rằng ứng dụng TMĐT đóng góp dưới 5% vào tổng doanh thu của đơn vị, và chỉ có 13,7% doanh nghiệp đánh giá phần đóng góp này đạt trên 15% Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với quy mô vốn hạn chế, phải chịu sức ép chi phí lớn hơn khi triển khai ứng dụng TMĐT nhưng lại thu được hiệu quả thấp hơn từ những ứng dụng này Nhóm doanh nghiệp nhỏ dưới 30 nhân viên tỏ ra bi quan hơn cả: có đến 63,8% đơn vị được hỏi cho biết ứng dụng CNTT-TMĐT chỉ đóng góp dưới 5% vào việc tạo doanh thu, so với 52,4% số doanh nghiệp với quy mô từ 100-300 nhân viên.

Bảng 5: Ước tính mức đóng góp vào tổng doanh thu của ứng dụng

TMĐT trong doanh nghiệp Đơn vị tính %

% doanh thu do ứng dụng

% doanh thu từ ứng dụng TMĐT

Có thể thấy doanh nghiệp vừa và nhỏ đang là đối tượng cần hỗ trợ để triển khai ứng dụng TMĐT một cách hiệu quả nhất Nhà nước cần có những chính sách hợp lý, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp vừa tiếp thu được những kỹ thuật tiên tiến của thế giới vừa không chịu sức ép quá lớn về chi phí đồng thời thu được hiệu quả kinh tế thực sự đối với hoạt động đầu tư cho TMĐT của doanh nghiệp.

Trong phần trên, chúng ta cùng xem xét tình hình ứng dụng CNTT- TMĐT ở Việt Nam hiện nay Qua đó phần nào cho ta đánh giá tổng quan về xu hướng ứng dụng TMĐT trong nhiều lĩnh vực kinh tế hiện nay Logistics là một ngành dịch vụ và theo xu hướng chung nó cũng không thể không có những ứng dụng CNTT-TMĐT trong hoạt động kinh doanh của mình để nâng cao hiệu quả kinh doanh Phần tiếp theo ta cùng nghiên cứu xu hướng ứng dụng CNTT-TMĐT trong lĩnh vực này.

Xu hướng ứng dụng TMĐT vào hoạt động Logistics nói chung hiện nay

2.1 Xu hướng trên thế giới

Một xu thế tất yếu của thời đại ngày nay là toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới Bất kì một quốc gia hay ngành nghề nào, không phân biệt lớn hay nhỏ muốn tồn tại và phát triển thì phải chấp nhận và tích cực tham gia vào xu thế này Xu thế mới của thời đại sẽ dẫn đến bước phát triển tất yếu của logistics- logistics toàn cầu Vì các tập đoàn, công ty đặt trụ sở và phục vụ cho nhiều thị trường ở các nước khác nhau, nên phải thiết lập hệ thống logistics toàn cầu để cung cấp sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng Các hệ thống logistics ở các khu vực, quốc gia khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau nhưng tất cả hệ thống logistics đều có đặc điểm chung là sự kết hợp khéo léo, khoa học, chuyên nghiệp chuỗi các hoạt động như marketing, sản xuất, tài chính, vận tải, thu mua, dự trữ, phân phối …để đạt được mục đích phục vụ khách hàng tối đa với chi phí tối thiểu.

Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ logistics là một xu thế khá thịnh hành vì họ không chỉ đơn thuần là người cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức mà còn là người tổ chức các dịch vụ khác như: quản lý kho hàng, bảo quản hàng hoá trong kho, thực hiện các đơn đặt hàng, tạo thêm giá trị gia tăng cho hàng hoá, phân phối cho các điểm tiêu thụ…Thậm chí họ có thể là những nhà tư vấn đáng tin cậy có khả năng can thiệp vào những vấn đề sau:

- Hợp lý hoá dây chuyền vận tải, loại bỏ những công đoạn, những khâu không hiệu quả.

- Thiết kế mạng lưới phân phối mới, mạng lưới phân phối ngược.

- Quản lý các trung tâm, các trạm đóng hàng hỗn hợp thu gom phụ tùng…

- Đặc biệt nếu là doanh nghiệp mới tham gia vào thị trường nước ngoài thì việc sử dụng nhà cung cấp logistics của nước sở tại đem lại nhiều khả

Toàn cầu hóa nền kinh tế càng sâu rộng thì tính cạnh tranh ngày càng gay gắt trong mọi lĩnh vực của cuộc sống Trong lĩnh vực logistics cũng vậy, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, thì ngày càng có nhiều nhà cung cấp dịch vụ Logistics ra đời và cạnh tranh ngày càng quyết liệt hơn. Để đáp ứng nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu, phân phối sản phẩm người ta luôn phải cân nhắc: tự làm hay mua dịch vụ? và mua của ai? Do đó bên cạnh những hãng sản xuất có uy tín đã gặt hái thành công nhờ khai thác tốt hệ thống logistics của chính mình như: Hawlett-packerd, Spokane Company, Ladner Building Products, Procter& Gamble…thì tất cả các công ty vận tải và giao nhận cũng nhanh chóng chớp thời cơ phát triển và trở thành những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu thế giới với hệ thống logistics toàn cầu như: Maesk Logistics, NYK Logistics, APL Logistics…

Trước xu hướng sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ logistics, thì cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng gay gắt hơn Quy luật cạnh tranh sẽ đào thải những công ty hoạt động kém hiệu quả Tối ưu hoá, phục vụ khách hàng tối đa với chi phí tối thiểu là phương châm hoạt động của những công ty kinh doanh thành công Trong những nhân tố đóng góp cho thành công của những công ty logistics hàng đầu thế giới không thể không kể đến việc ứng dụng TMĐT Chính TMĐT đã tạo ra sự tối ưu, nâng cao sức cạnh tranh và đem lại thắng lợi cho những công ty biết vận dụng những thành quả của TMĐT cũng như công nghệ thông tin Chính nhờ những tiến bộ của công nghệ thông tin mà logistics đã phát triển lên một nấc thang mới Giờ đây chỉ cần ngồi trước một máy tính kết nối internet, ta có thể biết được hàng của mình đang ở đâu và trong tình trạng như thế nào?

TMĐT đang tạo ra những thời cơ và thách thức Trong bối cảnh đó, các nhà cung cấp dịch vụ logistics trên thế giới đang tích cực phát huy các điểm mạnh, khắc phục các điểm yếu, tận dụng cơ hội và vượt qua được những thách thức Mỗi công ty logistics có những chiến lược phát triển riêng cho mình nhưng tựu chung lại có những hướng phát triển sau: mở rộng phạm vi nguồn cung ứng; đẩy nhanh tốc độ chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ; phát triển các dịch vụ làm giá trị gia tăng; đẩy mạnh các hoạt động marketing logistics…và đặc biệt phát triển mạnh TMĐT và coi đây là một bộ phận quan trọng của logistics, và là chiến lược phát triển lâu dài của công ty.

2.2 Xu hướng tại Việt Nam

Trên thế giới logistics đã xuất hiện từ rất lâu và phát triển mạnh mẽ, nhưng ở Việt Nam còn khá mới mẻ, các công ty mới chỉ kinh doanh một khâu nào đó của dịch vụ này, rất ít công ty cung cấp được toàn bộ dịch vụ trọn gói.

Theo thống kê ở Việt Nam hiện có khoảng hơn 800 công ty giao nhận chính thức đang hoạt động (thực tế trên 1000 công ty tham gia vào lĩnh vực này), trong đó khoảng 18% là công ty Nhà nước; 70% là công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, 10% doanh nghiệp tư nhân chưa có giấy phép và 2% công ty Logistics do nước ngoài đầu tư vốn Đa số các công ty đều có qui mô vừa và nhỏ Chỉ có một vài công ty lớn như: Vietrans, Viconship, Vinatrans Bên cạnh hoạt động truyền thống là giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hoá, các doanh nghiệp này đang tích cực hoàn thành hệ thống Logistics của đơn vị mình và thực hiện các dịch vụ Logistics.

Một số công ty liên doanh nước ngoài kinh doanh Logistics có tiềm lực lớn về tài chính, công nghệ và kinh nghiệm đã có những ứng dụng CNTT- TMĐT ưu việt như Maersk, VICT…còn lại các công ty giao nhận ở Việt Nam chủ yếu ứng dụng TMĐT còn rất sơ khai Tuy nhiên, được sự hỗ trợ của Nhà nước và các ban ngành, TMĐT đang được coi là chiến lược phát triển lâu dài cho các công ty ở Việt Nam hiện nay, cho nên TMĐT sẽ dần được ứng dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều công ty vừa và nhỏ, trong đó có cả những công ty logistics Đây chính là điểm thuận lợi cho các công ty logistics ngày càng có những ứng dụng mới cải tiến hệ thống thông tin, đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho công ty cũng như các bạn hàng.

TMĐT đang trở thành xu hướng chung cho nhiều doanh nghiệp trong

18 của xu thế đó Thành công của những công ty logistics hàng đầu thế giới đã chứng minh TMĐT là một nhân tố đóng góp không nhỏ vào thành công đó.Nhận thức được xu thế này và làm thế nào để có những ứng dụng phù hợp với tiềm lực công ty đang là bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp logistics ViệtNam.

Những bước cải tiến hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý và phân phối của các công ty Logistics trên thế giới và ở Việt Nam

3.1 Hệ thống thông tin của Maersk Logistics Việt Nam

Cũng như tất cả các văn phòng khác của Maersk Logistics trên thế giới, các nhân viên của Maersk Logistics Việt Nam đều sử dụng rất thành thạo hệ thống thông tin toàn cầu (Global Systems) để trao đổi thông tin giữa các văn phòng trong tập đoàn, trao đổi thông tin với khách hàng, phát hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hoá, phân tích và tổng hợp các số liệu để lập báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt cung cấp cho khách hàng những thông tin về tình trạng hàng hoá của họ ở mọi lúc, mọi nơi. Hiện nay Maersk Logistics Việt Nam đang sử dụng hệ thống thông tin sau đây:

MCS là hệ thống trao đổi thông tin giữa các văn phòng Maersk Logistics trên khắp thế giớ dưới dạng telex MCS cũng được sử dụng để trao đổi Email với khách hàng MCS là hệ thống thông tin hữu hiệu với nhiều chức năng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin nhanh chóng. MCS được hầu hết các nhân viên của Maersk Logistics sử dụng trong công việc hàng ngày.

 Operation & Documentation execution System (MODS)

MODS là một trong những hệ thống quan trọng nhất của MaerskLogistics Ban đầu MODS được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình SCM (Supply Chain Management).

MODS được sử dụng để quản lý đơn hàng của khách hàng Hệ thống này có đặc điểm chính như:

+ Với những khách hàng đặc biệt, MODS được cài đặt để nhận biết ngay được số đơn đặt hàng (Purchase Order-PO) vừa được cập nhật là đúng hay sai, giúp nhân viên cập nhật số liệu có thể ngay lập tức liên hệ với khách hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đúng;

+ Trong trường hợp nhiều khách hàng cung cấp trước cho Maersk Logistics số đơn đặt hàng cùng chi tiết của từng đơn hàng, trong đó nêu rõ thời hạn sớm nhất và thời hạn trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; MODS sẽ cập nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các PO được cung cấp trước từ khách hàng Công việc này có tên gọi là PO Upload Sau này khi một

PO được xuất đi, nhân viên cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng Cũng nhờ MODS, công ty có thể biết rõ nhà cung cấp có cung cấp đủ hàng theo yêu cầu hay chưa? Giao hàng mấy lần? vào những thời điểm nào?

+ MODS được cài đặt chương trình đặt biệt là Shipping Window để quản lý thời hạn giao hàng Nếu sau thời hạn chậm nhất phải giao hàng của một PO nào đó mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của PO đó, thì hệ thống sẽ tự động gửi một thông báo giao hàng trễ cho khách hàng Việc này giúp giảm một lượng thời gian đáng kể trong việc truyền tin và nhận lệnh từ khách hàng. Khi MODS được mở rộng cho vận tải của hàng không thì khoảng thời gian tiết kiệm được là rất ý nghĩa.

Hệ thống MODS có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ cho quá trình làm hàng thử như:

1 Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order);

2 Nhận hàng vào kho (Cargo Receiving);

3 Hàng được xếp lên chuyến bay/tàu (Container Stuffing)

6 Chứng từ được gửi đi (Shipping Advice)

Và nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển từ khi Maersk Logistics nhận được yêu cầu của người gửi hàng cho đến khi hàng được giao đến tay người nhận Nhờ những chương trình nêu trên mà các nhân viên Maersk Logistics sử dụng MODS để cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu:

- Nhận thông báo xếp hàng;

- Nhận hàng tại bãi container;

- Gửi hướng dẫn chi tiết B/L choc các hãng tàu có liên quan Đặt biệt hệ thống này giúp Maersk Logistics quản lý chi tiết các đơn đặt hàng của khách hàng, số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng…

 Online Boooking & Documentation System for Shipper (M*Power Shipper) Đây là công cụ chính được Maersk Logistics sử dụng trong chiến lược phát triển TMĐT của mình Hệ thống này cho phép các khách hàng của công ty gửi những yêu cầu xếp hàng/ đặt chỗ (Booking note) qua mạng Internet rất nhanh chóng và tiện lợi Hình thức đặt chỗ này sẽ thay thế dần cho việc gửi yêu cầu xếp hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền thống: qua fax hay điện thoại Hình thức này giúp cho cả hai phía khách hàng và Maersk Logistics trong giao dịch hàng ngày Khách hàng có thể gửi Booking note qua internet mọi lúc, mọi nơi và cũng nhận được xác nhận của Maersk Logistics qua internet rất nhanh chóng Maersk Logistics cũng dễ dàng có được các Boooking note với đầy đủ thông tin và xác nhận các booking note kịp thời.

Maersk Logistics Việt Nam đang tích cực chuẩn bị cho hoạt độngTMĐT của mình trong tương lai gần TMĐT là xu thế tất yếu của thời đại.

Một khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở Việt Nam tốt hơn, cơ sở pháp lý về TMĐT được hình thành và phát triển, thanh toán điện tử và bảo mật đạt đủ một trình độ thích hợp, chắc chắn Maersk Logistics Việt Nam sẽ là một trong những người đi tiên phong trong lĩnh vực mới mẻ này ở nước ta.

Hệ thống Startrack được thiết kế để đáp ứng nhu cầu kiểm tra tình trạng hàng hoá của mình thông qua hệ thống này Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong hệ thống bằng cách nhập một trong các số liệu:

Khách hàng cũng có thể có được số liệu thống kê qua hệ thống này.

E*Label System chính là công cụ quản lý mã hàng Hệ thống này dùng để internet nhãn hiệu hàng hoá, mã số mã nhãn hiệu (bar-code) của hàng hoá. Thay vì gửi từng lô nhãn hiệu đến từng nhà cung cấp, từng nhà máy ở nhiều nước khác nhau, khách hàng có thể yêu cầu khách hàng văn phòng Maersk Logistics tại địa phương đó in nhãn hiệu cho mình và gửi đến họ thông qua hệ thống này Do đó, khách hàng tiết kiệm được thời gian và chi phí vận chuyển nhãn hiệu.

Tương tự, Maersk Logistics cũng có thể giúp các nhà cung cấp, các nhà máy có lại được nhãn hiệu hàng hoá trong trường hợp chúng bị thất lạc hay hư hại Đồng thời bằng hệ thống này, Maersk Logistics có thể giúp khách hàng kiểm soát được tình hình xếp hàng:

- Số lượng hàng của từng đơn hàng đã được giao vào kho của Maersk Logistics.

- Tình trạng bao bì nhãn hiệu hàng hoá…của từng nhà máy, từng nhà cung cấp, người gửi hàng do số liệu có được từ việc scan nhãn hiệu hàng hoá và cập nhật những số liệu này vào hệ thống.

3.2 Hệ thống thông tin của FLDC

FLDC – First Logistics Development Company- Liên doanh phát triển tiếp vận số 1.

FLDC là một công ty liên doanh với 4 đối tác:

- Công ty Neptune Oriental Line- NOL, Singapore

- Công ty thương mại Mitsui-Mitsui & Co LDT, Nhật Bản

- Tổng công ty đường sông miền Nam_ SOWATCO

- Tổng công ty vận tải và thuê tàu- Vietfratch, Việt Nam.

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH VINAFCO

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH tiếp vận Vinafco (VINAFCO LOGISTICS) tiền thân là

Xí nghiệp Ðại lý vận tải - Vật tư kỹ thuật (XNÐLVT-VTKT) của Công ty dịch vụ vận tải Trung ương - thuộc Bộ Giao thông vận tải Xí nghiệp được thành lập vào ngày 15/11/1990 với nhiệm vụ: làm đại lý vận tải, liện hiệp vận chuyển hàng hoá từ kho đến kho, tổ chức cung ứng vật tư kỹ thuật cho các tổ chức kinh tế trong và ngoài ngành giao thông vận tải. Ðến năm 2001, Công ty dịch vụ vận tải Trung ương chuyển đổi thành Công ty cổ phần VINAFCO theo quyết định số 211/2001/QĐ/BGTVT của Bộ giao thông vận tải.

Ngày 03/07/2003 Công ty TNHH tiếp vận VINAFCO (VINAFCO logistics Co.,Lcd) đã được thành lập, theo quyết định số 118/HĐQT của

HĐQT Công ty cổ phần VINAFCO, hoạt động theo mô hình Công ty TNHH một thành viên với chủ sở hữu duy nhất là Công ty cổ phần VINAFCO.

Trải qua 15 năm kinh nghiệm, Công ty TNHH tiếp vận VINAFCO đã xây dựng và phát triển một hệ thống các đại diện; hệ thống trung tâm tiếp vận đạt tiêu chuẩn quốc tế; hệ thống các phương tiện vận tải hiện đại, đa dạng về chủng loại, cùng với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm Trong những năm qua, Công ty TNHH tiếp vận VINAFCO luôn khẳng định được uy tín và vị trí hàng đầu trong ngành hoạt động kinh doanh tiếp vận (logistics) ở Việt Nam.

Phòng kế toán tài chính Phòng tổng hợp Phòng thống quan Trung tâm tiếp vận Tiên Sơn xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Trung tâm tiếp vận Bạch Đằng Phòng vận tải

Văn phòng đại diện TPHCM Văn phòng đại diện TP

Hải phòng Văn phòng đại diện TP Vinh Nghệ An

Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Vinafco Logistics

Hình 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Ban lãnh đạo công ty:

Giám đốc: Điều hành hoạt động của công ty thông qua hai Phó giám đốc.

Phó giám đốc phụ trách: Quản lý và chỉ đạo trực tiếp Trung tâm Tiếp vận Bạch Đằng.

Phó giám đốc phụ trách: Quản lý và chỉ đạo trực tiếp trung tâm tiếp vậnTiên Sơn.

- Hai trung tâm tiếp vận Tiên Sơn và Bạch Đằng :

Làm nhiệm vụ khai thác hệ thống kho, phương tiện xếp dỡ, hệ thống phần mềm quản lý thực hiện dịch vụ Logistics.

Chức năng chính của phòng kinh doanh là nghiên cứu và tìm kiếm thị trường, ngoài ra còn tham gia tổ chức thực hiện dịch vụ vận tải đa phương thức, vận tải quá cảnh.

Vinafco Ligistics hiện đang quản lý hai địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu tại trung tâm tiếp vận Bạch Đằng và Tiên Sơn.

Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Vinafco Logistics

3.1 Các dịch vụ kinh doanh chủ yếu của công ty

Dịch vụ Logistics của VINAFCO là một chuỗi các hoạt động liên tục, được thực hiện một cách chuyên nghiệp, khoa học và hệ thống nhằm chu chuyển hàng hoá, dịch vụ và những thông tin có liên quan trong quá trình sản xuất, lưu thông và phân phối hàng hoá Với hệ thống các trung tâm tiếp vận tại Hà Nội, Bắc Ninh có hàng chục ngàn m2 kho bãi hiện đại cùng các dịch vụ lưu trữ, bảo quản, bốc xếp, vận tải, phân phối, kết hợp với mạng lưới các đại diện, chi nhánh trong và ngoài nước luôn đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng với chi phí tối thiểu trong dây chuyền cung ứng dịch vụ theo chiều thuận và chiều ngược.

- Logistics - Dịch vụ kho bãi

Sở hữu một hệ thống kho rộng trên 25.000 m2 và 15.000 m2 bãi tập trung ở 2 trung tâm tiếp vận Bạch Đằng (Hà Nội) và trung tâm tiếp vận TiênSơn (Bắc Ninh) Với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kho hàng, Vinafco Logistics hiện đang cung cấp dịch vụ kho bãi cho khách hàng bao gồm:

+ Cho thuê kho bãi: bao gồm các loại kho hàng thông thường, kho hàng điện máy, kho hàng thực phẩm, kho hoá chất, kho bảo ôn…phục vụ tối đa nhu cầu lưu trữ và bảo quản hàng hoá của khách hàng.

+ Tư vấn thiết kế, lắp đặt, bố trí kho hàng.

+ Quản lí kho hàng: Quản lý xuất nhập hàng hoá bằng phần mềm quản lí chuyên nghiệp, định vị hàng hoá trong kho, lập các báo cáo xuất nhập tồn về hàng hoá theo yêu cầu quản lí của khách hàng, vệ sinh, khử trùng kho hàng.

+ Đào tạo và chuyển giao nghiệp vụ về tổ chức quản lý và vận hành kho hàng theo phong cách chuyên nghiệp.

+ Xếp dỡ hàng hoá: xếp dỡ bằng thủ công, xe nâng, cẩu bánh lốp. + Hoàn thiện sản phẩm: phân loại, đóng gói và dán tem hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng.

+ Bảo hiểm: Bao gồm bảo hiểm kho hàng và bảo hiểm hàng lưu trữ trong kho.

+ An ninh kho hàng: Với lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp phục vụ 24/24 giờ và hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy đáp ứng các tiêu chuẩn kĩ thuật nghiêm ngặt, Vinafco Logistics đảm bảo hàng hoá của khách hàng luôn được lưu trữ trong tình trạng an toàn nhất.

- Logistics - Dịch vụ phân phối hàng hoá

Là một hoạt động trong chuỗi dịch vụ logistics đội xe của Vinafco Logistics với hàng trăm xe tải từ 0,5 tấn đến 2,5 tấn hàng ngày đang vận chuyển hàng trăm tấn hàng hoá từ các trung tâm tiếp vận, các nhà sản xuất đến tận tay người tiêu dùng trên khắp mọi miền đất nước và thu gom hàng hoá theo chiều ngược lại đảm bảo tiến độ, chất lượng và thông tin thông suốt trong quá trình phân phối.

- Logistics - dịch vụ thông quan xuất nhập khẩu hàng hoá

Với các điểm thông quan nội địa nằm tại Bạch Đằng – Hà Nội và TiênSơn - Bắc Ninh, Vinafco Logistics đang cung cấp cho khách hàng các dịch vụ khai thuê hải quan, giao nhận quốc tế, uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không qua các cửa khẩu trong nội địa và biên giới trên cả nước.

- Logistics - Dịch vụ cung ứng nguyên vật liệu

Là một đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong quản trị vật tư, Vinafco Logistics hiện đang cung ứng nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho các nhà máy, các cơ sở sản xuất trong cả nước đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, vị trí và tiến độ giao hàng, đảm bảo lượng dự trữ tối thiểu, hiệu quả tối đa trong sử dụng.

- Logistics – Dịch vụ sửa chữa phương tiện vận tải, cho thuê vỏ container

Với đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề, trang thiết bị hiện đại, Vinafco Logistics hiện đang cung cấp cho khách hàng:

+ Dịch vụ sơn, sửa chữa, đại tu container 20’ và 40’ hoán cải container mở trên và mở cạnh.

+ Sửa chữa, đại tu, tân trang ô tô, xe cẩu, xe nâng.

+ Cho thuê các loại vỏ container 20’ và 40’.

+ Cung cấp nhà văn phòng di động bằng vỏ container với dầy đủ hệ thống chiếu sáng, điều hoà nhiệt độ thích hợp với các đơn vị thường xuyên di động theo công trình.

Với phương châm tạo ra sản phẩm chất lượng và giá cả tốt nhất, Vinafco Logistics luôn đảm bảo “ phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng ”

- Vận tải đa phương thức nội địa

Với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, hệ thống phương tiện phong phú,công nghệ điều hành hiện đại cùng mạng lưới văn phòng đại diện tại HảiPhòng, Tp Hồ Chí Minh, Vinh, Vinafco Logistics đang cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức các loại hàng thông thường và hàng đặc biệt từ kho đến kho trong nước bằng việc liên hiệp các phương thức vận chuyển đường bộ,đường sắt, đường sông, đường biển và bốc xếp hàng hoá đảm bảo tiến độ.

- Vận tải quốc tế, vận tải quá cảnh Lào, Trung Quốc, Campuchia

Là đơn vị có chức năng vận tải quá cảnh sang Lào, Trung Quốc, Capuchia, là đại lý của nhiều hãng tàu, hãng hàng không, Vinafco Logistics có đội xe vận chuyển quá cảnh đa dạng cả về xe thường và xe chở container, đội ngũ lái xe nhiều kinh nghiệm, thông thuộc mọi tuyến đường, mạng lưới các nhà thầu phụ đặt ở các nước Vinafco Logistics hiện đang cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế từ kho đến kho và là một trong các doanh nghiệp vận tải quá cảnh hàng đầu qua biên giới Lào-Việt.

Trong xu thế hội nhập Asean, Vinafco Logistics có thể vận chuyển hàng quá cảnh liên kết các nước theo hàng lang Đông- Tây (Việt Nam – Lào – Thái Lan – Myanma) và hàng lang Bắc – Nam (Campuchia - Việt Nam – Trung Quốc)

- Vận tải hàng công trình siêu trường siêu trọng, hàng nguy hiểm Được trang bị các phương tiện vận tải đặc chủng, phương tiện xếp dỡ chuyên dùng, đội ngũ lái xe chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm, Vinafco Logistics đã và đang vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng cho nhiều công trình tại Việt Nam, vận chuyển hàng nguy hiểm, độc hại được kiểm soát ngặt nghèo theo quy trình chuẩn xác.

3.2 Kết quả hoạt động của công ty trong mấy năm gần đây Được thành lập từ những năm 1990, sau mười lăm năm hoạt động công ty đã liên tục phát triển không ngừng Đặc biệt từ năm 2003, công ty được hạch toán độc lập, việc mở rộng và phát triển lĩnh vực kinh doanh ngày càng sâu rộng Công ty đã trở thành một trong những đơn vị Logistics hàng đầu được công ty cổ phần Vinafco và các khách hàng đánh giá là doanh nghiệp có tiềm năng phát triển bền vững và uy tín trên thị trường về lĩnh vực Logistics.

Tốc độ phát triển của công ty được đánh giá thông qua biểu tổng kết các chỉ tiêu kinh tế sau:

Bảng 6: Kết quả kinh doanh Đơn vị tính 1000 VND

Tỉ suất lợi nhuận theo doanh thu 3.4% 3.37% 4.18%

Nguồn: Phòng tài chính kế toán

Hình 5: Đồ thị thể hiện kết quả kinh doanh

Đặc điểm hoạt động quản lý và phân phối sản phẩm của Vinafco Logistics

II/ Khả năng ứng dụng TMĐT trong quá trình quản lý và phân phối sản phẩm

1 Đặc điểm hoạt động quản lý và phân phối sản phẩm của Vinafco Logistics

1.1 Đặc điểm hoạt động quản lý sản phẩm

Ngày nay, với sự chuyên môn hoá ngày càng sâu rộng, làm cho các hoạt động Logistics ngày càng đa dạng, phong phú hơn Trong số đó có dịch vụ quản lý sản phẩm cho các doanh nghiệp, công ty sản xuất Bởi ưu thế là có hệ thống kho bãi rộng lớn với đầy đủ trang thiết bị chuyên dụng, đảm bảo bảo quản, dự trữ hàng hoá tốt hơn Rất nhiều công ty lớn như công ty liên doanh sơn ICI Việt Nam; công ty thực phẩm và nước giải khát Dutch lady Việt Nam; Công ty Exxon Mobil Unique Việt Nam; Công ty sữa Nestle Việt Nam…đã thuê kho chứa hàng của Vinafco Logistics, theo đó đòi hỏi Vinafco Logistics phải quản lý sản phẩm cho các khách hàng của mình Một số sản phẩm như sơn ICI có nhiều mẫu mã chủng loại, mỗi loại có kích thước, dung lượng đa dạng…điều này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ, tỉ mỉ và chính xác. Đồng thời, cán bộ Vinafco Logistics phải nắm được lượng hàng xuất kho, nhập kho và hàng tồn để có thể đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng Đây không phải là công việc đơn giản bởi chủng loại sản phẩm quá nhiều Nếu chỉ sử dụng lao động thủ công của con người không có sự trợ giúp của máy tính thì đòi hỏi người lao động có sự tỉ mỉ chính xác cao và phải thường xuyên kiểm tra kho hàng Không những thế, nếu hàng hết đát (hết hạn sử dụng) thì đòi hỏi nhân viên công ty phải nắm thêm các thông số rất chi tiết về sản phẩm (ngày sản xuất, ngày hết hạn sử dụng) và có thông báo, xử lý kịp thời đối với lượng hàng sắp hết hạn sử dụng.

Hiện nay, Vinafco Logistics đã áp dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, cho phép quản lý chính xác đến từng hạn mục, chi tiết các thông số sản phẩm: Lô hàng, loại hàng, số lượng, chất lượng, màu sắc, ngày sản xuất,ngày hết hạn sử dụng… Phần mềm này đã tiết kiệm rất nhiều chi phí về thời gian và tiền bạc lại rất hữu dụng cho hoạt động quản lý sản phẩm của VinafcoLogistics Nó cũng tích hợp đem lại nhiều ứng dụng trong các hoạt động khác như hoạt động phân phối sản phẩm, hoạt động vận tải, quản trị vật tư…Hi vọng trong thời gian tới, Vinafco Logistics ứng dụng được nhiều hơn nữa những thành quả của công nghệ thông tin để có nhiều bước cải tiến vượt bậc trong các hoạt động kinh doanh của mình

Một trong những dịch vụ kinh doanh ở Vinafco Logistics là làm đại lý phân phối sản phẩm cho các công ty Theo đó, Vinafco Logistics sẽ có nhiệm vụ là tiếp nhận hàng hoá, lưu kho, quản lý sản phẩm và vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng Đây là một quá trình đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng hiệu quả của nhiều khâu Nó phản ánh tính chất của logistics Hiện nay, Vinafco Logistics đang làm đại lý phân phối cho các công ty lớn như: sơn ICI, sữa Cô gái Hà Lan…Riêng ICI và sữa cô gái Hà Lan là hai hãng sử dụng dịch vụ trọn gói của Vinafco Logistics tức là Vinafco Logistics phụ trách hoàn toàn các khâu về Logistics cho hai công ty này Cụ thể, đối với ICI, thì trung tâm phân phối Bạch Đằng phụ trách quản lý và phân phối, còn sữa cô gái Hà Lan thì trung tâm phân phối Tiên Sơn phụ trách Lượng thông tin trao đổi giữa Vinafco Logistics và khách hàng rất lớn Có thể mô hình hoá như sau:

Theo sơ đồ trên thì:

+ Vinafco Logistics vận chuyển hàng lớn từ ICI về kho của mình Khối lượng vận chuyển bằng container lớn, sau đó tiếp nhận, lưu kho và quản lý sản phẩm(1)

+ Căn cứ theo yêu cầu của các đại lý cấp I đối với ICI, các đại lý cấp I trực tiếp liên lạc với Vinafco Logistics tại khâu này, nhân viên của VinafcoLogistics lấy thông tin về số lượng, chủng loại sản phẩm, địa chỉ, số điện thoại của khách hàng Sau đó, kiểm tra hàng trong kho, lập đơn hàng rồi vận chuyển sản phẩm từ kho của Vinafco Logistics đến kho của các đại lý cấp I (2).Tiếp theo, Vinafco Logistics liên lạc với đại lý về ngày giao hàng(2').

+ Vinafco Logistics thông báo các đơn hàng thực hiện cho ICI biết, cũng như tình hình lượng hàng bán, lượng hàng còn của mỗi chủng loại (1')

+ ICI quả lý các đại lý ở các khâu thanh toán, công nợ cũng như các dịch vụ hỗ trợ, tư vấn khách hàng, phát triển mạng lưới khách hàng.(3)

+ Vinafco Logistics vận chuyển ngược hàng hỏng, hàng kém chất lượng từ các đại lý về ICI, nhưng số lượng này nhỏ, không đáng kể.

Ngoài ra, các đại lý cấp II, cấp III, khách lẻ có thể trực tiếp liên hệ mua hàng với Vinafco Logistics, Vinafco Logistics sẽ chuyển các yêu cầu đó tới đại lý cấp I gần nhất hoặc nếu số lượng đủ lớn có thể vận chuyển trực tiếp từ kho của Vinafco Logistics theo yêu cầu của khách hàng.

Qua sơ đồ trên ta thấy: lượng thông tin trao đổi giữa các thành viên: Vinafco Logistics, ICI, các đại lý là rất lớn Hơn nữa, thông tin trao đổi trong nội bộ ICI, nội bộ Vinafco Logistics cũng rất nhiều Chẳng hạn ở Vinafco Logistics, bộ phận tiếp nhận yêu cầu của các đại lý, lấy thông tin khách hàng, lập đơn hàng, thông tin về sản phẩm trong kho (còn hay không? số lượng bao nhiêu, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không? ) Ngoài ra, còn nhiều vấn đề phát sinh mà Vinafco Logistics cần sự đồng ý của ICI mới được quyền thiết lập đơn hàng như: khách hàng vượt quá công nợ cho phép, ICI có đồng ý ra hạn để thực hiện đơn hàng hay không? hay ICI buộc khách hàng trả phần công nợ quá hạn mới được lấy hàng…

Rõ ràng là thông tin cần trao đổi thì nhiều, nhưng hiện nay các thành viên, các bộ phận liên lạc chủ yếu bằng các phương tiện truyền thống như điện thoại, fax hoặc khách hàng phải trực tiếp đến TTPP Bạch Đằng Chính điều này làm chi phí hoạt động của Vinafco Logistics rất lớn: số lượng nhân viên nhiều, thời gian thực hiện đơn hàng lâu… trong khi phí mà ICI trả cho

36 mắc công nợ phải liên lạc với rất nhiều bên nên khách hàng phải chờ đợi lâu mới lấy được hàng Điều này gây cản trở lớn cho các hoạt động khác của khách hàng như công nhân phải tạm ngừng xây dựng do sơn chưa về, gây áp lực khó khăn cho khách hàng…Hơn nữa, đây là những khách hàng truyền thống, những thông tin địa chỉ, số điện thoại của họ thường cố định vậy mà nhân viên của Vinafco Logistics vẫn phải tra sổ để lấy thông tin đó của khách hàng Việc quản lý thông tin khách hàng vẫn hết sức thô sơ và mất nhiều thời gian. Đối với phân phối sữa cô gái Hà Lan cũng tương tự như vậy còn rất nhiều bất cập đặc biệt khâu lập đơn hàng mất nhiều thời gian (điều này sẽ phân tích chi tiết ở mục sau) Nếu Vinafco Logistics không khắc phục những yếu điểm đó để hoàn thiện dịch vụ trọn gói của mình, thì khó mà giữ chân được các đối tác lớn như ICI, Cô gái Hà Lan cũng như mở rộng mạng lưới khách hàng sử dụng dịch vụ trọn gói của mình Vinafco Logistics sẽ chịu áp lực cạnh tranh lớn hơn khi mà các đối thủ cạnh tranh sử dụng công nghệ thông tin hiện đại, thương mại điện tử để tối ưu hoá việc trao đổi thông tin,quản lý khách hàng, mở rộng hợp tác…Đặc biệt, lĩnh vực Logistics ở ViệtNam đang thu hút các công ty Logistics lớn trên thế giới đầu tư Một giải pháp TMĐT phù hợp sẽ là biện pháp hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh cho Vinafco Logistics.

Chu trình đặt hàng và sự cần thiết của việc ứng dụng TMĐT trong quản trị hệ thống thông tin

2.1 Chu trình đặt hàng truyền thống

Chu trình đặt hàng bao gồm toàn bộ khoảng thời gian kể từ khi khách hàng bắt đầu đặt hàng cho đến khi sản phẩm/ hàng hoá được giao đến tay khách hàng, được khách hàng chấp nhận cho nhập kho và hoàn thành những giấy tờ, thủ tục có liên quan Một chu trình đặt hàng chuẩn gồm những bước sau:

1 Chuẩn bị đơn hàng và chuyển đi

2 Vinafco Logistics nhận đơn hàng

4 chuẩn bị hàng và đóng gói

2 Đơn hàng được chấp nhận và nhập vào hệ thống (ghi vào sổ, vào máy…)

4 Chuẩn bị hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng, của sản xuất

Hình 4 Toàn bộ chu trình đặt hàng _ Đứng trên góc độ khách hàng

Giả sử rằng: Ở Vinafco Logistics trước kia khi việc đặt hàng được thực hiện bằng tay, không áp dụng công nghệ hay thương mại điện tử thì chu trình đặt hàng cần một khoảng thời gian như sau:

Bảng 7: Thời gian trung bình thực hiện đơn hàng

Công việc Thời gian trung bình

1 khách hàng chuẩn bị đơn đặt hàng gửi đi

2 Đơn đặt hàng được nhận và nhập vào hệ thống

3 Giải quyết đơn đặt hàng 1 ngày

4.Chuẩn bị hàng hoá và đóng gói 5 ngày

5 Thời gian vận chuyển hàng hoá 3 ngày

6 khách hàng nhận hàng và đưa vào kho 1 ngày

Hình 6 và bảng 7 cho thấy: nếu không có những thay đổi đặc biệt thì chu trình đặt hàng giả định mất 13 ngày, trong đó, các công đoạn thuộc quyền kiểm soát của Vinafco Logistics (các công đoạn 2,3,4) chỉ chiếm 7 ngày, còn các công đoạn không thuộc quyền kiểm soát trực tiếp của Vinafco Logistics chiếm 6 ngày Trước đây, đã tồn tại một quan niệm sai lầm, cho rằng: chu trình đặt hàng chỉ bao gồm những khâu do nhà sản xuất quản lý trực tiếp, nên người ta chỉ nghiên cứu và tìm cách rút ngắn những khâu này Nhưng thật sự không phải như vậy và tiềm năng rút ngắn chu trình này còn rất lớn, nhờ những thành tựu của công nghệ thông tin.

Cần chú ý rằng: giả định nêu trên xảy ra khi điều kiện không có những biến động, thời gian thực hiện mỗi bước là thời gian trung bình Một khi xảy ra những sự cố bất trắc thì sẽ dẫn đến những thay đổi về thời gian Nếu như có những biến động, thì thời gian thực hiện từng công đoạn sẽ thay đổi và chu trình đặt hàng có thể dao động trong khoảng 4,5-21,5 ngày Và như vậy, nếu nghiên cứu kỹ từng khâu công việc và hệ thống thông tin trong quá trình thực hiện đơn hàng, ta có thể giảm đáng kể chu trình đặt hàng.

Nếu áp dụng TMĐT thì công việc thứ 1, khách hàng đã có chủ định, thì việc soạn đơn hàng và gửi đến Vinafco Logistics chỉ tính bằng phút và thời gian Vinafco Logistics nhận được đơn đặt hàng của khách hàng cũng vậy. Còn công việc thứ 2, thứ 3, thứ 4 (đơn đặt hàng được nhận và nhập vào hệ thống; giải quyết đơn đặt hàng; chuẩn bị hàng và đóng gói) có thể giải quyết trong một ngày Như vậy, TMĐT đã rút ngắn được 5-8 ngày trong khâu 1, 2,

Nền kinh tế năng động hiện nay khó có thể chấp nhận được chu trình đặt hàng dài đến thế Những công ty cung cấp dịch vụ như làm đại lý phân phối như Vinafco Logistics không rút ngắn được chu trình đặt hàng đem lại ích lợi cho khách hàng của mình thì những đối tác lớn như Sơn ICI sẽ nhanh chóng tìm kiếm và hợp tác với các công ty Logistics khác có ưu thế hơn Quy luật cạnh tranh không nhượng bộ bất cứ công ty nào Nhận biết được những biến đổi trong hoạt động kinh doanh của ngành hàng mình, đồng thời luôn đi đầu trong việc ứng dụng khoa học công nghệ, tạo ra điểm khác biệt cho mình là những yếu tố quyết định trong kinh doanh Logistic hiện nay Và áp dụng TMĐT điện tử là một trong những giải pháp hiệu quả nhất.

2.2 Sự cần thiết của việc ứng dụng TMĐT trong quản trị hệ thống thông tin

Trước khi nghiên cứu những bước cải tiến hệ hống thông tin trongLogistics, chúng ta cùng xem xét đường đi của một đơn hàng (xem hình 7)

Khách hàng đặt hàng Giao hàng cho khách hàng vận chuyển hàng hoá chuyển đơn đặt hàng nhận đơn hàng

Danh mục hàng hoá sẵn có kiểm tra công nợ kế hoạch sản xuất hồ sơ danh mục hàng hoá Đơn đặt hàng sản xuất

Hoá đơn thực hiện đơn đặt hàng chứng từ vận tải chuẩn bị xuất kho kế hoạch chuyển hàng

Hình 7: Đường đi của một đơn hàng

Hình 7: cho thấy đường đi của một đơn hàng phải qua nhiều khâu và xử lý nhiều thông tin có liên quan Vì vậy cách thức truyền tin và xử lý thông tin có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chu trình đặt hàng Người ta có thể sử dụng cách sau: thực hiện bằng tay, sử dụng điện thoại và truyền tin điện tử Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng, được thể hiện trong bảng 8

Bảng 8: Đặc trưng của hệ thống thực hiện đơn hàng

Cấp độ Hình thức của hệ thống

Tốc độ Chi phí thực hiện/ duy trì

Hiệu quả Độ chính xác

2 Thực hiện bằng điện thoại

Trung bình Trung bình Tốt Trung bình

3 Nối mạng điện tử trực tuyến

Nhanh Đầu tư cao Chi phí hoạt động thấp rất tốt Cao Đơn giản nhất và ở cấp độ thấp nhất, đơn hàng được khách hàng lập bằng viết tay, hoặc đánh máy rồi gửi cho nhà cung cấp, bằng cách gửi thư qua bưu điện Cách này tuy có chi phí thấp, nhưng tốc độ chậm, độ chính xác thấp và đương nhiên hiệu quả thấp, thậm chí dễ bị thất lạc Khi điện thoại xuất hiện, người ta chuyển sang chuyển thông tin đặt hàng bằng điện thoại, fax… Đây là một bước tiến bộ, rút ngắn đáng kể thời gian đặt hàng Ở cả hai cấp độ

1 và 2 thì khi nhận được đơn hàng, bộ phận nhận thông tin sẽ tiến hành ghi sổ và triển khai những bước tiếp theo, nên nhìn chung tốc độ vẫn chậm (xem hình 8)

Bưu điện bộ phận nhận tin Hoá đơn người mua

Yêu cầu mua hàng điện thoại

Nhà cung cấp bộ phận nhận đơn hàng đại diện thương mại Bưu điện

Hình 8: Dòng thông tin theo kiểu truyền thống

Chỉ đến khi máy vi tính ra đời, phát triển và được nối mạng, thì mới tạo nên cuộc cách mạng thực sự trong việc thực hiện đơn hàng và tạo điều kiện cho Logistics ra đời và phát triển Nói cách khác TMĐT đã tạo ra những bước ngoặc mới trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là Logistics Một chuyên gia Logistics đã phát biểu: “Máy tính thực sự là một ngăn chứa hồ sơ khổng lồ, máy tính có khả năng tính toán cực kì nhanh và khi được liên kết với một máy in, máy tính sẽ giúp sọan thảo các văn bản, đơn hàng…nhanh chóng, chính xác Máy tính lưu trữ các dữ liệu cơ bản của toàn bộ hoạt động Logistics trong bộ nhớ, xử lý các số liệu theo yêu cầu và phục vụ đắc lực cho quá trình quản lý vật tư, hàng hoá”. Để thực hiện quy trình Logistics cần rất nhiều công việc và nhiều công văn, giấy tờ, chứng từ…Khi quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, nhu cầu ít, quy trình này không quá phức tạp và có thể thực hiện bằng tay, nhưng khi sản xuất

44 loại, rộng về địa bàn và đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, báo giá, các bản sửa đổi bổ sung, hoá đơn, báo cáo hàng tồn kho, phiếu yêu cầu, báo cáo cấp trên…rất nhiều, khi đó việc chỉ xử lý bằng tay là không khả thi và cần rất nhiều nhân lực.

Rõ ràng là thấy TMĐT hết sức cần thiết cho hoạt động Logistics Hơn thế nó còn đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng và doanh nghiệp (điều này sẽ được phân tích ở mục sau) Trong thời buổi kinh tế thị trường này, tính phổ dụng, nhanh chóng, an toàn và tin cậy trong giao dịch là yếu tố quyết đinh sự thành công của các nhà doanh nghiệp, vì vậy áp dụng công nghệ thông tin là một điều tất yếu Và những doanh nghiệp kinh doanh Logistics cũng không ngoại lệ.

Phân tích chi phí quản lý, phân phối sản phẩm và tổng chi phí Logistics

Theo kết quả điều tra của các nhà nghiên cứu thì chi phí Logistics có thể vượt quá 25% chi phí sản xuất Do đó, nếu quản trị Logistics tốt có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, góp phần tăng lợi nhuận của công ty. Bên cạnh đó, quản trị Logistics tốt còn góp phần tăng tốc độ lưu kim và rút ngắn thời gian thu hồi vốn.

Như đã trình bày ở phần trên, Logistics là một chuỗi tích hợp nhiều hoạt động kinh tế nhằm tối ưu hoá về vị trí và quá trình chu chuyển, dự trữ hàng hoá từ điểm đầu cho đến điểm cuối- người tiêu dùng cuối cùng, nên nếu giảm chi phí tuỳ tiện ở từng hoạt động riêng lẻ, chưa chắc đã đạt được kết quả như mong muốn Giữa các hoạt động có liên quan mật thiết với nhau, dẫn đến giảm chi phí ở khâu này có thể làm tăng chi phí ở khâu khác và cuối cùng tổng chi phí không giảm mà có thể tăng, đi ngược lại mục đích của quản trị chi phí Logistics.

Do vậy, chìa khoá để quản trị chi phí Logistics là phân tích tổng chi phí Điều này có nghĩa là với dịch vụ khách hàng định trước, nhà quản trịLogistics phải tìm cách giảm tổng chi phí xuống mức thấp nhất Để làm được điều này trước hết cần nắm vững các khái niệm và kỹ năng phân tích cân đối chi phí giữa các hoạt động Logistics.

Bởi Logistics là một chuỗi tích hợp nhiều hoạt động kinh tế, nên có thể chia nhỏ ra thành nhiều loại chi phí khác nhau, và chi phí quản lý, phân phối lại là tổng chi phí của một số loại chi phí nhất định Trước tiên ta có thể chia chi phí Logistics thành các loại sau:

 Chi phí phục vụ khách hàng

 Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thông tin

Nếu hoạt động quản lý sản phẩm đơn thuần và tách riêng có nghĩa là công ty Logistics chỉ cho khách hàng của mình thuê kho và dự trữ sản phẩm thì chi phí cho hoạt động quản lý sản phẩm là chi phí quản lý kho hàng bao gồm chi phí cho nhân viên, và trang thiết bị cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Còn nếu hoạt động quản lý sản phẩm tích hợp trong hoạt động phân phối sản phẩm, thì chi phí cho hoạt động này nằm trong chi phí phân phối sản phẩm. Bởi vì phân phối sản phẩm cũng đòi hỏi sự phối kết hợp của nhiều hoạt động như đã phân tích ở mục 1, nên chi phí phân phối sản phẩm là tổng của các chi phí như: chi phí quản lý sản phẩm, chi phí phục vụ khách hàng, chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thông tin, chi phí vận tải Như vậy, có thể nói phân tích chi phí phân phối sản phẩm mang đầy đủ tính chất của phân tích tổng chi phí Logistics Điều đó có nghĩa là giảm chi phí phân phối sản phẩm phải dựa trên sự phân tích tổng chi phí và mối quan hệ của từng khâu chứ không giảm giảm chi phí một cách tuỳ tiện ở từng khâu riêng lẻ.

Vì hoạt động phân phối sản phẩm bao gồm trong đó hoạt động quản lý sản phẩm nên em sẽ phân tích chi phí phân phối sản phẩm và xem xét việc ứng dụng TMĐT sẽ cắt giảm chi phí ở những khâu nào trong chuỗi các hoạt

Hiện nay, doanh thu hoạt động phân phối sản phẩm chiếm trên 10% tổng doanh thu của Vinafco Logistics Điều đó cũng có nghĩa là chi phí cho hoạt động này chiếm khá lớn trong tổng chi phí của Vinafco Logistics Ta xem xét bảng số liệu về chi phí phân phối sản phẩm sau để xem xét TMĐT sẽ cắt giảm được ở những khâu nào.

Bảng 9: Chi phí hoạt động phân phối sản phẩm Đơn vị tính: VND

Tổng chi phí phân phối 2 998 969 303 6 076 362 913 7 446 529 584

Chi phí dịch vụ khách hàng

Chi phí quản lý sản phẩm 449 845 395 729 163 550 670 187 663

Chi phí giải quyết đơn hàng(điện thoại, giấy tờ…)

Nguồn: phòng kế toán tài chính

Từ bảng số liệu trên, ta có bảng số liệu về cơ cấu % các loại chi phí như sau: Đơn vị tính:%

% Chi phí dịch vụ khách hàng

% Chi phí giải quyết đơn hàng

Qua bảng số liệu trên, ta thấy cơ cấu % các loại chi phí biến đổi không nhiều trừ chi phí quản lý sản phẩm và chi phí vận tải, trong đó chi phí quản lý sản phẩm có xu hướng giảm xuống (từ 15% năm 2003 xuống còn 9% năm

2005) do áp dụng phần mềm quản lý kho và sắp xếp hợp lý hoá kho hàng, còn chi phí vận tải lạiss có xu hướng tăng lên (từ 60% năm 2003 lên tới 68% năm

2005) do nhiên liệu xăng dầu tăng giá Các chi phí khác có cơ cấu không thay đổi nhiều Tuy nhiên về mặt giá trị tuyệt đối, thì hầu hết các loại chi phí đều tăng Điều này được thể hiện qua biểu đồ về cơ cấu % chi phí của công ty trong hai năm 2003 và 2005 như sau:

Hình 9: Đồ thị cơ cấu chi phí 3.1 Chi phí dịch vụ khách hàng

Chi phí dịch vụ khách hàng bao gồm các chi phí để hoàn tất những yêu cầu của đơn đặt hàng (chi phí phân loại, kiểm tra, bao bì đóng gói, dãn nhãn…), chi phí để cung cấp dịch vụ, phụ tùng, chi phí để giải quyết tình huống hàng bị trả lại…Chi phí dịch vụ khách hàng liên quan mật thiết với các khoản chi phí vận tải, chi phí dự trữ và chi phí cho công nghệ thông tin.

Chúng ta đều biết rõ dịch vụ khách hàng càng nhiều, càng tốt, thì càng đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Khi nhu cầu được thỏa mãn thì khách hàng sẽ gắn bó với công ty và không chỉ có thế, khách hàng còn tuyên truyền,lôi kéo thêm khách hàng mới cho công ty (hiệu ứng truyền miệng của khách hàng) Ngược lại, dịch vụ khách hàng kém sẽ làm mất khách hàng, giảm khả năng kinh doanh Nhưng dịch vụ khách hàng tăng về số và chất sẽ kéo theo các khoản chi phí gia tăng. Để giải quyết vấn đề này, trước hết cần xác định rõ các loại dịch vụ khách hàng cần đáp ứng; tiếp đó, tính toán, cân đối các khoản chi phí, xác định tổng chi phí Logistics nhỏ nhất cho từng dịch vụ khách hàng.

Khi doanh nghiệp phát triển TMĐT, thì dịch vụ khách hàng sẽ được gia tăng chất lượng Chẳng hạn, thương mại trực tuyến có thể giải đáp mọi thắc mắc hay nhu cầu tìm hiểu thông tin của khách hàng, thu thập các thông tin phản hồi, đóng góp của khách hàng và như vậy làm cho dịch vụ khách hàng luôn luôn đáp ứng được những nhu cầu thay đổi của khách hàng.

3.2 Chi phí giải quyết đơn hàng và trao đổi thông tin Để hỗ trợ dịch vụ khách hàng và kiểm soát chi phí một cách có hiệu quả cần bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để trao đổi thông tin với khách hàng và các bộ phận có liên quan để giải quyết đơn đặt hàng, để thiết lập các kênh phân phối, dự báo nhu cầu thị trường…Để giải quyết tốt đơn hàng còn cần các chi phí liên quan đến dự trữ, quản lý kho…

Vì vậy cần phân tích, cân đối tất cả các khoản chi phí có liên quan, để xác định tổng chi phí Logistics thấp nhất để giải quyết đơn hàng Như đã phân tích về tính ưu việt khi áp dụng công nghệ thông tin, TMĐT vào rút ngắn chu trình đặt hàng bởi thông tin trao đổi nhanh chóng, kịp thời ở mục 2, một lần nữa ta khẳng định: TMĐT tiết kiệm một khoản chi phí lớn trong việc giải quyết đơn hàng- chi phí lớn trong hoạt động phân phối sản phẩm Hơn nữa, đây là khâu then chốt, thể hiện năng lực hoạt động hiệu quả của công ty, đem lại lòng tin cho khách hàng Nếu như khâu này giải quyết nhanh chóng thì bộ phận vận tải sớm hoàn thành thủ tục để chuyên chở kịp thời đến cho khách hàng Như vậy quá trình phân phối sản phẩm luôn thông suốt, cung cấp hàng hoá liên tục, đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng.

Lợi ích của việc ứng dụng TMĐT vào hoạt động quản lý và phân phối sản phẩm

4.1 Lợi ích cho doanh nghiệp

Lợi ích của TMĐT đã được khẳng định thông qua việc nâng cao hiệu quả làm việc ở rất nhiều công ty đã ứng dụng TMĐT một cách phù hợp và coi đó là chiến lược để phát triển công ty Khi áp dụng TMĐT vào hoạt động của Vinafco Logistics có thể có được những lợi ích sau:

+ Nâng cao uy tín bằng việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp một cách vững chắc và hiện đại hơn.

+ Khuyếch trương các sản phẩm, dịch vụ của Vinafco Logistics.

+ Giảm được khoảng 60%-70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ, chuyển đến địa điểm cần thiết và các công việc có liên quan,

+ Giảm thiểu được những sai sót so với việc thao tác bằng tay,

+ Giảm được 80% chi phí chuyển đơn đặt hàng và giải quyết các công việc có liên quan,

+ Giúp phản hồi thông tin nhanh chóng,

+ Giảm công việc và thời gian bốc dỡ hàng

+ Giảm lượng dự trữ hàng

+ Tăng độ chính xác trong tất cả các công việc của chu trình đặt hàng+ Cung cấp dịch vụ ngay trong ngày hoặc các dịch vụ ngoài giờ làm

+ Phối hợp quan hệ giữa cung ứng và khách hàng từ nhiều thị trường. + Điều hành tổ chức các phòng ban hiệu quả hơn.

+ Chi phí hoạt động giảm đi nhiều.

+ Có điều kiện theo sát nhu cầu của khách hàng và phục vụ nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất.

Hơn nữa, là một công ty cung cấp dịch vụ Logistics, lượng thông tin trao đổi giữa các bên rất nhiều thì TMĐT đặt biệt hữu ích cho các hoạt động kinh doanh chủ yếu của Vinafco Logistics như quản lý, phân phối sản phẩm, quan hệ khách hàng…Nếu áp dụng được TMĐT một cách toàn diện thì các hoạt động kinh doanh của công ty được phối hợp thực hiện một cách khoa học và hiệu quả Đây chính là mục tiêu mà bất kì một công ty Logistics nào cần đạt đến bởi Logistics là một chuỗi các hoạt động liên quan với nhau Lợi ích đem lại cho Vinafco Logistics khi áp dụng TMĐT sẽ còn được phân tích ở chương sau khi đề xuất dự án xây dựng TMĐT ở Vinafco Logistics.

4.2 Lợi ích cho khách hàng Đối với khách hàng của Vinafco Logistics, khi doanh ngiệp này áp dụng TMĐT thì khách hàng có được những lợi ích sau:

+ Hàng được giao nhanh chóng.

+ Mọi yêu cầu, thắc mắc được giải đáp kịp thời.

+ Được cung cấp thông tin đầy đủ về lô hàng của mình, cũng như minh bạch hoá về cước phí vận chuyển, dịch vụ khác…

+ Nắm bắt nhanh và đầy đủ mọi tiêu chuẩn, tính chất, giá cả…của sản phẩm, cũng như được tư vấn để chọn ra loại sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình.

+ Khách hàng có thể đặt hàng 24/24, chi phí liên lạc giảm.

III/ Đánh giá những thuận lợi và khó khăn cho việc ứng dụng TMĐT ở Vinafco Logistics

Những thuận lợi và khó khăn khách quan

*Thành tựu CNTT hiện nay

Thế kỉ XX đã tạo ra sự phát triển có tính bùng nổ cách mạng viễn thông truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế Sau khi hợp nhất được các mạng telex, điện thoại, mạng Lan, WAN, phát thanh, truyền hình trên cơ sở kỹ thuật vi ba số hoá và nén số, cáp quang, công nghệ laser, công nghệ chuyển tải không đồng nhất, CNTT vệ tinh…khiến cho khả năng kết nối mạng rộng rãi các trung tâm, quốc gia và quốc tế lại với nhau cũng như nối liền các máy vi tính của mọi gia đình trên phạm vi toàn cầu trở thành hiện thực Kết quả, trên thực tế đã tạo ra một không gian ảo bao gồm các hệ thống “ siêu thị cao tốc thông tin ” bao phủ toàn thế giới, liên kết hàng chục triệu máy tính của tất cả các nước trên thế giới với nhau Hiện nay, CNTT không những là biểu tượng cho một ngành công nghệ tiên phong mở ra thị trường rộng lớn và hấp dẫn mà còn dựa vào những ứng dụng của mạng viễn thông và sự mở rộng không ngừng của các nghiệp vụ thông tin đại chúng đem lại sự phát triển cho nhiều ngành liên quan Hiệu quả kinh tế to lớn tiềm ẩn trong CNTT đang thu hút ngày càng nhiều nhà đầu tư và các nhà kinh doanh đa ngành nghề.

Theo nhiều dự báo quốc tế, những thập niên đầu thế kỉ XXI sẽ diễn ra những biến đổi lớn lao trong nền kinh tế toàn cầu dựa trên sự phát triển mạnh mẽ của CNTT Đó là xu thế TMĐT Các phương tiện điện tử được sử dụng trong TMĐT có thể là máy điện thoại, telex, fax, truyền hình, thiết bị kỹ thuật thanh toán điện tử, mạng internet và web Do công cụ internet/ web ngày càng phổ biến nên giao dịch TMĐT chủ yếu sử dụng internet.

Các hình thức hoạt động chủ yếu của giao dịch TMĐT, thanh toán điện tử, trao đổi dữ liệu điện tử, mua bán sản phẩm trực tuyến qua mạng (như phim

56 trên, trao đổi dữ liệu điện tử là chủ yếu Tham gia vào TMĐT có các chủ thể: các cơ quan chính phủ, các hiệp hội thương mại, các thương nhân, các nhà sản xuất, các nhà cung cấp và người tiêu dùng.

TMĐT đang phát triển nhanh và rộng khắp trên bình diện toàn cầu Số lượng các quốc gia chấp nhận và tham gia vào TMĐT có xu hướng tăng nhanh trong phạm vi toàn cầu Đây chính là điều kiện thuận lợi cho Vinafco Logistics cũng như các doanh nghiệp Việt Nam tiếp thu, học hỏi kinh nghiệm thực tiễn để ứng dụng thành công TMĐT. 1.2 Một số khó khăn khách quan

* Khó khăn từ môi trường vĩ mô

1.2.1 Khó khăn từ cơ sở hạ tầng CNTT Việt Nam

Mức độ đầu tư trang thiết bị CNTT của Việt Nam còn rất yếu, thua xa so với trung bình của thế giới Điều này thể hiện cụ thể qua bảng dưới đây:

Bảng 10: Số liệu trang thiết bị CNTT của Việt Nam so với thế giới Bình quân/100 dân Điện thoại Điện thoại di động

Máy tính các nhân ( PC )

Nguồn: Ban khoa giáo trung ương Đảng 9/2000

Hình 7: Biểu đồ thể hiện trang thiết bị CNTT của Việt Nam so với thế giới

Liên minh viễn thông quốc tế (ITU) hàng năm điều tra đưa ra đánh giá/xếp hạng 196 nước qua từng chỉ tiêu về số lượng và mật độ đường điện thoại, số điện thoại di động, số PC, số người dùng internet Xếp hạng của Việt Nam trong 196 nước như sau:

Bảng 11: Xếp hạng các nước về CNTT chỉ tiêu/thứ hạng

(trên 196 nước) 1995 2000 2001 2002 số đường điện thoại/100 dân 154 145 140 125 số người dùng internet/10.000 dân

156 133 126 số PC/100 dân 121 127 124 số điện thoại di động/100 dân 138 143 141

Nguồn: Hội tin học TP Hồ Chí Minh

Trong danh sách xếp hạng, có thể thấy so với mức độ phát triển trung bình của thế giới, về thứ hạng Việt Nam có tiến bộ trong việc tăng cường số điện thoại và số người dùng internet, trong khi đó thứ hạng về số PC vẫn đứng yên tại chỗ, còn thứ hạng về số điện thoại di động còn giảm sút.

Việt nam chúng ta là một nước đang phát triển có mức thu nhập thấp trên thế giới GDP bình quân đầu người đạt khoảng 400 USD, thấp xa so với các nước ASEAN là 1200 USD (theo ASEAN Investment map, ASEAN Secretảiat, 2000) và Trung Quốc là 1000 USD (theo QER của SG securities,

HK limited, september, 2000) Thứ hạng phát triển nguồn nhân lực của Việt Nam năm 2000 được UNDP xếp hạng thứ 108 Năm 2003, ngân hàng thế giới khảo sát sự sẵn sàng cho thế giới nối mạng trên phạm vi toàn cầu, trong đó có những chỉ tiêu như: hạ tầng CNTT, TMĐT, đào tạo và đáng chú ý có cả sự đánh giá về trình độ quản lý Nhà nước về CNTT, thì trong số 75 nước khảo sát, Việt Nam đứng thứ 74 chỉ trên Nigeria (tạp chí công nghiệp số 8/2003). Không cần so sánh đâu xa ngay trong khu vực Đông Nam Á, Việt Nam đã bị tụt hậu rất xa so với Singapore, Malaysia, và Thailand, thậmchí cả với Philipin và Indonesia, và không biết đến bao giờ chúng ta mới san bằng được khoảng cách đó nếu như không có những chính sách phù hợp.

Tuy nhiên, theo tiến trình tiếp cận, phát triển CNTT của Việt Nam cho thấy: trong vài năm gần đây, Việt Nam đã đạt được những tiến bộ đáng kể về CNTT ở cả tầm vi mô và vĩ mô Ở tầm vĩ mô, các cấp lãnh đạo đã nhận thức được vai trò của CNTT trong tiến trình phát triển, điều này thể hiện cụ thể trong đường lối và chính sách ưu tiên phát triển CNTT Chính vì thế ngành viễn thông đã tăng trưởng với mức phi thường.

Bảng 12: Một số số liệu thống kê về tăng trưởng CNTT

Năm 1995 2000 Điện thoại cố định 774 746 2 355 000 Điện thoại di động 15 000 572 282

Internet 15 000 33 000 75 000 Đến cuối năm 2000, tỉ lệ thuê bao điện thoại đã tăng trưởng đạt mức gần 4 máy/100 dân, tăng gấp 2,5 lần so với năm 1998-1999 và tăng gấp 20 lần so với năm 1990 Trên 85% các xã nông thôn ở Việt Nam đã được tiếp cận với dịch vụ điện thoại (theo thời báo kinh tế Việt Nam tháng 9/2000).

Tính đến năm 2001 toàn quốc có khoảng 200 máy tính mini và khoảng

700 000 máy vi tính 75% máy tính nằm trong các cơ quan Nhà nước và doanh nghiệp; 10% trong các cơ quan nghiên cứu và an ninh quốc phòng; 10% trong các cơ sở giáo dục; 5% trong các hộ gia đình Công suất sử dụng máy tính nhìn chung chưa cao, hiệu quả còn thấp Ở nhiều nơi, máy tính mới được sử dụng chủ yếu cho việc soạn thảo văn bản Điều này cũng phản ánh khá rõ cơ cấu đầu tư với trên 82% dành cho việc mua thiết bị, 12% dành cho dịch vụ, chỉ khoảng 5% dành cho phần mềm Mạng máy tính cũng đã và đang hìn thành ở nhiều nơi nhưng công suất sử dụng mạng còn thấp Hiệu quả sử dụng của mạng phụ thuộc chủ yếu vào dung lượng, chất lượng thông tin và tần suất, cường độ khai thác trao đổi thông tin trên mạng.

Thực trạng cơ sở hạ tầng CNTT của Việt Nam vẫn còn là vấn đề gây khó khăn cho phát triển kinh tế chung của toàn xã hội cũng như các doang nghiệp Để có thể phát triển TMĐT thành công thì hạ tầng cơ sở phải đạt tới một trình độ nhất định Hi vọng trong thời gian tới, Nhà nước và các cấp lãnh đạo ưu tiên phát triển hạ tầng CNTT để tạo điều kiện cho các đơn vị kinh tế phát triển hơn nữa và ứng dụng thành công CNTT cũng như TMĐT.

Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của bộ chính trị và nhiều văn kiện của Đảng và Nhà nước đã chủ trương khuyến khích các doanh nghiệp ứng dụng CNTT để đổi mới quản lý, nâng cao năng lực sản xuất và cạnh tranh Tuy nhiên, các chính sách đó mới chỉ là định hướng, khuyến khích bước đầu, chưa có chương trình quốc gia lớn, tổng thể và toàn diện về

Những điểm mạnh và điểm yếu của Vinafco Logistics

2.1 Điểm mạnh của Vinafco Logistics

2.1.1 Hệ thống cơ sở vật chất đã có

Hệ thống mạng Lan tại trụ sở công ty Vinafco Logistics được xây dựng

Hệ thống mạng Lan tại trụ sở công ty Vinafco Logistics được xây dựng nhằm mục đích triển khai các ứng dụng CNTT hiện đang được áp dụng tại nhằm mục đích triển khai các ứng dụng CNTT hiện đang được áp dụng tại đơn vị một cách hiệu quả Hệ thống mạng có tính mở để cho các trung tâm, đơn vị một cách hiệu quả Hệ thống mạng có tính mở để cho các trung tâm, kho bãi đóng tại địa bàn khác có thể truy cập vào để khai thác thông tin cũng kho bãi đóng tại địa bàn khác có thể truy cập vào để khai thác thông tin cũng như gửi báo cáo về cho lãnh đạo công ty. như gửi báo cáo về cho lãnh đạo công ty.

Với mức độ công việc hiện nay của công ty thì mạng nội bộ LAN là rất

Với mức độ công việc hiện nay của công ty thì mạng nội bộ LAN là rất cần thiết cho công ty và đặc biệt là chuẩn bị cho việc thiết lập mạng diện rộng cần thiết cho công ty và đặc biệt là chuẩn bị cho việc thiết lập mạng diện rộng WAN cũng như các ứng dụng CNTT-TMĐT khác Với việc khai thác mạng

WAN cũng như các ứng dụng CNTT-TMĐT khác Với việc khai thác mạng LAN đã đem lại những hiệu quả và lợi ích sau:

LAN đã đem lại những hiệu quả và lợi ích sau:

Hệ thống quản lý thiết bị một cách khoa họcHệ thống quản lý thiết bị một cách khoa học

Mang tính bảo mật cao đó là sử dụng tài khoản đăng nhậpMang tính bảo mật cao đó là sử dụng tài khoản đăng nhập

Lưu trữ các thông tin yêu cầu, các thông tin công việc trên trang ưebLưu trữ các thông tin yêu cầu, các thông tin công việc trên trang ưeb nội bộ. nội bộ.

Trao đổi công việc giữa cấp trên với nhân viên trong toàn thể công tyTrao đổi công việc giữa cấp trên với nhân viên trong toàn thể công ty một cách khoa học bằng phương thức gửi thông tin nội bộ một cách khoa học bằng phương thức gửi thông tin nội bộ

- Giám đốc giám sát, kiểm tra công viêch của các trưởng bộ phận rồi cácGiám đốc giám sát, kiểm tra công viêch của các trưởng bộ phận rồi các trưởng bộ phận với các nhân viên một cách có hiệu quả trưởng bộ phận với các nhân viên một cách có hiệu quả

Rút ngắn thời gian và khoảng cách giải quyết công việc.Rút ngắn thời gian và khoảng cách giải quyết công việc.

+ Tiết kiệm được sức người, sức của

+ Tiết kiệm được sức người, sức của

+ Nâng cao hiệu quả kinh tế

+ Nâng cao hiệu quả kinh tế

Hệ thống mạng LAN sau khi đi vào hoạt động hoàn chỉnh, toàn bộ lãnh

Hệ thống mạng LAN sau khi đi vào hoạt động hoàn chỉnh, toàn bộ lãnh đạo và các cán bộ nhân viên của công ty TNHH Tiếp vận VINAFCO có thể đạo và các cán bộ nhân viên của công ty TNHH Tiếp vận VINAFCO có thể dễ dàng liên lạc khai thác triệt để các tài nguyên trên toàn hệ thống Đặc biệt dễ dàng liên lạc khai thác triệt để các tài nguyên trên toàn hệ thống Đặc biệt giảm thiểu được việc sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoại vi như đĩa mềm, băng giảm thiểu được việc sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoại vi như đĩa mềm, băng từ…tránh được những rủi ro không đáng có trong công tác chuyên ngành. từ…tránh được những rủi ro không đáng có trong công tác chuyên ngành. Hơn nữa, toàn hệ thống mạng là một thể thống nhất, vì vậy việc khai thác tối

Hơn nữa, toàn hệ thống mạng là một thể thống nhất, vì vậy việc khai thác tối đa các thiết bị trong mạng sẽ tiết kiệm được chi phí như máy in, fax… đa các thiết bị trong mạng sẽ tiết kiệm được chi phí như máy in, fax…

2.1.1.2 Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp

Hiện nay, Vinafco Logistics đang sử dụng một số phần mềm kế toán,

Hiện nay, Vinafco Logistics đang sử dụng một số phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho…Đặc biệt, phần mềm quản lý kho đã tạo ra bước phần mềm quản lý kho…Đặc biệt, phần mềm quản lý kho đã tạo ra bước ngoặt trong hoạt động kinh doanh kho bãi, quản lý sản phẩm Cùng với việc ngoặt trong hoạt động kinh doanh kho bãi, quản lý sản phẩm Cùng với việc đầu tư trang thiết bị, mở rộng kho bãi ở trung tâm Tiên Sơn- Bắc Ninh, và đầu tư trang thiết bị, mở rộng kho bãi ở trung tâm Tiên Sơn- Bắc Ninh, và việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp khiến kinh doanh kho việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp khiến kinh doanh kho bãi, quản lý sản phẩm trở thành một trong những hoạt động kinh doanh hiệu bãi, quản lý sản phẩm trở thành một trong những hoạt động kinh doanh hiệu quả của Vinafco Logistics Với phần mềm này đã cắt giảm một lượng lớn quả của Vinafco Logistics Với phần mềm này đã cắt giảm một lượng lớn nhân viên quản lý kho, đồng thời giúp cho quá trình hoàn thiện đơn hàng nhân viên quản lý kho, đồng thời giúp cho quá trình hoàn thiện đơn hàng được nhanh chóng hơn, giảm thất thoát hao tổn hàng hoá Việc ứng dụng được nhanh chóng hơn, giảm thất thoát hao tổn hàng hoá Việc ứng dụng phần mềm này cũng giúp cho nhân viên công ty có nhiều kĩ năng về máy tính, phần mềm này cũng giúp cho nhân viên công ty có nhiều kĩ năng về máy tính, tiếp cận dễ dàng hơn với những ứng dụng khác của CNTT. tiếp cận dễ dàng hơn với những ứng dụng khác của CNTT.

2.1.2 Tiềm lực tài chính, nhân lực

Kể từ khi thành lập đến nay đã gần

Kể từ khi thành lập đến nay đã gần 15 năm, Vinafco Logistics đã có

68 sở vật chất được phát triển mạnh, các dịch vụ được mở rộng, chất lượng không ngừng được nâng cao Các chi nhánh của Vinafco Logistics được thiết lập ở nhiều thành phố như: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Nha Trang, Đà Nẵng Những chi nhánh này góp phần mở rộng kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận hàng năm cho công ty

Con tàu Vinafco đang tăng tốc, doanh nghiệp VINAFCO đang phát

Con tàu Vinafco đang tăng tốc, doanh nghiệp VINAFCO đang phát triển mạnh và đúng hướng Chắc chắn một ngày không xa, tên tuổi của triển mạnh và đúng hướng Chắc chắn một ngày không xa, tên tuổi của VINAFCO sẽ trở thành một địa chỉ quen thuộc của khách hàng trong và ngoài

VINAFCO sẽ trở thành một địa chỉ quen thuộc của khách hàng trong và ngoài nước Công ty cổ phần VINAFCO hôm nay sẽ trở thành một tập đoàn mạnh nước Công ty cổ phần VINAFCO hôm nay sẽ trở thành một tập đoàn mạnh với nhiều ngành nghề đa dạng, phạm vi hoạt động sẽ toả rộng không phải chỉ với nhiều ngành nghề đa dạng, phạm vi hoạt động sẽ toả rộng không phải chỉ ở dải đất Việt Nam mà sẽ sang các nước trong khu vực và vươn xa tới các ở dải đất Việt Nam mà sẽ sang các nước trong khu vực và vươn xa tới các châu lục Âu- Mỹ. châu lục Âu- Mỹ.

Tổng hợp số liệu chủ yếu của công ty cổ phần VINAFCO sau 17 năm

Tổng hợp số liệu chủ yếu của công ty cổ phần VINAFCO sau 17 năm hoạt động. hoạt động.

Chỉ tiêu Năm 1988Năm 1988 Năm 2004Năm 2004

Tổng số lao động 40 người40 người 510 người510 người

Tổng số vốn 4.080.644 VND4.080.644 VND

92.000.000.000 (trong đó vốn điều lệ 47,8 tỷ đó vốn điều lệ 47,8 tỷ VND)VND)

Doanh thu 1,25 tỷ VND1,25 tỷ VND 307 tỷ VND307 tỷ VND

Lợi nhuận 105 triệu VND105 triệu VND 13,9 tỷ VND13,9 tỷ VND Thu nhập bình

Thu nhập bình quân/người/tháng quân/người/tháng 33 380 VND33 380 VND 2 300 000 VND2 300 000 VND

Như vậy, so với những ngày đầu thành lập thì qua bảng trên đã phản

Như vậy, so với những ngày đầu thành lập thì qua bảng trên đã phản ánh sự lớn mạnh không ngừng của công ty cổ phần VINAFCO Với tiềm lực ánh sự lớn mạnh không ngừng của công ty cổ phần VINAFCO Với tiềm lực tài chính như trên, được sự đồng ý, chỉ đạo của ban giám đốc về chiến lược tài chính như trên, được sự đồng ý, chỉ đạo của ban giám đốc về chiến lược xây dựng TMĐT thì Vinafco Logistics sẽ sớm thực hiện thành công chiến xây dựng TMĐT thì Vinafco Logistics sẽ sớm thực hiện thành công chiến lược TMĐT phù hợp để đưa Vinafco Logistics trở thành một trong những lược TMĐT phù hợp để đưa Vinafco Logistics trở thành một trong những công ty cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu ở Việt Nam, dễ dàng tìm kiếm công ty cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu ở Việt Nam, dễ dàng tìm kiếm nhiều cơ hội hợp tác đầu tư với nhiều công ty trên thế giới. nhiều cơ hội hợp tác đầu tư với nhiều công ty trên thế giới.

2.1.3 Định hướng hành động tích cực của ban lãnh đạo

Gần 20 năm trôi qua, công ty dịch vụ vận tải TW trực thuộc Bộ giao

Gần 20 năm trôi qua, công ty dịch vụ vận tải TW trực thuộc Bộ giao thông vận tải- một đơn vị kinh tế quốc doanh nay là công ty cổ phần thông vận tải- một đơn vị kinh tế quốc doanh nay là công ty cổ phần VINAFCO đã vượt qua biết bao khó khăn, thăng trầm để tồn tại và phát triển

VINAFCO đã vượt qua biết bao khó khăn, thăng trầm để tồn tại và phát triển vững chắc Có được thành quả như ngày nay là do sự đồng lòng của toàn thể vững chắc Có được thành quả như ngày nay là do sự đồng lòng của toàn thể cán bộ lãnh đạo, công nhân viên của công ty Đặc biệt là những định hướng, cán bộ lãnh đạo, công nhân viên của công ty Đặc biệt là những định hướng, chỉ đạo đúng đắn của ban giám đốc là nhân tố quan trọng giúp công ty vượt chỉ đạo đúng đắn của ban giám đốc là nhân tố quan trọng giúp công ty vượt qua lúc khó khăn. qua lúc khó khăn.

Ban lãnh đạo công ty luôn tìm tòi, học hỏi bắt kịp với sự biến đổi của

Ban lãnh đạo công ty luôn tìm tòi, học hỏi bắt kịp với sự biến đổi của nền kinh tế Qua những dịp đi tham quan, nghiên cứu những mô hình hoạt nền kinh tế Qua những dịp đi tham quan, nghiên cứu những mô hình hoạt động kinh doanh logistics ở các nước trong khu vưc và trên thế giới như: động kinh doanh logistics ở các nước trong khu vưc và trên thế giới như: Singapore, Indonesia, Thai Lan…lãnh đạo công ty nhận thấy CNTT đã đem

XÂY DỰNG DỰ ÁN PHÁT TRIỂN TMĐT VÀO QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI SẢN PHẨM

Nhu cầu ứng dụng TMĐT ở Vinafco Logistics

Qua việc phân tích những bất cập trong nhiều khâu của hoạt động quản lý và phân phối sản phẩm, đặt biệt là khâu thực hiện chu trình đặt hàng và quản trị hệ thống thông tin, cho ta thấy ứng dụng TMĐT là nhu cầu cần thiết của Vinafco Logistics để nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty Vinafco Logistics đòi hỏi việc ứng dụng TMĐT sẽ giải quyết tốt các vấn đề sau:

 Cập nhật thông tin khách hàng:

Nhân viên sẽ cập nhật thông tin khách hàng mới mà trong hệ thống chưa có vào với các thông tin như: Tên khách hàng, địa chỉ, số điệt thoại và số fax, nhu cầu …Việc cập nhật thường xuyên các khách hàng mới sẽ giúp cho nhân viên dễ dàng lựa chọn các khách hàng tốt nhất có tiềm năng nhất đối với họ Nếu khách hàng có sẵn trong hệ thống thì hệ thống sẽ cho phép nhân viên thêm vào nhu cầu mới của khách hàng

Hệ thống cho phép nhân viên tìm kiếm khách hàng theo các tiêu trí: tên khách hàng, địa chỉ , số điện thoại, số fax , chủng loại, ngày tháng cập nhật , đơn vị và người quản lý.

 Báo cáo thống kê khách hàng (báo cáo thị trường định kỳ).

Hệ thống cho phép báo cáo danh sách khách hàng theo ngày, từng đơn vị, cá nhân hay toàn công ty Dựa vào báo cáo này Lãnh đạo công ty có thể đánh giá được sự phát triển thị phần của công ty mình.

 Quản lý sản phẩm dịch vụ.

 Cập nhật sản phẩm dịch vụ.

Hệ thống cho phép nhân viên cập nhật toàn bộ sản phẩm dịch vụ và lưu giữ để có thể chiết xuất cho các báo giá hay các đơn hàng hoặc đưa ra những thống kê cần thiết khi cần đến Dựa vào chức năng này nhân viên có thể biết được số dịch vụ bán ra và số dịch vụ còn tồn lại.

 Tìm kiếm thông tin sản phẩm;

Hệ thống cho phép tìm kiếm nhanh sản phầm thông qua mã sản phẩm, tên sản phẩm, phòng quản lý, người quản lý và nhà sản xuất, nước sản xuất

 Báo cáo thống kê sản phẩm.

Hệ thống cho phép báo cáo danh sách sản phẩm theo chi tiết, danh sách, tổng hợp, đánh giá sản phẩm.Thống kê xem trong những sản phẩm mà công ty đã có, kiểm tra những sản phẩm dịch vụ đã được ký kết hợp đồng. Sản phẩm nào ít được khách hàng quan tâm đến từ đó tìm ra chiến lược bán hàng và phương hướng kinh doanh mới để thúc đẩy công ty phát triển hơn.

 Quản lý thông tin nội bộ.

 Gửi và phân loại thông tin nội bộ.

Cho phép gửi và phân loại thông tin nội bộ cho các nhân viên và lạnh đạo trong công ty , giúp cho nhân viên và lạnh đạo trao đỏi được công vệc tức thời

 Cập nhật và phân loại thông tin nội bộ.

Cho phép nhận và phân loại thông tin nội bộ , giúp cho nhân viên và lạnh đạo dễ quản lý thông tin được nhận

 Cập nhật và phân loại báo giá.

Cho phép cập nhật thông tin báo giá về một sản phẩm dịch vụ nào đó có đầy đủ các thông tin cần thiết đồng thời có chức năng phân loại báo giá để khi cần kiểm soát sẽ được dễ dàng hơn.

Hệ thống cho phép tìm kiếm nhanh báo giá thông qua mã số, tên tiêu đề báo giá, phòng quản lý, người quản lý và khoảng thời gian tạo lập báo giá

In các báo giá thích hợp khi cần.

 Cập nhật và phân loại báo đơn hàng.

Cho hép cập nhật thông tin hợp đồng về một sản phẩm dịch vụ nào đó có đầy đủ các thông tin cần thiết đồng thời có chức năng phân loại hợp đồng để khi cần kiểm soát sẽ được dễ dàng hơn.

Hệ thống cho phép tìm kiếm nhanh hợp đồng thông qua mã số, tên tiêu đề hợp đồng, phòng quản lý, người quản lý và khoảng thời kí kết hợp đồng

In các đơn hàng thích hợp

Nhu cầu của khách hàng của Vinafco Logistics

Hiện nay, mặc dù cán bộ công nhân viên của Vinafco Logistics đã rất cố gắng nhưng vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề chưa làm hài lòng khách hàng. Chẳng hạn, khi khách hàng vướng công nợ thì họ phải chờ đợi nhiều người có trách nhiệm liên lạc, giải quyết…Điều này có thể gây ra hàng loạt các khó khăn khác cho khách hàng do việc chậm nhận được hàng Thông tin trao đổi chủ yếu bằng điện thoại khá tốn kém và phải liên lạc nhiều lần mới có thể thực hiện được đơn hàng Dịch vụ chăm sóc khách hàng còn khá nghèo nàn chưa đáp ứng kịp thời những thắc mắc, yêu cầu của khách hàng… Vì vậy, khách hàng có mong muốn là có thể có được nhiều tiện ích hơn Việc ứng dụng TMĐT có thể giải quyết được những bất cập trên Nhưng việc ứng dụng TMĐT ở Vinafco Logistics phải đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng truy cập và có hướng dẫn cụ thể khách hàng đặt hàng cũng như góp ý, đề xuất những thắc mắc mà khách hàng cần Vinafco Logistics giải đáp…

Việc sử dụng internet không còn quá xa lạ với người dân Việt Nam, đặc biệt khách hàng của Vinafco Logistics chủ yếu là các đại lý, công ty lớn…nên việc ứng dụng TMĐT của Vinafco Logistics có thể tích hợp khách hàng vào hệ thống của mình dễ dàng hơn, hiệu quả hơn và đáng tin cậy

II/ Điều kiện để xây dựng TMĐT ở Vinafco Logistics

Điều kiện về CSHT kỹ thuật

TMĐT là hệ quả tất yếu của sự phát triển kỹ thuật số hoá và công nghệ thông tin Vì vậy, hạ tầng cơ sở công nghệ của TMĐT với sự phát triển của kỹ thuật tính toán điện tử và truyền thông điện tử là quan trọng Để phát triển TMĐT nói chung cũng như ứng dụng TMĐT ở Vinafco Logistics, CSHT công nghệ phải đảm bảo tính hiện hữu, nghĩa là phải có một hệ thống các chuẩn của doanh nghiệp, của quốc gia và các chuẩn này phải phù hợp với quốc tế Các chuẩn này gắn với hệ thống các cơ sở kỹ thuật và thiết bị ứng dụng của quốc gia như một phân hệ toàn cầu.

Cùng với tính hiện hữu, CSHT công nghệ của TMĐT còn phải đảm bảo tính kinh tế, nghĩa là chi phí dịch vụ truyền thông phải ở mức hợp lý để đảm bảo cho các tổ chức và cá nhân đều có khả năng chi trả và đảm bảo giá cả của hàng hoá và dịch vụ thực hiện qua TMĐT không quá cao so với thương mại truyền thống.

Điều kiện về CSHT pháp lý

Cơ sở pháp lý của TMĐT bao gồm hàng loạt các vấn đề như các đạo luật và chính sách về TMĐT, các quy định cụ thể về TMĐT trong hệ thống các qui định pháp lý của quốc gia Để TMĐT phát triển, hệ thống pháp luật của các quốc gia phải từng bước hoàn chỉnh để đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch TMĐT, của hợp đồng và các chứng từ điện tử CSHT pháp lý củaTMĐT còn góp phần đảm bảo tính pháp lý của sở hữu trí tuệ và chuyển giao công nghệ, đảm bảo các bí mật cá nhân của người tham gia giao dịch TMĐT.

76 hoại, những hành vi cản trở hoặc gây thiệt hại cho hoạt động TMĐT ở phạm vi quốc gia và quốc tế.

CSHT kinh tế-xã hội

CSHT của TMĐT là tổng hoà phức hợp nhiều vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, trong đó CSHT kinh tế xã hội có vai trò đặc biệt quan trọng cho sự phát triển của TMĐT CSHT kinh tế- xã hội cho TMĐT có thể hiểu đó là toàn bộ các nhân tố, các điều kiện cơ bản về kinh tế xã hội nhằm tạo ra môi trường cho sự hình thành và phát triển của TMĐT. Quá trình thực hiện các hoạt động TMĐT trước hết là quá trình con người sử dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế để thực hiện các hành vi thương mại Đối với TMĐT, một khi các CSHT kinh tế chưa có hoặc chưa đầy đủ thì không thể thực hiện các nội dung của TMĐT Mặt khác, để TMĐT thực sự đi vào đời sống, về mặt xã hội cần phải có sự thay đổi nếp sống, nếp suy nghĩ, lối làm việc công nghiệp và có sự hợp tác trên qui mô rộng lớn. Điều này sẽ được thực hiện khi tạo ra được một CSHT về mặt xã hội.

Phát triển TMĐT cần phải có sự nhận thức sâu sắc của chính phủ, các nhà quản lý, các nhà hoạch định chiến lược và toàn xã hội về cơ hội phát triển và những lợi ích nó mang lại Chính phủ phải nhận thức được cơ hội và lợi ích của TMĐT để thiết lập môi trường kinh tế, xã hội, và pháp lý cho TMĐT. Các nhà quản lý, các nhà hoạch định chiến lược phát triển nhận thức được cơ hội và lợi ích của TMĐT để vạch ra chiến lược phát triển và đề ra giải pháp thích hợp.

III/ Lập kế hoạch xây dựng

Mục tiêu, ý tưởng kiến trúc của dự án

1.1 Mục tiêu của dự án

Mỗi một công ty tuỳ theo đặc thù kinh doanh riêng mà cần thiết phải xây dựng một hệ thống TMĐT để phục vụ và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Đối với Công ty tiếp vận VINAFCO có nhiều trung tâm và phòng ban kinh doanh nằm ở các vị trí khác nhau đó là Trung tâm tiêp vận Tiên Sơn -Bắc Ninh, Trung tâm tiêp vận Bach Đằng –HN, Phòng KD, Phòng TQXNK Do vậy hệ thống cần phải ghi nhận các hoạt động thông tin yêu cầu của khách hàng và xử lý các thông tin đó với khách hàng, chủ yếu là khách hàng tổ chức Ngoài ra hệ thống còn giúp Giám đốc công ty theo dõi được các hoạt động kinh doanh, tự động thống kê các thông tin khách hàng, đơn hàng và báo giá của từng đơn vị trong công ty

Hệ thống quản lý khách hàng được sử dụng để ghi nhận các phiên giao dịch, xử lý thông tin và các đơn hàng, chủ yếu là phục vụ khách hàng thuộc tổ chức.

 Mục tiêu của hệ thống:

 Ghi nhận thông tin các dịch vụ: loại dịch vụ, mô tả chi tiết dịch vụ, số lượng và xác định giá cho từng loại dịch vụ… đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

 Ghi nhận các thông tin về đơn hàng dịch vụ, giải quyết các nghiệp vụ có liên quan đến việc thực hiện một hợp đồng dịch vụ vận tải, cho thuê kho bãi, khai thuê hải quan

 Phân tích, xử lý các thông tin về khách hàng, các loại hợp đông, báo giá có liên quan nhanh và chính xác để hỗ trợ Giám đốc quyết định trong các hoạt động kinh doanh.

 Thực hiện tự động kiểm kê, báo cáo thống kê về thông tin khách hàng, đơn hàng, báo giá và các sản phẩm dịch vụ, theo dõi những dịch vụ đã được ký hay chưa ký hợp đồng về các dịch vụ của từng đơn vị, để có quyết định kịp thời trong kinh doanh.

 Hệ thống TMĐT phải đảm bảo được:

 Ghi nhận được các thông tin của khách hàng: tên giao dịch, địa chỉ trụ sở, điện thoại, fax và nội dung yêu cầu dịch vụ

 Phân loại được khách hàng theo các tiêu chí: tổ chức, cá nhân và theo loại hình dịch vụ

 Hỗ trợ lập đơn hàng và báo giá

 Nhập thông tin về các sản phẩm dịch vụ và hỗ trợ việc phân loại các sản phảm dịch vụ theo các hình thức quản lý sản phẩm dịch vụ và các đơn vị quản lý.

 Hiển thị các báo cáo

 In các hợp đồng, báo giá và báo cáo thị trường

 Gửi các hợp đồng, báo giá và báo cáo thị trường cho ban lãnh đạo và khách hàng qua E-mail, qua đường mạng nội bộ, đặc biệt có tính năng Inport/export ra hoặc từ các file thuộc các chương trình ứng dụng

 Phân quyền sử dụng các các chức năng của chương trình.

 Cập nhật lại thông tin về khách hàng, hợp đồng, báo giá vá sản phẩm dịch vụ.

 Khả năng tìm kiếm thông tin khách hàng theo các tiêu chí.

1.2.Ý tưởng kiến trúc dự án

Sử dụng công nghệ web: Website là tập hợp các trang web bắt đầu bằng một file với địa chỉ tên miền Công ty hoặc cá nhân thường sử dụng địa chỉ tên miền để quảng bá tới khách hàng và các độc giả về trang web của doanh nghiệp Website đang trở thành trung tâm mua bán lẻ tại nhà, trung tâm thông tin cho thương mại, giải trí và giao tiếp Dựa vào công nghệ web, các hoạt động kinh doanh và hoạt động cá nhân sẽ giải quyết nhanh hơn và dễ dàng hơn so với trước đây.

Căn cứ vào những lợi thế của web đã được thực tế kiểm nghiệm như:màu sắc đa dạng và có thể truyền tải thông điệp dưới dạng chữ, hình ảnh, âm thanh; tương tác giữa người cung cấp thông tin và người sử dụng, tra cứu thông tin và có thể cung cấp nhanh thông tin phản hồi; dễ dàng phản hồi cho các công cụ khuyếch trương; chi phí sản xuất và duy trì thấp…Hơn nữa, Vinafco Logistics đã xây dựng được website riêng dù mới chỉ dừng lại ở mức giới thiệu về công ty là chủ yếu, chưa thực hiện các giao dịch qua website. Nhưng nó có thể được cải tiến, tích hợp nhiều tính năng mới để TMĐT thực sự trở thành chiến lược phát triển dài hạn của công ty. o Xây dựng hệ thống theo kiến trúc client – server :

Hình 9: Mô hình Client - Server o Đảm bảo thống nhất về các thành phần kiến trúc hệ thống đối với từng ứng dụng chương trình xây dựng bằng ASP và MS ACCESS. o Thống nhất xây dựng cơ sở dữ liệu theo mô hình tập trung Xây dựng CSDL dạng chuẩn hoá 3NF.

2.Yêu cầu chung của hệ thống

2.1 Yêu cầu về môi trường kỹ thuật o Font tiếng Việt sử dụng font unicode: Verdana & size :8 và có công cụ chuyển đổi từ font ABC sang font Unicode. o Môi trường mạng vận hành hệ thống - Mạng LAN, hệ điều hành mạng Windows NT Server 4.0, Windows 2000 Server, Windows Server 2003 o Môi trường máy trạm vận hành hệ thống - Hệ điều hànhWINDOWS 2000 Professional hoặc XP có cấu hình phần cứng tối thiểu như sau:

 HHD 100MB o Hệ quản trị CSDL hệ thống chương trình ACCESS với database character set: UTF-8. o Công cụ thiết kế và lập trình hệ thống chương trình: ASP & Phân tích và thiết kế hệ thống.

2.2 Yêu cầu chung về an toàn và bảo mật dữ liệu hệ thống o Xây dựng hệ thống tuân thủ các quy chế an toàn và bảo mật trên mạng. o Đảm bảo an toàn bảo mật, lưu trữ và phục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy. o Ðảm bảo được tính xác thực, toàn vẹn của thông tin trong giao dịch và thanh toán o Mỗi người sử dụng truy cập hệ thống được cấp tên và mật khẩu duy nhất, được phép thay đổi mật khẩu. o Mỗi người sử dụng truy cập hệ thống được phân quyền với các chức năng tương ứng với từng NSD. o Người sử dụng chỉ được phép xoá, cập nhật dữ liệu của mình.

2.3 Yêu cầu và qui ước về giao diện

 Giao diện bằng tiếng Việt theo chuẩn Unicode (Verdana & size :8 ) cho toàn bộ hệ thống.

Màn hình chính thiết kế thân thiện, có hướng dẫn tổng thể cũng như chi tiết từng chức năng con của hệ thống.

Các màn hình giao diện về cơ bản phải thống nhất về các nút lệnh cũng như về màu sắc, fonts chữ,

Các phím nóng được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho NSD

Độ phân giải của màn hình giao diện: 1024*768 pixel

Giao diện màn hình của hệ thống ECommerce sử dụng font tiếng Việt Unicode

Giao diện ứng dụng chạy trên nền window, sử dụng được cả thao tác bằng chuột và bàn phím.

Khuôn dạng hiển thị ngày DD/MM/YYYY và căn giữa

Các trường thể hiện dữ liệu kiểu text căn bên trái

Các trường thể hiện dữ liệu kiểu số căn bên phải, dùng dấu ‘,’ để ngăn cách giữa hàng triệu và hàng ngàn, dùng dấu ‘.’ để thể hiện phần thập phân.

Sử dụng cách thể hiện tên gọi chung cho cả ứng dụng triển khai ở Việt Nam:

Số tiền bằng chữ: Linh (cho linh và lẻ); Nghìn (cho nghìn hoặc ngàn).

2.4 Yêu cầu về tốc độ và độ ổn định

Xử lý cập nhật số liệu thực hiện dưới 1 phút.

Thời gian tổng hợp và đưa ra báo cáo dưới 5 phút

Có khả năng phục vụ >00 người tại một thời điểm

2.5 Yêu cầu về quản trị hệ thống

Các đối tượng tham gia vào hệ thống

Bất kỳ ai cũng có thể tham gia vào hệ thống nhưng ta có thể chia ra thành các đối tượng chính sau:

- Khách hàng (Guest): là đại lý, cá nhân, doanh nghiệp… không đăng ký tài khoản trong hệ thống và tham gia vào hệ thống với mục đích thăm quan, tìm hiểu, và có thể yêu cầu dịch vụ trực tiếp trên hệ thống.

- Thành viên (Member): là người, đại lý, doanh nghiệp đăng ký 1 tài khoản với hệ thống Thành viên có thể đặt hàng trên hệ thống và theo dõi đơn hàng cho những mặt hàng đó.

- Người quản trị hệ thống: là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hệ thống hoạt động Quản lý tài khoản, thống kê các thông số hệ thống

Chức năng của hệ thống

Chức năng của hệ thống Ecommerce bao gồm 3 phân hệ chức năng chính sau:

1.Phân hệ chức năng quản trị hệ thống

2.Phân hệ chức năng khách hàng

3.Phân hệ chức năng thành viên a Phân hệ chức năng quản trị hệ thống

Phân hệ chức năng quản lý như sau:

+ Đăng nhập và thoát khỏi hệ thống

+ Quản lý người dùng hệ thống

- Thêm người dùng hệ thống

- Xoá người dùng hệ thống

+ Quản lý danh mục hệ thống

- QL các loại hạng mục/Các loại hàng hoá/các loại dịch vụ

- QL các thuộc tính chi tiết hàng hoá

- Quản lý thông tin về khách hàng

- QL các hoá đơn và đơn đặt hàng

- QL ý kiến đóng góp của khách hàng: Thu thập và trả lời.

+ Quản lý công cụ hệ thống

Sao lưu và phục hồi CSDL

QL việc gửi Email b Các phân hệ chức năng cho khách hàng thành viên

+ Đăng nhập và thoát khỏi hệ thống

+ QL hoá đơn và đơn đặt hàng

- Thông tin chi tiết về đơn hàng: Đã thực hiện, đang thực hiện, chưa thực hiện.

- Thông tin chi tiết về khách mua hàng.

+ Gửi Email đến Vinafco Logistics : Gửi Email để bắt đầu giao dịch với nhân viên phụ trách của Vinafco Logistics.

+ Đóng góp ý kiến về hệ thống Website c Các phân hệ chức năng cho khách hàng vãng lai

- Đăng ký tài khoản khách hàng thành viên: Đăng ký thành viên để có thể mua hàng hay dịch vụ lên hệ thống Website.

- Đăng nhập vào hệ thống

- Tìm kiếm loại hàng hoá, dịch vụ

- Chọn hàng: Lựa chọn mặt hàng, dịch vụ muốn mua.

- Theo dõi đơn hàng của mình

- Đóng góp ý kiến với công ty

Mục tiêu kinh doanh Chức năng hệ thống Yêu cầu thông tin

Hiển thị các danh mục sản phẩm, danh mục con

Tìm kiếm, hiển thị được danh sách các sản phẩm

Xem thông tin chi tiết về từng sản phẩm View Details Product Đặt hàng cần mua vào giỏ hàng Shopping Cart điện tử ShoppingCart

Kiểm tra được thanh toán trực tuyến và xác nhận các hợp lệ về địa chỉ vận chuyển, địa chỉ thanh toán, các chính sách thuế

TaxMethod, CustomerAddress, Customer, CCType Đánh giá về sản phẩm Review ProductReview

Khách hàng có thể phản hồi tới công ty về các ý kiến của mình

Feedback Đăng ký tài khoản khách hàng để có thể tham gia mua hàng tại

Khách hàng có thể thay đổi các thông tin cá nhân của mình

Khách hàng có thể phục hồi mật khẩu đăng nhập nếu quên

Quản lý các thông tin khách hàng Customer

CustomerAddress Quản lý thực hiện đơn hàng Orders

OrdersDetail Quản lý các danh mục sản phẩm Category

Quản lý sản phẩm Product

E-Mail tí i bè bạn Đ ánh giá sản phẩm

Chọn mục hàng cần mua thêm vào giá hàng

Xác nhận việc mua hàng Đ ặt hàng

Dữ liệu § ¨ng nhËp Đ ịa chỉ nơi nhận

Trang chủChọn xem sản phẩm

Một số sơ đồ luồng dữ liệu.

* Chú ý: sản phẩm ở đây bao gồm sản phẩm mà Vinafco Logistics nhận phân phối và các dịch vụ khác mà Vinafco Logistics cung cấp. Đ ơn hàng

Xem các đơn hàng tổng hợ p

Xử lý bỏ các đơn hàng Ban điều hành

Xem các đơn hàng ch a đầy đủ

Xem các đơn hàng bởi khách Đ ơn hàng

Lấy thông tin đơn hàng

LÊy thông tin đơn hàng cần xử lý bá

Thông tin cần Lấy thông tin đơn hàng đã xử lý bỏ

Yêu cầu xử lý bỏ Yêu cầu tra cứu

Lấy thông tin đơn hàng của mỗi khách

Lấy thông tin đơn hàng ch a đầy đủ

Lấy thông tin đơn hàng tổng hợ p

Dữ liệu Đ ăng ký tài khoản Cập nhật tài khoản

Kho tạm thời Truy cập

LÊy thông tin d÷ liệu cần phục hồi

L u thông tin tài khoản mớ i và ph©n quyÓn

L u thông tin tài khoản đã sửa

Lấy thông tin tài khoản cần sửa

Lấy thông tin dữ liệu chhính

Yêu cầu phục hồi Yêu cầu đăng ký

III/ Kiến nghị các bên để xây dựng dự án thành công

1 Kiến nghị đối với Nhà nước

Nhà nước có vai trò trong việc tạo ra môi trường, điều kiện thuận lợi, tạo ra cơ chế khuyến khích, hướng dẫn các doanh nghiệp ứng dụng TMĐT nhằm mục tiêu thúc đẩy kinh tế phát triển Do đó em xin kiến nghị một số vấn đề sau:

1.1 Tiếp tục nâng cao nhận thức và kiến thức về CNTT-TMĐT

Nhà nước cần tuyên truyền cho mọi tầng lớp xã hội đặc biệt là đối với lãnh đạo các doanh nghiệp, nhận thức được vai trò, lợi ích to lớn của việc ứng Đ ơn hàng

Xem chi tiÕt khách hàng

Xem đơn hàng của khách hàng Gửi th tớ i khách hàng

Yêu cÇu xem chi tiÕt

Yêu cÇu xem đơn hàng

Lấy thông tin đơn hàng

Lấy thông tin khách hàng cần sửa

Lấy thông tin khách hàng cần xoá

L u thông tin khách hàng đã sửa dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh qua các phương tiện thông tin đại chúng Đồng thời, Nhà nước cần hỗ trợ cho công tác biên soạn và phát hành rộng rãi các tài liệu phổ biến và hướng dẫn ứng dụng TMĐT.

Nhà nước tổ chức những khoá học, hội thảo, các cuộc thi phân tích, thiết kế viết các chương trình phần mềm hay tổ chức các cuộc thi viết về điển hình ứng dụng TMĐT trong các doanh nghiệp Qua đó, các doanh nghiệp có thể cha sẻ kinh nghiệm và góp phần tuyên truyền về những vấn đề này.

1.2.Tập trung phát triển nguồn nhân lực cho CNTT-TMĐT

Chính phủ cần có chính sách đào tạo nguồn nhân lực đúng và đủ Các hoạt động đào tạo CNTT hiện nay thiếu tính hệ thống và đồng bộ nên hiệu quả không cao Cho nên Nhà nước cần: phổ cập tin học vào nhà trường cấp thấp; tập trung đầu tư cho các trường, lĩnh vực trọng điểm để đổi mới nội dung chương trình, kể cả các nguồn tài liệu nước ngoài, để có thể bắt kịp với trình độ CNTT của các nước tiên tiến trên thế giới Ngoài ra, có thể mở các lớp đào tạo kiến thức quản lý doanh nghiệp cho các giám đốc.

1.3 Về kết cấu cơ sở hạ tầng CNTT

Tiếp tục nâng cao CSHT công nghệ cần thiết để tăng cường chất lượng dịch vụ internet và giảm giá thành Nhà nước cần có những chính sách ưu đãi hoạt động sản xuất và lắp ráp máy tính và các thiết bị trong nước để tạo ra những máy tính với giá rẻ Từ đó tạo điều kiện cho nhiều người được sử dụng máy tính hơn Ngoài ra, Nhà nước cần khuyến khích các doanh nghiệp phần mềm sản xuất các phần mềm trọn gói có tính thương mại cao,vừa làm cho chi phí ứng dụng TMĐT giảm, vừa nâng cao được chất lượng sản phẩm, dịch vụ này Nhà nước cần mở rộng từng bước cho cạnh tranh trong việc cung cấp các dịch vụ viễn thông nhằm giảm chi phí cho các doanh nghiệp cũng như mọi người sử dụng.

1.4 Về xây dựng môi trường pháp lý

Nhà nước cần sớm ban hành và triển khai luật về giao dịch TMĐT; rà soát và tháo bỏ những quyết định không phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho TMĐT phát triển.

Nhà nước cũng cần có những chính sách thu hút đầu tư nước ngoài vào CNTT Để thu hút đầu tư vào CNTT, bộ KHCN cần xoá bỏ quan liêu, sau đó tìm ra những điểm để chào mời các nhà đầu tư nước ngoài Ngoài ra, nhà nức cần ban hành chính sách thuế ưu đãi với doanh nghiệp phần mềm và các doanh nghiệp ứng dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh.

2 Kiến nghị đối với Vinafco Logistics Ứng dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh đang là một vấn đề hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp Nhưng làm thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là câu hỏi khó cho mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp Việc định hướng đúng, có tầm nhìn xa trông rộng, biết tận dụng tổng thể các nội lực và các yếu tố bên ngoài một cách linh hoạt sáng tạo là nhân tố cốt lõi cho việc ứng dụng TMĐT thành công trong doanh nghiệp Ứng dụng TMĐT hiệu quả sẽ có tác động tích cực cho tổ chức và ngược lại, việc kém hiểu biết và áp dụng không linh hoạt sẽ gây lãng phí tiền của và công sức.

2.1 Chủ động tìm hiểu lợi ích của TMĐT

Vinafco Logistics cần chủ động tìm hiểu lợi ích của TMĐT, coi đây là một trong những nhiệm vụ gắn với việc xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn Trong bối cảnh ứng dụng CNTT có tác động to lớn và toàn diện tới năng lực cạnh tranh của từng doanh nghiệp và Việt Nam chuẩn bị gia nhập WTO, sức ép từ việc mở cửa thị trường là rất lớn, nên việc tìm hiểu lợi ích của TMĐT để nâng cao sức cạnh tranh là hết sức cần thiết.

2.2 Xác định mô hình TMĐT thích hợp

Môi trường kinh doanh luôn biến đổi và nhu cầu của khách hàng cũng vậy Vinafco Logistics cần xác định được mô hình TMĐT thích hợp và có thể cải biến để đáp ứng được những đòi hỏi trong hoạt động kinh doanh của công ty cũng như của khách hàng Đồng thời tạo ra những ưu thế vượt trội so với đối thủ cạnh tranh bằng việc ứng dụng những thành tựu mới nhất của CNTT. Qua hoạt động TMĐT, Vinafco Logistics cũng dễ dàng hơn trong việc nghiên cứu thị trường và có những dịch vụ khách hàng tốt nhất Do vậy, Vinafco Logistics cần tìm hiểu, nghiên cứu và tự chọn mô hình TMĐT phù hợp với quy mô doanh nghiệp, trình độ cán bộ và khả năng tài chính của mình trong mỗi giai đoạn phát triển của công ty.

Vinafco Logistics cần khai thác triệt để các lợi thế của internet, không chỉ sử dụng internet trong việc bán hàng, giao dịch với khách hàng, tiếp thị mà cần mở rộng khai thác thông tin phong phú trên internet để hiểu các chính sách của Đảng, Nhà nước, tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm các đối tác, lập kế hoạch kinh doanh, cập nhật thông tin khoa học công nghệ để đổi mới hoạt động kinh doanh, trao đổi, học tập kinh nghiệm trong và ngoài nước.

2.4 Quảng bá Website của doanh nghiệp

Vinafco Logistics cần phải làm cho website của mình trở nên sống động hơn nữa, hấp dẫn hơn nữa để ngày càng có nhiều người biết đến thông qua việc luôn cập nhật thông tin trên website và không ngừng cải tiến để tăng tính hấp dẫn, mới, hiện đại của website Thực tế là website của Vinafco Logistics chưa được nhiều người biết đến Nguyên nhân là do internet được kết nối toàn cầu nên có hàng tỷ website hiện có trên internet Vì vậy, nếu Vinafco Logistics chỉ xây dựng website không thôi mà không chú ý đến các vấn đề khác thì website của Vinafco Logistics rất ít người biết đến.

Các cách thông thường để làm cho website được nhiều người biết đến là internet địa chỉ website vào card giao dịch của các cá nhân trong Vinafco Logistics; trên biển hiệu Vinafco Logistics; ngoài tên, địa chỉ, điện thoại cần có cả địa chỉ website, in địa chỉ website trên các công văn, giấy tờ, giấy giới

Logistics.Nói chung là ở nơi đâu có tên Vinafco Logistics thì nơi đó luôn luôn đi kèm logo, địa chỉ, điện thoại và địa chỉ website.

Các cách trên là các cách thông thường và các cách này chỉ làm cho một nhóm nhỏ khách hàng luôn có quan hệ giao dịch đối với Vinafco Logistics,các khách hàng hẹp trên địa bàn biết đến Vinafco Logistics mà thôi. Một cách khác rất hữu hiệu để nhiều người trong và ngoài nước biết đến website của doangh nghiệp là dùng Banner quảng cáo trên các báo điện tử mà có nhiều người truy cập thường xuyên, trên các báo cáo chuyên ngành Vinafco Logistics hoạt động…Tuy nhiên, chi phí cho việc quảng cáo trên Banner khá tốn kém Để đỡ tốn kém hơn,Vinafco Logistics có thể thay thế việc dùng Banner bằng việc dùng logo quảng cáo, và như vậy hiệu quả quảng cáo cũng kém hơn Một cách tốt nhất để nhiều người biết đến website của mình là Vinafco Logistics luôn luôn phải tìm cách cải tiến vị trí website của mình trên internet Điều đó có nghĩa là thông qua các công cụ tìm kiếm trên internet như: Google, yahoo, altavista…với các từ khoá đặc trưng liên quan đến doanh nghiệp thì website của Vinafco Logistics luôn hiển thị ở vị trí dẫn đầu Nếu thông qua các công cụ tìm kiếm trên internet mà vị trí website dưới

20 là rất tốt, nếu ở vị trí 100 trở nên thì website rất ít người biết đến.

Kiến nghị đối với Nhà nước

Nhà nước có vai trò trong việc tạo ra môi trường, điều kiện thuận lợi, tạo ra cơ chế khuyến khích, hướng dẫn các doanh nghiệp ứng dụng TMĐT nhằm mục tiêu thúc đẩy kinh tế phát triển Do đó em xin kiến nghị một số vấn đề sau:

1.1 Tiếp tục nâng cao nhận thức và kiến thức về CNTT-TMĐT

Nhà nước cần tuyên truyền cho mọi tầng lớp xã hội đặc biệt là đối với lãnh đạo các doanh nghiệp, nhận thức được vai trò, lợi ích to lớn của việc ứng Đ ơn hàng

Xem chi tiÕt khách hàng

Xem đơn hàng của khách hàng Gửi th tớ i khách hàng

Yêu cÇu xem chi tiÕt

Yêu cÇu xem đơn hàng

Lấy thông tin đơn hàng

Lấy thông tin khách hàng cần sửa

Lấy thông tin khách hàng cần xoá

L u thông tin khách hàng đã sửa dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh qua các phương tiện thông tin đại chúng Đồng thời, Nhà nước cần hỗ trợ cho công tác biên soạn và phát hành rộng rãi các tài liệu phổ biến và hướng dẫn ứng dụng TMĐT.

Nhà nước tổ chức những khoá học, hội thảo, các cuộc thi phân tích, thiết kế viết các chương trình phần mềm hay tổ chức các cuộc thi viết về điển hình ứng dụng TMĐT trong các doanh nghiệp Qua đó, các doanh nghiệp có thể cha sẻ kinh nghiệm và góp phần tuyên truyền về những vấn đề này.

1.2.Tập trung phát triển nguồn nhân lực cho CNTT-TMĐT

Chính phủ cần có chính sách đào tạo nguồn nhân lực đúng và đủ Các hoạt động đào tạo CNTT hiện nay thiếu tính hệ thống và đồng bộ nên hiệu quả không cao Cho nên Nhà nước cần: phổ cập tin học vào nhà trường cấp thấp; tập trung đầu tư cho các trường, lĩnh vực trọng điểm để đổi mới nội dung chương trình, kể cả các nguồn tài liệu nước ngoài, để có thể bắt kịp với trình độ CNTT của các nước tiên tiến trên thế giới Ngoài ra, có thể mở các lớp đào tạo kiến thức quản lý doanh nghiệp cho các giám đốc.

1.3 Về kết cấu cơ sở hạ tầng CNTT

Tiếp tục nâng cao CSHT công nghệ cần thiết để tăng cường chất lượng dịch vụ internet và giảm giá thành Nhà nước cần có những chính sách ưu đãi hoạt động sản xuất và lắp ráp máy tính và các thiết bị trong nước để tạo ra những máy tính với giá rẻ Từ đó tạo điều kiện cho nhiều người được sử dụng máy tính hơn Ngoài ra, Nhà nước cần khuyến khích các doanh nghiệp phần mềm sản xuất các phần mềm trọn gói có tính thương mại cao,vừa làm cho chi phí ứng dụng TMĐT giảm, vừa nâng cao được chất lượng sản phẩm, dịch vụ này Nhà nước cần mở rộng từng bước cho cạnh tranh trong việc cung cấp các dịch vụ viễn thông nhằm giảm chi phí cho các doanh nghiệp cũng như mọi người sử dụng.

1.4 Về xây dựng môi trường pháp lý

Nhà nước cần sớm ban hành và triển khai luật về giao dịch TMĐT; rà soát và tháo bỏ những quyết định không phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho TMĐT phát triển.

Nhà nước cũng cần có những chính sách thu hút đầu tư nước ngoài vào CNTT Để thu hút đầu tư vào CNTT, bộ KHCN cần xoá bỏ quan liêu, sau đó tìm ra những điểm để chào mời các nhà đầu tư nước ngoài Ngoài ra, nhà nức cần ban hành chính sách thuế ưu đãi với doanh nghiệp phần mềm và các doanh nghiệp ứng dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh.

Kiến nghị đối với Vinafco Logistics

Ứng dụng TMĐT trong hoạt động kinh doanh đang là một vấn đề hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp Nhưng làm thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là câu hỏi khó cho mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp Việc định hướng đúng, có tầm nhìn xa trông rộng, biết tận dụng tổng thể các nội lực và các yếu tố bên ngoài một cách linh hoạt sáng tạo là nhân tố cốt lõi cho việc ứng dụng TMĐT thành công trong doanh nghiệp Ứng dụng TMĐT hiệu quả sẽ có tác động tích cực cho tổ chức và ngược lại, việc kém hiểu biết và áp dụng không linh hoạt sẽ gây lãng phí tiền của và công sức.

2.1 Chủ động tìm hiểu lợi ích của TMĐT

Vinafco Logistics cần chủ động tìm hiểu lợi ích của TMĐT, coi đây là một trong những nhiệm vụ gắn với việc xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn Trong bối cảnh ứng dụng CNTT có tác động to lớn và toàn diện tới năng lực cạnh tranh của từng doanh nghiệp và Việt Nam chuẩn bị gia nhập WTO, sức ép từ việc mở cửa thị trường là rất lớn, nên việc tìm hiểu lợi ích của TMĐT để nâng cao sức cạnh tranh là hết sức cần thiết.

2.2 Xác định mô hình TMĐT thích hợp

Môi trường kinh doanh luôn biến đổi và nhu cầu của khách hàng cũng vậy Vinafco Logistics cần xác định được mô hình TMĐT thích hợp và có thể cải biến để đáp ứng được những đòi hỏi trong hoạt động kinh doanh của công ty cũng như của khách hàng Đồng thời tạo ra những ưu thế vượt trội so với đối thủ cạnh tranh bằng việc ứng dụng những thành tựu mới nhất của CNTT. Qua hoạt động TMĐT, Vinafco Logistics cũng dễ dàng hơn trong việc nghiên cứu thị trường và có những dịch vụ khách hàng tốt nhất Do vậy, Vinafco Logistics cần tìm hiểu, nghiên cứu và tự chọn mô hình TMĐT phù hợp với quy mô doanh nghiệp, trình độ cán bộ và khả năng tài chính của mình trong mỗi giai đoạn phát triển của công ty.

Vinafco Logistics cần khai thác triệt để các lợi thế của internet, không chỉ sử dụng internet trong việc bán hàng, giao dịch với khách hàng, tiếp thị mà cần mở rộng khai thác thông tin phong phú trên internet để hiểu các chính sách của Đảng, Nhà nước, tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm các đối tác, lập kế hoạch kinh doanh, cập nhật thông tin khoa học công nghệ để đổi mới hoạt động kinh doanh, trao đổi, học tập kinh nghiệm trong và ngoài nước.

2.4 Quảng bá Website của doanh nghiệp

Vinafco Logistics cần phải làm cho website của mình trở nên sống động hơn nữa, hấp dẫn hơn nữa để ngày càng có nhiều người biết đến thông qua việc luôn cập nhật thông tin trên website và không ngừng cải tiến để tăng tính hấp dẫn, mới, hiện đại của website Thực tế là website của Vinafco Logistics chưa được nhiều người biết đến Nguyên nhân là do internet được kết nối toàn cầu nên có hàng tỷ website hiện có trên internet Vì vậy, nếu Vinafco Logistics chỉ xây dựng website không thôi mà không chú ý đến các vấn đề khác thì website của Vinafco Logistics rất ít người biết đến.

Các cách thông thường để làm cho website được nhiều người biết đến là internet địa chỉ website vào card giao dịch của các cá nhân trong Vinafco Logistics; trên biển hiệu Vinafco Logistics; ngoài tên, địa chỉ, điện thoại cần có cả địa chỉ website, in địa chỉ website trên các công văn, giấy tờ, giấy giới

Logistics.Nói chung là ở nơi đâu có tên Vinafco Logistics thì nơi đó luôn luôn đi kèm logo, địa chỉ, điện thoại và địa chỉ website.

Các cách trên là các cách thông thường và các cách này chỉ làm cho một nhóm nhỏ khách hàng luôn có quan hệ giao dịch đối với Vinafco Logistics,các khách hàng hẹp trên địa bàn biết đến Vinafco Logistics mà thôi. Một cách khác rất hữu hiệu để nhiều người trong và ngoài nước biết đến website của doangh nghiệp là dùng Banner quảng cáo trên các báo điện tử mà có nhiều người truy cập thường xuyên, trên các báo cáo chuyên ngành Vinafco Logistics hoạt động…Tuy nhiên, chi phí cho việc quảng cáo trên Banner khá tốn kém Để đỡ tốn kém hơn,Vinafco Logistics có thể thay thế việc dùng Banner bằng việc dùng logo quảng cáo, và như vậy hiệu quả quảng cáo cũng kém hơn Một cách tốt nhất để nhiều người biết đến website của mình là Vinafco Logistics luôn luôn phải tìm cách cải tiến vị trí website của mình trên internet Điều đó có nghĩa là thông qua các công cụ tìm kiếm trên internet như: Google, yahoo, altavista…với các từ khoá đặc trưng liên quan đến doanh nghiệp thì website của Vinafco Logistics luôn hiển thị ở vị trí dẫn đầu Nếu thông qua các công cụ tìm kiếm trên internet mà vị trí website dưới

20 là rất tốt, nếu ở vị trí 100 trở nên thì website rất ít người biết đến.

Vinafco Logistics cần chú trọng việc tuyển chọn, bồi dưỡng cán bộ có đủ năng lực triển khai và ứng dụng CNTT Các doanh nghiệpcần mở rộng các ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động của mình, khia thác triệt để công cụCNTT hiện có, tăng cường hiệu quả kinh doanh và quản lý doanh nghiệp Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mình mà Vinafco Logistics có thể thuê các doanh nghiệp cung ứng sản phẩm, dịch vụ CNTT nghiên cứu, triển khai riêng ứng dụng CNTT cho doanh nghiệp mìn hoặc lựa chọn các sản phẩm phần mềm hiện có Hiện nay, các nhà cung ứng sản phẩm dịch vụ CNTT đang có rất nhiều sản phẩm phầm mềm ứng dụng CNTT để doanh nghiệp lựa chọn Sau đây là một số sản phẩm mà Vinafco Logistics có thể lựa chọn:

- Phần mềm kế toán FPT.eAcount công ty FPT

- Phần mềm kế toán MISA công ty MISA

- Phần mềm kế toán FAST Acounting công ty FAST

- Phần mềm kế toán AccNet công ty Lạc Việt

- Phần mềm kế toán Effect công ty Effect

- Giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP-Enterprise Resource planing ) Nội dung chính của ERP là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hoá tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức doanh nghiệp Trên thế giới, giải pháp này đã được thực hiện từ lâu Đây là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau ( năng lực-tài lực- vật lực ) và tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế ERP không chỉ là tự động hoá mà còn là cải thiện quy trình làm việc Khi gia nhập tổ chức Thương Mại thế giới (WTO ), các doanh nghiệp cũng như Vinafco Logistics sẽ phải cải tiến quy trình nghiệp vụ để hoà nhập với thế giới ERP là sản phẩm của SAP- nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới FPT là đối tác triển khai chính thức ERP tại Việt Nam.

- Phần mềm quản lý khách hàng CRM- Customer Relationship Management.

- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp- ERM- Enterprise Resource Management.

2.6 Sử dụng các dịch vụ hỗ trợ

Theo kinh nghiệm của các doanh nghiệp đi trước và các nước tiên tiến trên thế giới cho thấy, để việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh có hiệu quả, Vinafco Logistics nên sử dụng các dịch vụ hỗ trợ từ các doanh nghiệp chuyên trách về CNTT của mình Điều này hợp lý Vinafco Logistics sẽ không phải duy trì bộ phận CNTT mà vẫn có thể đảm bảo được việc áp dụng, khai thác hiệu quả tiềm năng CNTT tại đơn vị mình.

2.7 Nguyên tắc ứng dụng Để ứng dụng CNTT trong Vinafco Logistics hiệu quả cao cần thiết phải

- Thứ nhất, nguyên tắc mục tiêu: Triển khai ứng dụng CNTT trước hết phải phục vụ tôt những mục tiêu cơ bản, những mục tiêu chiến lược, mục tiêu lâu dài và mục tiêu chung của nền kinh tế quốc dân.

- Thứ hai, nguyên tắc hiệu quả: Các dự án CNTT phải được xây dựng trên cơ sở khoa học, phải đạt các yếu tố thiết thực, cụ thể, dễ sử dụng nhằm giải quyết tốt các bài toán quản lý đang thực thi, đáp ứng tốt các yêu cầu của người sử dụng và người khaithác thông tin của các nhà lãnh đạo.

- Thứ ba, nguyên tắc an toàn: thông tin được xử lý phải có độ chính xác cao, tin cậy, nhanh chóng, đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng cũng như nhà lãnh đạo.

- Thứ tư, nguyên tắc khả thi: Dự án CNTT được xây dựng trong doanh nghiệp nhằm giải quyết các bài toán quản lý- phục vụ mọi người có nhu cầu sử dụng phải có tính khả thi cao Dự án có tính khả thi thể hiện ở chỗ nó đáp ứng tốt mục tiêu của dự án tạo hiệu quả cao trong khai thác thông tin nhừm thực hiện thành công mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Kiến nghị đối với bạn hàng

Khách hàng của Vinafco Logistics chủ yếu là các đại lý cấp một của các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trọn gói của Vinafco Logistics, các đại lý này tập trung ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng… và thị xã các tỉnh lẻ khác Đây là những khách hàng truyền thống có độ tin cậy cao và giao dịch thuyền xuyên với Vinafco Logistics Đối với những khách hàng ở các thành phố lớn thì việc sử dụng internet không còn xa lạ và đây là yếu tố thuận lợi để hoạt động TMĐT của Vinafco Logistics được thực thi hiệu quả Cùng với sự hỗ trợ của Vinafco Logistics như: hướng dẫn vào website thực hiện các bước giao dịch trong website, tư vấn các vấn đề về sử dụng và khai thác thông tin trên website của Vinafco Logistics, trên internet…bạn hàng Vinafco Logistics nên có thái độ tích cực ủng hộ và hợp tác với các hoạt động TMĐT của Vinafco Logistics, bởi khách hàng là mục tiêu của doanh nghiệp và việc sử dụng TMĐT cũng nhằm mục đích đem lại nhiều tiện ích hơn nữa cho khách hàng Vinafco Logistics có thể tổ chức các buổi tập huấn cho bạn hàng của mình về các kỹ năng thao tác, nghiệp vụ của hệ thống TMĐT của mình, thuyết phục khách hàng tham gia và ủng hộ. Đối với những khách hàng nhỏ, vì lý do nào đó chưa thể tích hợp vào hệ thống TMĐT của Vinafco Logistics, vẫn có thể thực hiện các giao dịch bình thường thông qua bộ phận thường trực của Vinafco Logistics Nhưng nếu có điều kiện, cùng với sự trợ giúp của Vinafco Logistics, bạn hàng nên đầu tư và sử dụng TMĐT vì nó cắt giảm chi phí nhiều cho doanh nghiệp, đây cũng là phong cách kinh doanh hiện đại.

Hiệu quả TMĐT đem lại không chỉ cho Vinafco Logistics mà phần lớn dành cho khách hàng, vì vậy hi vọng thái độ hợp tác của bạn hàng tạo điều kiện để hệ thống hoạt động thành công Hơn nữa, việc đầu tư của bạn hàng không phải quá lớn bởi hiện nay internet đã gần như phổ cập khắp cả nước,chỉ cần một máy tính kết nối mạng internet khách hàng có thể tham gia vào hệ thống TMĐT của Vinafco Logistics Quan trọng nhất là nhận thức về TMĐT của bạn hàng cần được phổ cập, Vinafco Logistics cần cung cấp những thông tin về lợi ích của TMĐT, qua đó bạn hàng sẽ có những thái độ tích cực và tham gia vào hệ thống của Vinafco Logistics hiệu quả hơn.