Hướng dẫn số 1156/HD TLĐ về thể thức và kỹ thuật tŕnh bày văn bản của tổ chức Công đoàn Thi hành Nghị quyết số 05/ NQ ĐCT ngày 22 tháng 11 năm 2000 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam[.]
Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ thể thức kỹ thuật tŕnh bày văn tổ chức Cơng đồn Thi hành Nghị số 05/ NQ - ĐCT ngày 22 tháng 11 năm 2000 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam công tác thông tin, báo cáo hệ thống tổ chức Cơng đồn Điều Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Căn Qui định công tác văn thư, lưu trữ tổ chức Công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1406 / QĐ - TLĐ ngày 23 tháng năm 2005 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Hướng dẫn thể thức kỹ thuật tŕnh bày văn tổ chức Cơng đồn để thực thống cấp Cơng đồn nước sau: I Các thành phần thể thức bắt buộc Quốc hiệu Quốc hiệu gồm ḍng chữ: CỘNG HOÀ XĂ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quốc hiệu tŕnh bày trang đầu, góc phải, ḍng đầu; phía có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm ngày tháng, năm ban hành văn Đường kẻ có độ dài độ dài tiêu đề (ô số 1- Phụ lục II - Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn bản) Ví dụ: CỘNG HỒ XĂ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên quan ban hành văn Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn bản, bao gồm tên quan ban hành văn tên quan chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) Tên quan ban hành văn phải ghi theo tên gọi thức văn thành lập quan có thẩm quyền Tên quan ban hành văn tên quan chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thơng dụng a Văn Đại hội Cơng đồn cấp th́ ghi tên quan ban hành văn Đại hội Cơng đồn cấp đó; ghi rơ Đại hội đại biểu hay Đại hội toàn thể lần thứ thời gian nhiệm kỳ Văn Đoàn chủ tịch, Đoàn thư kư, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu ban hành th́ ghi tên quan ban hành Đoàn chủ tịch, Đoàn thư kư, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu a1 Văn Đại hội Cơng đồn tồn quốc Ví dụ: + Văn Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TỒN QUỐC LẦN THỨ IX + Văn Đoàn Chủ tịch Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TỒN QUỐC LẦN THỨ IX ĐỒN CHỦ TỊCH + Văn Đồn Thư kư Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TỒN QUỐC LẦN THỨ IX ĐOÀN THƯ KƯ + Văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TỒN QUỐC LẦN THỨ IX BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU + Văn Ban kiểm phiếu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC LẦN THỨ IX BAN KIỂM PHIẾU a2 Văn Đại hội Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Cơng đồn ngành trung ương, cơng đồn cấp sở, cơng đồn sở, nghiệp đoàn thực theo nguyên tắc b Văn cấp cơng đồn từ Tổng Liên đồn đến cấp sở ghi tên quan ban hành văn sau: - Văn Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Uỷ ban Kiểm tra Tổng Liên đồn ghi chung là: TỔNG LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG VIỆT NAM - Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Uỷ ban Kiểm tra cơng đồn cấp ghi theo nguyên tắc chung là: Ḍng ghi tên quan cơng đồn chủ quản cấp trực tiếp, ḍng ghi tên quan cơng đồn văn Ví dụ: TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN CƠNG ĐỒN XÂY DỰNG VIỆT NAM TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN CĐ TỔNG CƠNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI LĐLĐ QUẬN HOÀN KIẾM LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI LĐLĐ HUYỆN ĐÔNG ANH LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI CĐ XÂY DỰNG LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI CĐCS PHƯỜNG TRẦN HƯNG ĐẠO c Văn ban, đơn vị lập theo định Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đồn, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành cơng đồn cấp (ban tham mưu giúp việc, ban đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn quan cơng đồn cấp) ghi tên quan ban hành văn tên quan công đồn mà quan trực thuộc Ví dụ: TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN BAN TỔ CHỨC TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG ĐỒN TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN CƠNG TY IN CƠNG ĐỒN TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN HỘI ĐỒNG KHOA HỌC d Tên quan công đồn ban hành văn tên quan cơng đồn chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) tŕnh bày trang đầu, bên trái, ngang với ḍng tiêu đề, phía có dấu gạch ngang để phân cách với số kư hiệu văn (ô số - Phụ lục II ) Số kư hiệu văn a Số Nghị Ban Chấp hành (NQ - BCH), Nghị Đoàn Chủ tịch (NQ - ĐCT), Nghị Ban thường vụ (NQ - BTV) số Chỉ thị số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho Nghị Chỉ thị ban hành nhiệm kỳ; số loại văn khác ghi liên tục từ số 01 cho loại văn ban hành năm (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) cơng đồn cấp Nhiệm kỳ tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần đến hết ngày bế mạc đại hội lần Số văn viết chữ số ả rập b Kư hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ghi đầy đủ tên tắt quan ban hành; số kư hiệu có dấu gạch chéo (/), tên loại văn tên quan có dấu gạch ngang (-) Số kư hiệu văn tŕnh bày cân đối tên quan ban hành văn (ô số - Phụ lục II) Ví dụ: Quyết định Đồn Chủ tịch Tổng Liên đoàn ghi số kư hiệu: TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM Số: 127/ QĐ - TLĐ TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN LĐLĐ TỈNH BẾN TRE Số: 127/ QĐ - LĐLĐ c Những số kư hiệu đặc thù vận dụng thống nhất: - Một số tên loại văn ghi thống kư hiệu để tránh trùng lắp viết tắt sau: (Phụ lục I - Bảng chữ viết tắt tên loại văn sao) Ví dụ: Quyết định, Quy định: QĐ Chỉ thị: CT Chương tŕnh: Ctr Thông tri, Tờ tŕnh: TTr - Văn Uỷ ban Kiểm tra cơng đồn cấp: UBKT - Số kư hiệu văn Đại hội cơng đồn cấp (Đoàn chủ tịch, Đoàn thư kư, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) đánh liên tục từ số 01 cho tất loại văn kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc đại hội với kư hiệu là: Số …/ ĐH - Số kư hiệu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra, tổ công tác… đánh liên tục từ số 01 cho tất loại văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ quan cơng đồn cấp; kư hiệu tên viết tắt ban đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ)… - Thể loại định quy định ban hành độc lập quan công đoàn đánh chung hệ thống số-kư hiệu Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn a Địa danh ban hành văn Văn Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng Liên đoàn ghi địa danh ban hành văn tên thành phố thị xă, tỉnh lỵ mà quan cơng đồn ban hành văn có trụ sở Văn quan cơng đồn cấp huyện, quận, thị xă, thành phố thuộc tỉnh ghi địa danh ban hành văn tên riêng huyện, quận, thị xă, thành phố Văn quan cơng đồn cấp sở xă, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành văn tên riêng xă, phường, thị trấn Nghị kỳ họp Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ ghi địa danh nơi tổ chức họp Những địa danh hành mang tên người, địa danh âm tiết, địa danh theo số thứ tự th́ trước tên người, tên riêng âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành địa danh ban hành văn thành phố, huyện, quận, thị xă, xă, phường, thị trấn Ví dụ: - Địa danh mang tên người: Văn Liên đồn Lao động thành phố Hồ Chí Minh Thành phố Hồ Chí Minh - Địa danh hành âm tiết: Văn Liên đoàn Lao động tỉnh Thừa Thiên - Huế Thành phố Huế - Địa danh hành theo số thứ tự: Văn Liên đồn Lao động Quận 12 (thành phố Hồ Chí Minh) Quận 12 b Ngày, tháng, năm ban hành văn Là ngày vào sổ thức phát hành văn Ngày 10 tháng phải ghi thêm số không (0), đứng trước viết đầy đủ từ ngày… tháng… năm… Không dùng dấu chấm (.) dấu ngang nối (-) dấu gạch chéo để thay từ ngày, tháng, năm thành phần thể thức văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn tŕnh bày trang đầu, phía phải, tiêu đề văn Giữa địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn có dấu phẩy (ơ số - Phụ lục II) Ví dụ: Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2003 Phủ Lư, ngày 10 tháng năm 2003 Tên loại văn trích yếu nội dung văn a Tên loại văn tên gọi thể loại văn nghị quyết, định, thị, thông báo… b Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung văn Cùng thể loại văn mà quan thường trực Ban Chấp hành (Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ) ban hành theo thẩm quyền th́ trích yếu nội dung ghi tên tác giả văn Tên loại văn tŕnh bày giữa; trích yếu nội dung văn tŕnh bày tên loại (ô số 5a - Phụ lục II) Ví dụ: Trường hợp khơng ghi tên tác giả văn QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Qui chế khen thưởng tổ chức Cơng đồn Trường hợp có ghi tên tác giả văn KẾT LUẬN CỦA BAN THƯỜNG VỤ LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH Về………… Riêng cơng văn th́ trích yếu nội dung ghi số kư hiệu (ô số 5b - Phụ lục II) V/v báo cáo tổng kết năm 2004 Nội dung văn Số 124/ TLĐ Nội dung văn thành phần chủ yếu văn a Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với h́ nh thức văn sử dụng - Phù hợp với đường lối, sách Đảng Nhà nước; hợp hiến, hợp pháp hợp lư - Các vấn đề, việc tŕnh bày ngắn gọn, rơ ràng, xác - Sử dụng ngôn ngữ viết; dùng từ ngữ phổ thông, đơn nghĩa; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thật cần thiết - Sử dụng văn phong hành chính; cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn th́ viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ - Các chữ viết hoa thực theo tả tiếng Việt - Khi viện dẫn văn liên quan, phải ghi tên loại trích yếu nội dung văn bản; số, kư hiệu, ngày, tháng, năm quan, tổ chức ban hành văn b Bố cục văn theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia theo phần, mục theo tŕnh tự định Phần nội dung văn tŕnh bày phần tên loại trích yếu nội dung (ơ số Phụ lục II) Chữ kư, thể thức đề kư dấu quan ban hành a Chữ kư, thể thức đề kư Chữ kư thể trách nhiệm thẩm quyền người kư văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ bầu bổ nhiệm họ tên người kư Trước họ tên người kư, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Không ghi lại tên quan ban hành văn trừ trường hợp văn liên tịch tổ chức cơng đồn với quan, tổ chức khác Người chịu trách nhiệm nội dung văn kư “nháy” vào chữ cuối nội dung văn dự thảo Người kư không dùng bút ch́ , mực mầu đỏ mầu nhạt, mực dễ phai để kư văn thức Văn quan lănh đạo tổ chức cơng đồn: Đại hội (Đại hội, Đồn Chủ tịch, Đồn Thư kư, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu), Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ, Uỷ ban Kiểm tra Cơng đồn cấp ghi thể thức đề kư thay mặt (TM.) + Văn đại hội Ví dụ: TM ĐỒN CHỦ TỊCH (chữ kư) Họ tên TM ĐOÀN THƯ KƯ TRƯỞNG ĐOÀN (chữ kư) Họ tên TM BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU TRƯỞNG BAN (chữ kư) Họ tên TM BAN KIỂM PHIẾU TRƯỞNG BAN (chữ kư) Họ tên TM BAN CHẤP HÀNH CHỦ TỊCH (chữ kư) Họ tên TM ĐOÀN CHỦ TỊCH CHỦ TỊCH (HOẶC PHÓ CHỦ TỊCH) (chữ kư) Họ tên TM BAN THƯỜNG VỤ CHỦ TỊCH (HOẶC PHÓ CHỦ TỊCH) (chữ kư) Họ tên TM UỶ BAN KIỂM TRA CHỦ NHIỆM (HOẶC PHÓ CHỦ NHIỆM) (chữ kư) Họ tên - Đối với văn ban tham mưu giúp việc Tổng Liên đoàn, Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, cơng đồn ngành trung ương ghi thể thức đề kư thừa lệnh quan thường trực Ban Chấp hành, cấp trưởng quyền cấp trưởng kư trực tiếp, cấp phó kư thay cấp trưởng ghi thể thức đề kư thay (KT.) + Cấp trưởng kư trực tiếp Ví dụ: TL ĐOÀN CHỦ TỊCH TRƯỞNG BAN (chữ kư) Họ tên + Cấp phó kư thay Ví dụ: TL ĐỒN CHỦ TỊCH KT TRƯỞNG BAN PHĨ BAN (chữ kư) Họ tên + Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, th́ không đề KT (kư thay) mà ghi chức vụ người kư Ví dụ: Khi chưa bổ nhiệm chánh quyền chánh văn pḥng mà văn văn pḥng ban hành phó văn pḥng phụ trách kư th́ thể thức đề kư là: PHÓ VĂN PH̉NG (chữ kư) Họ tên Chú ư: Người uỷ quyền trực tiếp kư không uỷ quyền cho người khác kư thay b Dấu quan cơng đồn ban hành văn Dấu quan cơng đồn ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rơ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ kư phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo qui định Bộ Công an Thể thức đề kư, chữ kư dấu quan ban hành tŕnh bày bên phải, phần nội dung văn (ô số 7a, 7b, 7c - Phụ lục II) Chữ kư, thể thức đề kư dấu liên quan ban hành tŕnh bày ngang hàng Cơ quan chủ tŕ ban hành tŕnh bày vị trí bên phải c Kư sử dụng dấu văn đại hội biên - Văn đại hội: Văn Đại hội Đoàn Chủ tịch Đại hội Cơng đồn cấp ban hành Đồn Chủ tịch phân cơng người kư; văn Đồn Thư kư Trưởng đoàn thư kư kư; văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu Đại hội Trưởng Ban Thẩm tra tư cách đại biểu kư; văn Ban Kiểm phiếu Trưởng Ban Kiểm phiếu kư Văn Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đồn Thư kư Đại hội đóng dấu tương ứng Văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu văn Ban Kiểm phiếu dùng dấu đại hội Trong trường hợp khơng có dấu đại hội th́ đại diện Ban Chấp hành cơng đồn nhiệm kỳ xác nhận chữ kư người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư kư, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu kư văn đại hội để lưu Ví dụ: Xác nhận chữ kư người thay mặt đồn chủ tịch đại hội: TM ĐỒN CHỦ TỊCH (chữ kư) Họ tên Xác nhận Chữ kư đồng chí… TM BAN CHẤP HÀNH (ghi rơ chức vụ) Kư đóng dấu Họ tên - Biên đại hội, hội nghị: Đại hội, hội nghị quan cơng đồn cấp phải ghi biên Biên phải người chủ tŕ đại hội, hội nghị người ghi biên kư Chữ kư người chủ tŕ tŕnh bày góc phải chữ kư người ghi biên tŕnh bày góc trái trang cuối biên Các biên phải đóng dấu Đối với biên có từ trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên xếp so le đóng lần để khn dấu thể lề trang giấy tiếp nhau) + Về kư, đóng dấu biên đại hội: * Trường hợp đại hội có dấu Ví dụ: TM ĐỒN THƯ KƯ (chữ kư đóng dấu Đồn Thư kư) Họ tên TM ĐỒN CHỦ TỊCH (chữ kư đóng dấu Đoàn Chủ tịch) Họ tên * Trường hợp đại hội khơng có dấu th́ đại diện Ban Chấp hành cơng đồn nhiệm kỳ xác nhận chữ kư người thay mặt đồn chủ tịch đại hội Ví dụ: TM ĐOÀN THƯ KƯ Họ tên TM ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ kư) Họ tên (chữ kư) Xác nhận chữ kư đồng chí… TM BAN CHẤP HÀNH (ghi rơ chức vụ) chữ kư đóng dấu Họ tên + Về kư, đóng dấu biên hội nghị: * Trường hợp đóng dấu lên chữ kư người chủ tŕ hội nghị theo qui định dùng dấu quan cơng đồn cấp Ví dụ: TM ĐOÀN THƯ KƯ (chữ kư) Họ tên CHỦ TR̀ HỘI NGHỊ (ghi rơ chức vụ) (chữ kư đóng dấu) Họ tên * Trường hợp khơng đóng dấu lên chữ kư người chủ tŕ hội nghị theo qui định th́ lănh đạo văn pḥng thừa lệnh ban thường vụ thủ trưởng quan cơng đồn xác nhận chữ kư người chủ tŕ hội nghị Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (chữ kư) CHỦ TR̀ HỘI NGHỊ (ghi rơ chức vụ) (chữ kư) Họ tên Họ tên Xác nhận chữ kư đồng chí… TL BAN THƯỜNG VỤ (chánh phó chánh văn pḥng) (chữ kư đóng dấu quan cơng đồn) Họ tên d Thể thức đề kư sử dụng dấu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng … hoạt động có thời hạn - Về thể thức đề kư văn bản: Thể thức đề kư văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng,… ghi chức vụ bầu bổ nhiệm cao chức vụ kiêm nhiệm người kư định thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng… Ví dụ: PHĨ CHỦ TỊCH kiêm … TRƯỞNG TIỂU BAN Họ tên (chữ kư) UỶ VIÊN ĐOÀN CHỦ TỊCH kiêm CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (chữ kư) Họ tên - Về sử dụng dấu: + Các ban đạo, tiểu ban, hội đồng … thành lập khơng có dấu riêng th́ định thành lập phải có điều khoản quy định sử dụng dấu quan cơng đồn có thẩm quyền thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng + Đối với ban đạo, tiểu ban, hội đồng,… đă thành lập chưa có quy định sử dụng dấu th́ phải có quy định bổ sung việc sử dụng dấu Nếu đồng chí lănh đạo ban đạo, tiểu ban, hội đồng … thường trực quan lănh đạo kư văn th́ sử dụng dấu quan cơng đồn cấp Nơi nhận văn Nơi nhận văn ghi tên quan cá nhân nhận văn với mục đích để thực hiện, để báo cáo, để phối hợp, để biết v.v… nơi lưu Nơi nhận tŕnh bày góc trái phần nội dung văn (ô số 8b - Phụ lục II) Đối với tờ tŕnh phải ghi rơ gửi cấp có thẩm quyền xử lư phía “tên loại trích yếu nội dung văn bản” Đối với công văn th́ nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ “Kính gửi…” “Đồng kính gửi…” (nếu có) phần nội dung văn (ơ số 8a – Phụ lục II) c̣ n ghi loại văn có tên gọi khác (ơ số 8b – Phụ lục II) * Văn đơn vị trực thuộc quan cơng đồn dùng dấu quan Nhà nước th́ thể thức văn tŕnh bày theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền II Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung tính chất văn cụ thể, người kư văn định bổ sung thành phần thể thức sau đây: Dấu mức độ mật Dấu mức độ mật có mức: mật, tối mật tuyệt mật Dấu mức độ mật có viền khung h́ nh chữ nhật tŕnh bày phía số kư hiệu văn (ô số – Phụ lục II) Dấu mức độ khẩn Dấu mức độ khẩn có mức: khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hẹn Dấu mức độ khẩn tŕnh bày phía dấu mức độ mật (ơ số 10 - Phụ lục II) Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị - Đối với văn cần dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng th́ phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp như: “Thu hồi”, “Xong hội nghị trả lại”, “Xem xong trả lại”, “Xem xong trả lại trước ngày…”, “Không phổ biến”, “Lưu hành nội bộ” Các thành phần tŕnh bày địa điểm ngày tháng năm ban hành văn (ô số 11- Phụ lục II) Riêng trường hợp dẫn “Không phổ biến phương tiện thông tin đại chúng” ghi phía dưới, trang cuối văn - Đối với văn dự thảo nhiều lần th́ phải ghi ngày tháng năm dự thảo có dẫn “Dự thảo lần thứ…” tŕnh bày số kư hiệu (ô số 12b – Phụ lục II); văn giao cho quan, đơn vị chức dự thảo th́ ghi tên quan, đơn vị vào trang cuối, phía trái văn - Văn sử dụng hội nghị th́ ghi dẫn “Tài liệu hội nghị … ngày…”, tŕnh bày phía tiêu đề địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn (ô số 12a - Phụ lục II) - Kư hiệu tên người đánh máy, tệp văn số lượng phát hành tŕnh bày lề trái chân trang văn trang, lề trái từ trang thứ đến trang cuối văn có nhiều trang III Bản thành phần thể thức Các loại Có loại sao: - “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn tŕnh bày theo thể thức qui định Bản y phải thực từ chính; - “Bản trích sao” phần nội dung văn tŕnh bày theo thể thức qui định Bản trích phải thực từ chính; - “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y tŕnh bày theo thể thức qui định; Các h́ nh thức sao - Sao thông thường: h́ nh thức cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần - Sao photocopy: h́ nh thức chụp lại văn máy photocopy, máy fax, thiết bị chụp ảnh khác Thể thức cách tŕnh bày a Thể thức cách tŕnh bày thông thường: Để đảm bảo giá trị pháp lư hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức tŕnh bày phía đường phân cách (đường 13 – Phụ lục III Sơ đồ bố trí thành phần thể thức sao) với nội dung sau: - Tên quan cơng đồn văn tŕnh bày cùng, góc trái, đường phân cách (ô số 14 – Phụ lục III) - Số kư hiệu sao: đánh chung hệ thống số quan cơng đồn theo nhiệm kỳ theo năm dương lịch; kư hiệu loại SY (sao y chính), TS (trích sao), SL (sao lục) Số kư hiệu tŕnh bày tên quan cơng đồn (ơ số 15 – Phụ lục III) - Chỉ dẫn loại sao: tuỳ thuộc vào loại để ghi: “Sao y chính”, hoặc: “Trích từ chính… ngày… của” hoặc: “Sao lục” Chỉ dẫn loại tŕnh bày góc phải, đường phân cách (ơ số 16 – Phụ lục III) - Địa điểm, ngày, tháng, năm văn tŕnh bày dẫn loại (ô số 17 – Phụ lục III) - Chữ kư, thể thức đề kư dấu quan cơng đồn tŕnh bày địa điểm, ngày tháng năm (ô số 18 – Phụ lục III) - Nơi nhận cần ghi rơ mục đích gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v… Nơi nhận bảo tŕnh bày số kư hiệu (ô số 19 – Phụ lục III) b Văn nhiều lần Đối với văn lục nhiều lần cần tŕnh bày lần thể thức lục Trong trường hợp văn hết trang th́ phần lục tŕnh bày vào trang đánh số trang tiếp tục liền với văn chính, trang cuối văn trang tŕnh bày phần cần đóng dấu giáp lai c Bản h́ nh thức photocopy: - Nếu photocopy có phần kư để in nhiều đóng dấu quan ban hành th́ có giá trị pháp lư khơng phải tŕnh bày thể thức - Nếu photocopy phần chữ kư dấu quan ban hành có tŕnh bày thể thức th́ có giá trị pháp lư - Nếu photocopy phần chữ kư dấu quan ban hành không tŕnh bày thể thức th́ có giá trị thơng tin, tham khảo IV kỹ thuật tŕnh bày văn Một số yêu cầu kỹ thuật tŕnh bày văn tổ chức cơng đồn sau: Văn đánh máy in giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép + 2 Vùng tŕnh bày văn bản: (Phụ lục II) a Mặt trước: - Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trái trang giấy: từ 30 đến 35 mm - Cách mép phải trang giấy: từ 15 đến 20 mm b Mặt sau (nếu in mặt): - Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trái trang giấy: từ 15 đến 20 mm - Cách mép phải trang giấy: từ 30 đến 35 mm Mẫu chữ chi tiết tŕnh bày thể thức văn thể thức thực theo minh hoạ Phụ lục IV Mẫu tŕnh bày số văn chủ yếu tổ chức Cơng đồn thực theo minh hoạ Phụ lục V Số trang văn tŕnh bày giữa, đầu trang giấy (phần header) góc phải, cuối trang giấy (phần footer), chữ số ả Rập, cỡ chữ cỡ chữ lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng Rập Những văn có hai phụ lục trở lên th́ phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số ả Những văn bản, văn kiện cơng đồn in thành sách, đăng báo, in tạp chí khơng tŕnh bày theo yêu cầu kỹ thuật V Tổ chức thực Hướng dẫn thay “Hướng dẫn tŕnh bày thể thức văn tổ chức cơng đồn” nội dung “Qui định cơng tác xây dựng, ban hành văn công tác văn thư, lưu trữ tổ chức cơng đồn” Ban hành kèm theo Quyết định số: 1219/QĐ- TLĐ ngày 22 tháng năm 2001 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam có hiệu lực từ ngày kư Các cấp cơng đồn từ Tổng Liên đồn đến cơng đồn sở, nghiệp đồn tổ chức thực hướng dẫn Trong tŕnh thực có vướng mắc đề nghị phản ánh Tổng Liên đồn (Trích nguồn http://www.congdoanvn.org.vn)