LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại phát triển như hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh là việc không thể thiếu nếu như các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường Hiện nay, có rấ[.]
lOMoARcPSD|2935381 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại phát triển nay, việc ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh việc thiếu doanh nghiệp muốn tồn đứng vững thị trường Hiện nay, có nhiều câu hỏi thể băn khoăn doanh nghiệp việc ứng dụng Hệ thống CNTT phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh thân doanh nghiệp Trên giới nay, có nhiều doanh nghiệp triển khai sử dụng mơ hình ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, lĩnh vực chủ yếu: sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ ERP (Enterprise resource planning) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đánh giá cao việc phát triển khả cạnh tranh cách hiệu lĩnh vực có nhiều tiềm Theo nghiên cứu Meta Group (Công ty tư vấn công nghệ hang đầu Thế giới Gartner – Hoa Kỳ) 60 cơng t chi phí trung bình cho dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân cơng, tư phần cứng 15 triệu USD Mặc dù, thấy dự án ERP phức tạp đắt tiền triển khai phù hợp, hệ thống ERP giúp cho DN tiết kiệm trung bình năm 1,8 triệu USD Vì vậy, việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp hữu ích; đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam phát triển hội nhập Bài tiểu luận: “Thực trạng triển khai nhận xét ứng dụng mơ hình Hệ thống hoạch định nguồn lực - ERP Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam” chia thành phần: Phần I:Tóm tắt lý thuyết Hệ thống hoạch định nguồn lực - ERP Phần II: Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai nhận xét hệ thống ERP Công ty Sữa Việt Nam - Vinamilk Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 I: TÓM TẮT LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP 1.1 Lịch sử đời phát triển ERP: Khái niệm ERP xuất từ năm 60 kỷ XX, lúc ERP đóng vai trị hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Qua thực tiễn, hệ thống ERP ngày hồn thiện chức vai trị hệ thống quản lý doanh nghiệp với giai đoạn Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requiements Planning) Ra đời với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể tìm phương pháp xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu cách tốt Giai đoạn 2: Closed-loop MRP Ngoài nhiệ vụ giai đoạn 1, hệ thống cung cấp công cụ nhằm độ ưu tiên khả cung ứng nguyên vật liệu Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII) Hoạch định cho sản xuất kết trực mở rộng giai đoạn ClosedLoop MRP Đây phương thức hoạch định tài nguyên công ty, nhà máy sản xuất có hiệu Ở giai đoạn hệ thống việc hoạch định tới đơn vị,lập kế hoạch tài có khả mơ khả cung ứng nhằm trả lời câu hỏi : sẽ… nếu” Hệ thống có nhiều chức liên kết với chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả cung ứng hỗ trợ thực khả cung ứng nguyên vật liệu Kết chức tích hợp thể qua báo cáo tài kế hoạch kinh doanh, báo cáo cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,… Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp Enterprise Resource Planning (ERP) Đây giai đoạn cuối trình phát triển ERP Về ERP giống quy trình kinh doanh phạm vi ngày rộng lớn hơn, quản lí hiệu doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phịng ban Hệ thống tài tích hợp chặt chẽ Các cơng cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 trợ công ty kinh doanh đa quốc gia, … Mục tiêu ERP: Giảm chi phí đạt hiệu kinh doanh thơng qua tích hợp quy trình nghiệp vụ Tại Việt Nam, ERP xuất muộn so với Thế giới đến năm 2000, sản phẩm ERP SAP, Oracle, Dynamic bắt đầu giới thiệu đến doanh nghiệp Việt Nam 1.2 Khái niệm ERP: Ý nghĩa E, R P thuật ngữ ERP E: Interprise (Doanh nghiệp) R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên phần mềm, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà truy cập sử dụng Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên P: Planning (Hoạch định), kế hoạch khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Theo Travis Anderegg (2000): Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) thuật ngữ dùng liên đến đến loạt hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, bằn cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lâp chất hệ thống ERP, chúng kết nôi với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: * Kế tốn: Phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP * Mua hàng Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 * Kho * Sản xuất * Bán hàng * Quản lý nhân tính lương * Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, công chúng Các phần mềm ERP xây dựng thường hợp thông lệ tốt nhiều hoạt động tác nghiệp khác cơng ty Do đó, cơng ty dễ dàng áp dụng thông lệ tốt thông qua việc cài đặt hệ thống ERP Thành phần ERP Hệ thống ERP thiết kế theo kiểu phân hệ Những phân hệ chức chia thích hợp với hoạt động kinh doanh chuyên biệt tài kế tốn, sản xuất phân phối Những phân hệ khác thêm vào hệ thống lõi Financials – Kế tốn tài Oracle cung cấp cho doanh nghiệp tồn tranh tình hình tài minh cho phép kiểm sốt tòan giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thơng tin tính minh bạch báo cáo tài từ độ tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp đóng sổ cuối kì nhanh hơn, định xác dựa số liệu tức hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp Các phân hệ Oracle Financials General Legder, Account Receipables, Account Payables, Assets… Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 Procurement – Quản lí mua hàng Oracle Procurement gồm phân hệ thiết kế nhằm quản lí hiệu việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng phức tạp Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lí u cầu mau sắm tịan doanh nghiệp, cơng tác mua sắm, quản lý lựa chọn nhà cung cấp Các phân hệ quản lí mau sắm gồm: Purchasing Intelligence, iProcurementm, Sourcing, iSupplier Portal Logistics- Cung ứng Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tịan quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển trả lại hàng cho phân hệ Inventory Management, Mobile Supply Chain, Supply Chain Intelligence, Transportation, Warehouse Management,… Oracle Fulfillment – Quản lí bán hàng Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí quy trình bán hàng mềm dỏe, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả thực hạn đơn hàng khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm chi phí bán hàng gồm Oracle Management, configurator, Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence… Manufacturing – Quản lí sản xuất Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối Hỗ trợ mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete Manufacturing) mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing), Oracle Manufacturing giúp cải tiến kiểm sốt quy trình sản xuất tốt Các phân hệ Quản lí sản xuất MDS, MPS, MRP, BOM/Formula, WIP,… Human Resources – Quản Trị nhân Các phân hệ Quản trị nhân Oracle giúp doanh nghiệp quản lý hiệu nguồn nhân lực Oracle cung cấp cơng cụ để gắn người lao động với mục tiêu tổ chức, hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…Các phân hệ gồm Human Resources, Payroll, Trianning Administration, Self-service HR, HR Intelligence, Time & Labor, Advance Benefits, iLearning, iRecruitment Project – Quản lý dự án Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thơng tin phù hợp cho người lien quan, từ doanh nghiệp điều phối dự án Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 nhịp nhàng, tối ưu hóa việc dụng nguồn lực, định kịp thời Các phân hệ gồm Projects Billing, Projects Costing, Project Intelligence, Project Resource Mgmt, Project Contracts, Project Collaboration… Planning & Schedule – Lập kế hoạch Oracle Planning & Scheduling gồm phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng kế hoạch sản xuất Các phân hệ gồm Supply Chain Planning, Adv Supply Chain Planning, Demand Planning, Global Order Promising, Mfg.Scheduling, Inventory Optimization, Collaborative Planning, Supply Chain Intelligence Intelligence – Báo Cáo Phân Tích Oracle E-Business Intelligence ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại thơng tin kịp thời, xác cho cấp lãnh đạo, cán quản lý vá tác nghiệp Oracle E-Business Intelligence đựơv tích hợp sẵn giải pháp Oracle nên giảm thiểu đáng kể công sức triển khai Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management OracleMaintenance, Repair, and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động việc lên kế hoạch thực tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Cơng tác tu, bảo dưỡng thực tốt giúp tăng tuổi thọ tài sản, đãm bảo tính an tồn độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị Ngoài phân hệ ERP trên, doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng) 1.3 Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP Cơ sở hạ tầng thông tin mạng , băng thông rộng, mạng LAN tin cậy tính tương hợp mạng Mạng LAN phải có nơi dặt máy chủ tập trung điều kiện địa bàn phân tán Phần cứng máy chủ, phần cứng máy tính phải nâng cấp để chạy ERP Trình độ đội ngũ nhân viên, nguồn nhân lực HRS Sự cam kết lãnh đạo cấp cao doanh nghiệp thời gian tiền bạc Cam kết trì hoạt động thủ cơng sử dụng hệ thống lưu ERP, phục vụ cho mục đích kiểm sốt Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến mơ hình ERP Yếu tố nguồn nhân lực: Nhân viên có lực nghiệp vụ cụ thể, cấp lãnh đạo có tầm nhìn rộng quy trình Yếu tố quy trình: Thực khảo sát, mơ tả trình nghiệp vụ doanh nghiệp để chuẩn hóa, thích ứng với quy trình chuẩn ERP đưa Yếu tố công nghệ: Lựa chọn ERP đáp ứng yêu cầu quy trình chuẩn, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ doanh nghiệp 3-5 năm, có khả thích ứng tảng phần cứng hệ điều hành phổ biến, tương thích với hạ tầng CNTT nhân lực sẵn có doanh nghiệp Có cam kết hỗ trợ ký thuật từ nhà cung cấp Yếu tố ngân sách: Lựa chọn mơ hình ERP có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp 3-5 năm mà đáp ứng lực khoản ngân sach đầu tư Thực phân tích, đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm tức đầu tư vào hệ thống ERP 1.5 Ưu – Nhược điểm ERP 1.5.1 Ưu điểm : - Tích hợp tồn ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhất, tự động hố quy trình quản lý - Việc triển khai thành cơng ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài - Thay đổi cấu tổ chức, quy trình quản lý, tảng cơng nghệ lực kinh doanh - Được thiết kế dựa quy trình nghiệp vụ xun chức cải thiện tình hình báo cáo quản lý định 1.5.2 Nhược điểm : - Chi phí đầu tư cho gói phần mềm hồn chỉnh cao - Thay đổi phương thức hoạt động doanh nghiệp - Khi hệ thống trở nên lạc hậu việc thay khó khăn tốn - Khuyến khích hình thức quản lý tập trung Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT ERP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM - VINAMILK 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK VIỆT NAM 2.1.1 Giới thiệu công ty cổ phần sữa Vinamilk Việt Nam: Tên giao dịch tiếng anh : Vietnam Dairy Products Joint Stock Company Giấy CNĐKKD số 0300588569 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 24/10/1998 Trụ sở chính: 10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: (085) 155 555 Fax: (085) 161 230 E-mail: vinamilk@vinamilk.com.vn Webside: www.vinamilk.com.vn Vốn điều lệ: 1.590 tỷ VND Giấy phép niêm yết số 42/GPNY Chủ tịch Uỷ Ban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 28/12/2004 Tên cổ phiếu: Cổ phiếu Công ty cổ phần Sữa Việt Nam Mã cổ phiếu: VNM Số lượng cổ phiếu: 159.000.000 cổ phần Mệnh giá cổ phiếu: 10.000 VND Nơi niêm yết: Sàn giao dịch chứng khốn thành phố Hồ Chí Minh (HOSE) 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh Sản xuất kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡ ng sản phẩm từ sữa khác Sản xuất kinh doanh bánh, sữa đậu nành nước giải khát Kinh doanh thực phẩm công nghệ , thiết bị phụ tùng, vật tư , hoá chất nguyên liệu Kinh doanh ngành nghề khác phù hợp với quy định Pháp luật Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 Sản xuất kinh doanh bao bì In bao bì Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa (trừ tái chế phế thải nhựa) 2.1.3 Định hướng phát triển tương lai: Nhiệm vụ chức năng: Sản xuất phân phối sản phẩm từ sữa Định hướng phát triển: Mục tiêu Cơng ty tối đa hóa giá trị cổ đông theo đuổi chiến lược phát triển kinh doanh dựa yếu tố chủ lực sau: • Mở rộng thị phần thị trường thị trường mới; • Phát triển tồn diện danh mục sản phẩm sữa nhằm hướng tới lực lượng tiêu thụ rộng lớn đồng thời mở rộng sang sản phẩm giá trị cộng thêm có tỷ suất lợi nhuận lớn hơn; • Phát triển dịng sản phẩm nhằm thỏa mãn nhiều thị hiếu tiêu dùng khác nhau; • Xây dựng thương hiệu; • Tiếp tục nâng cao quản lý hệ thống cung cấp; • Phát triển nguồn nguyên liệu để đảm bảo nguồn cung sữa tươi ổn định tin cậy Tầm nhìn “Trở thành biểu tượng niềm tin số Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người “ Sứ mệnh “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng trân trọng, tình u trách nhiệm cao với sống người xã hội” Giá trị cốt lõi Chính trực Liêm chính, Trung thực ứng xử tất giao dịch Tôn trọng Tôn trọng thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác Hợp tác tôn trọng Trang Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 Công Công với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp bên liên quan khác Tuân thủ Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử quy chế, sách, quy định Công ty Đạo đức Tôn trọng tiêu chuẩn thiết lập hành động cách đạo đức Hoạt động công ty 2.2 THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY VINAMILK TRƯỚC KHI TRIỂN KHAI ERP: Trong năm 2012 -2015, hoạt động quản lý kinh doanh Lazada sử dụng phần mềm ứng dụng cũ OMS hay công cụ thủ công Excel để phục vụ vào công tác quản lý, ảnh hướng trực tiếp đến hoạt động ngoanh nghiệp Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn sử dụng cơng cụ Excel thủ công, điều ảnh hưởng nhiều việc ghi chép, hạch tốn, việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất Nếu áp dụng phần mềm quản lý rời rạc phòng ban sử dụng phần mềm quản lý khác nhau, cần chuyển liệu phòng ban, người sử dụng phải thực cách thủ công Điều dẫn đến suất làm việc thấp, liệu khơng đồng bộ, bị thất khó kiểm sốt phần mềm khơng hiểu Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phú chưa đồng bộ, dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho Quy trình xử lý hạch tốn kế tốn - tài khơng ngoại lệ, việc ghi chép, hạch tốn, báo cáo tài - kế tốn gặp nhiều khó khăn q trình tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhanh kết hoạt dộng kinh doanh, sản xuất, tài dẫn đến định quản trị khả xác kịp thời Mặt khác, việc kiểm tra liệu kế toán, tổng hợp số liệu làm báo cáo hợp phức tạp ảnh hưởng đến tính xác, đầy đủ, kịp thời; chồng chéo cơng việc nhân viên khơng có kế thừa liệu phận, gây lãng phí thời gian nguồn lực Kế tốn thủ cơng hay sử dụng excel thường mặc phải sai sót q trình tính tốn hay hạch tốn, việc kiểm sốt lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn, khả hỗ trợ định hạch toán thấp Trang 10 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 Với mơ hình hoạt động kinh doanh Lazada thời điểm đó, hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp chưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến lược doanh nghiệp Từ lý trên, nhà quản lý Lazada tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu với việc áp dụng mơ hình ERP 2.3 HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY SAU KHI ÁP DỤNG ERP: 2.3.1 Thực trạng việc triển khai ERP Lazada: Để đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường, thời gian qua Lazada không ngừng đổi công nghệ, đầu tư sở hạ tầng, máy móc thiết bị đại, nâng cao cơng tác quản lý chất lượng sản phẩm đóng gói, thời gian giao hang đến khách hàng Tỷ lệ đơn hàng so với sàn thương mại Lazada chiếm 45% thị phần ngành thương mại điện tử nước đơn hàng quốc tế Vì mà quy trình nhập hàng đóng gói, vận chuyển hàng hóa máy tổ chức Lazada vơ phức tạp 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ: Năm 2015, để cạnh tranh dịch vụ Logistics, Lazada tách phận giao nhận hàng hóa phát triển thành đơn vị độc lâp mang tên Lazada Express 2015 bắt đầu triển khai hệ thống quản lý phân loại hàng hóa Bên cạnh đó, Lazada thừa hưởng tảng CNTT từ công ty mẹ Alibaba xây dựng ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP-Dabao nâng cấp để sử dụng riêng, phần mềm SAP CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng) FBI (Hệ thống thông tin báo cáo) Từ kinh nghiệm áp dụng phần mềm trên, Vinamilk không ngừng cải thiện, nâng cao tính thực tế phần mềm Hế thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai từ 2015 bao gồm phân hệ chính: quản lý nhập- xuất hàng, quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý vật tư phân tích kết hoạt động vận hành, phân tích kết quản động kinh doanh 2.3.1.2 Thực trạng sở hạ tầng CNTT: *Ứng dụng ERP trình phân phối Để quản lý trình phân phối sản xuất kinh doanh ln tốn nan giải doanh nghiệp Quản lý tốt q trình này, khơng giúp q trình cung cấp sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp trở nên linh hoạt, mở rộng thị trường mà giúp người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp cách dễ dàng, góp phần tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Vinamilk ứng dụng đồnh thời giải pháp ERP quốc tế, SAP Microsoft, để làm chủ tích hợp giải pháp này, doanh nghiệp có thay đổi tích cực Trang 11 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 Thay đổi quy trình phân phối: Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam tiên phong việc áp dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) SAP Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP-CRM, doanh nghiệp mơng muốn có công cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng lưới phân phối sản phẩm công ty nước kết nối thơng tin với trung tâm hai trường hợp online offline Thông tin tập trung giúp giúp nhà quản lý đưa xử lý kịp thời để hỗ trợ xác việc lập kế hoạch Việc thu thập quản lý thông tin bán hàng đại lý đáp ứng kịp thời, mang lại hài lòng cho khách hàng cấp độ tốt Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence - BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối kết nối trực tuyến vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm PPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Csc nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhập thơng tin Q trình hỗ trợ nhân viên nâng cao tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị thường nhờ sử dụng thông tin chia sẻ, cập nhật qua hệ thống Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin Vinamilk, hệ thống áp ứng yêu cầu dặt công ty xây dựng án Từ tháng 7/2008 toàn hệ thống nhà phân phối đại lý triển khai vận hành ứng dụng ERP kế toán Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP - CRM trung tâm sở liệu tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di dộng từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ, … nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xsac Hệ thống SAP xây dựng dựa tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng racle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hoejp thành hệ thống Business Warehouse BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh giúp ban lãnh đạo có Trang 12 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh tồn quốc 2.3.1.3 Thực trạng quy trình: Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp 15/03/2005 Công việc chuyển giao cơng nghệ diễn tồn hệ thống với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở Tp HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua nhiều giai đoạn Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa sử dụng ERP nên làm phát sinh hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk cịn tiệp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thông tin BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo trình Vinamilk Thực việc khảo sát mơ tả quy trình Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 thành viên chia thành nhiều nhóm: Nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ trợ Solomon Quy trình triển khai ERP tuân theo quy trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất – thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, cơng ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Giữa tháng 7/2013, bà Mai Kiều Liên – Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam VINAMILK ông Nguyễn Tuấn Hùng – Phó Tổng giám đốc FPT IS đại diện hai bên ký kết hợp đồng cung cấp Dịch vụ triển khai nâng cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle cho VINAMILK Theo đó, FPT IS nâng cấp hệ thống Oracle R11 lên R12 triển khai thêm hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo Dự án nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị, nâng cao tầm kiểm soát cho VINAMILK, tận dụng tối đa hiệu hệ thống 2.3.1.4 Thực trạng nhân lực: Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Trang 13 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời 2.3.1.5 Thực trạng ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Cịn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đôla Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) 2.3.2 Nhận xét việc triển khai ERP Vinamilk: 2.3.2.1 Lợi ích, thành cơng đạt được: Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài – kế toán thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Bà Trang (Phó giám đốc công ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình Trang 14 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA 2.3.2.2 Một số hạn chế: Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư 2.4 KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI 2.4.1 Khó khăn: Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ứng Pythis cho tồn q trình ERP Vinamilk chưa đủ Có thể thấy, nhà cung cấp hàng đầu nguồn nhân lực, công nghệ lực Pythis có hạn Tầm Pythis đối tác chiến lược Oracle Việt Nam để hoàn toàn phát huy hết khả Oracle doanh nghiệp lớn Vinamilk chưa thể Do đó, Vinamilk mua giải pháp phần mềm Oracle SAP để hoàn thiện khả quản lý công nghệ mức cao Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp Oracle cho lực quản lý lõi riêng CRM ( Customer Relationship Management ) SAP để củng cố khả quản lý khách hàng mức cao Ở mức đó, chức ERP Oracle mảng CRM chưa phát huy, phần lực, nhân lực không đủ (mà nguyên nhân Pythis) điều khiến cho chi phí dành cho ERP Vinamilk lại bị đội lên lần Đồng thời, khả đồng hóa cho qua trình quản lý giải pháp bị giảm đáng kể Những số liệu từ khách hàng nhà cung cấp đưa vào thông qua hệ thống nhập tay từ nhân viên nghiệp vụ nhận chứng từ nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ thiếu xác Trang 15 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 Chi phí để đầu tư cho ERP để đưa vào hoạt động hồn chỉnh tương đối lớn khơng lực phần cứng, phần mềm lực người Hệ thống phần cứng cần đầu tư lớn để có khả chạy tất module Hệ thống phần mềm cần thường xuyên phải cập nhật phiên dùng cho việc quản lý cách hiệu Khi hệ thống phần cứng phần mềm mua vấn đề khác cần nhắc đến vấn đề quan trọng, then chốt Đó lực, nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Việc đầu tư cho nhân lực khơng phải hai mà cịn trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP khơng phải đầu tư cho sở hạ tầng mà phải trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực khơng phải am hiểu tình hình chung Vinamilk mà cịn phải đủ khả vận hành hệ thống Muốn Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống thêm vào đưa nhân viên thực hành hệ thống thật để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt hiệu cao sử dụng hệ thống Phần triển khai CRM distribution cho vendor module khác hẳn module core central mà Vinamilk mua Nghiệp vụ vươn để kiểm soát thị trường, kiểm soát lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh đối thủ Điều xa lạ với nhân viên nhà tư vấn triển khai ERP thơng thường Ngồi ra, điểm đặc biệt Vinamilk công ty ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft Do đó, làm cách để kết hợp giải pháp cách thách thức 2.4.2 Lý thành công: Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đến Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự án Đội ngũ CNTT Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc quy củ Ngồi ra, dự án cịn hỗ trợ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề khơng quan trọng, đồng thời ln ln có người đứng giải vấn đề phát sinh Kết luận Hiện ứng dụng ERP không thách thức doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống quản trị tổng thể nguồn lực (ERP) coi "cây đũa Trang 16 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com) lOMoARcPSD|2935381 thần" quản lý doanh nghiệp ERP ứng dụng nhiều tổ chức, doanh nghiệp với hiệu cao Trong việc áp dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu cơng nghệ; thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Do vậy, muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đạo lực quản lý thay đổi mà ERP yêu cầu Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn Trang 17 Downloaded by EBOOKBKMT VMTC (nguyenphihung1009@gmail.com)