VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Số 393/QĐ VKSTC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Hà Nội, ngày 01 tháng 7 năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định về[.]
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Số: 393/QĐ-VKSTC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ngành Kiểm sát nhân dân VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Căn Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ngành Kiểm sát nhân dân Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay Quyết định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2005 Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn ngành Kiểm sát nhân dân) Điều Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát quân trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo VKSNDTC; - Lưu: VT, VP KT VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC Nguyễn Hải Phong VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ngành Kiểm sát nhân dân (Ban hành kèm theo Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy định hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, văn Viện kiểm sát nhân dân cấp; không áp dụng thể thức văn Đảng Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn bản, thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Điều Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ hợp Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Điều Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng để soạn thảo văn hành máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng văn in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng văn in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: Cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: Cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm Vị trí trình bày Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Phụ lục số II kèm theo Quy định Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự Điều Thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Viện kiểm sát nhân dân thực theo quy định pháp luật hành Chương II THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Quốc hiệu Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm hai dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày số (Phụ lục II); chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dịng đơn Điều Tên quan, tổ chức ban hành văn Thể thức Tên quan ban hành văn bao gồm tên quan ban hành văn tên quan chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) Tên quan ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo tên gọi thức văn thành lập, phê chuẩn quan, tổ chức có thẩm quyền; tên quan chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Kiểm sát nhân dân (KSND); Viện kiểm sát nhân dân (VKSND); thành phố (TP.); thị xã (TX.) - Tên quan ban hành văn bản: + VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO + VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CẤP CAO + VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN… (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) + VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN… (cấp huyện) - Tên quan ban hành văn có quan chủ quản cấp trực tiếp: VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO VĂN PHÒNG VIỆN KSND TỐI CAO VIỆN KSND CẤP CAO TẠI HÀ NỘI VIỆN KSND TỐI CAO VIỆN KSND TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU - Đối với văn Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, tên quan chủ quản cấp trực tiếp Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương VIỆN KSND TỈNH PHÚ THỌ VIỆN KSND THỊ XÃ PHÚ THỌ Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số (Phụ lục II); chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dịng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng, ví dụ: VIỆN KSND TỐI CAO VỤ THỰC HÀNH QUYỀN CÔNG TỐ VÀ KIỂM SÁT ĐIỀU TRA ÁN… Các dòng chữ trình bày cách dịng đơn Điều Số, ký hiệu văn Quy định ký hiệu văn hành sử dụng Phụ lục số I (bảng chữ viết tắt tên loại văn hành chính) Thể thức - Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm Tùy theo tổng số văn số lượng loại văn hành ban hành, quan đăng ký đánh số văn theo loại văn hành (áp dụng số loại văn định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường…); theo nhóm văn định (như nhóm chương trình, kế hoạch, báo cáo, thơng báo; nhóm cơng văn hành chính) Số văn ghi chữ số Ả - rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Nhóm văn chuyên ngành theo quy định Bộ luật tố tụng hình sự, tố tụng dân (cáo trạng, kết luận, định khởi tố vụ án hình sự, định kháng nghị…) đánh số 01 vào ngày 01/12 năm trước đến 30/11 năm sau để phục vụ thời điểm lấy số liệu thống kê (theo năm kế hoạch công tác ngành Kiểm sát nay) - Ký hiệu văn hành bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn đính kèm Quy định (phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn (khơng ghi chữ viết tắt tên đơn vị, phận soạn thảo văn bản), ví dụ: + Quyết định Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Vụ Tổ chức cán soạn thảo: Số: …/QĐ-VKSTC + Kế hoạch Viện kiểm sát nhân dân tối cao Cục Thống kê tội phạm Công nghệ thông tin soạn thảo: Số: …/KH-VKSTC + Thông báo Viện kiểm sát nhân dân tối cao Văn phòng soạn thảo: Số: …/TBVKSTC + Tờ trình Viện kiểm sát nhân dân tối cao Vụ Pháp chế Quản lý khoa học soạn thảo: Số: …/TTr-VKSTC TTra + Tờ trình Thanh tra Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh soạn thảo: Số: …/TTr- Đối với công văn, ký hiệu văn gồm chữ viết tắt tên quan ban hành văn chữ viết tắt tên đơn vị, phận soạn thảo văn bản, ví dụ: + Cơng văn Viện kiểm sát nhân dân tối cao Văn phòng soạn thảo: Số: …/VKSTC-VP Chữ viết tắt tên quan ban hành văn chữ viết tắt tên đơn vị phận quan, tổ chức phải quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao phòng trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sử dụng ký hiệu đơn vị theo quy định Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, ví dụ: Cơng văn Viện kiểm sát nhân dân tối cao Thi đua - Khen thưởng soạn thảo: Số …/VKSTC-V16 Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày ô số (Phụ lục II), đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) không cách chữ Điều 10 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a) Địa danh Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) nơi quan đóng trụ sở; đơn vị hành đặt theo tên người (địa danh hành mang tên người) chữ số (địa danh hành theo số thứ tự) kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi quan đóng trụ sở, ví dụ: Nội + Văn Viện kiểm sát nhân dân tối cao (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà + Văn Viện kiểm sát nhân dân cấp cao Thành phố Hồ Chí Minh (VC3) (có trụ sở Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh): Thành phố Hồ Chí Minh - Địa danh ghi văn Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, ví dụ: + Văn Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Nội: Hà Nội; + Văn Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bắc Ninh (có trụ sở thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh): Bắc Ninh; + Văn Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc (có trụ sở thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc): Vĩnh Phúc - Địa danh ghi văn Viện kiểm sát cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: + Văn Viện kiểm sát nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội: Sóc Sơn; Châu + Văn Viện kiểm sát nhân dân quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng: Hải Trường hợp địa danh ghi văn Viện kiểm sát thành phố, thị xã thuộc tỉnh mà tên thành phố, thị xã trùng với tên tỉnh ghi thêm hai chữ thành phố thị xã, ví dụ: + Văn Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh: Thành phố Hà Tĩnh; + Văn Viện kiểm sát nhân dân thị xã Lai Châu thuộc tỉnh Lai Châu: Thị xã Lai Châu - Những địa danh hành mang tên người, địa danh âm tiết, địa danh theo số thứ tự trước tên người, tên riêng âm tiết, số thứ thự ghi thêm cấp hành địa điểm ban hành văn bản, ví dụ: + Địa danh hành mang tên người: Minh Văn Viện kiểm sát nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh: Thành phố Hồ Chí + Địa danh hành âm tiết: Huế Văn Viện kiểm sát nhân dân thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế: Thành phố + Địa danh hành theo số thứ tự: Văn Viện kiểm sát nhân dân Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh: Quận b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ghi văn ngày, tháng, năm văn ban hành Phải viết đầy đủ số ngày, tháng, năm, dùng chữ số Ả - rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, năm phải ghi thêm số trước, ví dụ: + Văn Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Nội: Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2016 Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, ô số (Phụ lục II), chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Điều 11 Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại văn đó, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a (Phụ lục II); tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: BÁO CÁO Tổng kết cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2015 Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số 5b (Phụ lục II), sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Số: 1234/VKSTC-VP V/v tổ chức Hội nghị tập huấn… Điều 12 Nội dung văn Thể thức Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu văn bản, phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng, quy định pháp luật Nhà nước; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn (()) sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với Luật Pháp lệnh ghi tên loại tên Luật, Pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; “… quy định Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014”, lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn - Viết hoa văn hành thực theo phụ lục V “Viết hoa văn hành chính” - Bố cục văn bản: Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: + Nghị (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; + Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm; + Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm; + Các hình thức văn hành khác: Theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày số (Phụ lục II) Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ cm đến 1,27 cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiếu pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15 pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần viện dẫn pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy” (;), riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” (,), ví dụ: Căn …; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, QUYẾT ĐỊNH: Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Điều 13 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Thể thức Quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG THI ĐUA - Ký thay: Cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức pháp luật Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Ký thừa lệnh (TL): Thủ trưởng ủy nhiệm cho người Thủ trưởng cấp ký số văn định mà theo luật định phải Thủ trưởng ký Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TL VIỆN TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - Ký thừa ủy quyền (TUQ): Khoản 6, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền theo thể thức đóng dấu quan, tổ chức ủy quyền” Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TUQ VIỆN TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHỊNG - Chức vụ người ký: Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ hợp tác quốc tế tương trợ tư pháp hình v.v…; khơng ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành, ví dụ: TL VIỆN TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ TL VIỆN TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ KIỂM SÁT VIỆC GIẢI QUYẾT CÁC VỤ ÁN HÀNH CHÍNH, VỤ VIỆC KINH DOANH, THƯƠNG MẠI, LAO ĐỘNG VÀ NHỮNG VIỆC KHÁC THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (không thuộc cấu tổ chức quan quy định định thành lập; định quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan) ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn ban hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn ban hội đồng, không ghi chức vụ quan, tổ chức Chức vụ (chức danh) người ký văn Hội đồng Ban Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành mà Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban, lãnh đạo Cục, Vụ, Viện thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Viện KSND tối cao) (Chữ ký, dấu Viện KSND tối cao) PHÓ VIỆN TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Họ tên Họ tên Trường hợp đơn vị chưa có cấp trưởng mà có văn giao quyền cấp trưởng ghi thể thức đề ký Q (quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, đơn vị, ví dụ: Q VIỆN TRƯỞNG (chữ ký) Họ tên TL VIỆN TRƯỞNG Q VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ (chữ ký) Họ tên Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác như: Giáo sư, Tiến sỹ, Thạc sỹ… Đối với văn giao dịch; văn đơn vị nghiệp giáo dục, khoa học ghi thêm học hàm, học vị, cấp hàm Việc giao ký thừa ủy quyền (TUQ.), thừa lệnh (TL.) văn chuyên ngành theo quy định Bộ luật tố tụng hình sự, Bộ luật tố tụng dân Luật khác thực theo quy định Quy chế nghiệp vụ ngành Kiểm sát Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a (Phụ lục II); chức vụ khác người ký trình bày số 7b (Phụ lục II); chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày số 7b (Phụ lục II); chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c (Phụ lục II) Không dùng bút chì, bút mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn Điều 14 Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn hành chính, đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, cụ thể: Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Dấu quan, tổ chức trình bày số (phụ lục II); dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Điều 15 Nơi nhận Thể thức Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn có trách nhiệm như: Để giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên” (khơng dùng từ “Như kính gửi”), tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày số 9a 9b (Phụ lục II) Phần nơi nhận số 9a trình bày sau: - Từ “kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm (:); công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp cơng văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng; tên quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) từ “kính gửi”, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.), ví dụ: + Gửi nơi: Kính gửi: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thanh Hóa + Gửi nhiều nơi: Kính gửi: - Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thanh Hóa; - Cơng an tỉnh Thanh Hóa; - Tịa án nhân dân tỉnh Thanh Hóa Phần nơi nhận số 9b (Phụ lục II) áp dụng chung cơng văn hành loại văn khác, trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy; riêng dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT” (văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm (.) Điều 16 Các thành phần khác Thể thức - Dấu mức độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 - Dấu mức độ khẩn - Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo mức sau: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định - Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (hội nghị)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” - Đối với công văn, ngồi thành phần quy định bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (Email); số điện thoại, số Fax; địa Trang tin điện tử (Website) - Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành - Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã - Văn có hai trang trở lên phải đánh số trang chữ số Ả - rập Kỹ thuật trình bày - Dấu mức độ mật: Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công an Hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật đóng vào số 10a, dấu thu hồi đóng vào số 11 (Phụ lục II) - Dấu mức độ khẩn: Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào ô số 10b (Phụ lục II) - Các dẫn phạm vi lưu hành: Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11; cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website): Các thành phần trình bày số 14 trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn - Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành: Được trình bày số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ả rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng - Phụ lục văn bản: Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Số trang văn bản: Số trang trình bày góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ả rập, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn minh họa Phụ lục IV; Mẫu trình bày số loại văn hành Viện kiểm sát nhân dân minh họa Phụ lục VII kèm theo quy định Chương III THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN SAO VÀ VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH Điều 17 Thể thức văn Các hình thức Các hình thức gồm: Sao y chính, lục trích Hình thức thực theo quy định khoản 4, 5, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Cụ thể sau: - Bản “SAO Y BẢN CHÍNH” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định - Bản “TRÍCH SAO” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản “Sao y chính” “Trích sao” phải thực từ khơng giới hạn đối tượng quan văn quan ban hành hay quan lưu trữ quản lý thực - “Bản SAO LỤC” đầy đủ, xác nội dung văn thực từ “SAO Y BẢN CHÍNH” trình bày theo thể thức quy định 2 Tên quan, tổ chức văn Là tên quan, tổ chức thực việc văn Số, ký hiệu Gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại văn quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Phụ lục I Quy định Số ghi chữ số Ả rập, số 01 ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 năm; Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan văn nơi nhận thực theo hướng dẫn Điều 10, 13, 14, 15 Quy định Giá trị pháp lý văn Bản y chính, lục trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn bản) khơng thực thủ tục, thể thức kỹ thuật trình bày có giá trị thơng tin, tham khảo Điều 18 Kỹ thuật trình bày văn Vị trí trình bày thành phần thể thức (trên trang giấy khổ A4) Thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức kèm theo Phụ lục III Quy định Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy, sau phần cuối văn cần photocopy, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Kỹ thuật trình bày - Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO”, “SAO LỤC” trình bày số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (tại số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức (Phụ lục III) Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức minh họa Phụ lục IV Quy định Điều 19 Văn chuyên ngành Hình thức văn Văn chuyên ngành kiểm sát theo chức năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, pháp luật tố tụng hình sự, tố tụng dân quy định pháp luật tố tụng khác áp dụng thống Viện kiểm sát cấp Hình thức văn chuyên ngành Viện kiểm sát nhân dân Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định Thể thức kỹ thuật trình bày Các thành phần thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành quy định sở quy định pháp luật gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 20 Hiệu lực thi hành Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ngành Kiểm sát nhân dân có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Quyết định ban hành; quy định liên quan trước trái với Quy định bãi bỏ Điều 21 Trách nhiệm thực Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm triển khai thực Quy định đơn vị Trong q trình thực có vấn đề phát sinh, vướng mắc, phản ánh Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua Văn phòng) để kịp thời hướng dẫn Điều 22 Trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra chế độ báo cáo Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực Quy định ngành Kiểm sát nhân dân; thực chế độ báo cáo theo quy định Nhà nước Ngành / KT VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC Nguyễn Hải Phong