Tổ chức công tác kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu ở xndptwi

LỜI NÓI ĐẦU Để tồn phát triển điều kiện cạnh tranh gay gắt kinh tế thị trường địi hỏi doanh nghiệp phải khơng ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận ln tạo cho mạnh cạnh tranh Để đạt mục tiêu doanh nghiệp phải thực biện pháp quản lý qúa trình hoạt động sản xuất, kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối q trình tái sản xuất Hạch tốn kế tốn công cụ quản lý kinh tế tài doanh nghiệp sản xuất Và khâu quan trọng tồn cơng tác hạch toán kế toán doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu Muốn quản lý sử dụng vốn cách có hiệu phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu cách khoa học, đảm bảo u cầu cơng tác hạch tốn kế tốn xác, kịp thời, đầy đủ tồn diện tình hình nhập xuất ngun vật liệu từ giúp cơng tác tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm xác Sau thời gian thực tập, tìm hiểu cơng tác kế tốn nguyên vật liệu xí nghiệp Được giúp đỡ cơ, chú, chị phịng kế tốn hướng dẫn tận tình thầy giáo tơi hoàn thành luận văn với đề tài: "Tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu XNDPTWI" Nội dung luận văn gồm ba phần: Phần thứ nhất: lý luận chung tổ chức kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần thứ hai: thực tế cơng tác vật liệu phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu XNDPTWI Phần thứ ba: số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn vật liệu phân tích tình hình quản lý sử dụng vật liệu XNDPTWI PHẦN THỨ NHẤT LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DNSX 1.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CAC DNSX TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG : 1.1.1 Đặc điểm, vị trí nguyên vật liệu trình sản xuất : 1.1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu : Đặc điểm nguyên vật liệu : nguyên vật liệu đối tượng lao động - yếu tố thiếu trình sản xuất, sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm Để sản xuất sản phẩm có chất lượng tốt đảm bảo số lượng, yêu cầu thiết kế kỹ thuật ngun vật liệu chiếm vị trí vơ quan trọng Và chi phí ngun vật liệu doanh nghiệp sản xuất thường chiếm tỷ trọng lớn tổng số chi phí sản xuất để tạo sản phẩm Xét mặt vật nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất tham gia vào sản xuất nguyên vật liệu tiêu dùng toàn thay đổi hình thái vật ban đầu, giá trị nguyên vật liệu chuyển dịch toàn lần vào giá trị sản phẩm tạo Xét mặt giá trị nguyên vật liệu phần toàn vốn kinh doanh Nguồn nguyên vật liệu chủ yếu từ thiên nhiên khơng phải vơ tận, ngày người có kế hoạch khai thác, sử dụng hợp lý nguồn nguyên vật liệu từ thiên nhiên Mặt khác, người tìm phát triển nguồn nguyên vật liệu từ phát minh sáng chế khoa học kỹ thuật : chất dẻo 1.1.1.2 Vị chí nguyên vật liệu trình sản xuất : Nguyên vật liệu ba yếu tố khơng thể thiếu q trình sản xuất sở vật chất để hình thành nên sản phẩm Do đó, việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, đồng thời chất lượng sản phẩm có đảm bảo hay khơng lại phụ thuộc lớn vào chất lượng nguyên vật liệu Như vậy, sản xuất không tiến hành khơng có ngun vật liệu, chất lượng ngun vật liệu chất lượng sản phẩm làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn toàn chi phí sản xuất Từ cho thấy việc tiết kiệm chi phí ngun vật liệu có ý nghĩa quan trọng đến việc hạ giá thành Nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu cách chặt chẽ tất khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất có ý nghĩa quan trọng việc hạ giá thành sản phẩm chừng mực cịn sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội Về mặt giá trị nguyên vật liệu tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động, việc tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh tách rời việc dự trữ sử dụng nguyên vật liệu cách hợp lý tiết kiệm 1.1.2.Nhiệm vụ vai trị kế tốn nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất : 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ kế toán vật liệu Kế tốn cơng cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế tài doanh nghiệp kế tốn ngun vật liệu đóng vai trị quan trọng Kế toán NVL giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm tình hình vật tư để đạo tiến độ sản xuất Hạch toán nguyên vật liệu có phản ánh xác, kịp thời, đầy đủ lãnh đạo nắm cách toàn diện, đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ vật liệu Tính xác hạch tốn kế tốn ngun vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tính xác kịp thời hạch toán giá thành Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu từ vị trí kế tốn cơng tác quản lý tài doanh nghiệp sản xuất, nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu cần phải: + Thực việc đánh giá, phân loại vật liệu cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhà nước yêu cầu quản trị doanh nghiệp + Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán cho phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có biến động tăng giảm vật liệu trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm + Tham gia vào phân tích đánh giá tình hình thực kế hoạch, tình hình tốn với người bán, người cung cấp tình hình sử dụng vật liệu trình hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1.2.2 Vai trị kế tốn NVL: - Tổ chức tốt cơng tác kế tốn NVL đảm bảo cho q trình sản xuất thông suốt, chất lượng, số lượng sản phẩm đảm bảo Tính xác giá trị vật liệu chiếm giá thành sản phẩm giúp cho việc quản lý hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh - Hạch toán vật liệu giúp cho doanh nghiệp nắm tình hình sử dụng vốn lưu động từ có biện pháp nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động doanh nghiệp 1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU : 1.2.1.Chứng từ kế toán : Để quản lý chặt chẽ theo dõi tình hình biến động có ngun vật liệu, kế tốn phải lập chứng từ cần thiết cách kịp thời, đầy đủ, xác theo chế độ ghi chép ban đầu nguyên vật liệu nhà nước ban hành Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp sở tiến hành ghi chép thẻ kho, sổ kế tốn để kiểm tra, giám sát tình hình biến động có thứ vật liệu nhằm thực có hiệu việc quản lý nguyên vật liệu phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 BTC chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (Mẫu 03-VT) - Biên kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 04-VT) - Hoá đơn vận chuyển (Mẫu 03-BH) - Hoá đơn GTGT (Mẫu 01/GTKT) - Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02/GTTT) - Hố đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02/BH) Ngồi chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống theo quy định Nhà nước kể trên, doanh nghiệp sử dung thêm chứng từ hướng dẫn : - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT) - Biên kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) Lưu ý: Đối với chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo quy định mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm việc ghi chép xác số liệu nghiệp vụ kinh tế- tài phát sinh Mọi chứng từ kế tốn vật liệu phải tổ chức luân chuyển theo trình tự, thời gian kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời phận cá nhân có liên quan 1.2.2.Phân loại đánh giá nguyên vật liệu : 1.2.2.1.Phân loại nguyên vật liệu : Phân loại nguyên vật liệu vào tiêu thức tuỳ theo yêu cầu quản lý để xếp thứ, loại vật liệu vào tiêu thức Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, loại vật liệu có tính lý hố, cơng dụng riêng Để sử dụng có hiệu quả, quản lý, hạch tốn xác ngun vật liệu địi hỏi phải nhận biết loại, thứ vật liệu, cần thiết phải phân loại vật liệu Mỗi loại hình doanh nghiệp khác có phân loại vật liệu khác nhau, song nhìn chung vào nội dung kinh tế chức công dụng vật liệu trình sản xuất vật liệu chia thành loại sau : - Nguyên vật liệu : Là loại vật liệu q trình gia cơng chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm Ví dụ: ngành xây dựng ngun vật liệu gồm loại sắt, thép, xi măng, gạch ngành dệt may ngun vật liệu lại sợi, vải - Nguyên vật liệu phụ : Là loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hồn chỉnh sản phẩm phục vụ cho cơng việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, cúc áo, khâu - Nhiêu liệu : sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trình sản xuất kinh doanh xăng, dầu, than, củi, khí gas - Phụ tùng thay thế, gồm loại phụ tùng, chi tiết sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải - Thiết bị xây dựng bản, bao gồm thiết bị cần lắp khơng cần lắp, cơng cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng công tác xây lắp , xây dựng - Vật liệu khác, loại vật liệu không xếp vào loại kể trên, loại vật liệu trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc lý tài sản cố định Căn vào nguồn gốc nguyên vật liệu tồn ngun vật liệu doanh nghiệp chia thành nguyên vật liệu mua nguyên vật liệu tự chế biến gia công Căn vào mục đích nơi sử dụng nguyên vật liệu tồn ngun vật liệu doanh nghiệp chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm 1.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu : Đánh giá vật liệu xác định giá trị chúng theo nguyên tắc định đảm bảo yêu cầu xác, kịp thời đầy đủ + u cầu xác: địi hỏi việc đánh giá vật liệu phải tiến hành sở tổng hợp đầy đủ chi phí cấu thành nên vật liệu, đánh giá phải đảm bảo thống nội dung phương pháp đánh giá kỳ + Yêu cầu đầy đủ: đòi hỏi việc đánh giá vật liệu phải đánh giá toàn loại nguyên vật liệu, đủ yếu tố chi phí, tránh tình trạng bỏ sót + u cầu kịp thời: địi hỏi việc đánh giá vật liệu phải phù hợp với thời kỳ cụ thể Về nguyên tắc: nguyên vật liệu phải đánh giá theo giá vốn thực tế vật liệu mua sắm, gia công, chế biến * Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế nhập kho + Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài: - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Giá thực tế Giá mua chưa Chi phí mua Thuế nhập giảm giá vật liệu = có thuế + thực tế + - hàng mua trả nhập kho GTGT (nếu có) lại (nếu có) - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Giá thực tế Giá mua có Chi phí mua Thuế nhập vật liệu = thuế GTGT + thực tế + nhập kho (giá tốn) ( có ) giảm giá hàng mua trả lại ( có ) Trường hợp chi phí liên quan đến nhiều loại nguyên liệu vật liệu phải tính tốn phân bổ cho loại có liên quan theo tiêu chuẩn trọng lượng, giá kế hoạch nguyên vật liệu + Giá thực tế nguyên vật liệu tự chế biến bao gồm: - Giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến - Chi phí gia cơng chế biến + Giá thực tế nguyên vật liệu thuê gia công chế biến bao gồm: - Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến - Chi phí vận chuyển ,bốc dỡ đến nơi thuê chế biến từ doanh nghiệp - Tiền cơng th ngồi gia công chế biến + Giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh giá hội đồng liên doanh đánh giá + Giá thực tế nguyên vật liệu thu nhận từ phế liệu thù hồi đánh giá theo giá ước tính * Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế xuất kho: Do nguyên vật liệu thu mua thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế lần nhập khơng hồn tồn giống Để tính tốn phân bổ xác chi phí thực tế vật liệu tiêu hao trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sản xuất sử dụng phương pháp sau: Phương pháp : Tính theo phương pháp bình quân gia quyền : Giá TT NVL Giá TT NVL tồn đầu kỳ + nhập kỳ Trị giá thực tế nguyên vật = liệu xuất kho Số lượngNVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kỳ Số lượng NVL xuất x kho kỳ Trị giá thực tế xuất kho theo phương pháp tính theo thời kỳ vào nhập lô hàng về, phụ thuộc vào điều kiện doanh nghiệp Phương pháp : Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước : Theo phương pháp người ta tính đơn giá xuất đơn giá nhập với giả thiết nguyên vật liệu nhập trước xuất trước nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ tính theo giá lần nhập sau Phương pháp đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đơn giá thực tế lần nhập Phương pháp : Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước : Theo phương pháp này, kế tốn tính đơn giá nhập đơn giá xuất Nhưng ngược với phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp giả thiết ngun vật liệu nhập sau xuất trước, cịn nguyên vật liệu tồn kho tính theo đơn giá lần nhập sớm Để áp dụng phương pháp kế toán doanh nghiệp phải xác định đơn giá thực tế lần nhập Phương pháp : Tính theo giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này, đơn giá thực tế xuất kho đơn giá thực tế nhập kho lơ hàng Phương pháp áp dụng doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, ổn định đặc biệt phải nhận diện loại nguyên vật liệu *Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán : Đối với doanh nghiệp mà chủng loại vật tư nhiều, việc nhập, xuất diễn thường xuyên, hạch toán hàng ngày theo giá thực tế cơng việc hạch tốn trở nên phức tạp, tốn nhiều cơng sức mà có khơng thể thực sử dụng giá hạch tốn để hạch tóan tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Giá hạch toán nguyên vật liệu giá trị quy định thống phạm vi doanh nghiệp sử dụng lâu dài giá kế hoạch xây dựng Khi dùng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật liệu kế tốn phải tính chuyển giá hạch toán theo giá thực tế nguyên vật liệu kỳ sở dùng hệ số chênh lệch giá thực tế giá hạch toán loại, nhóm nguyên vật liệu Hệ số chênh lệch giá thực tế giá hạch toán ( H ) xác định H = Giá TT NVL tồn kho đầu kỳ + Giá HT NVL tồn kho đầu kỳ Giá TT NVL nhập kho kỳ Giá HT NVL nhập kho kỳ Tiếp theo ta tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho cách : Giá TT NVL xuất kho = Giá HT NVL xuất kho x H Tuỳ vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu tính theo nhóm thứ thứ vật liệu Việc sử dụng giá hạch toán vật liệu cơng tác kế tốn hàng ngày giảm nhẹ cơng việc tính tốn giá vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho hàng ngày, tạo thuận lợi cho việc tăng cường chức kiểm tra kế tốn nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu chi phí nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm doanh nghiệp 1.2.3.kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu có nhiều loại khác loại lại có nhiều nhóm, thứ, quy cách khác Để phục vụ kịp thời cho trình sản xuất phải tiến hành tổ chức kế tốn chi tiết ngun vật liệu khơng mặt giá trị mà vật, không theo kho mà tiết theo loại, nhóm, thứ phải tiến hành đồng thời kho phịng kế tốn sở chứng từ nhập, xuất kho Ở kho, thủ kho người trực tiếp quản lý nhập, xuất, bảo quản vật liệu, đồng thời thủ kho ghi vào thẻ kho theo tiêu vật Ở phịng kế tốn, với chức nhiệm vụ thơng qua chứng từ để phản ánh, giám đốc, kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu trình sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật tư liên quan đến nhiều phận khác kế tốn thủ kho người trực tiếp quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Vì thủ kho kế toán phải xây dựng mối quan hệ với việc sử dụng luân chuyển chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi chép, phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Mối quan hệ hình thành nên phương pháp chi tiết nguyên vật liệu kho phòng kế tốn Kế tốn doanh nghiệp lựa chọn ba phương pháp sau : - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm phạm vi áp dụng riêng, song ta thấy : Đối với phương pháp thẻ song song có ưu điểm việc ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu, có nhược điểm việc ghi chép thủ kho phòng kế tốn cịn trùng lặp tiêu số lượng, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối thàng nên hạn chế chức kiểm tra kịp thời kế tốn Nên thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, tình hình nhập xuất vật tư khơng thường xuyên So với phương pháp thẻ song song phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển chưa khắc phục nhược điểm Nó giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán ghi lần vào cuối tháng Do phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển áp dụng thích hợp doanh nghiệp sản xuất có khơng nhiều nghiệp vụ nhập xuất, khơng bố chí riêng nhân viên kế tốn chi tiết vật liệu Cịn phương pháp sổ số dư có nhiều ưu điểm so với hai phương pháp trên, khắc phục ghi chép trùng lặp kho phịng kế tốn, cịn giảm bớt khối lượng ghi chép kế tốn, cơng việc tiến hành tháng Cho nên phương pháp thích hợp với doanh nghiệp sản xuất có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất; xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu , trình độ nghiệp vụ chun mơn cán kế tốn vững vàng Tuy nhiên, phương pháp có nhược điểm : Do kế toán theo dõi mặt giá trị nên muốn biết số có tình hình tăng giảm thứ vật liệu mặt vật nhiều phải xem số liệu thẻ kho Hơn việc kiểm tra phát sai xót, nhầm lẫn kho phịng kế tốn gặp khó khăn Ở xí nghiệp dược liệu TW1 thực hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song nên tơi xin trình bày cụ thể phương pháp Thẻ kho (1) (1) Chứng tư nhập Chứng từ xuất (3) Sổ KT chi tiết (2) (2) Bảng kê TH N-X-T (4) Ghi hàng ngày định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày thứ, loại nguyên vật liệu theo tiêu số lượng 10