Quản lý nhân sự (lập trình Access)

Quản lý nhân sự (lập trình Access)

Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào

mà CNTT không chen chân vào Một trong lĩnh vực mà tin học tin học thâm nhập vào sâu và thu đợc những thàng tựu to lớn đó là lĩnh vực quản

lý Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề nh kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh đạo đa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng nh vi mô

Nớc ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã đ ợc nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết nh phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho của công ty FPT Đối với các công ty,các trờng đại học, các phần mềm viết riêng cho mình để quản lý phù hợp với đặc trng riêng cũng là một nhu cầu không thể thiếu đợc Trờng Đại học An Ninh Nhân Dân cũng có nhu cầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sự trong tr ờng Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chơng trình “quản lý nhân sự” của trờng nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lý nhanh chóng

và thuận tiện

Hệ chơng trình Quản Lý nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân

em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau:

+ Quản lý các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán )

+ Quản lý các thông tin về khen thởng (Tên, mã cán bộ )

+ Quản lý các thông tin về kỷ luật (Tên, mã cán bộ )

+ Đa ra các thông tin cần tra cứu nh tra cứu mã cán bộ, họ tên cán bộ

+ Đa ra các báo cáo về trình độ văn hoá,quá trình lơng

+ Đa ra các cán bộ có trình độ ngoại ngữ khác nhau

Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chơng trình đợc xây dựng bằng phần mềm Microsoft Access Microsoft Access đợc chọn vì có thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi trờng Windows, thân thiện với ngời sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tục thoả mãn đ ợc những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt.

Mặc dù rất cố gắng, nhng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khai thác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của mình Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em không đợc học ở trờng cũng nh những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản

lý nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót Rất mong

đợc sự góp ý của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh và hoàn thiện ch ơng trình

Chơng I: Tổng quan của đề tài

I Một số khái niệm về quản lý

Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp nó đóng vai trò quan trọng

là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp

Với trào lu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trờng làm cho luồng khối lợng thông tin trở nên quá lớn

điều đó càng làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn và phức tạp về mọi phơng diện

Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý th ờng dựa trên kinh nghiệm và trực giác của ngời lãnh đạo và quản lý Nhng ngày nay đứng trớc nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lý với phơng pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những công việc hàng ngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời gian Đó chính là một trong những nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài năng sáng tạo của các nhà quản lý Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán Trong thực

tế hiện nay để hoàn thành đợc nhiệm vụ chính trị kinh doanh đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác Điều đó cho thấy có phơng tiện máy tính trợ giúp các nhà quản lý là hết sức cần thiết

II Mục đích của đề tài:

Việc xây dựng chơng trình "Quản lý nhân sự" của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích nh sau:

- Quản lý hồ sơ cán bộ

- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của trờng

Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau:

+ Xây dựng hệ thống chơng trình lu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất

+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu

+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từng chức vụ.

+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo

Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc quản lý và lu trữ những thông tin về cán bộ của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng chính xác Chơng trình cho phép lu trữ, thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý

III Cơ sở của đề tài

Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:

- Những yêu cầu cụ thể về công việc của ngời quản lý của từng phòng ban của trờng

- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý nhân sự đợc gần gũi với tin học

IV Biện pháp thực hiện

Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng nh về tài chính Thông thờng việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phải dẫn tới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng nh thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quan chức năng, cách thức kiểm tra không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả các

bộ phận có liên quan

Chơng trình đợc thiết kế trên môi trờng Access, một hệ quản trị cơ

sở dữ liệu mới hiện nay Với những mặt mạnh của nó so với phần mềm khác thì nó có nhiều u điểm vợt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt rất ít tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quan hành chính có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ

Chơng II Các kiến thức cơ bản

Ví dụ: Ngời, thiết bị đều là những phần tử

Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp Đặc biệt bản thân một phần tử có thể là một hệ thống con Do vậy các hệ thống thờng có tính phân cấp

Ví dụ : Thế giới ⊃ Quốc gia ⊃ Tỉnh/Thành phố ⊃ Thị xã ⊃

+ Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều này không có nghĩa là hệ thống bất biến Tính biến động của hệ thống thể hiện ở hai mặt sau:

- Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó và các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trởng suy thoái hoặc biến mất

- Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác với nhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống

Thờng những hệ thống biến động là những hệ thống hớng đích

Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ở những cái ra

- Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thống của con ngời nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ.

- Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba hệ thống con :

+ Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp trực tiếp tham gia quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra

+ Hệ thống quyết định: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định

+ Hệ thống thông tin: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào quá trình xử lý thông tin

Các công việc xử lý thờng là thu nhập, kiểm tra, lu trữ, tìm kiếm, loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin Đây chính cũng là các vấn đề mà chúng ta cần quan tâm

2 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin :

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con

Sơ đồ của hệ thống thông tin.

Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, lu trữ, kiểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin

Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức):

+ Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị

và hình thức nh khi đa thông tin ra

Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh

Thông tin vào

Hệ thống thông tin Thông tin ra

Hệ thống nghiệp vụ

+ Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đã đợc lợng tử hoá chứ không còn giữ nguyên hình thức nh khi nó mới phát sinh Nó đợc gán cho cấu trúc.

Ví dụ : Các file, các loại sổ sách

Có những bộ phận chuyên xử lý các thông tin tự nhiên và có các bộ phận chuyên xử lý các thông tin có cấu trúc

- Các thông tin xử lý: là những quá trình để xử lý thông tin Các xử

lý nằm trong các quy định, quy trình, công thức, các quy trình tự động, thủ công

Các hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc hoàn toàn

Các dữ liệu phản ánh cấu trúc của cơ quan

Các xử lý:

-Các quy tắc xử lý -Các quy trình,chương trình -Các lưu đồ xử lý

Các dữ liệu phản ánh hoạt động của cơ quan

Các sự kiện ,các dữ liệu khách quan không thay

đổi được

Kết quả ra Tham số

Các sự kiện hoạt động

Dữ liệu

vào cho

các xử lý

II Cơ sở dữ liệu

1 Định nghĩa về cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối ợng quản lý đáp ứng yêu cầu ngời dùng và thoả mãn các yêu cầu sau:

t Cơ sở là một bộ su tập các dữ liệu các tác nghiệp đợc lu giữ lại và

đợc các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chơng trình có thể xử lý thay đổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu

2 Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Cho khả năng lu trữ dữ liệu lâu dài

- Khả năng truy nhập một số lợng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả

- Đợc xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó ngời sử dụng có thể quan sát dữ liệu

- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu

- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều ngời cùng sử dụng cơ sở dữ liệu

- Khả năng kiểm tra truy nhập

- Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra

- Quan hÖ gi÷a c¸c tËp thùc thÓ lµ mét danh s¸ch cã thø tù cña mét tËp thùc thÓ.

VÝ dô: Quan hÖ gi÷a R víi hai tËp (x) (y) viÕt:

xRy

- Quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ còng lµ mét thùc thÓ

Chơng III Tìm hiểu bài toán

I Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân

1 Hoạt động của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân:

Các hoạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ là cơ sở cho việc xây dựng chơng trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát các công việc trên thực tế tại trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân

Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lợng đông đúc về nhân sự

và sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề liên quan đối với từng ngời đều do nhà trờng quản lý hồ sơ Ban lãnh đạo trờng xét thấy quản lý bằng phơng pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều ngời cùng làm một công việc mà không đạt đợc những kết quả nh ý muốn, vì vậy yêu cầu cần thiết là phải đa công tác quản lý cán bộ vào máy tính để cải tiến công việc quản lý nhân sự và đa một số nhân sự vào công tác này chuyển sang làm

bộ phận khác để phát huy khả năng nhân sự và chất lợng công việc

2 Yêu cầu của hệ thống hiện tại

Quản lý hồ sơ cán bộ Trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân là hết sức quan trọng và bí mật Bởi vì ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng, chính xác trong công việc quản lý cán bộ là hàng đầu Khi ch a có sự trợ giúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công Khi có sự thay đổi về gia

đình, cấp bậc, khen thởng, kỷ luật, chức danh thì cán bộ tổ chức phải qua từng bớc tìm từng ngời để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế Sau đó lại phải lu vào hồ sơ Vì vậy số lợng hồ sơ ngày một tăng, ngời quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn

Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian Điều này không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn Vì vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại tr ờng Đại học An Ninh và đợc sự nhất trí của ban lãnh đạo trờng tôi mạnh dạn xây dựng cho trờng chơng trình “Quản lý nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân” để

đợc áp dụng sau khi xây dựng xong chơng trình

3 Đánh giá hệ thống hiện tại

Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm thủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phơng pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:

- Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng đợc yêu cầu

- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn

- Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất

- Nhiều ngời làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và dễ xảy ra sai sót

- Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian

Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đ a tin học vào quản lý nó sẽ làm giảm đợc rất nhiều về thời gian ít sai sót, giúp cho ngời làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu học tập vào những công tác khác

II Phân tích hệ thống mới :

Hệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có

hệ thống này phải đáp ứng đợc yêu cầu:

- Quản lý đợc hồ sơ các cán bộ

- Thống kê đợc những tài liệu cần thống kê

- Tra cứu chính xác khi có yêu cầu

- Thông tin vào phải đợc chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵn tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm đợc tối đa sai sót

- Thông tin ra phản ánh đợc đối tợng quản lý, nội dung phong phú

và phải nêu đợc các chủ đề

1 Thông tin vào

Phải chuẩn hoá đợc dữ liệu tránh tối đa sai sót nh họ tên , tuổi là những thông tin chính vì chúng rất ít thay đổi trong quá trình quản lý hồ sơ cán bộ tạo thuận lợi cho ngời sử dụng Cụ thể trong chơng trình dữ liệu

đợc chuẩn hóa và kiểm tra khi nhập

Từ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho chơng trình quản lý cán bộ là phải xây dựng đợc các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý "Nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân" Tuy nhiên để xây dựng chơng trình có hiệu quả chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bài toán

3 Một số biểu mẫu chuẩn

Ngoài việc quản lý hồ sơ lý lịch các cán bộ của từng phòng ban nhà trờng còn thờng xuyên yêu cầu cán bộ quản lý hồ sơ báo cáo theo biểu mẫu chuẩn

4 Những yêu cầu đối với chơng trình

Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thức tế tại tr ờng Đại Học An Ninh Nhân Dân, tôi xác định các yêu cầu đặt ra cho ch ơng trình của mình

nh sau:

a.Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ:

Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ nh nhập thông tin về lý lịch của một cán bộ thay đổi hoặc đa vào hồ sơ lu của một cán bộ là những yêu cầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lý nhân sự

- Nhập dữ liệu chơng trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng

và đối với những thông tin của bản hồ sơ lý lịch tơng ứng với bảng nào trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đa ra bảng đó để ngời nhập dữ liệu làm việc một cách thuận tiện

- Vấn đề bổ xung dữ liệu cũng đợc thực hiện trên các biểu mẫu nhập thông tin Trong các biểu mẫu này sẽ có các hộp danh sách giúp cho ngời sử dụng lựa chọn đối tợng bổ xung

- Lu dữ liệu: khi không cần lu dữ các thông tin về một cán bộ nào

đó thì chúng ta có thể chuyển hồ sơ đó vào hồ sơ l u giúp cho cơ sở dữ liệu của chúng ta gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn Tuy nhiên để khi cần thiết có thể tra cứu đợc một số thông tin cơ bản nhất về một cán bộ nào đó thì chúng ta sẽ lu lại một vài thuộc tính cá nhân trong một tệp hồ sơ lu

- In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lý hồ sơ nhân sự Chức năng này giúp cho chúng ta có đ ợc một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết

Đáp ứng đợc nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thể thiếu của một hệ thống thông tin Đối với hệ thống quản lý nhân sự thì các yêu cầu về thông tin bao gồm:

- Thống kê cán bộ theo trình độ văn hoá

- Thống kê các cán bộ theo từng nghiệp vụ riêng

- Thống kê các cán bộ theo trình độ ngoại ngữ

- Các thống kê các loại danh sách khác

b Những yêu cầu cho phép tra cứu dữ liệu:

- Những ngời có chức vụ, chức danh, cấp bậc

- Những ngời vào đảng

- Tra cứu danh sách các cán bộ do cấp trên yêu cầu, cá nhân yêu cầu có liên quan đến hồ sơ cán bộ

Ch¬ng IV Ph©n tÝch bµi to¸n

I Ph©n tÝch d÷ liÖu cña bµi to¸n

- D÷ liÖu chñ yÕu cña bµi to¸n bao gåm chñ yÕu lµ c¸c d÷ liÖu xoay quanh lý lÞch c¸n bé, th«ng tin vÒ phßng ban, chøc vô, cÊp bËc

- C¸c d÷ liÖu cña hå s¬ lý lÞch c¸n bé bao gåm:

- Qua quá trình công tác, các hình thức khen thởng, kỷ luật và các mối quan hệ gia đình của mỗi ngời cũng khác nhau vì vậy chúng ta lu trữ cán bộ vào bảng riêng có quan hệ một nhiều với bảng chính.

- Các dữ liệu còn lại là có giá trị duy nhất đối với một ng ời sẽ đợc

lu trữ chung trong một bảng chính

- Đối với các thông tin về phòng ban, chúng ta sẽ lu trữ trong một bảng với trờng khoá chính là mã phòng ban Chúng ta nhận thấy rằng mỗi phòng ban sẽ bao gồm nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữa các phòng ban trong hồ sơ cán bộ của một cán bộ với bảng phòng ban là mối quan

hệ 1- nhiều

II Sơ đồ phân cấp chức năng

Từ những yêu cầu của bài toán trên, sơ đồ phân cấp chức năng cho

ta cái nhìn khái quát về hệ thống Đây là bớc phân tích hệ thống về xử lý

nhng lµ m« h×nh bao qu¸t vµ nã bá qua mèi liªn kÕt vÒ th«ng tin gi÷a c¸c chøc n¨ng.

Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý trong bàn giao thông tin cho nhau.

Đây là công cụ chính của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và

xử lý là cơ sở để thiết kế phần trao đổi cơ sở dữ liệu

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh đợc xây dựng ở những giai đoạn

đầu trong quá trình phân tích, nó là cơ sở khởi đầu cho quá trình xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ mức ngữ cảnh.

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là chi tiết hoá chức năng tổng quát sơ

đồ mức ngữ cảnh, gồm :

- Các tác nhân ngoài giữ nguyên

- Chức năng quản lý đợc phân rã chi tiết hoá các mức độ phân rã phụ thuộc vào mức độ phức tạp của bài toán

3 Các sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Chúng ta phân tích chi tiết hơn về chức năng của sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng vào hồ sơ.

Yêu cầu

Trả

lời

Yêu cầu

Lý lịch

B¸o c¸o

Yªu cÇu

B¸o c¸o

Yªu cÇu

B¸o c¸o

Sơ đồ luồng dữ liệu tra cứu.

IV THùC THÓ Vµ MèI QUAN HÖ

Thphanbt Thành phần bản thânThphangd Thành phần gia đình

n Thực thể "tdvh"

Matdvh Mã trình độ văn hoá

2 Quan hệ giữa các thực thể

Chơng V.Giới thiệu về MICROSOFT ACCESS

I Giới thiệu chung

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi tr ờng Windows Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quả của mình, Access đã giúp cho ngời sử dụng giải quyết đợc khá nhiều các vấn

đề thờng gặp trong công việc quản trị cơ sở dữ liệu

Access cung cấp cho ta 6 công cụ đó là: Bảng (Table), truy vấn (Query), biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module)

Với 5 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta

có thể dễ dàng xây dựng đợc một trơng trình với giao diện khá đẹp mà

ch-a phải viết bất kỳ một hàm hch-ay thủ tục nào cả Công cụ thứ 6 là Module dùng để chứa hàm/ thủ tục viết bằng Access Basic để giải quyết các phần việc quá khó khăn đối với 5 công cụ trớc, do đó làm tăng sức mạnh của Access

II Công cụ Microsoft Access

Trớc tiên ta phải tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách:

- Vào môi trờng Access : Gọi Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào biểu tợng chìa khoá vàng

- Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, chức năng New Database Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới rồi chọn OK Kết quả ta sẽ nhận đợc một cửa sổ Databese mới

1 Bảng (Table).

a Cách tạo bảng: Gồm các bớc sau:

- Từ cửa sổ Database chọn mục table Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có 3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng để nhập liệu cho cho bảng đợc chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúc của bảng đợc chọn)

- Chọn nút New Ta sẽ nhận đợc cửa sổ New Table có các lựa chọn: Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table

Ta chọn kiểu Design View

- Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lợt nhập vào các thông tin.+ Field Name: Tên trờng cần đặt.

+ Field Type: Kiểu trờng

+ Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trờng

b Đặt khoá chính (Primary key):

- Chọn các trờng làm khoá chính

- Chọn menu Edit, chức năng Primary key hoặc nhấn vào biểu t ợng chiếc chìa khoá trên thanh công cụ

2 Truy vấn (Query).

Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu Về thực chất, truy vấn chính là một câu lệnh SQL đợc xây dựng nhờ công cụ của Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn

Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng nh:

- Chọn bảng hay query khác làm nguồn dữ liệu

- Chọn các trờng cần hiển thị

- Thêm các trờng mới là kết quảcủa việc thực hiện các phép tính trên các trờng của bảng nguồn

- Đa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria)

- Đa vào các trờng dùng để sắp xếp

Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận đợc là một bảng ( dạng Dynaset)

Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là : Crosstab Query, Make Table Query, Update Query , Appent Query, Delete Query

3 Biểu mẫu ( Form)

Đây là công cụ mạnh của Access dùng để :

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng

- Tổ chức và giao diện chơng trình