TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VŨ THỊ HUYỀN KIỂM SOÁT CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG (OCEANBANK) ĐỐI VỚI HỒ SƠ GIẢI NGÂN CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN CỦA CÁ[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI ĐỐI VỚI HỒ SƠ GIẢI NGÂN CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN CỦA CÁC CHI NHÁNH TRỰC THUỘC
Hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh ngân hàng thương mại
1.1.1 Khái niệm hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh ngân hàng thương mại
- Khái niệm chi nhánh trực thuộc ngân hàng thương mại
Theo Luật các tổ chức tín dụng của Quốc Hội (2017) thì “Ngân hàng thương mại là loại hình ngân hàng được thực hiện tất cả các hoạt động ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Luật này nhằm mục tiêu lợi nhuận” và “ Các hoạt động ngân hàng là việc kinh doanh, cung ứng thường xuyên một hoặc một số các nghiệp vụ sau đây: nhận tiền gửi, cấp tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán qua tài khoản”.
Theo Ngân hàng nhà nước (2013) quy định về mạng lưới hoạt động của ngân hàng thương mại thì “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc ngân hàng thương mại, hạch toán phụ thuộc, có con dấu, có nhiệm vụ thực hiện một hoặc một số chức năng của ngân hàng thương mại theo quy định của pháp luật”.
- Khái niệm hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân
Theo Ngân hàng nhà nước (2017) thì “Giải ngân cho vay là việc tổ chức tín dụng cho vay giao cho khách hàng một khoản tiền thông qua việc sử dụng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, bằng tiền mặt để thanh toán, chi trả cho bên thụ hưởng theo mục đích vay vốn ghi trong thỏa thuận cho vay” Đối tượng khách hàng cá nhân bao gồm cá nhân và hộ gia đình có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể.
Theo Chính phủ (2020) thì “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Từ những khái niệm trên có thể định nghĩa: Hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân là tập hợp những tài liệu, chứng từ khách hàng cần xuất trình khi đề nghị ngân hàng thương mại giải ngân, và tài liệu hình thành trong quá trình thẩm định, phê duyệt và quyết định giải ngân của ngân hàng thương mại.
1.1.2 Nội dung hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân
- Hồ sơ do khách hàng cung cấp:
+ Hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay
+ Các cam kết liên quan (cam kết chuyển doanh thu, cam kết trả nợ thay của bên thứ ba, cam kết không có tài khoản thanh toán tại các tổ chức tín dụng…)
- Hồ sơ do ngân hàng thương mại lập:
+ Thông báo duyệt vay, hợp đồng cho vay, hợp đồng bảo đảm cấp tín dụng + Tờ trình giải ngân
Kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
1.2.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
1.2.1.1 Khái niệm kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
Theo Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, Đỗ Thị Hải Hà (2015) thì “Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch”.
Từ khái niệm trên có thể định nghĩa: “Kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh trực thuộc là quá trình trụ sở chính ngân hàng thương mại thực hiện giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh các quy định đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh”
1.2.1.2 Mục tiêu kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
- Đảm bảo hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, quy định nội bộ của ngân hàng thương mại.
- Kịp thời phát hiện, cảnh báo rủi ro tiềm ẩn, ngăn chặn và đề xuất xử lý những vi phạm đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân.
- Thông qua hoạt động kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân, phát hiện những tồn tại, bất cập từ đó tham mưu cho Ban lãnh đạo ngân hàng sửa đổi bổ sung, hoàn thiện các quy định nội bộ của ngân hàng cũng như tham mưu cho các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định của pháp luật liên quan đến hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân.
Các mục tiêu trên được cụ thể hóa thông qua các chỉ số như sau:
- Tổng số hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân được kiểm soát/tổng số hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh.
- Số hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân bị phát hiện sai phạm/tổng số hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân được kiểm soát.
- Tỷ lệ nợ xấu đối với dư nợ cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc.
- Số kiến nghị với chi nhánh để khắc phục các sai phạm
- Số kiến nghị, đề xuất với lãnh đạo ngân hàng để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định nội bộ của ngân hàng liên quan đến hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân.
- Số kiến nghị, đề xuất với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định của pháp luật liên quan đến hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân.
1.2.2 Bộ máy kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
Bộ máy kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh trực thuộc bao gồm các thành phần sau:
- Chủ tịch Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên: Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của bộ máy kiểm soát.
- Tổng Giám đốc: Ban hành quy trình, hướng dẫn kiểm soát của ngân hàng thương mại đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc.
- Phó Tổng Giám đốc phụ trách mảng nghiệp vụ kiểm soát: giúp việc cho Tổng Giám đốc trong việc phụ trách hoạt động của bộ máy kiểm soát, ký ban hành các quyết định thành lập đoàn kiểm tra về hồ sơ cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc.
- Phòng nghiệp vụ kiểm soát: thực hiện nhiệm vụ kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc tại thời điểm trước giải ngân Phòng nghiệp vụ kiểm soát có thể ngồi tập trung tại Hội sở chính của ngân hàng thương mại hoặc đặt các bộ phận nghiệp vụ kiểm soát ngồi phân tán tại các chi nhánh Nhân sự của phòng nghiệp vụ kiểm soát gồm: Trưởng/phó phòng, kiểm soát viên, trưởng/phó/giám đốc/phó giám đốc bộ phận, các cán bộ.
- Phòng/ban kiểm soát nội bộ: thực hiện nhiệm vụ kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc tại thời điểm sau giải ngân Nhân sự của phòng/ban kiểm soát nội bộ gồm: Trưởng/phó phòng/ban, các cán bộ.
Khái quát về Oceanbank và hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
2.1 Khái quát về Oceanbank và hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
2.1.1 Khái quát về Oceanbank 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Oceanbank
Ngân hàng Đại Dương (Oceanbank) tiền thân là Ngân hàng thương mại cổ phần Nông thôn Hải Hưng, được thành lập năm 1993 Với mong muốn mở rộng mạng lưới, năm 2007 Ban lãnh đạo Ngân hàng làm thủ tục chuyển đổi loại hình hoạt động từ “Ngân hàng cổ phần nông thôn” sang “Ngân hàng cổ phần đô thị” và đổi tên thành Ngân hàng thương mại cổ phần Đại Dương với số vốn điều lệ 300 tỷ đồng Các mốc lịch sử của Oceanbank như sau:
Bảng 2.1 Các mốc lịch sử của Oceanbank
STT Mốc thời gian Nội dung
1 Năm 2007 Tăng vốn điều lệ từ 300 tỷ đồng lên 1.000 tỷ đồng.
Thành lập các chi nhánh: Sài Gòn, Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ninh và 18 phòng giao dịch.
2 Năm 2008 Vốn điều lệ tăng lên 2.000 tỷ đồng.
Thành lập 27 Phòng giao dịch và 2 Quỹ tiết kiệm
Chính thức đưa phần mềm Flexcube vào sử dụng.
3 Năm 2009 Ký thỏa thuận hợp tác toàn diện với Tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam
(PVN), PVN trở thành cổ đông chiến lược của OceanBank với tỷ lệ cổ phần sở hữu là 20%
Thành lập các chi nhánh: Vũng Tàu , Thăng Long, Vinh, Quảng Ngãi, CàMau và 12 phòng giao dịch.
4 Năm 2010 Vốn điều lệ tăng lên 3.500 tỷ đồng
Thành lập 7 chi nhánh, 12 phòng giao dịch và 5 quỹ tiết kiệm.
5 Năm 2011 Thành lập 6 chi nhánh: Nha Trang, Thanh Hóa, Thái Bình, Đồng Nai, Quy
Nhơn và Bình Dương, nâng số chi nhánh lên 21, số Phòng giao dịch và quỹ tiết kiệm đạt trên 100 điểm giao dịch trong cả nước
6 Năm 2012 Vốn điều lệ tăng lên 4.000 tỷ đồng
7 Năm 2015 Ngân hàng Nhà nước chính thức công bố quyết định mua lại Oceanbank vào ngày 6/5/2015, chuyển đổi từ Ngân hàng thương mại cổ phần thành Ngân hàng thương mại trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ.
8 Năm 2016 Xây dựng đề án tái cơ cấu trình ngân hàng Nhà nước.
9 Năm 2017 - nay Hoạt động hợp tác với đối tác trong nước và ngoài nước về đề án tái cơ cấu.
Nguồn: Khối nhân sự và quản trị văn phòng - Oceanbank Tầm nhìn của Oceanbank :
- Trở thành một ngân hàng được khách hàng tin tưởng và lựa chọn Luôn phục vụ khách hàng tận tâm với các sản phẩm có tính năng vượt trội, hồ sơ đơn giản, gọn nhẹ
- Trở thành đơn vị cung cấp các phương án tài chính tối ưu cho mọi đối tượng trong mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế
- Trở thành nơi làm việc mà mọi người lao đều muốn gắn bó, chia sẻ, phát triển bản thân, phát triển sự nghiệp, giá trị vật chất và tinh thần ngày càng nâng cao.
Giá trị cốt lõi của Oceanbank :
- Tin tưởng: Oceanbank mang tới cảm giác thân thuộc khi khách hàng, đối tác sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của Oceanbank với thái độ phục vụ tận tâm, chuyên nghiệp, luôn luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng.
- Cải tiến không ngừng: Oceanbank cung cấp các sản phẩm/dịch vụ phù hợp với mọi đối tượng khách hàng, nhiều giải pháp cụ thể, an toàn mang tính đột phá, quy trình cải tiến không ngừng theo hướng tinh giảm thủ tục, rút ngắn thời gian
- Khách hàng luôn là trọng tâm: Tạo ra không gian cởi mở, thân thiện khi tiếp đón khách hàng, khách hàng luôn được phục vụ chu đáo, tận tâm khi tới Oceanbank.
- Tinh thần trách nhiệm cao: Oceanbank cam kết thực hiện mọi hoạt động với tinh thần trách nhiệm cao nhất, đặt lợi ích của xã hội, người lao động, khách hàng đối tác lên trên lợi ích của Oceanbank Từ đó tạo tiền đề để Oceanbank chuyển mình, bứt phá, mang lại giá trị cho cộng đồng
2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Oceanbank
Oceanbank thực hiện xây dựng và tổ chức theo định hướng quản lý ngành dọc từ Trụ sở chính tới các Chi nhánh.
BAN ĐIỀU HÀNH ỦY BAN NHÂN SỰ ỦY BAN QUẢN LÝ
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
KIỂM TOÁN NỘI BỘ NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
KHỐI NGUỒN VỐN ĐẦU TƯ
KHỐI THA NH TOÁN QUÔC TẾ
KHỐI THẨ M ĐỊNH TÍN DỤNG
SỰ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔ NG TIN
BAN THÔ NG TIN TRUYỀ N THÔ NG
KHỐI QUẢN TRỊ RỦI RO
BAN ĐẠI DIỆ N MIỀ N NAM
HỘI ĐỒNG QUẢN LÝ VỐN
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Oceanbank.
Nguồn: Khối nhân sự và quản trị văn phòng- Oceanbank
Tại thời điểm 31/12/2021, Hội đồng thành viên của Oceanbank gồm có 01 chủ tịch và 04 thành viên, Ban kiểm soát có 01 Trưởng ban và 02 thành viên, Ban điều hành có 01 Tổng giám đốc, 05 Phó tổng giám đốc và 01 kế toán trưởng.
Hội đồng thành viên là cơ quan chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Oceanbank theo sự chỉ đạo, quản lý của Ngân hàng Nhà nước
Ban điều hành là cơ quan trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động củaOceanbank Tổng giám đốc phân công cho các Phó Tổng giám đốc để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc đảm bảo mọi hoạt động của Oceanbank đi đúng theo phương hướng đề ra và tuân thủ pháp luật.
Dưới Ban điều hành là các khối nghiệp vụ Mảng tín dụng Oceanbank có hai khối quản lý ngành dọc là khối Khách hàng doanh nghiệp và khối Ngân hàng bán lẻ Hai khối này trực tiếp hỗ trợ các chi nhánh thực hiện và triển khai các nghiệp vụ huy động và cấp tín dụng Khối Quản trị rủi ro, khối Tuân thủ, khối Thẩm định tín dụng, khối Quản lý nợ có vấn đề, khối Tài chính kế toán là các đơn vị hỗ trợ 2 khối Kinh doanh trong việc quản trị rủi ro và các hoạt động tác nghiệp tín dụng.
Oceanbank có 21 chi nhánh, 80 Phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh (bao gồm Phòng giao dịch đa năng, Phòng giao dịch cấp 1, Phòng giao dịch cấp 2) đặt tại
20 tỉnh thành trong nước, tại các Chi nhánh/Phòng giao dịch cơ cấu tổ chức bao gồm: Phòng/bộ phận KHBL, Phòng/bộ phận Khách hàng doanh nghiệp, Phòng/bộ phận Kế toán Kho quỹ, Phòng/bộ phận Hành chính.
Tổng cán bộ Oceanbank tại thời điểm 31.12.2021 là 2.184 người
2.1.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Oceanbank
+ Tình hình huy động vốn
Hoạt động huy động vốn là hoạt động vô cùng quan trọng, quyết định đến tổng tài sản có và tính thanh khoản của Ngân hàng thương mại, do đó Oceanbank luôn chú trọng áp dụng nhiều biện pháp để mở rộng thêm vốn huy động trong dân cư.
Bảng 2.2 Huy động vốn của Oceanbank giai đoạn 2019 - 2021 Đơn vị tính: tỷ đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Vay Ngân hàng nhà nước 3.000 3.000 3.000 Tiền gửi của tổ chức tín dụng khác 6 305 165 Tiền gửi của Tổ chức kinh tế 15.563 15.822 16.148 Tiền gửi của cá nhân 14.398 16.275 17.063
Nguồn: báo cáo tài chính các năm 2019, 2020, 2021 của Oceanbank
Như vậy, tổng lượng huy động vốn của Oceanbank đã có những bước chuyển biến nhất định, các chỉ tiêu huy động đều đã tăng trưởng
Tiền gửi của tổ chức kinh tế và tiền gửi cá nhân chiếm tỷ trọng lớn trong tổng huy động và tiền gửi cá nhân hàng năm tăng với tốc độ cao hơn tốc dộ tăng tiền gửi của tổ chức kinh tế năm 2020 tiền gửi cá nhân tăng 13.08%, năm 2021 tăng 4.84% trong khi tiền gửi của tổ chức kinh tế năm 2020 tăng 1.66% và năm 2021 tăng 2.06%.
Về huy động vốn theo loại tiền, tỷ trọng huy động VND chiếm tỷ trọng cao hơn rất nhiều so với ngoại tệ, năm 2019 là 89.81%, năm 2020 là 98.31% và năm
2021 là 98.61% Và huy động ngoại tệ giảm với tốc độ nhanh qua các năm, năm
Thực trạng kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
2.2.1 Thực trạng bộ máy kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc “
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
THẨM ĐỊNH TÍN DỤNG GIÁM ĐỐC KHỐI
20 BỘ PHẬN VẬN HÀNH TÍN DỤNG (Giá m đốc, phó giá m đốc Vận hành tín dụ ng và các chu yên viên vận hàn h tín d ụng)
PHÒNG VẬN HÀ NH TÍN DỤNG
HỘI SỞ (Trưởng ph òng, phó ph òng và các chuyên viê n V ận hành tín dụn g)
PHÒNG KIỂM SO ÁT NỘI B Ộ (Trưởng đo àn kiểm tr a, cán bộ kiểm tra)
Hình 2.2 Bộ máy kiểm soát của Oceanbank
Nguồn: Phòng Vận hành tín dụng và Phòng Kiểm soát nội bộ - Oceanbank
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kiểm soát Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh như sau:
- Chủ tịch Hội đồng thành viên: ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của các thành phần trong bộ máy kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc.
- Tổng Giám đốc: (1) Ban hành các hướng dẫn, quy trình kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc; (2) Phê duyệt kế hoạch kiểm tra đối với các chi nhánh định kỳ/đột xuất;
(3) Phê duyệt các đề xuất, kiến nghị của các Đoàn kiểm tra.
- 02 Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối Thẩm định tín dụng và Khối tuân thủ: Ký ban hành các quyết định thành lập Đoàn kiểm tra dựa trên kế hoạch kiểm tra đã được Tổng giám đốc phê duyệt.
+ Tuyến kiểm soát hồ sơ trước giải ngân:
- Giám đốc khối Thẩm định tín dụng: (1) Chỉ đạo quản lý ngành dọc đối với nghiệp vụ kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc; (2) Phê duyệt kết quả kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân có số tiền giải ngân trên 10 tỷ đồng
- Phòng Vận hành tín dụng Hội sở:
* Trưởng phòng Vận hành tín dụng Hội sở: (1) Quản lý tổ chức, tham mưu cho ban lãnh đạo đối với nghiệp vụ kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc (2) Phê duyệt kết quả kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân có số tiền giải ngân trên 5 tỷ đến 10 tỷ đồng.
* Phó phòng Vận hành tín dụng Hội sở: Phê duyệt kết quả kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân có số tiền giải ngân trên 5 tỷ đến 10 tỷ đồng.
* Chuyên viên VHTD HO: trực tiếp kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân có số tiền giải ngân trên 5 tỷ đồng.
- 20 bộ phận Vận hành tín dụng: trực thuộc phòng VHTD HO nhưng ngồi tại
20 chi nhánh, lương, thưởng, phụ cấp và các chế độ khác của cán bộ do Trụ sở chính chi trả theo Quy chế chi trả tiền lương trong hệ thống Oceanbank
* Giám đốc/phó giám đốc Vận hành tín dụng: (1) Phê duyệt kết quả kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân có số tiền giải ngân từ 5 tỷ đồng trở xuống (2) Kiểm soát báo cáo của cán bộ VHTD tại bộ phận đối với các hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân có số tiền giải ngân trên 5 tỷ đồng
* Chuyên viên VHTD tại bộ phận: trực tiếp kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân có số tiền giải ngân từ 5 tỷ đồng trở xuống
+ Tuyến kiểm soát hồ sơ sau giải ngân:
- Giám đốc khối Tuân thủ: (1) Chỉ đạo quản lý đối với nghiệp vụ kiểm soát sau hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc; (2) Xây dựng, trình kế hoạch đi kiểm tra các chi nhánh định kỳ/đột xuất
- Trưởng đoàn kiểm tra: là trưởng phòng/phó phòng kiểm soát nội bộ (1) Quản lý tổ chức, tham mưu cho ban lãnh đạo đối với nghiệp vụ kiểm soát sau hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc (1) Phê duyệt đề cương kiểm tra chi tiết tại các chi nhánh theo kế hoạch kiểm tra đã được phê duyệt;
(2) Thông qua kết quả kiểm tra của các cán bộ kiểm tra (3) Đề xuất, kiến nghị các giải pháp, chế tài phạt.
- Cán bộ kiểm tra là 1 hoặc 2 cán bộ phòng kiểm soát nội bộ (1) Thực hiện kiểm tra hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân thuộc danh sách kiểm tra của Đoàn kiểm tra (2) Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kiến nghị kiểm tra và báo cáo Ban lãnh đạo kết quả thực hiện kiến nghị.
Thống kê tình hình nhân lực bộ máy kiểm soát Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân giai đoạn 2019- 2021 như sau:
Bảng 2.6 Nhân lực bộ máy kiểm soát Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc giai đoạn 2019 – 2021 Đơn vị tính: người
STT Nội dung Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Phòng Kiểm soát nội bộ 4 3 3
2 Phân theo thâm niên công tác
STT Nội dung Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
4 Phân theo chuyên ngành tốt nghiệp
Ngành tài chính – ngân hàng 46 52 61
Nguồn: Khối nhân sự và quản trị văn phòng - Oceanbank
Mặc dù số lượng hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân phát sinh tăng nhiều nhưng số lượng nhân sự bộ máy kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc không tăng mà giảm trong 3 năm vừa qua nguyên nhân là do từ năm 2020 Oceanbank quản lý nhân sự theo từng phòng nghiệp vụ theo nguyên tắc tại mọi thời điểm không được vượt định biên phê duyệt từ năm 2018, do đó phòng VHTD HO và các bộ phận VHTD chỉ được tối đa 128 nhân sự
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ GIẢI NGÂN CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN CỦA CÁC CHI NHÁNH TRỰC THUỘC
Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh trực thuộc
Bước 5 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm tra
Sau khi kết thúc kiểm tra, các hồ sơ, tài liệu kiểm tra được lưu trữ theo quy định hiện hành của Oceanbank, bao gồm các tài liệu sau: Đề cương kiểm tra; Quyết định kiểm tra; Biên bản họp phân công công việc; Công văn đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ công tác kiểm tra; Danh sách hồ sơ kiểm tra; Báo cáo kết quả kiểm tra của các thành viên đoàn kiểm tra và các bằng chứng kèm theo; Biên bản kiểm tra; Báo cáo kiểm tra; Báo cáo tình hình thực hiện kiến nghị kiểm tra; Các tài liệu liên quan khác liên quan đến cuộc kiểm tra. Để đánh giá thực trạng nội dung và quy trình kiểm soát sau giải ngân của Oceanbank, tác giả đã tiến hành phỏng vấn Giám đốc khối Tuân thủ và Giám đốc chi nhánh Hải Dương Kết quả phỏng vấn thu được như sau:
Hộp 2.3 Kết quả phỏng vấn về thực trạng nội dung và quy trình kiểm soát sau giải ngân
Giám đốc khối Tuân thủ:
“Việc kiểm soát sau hồ sơ sau giải ngân cho vay là công việc quan trọng giúp phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn, để từ đó đưa ra cảnh báo cho hệ thống. Trong thời gian qua các Đoàn kiểm tra của Oceanbank đã phát huy hiệu quả vai trò của bộ máy kiểm soát khi đưa ra được nhiều kiến nghị hữu ích cho ban lãnh đạo ngân hàng và chi nhánh”.
Giám đốc chi nhánh Hải Dương:
“Trong 3 năm qua, Đoàn kiểm soát sau giải ngân của trụ sở chính đã thực hiện kiểm soát tại chi nhánh Hải Dương theo đúng quy trình và nội dung kiểm soát, góp phần giúp chi nhánh hoàn thiện hồ sơ của khách hàng Tuy nhiên, với tốc độ tăng trưởng nhanh như chi nhánh Hải Dương thì cần kiểm soát với tần suất nhiều hơn và chọn mẫu hồ sơ nhiều hơn”.
Nguồn: Tác giả phỏng vấn và tổng hợp
2.2.3 Thực trạng hình thức và công cụ kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
2.2.3.1 Hình thức kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc
Hiện tại, kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc thông qua hình thức trước giải ngân và sau giải ngân:
+ Kiểm soát trước giải ngân:
100% hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh phải chuyển qua phòng VHTD HO, bộ phận VHTD kiểm soát trước khi giải ngân, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của nội bộ Oceanbank thì bộ phận VHTD sẽ thực hiện giải ngân.
Trong giai đoạn 2019 – 2021 số liệu hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân đã được phòng VHTD HO, bộ phận VHTD kiểm soát trước giải ngân như sau:
Bảng 2.21 Số liệu hồ sơ kiểm soát trước giải ngân của Oceanbank giai đoạn 2019 – 2021
STT Tiêu chí Đơn vị tính Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Số lượng hồ sơ đã kiểm soát hồ sơ 10.318 13.354 17.947
2 Số lượng hồ sơ đã giải ngân hồ sơ 10.291 13.340 17.936
3 Tỷ lệ hồ sơ giải ngân trên hồ sơ kiểm soát % 99,74 99,89 99,94
4 Tổng số tiền đã kiểm soát tỷ đồng 8.617 7.863 8.576
5 Tổng số tiền giải ngân tỷ đồng 8.565 7.829 8.546
6 Tỷ lệ số tiền giải ngân trên số tiền kiểm soát % 99,39 99,57 99,65
Nguồn: phòng Vận hành tín dụng - Oceanbank
Số liệu từ 2019 đến 2021 cho thấy tỷ lệ số hồ sơ đủ điều kiện để giải ngân trên tổng số hồ sơ đã kiểm soát chiếm tỷ trọng cao và tăng dần qua các năm, năm
2019 là 99,74%, năm 2020 là 99,89% và 2021 gần như tuyệt đối là 99,94%.
Chi tiết số hồ sơ đã kiểm soát đủ điều kiện giải ngân và số hồ sơ bị từ chối giải ngân theo từng chi nhánh, từng mục đích vay được thể hiện ở Bảng 2.15 và Bảng 2.16.
+ Kiểm soát sau giải ngân:
Hoạt động kiểm soát hồ sơ sau giải ngân tại Oceanbank được thực hiện theo
2 hình thức kiểm soát định kỳ và kiểm soát đột xuất.
- Kiểm soát định kỳ theo kế hoạch: căn cứ kế hoạch kiểm tra hàng năm, phòng Kiểm soát nội bộ trình thành lập Đoàn kiểm tra và thực hiện kiểm soát hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc theo đề cương chương trình kiểm tra đã được xây dựng từ trước theo cơ chế nghiệp vụ quy định và theo kế hoạch đã được ban lãnh đạo ngân hàng phê duyệt
Bảng 2.22 Số liệu hồ sơ kiểm soát định kỳ sau giải ngân của Oceanbank giai đoạn 2019 – 2021 Đơn vị tính: hồ sơ
STT Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
4 Vay sản xuất kinh doanh 274 459 267
Nguồn: phòng Kiểm soát nội bộ -Oceanbank
Trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021 Oceanbank đã thực hiện kiểm soát sau định kỳ, hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh, tỷ trọng hồ sơ được chọn mẫu kiểm soát so với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân phát sinh trong năm 2019 là 5,6%, năm 2020 là 7% và năm 2021 là 3,8%, năm 2021 phòng Kiểm soát nội bộ thiếu nhân sự trầm trọng do cán bộ nghỉ việc, do làm việc luân phiên và hạn chế đi lại chính bởi vậy năm 2021 phòng Kiểm soát nội bộ chỉ thành lập 8 Đoàn kiểm tra để kiểm soát định kỳ hồ sơ giải ngân cho vay, số lượng Đoàn kiểm tra giảm so với năm 2019 và 2020, số Đoàn kiểm tra định kỳ của năm 2019 là 10 Đoàn kiểm tra và
- Kiểm soát đột xuất: căn cứ vào các vụ việc phát sinh đột xuất trong hoạt động cho vay khách hàng cá nhân của các chi nhánh trực thuộc, ban lãnh đạo ngân hàng chỉ đạo thành lập Đoàn kiểm tra đột xuất để thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân nhằm phát hiện và ngăn chặn các rủi ro tiềm ẩn.
Bảng 2.23 Số liệu hồ sơ kiểm soát đột xuất sau giải ngân của Oceanbank giai đoạn 2019 – 2021 Đơn vị tính: hồ sơ
STT Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
4 Vay sản xuất kinh doanh - 55 35
Nguồn: phòng Kiểm soát nội bộ - Oceanbank
Trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021 Oceanbank đã thực hiện thành lập
4 đoàn kiểm tra đột xuất tại chi nhánh Hà Nội (2 đoàn), chi nhánh Thái Bình (1 đoàn) và chi nhánh Vũng Tàu (1 đoàn) do chi nhánh Hà Nội và Thái Bình có đơn kiện của khách hàng liên quan đến cho vay khách hàng cá nhân và chi nhánh Vũng Tàu thời điểm tháng 7/2021 do phát sinh đột biến nợ quá hạn đối với mục đích vay sản xuất kinh doanh. Để đánh giá thực trạng hình thức kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh trực thuộc, tác giả đã tiến hành phỏng vấn Giám đốc khối Tuân thủ và Giám đốc chi nhánh Hải dương Kết quả phỏng vấn thu được như sau:
Hộp 2.4 Kết quả phỏng vấn về thực trạng hình thức kiểm soát của Oceanbank đối với hồ sơ giải ngân cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh trực thuộc
Giám đốc khối Tuân thủ:
“Việc kiểm soát trước giải ngân đối với 100% hồ sơ giải ngân phát sinh góp phần rất lớn giúp hoàn thiện hồ sơ giải ngân cho vay của các chi nhánh.
Kiểm tra định kỳ tại các chi nhánh hiện nay đang được thực hiện luân phiên
2 năm 1 lần do nhân sự phòng Kiểm soát nội bộ hiện đã nghỉ việc nhiều và nay chỉ có 2 cán bộ có kinh nghiệm về tín dụng
Khối Tuân thủ đã có kế hoạch xây dựng quy trình, hướng dẫn và công cụ hỗ trợ để triển khai thực hiện kiểm soát từ xa trong thời gian tới”.
Giám đốc chi nhánh Hải Dương: