Giáo trình điều hành công sở hành chính nhà nước phần 1

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH KHOA VĂN BẢN VÀ CƠNG NGHỆ HÀNH CHÍNH Giáo trình ĐIỂU HÀNH CƠNG sở HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC (Giáo trình đào tạo Trung cấp Hành chính) NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT HÀ N Ộ I -2 Biên soạn: GS TSKH Nguyễn Vỗn Thâm ThS Nguyễn Thị La ThS Phạm Thị Hương M ỤC LỤC Lời lĩói đ ầ u C hương I: NHỮNG VẤN ĐỀ c BẢN VỀ CƠNG SỞ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I Khái niệm đặc điểm cơng sở hành Nhà n c .9 Khái niệm công sở hành nhà nước Đặc điểm công sở 10 Nhiệm vụ công s 11 II Các nguyên tắc điều hành hoạt động công sở 12 Nguyên tắc tuân thủ pháp lu ậ t 12 Nguyên tắc công k h a i 13 Nguyên tắc liên tục 14 Nguyên tắc phân định rõ ràng nhiệm vụ quyền hạn thành v iê n 14 Nguyôn tác dâu chủ điều hành 14 Nguyên tắc mệnh lệnh điều h n h .15 Nguyên tắc thủ tục điều hành 17 C hương II: NHỮNG KỸ NĂNG c BẢN TRONG Đ Ề U HÀNH CÔNG S Ở .19 I Thiết kế công việc 19 Khái niệm 19 Kỹ thiết kế công v iệc 19 II Phân tích cơng việc 22 Khái niệm 22 Vai trò phân tích cơng việc điều h n h 22 Kỹ phân tích cơng v iệ c 23 III Phân công công việc .24 Cơ sở phân công công việc 24 Nguyên tắc phân công công v iệ c 24 IV Xây dựng áp dụng quy chế làm v i ệ c 24 Khái niệm .24 Vai trò quy chê điều hành hoạt động công sở 25 Kỹ xây dựng quy c h ế 26 V Xây dựng kế hoạch 28 Khái niệm 28 Vai trò lập kế hoạch điều hành cồng s 30 Kỹ nâng xây dựng kế hoạch 32 VI Tổ chức điều hành h ọ p 35 Khái niệm .35 Mục tiêu h ọ p 36 Kỹ tổ chức, điều hành họp 36 VII Kiểm tra hoạt động công s 42 Khái niệm 42 Vai trò kiểm tra điều hành công sở 44 Các nguyên tắc yêu cầu công tác kiểm tra 44 Quy trình kiểm tra 47 VIII Cung cấp điều kiện vật chất cho thực t h i 47 Xây dựng môi trường thuận lợi cho thực thi 47 Điều kiện làm việc .48 Bơ trí nơi làm việc cách khoa h ọ c .50 Câu hỏi ôn t ậ p 52 Tài liệu tham k h ả o 54 LỜI NĨ I ĐẦU Giáo trình “Điều hành cơng sở hành nhà nước” dành cho hệ đào tạo Trung cấp hành Tập thể tác giả cố gắng trình bày cách hộ thống kiến thức cơng sở hành nhà nước, kỹ thuật điều hành hoạt động công sở quản trị công sở nhằm hảo đảm công sở hoạt động có hiệu thiết kế cơng việc, phân tích cơng việc, xây dựng áp dụng quy chế làm việc, xây dựng kế hoạch, tổ chức điều hành họp, kiểm tra hoạt động công sở, cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vu; đổi hoạt động công sở nhằm xây dựng hành nhà nước đại Các vấn đề nêu cịn nhiều mang tính đại cương, nhập môn kỹ điều hành công sở hành chính, song giúp học viên có kiến thức ban đầu rèn luyẹn mọt so kỹ nang bán vé diéu hành công sở hành Mặc dù có nhiều cố gắng q trình biên soạn, song khó tránh khỏi khiếm khuyết, K hoa Văn Công nghệ Hành tập thể tác giả hy vọng nhận đóng góp ý kiến bạn đọc để tiếp tục hồn thiện tập tài liệu níày H N ội, tháng 10 năm 2007 KHOA VĂN BẢN VÀ CỐNG NGHỆ HÀNH CHÍNH Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ Cơ BẢN VỀ CƠNG SỞ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM c BẢN CỦA CƠNG SỞ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khái niệm cơng sở hành nhà nước Cơng sở hành nhà nước (từ gọi tắt công sở) tổ chức cấu thành hệ thống hành nhà nước; có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy theo luật định; có vị trí xác định, có đội ngũ cán bộ, cơng chức tuyển dụng theo quy chế công chức theo thể thức hợp đồng; nguồn lực tài chính, vật chất để thực thi cơng vụ, phục vụ lợi ích chung xã hội Như vậy, khái niệm công sở tưang đồng với khái niệm quen dùng “cơ quan hành nhà nước” Tuy nhiên, số trường hợp, thuật ngữ “công sở” sử dụng để nhấn mạnh khía cạnh vật chất, địa điểm hoạt động thuật ngữ “cơ quan nhà nước” lại nhấn mạnh khía cạnh đơn vị, phận hệ thống Lấy ví dụ, Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng nãm 2006 cuả Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý cơng sở quan hành nhà nước Trong đó, thuật ngữ quen dùng “văn hóa cơng sở” rõ ràng “cơng sở” hiểu đồng nghĩa với quan hành nhà nước Cơng sở phân thành loại khác nhau, sử dụng tiêu chí phân loại khác Đặc điểm cơng sở Có thể sử dụng số đặc điểm sau để nhận dạng phân biệt công sở với loại tổ chức khác xã hội: 1- Cơng sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo luật định 2- Là đơn vị cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên tục 3- Sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi công vụ 4- Nằm hệ thống có quan hệ với đơn vị khác theo tính chất thứ bậc, thể quan hệ lãnh đạo quản lý tập trung, thống nhất, đồng thời có quan hệ với đơn vị khác theo mối quan hệ ngang, thể phối hợp với bên hữu quan 10 5- Công vụ thực đội ngũ cán công chức 6- Cơng sở có trụ sở xác định, có kinh phí điều kiện, phương tiện vật chất để thực thi cơng vụ 7- Phục vụ lợi ích cơng- lợi ích nhân dân Nhiệm vụ công sở Mọi hoạt động công sở cần tổ chức theo hướng thực tốt nhiệm vụ chung công sở thự c thi công vụ mà cơng sở phân cơng Nhiệm vụ chung cụ thể hố thành nhiệm vụ cụ thể sau đây: 1- Lập kế hoạch; 2- Xây dựng tổ chức thực quy ch ế hoạt động; 3- Quản lý phát triển đội ngũ nhân viên; 4- Xây dựng quản lý hệ thống thông tin quản lý; 5- Kiểm tra hoạt động đơn vị cá nhân; 5- Tổ chức hoạt động giao tiếp nội cơng sở với bên ngồi, đặc biệt hoạt động tiếp dân; 6- Quản lý việc chi tiêu ngân sách; 7- Cung cấp điéu kiẹn vật chai cho thực thi; 8- Bảo vệ trị nội bộ; an toàn an ninh trật tự công sở; 11 9Tham gia nghiên cứu xây dựng hệ thống sách cơng, đặc biệt sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động II CÁC N G U Y ÊN TẮC ĐIỂU HÀNH HOẠT ĐỘNG CÔ NG SỞ Điều hành hoạt động trách nhiêm nhà quản lý để đảm bảo cho cán bộ, công chức quyền thực tốt công việc giao, hướng tới hồn thành mục tiêu chung cơng sở Điều hành liên quan đến việc xác định điều phối quan hệ cơng tác Điều hành cịn có nghĩa tác động cách đắn vào tồn khâu cần thiết để khuyến khích cán làm việc nhằm mang lại hiệu cao Quá trình điều hành, liên quan đến trách nhiệm trực tiếp nhà quản lý, lãnh đạo, đồng thời trách nhiệm tham gia thành viên công sở, phải tuân thủ nguyên tắc sau đây: N guyên tắc tuân thủ pháp luật Cũng tổ chức khác xã hội, hoạt động công sở cần đảm bảo tuân thủ pháp luật Tuân thủ pháp luật điều hành trước không vi phạm thẩm quyền Vi phạm thẩm quyền dẫn đến rối loạn điều hành cơng việc, đó, rối 12 loạn thực thi Trật tự quyền hạn cấp từ xuống phải tơn trọng khơng có lạm quyển, nguyên tắc quan trọng bảo đảm cho điều hành thông suốt Nguyên tắc cóng khai Một điều kiện quan trọng cho thực thi hiệu thành viên cần biết rõ chức trách mình, đơn vị tồn cơng sở Do vậy, cơng khai điều hành trước giúp cá nhân xác dịnh tuân thủ trách nhiệm m tổ chức trông đợi họ Công khai sở để tạo hiểu biết lẫn thành viên công sở, làm sở cho hợp tác thuận lợi Đồng thời, giúp cho công sở phản ứng kịp thời với thay đổi diễn trình thực nhiệm vụ chung Nguyên tắc góp phần hạn chế tính cục bộ, bệnh quan liêu q trình quản lý cơng sở Một vai trị quan trọng cơng khai điều hành tạo điều kiện cho hoạt động kiểm tra, giám sát nội bộ, đặc biệt hoạt động giám sát công dân tổ chức khác Theo tinh thần nguyên tắc này, địa điểm cong sở can xác định dược thong báo rộng rãi dể tạo thuận lợi cho việc giao dịch công dân tổ chức Để xây dựng hành hiệu lực, hiệu cao có tính phục vụ cao, tính cơng khai cần thể triệt để thơng qua việc cơng khai hố nhiệm vụ 13 quy trình thủ tục cho cơng dâịn tổ chức biết để áp dụng giám sát Nguyên tắc liên tục Các cơng sở phải đảm bảo trì hoạt động thường xuyên, liên tục tác động hay thay đổi yếu tố liên quan thay đổi nhân sự, thay đổi cấu tổ chức, hay yếu tố khách quan biến động thị trường hay thời tiết Tính liên tục hoạt động cơng sở đạt đươc thông qua liên tục điều hành để đảm bảo liên tục phát triển đơn vị công sở Nguyên tắc phân định rõ ràng nhiệm vụ quyền hạn thành viên Nguyên tắc hướng tới mục tiêu nhiệm vụ công sở thực hiện, khơng bị bỏ sót khơng bị chồng chéo thực nhiệm vụ Thực tốt nguyên tắc tạo sở cho phối hợp Đồng thời, ỉà sở cho việc xác định trách nhiệm, khen thưởng kỷ luật Nguyên tắc dân chủ điều hành Nguyên tắc đề cao vai trị việc phát huy, tận dụng trí tuệ tập thể cá nhân ban hành tố chức thực thi định hành Nó giúp cho định đắn có tính khả thi cao thơng 14 qua việc giúp thành viên hiểu tích cực tham gia thực định Quá trình điều hành cần bảo đảm cho quyền hạn sử dụng đắn, cần tạo khơng khí dân chủ, động viên người tham gia vào công việc chung Thực tốt nguyên tắc góp phần giảm bớt mâu thuẫn bất đồng trình thực thi Nguyện vọng tham gia vào việc đưa định điều hành xem sở thích vốn có nhiều người cần khích lệ Để khích lệ lịng mong muốn đó, nhà điều hành cần có thái độ cầu thị cần tạo lập tinh thần dân chủ điều hành Tuy nhiên, có quan điểm cho rằng, người tham gia điều hành cơng việc dẫn đến hạn chế quyền người lãnh đạo, quản lý Nó làm cho cơng sở khơng thể kiểm sốt nổi, làm lãng phí thời gian làm hạn chế hiệu việc điều hành Trên thực tế không hẳn vậy, định đưa mà khơng ủng hộ người hiệu trình điều hành thấp Vấn đề đặt phải có nghiên cứu, lựa chọn để vừa tạo tham gia người vào q trình điều hành cơng việc, vừa đảm bảo quyền hạn người lãnh đạo, quản lý Nguyên tắc mệnh lệnh điều hành Các mệnh lệnh điều hành, cho dù truyền đạt dạng thành văn hay dạng ngữ cần đảm bảo số yêu cầu định 15 M ột là, yêu cầu hình thức truyền đạt mệnh lệnh Hình thức ngữ áp dụng cho trường hợp nội dung mệnh lệnh đơn giản, trường hợp khẩn cấp hay để trực tiếp động viên cấp v.v Hình thức mệnh lệnh thành văn cần đựoc áp dụng cho trường hợp nội dung mệnh lệnh phức tạp, địi hỏi xác cao, có tính quy phạm cần hiểu thống Hoặc cần bảo đảm trách nhiệm pháp lý rõ ràng trước cơng việc có ý nghĩa quan trọng Truyền đạt mệnh lệnh văn thường áp dụng công việc cần tham gia nhiều phận, cần có phản hồi mệnh lệnh tiếp nhận Văn phương tiện để giữ lại lâu dài nội dung mệnh lệnh ban hành, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau H là, mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế Trước nhiệm vụ đó, có nhiều mệnh lệnh điều hành khơng thống tác động cấp cần phải định hướng để thực nhiệm vụ Các mệnh lệnh trái ngược cản trở trình phối hợp Việc điều hành công việc thường hỗ trợ hàng loạt quyền lực khác nhau, theo đó, mệnh lệnh điều hành han hành nhiều hình thức Có thể theo quy chế luật pháp xác định cho người lãnh đạo, quản lý, theo yêu cầu thực tế không bị chế chung ràng buộc cách chặt chẽ Nhưng dù ban hành mệnh lệnh địi hói phải có 16 tuân thủ để bảo đảm cho quan hoạt động cách bình thường Muốn vậy, mệnh lệnh phải quán Cần phải đặc biệt ý đến mệnh ỉệnh quan quyền lực cấp (của hệ thống) phù hợp với mệnh lệnh quan cấp ban Khi giao quyền lực cho phận cần có quy định để thống việc điều hành Bên cạnh đó, nội dung mệnh lệnh gắn với thực tế cịn đảm bảo tính khả thi, nghĩa nội dung mệnh lệnh thực theo lực, quyền hạn, thời gian điều kiện vật chất cho phép Ngoài ra, nội dung mệnh lệnh liên quan đến lợi ích thực tế thành viên có thê gây ủng hộ cam kết thực thi Ba là, mệnh lệnh cần truyền đạt xác kịp thời Nguyên tác thủ tục điều hành Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng Thủ tục phương tiện giúp cho việc điều hành thống theo quy trình cần thiết Khơng có thủ tục việr điều hành công việc dễ tuỳ tiện, quan có nhiều cấp bậc hành Tuy nhiên, không nên câu nệ thủ tục đổ dẫn đến tình trạng cơng việc khơng giải thuận lợi, chí bị chậm trễ Thủ tục điều hành cần đề cách khoa học phù hợp với thực tế hoạt động quan, công sở Ví dụ, thủ tục kiểm tra việc ban hành định hành số 17 khơng nên áp dụng máy móc cho sở địa phương, sở ngành chun mơn Dù cấp thủ tục để điều hành công việc phải rõ ràng Cần ý đơn giản hóa thủ tục điều hành 18