Phân tích & thiết kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access trong việc quản lý thu chi tài chính

Phân tích & thiết kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access trong việc quản lý thu chi tài chính

Đặt vấn đề

Trong những thập kỉ gần đây ngành công nghệ thông tin phát triển mộtcách nhanh chóng và có nhiều bước nhảy vọt Công nghệ thoong tin được ápdụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Ở Việt Nam dù ngành công nghệthông tin vừa mới du nhập vào và còn non trẻ , nhưng đã có một tốc độ khánhanh và đang được áp dụng rộng rãi trong những lĩnh vực của nền kinh tế gópphần thúc đẩy sự phát triển của xã hội

Mục tiêu của ngành tin học ứng dụng nói riêng và ngành công nghệ thôngtin nói chung là áp dụng tối đa thành quả của khoa học kĩ thuật vào quá trình sảnxuất kinh doanh nhằm giảm bớt sức lao động của con người tiếc kiệm được thờigian , nâng cao độ chính xác

Một trong những biện phát để nâng cao hiệu quả kinh tế là việc tổ chức hệthống quản lí một cách lô gic và chặt chẽ Để phục vụ cho mục tiêu này hãngMicrosoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường window , trong đó

đã cài sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tực động sản sinh ra các chươngtrình cho bài toán thường gặp trong quản lí, thống kê, kế toán

Với Access người ta không dùng câu lện cụ thể như Pascan hay foxpro màchỉ tổ chức cơ sở dữ liệu và thiết kế các yêu cầu , công việc cần giải quyết

Trong đồ án môn học này em trình bày về ứng dụng của hệ quản trị cơ sở

dữ liệu Access trong vấn đề quản lí tài chính

Do thời gian có hạn và kiến thức hiểu biết con hạn chế nên trong đồ án vẫncòn những chỗ chưa đạt em mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầycô

Phần I Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

I: Chức năng của chương trình chính:

Việc đầu tiên có thể làm với hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cần phải có số liệu

Dữ liệu nhập vào phải mang tính đầy đủ nhưng đồng thời phải mang tính tốiưu.Tức là dữ liệu nhập vào không được phép thừa do đó chức năng này nhằmmục đích dùng các Form để nhập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu

Các bảng này đã được liên kế với nhau thành một thể thống nhất nên việcnhập số liệu phải theo một trình tự và phải phù hợp với kiểu của các dữ liệutrong bảng

Tổng quan về chức năng nhập dữ liệu:

Xem xét cập nhật dữ liệu cho các tài khoản của cơ quan

2.2:chức năng tìm kiếm

Chức năng tìm kiếm:trên cơ sở là các query , các bảng đã được liên kết vớinhau trở thành một thể thống nhất thì khi tìm một vấn đề nào đó ta chỉ việc gọibảng hoặc query tạo từ các bảng có liên quan ra làm việc

2.1 Tìm kiếm chứng từ theo tên :

Với việc biết được tên của chứng từ là gì ta có the tìm ra được các thông tin

có liên quan đến chứng từ đó khi sử dụng chức năng này

2.2 Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ:

Khi đọc một số hiệu chứng từ nào đó không quen thuộc bạn co thể dùngchức năng này để tra cứu các thông tin về chứng từ đó

2.3 Tìm kiếm phiếu chi:

2.3.1 Tìm kiếm phiếu chi theo lý do chi:

Bạn chỉ nhớ lí do chi khoản đó là A bạn muốn co thông tin đầy đủ vềkhoản chi đó.chức năng này sẽ giúp đỡ bạn làm việc đó một cách dễ dàng

2.3.2 tìm kiếm phiếu chi theo ngày chi:

Có người hỏi bạn về các khoản chi trong ngày X nào đó bạn không thể cóđược câu trả lời ầy đủ và chính xác trong thời gian ngắn Nhưng nếu dùng chứcnăng này bạn sẽ dễ dàng làm đựoc điều này

2.3.3 Tìm kiếm phiếu chi theo người chi:

yêu cầu đặt ra là tìm phiếu chi do ông (b à) Y nào đó kí để làm sáng tỏ một

chức năng tìm kiếm

Tìm kiếm chứng từ theo tên Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ

Tìm kiếm phiếu chi

Tìm kiếm phiếu thu

Tìm kiếm khách hàng

2.3.4 Tìm kiếm phiếu chi theo số tền chi:

Một khoản tiền chi đã biết trước nhưng bạn không nhớ nổi các thông tin có liênquan tới khoản chi đó hãy dung chức n ăng này bạn se có câu tr ả lời chính xácnhất

2.4 tìm kiếm phiếu thu:

Tương tự như việc tìm kiém phiếu chi ta có thể biết được các thong tin về việcthu khi biết lí do thu, hoặc ngày thu,họăc số tiền thu hoặc người nộp nếu sửdụng các chức năng này

3 Chức năng in ấn :

để thực hiện viẹc in ấn các tài liệu như :phiếu thu , phiếu chi, sổ cái , bảng cânđối kế toán , sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

4 Chức năng báo cáo:

4.1 Báo cáo số dư theo từng tháng

Nhờ báo này mà nhà quản lí có thể tính được lãi lỗ và thấy được tình hình cua

cơ quan mình

4.2 Báo cáo số dư:

Đây là bản báo cáo quan trọng dùng cho các tính toán ,hạch toán kế toán

4.3 Báo cáo nguồn vốn :

dựa theo kết quả báo cáo để phân tich tình hình của cơ quan

4.4 Báo cáo tài sản:

tương tự phần nguòn vốn

4.5 Báo cáo tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời:

Cung cấp số liệu quan trọng cho việc định hướng đi tiếp theo của cơ quan

Phần II: QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Tạo bảng

Có thể nói thiết kế bảng là việc đàu tiên cho việc thiết kế bất cứ một cơ sở dữliệu nào Đây là nơi lưu dữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu Các bảng phải chứa đầy

đủ nhất thông tin của cơ sở dữ liệu

Công việc quản lý thu chi tài chính cần tạo các bản sau

9 ghi chú text 80

1.2 Danh mục chứng từ kế to án :

Bảng này lưu tr ữ các ch ứng t ừ kế toán

stt tên trường kiểu đ ộ rộng giải thích

1.3 Đ ối t ư ợng kh ách h àng

Bảng này lưu tr ữ các thông tin c ủa đối tượng khách hàng nh ư :mã đối tượng , tên đối tượng

Bảng chi tiết :

stt tên trường kiểu độ rộng giải thích

1.4 Khách hàng :

Lưu thông tin về khách hàng

Bảng chi tiết:

Bảng này lưu trữ các thông tin về nguồnvốn

Bảng chi tiết:

1.6 Phiếu chi:

Bảng này lưu thông tin của các phiếu chi

Bảng chi tiết:

stt tên trường độ rộng kiểu giải thích

7 số tiền (bằng số) long integer number

1.8 Số dư:

Lưu trữ các số liệu về số dư

Bảng chi tiết:

stt tên trường độ rộng kiểu giải thích

integer

number

4 số dư đầu kỳ double number

3 so du cuoi thang number double

Bảng thiết kế:

bảng này chứa thông tin về số dư theo từng tháng

1.10 Bảng số số liệu tài sản kế toán:

Bảng chi tiết:

Bảng thiết kế:

1.11 Bảng tài khoản kế toán tham khảo:

Bảng chi tiết :

Bảng này lưu thông tin về các tài khoản ,dùng để tham khảo

1.12 Bảng tài sản:

Bảng chi tiết :

Quan hệ giữa các bảng:

2.Tao các truy vấn:

Truy vấn thực chất là 1 câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ của Accessdùng để tổng hợp dữ liệu từ các bảng nguồn Khi thực hiện truy vấn bảng tổnghợp gọi là bảng dynaset không phải là bảng , nó không được xếp vào trong đĩa

và sẽ bị xoá khi kết thúc (đóng) truy vấn

Truy vấn là một coong cụ mạnh của Access dùng để :tổng hợp , sắp xếp và tìmkiếm dữ liệu.Một truy vấn được tạo có thể sử dụng để tạo các truy vấn khác Trong cơ sở dữ liệu này gồm các truy vấn :

2.1 Bảng cân đối kế toán :

Truy vấn này lấy dư liệu từ bảng số dư nhưng chi rlấy phần dữ liệu có mã >99

để làm được đièu này ta gõ vào dòng criteria “>99”

Cụ hể thì các trường trong truy vấn này như sau:

2.2 bảng cân đối ngoài bảng kế toán:

Có cấu tạo tuơng tự truy vấn bảng cân đối kế toán truy van này chi khác ở điềukiện tên dòng criteria ,cột mã ta ghi “<=99”

cụ thể các trường trong truy vấn như sau :

2.3 các phiếu chi với số tiền >10000000đ:

Với mục đích tập hợp các khoản chi với lượng tiền nhất định ở đây ta lấy ví dụ

>10000000 đ

Truy vấn lấy dư liệu từ bảng phiếu chi và đặt tại dòng Criteria ,cột số tiền chi (bằng số ) là>=10000000

2.5 Tài sản:

2.6 Tìm chứng từ:

lấy dữ liệu từ bảng danh mục chứng từ kế toán truy vấn tìm chứng từ được tạo ravới mục đích tìm kiếm chứng từ theo tên của nó

để làm được điều này ta phải ghi vào dòng Criteria ,cột tên chứng từ dong chữ”

[cho biết tên chứng từ]”

Kết quả:

2.7 Tìm chứng từ theo số hiệu chứng từ:

Truy vấn này cung tưong tự như truy vấn 2.6 nhưng ta thêm dòng chữ tại cột số hiệu chứng từ” [cho biết số hiệu chứng từ]”

kết quả:

2.8 Tìm kiếm khách hàng theo mã đối tượng:

Mục đích của truy vấn này là tìm thông tin về khách hàng hoặc tổng hợp cáckhách hàng khi biết mã đối tượng của khách hàng

2.9 tìm kiếm khách hàng theo tên khách hàng:

Làm tương tự như truy vấn 2.8

2.10 tìm phiếu chi theo người chi:

Với mục đích từ tên người chi tìm ra các phiếu chi mà người đó kí

Ta lập nên truy vấn này từ bảng phiếu chi

để làm được việc yêu cầu trên thi cần ghi [cho biết tên người chi ] tại dòng criteria,cột người chi

2.11tìm phiếu chi theo lí do chi

2.12 tìm phiếu chi theo số tiền chi

2.13 tìm phiếu chi theo ngày chi

cả ba truy vấn thiết kế tương tự 2.10

2.14 tìm phiếu thu theo ngưòi nộp:

với mục đích tìm ra các phiếu thu của cùng một người nộp tãay dựng truy vấn này,lấy dữ liệu từ bảng phiếu thu

2.15 tìm phiếu thu theo lí do thu 2.16 tìm phiếu thu theo ngày thu 2.17 tìm phiéu thu theo số tiền thu được thiết kế tương tự 2.14

2 Thiết kế form :

form (mẫu biểu ) là phương tiện giao tiếp trực tiếp cơ bản giữa người dùng vàAccess Thông tin trong mẫu được lấp từ các bảng , các truy vấn hoặc các mẫubiểu khác

mẫu biểu được dung cho nhiều mục đích như:

-hiển thi và chỉnh sửa dữ liệu (thay đổi them , xoá dữ liệu)

-nhập dư liệu:có thể dùng mẫu biểu để nhaapj dữ liệu mứi vào bảng

-tổ chức giao diện chương trình

Với cơ sở dữ liệu này ta tạo ra các mẫu biểu sau:

3.1 nhập chứng từ kế toán :

lấy dữ liệu từ danh mục chứng từ kế toán ,mẫu biểu này được thiết kế bằng công

cụ winzard

3.3 nhập tài sản:

với mẫu biểu này ta cung dùng công cụ designview để thiết kế.Dữ liệu lấy từbảng tài sản

Được mẫu biểu co dạng như sau:

3.4 nhập thông tin về khách hàng :

Dùng công cụ winzard để thiết kế và dữ liệu lấy từ bảng khách hàng

3.6 giúp đỡ về đồ án:

nhằm giải đáp thắc mắc về đồ án ta xây dựng lên mẫu biểu này

bằng công cụ designview ta thiết kế form này :

3.7 giúp đỡ về tác giả:

Tác giả tự giới thiệu mình qua form này:

Form đựoc thiết kế :

3.8 phiếu thu:Là một phần không thể thiếu của thu chi tài chính phiếu thu được

thiết kế từ nguồn dữ liệu là bảng phiếu thu:

Dạng thiết k ế :

3.9 phiếu chi:

C ũng giống như phiếu thu phiếu chi cũng là m ột phần không thể thiếu của thu chi ài chính.lấy dữ l ệu từ bảng ph ếu chi ta thiết kế form phiếu chi :

Kết quả nhận được form :

3.10 sổ cái:

Lấy dữ liệu từ truy vấn mẫu sổ cái ta thiết kế lên :

3.11sổ

dăng kí chứng từ ghi sổ:

từ bảng cùng tên dựa tren công cụ designview ta thiết kế ra :

3.12 main form:

Đây là form dùng để tạo giao diện chương trình chính

dạng thiết kế:

ta

3 Thiết kế báo biểu :

Báo biểu là một kiểu mẫu biểu đặc biệt được thiết kế cho khâu in ấn.Trong báobiểu Access tổ chức dữ liệu trong bảng và truy vấn để n theo những yêu cầu cụthể

3.1 Bảng cân đối kế toán :

lây dữ liẹu từ bảng cân đối kế toán nhằm mục đích in ra bảng cân đối kế toánlàm cơ sở đánh giá hoạt động tài chính của cơ quan

Dạng thiết kế:

3.2 báo cáo tài sản:

lấy dữ liệu từ bảng tài sản để thiết kế lên bảng báo cáo tài sản làm tài liệu báocáo tình hình hoạt động của cơ quan trong lĩnh vực tài chính

Dạng thiết kế:

3.3 báo cáo tình hình thu chi của các loại tài khoản đến thời điểm hiện thời

dạng thiết kế:

3.5 số

dư:

3.7 phiếu chi:

dạng thiết kế:

dạng phiếu chi:

3.8 Phiếu thu:

dạng thiết kế:

Dạng phiếu thu khi in:

4 thiết kế macro :

macro là tập hợp một hoặc một số lệnh đơn giản nhằm tự động hoá một chuỗicác thao tác , hoặc tập hợp các hành động(action) trong đó mỗi hành đọng làmột lời gọi thủ tục nhằm tự độnghoá các chương trình.Macro là phần thiết kếcuói cùng để tạo nên 1 hệ cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh

4.1 main macro:

Đây là macro se tạo lên menu chính

Cụ thể:

4.2 menu_nhập dữ liệu:

cụ thể:

nhập nguồn vốn open form

nhập thông tin về

khách hàng

open form

nhập tài sản open form

nhập tài khoản kế toán open form

4.3 menu_in ấn:

4.4 menu_ báo cáo:

4.5 menu_ giúp đỡ:

4.6 menu_thoát:

4.7 menu_phiếu thu

4.8 menu_phiếu chi:

4.9 menu_khách hàng:

- phần nào đáp ứng được yêu cầu thựctế;

- sử dụng dữ liệu đã có sau 1 thời gian ;

Em xin gửi đến TG,GS Nguyễn Văn Nghiễm lời cảm ơn chân thành nhất , nhờ

có sự giảng dạy và hưóng dẫn của Thầy mà em có thể hoàn thành đồ án này