Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty ĐTSX & XNK cà phê-cao su Nghệ An, có trụ sở tại số 25 Quốc
Lộ 48 Thị trấn Thái Hòa, huyện Nghĩa Đàn, tỉnh Nghệ An, được thành lập theo quyết định số 2993 QĐ-UB ngày 22/07/1997, với chức năng nhiệm vụ là kinh doanh cà phê cao su theo quy hạch và kế hoạch của nhà nước, tỉnh bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch phát triển, đầu tư và tạo nguồn vốn đầu tư, cung ứng vật tư thiết bị, trồng trọt, chế biến tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với pháp luật và chính sách của Viêt Nam.
- Tổ chức kinh doanh cây ăn quả, sản xuất nông lâm kết hợp với các dịch vụ khác của Công ty quản lý.
- Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triền vốn do nhà nước giao và sử dụng hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực do nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các nhiệm vụ khác được giao. Thực hiện chủ trương đổi mới, sắp xếp lại doanh nghiệp, ngày 22/07/1997 công ty ĐTSX & XNK cà phê – cao su được thành lập trên cơ sở sát nhập 8 nông trường quốc doanh và 5 trạm cà phê của vùng Phủ Quỳ Ban đầu khi mới thành lập, hai cây trồng chính là cà phê, cao su khai thác hơn 30 năm đang bước vào giai đoạn tàn lụi Năng suất cà phê vối chỉ đạt 300-400 kg/ha,cao su 5-7 tạ/ha Trong khi đó giá lại hạ, sản phẩm làm ra khó tiêu thụ, thu không đủ chi, đời sống người lao động khó khăn Giữa lúc đó, 3 nông trường(19/5, 1/5, 22/12) xin tách, hàng trăm ha cà phê mới trồng bị sâu đục thân tàn phá không cho sản phẩm, giây chuyền chế biến đã đến giai đoạn thanh lý, vốn cạn kiệt, nợ nhiều, người lao động thì lo công ty giải thể Trong hoàn cảnh ấy,Đảng ủy, Ban giám đốc đã lựa chọn con đường tổ chức lại SXKD, nhanh chóng mở rộng diện tích hai cây trồng chủ lực (cà phê, cao su) Để làm được điều này, công ty đã kịp thời phát huy vai trò tiên phong gương mẫu của cán bộ Đảng viên cùng chung công chung sức đẩy mạng SXKD Công ty đã chuyển văn phòng từ Vinh lên Nghĩa Đàn để chỉ đạo sản xuất sâu sát Để mở rộng diện tích trồng mới, đơn vị đã có sáng kiến sử dụng tối đa nguồn vốn ADF để trồng cà phê chè Catimo thay dần diện tích cà phê vối, hiệu quả thấp, phải mạnh dạn và triển khai phương án thanh lý 1000 ha cao su hết cuối kỳ khai thác theo phương châm lấy ngắn nuôi dài (thanh lý đến đâu lấy tiền khai hoang làm đất trồng cà phê xen cao su giống mới đến đó) Vì thế trong thời gian ngắn cây cà phê và cao su giống mới không ngừng được khôi phục phát triển, diện tích cây cà phê vối và cao su già cỗi hiệu quả thấp đượcthu hẹp, diện tích cà phê Catimo tăng nhanh Từ 2000 đến 2007, công ty đã trồng mới
730 ha cà phê, 708 ha cao su, 250 ha cam Đến nay, công ty đã hoàn thành vùng chuyên canh cây đặc sản xuất khẩu với 1200 ha cà phê Catimo, 1520 ha cao su, 520 ha cam và hàng ngàn ha cây hoa màu khác
Sớm tổ chức lại sản xuất đạt hiệu quả, bên cạnh đổi mới cơ chế khoán đưa trên 5000 ha đất vào sử dụng phát huy tính tự chủ của của hộ gia đình và người lao động, công ty đã từng bước làm tốt chức năng dịch vụ đầu vào đầu ra, chỉ đạo thực hiện quy trình kỹ thuật làm điểm tựa cho cây cà phê, cao su không ngừng phát triển Hàng năm công ty cho các hộ vay ứng trước hàng ngàn tấn phân bón tổng hợp NPK sinh học; tổ chức hàng trăm buổi tập huấn hướng dẫn kỹ thuật trồng, chăm sóc, thu hái, mở hội thi cạo mủ cao su góp phần đẩy mạnh phong trào thâm canh, nân cao tay nghề bậc thợ Đặc biệt tranh thủ sự giúp đỡ của Tỉnh bằng nguồn vốn vay nhàn rỗi, công ty chú trọng đầu tư hệ thống thủy lợi chống hạn, tăng năng suất cây trồng Chỉ tính từ năm
2004 đến nay, công ty đã huy động 17 tỷ đồng đầu tư xây dựng hàng trăm công trình thủy lợi lớn nhỏ đảm bảo cho gần 100% diện tích cà phê được tưới ẩm gắn với chăm sóc theo đúng quy trình, đánh nhánh tạo hình, nên quả sai hạt mẩy, năng suất liên tục đạt bình quân 12-15 tấn/ha, không ít diện tích đạt 18-25 tấn/ha góp phần tạo động lức lớn, tỷ lệ thành phẩm cao, tăng sức cạnh tranh trên thị trường Công ty còn tập trung đổi mới dây chuyền công nghệ, đầu tư 5.2 tỷ đồng đưa dây chuyền chế biến cà phê theo công nghệ ướt khép kín của Braxin đi vào hoạt động và đổi mới dây chuyền chế biến cao su mủ Crếp sang mủ cốm, thực sự nâng cao chất lượng, khăng định cà phê-cao su Phủ Quỳ.
Trong kinh doanh công ty đã nắm bắt nhu cầu thị trường, thực hiện phương thức chào hàng cạnh tranh để chọn đối tác, bạn hàng uy tín tiêu thụ sản phẩm, qua đó có cơ chế thu mua hợp lý, đảm bảo lợi ích và thu nhập cho người sản xuất Từ đó, công nhân đã gắn bó và bán hết sản phẩm làm ra cho công ty, tạo ra sản lượng xuất khẩu ngày càng lớn Đến 2001 chỉ xuất khẩu ủy thác 54 tấn cà phê với kim ngạch 48000 USD thì đến 2007 vươn lên xuất khẩu trực tiếp 650 tấn cà phê sang thị trường khó tính như Hoa kỳ, CHLB Đức, giá trị kim ngạch đạt 1.2-1.3 triệu USD Đầu ra ổn định, giá mua cà phê tươi đạt 3000 đồng/kg, gấp 2, 3 lần so với trước, nâng giá trị thu nhập trên đơn vị diện tích từ 15-20 triệu đồng/ha/năm lên 36-45 triệu đồng/ha/năm, lãi ròng từ 12-20 triệu đồng/ha/năm, người nhận khoán có đủ điều kiện trả nợ vốn đầu tư và làm giàu từ cây cà phê, cao su Sau đây là bảng phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những năm gần đây của công ty:
Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Doanh thu thuần 39.693.351.087 91.422.123.671 64.389.433.446 Các khoản NNS
Tài sản 112.807.037.714 116.825.889.146 111.640.054.967 Nguồn vốn CSH 17.426.553.407 17.900.476.007 16.942.483.172 THBQ đầu người
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Để đảm bảo tính hiệu quả cho công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý được xây dựng theo mô hình trực tuyến, từ Giám đốc xuống các phòng ban, đơn vị trực thuộc Đứng đầu công ty là giám đốc, do chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm, miển nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, là người có quyền lực cao nhất trong công ty, và chịu trách nhiệm với Nhà nước, tập thể cán bộ công nhân viên về hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc, chuyên sâu về sản xuất, tiêu thụ sản phẩm. Ở văn phòng công ty, có các phòng ban chức năng được bố trí chặt chẽ với các cán bộ được đào tạo chuyên môn, để thực hiện nhưng công việc đúng với chức năng được giao, tao sự hoạt động liên tục cho doanh nghiệp và giúpGiám đốc ra các quyết định hiệu quả.
Bộ máy quản lý của đơn vị bao gồm 01 Giám đốc, là ông Nguyên văn Hải, và 02 Phó giám đốc, là ông Lê Hồng Vân và Trần Văn Thành Dưới quyền các ông là các cán bộ văn phòng ở Văn phòng công ty làm việc ở các phòng ban như phòng kế toán trưởng, phòng tài vụ, phòng hành chính, phòng công đoàn, phòng kỹ thuật…Và ngoài ra thì ở mỗi đơn vị trực thuộc có một bộ máy quản lý riêng, bao gồm giám đốc các Nông trường, Xí nghiệp và các cán bộ văn phòng phục vụ cho hoạt động quản lý ở Nông trường, Xí nghiệp.
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Giám đốc Nguyên Văn Hải
Lê Văn Hồng Phó giám đốc 2
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch đầu tư
Phòng kế toán tài vụ
Các nông trường Xí nghiệp chế biến Công ty dịch vụ
CB cà phê CB cao su
Nhiệm vụ chính của các phòng ban ở văn phòng công ty:
- Phòng tổ chức hành chính: bố trí lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật, cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các công tác tuyển dụng, tiếp nhận, bố trí thuyên chuyển thôi việc cho lao động trong công ty.
- Phòng xuất khẩu: phụ trách các công tác liên quan đến vấn đề xuất khẩu hàng hóa của công ty, như tìm kiếm khách hàng, làm việc với khách hàng nước ngoài để tiến tới những hợp đồng mua bán sản phẩm của doanh nghiệp…
- Phòng kỹ thuật: thiết kế, cải tiến sản phẩm, xây dựng và theo dõi các tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn thử nghiệm, thiết kế các máy móc đặc biệt, đưa công nghệ mới vào sản xuất, kiểm tra và theo dõi các phương tiện kỹ thuật trong doanh nghiệp…
- Phòng kế hoạch đầu tư: xây dựng các kế hoạch sản xuất, các kế hoạch đầu tư của doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch giao cho các đơn vị trực thuộc, xem xét kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, các kiến nghị liên quan đến các kế hoạch sản xuất mà công ty đa giao cho các đơn vị trực thuộc
- Phòng kê toán tài vụ: có chức năng thu thập, phân tích, lưu trữ và truyền đạt các thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp…
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Hình thức sở hữu vốn của công ty là sở hữu Nhà nước
Lĩnh vực kinh doanh: đầu tư sản xuất chế biến sản phẩm xuất khẩu, trong đó cà phê, cao su là chủ yếu (lĩnh vực nông nghiệp).
Ngành nghề kinh doanh: đầu tư phát triển sản xuất cà phê, cao su, thu mua cà phê, cao su, chế biến xuất khẩu và kinh doanh các mặt hàng khác.
Trong đó chức năng của văn phòng công ty vừa có chức năng quản lý toàn thể công ty, thực hiện giai đoạn bán hàng Các Nông trường Tây Hiếu 1, Tây
Hiếu 2, Tây Hiếu 3, Đông Hiếu, Cờ Đỏ có chức năng là trồng trọt tạo ra quả cà phê tươi và mủ cao su CN 79 Quang Trung có chức năng kinh doanh dịch vụ như khách sạn, massage, tăm hơi…và xí nghiệp chế biến có chức năng sản xuất chế biến quả cà phê tươi, mủ cao su thành thành phẩm.
Sơ đồ 2: Sơ đồ mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh
Với mỗi một loại sản phẩm của công ty đều được chế biến sản xuất theo quy trình công nghệ riêng, tùy thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu và đặc điểm của sản phẩm làm ra Với quả cà phê tươi thì được sản xuất theo công trình chế biến ướt như sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất cà phê
Công ty ĐTSX&XNK cà phê- cao su Nghệ An Văn phòng công ty GĐ: Nguyễn Văn Hải
Nông trường Tây Hiếu III
Quả cà phê tươi Phân loại, làm sạch Bóc vỏ quả Bóc vỏ thịt
Phân loại và đóng gói
Với mủ cao su thì quy trình công nghệ như sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất cao su
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu hỗn hợp, vừa tập trung, vừa phân tán.
Bộ phận kế toán ở văn phòng công ty vừa là bộ phận kế toán của văn phòng vừa là bộ phận kế toán toàn công ty, bao gồm kế toán trưởng, và một kế toán thanh toán và hai kế toán công nợ, một thủ quỹ Ngoài ra các đơn vị trực thuộc lại có một bộ phận kế toán gần như độc lập hoàn toàn, bao gồm kế toán trưởng và các kế toán viên từ 03-06 người có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở đơn vị trực thuộc Tính trên toàn công ty thì có gần 30 kế toán viên, và các nhân viên nghiệp vụ đều chịu sự điều hành của Kế toán trưởng công ty.
Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ phận kế toán của công ty
Mủ nước Trộn và pha loãng Đánh đông Gia công cơ học
Sấy Ép bành Đóng gói
Các bộ phận kế toán ở đơn vị trực thuộc có chức năng thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị trực thuộc công ty Hàng ngày theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thường xuyên có các hoạt động với bộ phận kế toán Văn phòng, như hoạt động đối chiếu công nợ của các đơn vị trực thuộc với Công ty, các hoạt động ứng tiền vốn, hay trả tiền vốn, theo định kỳ lập các báo cáo tài chính gửi lên bộ phận kế toán Văn phòng công ty…
Sơ đồ 6: Sơ đồ bộ phận kế toán văn phòng
Bộ phận kế toán Văn phòng công ty có chức năng theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Văn phòng công ty, đồng thời, cũng có các hoạt động với các đơn vị trực thuộc như đối chiếu công nợ, cấp tiền vốn, nhận tiền vốn từ đơn vị trực thuộc, định kỳ lập các báo cáo tài chính, và tổng hợp báo cáo tài chính trên toàn công ty…
Kế toán trưởng công ty, là người có quyền hành cao nhất trong bộ phận kế toán, điều hành cả bộ phận kế toán Văn phòng, và cả bộ phận kế toán của đơn vị trực thuộc, có chức năng ký các chứng từ quan trọng, kiểm tra, giám sát hoạt động của bộ phận kế toán trong Công ty…
Kế toán thanh toán theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Thủ quỹ có nhiệm vụ chính là quản lý quỹ, nhập quỹ tiền mặt và xuất quỹ tiền mặt, kiểm kê, theo dõi và phản ánh tình hình quỹ tiền mặt tại công ty.
Kế toán công nợ, gồm hai kế toán viên, thực hiện những công việc còn lại,theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh khác trên sổ sách kế toán, thực hiện đối chiếu công nợ với đơn vị trực thuộc, lập báo cáo tài chính…
Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán
Hình thức kê toán áp dụng: là hình thức sổ Chứng từ ghi sổ
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:
- Hàng ngày kế toán tập hợp chứng từ vào các bảng kể chi tiết, bảng tổng hợp rồi sau đó, định kỳ theo tháng hoặc quý sẽ vào Chứng từ ghi sổ, rồi vào các sổ cái có liên quan Ví dụ như chứng từ thu chi sẽ tập hợp hàng ngày vào bảng kê chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, cuối tháng sẽ tập hợp lại, vào Chứng từ ghi sổ, rồi vào sổ cái, còn như các chứng từ phiếu xuất kho nhập kho nguyên vật liệu thì được tập hợp theo quý, rồi mới ghi vào Chứng từ ghi sổ, sau đó lên sổ cái… Nhưng các chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ vẫn được ghi vào sổ hàng ngày ở bộ phận liên quan như đối với phiếu thu phiếu chi thì được ghi hàng ngày ở Sổ quỹ và kế toán thanh toán ở Sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, sổ theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng, còn phiếu xuất kho nhập kho nguyên vật liệu thì được ghi sổ hàng ngày ở bộ phận kho…
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập được từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Bảng câc đối số phát sinh, rồi từ các Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh lập các báo cáo tài chính.
- Từ các sổ chi tiết, lập các Bảng tổng hợp chi tiết, cuối kỳ đối chiếu Sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 7: Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Ghi cuối tháng, quý: Đối chiếu, kiểm tra: Điểm đặc biệt ở đây là:
- Không có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Số hiệu chứng từ dùng để ghi vào sổ cái là số hiệu Chứng từ ghi sổ-số thứ tự để ghi cho Chứng từ gốc trên Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết tổng hợp Bảng chi tiết
Một số đặc điểm kinh tế tài chính khác
Do doanh nghiệp thuộc lĩnh vực nông nghiệp, nên hoạt động sản xuất kinh doanh cũng có những đặc điểm riêng so với nhưng doanh nghiệp khác:
- Hoạt động SXKD mang tính mùa vụ Đây là đặc tính của ngành nông nghiệp Mỗi cây nông nghiệp mang tính mùa vụ riêng, cà phê và cao su cũng thế Vào mùa vụ, thì công việc nhiều, nhưng khi không phải mùa vụ thì công việc lại ít, điều cần thiết là phải cân bằng công việc để không phải gián đoạn qua trình sản xuất kinh doanh.
- Thời tiết khí hậu diễn biến phức tạp Đây là yếu tố ảnh hưởng không thể kiểm soát được mà chỉ có thể hạn chế thiệt hại mà nó mang lại mà thôi. Nhưng không hẳn bao giờ cũng chỉ là ảnh hưởng xấu, mà trong trường hợp điều kiện thời tiết thuận lợi, thì hoàn toàn có khả năng tăng năng suất sản xuất.
- Thị trường tiêu thụ cà phê, cao su lên xuống thất thường, nhất là thị trường cà phê Hơn nữa, thị trường cà phê Việt Nam mới chỉ dừng lại chủ yếu ở thị trường cà phê nhân, mà chưa có những kế hoạch lớn, lâu dài để phát triển thị trường cà phê pha và cà phê hòa tan.
Những đặc điểm trên là những điều ảnh hưởng khá nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tài chính Với những đặc điểm đặc trưng của công ty như vậy, công ty đã áp dụng Chính sách kế toán như sau:
- Báo cáo tài chính được lập bằng đơn vị là đồng Việt Nam.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N31/12/N
Kỳ kế toán là 2 quý một, từ tháng 01/01/N31/06/N, từ 01/07/N31/12/N
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, và tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước đối với vật tư và bình quân gia quyền đối với thành phẩm.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo phương pháp đường thẳng phù hợp với QĐ206/2003/QĐ-BTC.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ.
- Doanh thu hoạt động sản xuất: được xác định trên cơ sở xuất hàng, phát hành hóa đơn và thực tế thu tiền.
- Chi phí hoạt động sản xuất: những khoản chi phí sản xuất được thực hiện dựa trên những khoản chi phí kế hoạch do một Hội đồng được lập lên để xác định Kế hoạch về những khoản chi phí được lập nên với sự có mặt của hai bên, một là bên đại diện cho quản lý công ty, một bên là đại diện cho bộ phận sản xuất, và được lập trước khi hoạt động sản xuất được thực hiện
Chấp hành chế độ tài chính kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính và tuân thủ các chuẩn mức kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam.
Chấp hành chế độ ghi chép, hạch toán kế toán: chính sách kế toán.
Hệ thống báo cáo: hệ thống báo cáo trong Doanh nghiệp bao gồm những loại báo cáo do nhà nước quy định và do công ty quy định Hệ thống báo cáo được lập theo 2 quý một lần, vào 30/06 và 31/12 hàng năm, bao gồm bảng Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng cân đối kế toán, Thuyết minh báo cáo tài chính Những báo cáo trên được lập cho từng đơn vị trực thuộc, và được kế toán văn phòng công ty hợp nhất cho toàn công ty Ngoài những báo cáo trên còn có báo cáo về tình hình vốn của các đơn vị trực thuộc, do các đơn vị trực thuộc lập để trình lên giám đốc của Doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản áp dụng: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản được áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp, bao gồm hệ thống trong bảng và ngoài bảng cân đối kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ được thành lập theo đúng chế độ kế toán, và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm cả hệ thống chứng từ bắt buộc, và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM
Đặc điểm kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Đối với công ty ĐTSX & XNK cà phê cao su Nghệ An thì sản phẩm chính là những loại sản phẩm được làm từ hai loại cây công nghiệp phổ biến ở Việt Nam hiện nay là cây cà phê và cây cao su Những sản phẩm từ quả cà phê là cà phê nhân xô là chủ yếu, còn sản phẩm từ mủ cao su thì bao gồm mủ tờ loại I, mủ tờ loại II, mủ CSV 3L, mủ CSV 10 Đây là những đối tượng chính tạo nên chi phi sản xuất cho doanh nghiệp và đồng thời là đối tượng để tính giá thành sản phẩm.
Các khoản mục chi phí sản xuất là:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là khoản chi phí phải trả cho nguyên vật liệu trực tiếp Nguyên vật liệu trực tiếp chính ở đây là quả cà phê tươi và mủ cao su tươi Những nguyên vật liệu chính này công ty có nguồn chủ yếu là từ mua bán nội bộ, do các Nông trường thuộc Công ty trồng trọt tạo sản phẩm, một phần nữa là do Công ty mua ngoài của các công ty khác, như công ty Rau quả Nghệ An… Những nguyên vật liệu này được phân loại theo mức độ chất lượng được căn cứ trên tỷ lệ cho thành phẩm Với nguyên vật liệu chính là quả cà phê thì được phân chia thành các loại như sau:
Chất lượng của nguyên vật liệu giảm dần từ trên xuống duới Sự phân chia này do sự chọn lọc bằng tay với các phương pháp thủ công là chính,chẳng hạn như nhặt bằng tay để phân loại, cho vào nước để xác định quả chìm, quả nổi sẽ được tách riêng…Và theo định kỳ, thông thường theo mùa vụ, các cán cán bộ kỹ thuật sẽ lấy mẫu để xác định tỷ lệ K thành phẩm cho từ từng loại nguyên vật liệu Còn với mủ cao su thì được phân loại thành mủ nước, mủ tạp, mủ đông.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Là khoản chi phí phải trả cho công nhân trực tiếp tạo sản phẩm cho doanh nghiệp, như tiền lương của lao động trực tiếp, các khoản trích theo lương của lao động trực tiếp, các khoản phụ cấp ca 3, tiền thưởng, nghỉ lễ, nghỉ phép, nghỉ tết… Chi phí này chỉ phát sinh ở Xí nghiệp chế biến Lao động trực tiếp của công ty chỉ có ở Xí nghiệp chế biến, và thuộc sự quản lý trực tiếp của Xí nghiệp chế biến.
Lao động tham gia sản xuất ở Xí nghiệp chế biến bao gồm 2 loại, là lao động phổ thông và lao động kỹ thuật Lao động phổ thông là các lao động làm việc trực tiếp nhất trong quá trình tạo ra sản phẩm, bao gồm các công việc như phân loại bằng tay, đứng máy sản xuất, phơi sấy… Còn lao động kỹ thuật là các lao động, tuy không trực tiếp nhất tạo ra sản phẩm, nhưng lại có vai trò rất quan trọng, là phụ trách các vấn đề liên quan đến kỹ thuật chế biến sản xuất, như quy trình chế biến, kiểm tra chất lượng sản phẩm, xác định các thông số kỹ thuật…
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản như: tiền lương chính,tiền phụ cấp khu vực, tiền phụ cấp ca 3, các khoản trích theo lương (BHXH,BHYT, KPCĐ), các khoản tiền thưởng, tiền cho ngày lễ, tết, nghỉ phép Tiền lương chính được trả theo thời gian, một ngày làm việc 8 tiếng theo giờ hành chính là một công và theo khối lượng công việc hoàn thành Công của mỗi lao động trực tiếp được theo giõi trên sổ chấm công, phiếu khối lượng công việc hoàn thành Đơn giá do công ty xác định trước, là thỏa thuận giữa Công ty và người lao động trước khi ký hợp đồng Tiền lương được trả theo tháng, và có các khoản trích theo lương theo luật định Ngoài tiền lương chính và các khoản trích theo lương, chi phí cho nhân công trực tiếp còn có tiền cho những trường hợp ngày lễ, tết, tiền thưởng trong trường hợp làm việc tốt Do đặc thù của ngành nghề, nên cũng phát sinh trường hợp phải làm ca 3 để kịp giao hàng theo một hợp đồng kinh tế đã ký nào đó Với những lao động trong khu vực chế biến mủ cao su, thì sẽ có thêm phụ cấp khu vực do vấn đề độc hại mà mủ cao su mang lại.
- Chi phí sản xuất chung: Những khoản chi phí phát sinh ở Xí nghiệp chế biến, là những khoản chủ yếu như chi phí tiền điện nước, tiền củi, tiền bao bì, sữu chữa thường xuyên, khấu hao tài sản cố định, tiền lương quản lý phân xưởng… Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh ở Xí nghiệp chế biến, trực tiếp tác động để tạo nên sản phẩm của công ty nhưng không thể xác định một cách chính xác tuyệt đối là khoản chi phí này tạo ra được bao nhiêu sản phẩm cụ thể nào Những khoản chi phí này phát sinh trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh, và cuối kỳ sẽ được phân bổ cho từng loại sản phẩm theo tiêu thức thích hợp Đối với công ty ĐTSX & XNK cà phê-cao su Nghệ An, thì những khoản chi phí sản xuất chung chủ yếu là:
- Khấu hao TSCĐ ở Xí nghiệp chế biến
- Chi phí bằng tiền khác
- Chi phí dịch vụ mua ngoài…
Các khoản chi phí trên phát sinh riêng đối với hai loại sản phẩm củaCông ty là cà phê và cao su Ví dụ như chi phí nhiên liệu thì tuy cùng phát sinh với các loại sản phẩm song với từng loại sản phẩm được sản xuất từ cà phê hay cao su thì lại cần những loại nhiên liệu khác nhau Chẳng hạn với cà phê, những nhiên liệu chính là điện củi, nước xát, bao bì, vật rẻ dụng cụPCCC Trong khi đó, với mủ cao su thì những nhiên liệu chính lại là axit axetic, củi quy chuẩn, than cám, điện, xăng công nghiệp, bao PE, mỡ máy, dầu phụ, sào màn, amôniac, gia công than, dầu điezen…
Tài khoản sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất được sử dụng là:
TK 622-Chi phí nhân công trực tiếp
TK 627- Chi phí sản xuất chung
TK 154-Chi phí sản xuất dở dang
TK 632-Giá vốn hàng bán
Những tài khoản trên được chi tiết cho hai loại là cao su và cà phê.
Kế toán chi phí chế biến cao su, cà phê ở xí nghiệp chế biến, kế toán chi phí sản xuất ở văn phòng công ty, và tính giá thành phẩm: Ở xí nghiệp chế biến, tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung trên tài khoản 622, 627 và kết chuyển sang tài khoản 154 ở xí nghiệp, tuy nhiên khi tính giá thành, không kết chuyển sang tài khoản 155, vì ở xí nghiệp không sử dụng tài khoản 155, mà kết chuyển sang tài khoản 632.
Hàng năm, công ty sẽ tổ chức dự toán chí phí cho một đơn vị thành phẩm bởi một Hội đồng thẩm định, bao gồm đại diện của Công ty và Xí nghiệp, mỗi bên hai Đại diện, trong đó phải có người ở bộ phận kỹ thuật chế biến Chi phí dự toán sẽ làm cơ sở để khoán chỉ phí trên một đơn vị thành phẩm cho Xí nghiệp chế biến, bao gồm các khoản tiền lương và phụ cấp, chi phí nhiên liệu,sữa chữa thường xuyên ở Xí nghiệp, khấu hao tài sản cố định, lãi vay, chi phí quản lý, thuế đất Riêng chi phí nguyên vật liệu chính thì do công ty tập hợp riêng dựa theo số nguyên vật liệu chính xuất kho cho sản xuất Đồng thời,công ty cũng giao chỉ tiêu về số lượng thành phẩm hoàn thành cho Xí nghiệp với từng loại sản phẩm riêng Phân chi phí được công ty quyết toán là phần chi phí sản xuất được làm căn cứ tính giá thành phẩm của công ty, và lại là phần doanh thu của Xí nghiệp, xí nghiệp ghi nhận vào tài khoản 512-Doanh thu nội bộ, Tk 5121-Doanh thu chế biến cà phê, và Tk 5122-Doanh thu chế biến cao su Đối với Văn phòng công ty thì khi nhận được thành phẩm do xí nghiệp chuyển lên thì ghi nhận vào tài khoản 154 của văn phòng, và ghi giảm số phải thu nội bộ trên tài khoản 136-xí nghiệp chế biến.
Chỉ tiêu sản xuất được giao cho Xí nghiệp chế biến, bằng một quyết định, như sau:
Cty ĐTSX&XNK cà phê cao su NA
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Nghĩa Đàn, ngày 31 tháng 01 năm 2007
CỦA CTY ĐTSX&XNK CÀ PHÊ CAO SU NGHỆ AN
(Về việc giao chỉ tiêu kế hoạch năm 2007)
GIÁM ĐỐC CÔNG TY ĐTSX & XNK CÀ PHÊ CAO SU NGHỆ AN
- Căn cứ vào nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc công ty được ghi trong điều lệ tổ chức hoạt động của công ty ĐTSX & XNK cà phê cao su Nghệ An được UBND tỉnh Nghệ An phê duyệt ngày 22/07/1997.
- Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất năm 2007 của công ty ĐTSX & XNK cà phê cao su Nghệ An
- Căn cứ vào duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007 của Xí nghiệp chế biến ngày 19/12/2006.
- Xét đề nghị của các phòng ban công ty.
QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Giao chỉ tiêu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh chủ yếu năm 2007 cho Xí nghiệp chế biến(Có chi tiết phụ lục kèm theo Quyết định này). Điều 2: Giám đốc Xí nghiệp chế biến chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện định kỳ báo cáo với cấp ủy Đảng xí nghiệp, phối hợp với các tổ chức đoàn thể để hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch được giao Bảo toàn và phát triển vốn, làm nghĩa vụ đầy đủ với Nhà nước, đảm bảo việc làm ổn định, nâng cao thu nhập cho người lao động Thực hiện tiết kiệm, chấp hành chế độ tài chính do Công ty và Nhà nước quy định. Điều 3: Các phòng ban chức năng của Công ty tạo mọi điều kiện thuận lợi, đồng thời theo dõi, chỉ đạo Xí nghiệp chế biến hoàn thành nhiệm vụ được giao. Điều 4: Các phòng ban công ty, Xí nghiệp chế biến chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC CÔNG TY
- Như điều 4 (Ký tên, đóng dấu)
Kèm theo những quyết định như thế này là những chỉ tiêu pháp lệnh được quy định bằng văn bản Ví dụ như kèm theo Quyết định trên là văn bản sau:
CHỈ TIÊU NHIỆM VỤ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2007
CỦA XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN CÀ PHÊ - CAO SU XUẤT KHẨU
(Kèm theo Quyết định số 44 QĐ/UT-KHĐT ngày 31/01/2007)
1 Các chỉ tiêu pháp lệnh
1.1 Các nghĩa vụ nộp ngân sách:
- Tiền thuê đất (tạm tính) 13.000.000 đ
1.3 Các chỉ tiêu sản xuất
1.3.1 Tỷ lệ cà phê chè đủ tiêu chuẩn xuất khẩu >% so với tổng cà phê chè nhân xô.
1.3.2 Chi phí chế biến chè nhân xô (Wo = 12%) 2.362.503 đ/tấn (Chưa kể chi phí sấy tĩnh)
- Chi phí giảm trừ nếu có sấy tĩnh 97.200 đ/tấn
+ Chi phí trực tiếp 1.355.503 đ/tấn
+ Chi phí quản lý 150.00 đ/tấn
+ Khấu hao cơ bản 600.000 đ/tấn
+ Lãi vay ngân hàng 250.000 đ/tấn
1.3.3 Chi phí sấy tĩnh 661.100 đ/tấn
1.3.4 Chi phí gia công cà phê chè nhân xuất khẩu (Căn cứ mẫu chào hàng xuất khẩu để trực tiếp giao từng đợt)
1.3.5 Chi phí chế biến cao su mủ tờ 2.357.441 đ/tấn Trong đó:
+ Chi phí trực tiếp 1.900.441 đ/tấn
+ Chi phí quản lý 150.000 đ/tấn
+ Khấu hao cơ bản 300.000 đ/tấn
1.3.6 Chi phí chế biến mủ cốm 3L 2.408.985 đ/tấn Trong đó:
+ Chi phí trực tiếp 1.951.985 đ/tấn
+ Chi phí quản lý 300.000 đ/tấn
+ Khấu hao cơ bản 150.000 đ/tấn
1.3.7 Chi phí chế biến cao su mủ cốm tạp V10 1.862.485 đ/tấn (Tạm tính K = 40%)
+ Chi phí trực tiếp 1.562.485 đ/tấn
+ Khấu hao cơ bản 300.000 đ/tấn
1.4 Nguyên liệu và thành phẩm
- Cà phê quả tươi 8.140 tấn
- Tỷ lệ thành phẩm (tạm tính) 12,5%
- Thành phẩm nhân xô 1.017,5 tấn
- Tỷ lệ hao hụt công nghiệp 0,5%
- Cao su mủ nước 28% 3.040 tấn
- Thành phẩm mủ tờ và mủ cốm 3L 851 tấn
- Tỷ lệ hao hụt công nghiệp 1,5%
- Cao su mủ tạp 233 tấn
- Tỷ lệ thành phẩm (tạm tính) 40%
- Thành phẩm mủ cốm V10 93 tấn
- Tỷ lệ hao hụt công nghiệp 0,5%
1.5 Các chỉ tiêu tài chính
1.5.1 Nguồn thu chi phí quản lý = 291.525.000 đ
- Cà phê chè nhân xô: 1.012 tấn x 150.000 đ = 151.800.000 đ
- Cao su mủ khô: 931,5 tấn x 150.000 đ = 139.725.000 đ
- Lương và các khoản phụ cấp = 225.038.500 đ
- Chi phí quản lý khác = 52.612.000 đ
2.1 Nhu cầu lao động 144 người
2.2 Lao động hiện Xí nghiệp trực tiếp quản lý 74 người
- Chờ nghỉ chế độ 8 người
3 Chỉ tiêu về đầu tư xây dựng cơ bản
Căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu cần thiết, Công ty sẽ đầu tư để phù hợp với năng lực và khả năng vốn huy động của công ty.
4 Giao Giám đốc xí nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ Nhà nước, đảm bảo an toàn cho người, tài sản, sản phẩm Làm tốt công tác phòng cháy chữa cháy, an ninh quốc phòng Ngoài ra, Giám đốc Xí nghiệp căn cứ thời vụ có thể mở các dịch vụ tạo công ăn việc làm và tăng thu nhập thì Giám đốc Xí nghiệp làm phương án trình Công ty trên cơ sở khả năng và năng lực của Xí nghiệp và công ty.
Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Điều đặc biệt ở kế toán nguyên vật liệu trực tiếp ở công ty ĐTSX & XNK cà phê - cao su Nghệ An là không sử dụng tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu chính để hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính, kể cả ở Văn phòng công ty lẫn ở Xí nghiệp chế biến Điều này xuất phát từ đặc điểm của công ty, đó là: trong khi nguyên vật liệu chính, nằm trong khoản mục hàng tồn kho của công ty do công ty trực tiếp quản lý, và do bộ phận kế toán ở Văn phòng công ty hạch toán, mà chi phí sản xuất chủ yếu lại phát sinh ở Xí nghiệp chế biến, trong khi đó thì Xí nghiệp chế biến của Công ty lại hoạt động gần như một đơn vị độc lập, và có bộ phận kế toán hoạt động độc lập với bộ phận kế toán ở Văn phòng công ty Từ đặc điểm trên dẫn đến kế toán chi phi nguyên vật liệu chính hơi khác so với các doanh nghiệp sản xuất khác Khi nguyên vật liệu chính được nhập kho, thì để ở kho của Xí nghiệp Khi xuất kho thì phiếu xuất kho được lập theo từng đợt xuất do thủ kho lập, với các nội dung chính như: thời giạn xuất, loại nguyên vật liệu chính được xuất, số lượng, bên nhận, sự xác nhận của kế toán kho và bên nhận (Xí nghiệp) Số lượng xuất sẽ được theo dõi ở Xí nghiệp qua sổ kho, còn Kế toán ở Xí nghiệp không hạch toán nghiệp vụ này, mà chứng từ này sẽ được kế toán ở Xí nghiệp chế biến tổng hợp, và chuyển số liệu vào cuối kỳ sản xuất kinh doanh, thường là cuối tháng 6 và tháng 12, lên cho bộ phận kế toán ở Văn phòng công ty hạch toán.
Kế toán ở Văn phòng công ty sẽ căn cứ chứng từ này để ghi Chứng từ ghi sổ và từ Chứng từ ghi sổ này hạch toán vào Sổ cái tài khoản 154 Tk này được chi tiết thành hai tài khoản, là:
TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang cà phê
Tk 154 - Chi phí sản xuất dở dang cao su Quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Ví dụ về nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cà phê quả tươi cho Xí nghiệp chế biến như sau: Ngày 14/03/2007, xuất kho 100 kg quả cà phê tươi cho Xí nghiệp chế biến, phiếu xuất kho như sau:
Cty ĐTSX & XNK cà phê cao su NA
Số 25, QL 48, thị trấn Thái Hòa, Nghĩa Đàn, NA
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
- Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thắng Bộ phận: cung tiêu
- Lý do xuất kho: xuất cho chế biến
- Xuất tại kho: Xí nghiệp
STT Tên vật tư Mã Đơn vị Số lượng Đơn Thành kho tính Yêu cầu Thực xuất giá tiền
Phiếu xuất kho Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK
Bảng tổng 154 hợp chứng từ tươi chìm chín
Số tiền bằng chữ: ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo:
Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
Từ những phiếu xuất kho, có bảng tổng hợp chứng từ, có nội dung về số lượng, chủng loại, giá trị của số nguyên vật liệu xuất kho, được lập riêng cho cả cà phê và cao su Ví dụ mẫu như sau:
Công ty ĐTSX & NXK cà phê cao su Nghệ An
BẢNG TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT KHO CÀ PHÊ cho chế biến 6 tháng đầu năm 2007 Đơn vị nhận: Xí nghiệp chế biến STT Tên vật tư Mã kho Đơn vị tính
Số tiền: Bảy tỷ hai trăm ba mươi lăm triệu sáu trăm tám mươi chín nghìn đồng.
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
Chứng từ trên được chuyển lên Văn phòng công ty, và được kế toán Văn phòng kiểm tra, dùng để ghi vào Chứng từ ghi sổ, mẫu như sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 22 tháng 06 năm 2007
Trích Số hiệu tài khoản Số Ghi yếu Nợ Có tiền chú
Chi phí nguyên vật liệu cà phê
Người lập Kế toán trưởng
Từ chứng từ ghi sổ trên, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 154, mẫu sổ như sau:
SỔ CÁI Năm 2007 Tên tài khoản: 154 - Cà phê Ngày, tháng ghi sổ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Ghi chú Số hiệu
22 22/06 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Do những đặc điểm như đã nêu ở phần 2.1, tạo nên việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp thực tế được hạch toán ở Xí nghiệp chế biến, không phải hạch toán ở bộ phận kế toán Văn phòng công ty Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là các bộ phận ở Văn phòng công ty nói chung, và bộ phận kế toán văn phòng nói riêng không liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp Mối quan hệ ở đây thể hiện ở các biên bản kế hoạch giá thành chế biến sản phẩm của từng loại sản phẩm được thực hiện ở đầu mỗi kỳ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp chế biến hạch toán chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh, đây là một khoản chi phí hợp lý của Xí nghiệp Còn chí phí nhân công trực tiếp được hạch toán ở Văn phòng công ty, là chi phí dự toán (định mức) cho một đơn vị sản phẩm sau khi đã được điều chỉnh do có những sự thay đổi vào cuối kỳ sản xuất kinh doanh, là chi phí mà Công ty đồng ý quyết toán cho Xí nghiệp chế biến.
Phương pháp tính lương công ty áp dụng cho lao động phổ thông là phương pháp trả lương theo sản phẩm Đối với sản xuất cà phê nhân xô, lao động phổ thông của công ty được chia theo tổ lao động, bao gồm tổ nhặt và phân loại, tổ đứng máy, tổ đóng gói thành phẩm Ngoài ra còn có tổ lao động kỹ thuật, được trả lương theo thời gian Đối với các tổ lao động phổ thông,khối lượng công việc được theo dõi qua các chứng từ như Phiếu ghi công hàng ngày, phiếu tính công, rồi căn cứ bảng đơn giá công việc để tính lương cho công nhân Ngoài ra, công nhân cũng được hưởng các khoản phụ cấp khác, như tiền thưởng, lễ, tết, làm thêm giờ…Với tiền lương làn thêm giờ được tính bằng 1,5 lần so đơn giá thông thường, còn ngày lễ tết được tính gấp đôi ngày thông thường Còn đối với bộ phận lao động kỹ thuật, thì thời gian làm việc được theo dõi qua bảng chấm công, rồi căn cứ vào hệ số lương, lương cơ bản để tính lương theo thời gian theo công thức sau:
Tiền lương phải trả Số công hưởng lương x
Tài khoản được sử dụng để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp ở Xí nghiệp là Tk 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, được chi tiết thành hai tài khoản cho cà phê và cao su Đối với hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, được tiến hành ở Xí nghiệp chế biến, và được thực hiện trên phần mềm máy tính, và hình thức sổ là hình thức nhật ký chung Quy trình hạch toán là từ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên lập chứng từ kế toán, sau đó kế toán viên sử dụng những chứng từ này để nhập dữ liệu vào máy tính trong tệp dữ liệu chi tiết, và các công việc còn lại là do chương trình tự động, như tập hợp dữ liệu chuyển sang sổ cái, lập báo cáo tài chính
Có thể tóm tắt quy trình kế toán như sau:
Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán chi phí nhân công trực tiếp ở XNCB
Ví dụ về phiếu tính công cho nhân công trực tiếp ở tổ sản xuất cà phê nhân xô Biểu 7: PHIẾU LAO ĐỘNG CÁ NHÂN NHẶT CHỌN
Họ và tên: Nguyễn Thị Hoa Tháng 01 năm 2007
Bảng tính lương và trích BHXH
Bảng phân bổ tiền lương và
BHXH Vào sổ kế toán chi phí
Ngày Cà phê nhân xô
Cà phê nhân TP Cà phê thải loại Ghi chú
PHIẾU GHI CÔNG HÀNG NGÀY
Tổ máy - ca 1 Quyển số: 035 Ngày 01/01/2008 Chứng từ: 00358
TT Nội dung công việc Mã CV Ca sản xuất
1 Chạy máy sấy 211 1 78 thùng 4.680 kg Vũ Thế
56 thùng 3.360 kg nhân Lê Văn
Trong khi đó ở tổ đóng gói thành phẩm :
Tổ: Đóng gói sản phẩm Quyển số: 022
Họ tên: Nguyễn Văn Thành Tháng 01 năm 2007
Ngày Công việc Mã CV Ca sản xuất Khối lượng (kg)
2 Xếp cà phê nhân vào kho 611 2 11 x 60
Căn cứ những chứng từ trên để kế toán tính lương cho công nhân trực tiếp, lấy khối lượng công việc mà mỗi công nhân ở mỗi bộ phận làm việc làm được, nhân (x) với đơn giá công việc Đơn giá công việc do công ty quy định đầu kỳ sản xuất kinh doanh, thể hiện qua bảng sau:
BẢNG ĐƠN GIÁ CÔNG VIỆC Công ty ĐTSX&XNK cà phê cao su Nghệ An
STT Tên công việc Mã CV Đơn giá (đồng)
I Nhặt chọn cà phê (55 người)
II Vận hành máy (12 người)
3 Hệ thống máy sàng lọc (2 người) 213 15
III Đóng gói và xếp vào kho thành phẩm
1 Đóng gói cà phê (7 người) 311 50
2 Xếp vào kho thành phẩm (8 người) 312 50
Còn đối với lao động kỹ thuật, thời gian làm việc được theo dõi qua bảng chấm công Bảng chấm công của nhân viên kỹ thuật tháng 1 năm 2007 như sau:
Công ty ĐTSX&XNK cà phê cao su Nghệ An
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 1 năm 20007
STT Họ và tên Tổng cộng
Từ những chứng từ trên, ta có bảng tính lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho nhân công trực tiếp Các khoản trích được tính như sau: BHXH (15%) tính trên lương cơ bản, BHYT (2%), KPCĐ (2%) tính trên lương cơ bản của công nhân để tính vào giá thành sản phẩm, còn 6% (trong đó BHXH 5%, BHYT 1%) thì đưa vào khoản phải thu khác Ta có bảng tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 1 năm 2007 như sau:
BẢNG TÍNH LƯƠNG VÀ TRÍCH BHXH, BHYT Đơn vị tính: Đồng
STT Bộ phận Lương CN BHXH
3 CN đóng gói và xếp kho
II Nhân viên kỹ thuật
Từ bảng tính lương ta có bảng phân bổ tiền lương cho tháng 1 năm 2007 như sau:
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
TK Đối tượng TK 334 TL cơ bản TK 338 Tổng Tl,
Sau khi lập ra Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, chuyển sô liệu từ bảng này để ghi vào sổ Nhật ký chung theo từng khoản mục chi phí đã được phân chia Đó là chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp Mẫu sổ Nhật ký chung như sau:
Tháng 01 năm 2007 Trang sổ Nhật ký: 8 Đơn vị tính: Đồng
NTG S Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC
Số hiệu TK Số phát sinh
Từ trang trước chuyển sang 31/01 31/01 Phân bổ tiền lương tháng 1 R 622-càphê
Từ sổ Nhật ký chung chuyển số liệu ghi Sổ cái Tài khoản 622 số tiền của công nhân trực tiếp sản xuất.
Tháng 01 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí nhân công trực tiếp
Số hiệu tài khoản: 622- cà phê Đơn vị tính: Đồng
NTGS Chứng từ Diễn giải Trang sổ nhật ký
Nhưng ở Văn phòng công ty, chi phí này không được hạch toán trên tài khoản 622, mà được tính toán dựa trên khối lượng sản phẩm hoàn thành và chi phí định mức cho một đơn vị sản phẩm sau khi có điều chỉnh rồi được hạch toán vào tài khoản 154 Ví dụ về chi phí nhân công trực tiếp dự toán cho một đơn vị sản phẩm cà phê nhân xô mẫu mục 2.1 trang 27 Nhưng chí phí này không được tính toán và hạch toán riêng lẻ mà được kế toán cùng với chi phí sản xuất chung.
Khi chi phí chế biến (bao gồm chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung) được quyết toán, thì sẽ được ghi vào sổ cái tài khoản 154, và sổ chi tiết tài khoản 136 – XN Mẫu sổ cái tài khoản 154 trang 31.
Kế toán chi phí sản xuất chung
Cũng như chi phí nhân công trực tiếp, những khoản chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh hoàn toàn ở Xí nghiệp chế biến, nên do bộ phận kế toán ở Xí nghiệp chế biến hạch toán, không phải do bộ phận kế toán Văn phòng công ty hạch toán, và mối quan hệ giữa các bộ phận ở Văn phòng công ty và Xí ghiệp chế biến trong hoạt động này cũng là các biên bản kế hoạch sản xuất được thực hiện đầu kỳ sản xuất kinh doanh, với đại diện hai bên là Văn phòng công ty và Xí nghiệp chế biến và Biên bản quyết toán chi phí chế biến cuối kỳ Chi phí sản xuất chung phát sinh ở Xí nghiệp là khoản chi phi hợp lý của Xí nghiệp Ở Xí nghiệp chế biến, tài khoản sử dụng là Tk 627 – Chi phí sản xuất chung Tài khoản này cũng được chi tiết thành hai tài khoản con cho cà phê và cao su Kế toán chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh cũng tương tự như kế toán chi phí nhân công trực tiếp, được thực hiện ở Xí nghiệp chế biến và trên phần mềm kế toán, hình thức sổ là hình thức Nhật ký chung Nhiệm vụ của kế toán viên là từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành lập chứng từ kế toán, rồi từ những chứng từ này, nhập dữ liệu vào máy tính, các công việc còn lại do chương trình máy tính tự động thực hiện
Có thể tóm tắt quy trình kế toán như sau:
Sơ đồ 11: Sơ đồ kế toán chi phí sản xuất chung ở XNCB
Các khoản chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Khấu hao TSCĐ ở Xí nghiệp chế biến
- Chi phí bằng tiền khác
- Chi phí dịch vụ mua ngoài…
- Chi phí quản lý phân xưởng
Nghiệp vụ kinh tế Phiếu xuất, Hóa đơn mua ngoài… Nhật ký chung Sổ cái chi phí
Cũng giống như kế toán chi phí nhân công trực tiếp, xuất phát từ bảng chấm công, tính lương và thông qua Bảng phân bổ tiền lương và BHXH để hạch toán, tuy nhiên thay tài khoản 622 bằng tài khoản 627
- Chi phí nhiên liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng
Nhiên liệu được sử dụng ở đây là điện, củi, nước xát Còn công cụ dụng cụ bao gồ bao bì, vật rẻ, dụng cụ PCCC Các nhiên liệu và công cụ dụng cụ được theo dõi và quản lý riêng, định kỳ kế toán căn cứ phiếu xuất kho để vào bảng kê Nhập-Xuất-Tồn, cuối tháng lập Bảng phân bổ NL-CCDC, trên cơ sở đó ghi sổ cái tài khoản 627.
- Kế toán chi phí khấu hao tài sản cố định
Các máy sử dụng là máy sấy, máy xát…Phương pháp tính khấu hao theo sản lượng Công thức tính như sau:
Mức trích khấu hao trong tháng của TSCĐ
= Sô lượng sản xuất trong tháng x Mức trích khấu hao cho một đơn vị sản phẩm Trong đó:
Mức trích khấu hao cho một đơn vị sản phẩm Nguyên giá tài sản cố định
Sản lượng theo công suất thiết kế Mức trích khấu hao trong một kỳ sản xuất kinh doanh bằng mức trích trong 6 tháng Hàng tháng kế toán tính và trích khấu hao tài sản cố định, là cơ sở để vào Sổ cái tài khoản 627 Ta có Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ như sau:
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Tháng 01 năm 2007Công ty ĐTSX&XNK cà phê cao su Nghệ An Đơn vị: VNĐ
SL Nguyên giá Mức trích khấu hao cho 1 ĐVSP
Số lượng sản xuất tháng 01/2007
1 Dây chuyền chế biến khép kín
- Kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài, và chi phí bằng tiền khác
Bao gồm các chi phí điện, nước, điện thoại… dùng cho phân xưởng sản xuất Các chi phí này được căn cứ vào Hóa đơn theo từng tháng, được tập hợp trên Sổ chi tiết chi tiền và Sổ chi tiết tài khoản 331, theo định khoản sau
- Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung
Việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung do máy tính tự thực hiện Các chi phí được tập hợp trên Sổ cái tài khoản 627- cà phê.
Tháng 01 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí sản xuất chung cà phê
Số hiệu tài khoản: 627-cà phê Đơn vị tính: VNĐ
NT GS Chứng từ Diễn giải Trang sổ NK
Dư đầu kỳ 09/01 0250986 09/01 Tiền dịch vụ điện thoại
15/01 15/01 Trả tiền thuê sửa máy móc
25/01 25/01 Trả tiền dịch vụ điện
31/01 31/01 Tiền lương nhân viên KT
Còn ở văn phòng hạch toán chi phí sản xuất chung theo chi phí định mức cho một đơn vị sản phẩm sau khi đã được điều chỉnh vào cuối kỳ sản xuất kinh doanh Ví dụ về định mức chi phí sản xuất chung cho một đơn vị sản phẩm cà phê nhân xô ở mục 2.1 trang 27 Căn cứ vào định mức sau điều chỉnh và khối lượng sản phẩm hoàn thành, kế toán Văn phòng xác định chi phí sản xuất chung cho toàn bộ sản phẩm hoàn thành Và chi phí sản xuất chung không phải được tính và hạch toán riêng lẻ mà tính và hạch toán với chi phí nhân công trực tiếp.
Tổng hợp chi phí sản xuất, kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang
2.5.1 Tổng hợp chi phí sản xuất
Các khoản chi phí sau khi được tập hợp, cuối kỳ đều được tập hợp vào bên Nợ của tài khoản 154 - Chi phí sản xuât dở dang, cũng được chi tiết cho hai tài khoản, là TK 154 - Chi phí sản xuất dở dang cà phê, và TK 154 - Chi phí sản xuất dở dang cao su Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được kết chuyển từ tài 152 sang tài khoản 154, còn các chi phí con lại là chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung được tổng hợp từ các tài khoản 622 và tài khoản 627, và cũng được chi tiết cho từng loại sản phẩm Nhưng việc tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung không được tổng hợp trực tiếp từ tài khoản 622, tài khoản 627 sang tài khoản 154 của công ty, mà các khoản chi phí này, được tính thành chi phí chế biến, được kết chuyển từ tài khoản 622, tài khoản 627 của Xí nghiệp chế biến, sang tài khoản
154 của Xí nghiệp chế biến Sau đó, dựa trên các kế hoạch chỉ tiêu được giao, và căn cứ vào số chi phí chế biến phát sinh, Xí nghiệp lập Biên bản để được quyết toán chi phí chế biến, phần chi phí chế biến sẽ là doanh thu nội bộ của
Xí nghiệp chế biến, được đưa vào tài khoản 512 của xí nghiệp, đồng thời lại là phần chi phí chế biến của Công ty, đưa vào tài khoản 154 của công ty Khi chi phí chế biến được đưa vào tài khoản 154, thì đồng thời ghi Có Tk 136- XNCB Sau đó kế toán tập hợp chi phí sản xuất chế biến sản phẩm trên tài khoản 154
Ta có thể tóm tắt quá trình tổng hợp chi phí sản xuất của Công ty như sau:
Sơ đồ 12: Sơ đồ tổng hợp chi phí sản xuất Ở Xí nghiệp chế biến: Ở Văn phòng Công ty:
Tâp hợp CPCB TT vào SC TK 154 Kết chuyển CPCB vào SC TK 632 - Kết chuyển CPCB
- kết chuyển CPQT vào SC TK 911
Hạch toán CPQT vào SCT TK 336 Hạch toán CPQT vào SCT TK 512
Từ Biên bản quyết toán chi phí chế biến và Bản tổng hợp nguyên vật liệu xuất dùng, Kế toán văn phòng ghi Chứng từ ghi sổ cho từng loại chi phí Mẫu chứng từ ghi sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở mục 2.2 trang 30 Mẫu chứng từ ghi sổ chi phí chế biến như sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 22 tháng 06 năm 2007
Trích Số hiệu tài khoản Số Ghi yếu Nợ Có tiền chú
Chi phí chế biến cà phê 154 136-XNCB 1.401.392.000
Người lập Kế toán trưởng
Hạch toán CPQT vào SCT TK 136 Kết chuyển sang SC
Từ những chứng từ ghi sổ này, Kế toán văn phòng tập hợp chi phí sản xuất vào sổ cái 154 - cà phê, mẫu sổ như sau:
SỔ CÁI Năm 2007 Tên tài khoản: 154 - Cà phê Ngày, tháng ghi sổ
Diễn giải TK đối ứng
Số tiền Ghi chú Số hiệu
22 22/06 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
23 22/06 Chi phí chế biến cà phê
Người ghi sổ Kế toán trưởng
2.5.2 Kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang Đối với xác định giá trị sản phẩm dở dang thì Công ty áp dụng phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang theo sản lượng ước tính tương đương: dựa vào mức độ hoàn thành và số lượng sản phẩm dở dang để quy sản phẩm dở dang thành sản phẩm hoàn thành Tiêu chuẩn quy đổi là dựa vào tiền lương định mức Công ty áp dụng phương pháp này để tính các chi phí chế biến cà phê, không áp dụng cho sản phẩm từ mủ cao su vì mủ cao su không có sản phẩm dở dang.
Chi phí chế biến cà phê được tính như sau:
CPCB trong SPHT = số lượng SPHT x CPCBQT của 1 đơn vị SP
Chi phí chế biến cho sản phẩm dở dang được tính như sau:
Chi phí chê biến SPDD = (số lượng phải giao - số lượng hoàn thành) x %hoàn thành x CPCBQT cho 1 đơn vị SP
Trong đó, số lượng sản phẩm bàn giao là số lượng mà công ty đã dựa vào các điều kiện thực tế, do một hội đồng với sự có mặt của hai bên công ty và xí nghiệp cùng xác định trước thời điểm sản xuất, trừ đi phần hao phí công nghiệp.
Phần hao phí công nghiệp được tính trên sản lượng theo lý thuyết được giao đầu năm, nhân vói tỷ lệ hao phí công nghiệp.
Còn % hoàn thành của sản phẩm dở dang là do cán bộ kỹ thuật xác định dựa trên mức hoàn thành của sản phẩm Giá trị sản phẩm dở dang được xác định như sau: CP SPDD = CP NVL trong SPDD + CP CB trong SPDD
Chi phí chế biến cao su được tính như sau:
Chi phí chế biến cao su thì chi xác định cho sản phẩm hoàn thành, không có chí phí cho sản phẩm dở dang.
Công thức tình như sau:
Chi phí chế biến cao su = số lượng sản phẩm hoàn thành x chi phí chế biến được quyết toán cho 1 đơn vị
Ví dụ về một Biên bảng xác định chi phí 6 tháng đầu năm 2007:
BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH CHI PHÍ CHẾ BIẾN 6 THÁNG ĐẦU 2007
1 Chế biến nhân xô: 605,1 tấn x 2.043.000 = 1.236.219.000
(không tính chi phí lãi vay và chi phí thuế đất: 250.000+7000)
2 Tuyển chọn xuất khẩu 401.716.000 a, A1 211,2 tấn x 542.500 = 114.576.000 b, A2 326,4 tấn x 782.500 = 255.408.000 c, Bổ sung theo thông báo 141 30/05/2007 = 31.732.000
- Chọn theo mẫu mới: 32,5 tấn x 150.000 = 5.280.000
Cộng chi phí chế biến sản phẩm hoàn thành 1.837.141.000
II Sản phẩm dở dang
1 Số lượng theo lý thuyết: 818,17 tấn
2 Hao phí công nghiệp: 818,17 tấn x 0,5% = 4,09 tấn
3 Số lượng phải giao: 818,17 tấn – 4,09 tấn = 814,08 tấn
4 Số lượng đã hoàn thành: 605,1 tấn
5 Chi phí chế biến SPDD: 208,98 tấn x 2.043.000 x 90% = 384.251.000 Cộng I+II 2.221.392.000
III Đã báo có năm 2006: 820.000.000
IV Nay xác định tiếp: 1.401.392.000
(trong đó khâu hao tài sản cố định: 814,08 tấn x 600.000 = 488.448.000)
J Chi phí chế biến cao su (không tính chi phí thuế đất)
II Mủ tờ loại II: 1,5 tấn x 2.350.441 = 3.526.000
III Mủ cốm CSV 3L: 175,48 tấn x 2.401.985 = 421.500.000
IV Mủ cốm CSV 10: 57,224 tấn x 1.862.485 = 106.578.000
Còn đối với chi phí nguyên vật liệu trong sản phẩm dở dang được đánh giá theo phương pháp sau:
Giá trị vật liệu chính
Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ
Toàn bộ giá trị nằm trong
= x nguyên vật liệu xuất dùng
Ta có trong hạch toán chi phí sản xuất cà phê nhân như sau:
Nguyên vật liệu chính xuất dùng là: 11.469.525.771
Trong đó: Dở dang đầu kỳ: 4.233.836.771
Số lượng sản phẩm hoàn thành: 605,1 tấn
Số lượng sản phẩm dở dang: 208,98 tấn
Giá trị vật liệu chính nằm trong SPDD
Tính giá thành phẩm
Công ty là một công ty sản xuất bên lĩnh vực nông nghiệp, nhưng mang tính công nghiệp, vì ngoài nguyên vật liệu là xuất phát từ ngành nông nghiệp, còn công nghệ áp dụng cho chế biến là của ngành công nghiệp Nhưng sự sản xuất của Công ty mang tính giản đơn, một mặt là do đặc điểm ngành nghề, là không mang tính tinh vi hóa cao, sản phẩm đơn giản, mặt khác là do đặc điểm của Công ty, là chỉ sản xuất ở giai đoạn sơ chế, chưa đi đến tận cùng việc tạo ra sản phẩm, và sự sơ chế cũng chỉ ở mức giản đơn, và số loại sản phẩm tạo ra ít, với số lượng lớn, sản phẩm dở dang ít hoặc có loại sản phẩm không có sản phẩm dở dang, nên việc hạch toán chi phí sản xuất được mở ở một sổ hạch toán chi phí sản xuất, ở Văn phòng công ty hạch toán tổng thể chi phí sản xuất và ở Xí nghiệp chế biến chỉ hạch toán chi phí chế biến Công việc tính giá thành được tính vào cuối kỳ sản xuất kinh doanh theo phương pháp trực tiếp (giản đơn) Tổng giá thành đơn vị sản phẩm được tính như sau:
CPCBSP hoàn thành trong kỳ = CPCB dở dang đầu kỳ + CPCB phát sinh trong kỳ - CPCB dở dang cuối kỳ CPNVLTT trong SP hoàn thành
CPNVLTT phát sinh trong kỳ
Với ví dụ về cà phê nhân xô, ta có thẻ tính giá thành phẩm cho sản phẩm cà phê nhân xô như sau:
Biểu 20: Đơn vị: Cty ĐTSX & XNK cà phê-cao su Nghệ An
THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM
Tháng 06 năm 2007 Tên sản phẩm: cà phê nhân xô Chỉ tiêu Tổng số tiền Chia ra theo khoản mục
2.CPSXKD phát sinh trong kỳ
3 Giá thành sản phẩm trong kỳ
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Sau khi tính giá thành phẩm, kế toán kết chuyển giá thành phẩm từ tài khoản 154 sang tài khoản 155, cũng được chi tiết cho hai loại cà phê và cao su Ví dụ mẫu sổ cái thành phẩm:
SỔ CÁI Năm 2007 Tên tài khoản: 155 – Cà phê Ngày, tháng ghi sổ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Ghi chú Số hiệu
22 22/06 Sản phẩm hoàn thành trong kỳ
Cộng số phát sinh Hàng bán trong kỳ
Với thành phẩm của công ty, được xuất theo giá bình quân
Giá thành đơn vị SP
Giá thành SP tồn đầu kỳ + Giá thànhSPHT trong kỳ
SLSP tồn đầu kỳ + SLSPHT trong kỳ
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN
Đánh giá chung
3.1.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại công ty Ưu điểm:
Sự chuyển đổi của nền kinh tế, cùng với sự canh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường, đã làm cho rất nhiều công ty gặp nhiều khó khăn, trong đó có công ty ĐTSX & XNK cà phê cao su Nghệ An, tuy nhiên, với sự cố gắng của Ban lãnh đạo và tập thể công nhân viên của công ty, giúp công ty ngày càng hoàn thiện mình và đã đạt được những thành tựu nhất định, tạo nên một hình ảnh công ty ngày càng vững mạnh Với hơn 2000 lao động, Công ty đã tạo công ăn việc làm cho một số lượng không nhỏ, giúp nâng cao đời sống của người dân ở vùng này, và điều quan trọng hơn là với 5 Nông trường trực thuộc công ty, và diện tích trồng cây cà phê, cao su không nhỏ, đã thực hiện tốt mục đích sử dụng tài nguyên thiên nhiên hiệu quả, điều mà không phải ở ngành nào, và không phải ở đâu cũng làm được Mặt khác, không chỉ phục vụ mục đích kinh tế, mà với diện tích trồng cây như thế, đã góp phần bảo vệ đất và môi trường sống ở vùng đất này, không để đất trống đồi trọc, gây ra các hiện tượng xấu như sói mòn đất, lãng phí tài nguyên…Đồng thời, hàng năm Công ty đóng góp một khoản không nhỏ vào ngân sách nhà nước.Những ưu điểm được tạo ra, từ trong chính sách, cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý, các quyết định mà Giám đốc công ty cùng Ban lãnh đạo công ty thực hiện Những ưu điểm đó là:
- Công tác quản lý: Công tác quản lý có nhiều mặt tích cực, với bộ máy quản lý gọn nhẹ, song vẫn đảm bảo những hiệu quả trong công tác quản lý nghiệp vụ kinh doanh, kế toán tài chính, phân tích thống kê, xây dựng kế hoạch hoạt động…từng bước đưa công ty ra khỏi những khó khăn.
- Công tác hạch toán ở doanh nghiệp thực hiện tốt, áp sát với tình hình sản suất của doanh nghiệp và những chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, đặc biệt là hệ thống không ngừng cập nhật và áp dụng chế độ kế toán mới.
Về hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ tại công ty được lập theo đúng quy định trong chứng từ kế toán và được ghi chép đầy đủ kịp thời, đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong đó bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn Đối với từng phần hành kế toán cụ thể sẽ có hệ thống chứng từ kế toán áp dụng với trình tự và thời gian luân chuyển cụ thể.
Về hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản được áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp Hệ thống này được công ty cụ thể hóa phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động của công ty.
Về tổ chức sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ Đây là một trong 4 hình thức tổ chức sổ kế toán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và những đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
Về hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo áp dụng trong doanh nghiệp bào gồm hệ thống báo cáo do Nhà nước quy định và báo cáo kế toán do công ty quy định thêm Các báo cáo được lập theo tháng, quý, năm Các báo cáo tài chính sau khi được lập, sẽ được gửi cho Giám đốc và Ban lãnh đạo công ty, ngoài ra còn được gửi cho các cơ quan ngoài công ty như cơ quan thuế, tổ chức tài chính…
- Bộ máy kế toán tổ chức: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tốt, dù với số lượng nhân viên kế toán khá nhiều, nhưng được phân chia thành các bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau và đồng thời được tổ chức một cách hợp lý, thuận tiện cho việc thực hiện tốt chức năng của bộ phận.Mặt khác trình độ cán bộ kế toán khá cao và đồng đều.
- Công ty đã có biện pháp cụ thể tiết kiệm chi phí sản và hạ giá thành sản phẩm: thực hiện chế độ khoán chi phí chế biến cho từng loại sản phẩm, đã tao động lực để xí nghiệp chế biến tiết kiệm chi phí, nhằm mục đích tăng doanh thu cho xí nghiệp Đồng thời, việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp rõ ràng, phù hợp với mô hình tổ chức và mô hình kế toán của doanh nghiệp.
Với 10 năm phát triển, Công ty đã vượt qua nhiều khó khăn, và đã tạo ra những thành tựu đáng kể, nhưng đồng thời, cũng không tránh khỏi những nhược điểm còn tồn tại
Thứ nhất, công ty chưa có những chiến lược phát triển theo hướng bền vững vào lâu dài, và những kế hoạch đối phó với thị trường nhiều biến động như hiện nay, nhất là thị trường cà phê, một trong những thị trường hàng hóa biến động nhiều nhất.
Thứ hai, dù Công ty luôn cố gắng cải thiện chất lượng sản phẩm, thay đổi phần lớn số diện tích cà phê vối năng suất thấp bằng diện tích cà phê chè năng suất cao, và có áp dụng những kỹ thuật trồng trọt đúng kỹ thuật, nhằm tăng năng suất cây trồng và tăng thu nhập từ sản phẩm phụ, nhưng nhìn chung, chất lượng sản phẩm của công ty còn thất Đối với đa số sản phẩm của công ty đang ở dạng sơ chế Đối với cà phê, thị trường cà phê xay, hòa tan của Việt Nam là một thị trường rất rộng lớn hiện nay, và cũng chưa có nhiều thương hiệu khẳng định được vị thế của mình một cách chắc chắn trên thị trường (chỉ mới có Nestcafe, và Trung Nguyên), nhất là cà phê pha, nhưng Công ty chưa sản xuất những sản phẩm như vậy đưa ra thị trường, trong khi Công ty hoàn toàn có khả năng để tạo ra những sản phẩm như vậy Còn với cà phê hòa tan, chỉ mới ở giai đoạn thử nghiệm, mới được tung ra thị trường một cách dè dặt, và mới chỉ tiếp cận thị trường lân cận khu vực.
Thứ ba, thị trường nước ngoài đã không còn xa lạ đối với sản phẩm cà phê Việt Nam, mà hại thị trường chính là thị trường Mỹ và thị trường Đức,đây cũng là hai thị trường nước ngoài của công ty, nhưng nói chung công ty chưa có kế hoạch tiếp cận thị trường này, chưa có chính sách, chiến lược lâu dài để phát triển thị trường này, mà những hợp đồng xuất khẩu chủ yếu củaCông ty đều xuất phát một cách bị động theo những đơn đặt hàng của khách hàng, và những đơn đặt hàng như thế này cũng không nhiều, tỷ lệ hàng xuất khẩu trên hàng sản xuất ra thấp Với trình độ tin học hiện nay tính trên mặt bằng các mặt của đời sống, của lĩnh vực kinh doanh, và của Công ty, Công ty hoàn toàn có khả năng tăng cường ứng dụng tin học trong hoạt động kinh doanh của mình, tăng cường hoạt động marketing, để mang thông tin sản phẩm tới người tiêu dùng, nhất là những thị trường xa hơn, và thị trường nước ngoài, và tăng tính chủ động hơn trong việc tiêu thụ sản phẩm của mình. Thứ tư, dù đội ngũ giúp việc Giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Công ty không nhỏ, với nhiều phòng ban, và cán bộ, nhưng việc nắm bắt xử lý thông tin về thị trường kém nhạy cảm và hiệu quả Điều này đã làm giảm đi hiệu quả trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty, đồng thời giảm tính hiệu quả trong các quyết định của Giám đốc công ty, từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động của Công ty
Trong công tác kế toán, với đội ngũ kế toán viên có trình độ và nhiều kinh nghiệm, nhiều cố gắng nhưng cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định.
- Đối với kế toán tiền: không có quy định về kiểm kê tiền tại quỹ, kiểm kê tiền mà không có biên bản kiểm kê
- Đối với kế toán tiền lương: việc sử dụng Tk 3383 để hạch toán tiền BHXH, BHYT là chưa hợp lý vì hai loại bảo hiểm này có chức năng công dụng khác nhau.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Từ những đánh giá trên, ta có thể đưa ra một số kiến nghị về hoàn thiện công tác kế toán ở Công ty như sau:
Trước hết là những kiến nghị sơ bộ về công tác kế toán nói chung:
Thứ nhất, Công ty nên sử dụng tài khoản 113 để hạch toán tiền đang chuyển.Điều này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nhưng khoản tiền đang trên đường vận chuyển, tránh thất thoát,hoặc tránh tình trạng sử dụng tiền không đúng mục đích.
Thứ hai, trong hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, thì phần mà doanh nghiệp trả hộ cho người lao động không nên đưa vào các khoản phải thu khác, mà nên trừ trực tiếp vào tiền lương người lao động, điều này sẽ làm giảm phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền, và giảm sự phức tạp cho người lao động.
Thứ ba, Công ty cũng nên sử dụng sổ Đăng ký chứng từ: sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ từ thời gian (nhật ký) Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh Việc sử dụng sổ này sẽ giúp cho không để sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh sai sót trong cộng sổ, và tránh được sai sót trong đánh số chứng từ ghi sổ.
Và kiến nghị cuối cùng,là với trình độ tin học của cán bộ kế toán và khả năng ứng dụng kế toán trong các lĩnh vực của đời sống nói chung và của công tác kế toán hiện nay nói riêng, thì công ty nên thuê các công ty phần mềm viết chương trình kế toán trên máy vi tính để giảm thiểu công việc ghi chép kế toán thủ công và tận dụng những ưu thế mà phần mềm kế toán mang lại. Đồng thời, cũng tạo nên sự phát triển chung cho mặt bằng công tác kế toán của Việt Nam hiện nay.
Tiếp đến là những kiến nghị đối với kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành phẩm:
Thứ nhất, việc hạch toán chi phí sản xuất tuy không mang tính đồng bộ trong toàn Công ty, khi mà việc hạch toán chi phí chế biến thì do Xí nghiệp chế biến hạch toán, còn chi phí nguyên vật liệu thì do kế toán Văn phòng hạch toán, nhưng trong những điều kiện hiện nay, và đặc điểm của Công ty thì việc hạch toán như vậy là hoàn toàn hợp lý, và dường như là tối ưu trong trường hợp này Tuy nhiên, Công ty nên có những biện pháp để làm giảm sự bất tiện trong việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tăng sự nhanh nhạy thông tin về nguyên vật liệu trực tiếp hơn Mặt khác, do nguyên vật liệu tuy do bộ phận kế toán Văn phòng theo dõi nhưng lại để ở kho của Xí nghiệp chế biến, nên Công ty cũng nên có biện pháp bảo quản và tìm kiếm một phương án tối ưu hơn trong việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp.
Thứ hai, việc lập kế hoạch sản xuất về số lượng và kế hoạch hóa chi phí chế biến của Công ty cũng hoàn toàn đúng đắn Kế hoạch không chỉ là một trong những công cụ giúp cho việc sản xuất kinh doanh đảm bảo tính tối ưu, và đặc biệt là tính ổn định, mà còn là mục tiêu dẫn đường, và là căn cứ để Công ty đề ra những kế hoạch, chiến lược hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, với những điều kiện như hiện nay, thị trường cạnh tranh khốc liệt, thường xuyên biến động, nhất là thị trường cà phê, và sự ảnh hưởng của những nhân tố tự nhiên như thời tiết, thì Công ty cần có những nhân viên nhanh nhạy với thị trường hơn, có khả năng phân tích thị trường, và những cán bộ kỹ thuật có khả năng trong ngành nông nghiệp, để có thể dự tính được những thay đổi trong tương lai, và lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả nhất.
Thứ ba, để tránh tình trạng có thể Xí nghiệp chế biến vì quá chú trọng mục đích hạ giá thành chế biến sản phẩm, làm giảm chất lượng sản phẩm, thì Công ty có thể lựa chọn phương pháp kế toán giá thành sản phẩm Hiện tại Công ty đang kế toán giá thành sản phẩm dựa trên chi phí chế biến thực tế và chi phí chế biến dự toán, để từ đó lựa chọn chi phí chế biến được quyết toán phù hợp, chi phí được quyết toán có thể cao hơn, thấp hơn hay bằng chi phí chế biến thực tế Phần chênh này sẽ là lãi hay lỗ của Xí nghiệp chế biến. Nhưng thực chất vẫn không làm tăng hay giảm lợi nhuận chưa phân phối của cả Công ty sau khi làm báo cáo tài chính tổng hợp cho toàn công ty Hiện tại công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán như sau: Ở Xí nghiệp:
Sơ đồ 13: Sơ đồ quy trình hạch toán chi phí ché biến ở XNCB
Tập hợp chi phí chế kết chuyển kết chuyển biến thực tê Chi phí thực chi phí thực chi phí được Tk 336 chi phí được Tk 512 quyết toán quyết toán
Thực ra đây chỉ là một phương pháp phân chia lợi nhuận sau thuế, từ việc lợi nhuận chưa phân phối tập trung ở Văn phòng công ty, thì chuyển một phần lợi nhuân chưa phân phối sang cho Xí nghiệp chế biến (trên báo cáo tài chính tổng hợp thì không thay đổi gì, chỉ thay đổi ở báo cáo tài chính của Văn phòng công ty và báo cáo tài chính của Xí nghiệp) (Lý do đã giải thích ở dòng từ 13 đến 24 trang 28 mục 2.1) Sự thay đổi ở đây là chuyển sang việcCông ty nên hạch toán chi phí chế biến theo giá thành thực tế, không theo số được quyết toán nữa, tức là chuyển toàn bộ lợi nhuận sau thuế lên Văn phòng công ty.
Phương hướng hạ giá thành nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh
Với Công ty, 10 năm hoạt động không phải là một khoảng thời gian dài, nhưng những thành quả mà Công ty đạt được không phải là nhỏ Đó là nhờ trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, Công ty đã không ngừng tìm ra những phương hướng hạ giá thành nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh,bằng sự lựa chọn phương pháp quản lý, hạch toán chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành hợp lý Mặt khác, Công ty đã cố gắng để nâng cao chất lượng sản phẩm, như thay thế diện tích trồng cà phê vối bằng cà phê chè hiệu quả hơn, có năng suất hơn, qủa có chất lượng hơn từ đó cho tỷ lệ thành phẩm cao hơn so với trước Đồng thời Công ty đã có những biện pháp khuyến khích người lao động tăng năng suất, không chỉ đánh vào lợi ích kinh tế của họ, mà còn tổ chức những hoạt động giúp người lao động có kiến thức về những phương pháp trồng trọt sao cho có hiệu quả cao nhất và cũng đã đưa nhiều kỹ sư nông nghiệp vào Công ty làm việc để bảo đảm vấn đề kỹ thuật tốt nhất cho sản xuất Ngoài những phương pháp trên, có thể kiến nghị một số phương hướng hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh khác, như sau:
Thứ nhất, Công ty có thể có biện pháp trồng cây nông nghiệp ngắn ngày xen canh cây công nghiệp để tăng thu nhập Tuy khi nhập kho nguyên vật liệu quả cà phê, và mủ cao su từ các nông trường theo giá thị trường theo thời điểm nhập, nhưng khi kết thúc một chu kỳ sản xuất kinh doanh, thì Công ty lập báo cáo hợp nhất từ báo cáo của các đơn vị trực thuộc, nên những thu nhập của các nông trường cũng là của toàn Công ty, nên điều này sẽ tăng hiệu qủa sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thứ hai, Công ty đã thay thế hầu hết diện tích trồng cà phế vối năng suất thấp bằng cà phê chè năng suất cao, nhưng vẫn còn những diện tích trồng cây cà phê vối, nên Công ty nên tiếp tục để thay thế phần diện tích còn lại Đồng thời Công ty nên áp dụng những kỹ thuật trồng trọt tiên tiến, và tăng cường các biện pháp quản lý, những biện pháp khuyến khích một cách có hiệu quả các công nhân ở các nông trường để có thể thu hiệu quả tốt nhất trong trồng trọt, để có những nguyên vật liệu tốt nhất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và sẽ giảm được chi phí chế biến xuống, từ đó giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Thứ ba, với điều kiện Công ty và thị trường như hiện nay, Công ty nên nhanh chóng tiến hành sản xuất những sản phẩm tiêu dùng từ những nguyên vật liệu này hơn, như cà phê pha, cà phê hòa tan để đưa ra thị trường, thay vì chỉ sản xuất ở dạng sơ chế như hiện nay Điều này không chỉ tăng sự đa dạng trong mặt hàng của Công ty để tiếp cận thị trường, mà còn giúp công ty tận dụng được những điều kiện đang có, để hạ thấp giá thành sản phẩm của công ty.