Quản lý đoàn viên

Quản lý đoàn viên

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀTrong những thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triểnmột cách nhanh chóng và có nhiều bớc tiến nhảy vọt ở Việt Nam ngànhcông nghệ thông tin tuy còn non trẻ nhng tốc độ phát triển khá nhanh và

đang dần đợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc

đẩy sự phát triển của xã hội

Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động củacon ngời, tiết kiệm đợc thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơnrất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây Tin họchoá giúp thu hẹp không gian lu trữ, tránh đợc thất lạc dữ liệu, tự động hệthống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời

Ví nh trớc đây những công việc quản lý của nhà nớc tới những nghànhnghề khác nhau của xã hội dều thông qua thủ công nh công văn báo cáohoặc thăm dò thc tế, thì nay chỉ cần bằng một số thao tác đơn giản bằngMicrosoft Access ta có thể có những báo cáo chuẩn xác và đơn giản, giảmtối thiểu năng lợng vô ích cho con ngời Nói trong một phạm vi hẹp nh trongmột trờng chuyên nghiệp, vấn đề quản lý cán bộ, quản lý học phí, quản lýsinh viên, quản lý th viện …hoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xáchoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xác, nhanh nhạy tăng cao hiệu suất công việc Nói vậy cũng chỉ để khẳng địnhthêm việc ứng dụng những Công Nghệ Thông Tin vào trong các công tácquản lý nói chung là một việc làm thiết thực của hầu hết các nhà chức trách.Với những hiểu biết còn hạn chế cùng những ứng dụng thiết thực củaMicrosoft Access em đã đa ra mô hình quản lý Đoàn viên của một trờng đạihọc Hi vọng với mô hình này sẽ góp phần giúp cho ngời làm công tác quản

lý đoàn viên có thông tin với độ chính xác cao , nhanh gọn và tiện lợi hơn

Đồng thời giúp cho đoàn viên có những thông tin trong các hoạt động đoàncủa mình sau đây là bài những thông tin về đồ án của em:

PHẦN II: PH ÂN T ÍCH V À THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1

Tóm lại:theo MeNu chính của chơng trình thì hệ gồm 5 chức năng:

1 Nhập cho các bảng chính, xoá, sửa chữa trong dang sách những thànhphần không cần thiết.Nhập và cập nhật thông tin cho danh sách mộtcách dễ dàng

2 Khai thác:

a ,Tìm kiếm:tìm kiếm một đoàn viên và các thông tin của đoàn viên

đó, Bằng cách sử dụng các truy vấn tham số Nh vậy ta chỉ cần nhậpmột trong các thông tin sau :Họ và tên, Mã đoàn viên

Thống kê :

 Tìm tổng số Nam và Nữ

 Tìm đoàn viên của mỗi dân tộc

 Tìm số đoàn viên của một chi đoàn

 Tìm số đoàn viên của một liên chi …hoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xác…hoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xác

b,Tìm kiếm các cán bộ liên chi và cán bộ chi đoàn

c,tính toán đoàn phí của từng đoàn viên hay là từng chi đoàn

d,thống kê tình hình biến động đoàn viên

3 In danh sách

 In danh sách của một lớp

 In danh sách đoàn viên của một dân tộc

 In danh sách đoàn viên bị khai trừ

 In danh sách đoàn viên mới vào đoàn

 In danh sách đoàn viên mới ra trờng …hoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xác

Thiết kế một phần mềm mcrosoft acess gồm cú những bước sau:

I, Thiết kế cỏc table: cách tạo một table nh sau:

Click vào table sau đó chọn đisign sau đó gõ các trờng dữ liệu vào bảngclick vào close, yes và đặt tên cho bảng vừa tạo

3

Nh×n chung ch¬ng tr×nh cã 7 b¶ng nh sau:

_Các table(bảng) là

Trong phần mềm này có các bảng sau:

1 bảng CHUC VU

Ví dụ nh:

2.Bảng DONG DOAN PHI

bảng này gồm những trơng dữ liệu sau: TT,MDV, THANG1,THANG2, THANG3,…hoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xác.THANG12.cho phép ta nhập dữ liệu của các

đoàn viên về vấn đề đóng đoàn phí theo MDV(mã đoàn viên)

5

vÝ dô nh:

3.BANG KHEN THUONG KI LUAT

b¶ng nµy gåm nh÷ng trêng nh:TT,MDV,HINH THUC KI LUAT, HINHTHUC KHEN THUONG cho phÐp ta nhËp d÷ liÖu cña c¸c ®oµn viªn vÒ

vÝ dô nh:

5.Bảng QUAN HE GIA DINH

9

bảng này gồm những trờng sau:TT,MDV,HO TEN BO, TUOI BO,NGHE NGHIEP BO,HO TEN ME,TUOI ME, NGHE NGHIEPME.Bảng này cho phép ta nhập dữ liệu về thành phần gia đình của

đoàn viên đó

ví dụ nh:

6.Bảng SINH VIEN

Bảng này gồm những trơng sau:TT,MSV(mã sinh viên),MDV(mã đoànviên),TEN CHI DOAN,LIEN CHI,MA CHUC VU,SINH VIEN TINHNGUYEN.bảng này cho phép ta nhập dữ liệu về thông tin của mộtsinh viên la một đoàn viên trong nhà trờng đại học.các thông tin nhMDV,tên của chi đoàn ,chúc vụ của sinh viên đó trong bộ máy hoạt

đọng của đoàn thanh niên cộng sản của trờng đại học

ví dụ nh:

7.Bảng SO DOAN

11

b¶ng nµy nµy gåm nh÷ng trêng nh:TT,MDV,HO TEN, NGAY SINH,QUE QUAN,DIA CHI THUONG TRU,DAN TOC,TON GIAO, GIOITINH.ta nhËp d÷ liÖu vÒ sæ ®oµn cña c¸c ®oµn viªn vÒ c¸c th«ng tintrong sæ ®oµn cña mét ®oµn viªn

vÝ dô nh:

II, Tạo liờn kết giữa cỏc bảng

tạo mối liên kết giữa các bảng có nghĩa là ta tạo ra các liên kết mócnối các trờng dữ liệu với nhau để sau đó ta có thể tao những queries(truy vấn)hay các reports gồm những trờng dữ liệu khác nhau từ cácbảng khác nhau của một đoàn viên

III, Tạo cỏc Queries(Truy vấn): cách tạo một truy vấn: đầu tiên clickvào queries sau đó click vào news chọn các cách tạo truy vấn sau đóbấm ok

1, Cỏc Queries tỡm kiếm:

a, Queries tỡm kiếm đoàn viờn đúng thiếu tiền đoàn phớ:

13

truy vấn này gồm những bảng sau:BANG SO DOAN, BANG DONGDOAN PHI, BANG SINH VIEN Truy vấn này giúp ta tìm kiếm các

đoàn viên đóng thiếu đòan phí để từ đó đa ra danh sách các đoàn viêncha đóng đủ đoàn phí

ví dụ nh:

b, Queries tỡm kiếm đoàn viờn theo tờn chi đoàn:

truy vấn này đợc tạo từ các bảng: bảng CHUC VU, BANG LIEN CHI,BANG SINH VIEN, BANG SO DOAN.truy vấn này giup ta tìm kiếm

đoàn viên tho tên chi đoàn

Ví dụ nh:

Sau đó nhập vào tên chi đoàn cần tìm:47th1

15

Kết quả tìm kiếm nh sau:

c, Queries tỡm kiếm đoàn viờn theo họ tờn:

truy vấn này gồm những bảng: BANG SINH VIEN, BANG SODOAN, BANG LIEN CHI, BANG CHUC VU Truy vấn này giúp tatim kiêm đợc các đoàn viên theo họ tên

vÝ dô nh:

NhËp vµo hä tªn:nguyÔn lª hoµ:

17

KÕt qu¶ nh sau:

d, Queries tìm kiếm theo mã đoàn viên:

Bảng này gồm các bảng : BANG SO DOAN, BANG SINH VIEN,BANG LIEN CHI, BANG CHUC VU Truy vÊn nµy gióp ta tim kiÕm

®oµn viªn theo MDV(m· ®oµn viªn)

VÝ dô nh:

NhËp vµo MDV:113247

19

KÕt qu¶ nh sau:

2, Các Queries thống kê đoàn viên:

a, Queries thống kê đoàn viên theo tên chi đoàn:

NhËp vµo tªn chi ®oµn:47th1

KÕt qu¶ nh sau:

b, Queries thống kê theo giới tính:

21

Truy vấn này chỉ có bảng:BANG SO DOAN Truy vấn này giup ta tìm

đợc trong một đoàn cơ sở có bao nhiêu đoàn viên nam bao nhiêu đoànviân nữ

Ví dụ nh:

c, Queries thống kờ theo tụn giỏo:

Truy vấn này chỉ có một bảng:BANG SO DOAN Truy vấn này giúp tatim đợc trong một chi đoàn có bao nhiêu đoàn viên theo một tôn giaonhất định

23

vÝ dô nh:

NhËp vµo t«n gi¸o:thiªn chóa gi¸o:

d, Queries thống kê theo dân tộc:

Truy vấn này có bảng :BANG SO DOAN Truy vấn này giúp ta thống

kê được có bao nhiêu đoàn viên theo cùng một dân tộc:

25

Ví dụ như:

Nhập vào tên dân tộc cần thống kê:kinh

Kết quả như sau:

e, Queries thống kê theo họ tên:

Truy vÊn nµy cã mét b¶ng: BANG SO DOAN Gióp ta tim thÊy trongmét c¬ së ®oµn cã bao nhiªu ®oµn viªn cungf hä tªn

27

3, Cỏc queries thụng tin về đoàn viờn:

a, Queries thụng tin về đoàn phớ:

Truy vấn này có hai bang; cho ta thông tin về đoàn viên đã đóng đoànphí đủ hay cha đa ra danh sach đoàn viên đóng thiếu đoàn phí từreports:

b, Queries về thông tin đoàn viên:

Truy vÊn nµy gåm 4 b¶ng liªn kÐt víi nhau; giup ta ®a ra th«ng tin vÒ

®oµn viªn.th«ng tin ®oµn viªn ®a ra trong bai nh sau:

29

c,Queries về thụng tin gia đỡnh:

Truy vấn này gồm 2 bảng: BANG QUAN HE GIA DINH, BANG SODOAN.đa ra thông tin về quan hệ gia đình của các đoàn viên:

Trong bai này thì kêt quả là:

4, Các Queries đưa ra danh sách đoàn viên:

a, Queries danh sách đoàn viên mới vào:

b, Queries danh sách đoàn viên ra trường:

31

c,Queries danh sach đoàn viên bị khai trừ khỏi đoàn:

d,Queries danh sách đoàn viên chưa đóng đủ đoàn phí:

5, Cỏc queries tớnh toỏn:

a, Queries tớnh toỏn tổng số tiền đó đúng theo mó đoàn viờn:

Truy vấn này giup ta xem một đoàn viên đã đóng đợc bao nhiêu đoànphí:

Trong bai này:

33

b, Queries tớnh toỏn tổng số tiền đó đúng theo họ tờn:

Truy vấn này co2 bảng:BANG SO DOAN, BANG DONG DOAN PHI

Có CHƯC NĂNG giúp ta tính tổng tiền đoàn phí :

II, Thiết kế cỏc Form():

Mở Reports /reporst wizard /

Chọn truy vấn tham số đã tạo ra từ Queries

1, Form MAIN FORM(form chương trỡnh):

Form dùng để in kết quả : chức năng của form là tạo nút lệnh in các báo biểu

2, Các Form nhập dữ liệu:

a, Form nhập dữ liệu cho bảng chức vụ:

b, Form nhập dữ liệu cho bảng đóng đoàn phí:

35

c, Form nhập dữ liệu cho bảng khen thưởng:

d, Form nhập dữ liệu cho bảng liên chi:

e, Form nhập dữ liệu cho bảng quan hệ gia đình:

f, Form nhập dữ liệu cho bảng sinh viên:

37

g, Form nhập dữ liệu cho bảng sổ đoàn:

3, Các Form tìm kiếm :

1, Form tim kiếm đoàn viên theo chi đoàn:

b, Form tìm kiếm đoàn viên theo họ tên:

c, Form tìm kiếm đoàn viên theo mã đoàn viên:

39

4, Form thống kê:

a, Form thống kê theo dân tộc:

III, THIẾT KẾ CÁC REPORTS:

1, REPORTS IN RA DANH SÁCH CÁC ĐOÀN VIÊN:

Tắt đi và click vào reports này : ta được

2, REPORTS In ra thông tin về một cán bộ đoàn theo MDV:

41

tắt và click vào reports này sẽ hiện lên:

sau đó ta nhập vào:113247

kết quả:

3, REPORTS In ra các thông tin về một đoàn viên:

tắt cửa sổ trên và click vào reports này sẽ hiện lên:

nhập dữ liệu vào:113247

43

kết quả:

4, REPORTS IN RA CÁC THÔNG TIN VỀ ĐOÀN VIÊN DỰA TRÊN TÌM KIẾM THEO HỌ TÊN:

Trên là cách tạo reports, tắt đi và click vào(TIM VA DUA RA…)sau đóhiện lên cửa sổ sau:

ta nhập vào họ tên: nguyễn lê hoà

45

Kết quả nhận được là:

IV, THIẾT KẾ CÁC MACROS:chọn macros/news…

Các Macro đợc xây dựng để thực hiện các thao tác nh mở , đóng các mẫu biểu ,cho xem kết quả,tìm thông tin trên cơ sở thoả mãn các điều kiện đa ra:

3, MACROS 4:

3, MACROS MAIN FORM:t¹o dao diÖn chÝnh cho ch¬ng tr×nh

4, MACROS NHAP DU LIEU:

49

5, MACROS THONG KE:

6, MACROS THONG TIN:®a ra c¸c th«ng tin vÒ ®oµn viªn

7, MACROS TIM KIEM:dung để cho ta tìm kiếm các dữ liệu

V, LẬP TRèNH VỀ MODULES:

51

PHẦN KẾT:

Trên đây là toàn bộ chơng trình đợc ứng dụng bằng ngôn ngữ Microsoft Access vào “ quản lý đoàn viên“ Công việc chính của chơng trình chủ yếu là việc nhập số liệu ,thông tin về kết quả hoc tập sau đó thực hiện công việc tìm kiếm ,in thông báo ; chơng trình này đã :

+ Đáp ứng đợc yêu cầu công việc hiện tại.

+ Sử dụng dữ liệu đã có sau một số lần nhập liệu.

+ Cha đa ra đợc đầy đủ các báo cáo chi tiết.

Tời gian có hạn nên chơng trình mới chỉ nhập thử một số dữ liệu để chạy thử, cần tiếp tục đợc bổ sung và hoàn thiện Khi có những yêu cầu cần thiết trong công việc quản lý sinh viên , chơng trình có thể phát triển thêm để đáp ứng đợc yêu cầu của ngời quản lý Vì vậy mong các bạn cùng thầy cô giúp đỡ vàbổ sung để bài thiết kế của em thêm hoàn thiện

Em xin cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo hớng dẫn và các bạn tham khảo chơng trình quan lí đoàn viên này.