lời nói đầu Trớc xu hớng quốc tế hoá phát triển kinh tế giới, quốc gia trở thành mắt xích thiếu toàn hệ thống kinh tế Trong trình hoà nhập vào xu phát triển chung đó, ngoại thơng trở thành lĩnh vực kinh tế quan trọng, thông qua hoạt động ngoại thơng mối liên hệ kinh tế nớc đợc thiết lập thực sở phát huy tiềm mạnh nớc, ngoại thơng "sợi dây" kết nối kinh tế nớc, tạo hiệu chung cho trình phát triển Chính vậy, hoạt động ngoại thơng hay hoạt động xuất nhập giữ vai trò trọng u nỊn kinh tÕ qc d©n cịng nh chiến lợc phát triển kinh tế quốc gia, có Việt Nam Trong năm gần đây, từ Nhà nớc thực sách mở cửa, mối quan hệ hợp tác kinh tế, thơng mại, khoa học kỹ thuật nớc ta nớc giới không ngừng đợc tăng cờng mở rộng, đơn vị kinh doanh xuất nhập phát triển đa dạng mạnh mẽ hơn, hoạt động xuất nhập trở nên sôi động hẳn lên lĩnh vực kinh doanh khó khăn, phức tạp, mang tính cạnh tranh cao trêng quèc tÕ Thùc tÕ cho thÊy cïng víi xuÊt khẩu, nhập đóng vai trò không nhỏ vào trình phát triển kinh tế- xà hội, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thị trờng nớc, giải việc làm, khắc phục yếu mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất, tạo sức mạnh cho xuất khẩu, phục vụ công công nghiệp hoá- đại hoá đất nớc Hạch toán kế toán công cụ thiếu quản lý hoạt động kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, nã cung cÊp mét c¸ch đầy đủ, kịp thời, xác thông tin tình hình sản xuất, kinh doanh Trên giác độ vĩ mô, sở phục vụ công tác kiểm tra quản lý doanh nghiệp xuất nhập Nhà nớc giác độ vi mô, sở cho việc định kinh doanh, quản trị doanh nghiệp Thông qua công tác kế toán nhập khẩu, nhà quản lý biết đợc thị trờng nào, mặt hàng nào, lĩnh vực kinh doanh mà kinh doanh có hiệu quả, từ có biện pháp phù hợp cho đạt đợc hiệu kinh doanh cao Điều đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh, đứng vững thị trờng đầy"sóng gió", cho phép doanh nghiệp đạt đợc ba mục tiêu chiến lợc là: lợi nhuận, vị an toàn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn phát triển thời gian Nhận thức đợc tầm quan trọng công tác kế toán nhập ý nghĩa việc nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp chế thị trờng, qua thời gian theo học lớp bồi dỡng Kế toán trởng, em đà lựa chọn chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nhập với việc nâng cao hiệu kinh doanh công ty Xuất nhập Kỹ thuật (TECHNIMEX)" Chuyên đề đợc bố cục theo ba phần sau: phần i: sở lý luận việc tổ chức công tác kế toán nhập phần ii: thực trạng công tác kế toán nhập công ty xnk kỹ thuật phần iii: phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nhập công ty xnk kỹ thuật Chuyên đề đà tập trung lµm râ lý ln vỊ kinh doanh nhËp khÈu vµ kế toán nhập chế mới, đánh giá tình hình chung đơn vị quản lý kế toán, phân tích qui trình kế toán nhập đề xuất phơng hớng, biện pháp giải số tồn công tác kế toán nh nâng cao hiệu kinh doanh nhập Công ty TECHNIMEX Phần i sở lý luận việc tổ chức công tác kế toán nhập i Một số vấn đề hoạt động kinh doanh nhập ý nghĩa, nhiệm vụ công tác kế toán nhập Vai trò hoạt động nhập Hoạt động nhập l mặt lĩnh vực ngoại thơng, việc mua hàng hoá tổ chức kinh tế, Công ty, tập đoàn nớc tiêu thụ hàng hoá nhập thị trờng nớc tái xuất khẩu, đợc thực c¸c doanh nghiƯp kinh doanh xt nhËp khÈu theo c¸c hợp đồng ký kết với nớc Hoạt động nhập có vị trí đáng kể kinh tế quốc dân Trong điều kiện kinh tế nớc ta thấp kém, kỹ thuật lạc hậu, thiếu vốn, trình độ quản lý hạn chế việc nhập máy móc, thiết bị, vật t, vốn, công nghệ tạo điều kiện giải bế tắc thúc đẩy tăng trởng, phát triển kinh tế Hoạt động nhập tranh thủ khai thác tiềm mạnh công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lí nớc nh tăng cờng giao lu quốc tế nhằm mở rộng quan hệ đối ngoại, hiểu biết lẫn trờng quốc tế Bên cạnh đó, nhập phận cấu thành cán cân xuất nhập khẩu, tác động tích cực đến xuất khẩu, giải việc làm cho ngời lao động, làm dồi dào, phong phú thị trờng nội địa 2.Các phơng thức hình thức kinh doanh nhập hàng hãa NhËp khÈu lµ mét lÜnh vùc rÊt phong phó đa dang, đợc tiến hành theo nhiều phơng thức hình thức khác Xét phơng thức, nhập bao gồm hai phơng thức, nhập theo Nghị định th nhập Nghị định th Nhập theo Nghị định th phơng thức mà doanh nghiệp phải tuân theo tiêu pháp lệnh Nhà nớc trao đổi hàng hóa hai nớc theo Nghị định th đà ký kết Nhập Nghị định th phơng thức hoạt động doanh nghiệp phải tự cân đối tài chính, chủ động tổ chức hoạt động nhập từ khâu đến khâu cuối thực đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc Về hình thức nhập khẩu, tồn hai hình thức chủ yếu nhập trực tiếp nhập uỷ thác Nhập trực tiếp hình thức mà đơn vị kinh doanh xuất nhập đợc Nhà nớc cấp gíấy phép kinh doanh nhập khẩu, trực tiếp tổ chức giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mua hàng hoá với nớc Nhập uỷ thác hình thức nhập áp dụng doanh nghiệp đợc Nhà nớc cÊp giÊy phÐp nhËp khÈu nhng cha cã ®đ ®iỊu kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hợp đồng với nớc cha thể trực tiếp lu thông hàng hoá nớc nên phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức nhập hộ hàng hoá cho 3 Các phơng thức toán hợp đồng ngoại kinh doanh nhập Phơng thức toán yếu tố quan trọng việc thực hợp đồng ảnh hởng đến việc hạch toán kế toán Có nhiều phơng thức toán khác nhau, nhng phổ biến quan trọng số phơng thức sau: Thứ nhất, phơng thức toán nhờ thu (Collection of payment), phơng thức toán ®ã tỉ chøc xt khÈu sau ®· giao hµng ký phát hối phiếu đoì tiền ngời mua, nhờ Ngân hàng phục vụ thu hộ số tiền ghi tờ hối phiếu Thứ hai, phơng thức tín dụng chứng từ (L/C), phơng thức đợc áp dụng phỉ biÕn nhÊt bëi u ®iĨm cđa nã Thùc chÊt thoả thuận Ngân hàng (Ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu khách hàng (ngời xin mở L/C) trả số tiền định cho số ngời khác (ngời hởng lợi sè tiỊn L/C) hc chÊp nhËn hèi phiÕu ngêi hởng lợi thứ ký phát (trong phạm vi số tiền định đó) ngời hởng lợi xuất trình cho Ngân hàng chứng từ hàng hoá phù hợp với qui định đề L/C Thứ ba, phơng thức toán chuyển tiền (Remittance) phơng thức khách hàng (ngời nhập khẩu) yêu cầu Ngân hàng phục vụ chuyển số tiền định cho ngời hởng lợi (ngời xuất khẩu) thời điểm cụ thể thời gian định Để tổ chức công tác kế toán nhập cách khoa học, hợp lý yêu cầu phải nắm đợc ý nghÜa cịng nh nhiƯm vơ cđa kÕ to¸n nhËp khẩu, có nh đảm bảo thiết lập cung cấp hệ thống thông tin phục vụ cho quản trị nội doanh nghiệp, điều hành công việc kinh doanh hàng ngày, hàng cách hiệu ý nghĩa, nhiệm vụ công tác kế toán nhập Kế toán nhập đảm bảo từ việc phản ánh, theo dõi việc thực hợp đồng kinh tế, tập hợp, phân bổ chi phí cách xác, ghi nhận doanh thu, phản ánh biến động tài sản, vốn, vật t, lý hợp đồng, xác định hiệu kinh doanh đến việc lựa chọn đợc thị trờng, bạn hàng, khách hàng, mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh có hiệu đồng thời xác định thị trờng, mặt hàng tiềm phục vụ cho viƯc lËp chiÕn lỵc kinh doanh cđa doanh nghiƯp Xt phát từ chức năng, nhiệm vụ chung công tác kế toán, xuất phát từ đặc điểm riêng hoạt động nhập khẩu, từ cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nhập khẩu, kế toán nhập cần làm tốt nhiệm vụ sau: Thứ nhất, ghi chép, phản ánh giám sát tình hình thực tiêu kế hoạch lu chuyển hàng nhập Thứ hai, thông qua ghi chép, phản ánh để kiểm tra tình hình thực kế hoạch nhập khẩu, kiểm tra việc bảo quản, dự trữ hàng hoá tổ chức tốt kế toán chi tiết vật t hàng hoá, kế hoạch thu chi ngân sách, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách Thứ ba, kiểm tra tình hình chi phí nhập sử dụng tiết kiệm loại vật t, tiền vốn Kế toán nhập phải xác định đầy đủ xác chi phí nhập khẩu, xác định xác doanh thu bán hàng, khoản giảm trừ từ xác định kết kinh doanh, đảm bảo lấy thu bï chi vµ cã l·i Thø t, cung cÊp số liệu phục vụ kịp thời công tác quản lý điều hành kinh doanh, kiểm tra phân tích hoạt động tài doanh nghiệp, phục vụ cho công tác theo dõi lập kế hoạch, công tác thống kê thông tin kinh tế Trên sở nắm đợc đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu, ý nghĩa nh nhiệm vụ công tác kế toán nhập khẩu, kế toán phải biết đợc thể đặc điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc tổ chức thực nhiệm vụ kế toán nhập II tổ chức công tác kÕ to¸n nhËp khÈu Mét sè chøng tõ kÕ toán thờng dùng hạch toán nghiệp vụ nhập Bộ chứng từ toán mà tổ chức xuất chuyển cho đơn vị nhập để làm sở cho việc nhận hàng, toán, ghi sổ bao gồm: - Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice) - Vận chun ®êng biĨn (Bill of Lading) - GiÊy chøng nhËn b¶o hiĨm (Insurance Certificate), phÈm chÊt (Certificate of Quality), sè, lỵng träng (Certificate of Quantity, Weight), xt xø (Certificate of Origin), kiểm dịch giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) - Phiếu đóng gói (Packing List) Các tài khoản sử dụng hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu: Số lợng tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp nhu cầu thông tin cho quản trị nội doanh nghiệp Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán thờng sử dụng số tài khoản: TK 144, 151, 1561, 1562, 157, 131, 1388, 3388, 333, 413, 511, 641, 642, 911 Kế toán nghiệp vụ nhập hàng Để hạch toán hợp lý, xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình nhập đòi hỏi kế toán phải nắm đợc giá hàng nhập Việt Nam thờng áp dụng điều kiện FOB CIF Giá nhập phổ biến giá CIF Giá nhập kho hàng nhập giá mua thực tế , đợc tính theo công thức : Giá mua thực tế hàng nhập = Gi¸ CIF (FOB) + ThuÕ nhËp khÈu + Chi phÝ mua a NhËp khÈu trùc tiÕp KÕ to¸n nghiƯp vụ nhập hàng theo hình thức nhập trực tiếp đợc thực theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Kế toán nghiệp vụ nhập hàng theo phơng pháp KKTX TK111,112,331 TK 413 CLTG TK151 TK157,632 CLTG TiỊn hµng NK theo TGHT Trị giá lô hàng nhập kho theo TGTT Trị giá hàng gửi bán Bán trực tiếp cảng TK 1532 Trị giá bao bì tính giá riêng TK 3333 TK1561 TK138, 331 ThuÕ nhËp khÈu ph¶i nép Trị giá mua hàng Trị giá hàng thiếu nhập kho khoản đ ợc giảm giá Nhập trực tiếp gồm hai giai đoạn: nhập hàng tiêu thụ hàng nhập Giai đoạn tiêu thụ hàng hoá nhập giai đoạn quan trọng trình kinh doanh nhập doanh nghiệp, thông qua tiêu thụ mà giá trị hàng nhập đợc thực hiện, doanh nghiệp thu hồi đợc tiền vốn bỏ ra, cho phép trang trải chi phí phát sinh có lÃi Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng nhập ( theo phơng pháp KKTX ) đợc thực theo sơ đồ sau: b Nhập uỷ thác : Theo phơng thức đơn vị đặt hàng (bên uỷ thác) giao cho đơn vị ngoại thơng (bên nhận uỷ thác) tiến hành nhập lô hàng định đợc thoả thuận hợp đồng uỷ thác nhập Bên nhận uỷ thác phải ký kết thực hợp đồng nhËp khÈu víi danh nghÜa cđa m×nh nhng b»ng chi phí bên uỷ thác Việc hạch toán đơn vị nhận uỷ thác đợc tiến hành nh sau: SƠ Đồ 2: Kế toán bán hàng nhập TK 156 112, 131 TK 157 (1) TK632 (2a) TK 911 (8) TK 641 (2b) TK 151 TK 413 TK 511 TK 3331 (5) (4a) (9) (4) TK 521,531,532 (2c) TK 111, (10) TK 642 (6) (4 b) TK 1532 TK 111,112,131 TK 156 (11) (7) TK 421 (12) ( 3) (13) Chú thích : (1) Trị giá hàng chuyển đi, gửi bán (2a,2b,2c) Giá vốn hàng bán (3) Bao bì tính giá riêng (4) Doanh thu bán hàng theo TGTT (4a) Tiền hàng tính theo TGHT (4b) Chênh lệch tỷ giá (5) Thuế doanh thu phải nộp (1) Kết chuyển khoản giảm giá, chiết khấu, doanh thu hàng bán bị trả lại (2) K/C doanh thu (3) K/C giá vốn hàng bán tiêu thụ kỳ (4) K/C CFBH ph¸t sinh kú (5) K/C CFQLDN (6) NhËp kho số hàng bán bị trả lại (7) K/C lÃi (8) K/C lỗ Sơ đồ : Kế toán nhập uỷ thác (tại đơn vị nhận uỷ thác) TK3388 TK111,112 (1) TK151 (2) TK1561 (4a) (3) (4b) TK511 (5a) 111,112,3388 (5) TK TK413 (5b) Chó thÝch : (1) Nhận tiền hàng thuế nhập bên uỷ thác (2) trị giá hàng nhập theo TGHT (3) Giao hàng cho bên uỷ thác (giao thẳng) (4a) Tạm nhập kho theo TGHT (4b) Giao hàng cho bên uỷ thác (ë kho) (5) Hoa hång ủ th¸c theo TGTT (5a) Hoa hồng uỷ thác theo TGHT (5b) Chênh lệch tỷ giá Đối với đơn vị giao uỷ thác nhập đơn vị chủ hàng, đợc ghi sổ doanh số mua, bán hàng nhập Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền hàng nhập khẩu, thuế nhập chi phí dịch vụ uỷ thác Trình tự hạch toán đợc thực theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Hạch toán nhập uỷ thác đơn vị uû th¸c TK111, 112 TK 1388 TK 3333 TK 151 ( 1) (2) (3b) (4a) (3a) TK 156 (3) TK 413 TK157, 632 (3c) (4b) Chó thÝch : (1) Chun tiền cho bên nhận uỷ thác để nhập nép thuÕ NK (2) ThuÕ nhËp khÈu ®· nép (3) Trị giá thực tế hàng NK (giá mua + thuế NK) (3a) Gi¸ mua tÝnh theo TGHT (3b) ThuÕ nhËp phải nộp (3c) Chênh lệch tỷ giá (4a) Nhập kho lô hàng nhập (4b) Trị giá thực tế hàng nhập chuyển gửi bán, bán thẳng Trên vấn đề lý luận công tác kế toán nhập khẩu, đà phản ánh, nêu lên nét khái quát hoạt động nhập hạch toán nghiệp vụ nhập Thực tế, hệ thống kế toán Việt Nam vừa quy định nguyên tắc chuẩn mực chung, vừa quy định nguyên tắc, phơng pháp kế toán cụ thể mức độ định áp dụng cho doanh nghiệp Ngoài ra, doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh mà quy định thêm điều khoản chi tiết để tiện cho việc hạch toán nghịêp vụ kinh tế phát sinh trình kinh doanh doanh nghiệp Để thấy rõ tranh toàn cảnh hoạt động kinh doanh nhập khẩu, phần II đề cập đến công tác kế toán nhập doanh nghiệp cụ thể 10 TSCĐ ơng chi phí Thủ quỹ trực thuộc Kế toán trởng Đứng đầu máy kế toán Công ty kế toán trởng, chịu trách nhiệm chung tình hình tài Công ty, đạo thực công tác tài kế toán, tham mu cho giám đốc quản lý kinh tế Công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu tài chính, quan hệ với ngân sách, đạo việc mở L/C nhập khẩu, Séc to¸n, cã tr¸ch nhiƯm xÐt dut c¸c b¸o c¸o cđa đơn vị phụ thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài toàn Công ty Tại phòng kế toán trung tâm, giúp việc cho kế toán trởng có kế toán viên thủ quỹ Kế toán đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán đơn vị mình, cuối kỳ phải gửi báo cáo tài lên Công ty theo quy định Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách phản ánh nghiệp vụ nhập Công ty TECHNIMEX Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, TECHNIMEX sử dụng số tài khoản liên quan đến hạch toán nghiệp vụ nhập theo quy định chế độ kế toán hành, TK 112 đợc chi tiết thành tiểu khoản phản ánh số tiền gửi tiền mặt ngoại tệ Ngân hàng mà Công ty có giao dịch toán Để phản ánh toàn nghiệp vụ nhập Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung Đây hình thức sổ thích hợp với loại hình, qui mô kinh doanh, thuận cho việc vi tính hoá công tác kế toán Hiện Công ty sử dụng phần mềm kế toán Vụ Tài - Kế toán, Bộ Xây dựng Hàng ngày vào chứng từ gốc kế toán tiến hành tổng hợp phân loại Chứng từ thuộc phận phận phản ánh vào sổ sách liên quan nhập số liệu vào chứng từ tơng øng cã m¸y vi tÝnh, m¸y tÝnh sÏ tù xử lý số liệu đa thông tin theo yêu cầu đợc khai báo Qui trình đợc thể qua sơ đồ sau: ii Thực trạng công tác kế toán nhập công ty TECHNiMEX Nhập hàng hoá trực tiếp Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập TECHNIMEX Chứng từ gốc Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá 12 đơn thơng mại, vận đơn, thông báo thúê, giấy báo có, giấy báo nợ Nhật ký chung Kế toánSổphân loại nhập Báochứng cáo chitừ vào máy tính TK 111, Các báo cáo tiết, tổng 112, 156, tài 131,511, hợp hợp Khai báo yêu câu thông đồng, tin đầucông cho máy tính 632, 911 nợ Máy tính xử lý thông tin đa sản phẩm Thực chất hoạt động nhập trực tiếp thực hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) hợp đồng bán hàng (hợp đồng nội) Trên sở hợp đồng nội đà ký kết với khách hàng nớc, dựa vào thông tin hàng hoá, thị trờng nớc Công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại Đối tợng nhập trực tiếp chủ yếu máy móc kỹ thuật đại phục vụ sản xuất, nghiên cứu đào tạo nh: máy vi tính, máy in, thiết bị nghiên cứu khoa học, bảo vệ môi trờng Hoạt động nhập Công ty diễn thờng xuyên hoạt động mạnh Công ty Công ty áp dụng phơng pháp KKTX hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, tỷ giá dùng để quy đổi ngoại tệ tỷ gía thực tế bán Ngân hàng Ngoại thơng công bố, phơng pháp xác định giá vốn hàng bán phơng pháp giá thực tế đích danh Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập hàng đợc thực theo quy định chế ®é, nhiªn cã mét sè ®iĨm vËn dơng thĨ sau: Thø nhÊt, C«ng ty kh«ng sư dơng TK 1562 để phản ánh chi phí phát sinh trình nhập hàng nh giá vốn hàng bán không bao gồm chi phí Những chi phí phát sinh trình nhập hàng đợc phản ¸nh vµo TK 641 vµ 642 Thø hai, qu¸ trình nhập hàng, Công ty không sử dụngTK 331 để phản ánh tình hình toán với đối tác nớc Điều khó khăn cho việc theo dõi khâu toán, đặc biệt có tranh chấp xảy trình thực hợp đồng Khi toán cho tổ chức nớc ngoài, cha có sở đảm bảo hàng đà đợc chuyển nhng kế toán ghi Nợ TK 151/ Có TK 144 Việc bán hàng nhập hình thức nhập trực tiếp đợc thực sở hợp đồng nội đà ký kết với khách hàng nuớc, hàng nhập nhập kho mà đợc chuyển cho khách hàng giao cho khách hàng sân bay, cảng theo điều khoản đợc ghi hợp đồng Quy trình hạch toánnghiệp vụ bán hàng nhập đợc thực theo quy định chế độ kế toán hành 2.Nhập uỷ thác 13 Để thực hoạt động nhập uỷ thác, Công ty phải ký kết hai hợp đồng, hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác hợp đồng ngoại với đơn vị xuất Sau thực xong hợp đồng ngoại chứng từ đợc chuyển cho bên uỷ thác Một điểm khác nhập trực tiếp sau giao hàng cho bên uỷ thác, bên nhận bên uỷ thác phải tiến hành toán hợp đồng uỷ thác, toán sở để hai bên thống việc toán công nợ đến kết thúc hợp đồng Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhận nhập uỷ thác có mét sè ®iĨm vËn dơng thĨ nh sau: Thø nhất, Công ty không sử dụng TK hàng hoá để phản ánh số hàng đờng thuộc trách nhiệm không thuộc quyền sở hữu Công ty mà sử dụng bút toán ghi đơn để theo dõi nhận trả hàng cho bên giao uỷ thác Thứ hai, Công ty sử dụng cặp TK 1388 3388 để theo dõi toán trình thực hợp đồng TK 1388 dùng để theo dõi khoản chi phí phát sinh bên giao chịu, TK 3388 phản ánh số tiền nhận bên giao uỷ thác Các chi phí mà Công ty phải chịu đợc phản ánh vào TK 641 Khi thực xong hợp đồng giao hàng cho bên giao uỷ thác, Công ty tiến hành bù trừ TK 1388 3388 máy tính để xác định trách nhiệm toán công nợ lại Cứ hết quý, TECHNIMEX lại tiến hành khoá sổ xác định kết kinh doanh, chi phí phát sinh quý đợc kết chuyển toàn cho số hàng tiêu thụ quý đó, quy trình hạch toán nghiệp vụ xác định kết kinh doanh đợc thực theo quy định chế độ Từ số liệu tổng hợp trình kinh doanh nhập cho phép tính tiêu đánh giá hiệu kinh doanh nhập doanh nghiệp, sở phát huy nhân tố tích cực đồng thời đề xuất biện pháp khắc phục mặt cha làm đợc nhằm không ngừng nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp iii Đánh giá hiệu hoạt động kinh doanh nhập TECHNIMEX Qua xem xét số liệu năm 1996 1997 ta thấy hiệu kinh doanh Công ty đà giảm xuống, cụ thể tỷ suất lợi nhuận 0,59% so với 1,05% ( giảm 0,46% ), số vòng LCHH từ 22 vòng năm 1996 giảm xuống 6,3 vòng năm 1997, thời gian LCHH vòng năm 1996 16,4 ngày năm 1997 đà 57 ngày Kết nguyên nhân sau: Thứ nhất, KNNK tăng lên 21% nhng lợng hàng tồn kho cuối năm 1997 lớn nên doanh thu tiêu thụ dà giảm xuống Thứ hai, số lợng hợp đồng triển khai dở dang nhiều kết kinh doanh lại phải gánh chịu chi phí số hàng cha đợc tiêu thụ 14 Thứ ba, nh năm 96 tỷ trọng kinh doanh mặt hàng xe máy lớn năm 97 Công ty không kinh doanh mặt hàng mà tập trung vào kinh doanh mặt hàng máy vi tính, thiết bị ngoại vi NCKH Trên sở xem xét tranh toàn cảnh công tác kế toán nhập thực trạng hoạt ®éng kinh doanh nhËp khÈu ë TECHNIMEX, chóng ta thÊy đợc điểm mạnh tồn hoạt ®éng kinh doanh, tõ ®ã tÝch cùc ph¸t huy ®iĨm mạnh đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nâng cao hiệu kinh doanh TECHNIMEX 15 Phần iii Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nhập công ty xuất nhËp khÈu kü thuËt i C¬ së lý luËn cho việc hoàn thiện công tác kế toán nhập Để hoàn thiện công tác kế toán nhập với mục tiêu tồn phát triển thơng trờng đòi hỏi kế toán phải tuân theo nguyên tắc định, nguyên tắc là: Thứ nhất, nắm vững chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán nói chung kế toán nhập nói riêng Thứ hai, phải xuất phát từ đặc trng hoạt động nhập Thứ ba, phải vào mô hình chung hạch toán, quy định ghi chép, luân chuyển chứng từ đơn vị để hoàn thiện Thứ t, bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu kinh doanh Thứ năm, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung kế toán nhập nói riêng phải đợc thực từ cấp Nhà nớc đơn vị kinh doanh nhập Bên cạnh nguyên tắc trên, để hoàn thiện công tác kế toán nhập thân phận kế toán nhập Công ty đòi hỏi phải đạt đợc điều kiện sau: Một là, có đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thơng, chế định tài chính, am hiểu nghiệp vụ kinh doanh nhập hàng hoá, có khả giao dịch, toán tốt hợp đồng Hai là, kế toán viên phải tơng đối thông thạo ngoại ngữ đặc biệt tiếng Anh Ba là, đòi hỏi đội ngũ cán kế toán giỏi thao tác, xử lý máy tính mà phải hiểu sử dụng thành thạo phần mềm kế toán phân tích, phản ánh, xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị lập báo cáo tài theo định kỳ ii số nhận xét công tác kế toán nhập phơng hớng hoàn thiện tồn công ty xuất nhập kỹ thuật: Thực Quyết định số 1141 TC-QĐ/CĐKT Bộ Tài việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp ngày 01/11/1995, thức có hiệu lực ngày 01/01/1996, việc áp dụng chế độ kế toán TECHNIMEX đà vào quy củ, đợc áp dụng triển khai tơng đối tốt Đánh giá 16 tình hình tổ chức công tác kế toán tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập hàng hoá TECHNIMEX ta thấy lên số điểm nh sau: Thứ nhất, xuất phát từ đặc ®iĨm kinh doanh vµ tỉ chøc hƯ thèng kinh doanh mình, Công ty TECHNIMEX đà chọn hình thức tổ chức máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Hình thức tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát chỗ kế toán hoạt động chi nhánh đơn vị trực thuộc nh toàn Công ty, hạn chế bớt khó khăn việc phân công lao động, chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán kế toán thông tin công tác kế toán Thứ hai, TECHNIMEX áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung phản ánh, ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức sổ đơn giản quy trình hạch toán số lợng sổ, phù hợp với quy mô, loại hình kinh doanh Công ty, thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán Thứ ba, hệ thống tài khoản sử dụng hạch toán nghiệp vụ nhập đợc chi tiết tơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh Công ty, đặc biệt TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Thứ t, phơng pháp hạch toán mà doanh nghiệp áp dụng nghiệp vụ nhập phơng pháp KKTX Phơng pháp tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép theo dõi thờng xuyên biến động hàng ngày, hàng tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết kiểm kê Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh nhập đợc thực sở hợp đồng đà ký kết, việc mua bán đợc thực theo lô hàng hàng nhập thờng đợc giao thẳng cho khách hàng nên phơng pháp giá thực tế đích danh dùng để xác định trị giá vốn hàng bán đơn giản xác Tỷ giá dùng hạch toán nghiệp vụ nhập tỷ giá bán Ngân hàng Ngoại thơng Việt nam Cuối kỳ phải lập báo cáo tài chính, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá thực tế Ngân hàng công bố ngày cuối kỳ Thứ năm, việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, đặc biệt nhập uỷ thác tơng đối đơn giản hợp lý Thø s¸u, c¸c chøng tõ sư dơng qu¸ trình hạch toán ban đầu phù hợp với yêu cầu kinh tế pháp lý nghiệp vụ phát sinh, với mẫu Bộ Tài ban hành Thứ bảy, việc bố trí cán kế toán phân định công việc máy kế toán Công ty tơng đối tốt, phù hợp với khối lợng công việc đáp ứng đợc yêu cầu quản lý đặt Bên cạnh kết mà TECHNIMEX đà đạt đợc tổ chức máy kế toán công tác kế toán nhập số tồn đòi hỏi cần phải đợc quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh Công ty Cụ thể là: 17 1.Theo quy định Bộ Tài chế độ kế toán khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi hoá đơn thuế nhập khẩu, phát sinh trớc lúc nhập kho tiêu thụ ( trờng hợp bán thẳng không nhập kho ) phải hạch toán vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá Những khoản chi phí lu thông chi phí tiếp thị phát sinh trình tiêu thụ hàng hoá phải hạch toán vào TK 641 - Chi phí bán hàng Những chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý chung doanh nghiệp phải hạch toán vào TK 642 - Chi phí QLDN Trên thực tế, Công ty XNK Kỹ thuật khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng nhập vừa đợc phản ánh vào TK 641 vừa đợc phản ánh vào TK 642 mà không đợc phản ¸nh vµo TK 1562 Cơ thĨ c¸c chi phÝ giao dịch qua Ngân hàng trình nhập hàng nh: phÝ më L/C, tu chØnh L/C, phÝ chun tiỊn, phÝ TELEX đợc phản ánh vào TK 642 Các chi phí phát sinh trình làm thủ tục nhập hàng nh: phí giám định, phí chứng từ, phí vận chuyển, phí hải quan đợc phản ánh vào TK 641 Cuối kỳ, chi phí đợc kết chuyển toàn để xác định kết quả, không phân biệt chi phí cho hàng đà tiêu thụ hay tồn kho Việc hạch toán chi phí không với quy định chế độ, làm không xác định đợc xác trị giá vốn hàng hoá bán ra, dẫn đến không xác định xác kết kinh doanh mặt hàng, kỳ kinh doanh Đồng thời, gặp khó khăn việc đánh giá hiệu chi phí phát sinh khó khăn việc xây dựng chiến lợc kinh doanh hợp lý Để giải đợc vấn đề thiết nghĩ phải hạch toán riêng khoản chi phí cách rõ ràng Các chi phí phát sinh cho trình bán hàng hạch toán vào TK 641, chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp hạch toán vào TK 642 nên phân loại khoản chi phí theo tiểu khoản cụ thể kỳ kinh doanh mà lợng hàng tồn kho, gửi bán, đờng tơng đối lớn ( số lợng hợp đồng triển khai dở dang nhiều ) xác định kết kinh doanh nên phân bổ chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đà tiêu thụ số hàng tồn kho Riêng chi phí thu mua phát sinh trình nhập hàng phải phản ánh vào TK 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ kỳ số hàng lại theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng tiêu thụ CP thu mua hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh kỳ x Trị giá hàng tån ci kú + Chi phÝ mua cđa hµng tån đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Trị giá hàng xuất kỳ Chi phí mua hàng phát sinh kỳ 18 - Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Từ đó, phản ánh chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng hoá bán theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 156 Theo ph¬ng thøc nhËp khÈu trùc tiÕp, trình nhập hàng TECHNIMEX không sử dụng TK 331 - Phải trả nhà cung cấp, để phản ánh công nợ theo dõi toán với đơn vị xuất Nh khó khăn việc xác định trách nhiệm toán có trục trặc xảy suốt trình thực hợp đồng Trong trờng hợp trả tiền trớc nhận đợc chứng từ cho nhà xuất nhận đợc giấy báo Ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 144, 112 Khi nhận đợc chứng từ làm thủ tục nhận hàng, kế toán không phản ánh mà ghi chép số chi phí nhận hàng vào TK 641 Điều không hợp lý chuyển tiền trả trớc cha có pháp lý chứng minh hàng đà đợc vận chuyển theo hợp đồng, mà phải phản ánh sè tiỊn øng tríc cho nhµ xt khÈu theo bót toán: Nợ TK 331 Theo tỷ giá thực tế ngày mở L/C Có TK 144, 112 Khi nhận đợc chứng từ để làm thủ tục nhận hàng kế toán ghi: Nợ TK 151 Theo tỷ giá thực tế ngày më L/C Cã TK 331 C¸c chi phÝ ph¸t sinh to¸n ghi:TK 1561 TK 144 TK 112 TKkÕ 151 TK 138 TK 331 trình Theo (1)Nợ TK 1562 (2a) (3) tỷ giá thực (5a) tế ngày nghiệp (7) vụ phát sinh Có TK 111, 112 Việc giải tồn trình nhập hàng theo phơng thức nhập trực tiếp đợc phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Hoàn thiện hạch toán nghiƯp vơ nhËp hµng ë TECHNIMEX TK 111,112 TK157,632 TK 33332 (4b) (4a) (5b) TK 632 TK 1562 ( 2b) (8) (6) 19 Chó thÝch: ( 1) TrÝch tiỊn ký quỹ mở L/C ( 2a, b) Trả trớc toán cho nhà xuất ( 3) Trị giá lô hàng ghi hoá đơn (4a) Thuế nhập phải nép (4b) Nép thuÕ nhËp khÈu (5a) NhËp kho l« hàng nhập (5b) Trị giá lô hàng gửi bán chuyển bán thẳng ( 6) Các chi phí phát sinh trình thu mua ( 7) Số hàng thiếu (nếu có) ( 8) Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng tiêu thụ Đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kho hàng bớc đệm quan trọng để thực hai giai đoạn khác mua hàng bán hàng Mặc dù phần lớn hàng nhập đợc chuyển bán thẳng theo hợp đồng nhng có lô hàng nhập bán lẻ( nh máy in) cha giao cho khách hàng mà tạm nhập kho, nhiên kế toán hàng hoá thủ kho có đối chứng kiểm tra Vì Công ty nên sử dụng hạch toán kho để quản lý chặt chẽ thực tế sổ sách nhằm hạn chế sai sót, tiêu cực xảy ra, tránh thiệt hại cho doanh nghiệp Công ty áp dụng ba phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hoá là: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển phơng pháp sổ số d Từ việc nhìn nhận u nhợc điểm phơng pháp, tình hình hạch toán đặc điểm kinh doanh hàng hoá TECHNIMEX theo Công ty nên áp dụng phơng pháp thẻ song song phù hợp Theo phơng pháp thì: Tại kho: Thủ kho thực c¸c nghiƯp vơ nhËp, xt theo c¸c phiÕu nhËp xt vào chứng từ để ghi vào thẻ kho, chứng từ đợc ghi vào dòng thẻ kho thẻ kho thủ kho ghi biến động mặt vật Thẻ kho đợc mở theo loại hàng kho Định kỳ thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán hàng hoá Thẻ kho có mẫu sau: 20