Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp dược phẩm trung ương i – thực trạng và giải pháp

Lời mở đầu Trong xu đổi đất nớc, kinh tế thị trờng đà đổi mở nhiều hội nh nhiều thử thách lớn doanh nghiệp Để tồn phát triển thị trờng doanh nghiệp cần thiết phải hợp lý hoá khâu quy trình sản xuất, nh phải nâng cao tính khoa học, hợp lý máy quản lý sản xuất Đáp ứng yêu cầu đòi hỏi công tác kế toán không ngừng đổi cho phù hợp với doanh nghiệp chế độ kế toán đề Có thể nói vai trò kế toán đặc biệt không hoạt động Tài Chính Nhà Nớc mà vô quan trọng cần thiết đối vơí hoạt động tài doanh nghiệp Nh đà biết, kết hoạt ®éng s¶n xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp phơ thc vào nhiều yếu tố, nguyên vật liệu công tác kế toán nguyên vật liệu yếu tố quan trọng.Vì doanh nghiệp sản xuất chi phí đối tợng lao động nh nguyên vật liƯu chiÕm tû träng lín toµn bé chi phÝ sản xuất giá thành sản phẩm Do việc tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành chi phí sản phẩm có ý nghÜa rÊt quan träng ®èi víi bÊt kú mét doanh nghiệp Với ý nghĩa ấy, để tồn tại, phát triển chạy đua với đổi khoa học công nghệ, doanh nghiệp nên quan tâm hàng đầu tới công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu Qua trình hoạt động 50 năm Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I đà khẳng định vị trí, tầm quan trọng xu híng ®ỉi míi chung cđa ®Êt níc Cịng nh doanh nghiệp khác Xí nghiệp tìm tòi áp dụng biện pháp, phơng pháp quản lý kế toán vật liệu thích hợp nhằm đem lại hiệu cao mục tiêu đề Song, công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu phải không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý cho phù hợp với phát triển kinh tế thị trờng Nhận thức đợc vấn đề trên, qua trình học tập trờng qua thời gian tìm hiểu thực tế Xí nghiệp , em đà lựa chọn đề tài Hạch toán nguyên vật liệu Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I Thực trạng giải pháp" Thực trạng giải pháp" Bản chuyên đề gồm có ba phần : PhầnI: Lý luận chung công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I Do thời gian thực tập có hạn, đà đợc giúp đỡ tận tình thầy giáo hớng dẫn, anh chị phòng kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I nhng chuyên đề không tránh khỏi khiếm khuyết Em mong đợc giúp đỡ để chuyên đề đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Phần i Lý LUậN CHUNG Về CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN VậT LIệU Trong DOANH NGHIệP SảN XUấT I Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đối tợng lao động, ba yếu tố trình sản xuất ( t liệu sản xuất, đối tợng lao động, sức lao động) sở cẩu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệu tham gia vào trình sản xuất sản phẩm bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu chuyển toàn giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Trên sở vai trò đặc điểm NVL nh vậy, vấn đề đặt phải quản lý vật liệu nh để đảm bảo cho trình sản xuất doanh nghiệp đợc thờng xuyên, liên tục, vừa có hiệu cao vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm Cụ thể nh sau : Đối với khâu mua: Cần quản lý mặt số lợng chất lợng, chủng loại, quy cách, phẩm chất, giá .sao cho vừa đảm bảo chất lợng yêu cầu vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí Đối với khâu bảo quản : Cần phải đảm bảo theo chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá nỗi loại vật t Đối với khâu dự trữ : Xác định phản ánh xác số lợng giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản thực thủ tục nhập kho, xuất kho, phát kịp thời mức độ nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, phẩm chất vật liệu, đảm bảo cho trình sản xuất không bị gián đoạn đọng vốn Đối với khâu sử dụng : Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác số lợng, giá trị vật liệu xuất kho, phân bổ chi đối tợng sử dụng, góp phần kiểm tình hình thực định mức tiêu hao sử dụng vật liệu cho hợp tiết kiệm Phân loại đánh giá nguyên vật liệu: Để thực tốt yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán đặt đòi hỏi trình hạch toán vật liệu phải gồm nội dung sau : Thứ là: Phân loại lập danh điểm vật liệu Thứ hai là: Xây dụng nội quy, quy chÕ b¶o qu¶n sư dơng vËt t Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu Trong kho phải trang bị đầy đủ phơng tiện, dụng cụ cân đo, đong đếm vật t Vật t kho phải đợc xếp gọn gàng, kỷ thuật lợi cho việc nhập, xuất kho vật t Về nhân phải có số nhân viên bảo vệ, thủ kho hạch toán tốt ban đầu kho Thứ ba là: Xây dựng định mức vật t cần thiết Các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, cá định mức sử dụng vật t nh định mức ( tiểu) hao hụt hợp lý vận chuyển, bảo quản Thứ t là: Tổ chức khâu hạch toán ban đầu gồm vận dụng chứng từ ban đầu luân chuyển chứng từ cho hựp lý ,khoa học Thứ năm là: Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán hệ thống sổ kế toán tổng hợp cách thích hợp khoa học Thứ sáu là: Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu, nh báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu Thứ bảy là: Tổ chức phân tích tình hình vật liệu thông tinh kinh tế cần thiết 2.1.Phân loại nguyên vật liệu: Để tiến hành sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng khối lợng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại loại có vai trò, công dụng kinh tế, đặc điểm khác Để quản lý cách chặt chẽ tổ chức hạch toán chi tiết tới thứ loại vật liêụ phục vụ cho kế toán quản trị, cần thiết phải phân loại vật liệu Có nhiều cách thức khác để phân chia nguyên vật liệu thành nhiều loại kh¸c ,cã tÝnh chÊt , mÉu m·, quy c¸ch khác a/ Căn vào nội dung kinh tế, vai trò vật liệu trình sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc chia thành loại sau: Nguyên vật liệu chính: đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất sản phẩm Đối với thành phẩm mua ngoài, mục đích tiếp tục sản xuất sản phảm hàng hoá đợc coi nh nguyên vật liệu  Nguyªn vËt liƯu phơ: VËt liƯu phơ chØ cã tác dụng phụ trình sản xuất tạo sản phẩm, không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng có tác dụng định nhằm kết hợp với nguyên vật liệu làm tăng chất lợng nguyên vật liệu, nâng cao chất lợng hoàn thiện sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, cho viƯc b¶o qu¶n, bao gãi s¶n phÈm  Nhiên liệu: Bao gồm loại thể lỏng, khí, rắn nh: xăng, dầu, than, củi, ga để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện máy móc thiết bị hoạt động trình hoạt dộng sản xuất kinh doanh Phơ tïng thay thÕ: Bao gåm c¸c phơ tïng, c¸c chi tiết dùng để thay sữa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải Thiết bị xây dựng bản: Bao gồm loại thiết bị, phơng tiện lắp đặt vào công trình xây dụng doanh nghiệp Phế liệu: Là loại vật liệu loại trình sản xuất sản phẩm nh: gỗ vụn, thép vụn phế liệu thu hồi trình lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hạch toán chi tiết, cụ thể loại doanh nghiệp mà loại vật liệu nêu lại đợc chia thành nhóm, quy cách b/ Căn vào mục đích, công dụng yêu cầu quản lý kế toán quản trị vật liệu doanh nghiệp xản xuất đợc chia thành: Nguyên vật liệu trực tiếp: Dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm nguyên vật liệu trực tiếp (chính) cấu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác : Phục vụ quản lý phân xởng tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp c/ Căn vào nguồn hình thành vật liệu doanh nghiệp sản xuất đợc chia thành: Nguyên vật liệu mua Nguyên vật liệu doanh nghiƯp tù gia c«ng chÕ biÕn  VËt liệu nhận vốn góp liên doanh đơn vị khác Tóm lại: Tronh doanh nghiệp việc phân loại nguyên vật liệu chi tiết tỷ mỷ theo yêu cầu quản lý riêng Để đấp ứng yêu cầu việc hạch toán vật liệu doanh nghiệp cần phải mở số danh điểm vật t 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu thớc đo tiền tệ để biểu giá trị vật theo nguyên tắc định để đẩm bảo yêu cầu chân thực thống Về nguyên tắc, vật liệu tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động nên phải đợc đánh giá theo giá vật t mua sắm, gia công chế biến Tức kgiá trị vật t phản ánh sổ kế toán tổng hợp, bảng cân đối kế toán báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế Song đặc điểm vật liệu có nhiều chủng loại, thờng xuyên biến động trình sản xuất kinh doanh yêu cầu công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hành ngày tình hình biến động số có nguyên vật liệu, nên công tác kế toán vật liệu đánh giá theo giá hạch toán 2.1.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế a/ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế vật liệu đợc xác định nh sau: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua bao gồm: Giá mua ghi hoá đơn ( bao gồm khoản thuế phải nộp (nếu có), công chi phí thu mua thực tÕ (bao gåm chi phÝ vËn chun, bèc xÕp b¶o quản, phân loại, bảo hiểm nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua đến kho doanh nghiệp, công tác phí cán thu mua độc lập số hao hụt tự nhiên định mức có ) Thuế phải nộp nói thuế nhập loại thuế khác, nh thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phơng pháp trực tiếp Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến chi phí gia công chế biến (chi phí gia công trực tiếp chế biến + chi phí sản xuất chung ) Đối với vật liệu thuê gia công chế biến: trị giá thực tế giá thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến + chi phí vận chuyển bốc dở đến tận nơi thuê chế biến từ nơi doanh nghiệp với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến theo hợp đồng §èi víi nguyªn vËt liƯu nhËn gãp vèn liªn doanh: Giá vốn thực tế hội đòng liên doanh đánh giá Đối với phế liệu thu hồi giá thực tế đợc đánh giá theo giá ớc tính ( giá thực tế sử dụng đợc bán đợc ) b/ Tính giá thực tế ( giá vốn) nguyên vật liệu xuất kho : Để tính toán, phân bố xác chi phí thực tế vật liệu đà tiêu hao trình sản xuất kinh doanh trờng hợp kế toán doanh nghiệp sử dụng giá trị thực tế vật liệu, kế toán sử dụng phơng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ cđa vËt liƯu xt kho sau : Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ : theo phơng pháp này, giả thiết số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ thơng xuyên với số lợng lớn = Trị giá thực tế vật liệu xuất kho Trong trongđókỳ: Đơn giá bình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ Đơn giá bình X Số lợng vật quân vật liệu tồn liệu xuất kho kho đầu kỳ kỳ Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ = Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ Phơng pháp tính giá trị thực tế bình quân tồn đầu kỳ nhập kỳ : Theo phơng pháp này, cïng gi¶ thiÕt r»ng sè vËt liƯu xt ra, bao gồm vật liệu tồn kho đầu kỳ nhập đầu kỳ Giá thực tế bình quân vật liệu đợc xác định nh sau: Giá thực au : tế bình quân vật liệu = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liƯu tån kho kú Sè lỵng vËt liƯu tån kho đầu kỳ + Số lợng vật liệu tồn kho kỳ Trong : Giá trị thực tế vật liệu Giá trị thực tế Số lợngvật liệu Phơng pháp thực tế đích danh : X = giábình xuất kho kỳtính giá theo quân vật liệu xuất kho kỳ ( tồn cuối kỳ) Theo phơng pháp này, giả thiết số doanh nghiệp mà đơn giá vật liệu lớn, nh loại vàng bạc đá quý, chi tiết ô tô, xe máy mà nhận diện đợc thứ, nhóm hoạc loại theo lần nhập kho giá thực tế dùng phơng pháp Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo lô, lần nhập số lợng theo lần xuất kho Trị giá thực tế NVL xuất kho Số lợng NVL xuất = kho Đơn giá thực tế tồn xđầu kỳ Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Theo phơng pháp ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho lần nhập, sau vào số lợng xuất trình giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trớc số lợng xuất kho thực lần nhập trớc, số lại đợc tính theo đơn giá thực tế lần nhập sau: Công thức: Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng = Trị giá thực tế đơn vị vật liệu nhập kho theo lần Số lợng vật liệu xuất X dùng kỳ thuộc số lợng lần nhập trớc Phơng pháp nhập sau xuất trớc : Theo phơng pháp ta phải xác định đợc giá thùc tÕ nhËp kho cđa tõng lÇn nhËp, nhng xuất vào số lợng xuất đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đến lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng Số lỵng vËt liƯu xt dïng kú thc sè lỵng lần nhập trớc Hai phơng pháp nhập trớc xuất trớc nhập sau xuất trớc có u điểm hạch toán giá trị lô hàng, phù hợp với yêu cầu công tác bảo quản vật liệu kho, nhng lại khó khăn cho việc hạch toán chi tiết = Trị giá thực tế đơn vị vật liƯu nhËp kho theo tõng lÇn X 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Giá hạch toán giá quy định thống phạm vi doanh nghiệp đợc sử dụng thời gian dài Giá hạch toán nguyên vật liệu giá mua vật liệu thời điểm xác định theo giá kế hoạch đợc xây dựng Hàng năm vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải đánh giá tình hình xuât nhập nguyên vật liệu theo giá hạch toán, cuối kỳ tính đổi giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá Hệ số giá nguyên vật liệu đợc xác định nh sau : Hệ số gi¸ vËt liƯu Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu tån kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu xuất kho kỳ = Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật tồn kho đầu kỳ liệu tồn kho kỳ kho : Từ xác định đợc giá thùc tÕ cđa vËt liƯu xt Gi¸ thùc tÕ vËt liệu Hệ số giá Giá hạch toán vật liệu X = tån kho kú xuÊt kho kú vËt liệu Tuỳ theo yêu cầu trình độ quản lý, hệ số giá vật liệu đợc tính cho loại, nhóm thứ vật liệu Việc tính hệ số giá chuyển đổi giá vật liệu đợc thực bảng kê số II Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiƯp s¶n xt Chøng tõ sư dơng Theo chÕ độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 trởng tài chính, chứng từ kế toán nhập xuất vật liệu bao gåm : -PhiÕu nhËp kho (MÉu 01-VT) -PhiÕu xuÊt kho (MÉu 02-VT) -PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi (Mẫu 03-VT) -Biên kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT) -Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH) -Hoá đơn tính cớc vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài chứng từ bắt buộc sử dụng thống theo quy định nhà nớc doanh nghiệp sử dụng thêm chứng từ kế toán híng dÉn nh phiÕu xt vËt t theo h¹n møc (Mẫu 04-VT), biên kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05-VT), phiếu báo vật t lại cuối kỳ (Mẫu 17-VT) Tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế , hình thức sở hữu khác Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động số lợng, giá trị, chất lợng thứ, loại vật liệu theo kho doanh nghiệp Hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành kho phòng kế toán 2.1 Các sổ chi tiết nguyên vật liệu sử dụng Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán vật liệu tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết ¸p dơng doanh nghiƯp mµ sư dơng c¸c sỉ (thẻ) kế toán chi tiết nh sau: -Sổ (thẻ) kho -Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu -Sổ đối chiếu luân chuyển -Sổ số d Ngoài sổ chi tiết nêu sử dụng bảng kª nhËpxt-tån kho vËt liƯu phơc vơ cho viƯc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng kịp thời 2.2 Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ theo đặc điểm tng doanh nghiệp mà áp dụng ba phơng pháp sau để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu a/ Phơng pháp ghi thẻ song song Nội dung phơng pháp nh sau: kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình xuất-nhập-tồn hàng ngày theo tiêu số lợng Thủ kho đợc mở theo kho, thứ vật liệu Định kỳ thủ kho gửi thẻ kho lên phòng kế toán (hoặc kế toán xuống kho nhận) phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình xuất- nhập- tồn kho theo tiêu vật giá trị Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song đợc mô tả sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Kế hoạch chi tiết vật liệu ( Theo phơng pháp thẻ song song) (1) (1) ThỴ Kho Chøng tõ xt (4) Chứng từ nhập Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu (2) (2) (3) Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu b/ Phơng pháp đối chiếu luân chuyển kho: Đợc thực nh phơng pháp ghi thẻ song song phòng kế toán: Kế toán mở số đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình xt-nhËp-tån kho cđa tõng thø nguyªn vËt liƯucho tõng kho dùng cho năm Số đối chiếu luân chuyển ghi tháng lần vào cuối tháng Để có số liệu chi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển đợc theo dõi số lợng lẫn giá trị Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp nh sau: Sơ đồ : Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ( Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển) (1) Thẻ kho Chứng từ xuÊt Chøng tõ nhËp (2) (1) (4) (2)