mở đầu Kế toán công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động quản lý đà xuất với hình thành đời sống kinh tế xà hội, loài ngời Đây công việc đòi hỏi chi tiết, rõ ràng độ xác cao Cùng với phát triển loài ngời, hoạt động sản xuất kinh doanh ngày phát triển mở rộng không ngừng, đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến công tác quản lý Chuyển sang kinh tế thị trờng mục tiêu doanh nghiệp thực bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo hạch toán vốn kinh doanh có lÃi, số lÃi có đợc doanh thu lớn chi phí, chi phí lÃi nhiều ngợc lại Chính chi phí sản xuất sản phẩm mối quan tâm doanh nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất đợc coi chìa khoá mở cánh cửa tăng trởng phát triển Để đạt đợc mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến yếu tố đầu vào sản xuất Một yếu tố đầu vào sản xuất nguyên vật liệu Nó đóng vai trò quan träng lín tõ 70-80% toµn bé chi phÝ cđa doanh nghiƯp Sù biÕn ®éng vỊ chi phÝ vËt liƯu làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm làm ảnh hởng đến lợi nhuận Vì việc tổ chức hạch toán thiếu đợc phải đảm bảo yêu cầu công tác hạch toán xác, kịp thời toàn diện Có nh kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn tợng lÃng phí sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Qua tìm hiểu công tác kế toán xí nghiệp in Lao Động Xà Hội (ngõ Hoà Bình Minh Khai Hà Nội), em thực thấy đợc tầm quan trọng công tác kế toán vật liệu công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung xí nghiệp nói riêng Trên sở kiến thức có đợc với giúp đỡ PGS TS Nguyễn Văn Công, em đà chọn chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu xí nghiệp In Lao Động Xà hội Ngoài phần mở đầu kết luận, kết cấu báo cáo gồm ba phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu xí nghiệp In LĐ XH Phần III: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu xí nghiệp In LĐ XH Vì khả thời gian có hạn nên chuyên đề chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong xin chân thành cảm ơn góp ý thầy cô giáo cô phòng kế toán xí nghiệp phần I vấn đề lý luận hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất I Khái niệm, đặc điểm phân loại tính giá NVL doanh nghiệp sản xuất Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu (NVL) đối tợng lao động, ba yếu tố trình sản xuất, sở vật chất cấu thành nên thể thức sản phẩm NVL có đặc điểm riêng khác với loại sản phẩm khác doanh nghiệp là: trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn chuyển toàn giá trị lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ NVL loại tài sản sản xuất thờng xuyên biến động, doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua NVL dự trữ để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nhu cầu sử dụng NVL khác doanh nghiệp Mặt khác, doanh nghiệp sản xuất chi phÝ NVL thêng chiÕm tû träng lín toµn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Do vậy, tăng cờng công tác quản lý hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL tài sản dự trữ tồn kho doanh nghiệp, lợng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, kèm với chi phí bảo quản, bốc dỡ Do vậy, ban quản lý không xây dựng tỷ lệ vốn đầu t hợp lý gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ ít, sản xuất lâm vào tình trạng ngừng trệ giảm tiến độ Khi doanh thu mà phải trả khoản chi phí cố định nh khấu hao, bảo dỡng máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy gây lỗ Nếu dự trữ nhiều, chi phí cho hàng chi phí liên quan (nh bến bÃi, kho dự trữ ) tăng không cần thiết Điều gây thất thoát thiÕu hơt vèn Nh vËy, viƯc x©y dùng mét tû lệ NVL hợp lý tiêu chí đánh giá khả lÃnh đạo nhà quản trị Nếu thực đợc tạo đợc khả tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động khỏi lĩnh vực Việc nghiên cứu để đa tỷ lƯ NVL thÝch hỵp võa cã lỵi vỊ chi phÝ mua, vừa đảm bảo chất lợng đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất có biến động lớn bất ngờ Phân loại NVL Trong doanh nghiệp, tính chất đặc thù sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác bao gåm nhiỊu lo¹i, thø víi néi dung kinh tÕ, công dụng, tính lý hoá học yêu cầu quản lý khác Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý hạch toán NVL đảm bảo sử dụng có hiệu nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh cần thiết phải tiến hành phân loại NVL theo tiêu thức thích hợp Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, lực nơi, phận mà có cách phân loại khác nhau, dựa đặc tr ng khác Căn vào nội dung kinh tế vai trò, chức NVL trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành loại sau: - Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm Vì vậy, khái niệm NVL gắn liền với tõng doanh nghiƯp s¶n xt thĨ NVL chÝnh cịng bao gồm giá bán thành phẩm mua với mục đích tiếp tục trình sản xuất chế tạo sản phẩm Đối với doanh nghiệp in ấn NVL chiếm tỷ trọng lớn tổng giá trị sản lợng (khoảng 70%-80%) - Nguyên vật liệu phụ: vật liệu tham gia vào trình sản xuất không cấu thành thực thể sản phẩm mà có tác dụng phụ trợ, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu để làm tăng chất lợng sản phẩm phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm nh loại bao bì, vật liệu đóng gói - Nhiên liệu: loại dùng để cung cấp nhiệt lợng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện máy móc hoạt động trình sản xuất kinh doanh Nhiên liệu chất rắn (than, củi ) chất lỏng (xăng, dầu ) chất khí (hơi đốt, ga ) - Phụ tùng thay thế: loại vật t dùng để sửa chữa thay máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: loại vật liệu thiết bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí cụ, vật kết cấu - Phế liệu: loại vật liệu bị loại trình sản xuất nh giấy vụn phế liệu thu hồi trình lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết doanh nghiệp mà loại vật liệu đợc chia thành nhóm, thứ cách chi tiết Đánh giá NVL Đánh giá NVL dùng thớc đo tiền tệ để biểu giá trị chúng theo nguyên tắc định Đánh giá NVL theo giá thực tế Về nguyên tắc NVL phải đợc đánh gi¸ theo thùc tÕ bao gåm gi¸ mua, céng víi chi phÝ thu mua, vËn chun, t theo doanh nghiƯp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ Đối với sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào thực tế thuế GTGT đầu vào Đối với sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp GTGT sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị NVL mua vào tổng giá toán (bao gồm thuế GTGT đầu vào) - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Đối với NVL mua nhập kho: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua hoá đơn (giá cha có thuế) + Các loại thuế không đợc hoàn lại + Các chi phí thu mua thực tế - Các khoản giảm giá Giá tính thuế GTGT vật liệu nhập giá nhập cửa (CIF) cộng (+) th nhËp khÈu - §èi víi NVL tù gia công chế biến nhập kho: Trị giá thực tế NVL nhËp kho Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt khoChi phÝ gia công chế biến = + - Đối với NVL thuê gia công chế biến nhập kho: Giá thực tế NVL xuất Chi kho phí thuê chế biến chếphải biếntrả cho ngChi ời chế phíbiến vận chuyển Trị giá thùc tÕ NVL nhËp= kho + + ®i vỊ - §èi víi NVL nhËn gãp vèn liªn doanh, vèn cỉ phần thu hồi lại vốn góp giá thực tế NVL giá hội đồng liên doanh đánh giá chấp nhận - Đối với NVL đợc cấp cấp, đợc biếu tặng hay viện trợ Trị giá thực tế VL nhập kho Giá trị thị trờng tơng Các đơng chi phí liên quan đến việc tiếp nhËn = + - §èi víi phÕ liƯu thu håi giá trị thực tế NVL nhập kho đợc xác định theo giá ớc tính, giá sử dụng đợc bán đợc Đánh giá NVL theo giá trị thực tế sở để tính toán, phân bổ xác chi tiết thực tế NVL vào đối tợng sử dụng để tính xác giá thành sản phẩm Giá thực tế NVL xuất kho Đối với NVL xuất dùng kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ kế toán sử dụng phơng pháp sau: Phơng pháp giá thực tế đích danh: Phơng pháp thờng đợc áp dụng với loại NVL có giá trị cao, loại vật t đặc trng Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo lô hàng, lần nhập số lợng xuất kho theo lần Ưu điểm phơng pháp theo dõi xác giá lúc nhập lúc xuất Tuy nhiên có nhợc điểm khó theo dõi nhiều mặt hàng công việc kế toán chi tiết phức tạp Vì nên áp dụng ph ơng pháp doanh nghiệp có mặt hàng, loại NVL có giá trị cao, đồng thời kế toán NVL có tính khoa học trình độ cao Phơng pháp tính theo giá nhập trớc xuất trớc (Fifo): Theo phơng pháp giả thiết số nguyên vật liệu nhËp tr íc th× xt tríc, xt hÕt sè nhËp trớc đến số nhập sau theo giá thực tế lô hàng nhập Nói cách khác, sở phơng pháp giá thực tế vật liệu trớc dùng làm giá để tính thực tế vật liệu xuất trớc, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế vật liệu mua vào sau Phơng pháp thích hợp trờng hợp giá ổn định có xu hớng giảm, sử dụng phơng pháp doanh nghiƯp cã nhiỊu nhiƯm vơ nhËp xt thêi hạn sử dụng ngắn Phơng pháp tính theo giá nhập sau xuất trớc (Lifo): Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất kho đợc tính theo nguyên giá bình quân, đơn giá bình quân đ ợc tính theo cách sau: - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Trị giá thực tế NVL xuất = Số lợng NVL xuất + Đơn giá bình quân Trị giá TTNVL tồn đầu kỳ Trị giá TTNVL nhập kỳ + Đơn giá BQ NVL = lợngNVL - Tính theo giá bìnhSốquân tồn đầu kỳ: tồn đầu kỳ Số lợng NVL nhập kỳ Giá thực tế NVL tồn kho sau lần Đơn giá bình quân sau lần nhập= Đánh giá NVL theoSố giálần hạch (phơng pháp số giá) NVLtoán tồn kho sau lần hệ nhập Giá hạch toán giá ổn định đợc sử dụng tốt theo phạm vi Doanh nghiệp, giá hạch toán đợc xây dựng giá kế hoạch giá hạch toán đợc xây dựng để ghi chép hàng ngày sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản báo cáo có liên quan - Phơng pháp điều chỉnh: Tính hệ số chênh lệch giá loại NVL Trị giá thực tế NVL xuất kho = Giá hạch toán xuất kho Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ * HƯ sè gi¸ NVL + Gi¸ TT NVL nhËp kỳ Hệ số giá NVL = Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Giá HT NVL nhập kỳ + Phơng pháp tính hệ số giá có u điểm đơn giản hoá giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày Tuy nhiên phơng pháp có nhợc điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán khó khăn nhiều không sát thực II Hạch toán chi tiết NVL Trớc sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cần nghiên cứu nghiệp vụ kế toán việc quản lý sử dụng NVL Nếu công tác hạch toán nói chung công cụ công tác quản lý NVL công cụ đắc lực công tác quản lý NVL Việc hạch toán NVL có đầy đủ xác kịp thời hay không ảnh hởng lớn tới tình hình quản lý NVL doanh nghiệp Xuất phát từ vị trí yêu cầu NVL doanh nghiệp sản xuất, kế toán NVL cần thực nghiệp vụ: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo số lợng cho trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Vận dụng đắn phơng pháp hạch toán NVL hớng dẫn kiểm tra việc chấp hành nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập Thực đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu NVL, mở loại sổ sách thẻ chi tiết NVl theo chế độ, ph ơng pháp qui định, đảm bảo thống công tác kế toán Kiểm tra việc thực kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản NVL phát xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng phẩm chất, ngăn ngõa viƯc sư dơng l·ng phÝ NVL Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định Nhà nớc, lập báo cáo NVL phục vụ cho công tác lÃnh đạo quản lý điều hành, phân tích kinh tế Ta đà biết việc hạch toán chi tiết NVL công việc có khối l ợng lớn khâu hạch toán phức tạp Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh giá trị số lợng lẫn chất lợng loại NVL theo kho, ngời quản lý phải tiến hành đồng thời kho phòng kế toán sở chứng từ nhập, xuất kho Trên sở doanh nghiệp phải tổ chức hƯ thèng chøng tõ më sỉ kÕ to¸n chi tiÕt cho phù hợp nhằm tăng c ờng công tác quản lý tài sản nói chung quản lý NVL nói riêng Chứng từ sử dụng thủ tục nhËp, xt kho NVL Chøng tõ sư dơng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ trởng Bộ Tài chøng tõ kÕ to¸n NVL bao gåm: - PhiÕu mua hµng (13-BH) - PhiÕu nhËp kho (mÉu sè 01-VT) - PhiÕu xuÊt kho (mÉu sè 02-VT) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chun néi bé (mÉu sè 03-VT) - Biªn kiểm kê sản phẩm vật t hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH) Ngoài chứng từ bắt buộc sử dụng thống theo quy định Nhà nớc, doanh nghiệp sử dụng thêm chứng từ kế toán nh: - Chứng từ hoá đơn thuế GTGT - Phiếu xuÊt vËt t theo h¹n møc (mÉu sè 04-VT) - Biên kiểm kê vật t (mẫu số 05-VT) - Phiếu báo vật t lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) Và chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể doanh nghiệp Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo quy định mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập Thủ tục nhập NVL Căn vào giấy báo nhập hàng, thấy cần thiết lập kiểm nhận để kiểm tra NVL thu mua số lợng lẫn chất lợng, quy cách Ban kiểm nhận vào kết thực tế, ghi vào Biên kiểm nghiệm vật t Sau nhận hàng biên kiểm nhËn råi giao cho thñ kho Thñ kho sÏ ghi số liệu thực nhập vào phiếu nhập thẻ kho chuyển cho phòng kế toán làm để ghi sổ Trờng hợp phát thừa thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho phận cung ứng biết để giao lập biên Thủ tục xuất kho NVL Căn vào kế hoạch sản xuất, phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật t, sau đợc lÃnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho vào phiếu xuất kho, thđ kho xt vËt liƯu, ghi vµo phiÕu xt sè thực xuất ghi vào thẻ kho Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổng hợp xuất vật liệu + Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL nhiều phận đơn vị tham gia Song việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho NVL hàng ngày phải đợc thực kho phòng kế toán dựa sở chứng từ kế toán nhập, xuất tồn kho NVL Việc hạch toán chi tiết NVL đợc thực đồng thời kho phòng kế toán tiến hành theo ba phơng pháp: Ph ơng pháp ghi thẻ song song: - kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho loại NVL thẻ kho mặt số lợng - phòng kế toán: kế toán vào phiếu nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết NVL theo hai tiêu số lợng giá trị Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán ThỴ kho Chøng tõ nhËp Chøng tõ xt Sỉ chi tiết NVL Bảng tổng hợp xuất - nhập - tån