Lời nói đầu Lời nói đầu 1 Lý do chọn đề tài Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải có các nguồn lực như Tài chính, đất đai, con người Nếu như cho rằng nguồn lực tài chính đóng vai trò qu[.]
Cơ sở lý luận của công tác ĐGTHCV cho một tổ chức
Sự cần thiết của công tác ĐGTHCV
Công việc: Bao gồm một tổng thể các hoạt động, nghĩa vụ , trách nhiệm thuộc về công việc cần phải thực hiện , và bao gồm cả máy móc, thiết bị, dụng cụ cần phải sử dụng trong công việc cũng như các mối quan hệ cần thực hiện trong công việc đó.
Lao động quản lý: là tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào thực hiện các chức năng quản lý.
Đánh giá THCV: là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của từng người lao động trong tương quan so sánh với tiêu chuẩn đã được định từ trước và thảo luận về kết quả đánh giá với những người , những bộ phận có liên quan.
- Tính hệ thống muốn nói rằng khi nhìn thấy tiến trình làm việc của ai đó phải nhìn nhận một cách toàn diện về quá trình hay tất cả các khía cạnh của công việc.
- Tính chính thức: ở các công ty không quá nhỏ thì người ta quy định chính thức việc đánh giá thực hiện công việc và vào một thời gian nhất định nào đó Hệ thống đánh giá sử dụng những phương pháp đánh giá đã được thiết kế một cách có lựa chọn tuỳ thuộc vào mục đích đánh giá của công ty.
- Việc thảo luận : kết quả đánh giá cần phải được thảo luận ở người lao động để họ biết được mức độ thực hiện công việc của mình đến đâu, cái gì đã làm tốt cần phát huy, cái gì làm còn sai sót chưa tốt thì cố gắng khắc phục để hoàn thành công việc một cách tốt hơn.
2 Mục đích của việc ĐGTHCV Đánh giá thực hiện công việc trong Tổ chức có các mục đích cụ thể khác nhau ; nhưng đều nhằm để đạt được mục tiêu chung là : nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổ chức và giúp cho việc ra quyết định quản lý 1 cách chính xác và công bằng Trong đó các mục đích cụ thể được chia thành 2 nhóm là: Đánh giá kết quả đạt được của người lao động và hướng dẫn phát triển sự thực hiện công việc trong tương lai.
Việc đánh giá kết quả đạt đựơc của người lao động có tác dụng.
+ Đưa ra thông tin phản hồi về tình hình thực hiện công việc nhằm giúp cho người lao động thấy được mức độ thực hiện công việc hiện tại của họ.
+ Cung cấp tài liệu làm căn cứ cho việc trả lương, thưởng, các quyết định về thăng chức, thuyên chuyển, sa thải…
+ Giúp cho người quản lý có thể bảo vệ hay thay đổi các quyết định của mình.
+ Cung cấp thông tin để đưa ra sự cảnh báo về sự thực hiện công việc không tốt của người lao động
Hướng dẫn phát triển sự thực hiện công việc trong tương lai :
+ Đưa ra các lời khuyên, tiến hành đào tạo, huấn luyện người lao dộng nhằm cải thiện sự thực hiện công việc , phát triển tiềm năng trong tương lai + Tăng cường sự gắn bó người lao động với Tổ chức.
+ Tạo động lực cho người lao động thông qua việc công nhận thành tích, tăng cuờng giúp đỡ trong thực hiện công việc
+ Tăng cường mối quan hệ giữa người lao động với người quản lý.
+ Xác định các vấn đề khó khăn, thách thức mà cá nhân, Tổ chức đang phải đối mặt.
3.Sự cần thiết của công tác đánh giá thực hiện công việc
Công tác đánh giá thực hiện công việc là một công việc cần thiết cho mỗi Tổ chức vì nó có ý nghĩa đối với cả tổ chức và người lao động
Đối với Tổ chức : đánh giá việc thực hiện công việc giúp cho người quản lý đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo, phát triển, thăng tiến, kỷ luật
Việc đánh giá thực hiện công việc ở một mức độ nào đó chính là sự mở rộng của thiết kế công việc có tác động cơ bản đến tổ chức nói chung Do đó các kết quả đánh giá còn giúp bộ phận quản lý nguồn nhân lực và lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá được thắng lợi của các hoạt dộng chức năng về nguồn nhân lực như: tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, thăng tiến, đào tạo và những hoạt động khác… kiểm điểm được mức độ đúng đắn và hợp lý của các hoạt động đó từ đó có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
Đối với người lao động : Việc đánh giá giúp cho họ biết được mức độ thực hiện công việc so với tiêu chuẩn đặt ra và so với những đồng nghiệp khác.Từ đó giúp người lao động điều chỉnh, kích thích trong việc thực hiện công việc để hoàn thiện sự thực hiện công việc của từng cá nhân trong tổ chức.
Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá
1.Các yếu tố của một hệ thống đánh giá a Tiêu chuẩn THCV
Tiêu chuẩn THCV là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng.
Như vậy tiêu chuẩn THCV cho thấy mức độ THCV so với chuẩn mực công việc, và ta chỉ có thể làm tốt được nó thông qua việc phân tích công việc.
Tiêu chuẩn THCV cho phép ta so sánh được thực tế việc THCV với các mục tiêu đã đặt ra Để đánh giá một cách có hiệu quả thì các tiêu chuẩn phải được xây dựng một cách hợp lý và khách quan tức nó phải phản ánh được kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi một công việc Vì vậy yêu cầu đối với các tổ chức đánh giá thực hiện công việc là:
-Tiêu chuẩn phải cho thẩy rõ được người lao động cần phải làm những gì trong công việc và phải làm tốt đến mức độ nào?
-Tiêu chuẩn phải phản ánh được yêu cầu về số lượng và chất lượng của việc thực hiện công việc phù hợp với từng công việc.
Có hai loại tiêu chuẩn đó là tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lượng.
+ Tiêu chuẩn định luợng là các tiêu chuẩn mà có thể dùng các con số cụ thể để thể hiện các kết quả như : khối lượng công việc, số lượng công việc, doanh thu , lợi nhuận, thời gian làm việc
+ Tiêu chuẩn định tính là các tiêu chuẩn khó nhìn thấy, khó đo lường được như khả năng sáng tạo, tinh thần trách nhiệm…
Để có thể đánh giá được sự thực hiện công việc của người lao động cần phải xây dựng được tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc khác với tiêu chuẩn thực hiện công việc ở chỗ nó xác định rõ hơn và chi tiết hơn về mức độ thực hiện công việc của người lao động Sự thực hiện công việc sẽ được chia ra làm nhiều mức độ từ thực hiện công việc kém đến xuất sắc; trên mỗi mức độ đó người ta có thể cho điểm nhằm lượng hoá các tiêu thức định tính và định lượng.
Căn cứ để xây dựng tiêu chuẩn là dựa vào : tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc Số liệu về kết quả thực hiện công việc của người lao động qua việc khảo sát thực tế hay có thể tham khảo từ tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc ở những Doanh nghiệp khác cùng ngành có sự tương tự về điều kiện sản xuất kinh doanh
Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá THCV
Hai phương pháp để xây dựng tiêu chuẩn
- Phương pháp chỉ đạo tập trung: người lãnh đạo sẽ tiến hành đặt ra các tiêu chuẩn để đánh giá thực hiện công việc Phân chia mức độ thực hiện công việc cho mỗi tiêu thức của công việc Xác định các tiêu thức chính, tiêu thức bổ sung đối với từng loại công việc Việc xác định các tiêu thức này cần dựa vào bản MTCV và yêu cầu đối với người thực hiện công việc Việc phân chia các mức độ thực hiện công việc cần phải đảm bảo chính xác cụ thể.
- Phương pháp thảo luận dân chủ : người lãnh đạo sẽ thảo luận với nhân viên về các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc , cách thức xây dựng các tiêu chuẩn để đi đến thống nhất Để cho việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được thuận lợi, dễ dàng thì yêu cầu người quản lý phải nắm chắc các yêu cầu thực hiện công việc và phải có khả năng đàm phán, thuyết phục. b Đo lường sự THCV Đo luờng sự thực hiện công việc là việc dùng các phương pháp, công cụ để ghi nhận tình hình thực hiện công việc căn cứ vào các tiêu chuẩn đặt ra trước đó, và so sánh kết quả nhận được với các tiêu chuẩn đưa ra. Đo lường là yếu tố trung tâm của đánh giá Đó chính là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ tốt hay kém việc thực hiện công việc của người lao động.
Mỗi tổ chức cần xây dựng cho mình một công cụ đo lường tốt và nhất quán trong toàn bộ tổ chức, sao cho tất cả những người quản lý đều có thể duy trì được những tiêu chuẩn đánh giá có thể so sánh được c Thông tin phản hồi về kết quả đánh giá
Mục đích cuối cùng của đánh giá thực hiện công việc là đánh giá kết quả thực hiện của người lao động để từ đó đưa ra các quyết định nhân sự như khen thưởng, kỷ luật, thăng tiến, đồng thời cung cấp thông tin phản hồi nhằm nâng cao và cải thiện khả năng hoàn thành công việc của người lao động, nâng cao hiệu quả cho tổ chức, giúp người lao động và lãnh đạo hiểu nhau hơn.
Thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thường được thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính thức giữa người lãnh đạo bộ phận và người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá Cuộc thảo luận đó gọi là phỏng vấn đánh giá.
Nó có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động, giúp họ biết họ đã làm việc như thế nào, những gì đã làm tốt và còn phải cố gắng như thế nào, người quản lý và những người đồng nghiệp khác nghĩ gì về công việc mà họ đã thực hiện.
2.Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá
Tính phù hợp: hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục đích quản lý và phải phù hợp với các đặc trưng của công việc, đặc trưng của công việc là gì thì phương pháp đánh giá phải phù hợp với các đặc trưng đó.
Tính nhạy cảm: đòi hỏi hệ thống đánh giá phải phân biệt được những người làm tốt với những người làm chưa tốt công việc được giao.
Tính tin cậy : đòi hỏi sự nhất quán của kết quả đánh giá, các kết quả đánh giá của những người khác nhau về cùng một người lao động phải thống nhất với nhau về cơ bản.
Tính được chấp nhận: đòi hỏi hệ thống đánh giá mà chúng ta lập nên phải được ủng hộ và chấp nhận của đa số cán bộ công nhân viên trong công ty
Tính thực tiễn: đòi hỏi hệ thống đánh giá đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, dễ sử dụng đối với người lao động và người quản lý.
Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc
1.Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ
Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải cho ý kiến mức độ thực hiện công việc của đối tượng theo một thang đo theo mức độ từ thấp đến cao.
Việc đánh giá thực hiện công việc được ghi lại trên một bảng thang điểm Thang điểm này được chia thành từ 5 đến 7 khung theo mức độ từ xuất sắc, giỏi đến kém.
Theo phương pháp này thì chúng ta phải xây dựng một mẫu phiếu trên đó phải có các tiêu thức, thang đo Các tiêu thức được lựa chọn gồm hai loại: các đặc tính liên quan trực tiếp đến công việc và các đặc tính không liên quan trực tiếp đến công việc hay các đặc tính liên quan đến cá nhân người lao động Các đặc tính liên quan trực tiếp đến công việc như: số lượng, chất lượng công việc Các đặc tính không liên quan trực tiếp đến công việc như: sự hợp tác, sự nỗ lực làm việc, tính sáng tạo, độ tin cậy Việc lựa chọn các tiêu thức cần phải được dựa trên cơ sở các đặc trưng có liên quan tới hiệu quả của tổ chức Các thang đo đánh giá có thể được thiết kế dưới dạng một thang đo liên tục hoặc một thang đo rời rạc. Để đánh giá người đánh giá xác định xem sự thực hiện công việc của đối tượng thuộc về thứ hạng nào theo từng tiêu thức và kết hợp điểm số của từng tiêu thức theo cách tính bình quân hoặc tổng cộng các điểm ở từng tiêu thức.
Bảng 1: Mẫu phiếu đánh giá theo phương pháp thang đo đồ hoạ
Tên nhân viên : Tên người đánh giá :
Chức danh công việc: Ngày đánh giá :
Các tiêu thức đánh giá xuất sắc giỏi khá trung bình kém
Chất lượng công việc 5 4 3 2 1 Độ tin cậy 5 4 3 2 1
Nguồn: R.wayne Mondy anh Robert M.Noe trang 339.
Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu, sử dụng thuận tiện.
Cho kết quả cụ thể hay có thể lượng hoá bằng con số rất thích hợp cho việc đưa ra các quyết định nhân sự
Rất thuận tiện cho việc thông tin phản hồi.
Có thể thiết kế cho nhiều loại nhân viên, công việc.
Phương pháp này dễ bỏ qua các yếu tố đặc thù.
Dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi chủ quan của người đánh giá như thiên vị, thành kiến, định kiến dẫn đến việc đo lường không chính xác.
2 Phương pháp danh mục kiểm tra
Là một danh mục các câu mô tả về hành vi , thái độ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc của người lao động Dựa vào danh mục đó thì những người đánh giá sẽ đánh dấu vào những câu phù hợp với đối tượng đánh giá.
Các câu mô tả có thể được coi là có giá trị ngang nhau, hoặc có thể có trọng số để làm rõ mức độ quan trọng của các yếu tố trong công việc Từ đó tính điểm số bằng tổng các câu hoặc bằng tổng điểm của các câu.
Bảng 2: Mẫu đánh giá theo phương pháp danh mục kiểm tra.
Tên người được đánh giá: Chức danh công việc:
Tên người đánh giá : Bộ phận :
Chỉ tiêu đánh giá Lựa chọn
1.Sẵn sàng làm việc ngoài giờ
2.Tương trợ giúp đỡ đồng nghiệp.
3.Bố trí nơi làm việc hợp lý.
4.Luôn luôn tiếp thu ý kiến.
Phương pháp này có ưu điểm là dễ thực hiện, tránh được xu hướng trung bình, dễ dãi.
Kết quả được biểu hiện rõ ràng bằng điểm số, và kết quả liên quan nhiều đến công việc vì dựa trên sự quan sát thực tế.
Thuận tiện cho việc ra quyết định nhân sự, và quyết định thông tin phản hồi.
Phương pháp này đòi hỏi cần phải thiết kế các danh mục khác nhau cho các loại công việc khác nhau.
Phải soạn thảo các câu sao cho phù hợp với từng đặc thù công việc. Việc xác định các trọng số đòi hỏi phải có sự trợ giúp của chuyên môn.
Dễ mắc lỗi, ít được sử dụng.
Chỉ thích hợp với những công việc mà hành vi và thái độ rất rõ ràng.
3.Phương pháp ghi chép sự kiện quan trọng
Theo phương pháp này người đánh giá ghi lại những vụ việc quan trọng, những việc có tính tích cực và tiêu cực trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên Còn những kết quả bình thường thì thường bỏ qua mà không được lưu giữ hay ghi lại
Qua đó thì người đánh giá có thể biết được những lỗi của nhân viên để có thể góp ý với nhân viên giúp họ điều chỉnh những sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Thường thì người ta ghi theo từng yếu tố của nhiệm vụ lao động.
Bảng 3: Mẫu ghi chép vụ việc quan trọng.
Tên người được đánh giá: Nhân viên phòng:
Tên người đánh giá : Chu kỳ đánh giá:
Ngày hành vi xuất sắc Ngày hành vi yếu kém
03/1 Dập tắt đám cháy nhỏ 20/01 Hút thuốc trong nhà kho
Nguồn: Giáo trình QTNL tr 151.
- Thực hiện thông tin phản hồi một cách dễ dàng, người đánh giá có thể thảo luận với người lao động về các ưu nhược điểm trong thực hiện công việc và ra quyết định
- Hạn chế được các lỗi do chủ quan của người đánh giá
- Rất dễ bỏ sót thông tin không ghi hết
- Chỉ ghi những sự kiện gần nhất.
- Các thông tin không thuận tiện cho việc sử dụng để đánh giá.
4.Phương pháp thang đo dựa trên hành vi Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đo đồ hoạ và sự kiện quan trọng Các thang đánh giá dựa trên hành vi cũng tương tự như các thang đồ hoạ. Ưu điểm của phương pháp này là ít mắc lỗi thiên vị hơn các thang đo khác, các đặc trưng được lựa chọn cẩn thận hơn, và tạo ra sự nhất trí giữa những người đánh giá vì chúng đánh giá những hành vi có thể quan sát được.
Nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian và chi phí cho việc thiết kế thang đo.
5.Các phương pháp so sánh
Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải là người quản lý trực tiếp Người quản lý này sẽ phải so sánh việc thực hiện công việc của từng nhân viên với những người khác trong cùng phòng hay trong cùng một bộ phận Sự so sánh này dựa trên một tiêu thức tổng thể về tình hình làm việc của từng người lao động. Ưu điểm của phương pháp này là chúng đều đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, có tác dụng trong việc ra quyết định như: lương, thưởng, thăng tiến đối với người lao động Tuy nhiên phương pháp này dễ dẫn đến phạm các lỗi như thiên vị, thành kiến, sự kiện gần nhất Hạn chế trong việc cung cấp thông tin phản hồi, không có tác dụng khuyến khích sự hợp tác và đoàn kết trong tập thể người lao động.
Có 4 phương pháp so sánh hay được sử dụng đó là:
5.1 Phương pháp xếp hạng Đây là phương pháp đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên rất đơn giản Trong phương pháp này các nhân viên trong nhóm sẽ được sắp xếp theo thứ tự cao nhất đến thấp nhất dựa trên tình hình thực hiện công việc tổng thể của từng người
Có hai phương pháp xếp hạng cơ bản:
- Xếp hạng đơn giản: người đánh giá sẽ sắp xếp các nhân viên theo thứ tự từ xuất sắc nhất đến thấp nhất.
- Xếp hạng luân phiên: Sự đánh giá dựa trên từng đặc tính hay yếu tố, hoặc xét trên toàn bộ theo một thứ tự Người đánh giá sẽ lập một bảng danh sách tất cả những người được đánh giá Ví dụ danh sách có 20 người Ngưòi đánh giá chia làm 2 cột mỗi cột 10 số theo thứ tự Xét theo yếu tố thông minh: người đánh giá sẽ lựa chọn 2 người thông minh nhất và kém thông minh nhất Tên của hai người này sẽ được gạch chéo khỏi danh sách và người thông minh nhất sẽ được được viết vào thứ tự số 1 cột 1, người kém thông minh nhất được viết vào thứ tự số 20 cột 2 Cứ tiếp tục như vậy cho đến hết danh sách…
Bảng 5: Mẫu xếp hạng luân phiên
Nguồn: Dale Yoder and Paul D.Staudoher.sđd.tr 211.
5.2 Phương pháp phân phối bắt buộc
Theo phương pháp này thì người đánh giá phải phân loại các nhân viên trong nhóm thành các loại khác nhau theo những tỷ lệ nhất định.
20 % xếp loại trung bình 10% xếp loại yếu.
Việc xác định tỷ lệ các loại nhân viên thường được dựa trên “ phân phối chuẩn” vì nó cho phép một tỷ lệ % lớn hơn của mẫu được xếp vào trong các thứ loại ở giữa.
Phương pháp này hạn chế việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay quá dễ dãi, quá nghiêm khắc.
Theo phương pháp này thì các nhân viên sẽ nhận được một số điểm được phân phối từ một tổng số điểm nhất định từ người đánh giá.
Bảng 6: Mẫu đánh giá theo phương pháp cho điểm
Nguồn: Giáo trình QTNL tr 155
Cho thấy sự khác nhau tương đối giữa các nhân viên nhưng dễ bị ảnh hưởng của lỗi thành kiến, lỗi thiên vị, lỗi sự kiện gần nhất.
5.4 Phương pháp so sánh cặp
Phương pháp so sánh cặp cũng tương tự như phương pháp xếp hạng luân phiên Người đánh giá phải so sánh từng nhân viên với tất cả các nhân viên khác trong cùng một bộ phận theo từng yếu tố trong tổng quan các yếu tố được đánh giá Điểm đánh giá toàn bộ của mỗi nhân viên sẽ được xác định bằng cách xem người đó được lựa chọn ( tính điểm hơn) bao nhiêu lần so với những người khác.
Bảng 7 : Mẫu phiếu đánh giá theo phương pháp so sánh cặp
Yếu tố: chất lượng công việc.
Nhân viên Hoà Hải Hà Hoa Hiền
Hải được xếp hạng cao nhất
Nguồn: Gary Dessler.Sđd tr 467.
Ghi chú: + có nghĩa là hơn
6.Phương pháp bản tường thuật
Thực trạng công tác đánh giá THCV tại công ty Cổ phần Đầu tư, XNK Da giầy
Một số nét chính về Công ty
Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư, XNK Da giầy Hà nội
Tên tiếng Anh: Hanoi Leather and Shoes Company
Tên viết tắt: Hanshoes Địa chỉ: 409 đường Tam Trinh-Quận Hoàng Mai-TP Hà Nội
E-mail: hanshoes@hn.vnn.vn
Website: www.hanshoes.com.vn
Sơ đồ bộ máy Tổ chức quản lý của công ty
Công ty thực hiện mô hình quản lý trực tuyến chức năng :
- Hệ thống trực tuyến gồm : Cow quan Tổng giám đốc Công ty, Quản đốc các phân xưởng, xưởng trưởng, các truyền trưởng, tổ trưởng.
- Hệ thống chức năng gồm : các phòng chức năng, phòng ban quản ý các xí nghiệp phân xưởng của Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị phòng ban trong Công ty
2.1 Nghiã vụ , quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty
Chủ tịch Hội đồng quản trị là người lãnh đạo cao nhất của Công ty chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.Nghiã vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty được quy định trong điều lệ công ty Cụ thể như sau:
- Quy định chính sách, chiến lược phát triển Công ty, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cũng như kế hoạch đầu tư phát triển Công ty.
- Xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược trên cơ sở các mục đích do Đại hội đồng cổ đông thông qua.
- Bổ nhiệm và bãi nhiệm các cán bộ quản lý công ty theo đề nghị của tổng giám đốc và quyết định mức lương của họ.
- Chủ tịch hội đồng quản trị phải triệu tập và chủ toạ Đại hội đồng cổ đông và các cuộc họp của hội đồng, đồng thời có những quyền và trách nhiệm khác quy định tại điều lệ công ty và theo luật doanh nghiệp.
- Chủ tịch hội đồng quản trị phải gửi báo cáo tài chính thường niên, Báo cáo về tình hình chung của công ty, Báo cáo kiểm toán của kiểm toán viên và báo cáo kiểm tra của Hội đồng quản trị cho các cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông.
2.2 Quyền hạn và nhiệm vụ của Tổng giám đốc công ty
- Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty đã được Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông thông qua.
- Quyết định tất cả các vấn đề không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị, thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại có giá trị nhỏ hơn 30% , tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Kiến nghị về số lượng và các loại cán bộ quản lý mà công ty cần thuê.
- Tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để quyết định số lượng người lao động, mức lương , trợ cấp, thù lao và các khoản khác của hợp đồng lao động của cán bộ quản lý.
- Vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, Tổng giám đốc công ty phải trình Hội đồng quản trị phê kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo.
- Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm, hàng tháng phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm, hàng tháng của công ty theo kế hoạch kinh doanh.
2.3 Trách nhiệm, quyền hạn Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất
Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về Hệ thống quản lý chất lượng và công tác kỹ thuật của toàn Công ty, chỉ lệnh sản xuất mẫu, kế hoạch sản xuất cho các đơn vị và các hoạt động xuất nhập khẩu Được uỷ nhiệm ký và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hợp đồng, chứng từ, thủ tục xuất nhập khẩu giầy dép các loại
- Chịu trách nhiệm trước Công ty về các hoạt động cung ứng vật tư cho sản xuất.
- Quyết định các phương án tác nghiệp và điều độ sản xuất chung trong Công ty nhằm đảm bảo thực hiện tốt các kế hoạch tác nghiệp đã đề ra.
- Là đại diện lãnh đạo về chất lượng của Công ty (QMR).
- Chủ động chỉ đạo xây dựng kế hoạch và phương án hoạt động cho các bộ phận, lĩnh vực phụ trách.
- Chủ trì các cuộc họp về hệ thống chất lượng, tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng
- Đề xuất các đổi mới, cải tiến về quy trình công nghệ, đề xuất các giải pháp đầu tư kỹ thuật.
- Phó tổng giám đốc sản xuất có trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức chỉ đạo thực hiện các hoạt động thường kỳ và đột xuất khác khi Giám đốc Công ty phân công
- Phó tổng giám đốc sản xuất trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Xuất Nhập khẩu, Phòng Kỹ thuật, Phân xưởng Gò, Phân xưởng Chặt, Phân xưởng May, Phân xưởng Cao su.
- Nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng để triển khai thiết kế, chế tạo thử các sản phẩm mới.
- Xử lý các vấn đề liên quan đến môi trường sinh thái, qui trình công nghệ, định mức kinh tế - kỹ thuật.
- Trực tiếp phụ trách công tác xuất nhập khẩu,
- Công tác kế hoạch sản xuất toàn Công ty.
- Phụ trách công tác Marketting quốc tế, phát triển mẫu mốt
2.4 Chức năng nhiệm vụ của Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính
- Được uỷ quyền ký và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về các hợp đồng kinh doanh tổng hợp, Phiếu xuất nhập vật tư, hợp đồng đại lý tiêu thụ nội địa và các phần việc có liên quan.
- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về các hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Chủ động chỉ đạo xây dựng kế hoạch và phương án hoạt động cho các bộ phận, lĩnh vực phụ trách.
- Kiến nghị, đề xuất các phương án liên quan đến cơ cấu tổ chức và nhân sự đối với các lĩnh vực mình phụ trách.
- Quy định chi tiết lề lối điều hành đối với các bộ phận, lĩnh vực thuộc thẩm quyền.
- Phụ trách Công tác phát triển thị trường nội địa
- Công tác lao động tiền lương, Bảo hiểm , quy chế khoán
- Lĩnh vực an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp
- Lĩnh vực phòng chống bão lũ, thiên tai, cháy nổ
- Công tác quốc phòng, an ninh và bảo vệ, quân sự, quan hệ với địa phương.
- Phụ trách công tác ATLĐ,VSCN,PCCC,PCBL
- Các đơn vị trực tiếp quản lý: Tài chính kế toán , văn phòng công ty, phân xưởng cơ điện.
- Trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh
2.5 Phòng tài chính kế toán
Là phòng chức năng dưới sự quản lý trực tiếp củaPhó tổng giám đốc Công ty, là cơ quan tham mưu quan trọng nhất giúp Tổng giám đốc nắm rõ thực lực tài chính của Công ty trong cả quá trình hoạt động của Công ty Chức năng của Phòng Tài chính tập trung phân tích, dự đoán các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn vốn cũng như theo dõi, kiểm soát khả năng thanh toán của Công ty.
- Cập nhật trung thực, chính xác kịp thời, đúng pháp luật tất cả các quan hệ kinh tế phát sinh của Công ty thông qua các nghiệp vụ kế toán.
- Lập kế hoạch về cơ cấu tài sản của Công ty, theo dõi các biến động về tài sản, phân tích và đề xuất các kiến nghị để Tổng giám đốc ra quyết định thay đổi, điều chỉnh, bổ sung tài sản của Công ty.
Tình hình sử dụng lao động trong Công ty
- Do tính chất của ngành giầy mang tính mùa vụ, mức lương trung bình không cao, nhu cầu lao động là bị động do phụ thuộc vào có đơn đặt hàng hay không Đặc thù của ngành giầy như vậy cho nên lao động chủ yếu trong ngành là nữ ; trong đó lao động nữ < 30 tuổi chiếm đa số, và biến động lao động trong ngành là rất lớn
Bảng : Thống kê lao động theo giới tính và đơn vị 2005
Stt Đơn vị Số ngời
4 Phòng tổ chức hành chính + bảo vệ 18 7.7% 4 1.0%
7 Phòng quản lý chất lượng 5 2.1% 10 2.6%
8 Trung tâm kỹ thuật mẫu 12 5.1% 41 10.5%
11 Xí nghiệp giầy xuất khẩu 88 37.4% 300 76.5%
Bảng : Thống kê lao động theo trình độ
Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính.
Quan sát bảng thống kê trên ta thấy công nhân viên trong Công ty rát đa dạng vầ trình độ chuyên môn từ đại học, cao đẳng tới các trình độ chuyên môn như tốt nghiệp PTTH, và chưa tốt nghiệp PTTH Tình hình công nhân viên trong Công ty có sự tổng hợp như vậy là do tính chất công việc trongCông ty Với những vị trí công việc quản lý thì yêu cầu trình độ cao có khả năng làm việc trong môi trường đòi hỏi sự căng thẳng, áp lực lớn Đối với những vị trí công nhân trực tiếp sản xuất thì do yêu cầu của công việc thấp nên trình độ chuyên môn của công nhân theo đó cũng không đòi hỏi cao. Đội ngũ nhân viên quản lý của Công ty là lớn, chiếm trên 30% toàn bộ BCNV trong Công ty Chính vì vậy đòi hỏi việc Công ty phải quản lý hiệu quả khối nhân viên quản lý này tránh lãng phí các nguồn lực về con người và để bộ máy quản lý của Công ty hoạt dộng tốt hơn.
Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty
1.Quan điểm và mục đích đánh giá THCV tại công ty
Mỗi Công ty có một quan điểm triết lý quản lý riêng Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, đội ngũ lao động, sản phẩm mà Công ty sản xuất từ đó người lãnh đạo Công ty sẽ đưa ra phương pháp quản lý sao cho có hiệu quả Công ty Da giầy Hà Nội là một Công ty sản xuất các sản phẩm về da thuộc, đặc điểm của ngành nghề sản xuất này là sản xuất theo mùa vụ, sản phẩm đa dạng phong phú; vì vậy công việc quản lý rất phức tạp và gặp nhiều khó khăn Quan điểm quản lý của công ty là quản lý một cách đồng bộ, thường xuyên, liên tục nhằm duy trì hoạt động sản xuất một cách liên tục; đáp ứng kịp thờikế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty rất coi trọng công tác đánh giá THCV của cán bộ công nhân viên trong Công ty; chính vì vậy Công ty đã xây dựng hệ thống Đánh giá THCV cho CBCNV một cách chính thức nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc cho CBCNV.
Hiện nay, Công ty Đầu tư-XNK Da giầy Hà Nội thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc đối với tất cả các CBCNV trong Công ty theo các văn bản , quy định chính thức Đánh giá việc thực hiện công việc cho lao động quản lý nhằm giám sát việc thực hiện công việc của người lao động , kịp thời điều chỉnh, xử lý những sai phạm trong việc thực hiện công việc của người lao động , đồng thời giúp cho người lao động làm việc có quy củ hơn, đi vào trật tự kỷ cuơng, đi vào lề lối làm việc của Công ty Đồng thời nó góp phần đảm bảo cho mọi hoạt động của công ty được thực hiện liên tục, thông suốt.
Công ty đã xây dựng hệ thống Đánh giá THCV cho CBCNV một cách chính thức đó là hệ thống đánh giá bình bầu thi đua hàng tháng và hệ thống đánh giá chất lượng nội bộ.
Hệ thống đánh giá bình bầu thi đua hàng tháng :đánh giá tổng thể mức độ hoàn thành công việc, và ý thức chấp hành nội quy kỷ luật của công ty.
Mục đích của việc đánh giá bình bầu thi dua hàng tháng là : Giám sát việc thực hiện công việc của người lao động thông qua việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ Nhằm khuyến khích tạo động lực cho người lao động hoàn thành công việc , tăng năng suất lao động bằng việc khen thuởng theo ABC; tạo sự công bằng trong việc phân phối thu nhập cho người lao động
Hệ thống đánh giá chất lượng nội bộ: là hoạt động xem xét độc lập, có tính hệ thống, được tiến hành bởi các nhân viên không có trách nhiệm trực tiếp trong khu vực được đánh giá nhằm kiểm tra , xác nhận rằng các hoạt động chất lượng phù hợp với các tiêu chuẩn của ISO 9001:2000 và các kết quả đạt được phù hợp với những kế hoạch đã được lập, cũng như xác định hiệu lực của hệ thống QLCL.
Mục đích: Giám sát việc việc vận hành của các bộ phận trong toàn công ty tốt hay không? Có đúng thao tác, quy trình chất lượng sản phẩm không? Tuân thủ theo hệ thống Quản lý chất lượng , tuân thủ theo tiêu chuẩnISO 9001:2000 bao gồm:
Các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm
Nhu cầu thiết lập các quá trình, hệ thống tài liệu, việc cung cấp nguyên liệu cụ thể đối với sản phẩm
Các hoạt động theo dõi kiểm tra và thử nghiệm, các chuẩn mực cá nhân…. Đánh giá hoạt động của các đơn vị cao hay thấp Tìm ra sự không phù hợp trong việc thực hiện công việc để từ đó điều chỉnh đưa ra hướng khắc phục.
2.Tổ chức đánh giá THCV tại công ty
2.1.Đối vớí hệ thống đánh giá bình bầu thi đua hàng tháng:
Công ty thành lập một hội đồng đánh giá hay còn gọi là hội đồng thi đua ( HĐTĐ ) bao gồm : cơ quan TGĐ( gồm TGĐ và 2 Phó TGĐ), các đơn vị trưởng, chủ tịch Công đoàn và công đoàn bộ phận tất cả gồm 15 người Đồng chí TGĐ giữ vai trò là chủ tịch HĐTĐ.
HĐTĐ có chức năng: ban hành các quy chế, tiêu chuẩn, tổ chức xét duyệt thi đua cho tất cả các đơn vị cũng như cá nhân trong toàn Công ty, và công bố các tiêu chuẩn này tới từng đơn vị bằng văn bản cụ thể.
Theo yêu cầu của HĐTĐ các đơn vị sẽ triển khai thực hiên quy chế bình bầu xét duyệt thi đua hàng tháng Cuối mỗi tháng các đơn vị họp có biên bản tự đánh giá xếp loại của các nhân viên trong đơn vị Trưởng các đơn vị sẽ là người đánh giá các nhân viên trong đơn vị mình Việc đánh giá thường tổ chức vào ngày cuối tháng và được báo trước cho các thành viên trong phòng từ 2 đến 3 ngày để mọi người chuẩn bị, thu xếp, xem xét lại kết quả làm việc trong tháng của mình Cuộc họp bình xét thi đua sẽ được ấn định vào thời gian cụ thể; tất cả các nhân viên trong phòng đều tham dự đầy đủ.
Nội dung cuộc họp: Đồng chí trưởng phòng thông báo cho tất cả các nhân viên trong phòng về số ngày công tham gia, số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ làm việc riêng… Nếu có kỷ luật thì nêu ra Sau đó dựa vào bảng tiêu chuẩn người đánh giá phân loại lao động rồi đưa vào biên bản họp bình xét thi đua của đơn vị ( ví dụ MB01; MB02) Cá nhân nào xếp loại B, C,hoặc không được xếp loại thì phải ghi rõ lý do tại sao bị xếp loại đó.
Ví dụ: Bản kết quả bình bầu thi đua bộ phận Văn phòng Công ty tháng
TT Họ tên nhân viên Ngày công
3 Bùi Thị Lan 0 Ko Nghỉ thai sản.
4 Trần Lệ Diễm 22 B Đi muộn 3 lần.
Bản kết quả đánh giá sơ sài chưa có ý nghĩa cho các công tác QTNL khác; thông tin về công việc của các cá nhân chưa được đưa vào bản đánh giá, việc hoàn thành công việc cũng chưa được nhắc đến, những yếu kém, sai sót hay những thành tích trong việc thực hiện công việc của các cá nhân chưa được nêu ra trong bản kết quả đánh giá.
Trưởng các đơn vị sẽ gửi bản kết quả phân loại thi đua này lên phòng Tổ chức-Hành chính Phòng Tổ chức-Hành chính có nhiệm vụ tổng hợp và gửi về HĐTĐ để bình xét phân loại lao động cho tất cả CBCNV trong toàn Công ty.
Vào đầu tháng sau (ngày 03 hàng tháng) HĐTĐ họp để bình xét thi đua cho các đơn vị và cá nhân Và đưa ra các mức thưởng, phạt cụ thể tới các đơn vị cũng như các CBCNV trong toàn Công ty.
Nhận xét
Qua việc phân tích thực trạng đánh giá thực hiện công việc cho ta thấy được việc tiến hành đánh giá ở Công ty Cổ phần Đầu tư XNK da giầy Hà Nội có những mặt được và hạn chế sau:
Hệ thống đánh giá có xây dựng được các tiêu chuẩn tương đối rõ ràng hợp lý bao gồm phản ánh được sự thực hiện công việc trên cả hai mặt : cá yếu tố liên quan đến công việc và đặc tính liên quan đến bản thân người lao động.Các tiêu chuẩn đánh giá được xây dựng có căn cứ khoa học dựa trên năng lực kế toán sản xuất của công ty , dưạ trên sự nghiên cứu của ban lãnh đạo và sự đón góp ý kiến toàn bộ cá đơn vị trong công ty
Góp phần làm tăng hiệu quả làm việc , chất lượng làm việc cho CBCNV trong công ty qua việc kiểm soát dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra, khuyến khích mọi người làm việc nghiêm túc hơn.
Người đánh giá là trưởng cá phòng ban _người hiểu rõ các nhân viên dưới quyền và nhiệm vụ của họ Hội đồng thi đua bao gồm : Cơ quan TGĐ, trưởng các đơn vị, Chủ tịch Công đoàn, Công đoàn bộ phận đảm bảo có cả đại dien của ban lãnh đạo và của người lao động nên nó mang tính khách quan và công bằng hơn.
Hệ thống đánh giá thi đua:trưởng phòng phải kiểm soát được công việc của phòng và của tát cả các nhân viên trong phòng dựa trên sự phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên.Nhưng đối với hệ thống các phòng ban thì việc đo luờng kết quả thực hiện công việc mang tính chất định tính Nên việc đánh giá mang tính chất tương đối.
Hệ thống đánh giá không dựa trên bảng phân tích công việc của nhân viên quản lý, nên việc đánh giá chỉ mang tính chất chung chung Công ty chỉ có bản mô tả công việc và còn quá sơ sài, đã lỗi thời không được sử dụng vào qúa trình làm việc của nhân viên; mà chỉ dừng lại trên giấy tờ chưa thực sự là kim chỉ nam cho các hoạt động cần được người lao động tuân thủ
Tiêu chuẩn để đánh giá về kết quả thực hiện công việc chung chung chưa cụ thể cho từng vị trí công việc Vịêc đánh giá chủ yếu dựa trên tiêu chí ngày công làm việc, nên chưa khuyến khích được việc thực hiên chất lượng làm việc.
Mục đích của việc đánh giá: cũng như nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay tại việt Nam, đánh giá thực hiện công việc tại Công ty chủ yếu nhằm xem xét việc thực hiện công việc của nhân viên để tìm ra nguyên nhân của việc thực hiện công việc chưa tốt, từ đó tìm biện pháp giúp nhân viên đó làm việc có hiệu qủa hơn Tuy nhiên đây mới chỉ là một trong rất nhiều mục đích của đánh giá thực hiện công việc Cần xác định thêm mục đích của công tác này để còn cung cấp tài liệu làm căn cứ cho các hoạt động nhân sự của tổ chức
Người đánh giá: Hiện nay đánh giá thực hiện công việc tại công ty chủ yếu do lãnh đạo đánh giá cho nhân viên còn những nhà lãnh đạo thì chưa được đánh giá Đồng thời người đánh giá chưa được đào tạo những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc đánh giá.
Chu kỳ đánh giá đối với nhân viên quản lý là quá ngắn không diễn tả hểt được các nhiệm vụ của họ
Đối với hệ thống đánh giá chất lượng nội bộ thì việc thực hiện các thủ tục còn quá máy móc, áp đặt, thậm chí còn không đúng mục đích
Trong quá trình đánh giá trừ thuộc về tiêu chuẩn, còn lại là phụ thuộc cảm quan, cảm giác trừ trường hợp sai phạm rõ ràng nhìn thấy được. Nên công tác đánh giá chưa được triệt để.
Hệ thống đánh giá chưa khuyến khích được người lao động cố gắng tích cực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
Nội dung kết quả đánh giá sơ sài, không có ý nghĩa, không thể lấy làm căn cứ cho các hoạt động quản trị nhân sự khác Kết quả đánh giá còn chưa thực sự dựa trên hiệu quả làm việc mà chỉ dựa trên việc thực hiện ngày công, không vi phạm nội quy, kỷ luật của Công ty ; do đó chưa xác định được yếu tố yếu kém của nhân viên Ví dụ yếu tố chưa hoàn thành công việc được giao cũng chỉ nêu chung chung không nêu vì sao chưa hoàn thành, tức chưa tìm hiểu được nguyên nhân do yếu tố khách quan đem lại hay do chính người lao động còn thiếu trình độ chuyên môn.
Phần III Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá THCV cho lao động quản lý tại công ty
I Phương hướng phát triển của công ty
1 Phương hướng đầu tư mới
Nhằm thực hiện mục tiêu tiếp cận thị trường trong nước và mở rộng thị trường quốc tế, nâng cao năng lực sản xuất của Công ty đồng thời tiến hành di chuyển toàn bộ hoạt động sản xuất về Nhà máy giầy Phùng Hưng, Khoái Châu, Hưng Yên, khai thác hiệu quả khu văn phòng Công ty tại địa điểm 409 Tam trinh, Hoàng Mai, Hà Nội Công ty có kế hoạch đầu tư (năm
- Mở rộng quy mô sản xuất giầy dép tại Nhà máy giầy Thái nguyên.
- Để phù hợp với quy hoạch chung của Thành phố Hà nội là di rời những nhà máy sản xuất công nghiệp ra khỏi trung tâm thành phố Công ty đầu tư di chuyển toàn bộ hoạt động sản xuất về Nhà máy giầy Phùng Hưng, Khoái Châu, Hưng Yên với tổng diện tích khu dất là 58.760m2 với tổng vốn đầu tư là 20 tỷ đồng.
- Đầu tư sản xuất những mặt hàng có vốn đầu tư vừa phải nhưng có hiệu quả kinh tế cao, thời gian thu hồi vốn nhanh như sản xuất nước khoáng tinh lọc với tổng vốn đầu thư khoảng 5 tỷ đồng.
Kiến nghị
Đối với lãnh đạo cấp trên:
Lãnh đạo bộ, ngành cần phải quan tâm và tạo điều kiện hơn nữa, trong việc mở rộng thị trường kinh doanh, xuất nhập khẩu của công ty như: việc tăng hạn ngạch xuất khẩu, mở rộng hợp tác giao lưu kinh tế với các nước trong khu vực và các thị trường lớn trên thế giới Lãnh đạo bộ cũng như các ban ngành liên quan cần phải có các biện pháp nhằm bảo vệ quyền lợi của công ty trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
*Đối với công ty Để có thể thực hiện các mục tiêu, chiến lược kinh doanh đã nêu trên; theo em Công ty cần phải làm tốt các việc sau:
Tìm và huy động được nguồn vốn lớn và ổn định Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu và kế hoặch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty cần đầu tư hơn nữa cho hoạt động marketting, quảng bá, giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác kinh doanh đây là việc quan trọng nhất Đẩy mạnh việc khai thác thị trường trong nước bằng việc mở các đại lý bán sản phẩm của Công ty.
Công ty cũng cần phải mạnh dạn trong việc thay thế các dây truyền công nghệ đã cũ bằng những dây truyền công nghệ mới với năng suất và chất lượng cao hơn Để nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như uy tín và vị thế của công ty trên thương trường.
Giải pháp
1.Xây dựng bản PTCV làm cơ sở
1.1.Bản MTCV là một bản giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, các điều kiện làm việc có liên quan đến một công việc cụ thể.
Muốn xây dựng được bản mô tả công việc thì Công ty phải cử người làm công tác chuẩn bị các tiêu chuẩn, các yêu cầu của bản mô tả công việc.
Hiện nay Công ty có bản mô tả công việc cho từng công việc cụ thể. Để có thể xây dựng một bản mô tả công việc, Công ty đã thiết kế ra một bản tự mô tả công việc Theo phương pháp này mỗi cán bộ được nhận một “Bản mô tả công việc cá nhân ”, mỗi cá nhân sẽ điền đầy đủ những thông tin cần thiết có trong đó để giúp cho cán bộ nhân sự làm cơ sở để tiến hành việc xây dựng bản mô tả công việc.
Bản MTCV cá nhân được viết dựa trên nhiệm vụ, quyền hạn được ghi rõ trong bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và lề lối làm việc của Công ty Do đó việc xây dựng bản MTCV dễ dàng hơn, tuy nhiên các cá nhân lại dựa quá nhiều vào đó nên bản MTCV còn chung chung chưa mô tả rõ công việc cần làm
Sau đây là một ví dụ cụ thể :
Bản MTCV dùng cho CBCNV
Họ Và Tên: Lý Hoàng Thư ……….
Vị trí công việc: Trưởng phòng kinh doanh.
Trình độ: Tốt nghiệp Đại học Ngoại thương
- Xây dựng và đáp ứng về chủng loại, số lượng các nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất của Công ty
- Giao dịch và tìm kiếm các nguồn cung cấp vật tư, nguyên liệu đầu vào để có kế hoạch nhập khẩu kịp thời phục vụ sản xuất.
- Tổ chức triển khai và thực hiện các hợp đồng kinh doanh, hợp tác kinh doanh, uỷ thác nhằm đảm bảo hiệu quả theo nguyên tắc: An toàn-Hiệu quả-Doanh số.
- Thu thập nghiên cứu thông tin, phát hiện các loại nguyên phụ liệu mới được ứng dụng cho ngành để làm căn cứ cho việc tổ chức kinh doanh và phục vụ sản xuất
- Tổ chức và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu vật tư hoá chất, nguyên liệu chính phục vụ sản xuất của Công ty và kinh doanh của phòng.
- Kết hợp với phòng kế toán theo dõi và giải quyết các tác nghiệp về tài chính liên quan đến các hoạt động kinh doanh của phòng
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ :
+ Giao dịch , tham mưu cho ban giám đốc công ty kí kết các hợp đồng kinh doanh và mua bán vật tư hoá chất , nguyên liệu trong và ngoài nước
+ Tính toán các phương án giá thành kinh doanh
+ Trực tiếp theo dõi việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu và thanh toán quốc tế
- Phê chuẩn, giao nhiệm vụ kế hoạch hoạt động của từng cá nhân trong phòng
- Chủ trì các phiên họp định kì và bất thường liên quan đến hoạt động quản lí kinh doanh của phòng
- Có quyền hạn trong việc điều chuyển cán bộ trong phòng phù hợp với năng lực và yêu cầu của công việc
- Đề nghị kỉ luật và khen thưởng , đề bạt đối với cán bộ , nhân viên trong phòng
-Có đầy đủ quyền hạn trong các quyết định liên quan đến kinh doanh
- Phối hợp với phòng kế hoạch để xây dựng kế hoạch chủng loại, số lượng nguyên phụ liệu và tiến độ cần đáp ứng cho công ty về phụ liệu
- Phối hợp phòng tài chính kế toán trong việc huy động và sử dụng các nguồn vốn, hình thành quy chế hạch toán kinh doanh đảm bảo nguyên tắc lấy thu bù chi, trích nộp nghĩa vụ cho Công ty qua phòng tài chính kế toán
- Phối hợp với phòng tổ chức , văn phòng trong việc xử lí các vấn đề nhân sự và hành chính
- Phối hợp chặt chẽ với phòng xuất nhập khẩu, phòng tài vụ trong việc miễn thu thuế đối với các hợp đồng nhập hoá chất phục vụ sản xuất của Công ty
Tự đánh giá(có đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ hay không): Đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao
Những ý kiến để nghị yêu cầu với ban lãnh đạo:
- Quan tâm chỉ đạo thường xuyên tới các công việc của phòng đặc biệt là các thương vụ kinh doanh đảm bảo chắc thắng sự thành công và bảo toàn vốn,
- Tạo mọi điều kiện và hỗ trợ tìm và mở rộng thị trường, đa dạng các mặt hàng kinh doanh để tăng hiệu qua kinh doanh hơn nữa
Hà nội , ngày 01 tháng 01 năm 2006 Người viết
Bản MTCV được xây dựng có nội dung tương đối đầy đủ Tuy nhiên do dựa trên bản “Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn& lề lối làm việc của Công ty ”(Trong đó quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị và từng vị trí công việc cụ thể) Nên công việc được mô tả còn chưa được chi tiết, có thể chưa đủ thông tin cho việc tiến hành làm việc, ảnh hưởng tới việc tuyển dụng nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên
Bản MTCV còn thiếu các điều kiện làm việc như: cần trang bị những máy móc, thiết bị làm việc gì, điều kiện ánh sáng như thế nào, tiếng ồn, nơi làm việc, vị trí nơi đặt bàn làm việc để có thể quan sát các nhân viên trong phòng….Được sự góp ý của đồng chí trưởng phòng Kinh doanh cùng với kiến thức của mình; em xin được viết lại phần nhiệm vụ và bổ sung thêm phần điều kiện làm việc như sau:
- Giao dịch, tìm kiếm các nguồn cung cấp vật tư, nguyên liệu đầu vào kịp thời phục vụ sản xuất.
- Tổ chức và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu vật tư hoá chất, nguyên liệu chính phục vụ sản xuất của Công ty và kinh doanh của phòng.
- Thu thập, nghiên cứu các thông tin về các loại nguyên phụ liệu mới được ứng dụng cho ngành để áp dụng vào quá trình sản xuất.
- Kết hợp phòng Tài chính_Kế toán theo dõi, giám sát các vấn đề về tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của phòng.
- Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Marketting: lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động quảng cáo sản phẩm ra thị trường.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ:
+ Giao dịch , tham mưu cho ban giám đốc công ty kí kết các hợp đồng kinh doanh và mua bán vật tư hoá chất , nguyên liệu trong và ngoài nước
+ Tính toán các phương án giá thành kinh doanh
+ Trực tiếp theo dõi việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu và thanh toán quốc tế Điều kiện làm việc:
- Một bộ bàn ghế làm việc, các thiết bị làm việc khác như: tủ đựng tài liệu, hồ sơ giấy tờ,máy điện thoại bàn…
- Cần trang bị một máy vi tính, có nối mạng internet để có thể truy cập tra cứu thông tin, tìm đối tác kinh doanh trên mạng.
- Đủ ánh sáng, hệ thống cửa kính tránh tiếng ồn….
- Làm việc vào giờ hành chính.
1.2 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện được xây dựng dựa trên cơ sở là bản mô tả công việc hiện nay Công ty chưa có hai bản này Vì vậy cần phải xây dựng thêm
2.Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Tổ chức thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng; các chỉ tiêu thực hiện công việc bao gồm: Các chỉ tiêu định lượng và định tính.