Phát triển dịch vụ thông tin thư viện của các thư viện đại học công lập ở thành phố hồ chí minh

9 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƯ VIỆN 1.1 Khái quát dịch vụ thông tin – thư viện 1.1.1 Khái niệm dịch vụ thông tin - thư viện Trong hoạt động thông tin – thư viện, dịch vụ đời lúc với hình thành quan thông tin – thư viện Theo đà phát triển hoạt động thông tin – thư viện, dịch vụ thông tin – thư viện ngày đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin tăng cao người dùng tin Theo từ điển giải nghóa thư viện học tin học Anh-Việt, “Dịch vụ thư viện (library service) từ chung dùng để tất hoạt động chương trình thư viện cung cấp để đáp ứng với nhu cầu thông tin cộng đồng độc giả.” [2, tr.119] “Dịch vụ thông tin (information service) dịch vụ cá nhân trực tiếp nhân viên ban tham khảo thư viện cung cấp cho độc giả tiến trình truy tìm thông tin họ.” [2, tr.106] Theo Bách khoa toàn thư quốc tế thư viện thông tin học (International encyclopedia of library and information science), “Dịch vụ thông tin bao gồm lý thuyết thực tiễn việc cung cấp dịch vụ giúp kết nối người tìm kiếm thông tin với nguồn tin.” [41, tr.217] Theo chuyên gia thông tin người Mỹ, Stuart A Sutton, “Dịch vụ thông tin dịch vụ cung cấp để đáp ứng nhu cầu tổ chức cá nhân, cần thiết phải có mối quan hệ người thực dịch vụ - khách hàng cung cấp thông tin chọn lọc thỏa mãn yêu cầu.” [53] 10 Theo Trần Mạnh Tuấn, chuyên gia sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện, “Dịch vụ thông tin – thư viện bao gồm hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin trao đổi thông tin người dùng tin quan thông tin thư viện nói chung.” [8, tr.24] Như vậy, khái quát dịch vụ thông tin – thư viện sau: Dịch vụ thông tin - thư viện bao gồm hoạt động quan thông tin - thư viện nhằm thỏa mãn nhu cầu tin người dùng tin Thư viện quan văn hóa, giáo dục hoạt động phi lợi nhuận nên dịch vụ thông tin – thư viện không đặt trọng tâm vào mục tiêu thu nhiều lợi nhuận hoạt động dịch vụ lónh vực sản xuất – kinh doanh Mục tiêu quan trọng dịch vụ thông tin – thư viện giúp quan thông tin – thư viện nâng cao khả đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin xã hội giúp người dùng tin tiếp cận, khai thác, sử dụng có hiệu thông tin phục vụ cho hoạt động 1.1.2 Các loại dịch vụ thông tin – thư viện Dựa vào đặc điểm, chức dịch vụ thông tin – thư viện, dịch vụ thông tin - thư viện chia làm nhóm sau: ƒ Nhóm dịch vụ cung cấp thông tin ƒ Nhóm dịch vụ hỗ trợ trao đổi thông tin ƒ Nhóm dịch vụ tư vấn Các nhóm dịch vụ khác mục tiêu quy trình xây dựng, triển khai Nhóm dịch vụ cung cấp thông tin có mục tiêu cung cấp trực tiếp thông tin theo yêu cầu cụ thể người dùng tin Nhóm dịch vụ cung cấp thông tin bao gồm dịch vụ : dịch vụ cung cấp tài liệu, dịch vụ dịch tài liệu, dịch vụ tra cứu tin 11 theo yêu cầu, dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI), dịch vụ cung cấp thông tin trọn gói, dịch vụ bao gói sở liệu theo yêu cầu,… Để thực nhóm dịch vụ cung cấp thông tin, quan thông tin - thư viện phải dựa sản phẩm thông tin - thư viện như: hệ thống mục lục, thư mục, sở liệu loại, ấn phẩm thông tin tóm tắt, tổng luận,… quan thông tin – thư viện khác Nhóm dịch vụ hỗ trợ trao đổi thông tin có mục tiêu tạo môi trường, phương tiện để người dùng tin tiến hành hoạt động trao đổi thông tin lẫn Thông qua đó, người dùng tin thu nhận thông tin cần thiết thỏa mãn nhu cầu tin họ Nhóm dịch vụ trao đổi thông tin bao gồm dịch vụ như: hội thảo, hội nghị, seminar; diễn đàn điện tử (forum); triển lãm, hội chợ, chợ ảo; thư điện tử (email),… Khi thực nhóm dịch vụ hỗ trợ trao đổi thông tin, quan thông tin - thư viện đóng vai trò trung gian, người dùng tin chịu trách nhiệm chủ yếu việc tạo lập nội dung thông tin để trao đổi Nhóm dịch vụ tư vấn cung cấp loạt hoạt động trợ giúp tư vấn thông tin, hỗ trợ người dùng tin khai thác sử dụng thông tin cách hiệu để phục vụ cho hoạt động nhiệm vụ Nhóm dịch vụ tư vấn bao gồm dịch vụ như: hướng dẫn sử dụng sản phẩm, dịch vụ thông tin – thư viện; huấn luyện, đào tạo người dùng tin; tư vấn phát triển kinh tế – xã hội địa phương, khu vực, quốc gia; tư vấn công nghệ phục vụ nhiệm vụ đánh giá, thẩm định, chuyển giao công nghệ; … Hiện nay, nhóm dịch vụ tư vấn ngày trở nên phổ biến lónh vực hoạt động đời sống xã hội có 12 vai trò quan trọng phát triển kinh tế, xã hội, khoa học, giáo dục… quốc gia Ba nhóm dịch vụ thông tin - thư viện có mối quan hệ mật thiết với ngày đóng vai trò quan trọng hoạt động quan thông tin - thư viện đại Ngoài ra, vào phương thức thực dịch vụ dịch vụ thông tin – thư viện chia làm hai loại dịch vụ thông tin – thư viện truyền thống dịch vụ thông tin – thư viện đại Dịch vụ thông tin – thư viện truyền thống dịch vụ đời lâu, kể từ bắt đầu phát triển hoạt động thông tin – thư viện dịch vụ đọc tài liệu chỗ, dịch vụ cho mượn tài liệu nhà, dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu,… Dịch vụ thông tin – thư viện đại dịch vụ xuất gần đây, kể từ công nghệ thông tin viễn thông ứng dụng vào hoạt động quan thông tin – thư viện Về chất, chia dịch vụ thông tin – thư viện đại thành hai nhóm sau: Nhóm thứ dịch vụ thông tin – thư viện nội dung hình thức, thư viện đại học thực cung cấp cho người sử dụng như: dịch vụ bao gói sở liệu theo yêu cầu, dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện,… Nhóm thứ hai dịch vụ thông tin – thư viện có nội dung tương tự dịch vụ truyền thống có phương thức thực cung cấp dịch vụ đại qua mạng nội (Intranet) qua mạng thông tin toàn cầu (Internet) Có thể thấy rõ điều thông qua dịch vụ thông tin - thư viện mạng (web-based services) nhiều thư viện đại học lớn giới triển khai như: dịch vụ mượn tài liệu 13 qua mạng, diễn đàn điện tử, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tự động hoá, dịch vụ tra cứu số (digital reference service),…[45] 1.1.3 Mối quan hệ sản phẩm thông tin - thư viện dịch vụ thông tin - thư viện Sản phẩm thông tin - thư viện dịch vụ thông tin - thư viện có mối quan hệ hữu chặt chẽ với nhau, hỗ trợ phát triển Sản phẩm thông tin - thư viện sở quan trọng để quan thông tin – thư viện triển khai phát triển loại hình dịch vụ thông tin - thư viện khác Sản phẩm thông tin – thư viện nguồn khai thác thông tin quan trọng tin cậy quan thông tin – thư viện tiến hành thực dịch vụ thông tin – thư viện sản phẩm kết trình xử lý thông tin cán thông tin – thư viện thực Đặc biệt, nhiều sản phẩm thông tin – thư viện có giá trị cao tóm tắt, dẫn giải, tổng luận; sở liệu kiện, sở liệu chứa thông tin tư vấn, đánh giá,… Chất lượng phong phú sản phẩm thông tin – thư viện có tác động lớn đến chất lượng đa dạng dịch vụ thông tin – thư viện quan thông tin – thư viện Vì vậy, trước xây dựng triển khai dịch vụ thông tin – thư viện, quan thông tin – thư viện phải cân nhắc đảm bảo số lượng chất lượng sản phẩm thông tin – thư viện dự kiến quan cung cấp sản phẩm thông tin – thư viện phù hợp với dịch vụ Thực tế hoạt động quan thông tin - thư viện chứng minh rõ điều Chẳng hạn, quan thông tin – thư viện muốn triển khai dịch vụ thông tin – thư viện như: dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu, dịch vụ cung cấp thông tin 14 trọn gói, dịch vụ SDI, dịch vụ tư vấn,… phải xây dựng nguồn lực thông tin mạnh loạt sản phẩm thông tin – thư viện như: mục lục loại, sở liệu loại, thư mục, tạp chí tóm tắt, tổng luận,… Đồng thời, thông qua trình xây dựng triển khai nhiều loại dịch vụ thông tin - thư viện khác nhau, quan thông tin - thư viện có điều kiện quảng bá rộng rãi đưa nhiều sản phẩm thông tin - thư viện đến với người dùng tin cách nhanh chóng, thuận tiện Từ đó, mức độ khai thác sản phẩm thông tin – thư viện người dùng tin nhiều không ngừng tăng cao, góp phần phát huy hiệu nâng cao giá trị sản phẩm thông tin – thư viện Chẳng hạn, thông qua việc thực loạt dịch vụ thông tin - thư viện như: dịch vụ cung cấp tài liệu, dịch vụ cung cấp thông tin trọn gói, dịch vụ SDI, dịch vụ triển lãm, dịch vụ tư vấn,…, quan thông tin - thư viện giới thiệu đến đông đảo người dùng tin sản phẩm thông tin - thư viện mà xây dựng Đó hệ thống mục lục, loại sở liệu, thư mục, trang web thư viện ấn phẩm thông tin như: tổng luận, tạp chí tóm tắt, tin điện tử… Bên cạnh đó, dịch vụ thông tin - thư viện đóng vai trò kênh nhận thông tin, ý kiến phản hồi hữu hiệu từ phía người dùng tin, giúp quan thông tin - thư viện có sở đánh giá, điều chỉnh hoàn thiện hệ thống sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện để đáp ứng tốt nhu cầu tin ngày đa dạng phức tạp người dùng tin Mối quan hệ sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện chặt chẽ có tính tương tác cao nên việc đảm bảo phát triển cân đối, đồng hệ thống sản phẩm, dịch vụ quan thông tin – thư viện cần thiết Chẳng hạn, quan thông tin – thư viện có sản phẩm thông tin – thư viện phong phú cần phát 15 triển nhiều dịch vụ thông tin – thư viện để nâng cao hiệu khai thác sản phẩm Ngược lại, muốn phát triển nhiều dịch vụ thông tin – thư viện quan thông tin – thư viện cần đảm bảo có sản phẩm thông tin – thư viện đa dạng có chất lượng tốt 1.1.4 Vai trò dịch vụ thông tin - thư viện thư viện quan thông tin Dịch vụ thông tin - thư viện phương tiện đưa sản phẩm thông tin - thư viện thích hợp đến với người dùng tin, góp phần thỏa mãn nhu cầu tin đa dạng họ Thực tế hoạt động thông tin - thư viện cho thấy rằng, thông qua trình triển khai nhiều loại dịch vụ thông tin - thư viện khác nhau, quan thông tin - thư viện có điều kiện nắm bắt yêu cầu tin cụ thể, chuyên biệt người dùng tin cá nhân nhu cầu tin nhóm người dùng tin Từ đó, quan thông tin - thư viện có hướng xây dựng nguồn lực thông tin phù hợp, đầu tư sở vật chất kỹ thuật đại tạo lập sản phẩm thông tin - thư viện thích hợp với nhu cầu người dùng tin Bên cạnh đó, xuất phát từ nguyên nhân khác nhau, người dùng tin gặp nhiều rào cản không tiếp cận cách đầy đủ, tự đến nguồn lực thông tin khổng lồ lưu trữ quan thông tin - thư viện Thông qua việc sử dụng dịch vụ thông tin - thư viện, người dùng tin có hội điều kiện thuận lợi để tiếp cận sử dụng có hiệu nguồn lực thông tin quan thông tin - thư viện, phục vụ cho hoạt động mình, từ mang lại lợi ích định cho xã hội Dịch vụ thông tin – thư viện tác động kích thích nhu cầu khai thác sử dụng thông tin cá nhân, góp phần thúc đẩy nhu cầu sử dụng thông tin 16 xã hội tăng cao Điều tạo nên động lực quan trọng cho quan thông tin – thư viện liên tục cải tiến đẩy mạnh hoạt động mình, đồng thời, vị hình ảnh quan thông tin – thư viện xã hội không ngừng nâng cao Trong xu chuyển dịch kinh tế xã hội công nghiệp sang kinh tế tri thức xã hội thông tin, hoạt động thông tin - thư viện chịu tác động mạnh mẽ áp lực cạnh tranh gay gắt tồn nhiều nhà cung cấp thông tin khác Thông tin trở thành hàng hóa nguồn lực quan trọng xã hội Muốn tồn phát triển môi trường mang tính cạnh tranh cao vậy, quan thông tin - thư viện phải chứng tỏ ưu vượt trội chất lượng giá sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng Do vậy, với sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện trở thành yếu tố then chốt giúp nâng cao khả cạnh tranh quan thông tin - thư viện môi trường có nhiều nhà cung cấp thông tin khác 1.2 Các yếu tố tác động đến phát triển dịch vụ thông tin – thư viện Hoạt động thông tin - thư viện phận cấu thành, có quan hệ hữu gắn bó chặt chẽ với lónh vực hoạt động khác kinh tế đời sống xã hội Vì vậy, phát triển hệ thống sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện chịu tác động mạnh yếu tố từ môi trường trị, kinh tế, văn hoá, xã hội 1.2.1 Các yếu tố thuộc môi trường kinh tế, văn hóa, xã hội 1.2.1.1 Nhu cầu tin, nhu cầu sản phẩm dịch vụ thông tin xã hội 17 Kể từ thập niên 90 kỷ XX nay, kinh tế giới có chuyển dịch mạnh mẽ cấu, tạo nên tiền đề quan trọng đưa xã hội loài người bước vào kỷ nguyên mới: kỷ nguyên thông tin Thể rõ ngành có hàm lượng tri thức cao, lónh vực sử dụng nhiều thông tin đóng vai trò chủ đạo kinh tế đời sống xã hội Theo báo cáo “Information society” Giáo sư Nick Moore, chuyển dịch từ xã hội công nghiệp sang xã hội thông tin xu phát triển tất yếu xã hội loài người Báo cáo phác thảo ba đặc trưng quan trọng xã hội thông tin tương lai là: thông tin trở thành nguồn lực quan trọng xã hội, việc sử dụng thông tin xã hội mang tính phổ biến cao hình thành nên ngành công nghiệp thông tin phát triển mạnh [8, tr.211] Như vậy, thấy việc tổ chức tốt sử dụng thông tin có hiệu yếu tố mang ý nghóa định cho thành công hoạt động xã hội tương lai Điều thúc đẩy nhu cầu tiếp cận, khai thác sử dụng thông tin xã hội tăng lên nhanh chóng đa dạng Đồng thời, nhu cầu khai thác sử dụng sản phẩm, dịch vụ thông tin – thư viện tăng mạnh xã hội Tất yếu tố trực tiếp thúc đẩy sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện phát triển mạnh mẽ nội dung thông tin lẫn hình thức cung cấp 1.2.1.2 Sự phát triển khoa học - công nghệ sách thông tin quốc gia Ngày nay, thành tựu khoa học công nghệ đại ứng dụng rộng rãi lónh vực hoạt động đời sống xã hội, mang lại hiệu kinh tế – xã hội to lớn Trong lónh vực thông tin – thư viện, thành tựu công nghệ thông tin viễn thông ứng dụng mạnh mẽ vào trình đại hoá hoạt 18 động quan thông tin - thư viện, góp phần đưa hoạt động thông tin - thư viện phát triển mạnh Khoa học công nghệ đại tác động trực tiếp đến phát triển sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện, hình thành xu hướng phát triển nhiều sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện đại, thuận tiện mang lại nhiều lợi ích cho người dùng tin dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tự động hóa, dịch vụ cung cấp tài liệu qua mạng, tin điện tử, diễn đàn điện tử, dịch vụ tra cứu số,… Mặt khác, hoạt động thông tin - thư viện quốc gia chịu điều tiết chi phối sách thông tin quốc gia Theo chuyên gia thông tin Nguyễn Hữu Hùng, “chính sách thông tin tập hợp nguyên tắc chiến lược để đạo chương trình hành động hoạt động thông tin hướng tới việc phát triển sử dụng nguồn lực thông tin, hệ thống dịch vụ thông tin nhằm đạt tới mục tiêu xác định” [3, tr.241] Chính sách thông tin xây dựng cấp độ như: quốc tế, khu vực, quốc gia tổ chức Thông qua sách thông tin quốc gia, nhà nước xác định phương hướng phát triển hoạt động thông tin nước, tiến hành đầu tư kinh phí, xây dựng sở hạ tầng thông tin,… Bên cạnh đó, sách thông tin quốc gia sở để nhà nước xây dựng hành lang pháp lý bảo đảm quyền bình đẳng việc truy cập sử dụng thông tin thành viên xã hội bảo vệ quyền sở hữu hợp pháp đáng chủ thể tạo thông tin, bảo vệ an ninh thông tin quốc gia Từ đó, góp phần định hình phát triển thị trường thông tin thống phạm vi quốc gia, động lực cho phát triển đất nước 115 − Xây dựng sách giá cung cấp dịch vụ hợp lý đối tượng sử dụng khác như: cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên,…Việc thư viện đại học thu phí dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu cần thiết nhằm tạo nguồn kinh phí đầu tư nâng cao chất lượng phát triển dịch vụ Tuy vậy, đưa mức phí sử dụng dịch vụ mức chấp nhận người dùng tin nhằm khuyến khích họ sử dụng dịch vụ quan trọng Thư viện đại học nên tham khảo ý kiến người dùng tin trước đưa mức phí cụ thể dịch vụ − Đa dạng hóa hình thức cung cấp dịch vụ như: cung cấp trực tiếp, qua điện thoại, fax, qua email,…nhằm mang lại tiện lợi cho người sử dụng − Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ tác nghiệp đội ngũ cán thực dịch vụ Nội dung bồi dưỡng kiến thức cập nhật, chuyên sâu thông tin – thư viện, kỹ tìm kiếm khai thác, đánh giá thông tin, kỹ giao tiếp, trình độ tin học, ngoại ngữ, kiến thức ngành, lónh vực đào tạo trường đại học mà thư viện phục vụ Hình thức bồi dưỡng đưa cán học khóa huấn luyện ngắn hạn chương trình đào tạo dài hạn nước − Xây dựng đội ngũ cộng tác viên thực dịch vụ Các cộng tác viên nên sinh viên, giảng viên thuộc chuyên ngành đào tạo trường Thư viện cần huấn luyện cho đội ngũ cộng tác viên kỹ cần thiết tìm kiếm, xử lý, chọn lọc thông tin để hỗ trợ thư viện cung cấp thông tin nhanh chóng đầy đủ theo yêu cầu người sử dụng − Tiến hành giới thiệu, quảng bá rộng rãi dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu đến người sử dụng thông qua nhiều kênh thông tin như: giới thiệu tin thư viện, buổi hội thảo, hội nghị bạn đọc hàng năm, gửi tờ rơi, giới thiệu dịch vụ 116 trang web thư viện, ấn phẩm thông tin trường đại học, gửi email, … − Thường xuyên thu thập phân tích thông tin phản hồi từ phía người sử dụng, làm sở để điều chỉnh hoàn thiện dịch vụ tốt 3.2.4 Dịch vụ bao gói sở liệu theo yêu cầu Dịch vụ bao gói sở liệu theo yêu cầu thực Thư viện Đại học Khoa học tự nhiên TP.HCM đáp ứng số yêu cầu tin giảng viên sinh viên trường Trong thời gian tới, thư viện nên thực nhiều biện pháp để nâng cao mức độ khai thác dịch vụ bao gói sở liệu theo yêu cầu như: − Tiến hành khảo sát nhu cầu sử dụng dịch vụ bao gói sở liệu theo yêu cầu giảng viên, sinh viên trường nhằm đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, xác, kịp thời theo yêu cầu người sử dụng − Hoàn thiện phần mềm quy trình thực dịch vụ bao gói CSDL theo yêu cầu − Điều chỉnh mức phí sử dụng dịch vụ hợp lý với nhiều đối tượng sử dụng khác cán bộ, giảng viên tính giá, sinh viên áp dụng mức giá ưu đãi, khuyến khích sử dụng − Tăng cường giới thiệu, quảng bá dịch vụ đến đông đảo giảng viên, sinh viên trường thông qua hình thức như: giới thiệu tin đặt thư viện, giới thiệu buổi hội thảo, hội nghị bạn đọc, lớp hướng dẫn sử dụng thư viện, gửi tờ rơi, giới thiệu trang web thư viện,… 117 − Hợp tác với thư viện đại học khác địa bàn TP.HCM để phát triển dịch vụ bao gói CSDL theo yêu cầu thông qua hình thức như: chuyển giao quy trình thực hiện, phần mềm, chia xẻ kinh nghiệm, huấn luyện cán thực dịch vụ,… 3.2.5 Dịch vụ dịch tài liệu Dịch vụ dịch tài liệu thực thư viện trường đại học Đại học Khoa học tự nhiên TP.HCM, Đại học Công nghiệp TP.HCM Tuy nhiên, dịch vụ chưa phổ biến giảng viên, sinh viên trường mức phí sử dụng dịch vụ cao Để nâng cao mức độ sử dụng dịch vụ dịch tài liệu giảng viên sinh viên, thư viện đại học nên thực biện pháp như: − Tăng cường hợp tác thư viện đại học trình thực dịch vụ dịch tài liệu nhằm tránh trùng lặp, tiết kiệm chi phí giảm giá thành cung cấp dịch vụ − Xây dựng đội ngũ cộng tác viên dịch tài liệu cán bộ, giảng viên, sinh viên trường đại học nhằm giảm chi phí gia tăng gắn kết dịch vụ người sử dụng trường đại học − Tăng cường giới thiệu dịch vụ dịch tài liệu tin đặt thư viện, trang web thư viện, buổi hội thảo, hội nghị bạn đọc nhằm phổ biến rộng rãi dịch vụ đến cán bộ, giảng viên, sinh viên trường đại học 3.2.6 Dịch vụ triển lãm tài liệu Dịch vụ triển lãm giúp thư viện đại học giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoạt động đến đông đảo người sử dụng, qua nâng cao mức độ nhận biết giảng viên, sinh viên trường hoạt động thư viện Thời gian qua, thư 118 viện đại học tổ chức triển lãm tài liệu bổ sung thư viện kỷ niệm ngày lễ trọng đại đất nước hoạt động diễn chưa thường xuyên mức độ thu hút quan tâm giảng viên, sinh viên trường tương đối thấp Do vậy, thư viện đại học nên thực nhiều biện pháp để cải tiến nội dung, hình thức buổi triển lãm như: − Thường xuyên tổ chức buổi triển lãm tài liệu theo chủ đề thu hút quan tâm giảng viên, sinh viên trường − Hợp tác chặt chẽ với quan xuất bản, phát hành nước để tổ chức triển lãm tài liệu nhiều chủ đề khác − Đa dạng hóa hình thức trưng bày giới thiệu tài liệu bổ sung thư viện, thông qua nhiều hình thức như: giới thiệu hệ thống phòng đọc, phòng mượn thư viện, tờ rơi, trang web thư viện − Kết hợp hình thức triển lãm với hoạt động khác mời nhà khoa học, nhà văn, nhà nghệ thuật tiếng nói chuyện, giới thiệu sách, điểm sách, tổ chức thi tìm hiểu sách nhiều chủ đề,… 3.2.7 Hội nghị bạn đọc Hội nghị bạn đọc hình thức trao đổi thông tin hiệu thư viện người dùng tin Những năm qua, số thư viện đại học TP.HCM tổ chức hội nghị bạn đọc theo định kỳ lần/một năm hai năm/một lần nhằm lắng nghe ý kiến đánh giá đề xuất từ phía người dùng tin trường, làm sở để cải thiện hoạt động thư viện ngày tốt Để hội nghị bạn đọc trở thành kênh thông tin hữu hiệu thư viện đại học người dùng tin 119 trường thư viện đại học cần nâng cao chất lượng buổi hội nghị bạn đọc thông qua nhiều biện pháp như: − Đảm bảo việc tổ chức hội nghị bạn đọc theo định kỳ, hai lần năm, đồng thời sau hội nghị bạn đọc kết thúc, thư viện cần đánh giá, rút kinh nghiệm để lần tổ chức sau tốt − Chuẩn bị tốt nội dung buổi hội nghị bạn đọc: bên cạnh nội dung buổi hội nghị bạn đọc tổng kết hoạt động thư viện năm qua, thu nhận ý kiến đóng góp giải đáp thắc mắc từ phía người dùng tin, khen thưởng bạn đọc tích cực sử dụng thư viện, thư viện đại học nên kết hợp tổ chức thêm hoạt động khác mời nhà khoa học, nhà văn,… tiếng giới thiệu sách, trình bày báo cáo chuyên đề vấn đề thu hút quan tâm người dùng tin − Thông tin rộng rãi buổi hội nghị bạn đọc cho người dùng tin trường đại học tham gia thông qua hình thức gửi thư mời, thông báo tin thư viện, trang web thư viện,… − Thường xuyên đổi nội dung hình thức tổ chức hội nghị bạn đọc hàng năm để tránh trùng lặp, gây nhàm chán cho người tham gia 3.2.8 Dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện Dịch vụ hướng dẫn sử dụng thư viện trang bị cho giảng viên, sinh viên kiến thức, kỹ cần thiết để sử dụng thư viện có hiệu Do vậy, thư viện đại học tổ chức lớp hướng dẫn sử dụng thư viện cho giảng viên sinh viên vào đầu năm học Tuy nhiên, nội dung lớp hướng dẫn sử dụng thư viện thư viện đại học tổ chức thường nặng phần cung cấp thông tin giới thiệu thư viện, trọng đến việc trang bị kiến thức thông tin, huấn luyện kỹ khai thác thông 120 tin thư viện cách hiệu Vì vậy, thư viện đại học cần thực nhiều biện pháp để cải tiến nội dung hình thức lớp hướng dẫn như: − Về nội dung hướng dẫn, bên cạnh việc cung cấp thông tin giới thiệu hoạt động thư viện, cần tập trung hướng dẫn cho người sử dụng kỹ cần thiết như: kỹ sử dụng máy tra cứu thư viện như: hệ thống mục lục, thư mục,…để tìm tin; kỹ khai thác thông tin sở liệu thư viện tìm kiếm thông tin Internet; kỹ đánh giá, lựa chọn thông tin; kỹ sử dụng trang thiết bị thư viện như: máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan, … − Về hình thức hướng dẫn, sau giới thiệu lớp học, thư viện nên tổ chức cho giảng viên, sinh viên tham quan, thực hành phận thư viện, giải đáp thắc mắc hướng dẫn thêm yêu cầu Đồng thời, thư viện nên đưa toàn nội dung hướng dẫn lên trang web thư viện để người sử dụng truy cập tìm hiểu thêm có nhu cầu, mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện cập nhật thường xuyên thông tin hướng dẫn cách nhanh chóng Bên cạnh đó, thư viện nên tổ chức trang web chuyên mục hỏi – đáp (FAQs) nhằm giải đáp thắc mắc hướng dẫn, tư vấn kịp thời cho người dùng tin sử dụng thư viện hiệu − Về thời gian hướng dẫn, thư viện nên tổ chức lớp hướng dẫn sử dụng thư viện không vào đầu năm học mà phải mở thường xuyên lớp hướng dẫn có nhiều người sử dụng yêu cầu Bên cạnh đó, thư viện cần trang bị cho đội ngũ cán phục vụ kiến thức, kỹ hướng dẫn sử dụng thư viện vững vàng để họ hỗ trợ thường xuyên cho người dùng tin trình sử dụng thư viện 121 − Ngoài ra, thư viện đại học nên biên soạn tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện dạng như: cẩm nang, sổ tay hướng dẫn,… để phát cho người đăng ký sử dụng thư viện 3.3 Phát triển dịch vụ thông tin – thư viện Kết khảo sát cho thấy nhu cầu khai thác thông tin giảng viên sinh viên trường đại học ngày gia tăng đa dạng Để đáp ứng nhu cầu này, việc đa dạng hóa dịch vụ thông tin – thư viện thư viện đại học cần thiết Kết khảo sát ý kiến giảng viên, cán nghiên cứu, sinh viên số trường đại học công lập địa bàn TP.HCM việc mở rộng phát triển dịch vụ thông tin – thư viện thư viện trường (xem bảng 5.37&5.38, PL5) cho thấy đa số giảng viên sinh viên trường đại học công lập TP.HCM mong muốn thư viện trường mở rộng dịch vụ thông tin – thư viện có Đồng thời, người dùng tin muốn thư viện đại học phát triển thêm nhiều dịch vụ thông tin – thư viện như: dịch vụ mượn liên thư viện, dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng Bên cạnh đó, phát triển hoạt động đào tạo nghiên cứu khoa học trường đại học thời gian tới đòi hỏi thư viện đại học phải cung cấp thêm nhiều dịch vụ thông tin – thư viện đáp ứng nhu cầu người sử dụng 3.3.1 Dịch vụ mượn liên thư viện Dịch vụ mượn liên thư viện cho phép cán bộ, giảng viên, sinh viên mượn tài liệu nhiều thư viện đại học quan thông tin – thư viện khác dễ dàng thuận lợi Kết khảo sát cho thấy nhu cầu sử dụng dịch vụ 122 mượn liên thư viện giảng viên sinh viên trường đại học lớn Do vậy, thư viện đại học cần đẩy mạnh thực dịch vụ mượn liên thư viện thời gian tới, trước tiên cho phép giảng viên, sinh viên trường mượn tài liệu thư viện đại học địa bàn TP.HCM Để thực dịch vụ mượn liên thư viện, thư viện đại học cần hợp tác chặt chẽ với thông qua việc ký kết văn quy định rõ ràng, cụ thể sách, điều kiện, thủ tục, chi phí cho mượn tài liệu thư viện Đồng thời, thư viện đại học cần tăng cường giới thiệu nguồn lực thông tin thông qua hệ thống mục lục, thư mục loại, trang web thư viện,… tạo đường dẫn liên kết đến trang web quan thông tin – thư viện nhằm giúp người dùng tin tra tìm, lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu cách thuận lợi, nhanh chóng xác Bên cạnh đó, thư viện đại học nên thống chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ thông tin – thư viện mượn – trả tài liệu, phát triển phân hệ mượn liên thư viện tích hợp vào phần mềm quản trị thư viện theo chuẩn quốc tế mượn liên thư viện ISO 10160/ISO 10161 nhằm tạo điều kiện cho việc thực dịch vụ mượn liên thư viện qua mạng Internet thư viện diễn thuận tiện nhanh chóng Hiện nay, dự án “Hệ thống thông tin – thư viện điện tử liên kết trường đại học” triển khai TP.HCM với tham gia chín thư viện đại học trường như: Đại học Bách khoa, Đại học Khoa học tự nhiên (thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM), Đại học Y Dược TP.HCM, Đại học Sư phạm TP.HCM, Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM, Đại học Kinh tế TP.HCM, Đại học Công nghiệp TP.HCM, Đại học Mở-Bán công TP.HCM Đại học Dân lập Kỹ thuật Công nghệ TP.HCM 123 Dự án tạo tiền đề để thư viện đại học TP.HCM liên kết chia sẻ thông tin hiệu 3.3.2 Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) Phổ biến thông tin chọn lọc dịch vụ cung cấp thông tin có nội dung hình thức xác định từ trước cách chủ động định kỳ tới người sử dụng Ngày nay, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc thực rộng rãi quan thông tin – thư viện giới Trong trường đại học, nhu cầu cập nhật thường xuyên thông tin chuyên ngành lónh vực mà giảng viên, sinh viên giảng dạy, nghiên cứu, học tập lớn nên dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc góp phần đáp ứng nhu cầu Bên cạnh đó, hàng năm, trường đại học tổ chức thực nhiều đề tài, dự án nghiên cứu theo nhiệm vụ giao theo đơn đặt hàng từ bên Đây hoạt động trọng tâm thường xuyên trường đại học, vậy, việc triển khai dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc nhằm hỗ trợ thông tin cho hoạt động cần thiết Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc thực dựa hợp đồng ký kết thư viện với người dùng tin, thư viện cung cấp thông tin nhất, chọn lọc, thích hợp với yêu cầu người dùng tin theo định kỳ thoả thuận Để triển khai thực dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc trường đại học, thư viện đại học cần thực bước sau: − Xây dựng tổ chức tốt nguồn lực thông tin mình, đặc biệt thông tin điện tử dạng sở liệu toàn văn sở tiến hành khảo sát nhu cầu tin cán 124 bộ, giảng viên, sinh viên trường Đồng thời, thư viện cần nắm vững nguồn thông tin bên thư viện để khai thác kịp thời cần − Chuẩn hóa công tác xử lý kỹ thuật xử lý nội dung tài liệu, tăng cường xử lý sâu nội dung tài liệu, đồng thời đào tạo đội ngũ cán thực dịch vụ đủ khả tiếp nhận, xử lý yêu cầu tin người dùng tin − Xác định rõ nhóm khách hàng mục tiêu dịch vụ gồm tác giả, nhóm tác giả thực đề tài, dự án nghiên cứu trường, cán nghiên cứu, cán giảng dạy, học viên sau đại học, sinh viên làm khóa luận tốt nghiệp tham gia nghiên cứu khoa học Đây nhóm khách hàng có nhu cầu khai thác thông tin mức độ cao thường xuyên − Giới thiệu mục đích, nội dung, tác dụng dịch vụ SDI đến nhóm khách hàng mục tiêu thông qua nhiều hình thức tổ chức buổi giới thiệu, hướng dẫn sử dụng dịch vụ, gửi thư giới thiệu dịch vụ khoa, môn, trung tâm nghiên cứu trực thuộc trường, gửi email,… − Tiếp nhận yêu cầu tin từ nhóm khách hàng mục tiêu, xử lý xây dựng biểu thức tìm tin tương ứng với diện nhu cầu họ, lưu trữ vào hồ sơ Quá trình đòi hỏi cán thực dịch vụ thường xuyên trao đổi với khách hàng để xây dựng biểu thức tìm tin phản ánh xác nhu cầu tin họ − Thư viện ký hợp đồng cung cấp thông tin cho khách hàng, hợp đồng cần xác định rõ nội dung, hình thức thông tin cung cấp thời gian, chi phí cung cấp thông tin − Cán thực dịch vụ tiến hành tìm kiếm cung cấp thông tin cho khách hàng theo hợp đồng ký Trong trình thực dịch vụ, cán thư viện cần 125 thường xuyên liên hệ, nhận thông tin phản hồi từ khách hàng để kịp thời điều chỉnh dịch vụ Chất lượng giá dịch vụ SDI yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến định lựa chọn sử dụng dịch vụ người dùng tin trường đại học Do vậy, thư viện đại học cần bảo đảm chất lượng dịch vụ SDI đưa mức giá sử dụng dịch vụ hợp lý, phù hợp với khả toán người sử dụng Trong giai đoạn đầu triển khai dịch vụ SDI, thư viện đại học nên cho khách hàng sử dụng thử dịch vụ, không tiến hành thu phí thu mức phí thấp nhằm khuyến khích nhiều người sử dụng dịch vụ Sau thời gian sử dụng, khách hàng cảm thấy an tâm tin tưởng vào chất lượng dịch vụ thư viện thu giá dịch vụ Bên cạnh đó, thư viện đại học nên triển khai dịch vụ SDI theo lộ trình thích hợp Bước đầu nên triển khai dịch vụ cho nhóm khách hàng mục tiêu trước để thu nhận thông tin phản hồi, giúp điều chỉnh hoàn thiện dịch vụ Sau đó, triển khai rộng rãi dịch vụ đến người dùng tin trường đại học Ngoài ra, thư viện đại học cần đẩy mạnh quảng bá dịch vụ qua nhiều kênh thông tin khác như: tin thư viện, lớp hướng dẫn sử dụng thư viện, tờ rơi,… đó, thư viện cần nhận thức rõ việc đem lại hài lòng cho người sử dụng dịch vụ biện pháp giới thiệu dịch vụ hiệu đến đông đảo người dùng tin trường đại học Đồng thời, thư viện đại học cần tổ chức khóa huấn luyện người dùng tin trường theo định kỳ nhằm trang bị cho họ kiến thức kỹ sử dụng dịch vụ SDI hiệu 126 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin viễn thông vào hoạt động thông tin – thư viện cho phép thư viện đại học thực dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tự động hóa Theo đó, thư viện lưu trữ yêu cầu tin người dùng tin máy tính điện tử Khi thư viện xử lý tài liệu máy tính dạng biểu ghi đọc máy hệ thống tiến hành so sánh biểu ghi tài liệu với biểu thức tìm tin thể yêu cầu tin người sử dụng lưu máy theo chương trình lập trình sẵn Nếu nội dung biểu ghi phù hợp với nội dung yêu cầu tin ghi lại, sau máy tính tự động xuất thông tin thư viện chuyển thông tin đến người dùng tin Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tự động hóa giúp tiết kiệm nhiều thời gian công sức tìm kiếm, lựa chọn thông tin cán thực dịch vụ Để thực dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc tự động hóa, thư viện cần xây dựng phần mềm hỗ trợ việc lưu trữ, quản lý yêu cầu tin người dùng tin tự động truy xuất thông tin phù hợp với yêu cầu tin đăng ký 3.3.3 Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng Ngày nay, thành tựu công nghệ thông tin viễn thông ứng dụng rộng rãi vào hoạt động thông tin – thư viện nước ta tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện cung cấp dịch vụ thông tin – thư viện qua mạng, đặc biệt Internet Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng (còn gọi dịch vụ tra cứu số) dịch vụ hỏi đáp qua mạng, liên kết người dùng tin với cán tra cứu với chuyên gia lónh vực khác Về bản, nội dung dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng tương tự dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu thực 127 môi trường thư viện truyền thống, điểm khác biệt phương thức thực dịch vụ thông qua mạng Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng thực theo hai phương thức Phương thức thứ cán tra cứu người sử dụng dịch vụ tương tác trực tuyến với thông qua hỗ trợ công nghệ tương tác mạng phần mềm chat (Instant Messaging), hội nghị truyền hình (Video-conferencing), Web-cam,…và người sử dụng nhận câu trả lời cho yêu cầu tin Phương thức thứ hai người sử dụng chuyển yêu cầu tin qua mạng cho cán tra cứu nhận câu trả lời thư viện sau khoảng thời gian định, thông qua trang web thư viện, email,… [13],[44] Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng có nhiều ưu điểm như: khả phục vụ yêu cầu tin từ xa theo chế độ 24 ngày suốt tuần, mang lại thuận tiện cho người sử dụng; khả phục vụ lúc nhiều yêu cầu tin khác người sử dụng; người dùng tin truy cập sử dụng dịch vụ nơi, vào lúc nên tiết kiệm nhiều thời gian chi phí cho người sử dụng dịch vụ;… Do vậy, việc thực dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng thư viện đại học công lập TP.HCM mang lại nhiều lợi ích cho người dùng tin trường cho thư viện đại học Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng hoạt động dựa điều hành quản lý cán phụ trách dịch vụ Các cán nhận yêu cầu tin người sử dụng dịch vụ qua giao diện trang web thư viện qua email Sau phân tích yêu cầu tin tìm tin nguồn tin khác tài liệu in, sở liệu loại,… cán tra cứu chuyển câu trả lời cho người sử dụng qua email địa web họ Thông tin dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng cung cấp 128 gồm nhiều loại thông tin thư mục, thông tin kiện, thông tin dẫn Để triển khai dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng, thư viện cần có phần mềm hỗ trợ cho dịch vụ Phần mềm phải đáp ứng yêu cầu thân thiện với người sử dụng, dễ thao tác, hỗ trợ người sử dụng truy cập dịch vụ nơi, lúc, xếp người truy cập dịch vụ theo thứ tự, hỗ trợ chức tương tác trực tuyến môi trường số công nghệ thời gian thực đồng bộ, hỗ trợ chức thư điện tử, cho phép xây dựng nhật ký giao dịch, giữ bí mật cho người sử dụng,…Hiện nay, số phần mềm thư viện nước sử dụng hỗ trợ thực dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu là: Click&Care (Th Sỹ), LivePerson, phần mềm thư tín tức thời AOL ICQ,…[13],[44] Để xây dựng dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng, thư viện cần phải thực bước sau: - Thu thập thông tin, bao gồm việc tìm hiểu dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng nhiều thư viện thực hiện, đặc biệt dịch vụ thư viện lónh vực hoạt động với - Lập kế hoạch cung cấp dịch vụ, nêu rõ sách, thủ tục, phương pháp triển khai đánh giá dịch vụ, nguồn lực cần đầu tư cho dịch vụ, hiệu kinh tế dịch vụ,… - Triển khai dịch vụ, bao gồm việc xây dựng sở vật chất kỹ thuật đại tăng cường nguồn lực thông tin để hỗ trợ cho trình thực dịch vụ, hoàn thiện nội dung hình thức trang web thư viện, đào tạo đội ngũ cán thư viện đủ lực thực dịch vụ, xây dựng sách giá áp dụng cho người sử dụng dịch vụ,… Dịch vụ cần thực thử nghiệm môi trường có kiểm soát để kịp thời điều chỉnh hoàn thiện trước cung cấp rộng rãi cho người sử dụng 129 - Huấn luyện người dùng tin sử dụng dịch vụ thông qua việc biên soạn tài liệu hướng dẫn tổ chức khóa đào tạo người dùng tin kiến thức kỹ cần thiết để khai thác dịch vụ - Phổ biến dịch vụ: sau giai đoạn thử nghiệm dịch vụ thành công, thư viện cần tiến hành quảng bá dịch vụ đến người sử dụng thông qua nhiều kênh thông tin như: tổ chức buổi giới thiệu dịch vụ, cung cấp thông tin dịch vụ trang web thư viện qua email,… - Đánh giá dịch vụ: Thư viện cần xây dựng công cụ đánh giá dịch vụ phù hợp thường xuyên đánh giá chất lượng dịch vụ để đảm bảo dịch vụ hoạt động ổn định.[13] Ngoài ra, thư viện đại học công lập TP.HCM cần xây dựng kế hoạch hợp tác chặt chẽ với trình thực dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng thông qua việc xây dựng sách tiêu chuẩn chia sẻ thông tin để đảm bảo dịch vụ mang lại lợi ích cao cho người dùng tin trường đại học Trong số dịch vụ thông tin – thư viện đề xuất việc phát triển dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu qua mạng khả thi điều kiện thư viện đại học công lập TP.HCM