Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ

Lời mở đầuTrong những năm gần đây sự phát triển mạnh mẽ của nghành công nghệ thông tin thực sự đã đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Công nghệ thông tin có nhiều ứng dụng vào các nghành đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế đã làm cho bộ mặt xã hội thay đổi nhanh chóng trong lĩnh vực này, thông tin đa ra một cách chính xác đảm bảo các yêu cầu của bài toán quản lý đồng thời cũng tiết kiệm đợc thời gian và công sức cho con ngời. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, việc tổ chức một khối lợng thông tin lớn là một vấn đề rất khó khăn và đòi hỏi phải giải quyết đợc việc cập nhật thông tin một cách chính xác hiệu quả và nhanh chóng. Do đó, ta cần phải tổ chức thông tin lại thành một hệ thống, cơ sở dữ liệu làm sao cho có thể đáp ứng đợc nhu cầu của nhiều ngời dùng, nhiều chơng trình ứng dụng khai thác hệ thống và dữ liệu đợc quản lý một cách tập trung, tăng hiệu quả sử dụng.ứng dụng tin học vào công tác quản lý là một trong những yêu cầu cần thiết với mỗi doanh nghiệp tin học hoá trong công tác quản lý sẽ giúp làm giảm đến mức tối thiểu sự can thiệp thủ công của con ngời, tiết kiệm đợc thời gian tìm kiếm, tiết kiệm không gian lu trữ, hệ thống hóa và kết xuất thông tin một cách chính xác đầy đủ đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.Trong quá trình thực tập chuyên đề tại Công ty Dịch vụ thơng mại số 1 em nhận thấy mình có thể sử dụng những kiến thức đã đợc học trong trờng để đem ra áp dụng vào thực tế, hơn nữa em đợc phân công vào phòng Tổ chức hành chính và một phần công việc của phòng này là quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên. Vì thế em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong cơ quan đạt hiệu quả cao hơn.Mục đích của đề tài này là:- Phân tích quá trình quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên.- Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp.- Lu trữ cập nhật ta cứu các thông tin cần thiết chính xác và hiệu qủa.- Lập các bảng báo cáo theo yêu cầu của đơn vị.Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chơng cơ bản:Ch ơng I : Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu1 Ch ơng II : Phân tích thiết kế hệ thống Ch ơng III : Thiết kế cài đặt ứng dụng quản lý hồ sơ cán bộ2 Chơng INhững nét Khái quát chung về Công ty và đề tài nghiên cứuI./ Quá trình hình thành và phát triểnCông ty dịch vụ Thơng Mại số 1 đợc thành lập ngày 26/9/1995 theo quyết định số 10/QĐ-HĐQT của tổng Công ty dệt may Việt Nam. - Tên Công ty : Công ty dịch vụ thơng mại số 1.- Tên giao dịch quốc tế : Trade & Service Company N01. (Trasco)- Văn phòng giao dịch : 20 Lĩnh Nam, quận Hai Bà Trng, Hà Nội.- Điện thoại : 04.8621228 - 04.8623915- Fax : 04.8624620- Email : trasco@fpt.vnCông ty Dịch vụ Thơng Mại số 1 là đơn vị hạch toán phụ thuộc tổng Công ty dệt may Việt Nam. Công ty có tài khoản tại ngân hàng Công Thơng Việt Nam, ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội, có con dấu riêng để giao dịch và hoạt động trên cơ sở điều lệ của tổng Công ty, điều lệ riêng của Công ty và những quy định của Tổng giám đốc - Tổng Công ty.1./ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.Ngày 26/9/1995 Tổng Công ty Dệt may ký quyết định thành lập Công ty dịch vụ Thơng Mại số 1. Công ty đợc thành lập trên cơ sở sáp nhập 4 đơn vị thành viên: + Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu May + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Dệt + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Đức Giang + Xí nghiệp dệt kim Mai ĐộngBốn đơn vị trên ra đời trớc năm 1995 nhằm thu hút số cán bộ d thừa thuộc cơ quan văn phòng liên hiệp các Xí nghiệp dệt và liên hiệp các Xí nghiệp may. Khi sáp nhập tổng số vốn của cả 4 đơn vị này ớc tính gần 15 tỷ đồng và hơn 700 lao động. Sau khi đợc thành lập Công ty tiến hành sắp xếp lại tổ chức và hình thành các đơn vị thành viên gồm: + Xí nghiệp may Hồ Gơm + Xí nghiệp may Hà Nội + Xí nghiệp dệt kim Mai Động3 + Xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn + Cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm số 2,3,4Sau khi đi vào hoạt động Công ty có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức. Chủ chơng của Tổng công ty Dệt may Việt Nam đa ra cho Công ty đó là làm nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ thơng mại. Do vậy các đơn vị sản xuất đợc chuyển giao cho các đơn vị khác hoặc chuyển ra hạch toán độc lập. Cụ thể nh:- Ngày 15/05/1996: Xí nghiệp may Hà Nội đợc chuyển về Công ty dệt vải Công nghiệp.- Ngày 18/08/1997: Xí nghiệp may Hồ Gơm tách ra thành đơn vị độc lập và là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam.- Ngày20/04/1998: Xí nghiệp may thời trang Trơng Định sáp nhập với Xí nghiệp may Hồ Gơm.- Ngày20/04/1998: Chuyển xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn về Viện kinh tế kỹ thuật dệt may.- Đầu năm 1999 Công ty mới ổn định và chỉ còn khâu dịch vụ thơng mại với tổng số trên 90 ngời. Tổng số vốn của Công ty sau khi bàn giao là 6.650 triệu đồng, trong đó vốn lu động là 4.825 triệu đồng.2./ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty a) Chức năng nhiệm vụ của Công ty - Hợp tác cùng các Công ty sản xuất hàng dệt may để sản xuất các sản phẩm dệt may tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu.- Nhận làm đại lý tiêu thụ sản phẩm: nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị nghành dệt may cho các đơn vị trong và ngoài nớc.- Tổ chức dịch vụ du lịch, khách sạn, vận chuyển hàng hoá và các dịch vụ khác phục vụ sản xuất. - Xuất nhập khẩu và uỷ thác xuất nhập khẩu vật t, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc thuộc ngành dệt may và hàng công nghiệp tiêu dùng khác.b) Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công tyQua 5 năm đi vào hoạt động Công ty đã tự khẳng định mình trong cơ chế thị trờng, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống cán bộ Công nhân viên trong Công ty, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc.- Kinh doanh chính gồm: + Phòng nghiệp vụ 1.+ Phòng nghiệp vụ 2.4 - Kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng nghiệp vụ 3- Các đơn vị phụ thuộc Công ty gồm:+ Nhà nghỉ Hoa Lan.+ Trung tâm thơng mại dệt may + Trung tâm dệt may 3 + Siêu thị Vinh + Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm số 1 Mai Động.+ Xởng Mex3./ Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Trong quá trình hình thành phát triển tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ngày càng đợc hoàn thiện và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Mô hình cụ thể nh sau:Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lýNhiệm vụ chức năng của cụ thể của ban giám đốc và các phòng ban chức năng thể hiện nh sau:Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là giám đốc Công ty phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch, kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng nghiệp vụ 2 và nghiệp vụ 3, chỉ đạo công tác tài chính kế toán, tổ chức cán bộ.5Cửa hàng bán lẻGiám ĐốcPhòng nghiệp vụ 3Phòng nghiệp vụ 2Phòng tài chính kế toánTrung tâm Thương mại dệt mayPGĐ thường trựcPhòng nghiệp vụ 1PGĐSiêu thị VinhTrung tâm Dệt May 3Nhà nghỉ Hoa LanPhòng tổ chức hành chính - Phó giám đốc thờng trực: có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp phòng nghiệp vụ 1 thay mặt giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh phòng nghiệp vụ 1, khai thác mở rộng kinh doanh những mặt hàng ngoài ngành và chỉ đạo công tác kinh doanh phụ liệu may, công tác đầu t xây dựng cơ bản.- Phó giám đốc: trực tiếp chỉ đạo công tác sản xuất kinh doanh xởng Mex, nhà nghỉ Hoa Lan, trung tâm thời trang 61- 63 Cầu Gỗ. Chỉ đạo kinh doanh các mặt hàng sợi của phòng nghiệp vụ 1. Chỉ đạo công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, an ninh trật tự, tự vệ, kho bảo quản và công tác đời sống, công tác đoàn thể.- Hỗ trợ cho ban giám đốc các phòng ban giúp việc đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc.- Phòng nghiệp vụ 1: có chức năng kinh doanh hàng nội địa, các mặt hàng vải sợi, hàng may mặc sẵn, hàng dệt kim, sợi dệt kim, vải tuyn, len .với các phơng thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý cho các Công ty, đồng thời tạo nguồn hàng bán lẻ tại các cửa hàng.- Phòng nghiệp vụ 2: có nhiệm vụ kinh doanh vật t, nguyên vật liệu từ nguồn hàng sản xuất trong nớc và nhập khẩu, cụ thể là các loại hàng nh: bông xơ, tơ sợi, giấy kraft, hạt nhựa, kinh doanh nguồn sợi sản xuất trong nớc phục vụ cho các làng nghề.- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng chủ yếu là tổ chức nhân sự, giải quyết chế độ chính sách, quản lý tài sản của Công ty, phục vụ cho công tác kinh doanh đồng thời quản lý một phần kinh doanh đó là thuê mặt bằng và kinh doanh vải Mex và công tác đời sống.- Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mu giúp việc cho ban giám đốc trong công tác Tài chính kế toán nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, hợp lý, có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài chính ghi chép, phân loại tổng hợp lý giải các nghiệp vụ phát sinh, phân tích tổng hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo nguồn vốn cho kinh doanh- Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng:+ Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nớc, nội quy của Công ty các chỉ thị mệnh lệnh của Giám đốc.+ Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty.+ Đề xuất nhiệm vụ trình Giám đốc, những chủ trơng, biện pháp giải quyết khó khăn gặp phải trong kinh doanh và tăng cờng công tác quản lý Công ty.6 Các phòng nghiệp vụ 1, 2, 3 tổ chức thực hiện các kế hoạch do ban giám đốc đề ra. Các phòng này thờng xuyên phối hợp với nhau, thông báo tình hình kinh doanh về số lợng, giá cả của các mặt hàng. Mỗi khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phòng kinh doanh thực hiện khâu lập các chứng từ ban đầu rồi chuyển cho phòng kế toán kiểm tra trớc khi đa cho Giám đốc ký duyệt. Phòng kế toán có nhiệm vụ cung cấp các thông tin kịp thời cho các phòng ban khác để có ph-ơng hớng thực hiện các hoạt động kinh doanh đạt đợc hiệu quả.II./ Giới thiệu về đề tàiTrong quá trình thực tập tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 em nhận thấy rằng hiện tại Công ty cha có phần mềm nào sử dụng cho công việc quản lý chung trong Công ty chỉ có phòng kế toán là có sử dụng phần mềm kế toán máy để phục vụ công tác nghiệp vụ. Việc đa thông tin vào lu trữ trên máy tính điện tử là rất cần thiết và hữu ích đối với các tổ chức kinh tế xã hội vì lu trữ thông tin trên máy tính là xu thế hoá hiện nay nó tiết kiệm thời gian chi phí mà đem lại hiệu quả cao các thông tin đợc cập nhật, trao đổi thờng xuyên, đảm bảo đợc yêu cầu công việc.Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con ngời cũng đều cần quản lý. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhng thờng có đặc điểm chung là phải xử lý một khối lợng thông tin lớn và lu trữ lớn.Quá trình thực tập tại công ty em đợc phân công vào phòng TCHC và có nhiệm vụ giúp đỡ, ứng dụng tin học vào công tác quản lý và sử dụng máy tính hiện có để quản lý hồ sơ cán bộ vì thế em chọn đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ công ty Dịch vụ Th ơng mại số 1- Tổng công ty Dệt may Việt nam . Công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi phải xử lý đợc khối lợng thông tin lớn và khá phức tạp. Những công việc đó trớc đây chỉ đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời đầy đủ là một điều khó khăn, không thể tránh khỏi việc thiếu sót về số liệu từ đó làm giảm hiệu xuất công việc.Sử dụng chơng trình quản lý hồ sơ cán bộ trong công tác quản lý sẽ giảm đợc chi phí giảm đợc nhân lực cũng nh rút ngắn đợc thời gian để tìm kiếm, thu thập, lu trữ và xử lý thông tin. Khi cần thông tin chi tiết hoặc thông tin tổng hợp về một vấn đề, lĩnh vực nào đó thì hệ thống có thể đáp ứng đợc ngay lập tức, ngoài ra hệ thống có thể lên đợc các báo cáo về quá trình phát triển cũng nh quá trình biến động nguồn nhân lực 7 Ch¬ng IIPh©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng8 Phân tích và thiết kế là quá trình nghiên cứu và lựa chọn một cách hiệu quả các giải pháp phù hợp tức là xác định một cách chi tiết những gì mà hệ thống có thể thực hiện đợc đối với một đối tợng cụ thể. I./ Phân tích thu thập dữ liệu1./ Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu quản lý tại cơ quan Công ty DVTM số 1 là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt nam quản lý. Hiện nay trong Công ty có các phòng ban nh Phòng Tổ chức hành chính, Tài chính kế toán, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 Tổng số cán bộ trong toàn Công ty là 92 ngời hiện tại công việc quản lý Hồ sơ cán bộ đợc giao trực tiếp cho phòng TCHC thực hiện thông qua phơng pháp thủ công bằng tay. Khi có nhân viên mới vào cơ quan thì phải cập nhật hồ sơ vào tủ hồ sơ sau đó từ tủ hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhân viên đó nếu có thiếu sót gì thì đa ra để sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp chính xác. Trong quá trình công tác nếu có biến động thông tin của nhân viên nh chuyển đổi phòng ban, chuyển công tác thì dữ liệu phải đợc cập nhậtĐịnh kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo Công ty.Thống kê in ấn Dữ liệu tại thời điểm bất kỳ nào về bất kỳ nhân viên nào theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.Trong thời điểm hiện tại Công ty còn quản lý theo công tác thủ công dẫn đến tốn nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa chữa, xoá, tim kiếm thông tin do đó không đáp ứng đợc yêu cầu về thời gian và độ chính xác của các bảng báo cáo điều này làm ảnh hởng và gây khó khăn cho cán bộ lu trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhợc điểm trên đòi hỏi phải có hệ thống quản lý mớiYêu cầu của hệ thống mới là phải thiết kế một hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ mới cho cơ quan và hệ thống đó phải đợc ứng dụng thực tế và ứng dụng tin học một cách khả thi, đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới, phải thuận tiện an toàn hiệu qủa cao. Vì thế, để thực hiện đợc các mục tiêu trên thì hệ thống cần phải làm đợc những công việc sau:+/ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác cao+/ Xem, Sửa, Xoá một cách rõ ràng+/ Tìm kiếm thông tin một cách nhanh tróng chính xác+/ Chơng trình sử dụng đơn giản nhiều ngời có thể sử dụng đợc.9 2./ Các thông tin đầu vào- Gồm các thông tin phục vụ cho việc cập nhật hồ sơ ban đầu có các thông tin nh sau * Thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viênGồm các thông tin về: Họ tênGiới tính Năm sinh Nguyên quán Địa chỉ thờng trú Dân tộc Tôn giáo Trình độ học vấn Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn . * Thông tin về bảng lơng của CBCNV Bao gồm: Hệ số lơngMức lơngHệ số phụ cấpHệ số CBCV Thời gian giữ bậc * Hệ thống các bảng Dữ liệu liên quan +/ Bảng chức vụ cung cấp các thông tin về chức vụ đảm nhiệm của CB +/ Bảng chuyên môn chứa thông tin về trình độ chuyên môn +/ Bảng Hợp đồng Lao động gồm các thông tin liên quan đến qúa trình lao động của cá nhân- Thông tin phục vụ cho việc cập nhật Dữ liệu+/ Bảng Danh mục phòng ban+/ Bảng Danh mục chức vụ+/ Bảng Quá trình công tác và Quá trình đào tạo+/ Bảng Hệ số lơng các loại+/ Bảng Nâng lơng: dùng để theo dõi diễn biến tăng giảm tiền lơng 10 [...]... tiền lương Danh sách cán bộ theo phòng ban a) Sơ đồ ngữ cảnh Quá trình phân tích đã xây dựng đợc hệ thống quản lý ở giai đoạn đầu, sơ đồ này diễn tả các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ giữa các quá trình xử lý và mối quan hệ của các tác nhân tới hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý nhân sự Báo cáo Nhập thông tin Nhân viên Ban lãnh đạo Quản lý hồ sơ cán bộ Yêu cầu Qua sơ đồ trên ta thấy... theo phòng Thống kê theo yêu cầu bất kỳ Hồ sơ In hồ sơ Sơ đồ trên miêu tả cụ thể chức năng thống kê báo cáo +) Thống kê theo số năm công tác +) Báo cáo danh danh sách theo từng phòng ban +) Báo cáo theo hệ số lơng +) In hồ sơ 21 Ban lãnh đạo sơ đồ dfd chức năng cập nhật hồ sơ Nhân viên Nhập hồ sơ Thông tin liên quan Hồ sơ Xem, sửa Huỷ hồ sơ hồ sơ Hồ sơ nhân sự Xem hồ sơ nhân sự Ban lãnh đạo Sơ đồ chức... cần sửa Không có mã này Sửa Có nhập nữa không K Kết thúc 28 C Chơng III thiết kế cài đặt ứng dụng quản lý hồ sơ cán bộ I./ Giới thiệu chung về ứng dụng 1./ Mục đích Quản lý hồ sơ cán bộ là công việc của phòng TCHC đợc ban giám đốc phân công theo dõi tình hình thay đổi biến động số lợng cán bộ đồng thời đợc giao nhiệm vụ quản lý tất cả các hồ sơ của cán bộ công nhân viên trong Công ty Vì thế yêu cầu... và đi ra đâu 2./ Thiết kế hệ thống 17 Trong thực tế tuỳ theo đặc điểm, nhiệm vụ của từng cơ quan mà hệ thống quản lý hồ sơ có các chức năng cụ thể khác nhau vì thế qúa trình thiết kế đòi hỏi phải đa ra đợc các chức năng có tính phù hợp, hệ thống có các chức năng đợc mô tả nh sau Chức năng cơ bản của hệ thống Quản lý hồ sơ Cập nhật HS Tra cứu tìm kiếm Lập báo cáo Từ chức năng cơ bản ta phân cấp cụ thể... xây dựng ứng dụng Quản lý hồ sơ cán bộ đem lại hiệu quả tối u trong công việc đó là: +/ Tạo đợc tính tập trung trong quản lý hồ sơ +/ Lên đợc bộ dữ liệu thống nhất, giúp dễ dàng cập nhật mỗi khi có thay đổi về nhân sự +/ Tận dụng tối đa hiệu quả khai thác máy tính điện tử và sử dụng tối đa sự hỗ trợ của máy tính ứng dụng Quản lý hồ sơ cán bộ có các chức năng sau: Nhập thông tin về cán bộ: yêu cầu các... mã cán bộ, tên phòng ban, chức vụ +/ Chức năng thống kê lập báo cáo Đây là phần công việc đảm bảo cho chức năng thống kê về hồ sơ cán bộ và báo cáo thống kê theo số năm công tác của mỗi cán bộ công nhân viên Sơ đồ dfd chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin Nhân viên Yêu cầu tìm kiếm Cập nhật thông tiN Hồ sơ cán bộ Tìm kiếm Thông báo 20 Sơ đồ dfd chức năng thống kê Nhân viên Thống kê toàn cơ quan Thống. .. kết Ngày vào Hệ số lnạp Đảng cơ quan ơng Ngày tháng năm Giám đốc hoáVănmônChuyên trịChính ngữNgoại Trình độ STT II./ Thiết kế hệ thống 1./ Các ký hiệu sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống Trong qúa trình thiết kế hệ thống sử dụng một số ký hiệu nh sau - Ký hiệu tác nhân bên ngoài Tác nhân bên ngoài Tác nhân bên ngoài là các tác nhân do một ngời hay một nhóm ngời tác động đến hệ thống quản lý. .. việc, đối với hệ thống quản lý hồ sơ đều phải khai báo đầy đủ các thông tin về sơ yếu lí lịch bản thân nh họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, điện thoại Bộ phận quản lý sẽ xem xét và tiếp nhận hồ sơ sau đó sẽ cập nhật thông tin một cách đầy đủ và chính xác Khi có yêu cầu cung cấp thông tin về cá nhân nào đó thì cán bộ quản lý sẽ lập báo cáo và cung cấp các thông tin cần thiết b) Các sơ đồ Luồng Dữ... cho các chức năng của hệ thống Sơ đồ trên chỉ là tổng quát cha chỉ ra đợc chức năng cụ thể của hệ thống cha vạch ra đợc chi tiết các vấn đề phát sinh xảy ra khi thực hiện chơng trình 19 Vì thế để chi tiết hoá các chức năng của hệ thống phải phân tích chức năng quản lý hồ sơ cán bộ thành các chức năng nhỏ hơn: Quá trình phân cấp chức năng thành 4 chức năng cơ bản tơng ứng với từng bộ phận +/ Chức năng... màn hình, in dữ liệu từ các bảng CSDL II./ Thiết kế Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) quản lý hồ sơ cán bộ Quá trình thiết kế xây dựng CSDL sử dụng cơ sở dữ liệu ACCESS Cấu trúc CSDL bao gồm các bảng dữ liệu (Table) chứa các thông tin cần thiết để thực hiện việc quản lý Cấu trúc bảng dữ liệu bao gồm các trờng (Field) và các bản ghi (Record) chứa thông tin của đối tợng quản lý Mỗi trờng phải đợc xác định một kiểu dữ . em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong cơ quan đạt hiệu quả. cho cán bộ lu trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhợc điểm trên đòi hỏi phải có hệ thống quản lý mớiYêu cầu của hệ thống mới là phải thiết kế một hệ thống quản