ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA *** TP Hồ Chí Minh ngày 26 tháng 10 năm 2010 Số 05 /HD ĐTN HƯỚNG DẪN Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh[.]
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP.HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA *** TP.Hồ Chí Minh ngày 26 tháng 10 năm 2010 Số: 05 /HD-ĐTN HƯỚNG DẪN Thể thức văn Đồn TNCS Hồ Chí Minh -Căn hướng dẫn số 03/HD-VP Văn phịng Thành Đồn TP.HCM, vào nhu cầu thực tế hoạt động cơng tác Đồn phong trào niên trường, nhằm tạo thống việc trình bày văn sở Đồn trực thuộc Đoàn trường Ban thương vụ Đoàn trường ban hành hướng dẫn thể thức văn Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trường sau: I- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC 1- Tiêu đề Tiêu đề thành phần thể thức xác định văn Đoàn, tiêu đề văn Đồn là: " ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH" Tiêu đề trình bày góc trái, dịng đầu, trang đầu, chữ in hoa, đứng, chân phương (ô số 1- mẫu 1) 2- Tên quan ban hành văn 2.1- Văn cấp Đồn trường ban hành: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA 2.2- Văn cấp Đoàn khoa (TT-CĐCB): ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH - TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA BCH ĐOÀN KHOA (TT-CĐCB)……… 2.3- Văn Chi đồn: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA, KHOA/TT…… CHI ĐOÀN ………………… * Cần ý: Văn Đồn khơng có quốc hiệu: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 3- Số ký hiệu văn - Số văn số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho loại văn Đoàn ban hành Số văn viết chữ số Ả Rập (1,2,3…) + Đối với văn nghị quyết, kết luận Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, văn thực cho nhiệm kỳ Đại hội Đồn số văn tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần đến hết ngày bế mạc Đại hội Đoàn + Các văn cịn lại Đồn, số văn tính theo năm + Văn liên quan ban hành, số văn ghi theo loại văn số quan tham gia ban hành văn - Ký hiệu loại văn bản: Báo cáo (BC), Thông báo (TB), Chương trình (CT), Chương trình hành động (CTHĐ), Tờ trình (TTr), Nghị (NQ), Quyết định (QĐ)… Riêng cơng văn khơng viết ký hiệu văn - Ký hiệu tên quan ban hành văn bản: thống ký hiệu tên quan ban hành văn tất sở Đoàn “ĐTN” - Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối (-) tên thể loại văn (trừ công văn) tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn bản, ký hiệu văn viết chữ in hoa, số ký hiệu có dấu gạch chéo (/), phía có dấu (***) để phân cách với quan ban hành văn Ví dụ: Đối với cơng văn Đồn trường: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA *** Số: 05 /ĐTN Đối với báo cáo Ban chấp hành Đoàn khoa (TT-CĐCB): ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH - TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA BCH ĐOÀN KHOA (TT-CĐCB)……… *** Số: 01 /BC-ĐTN Đối với công văn Ban chấp hành Đồn khoa (TT-CĐCB): ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH - TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA BCH ĐOÀN KHOA (TT-CĐCB)…………… *** Số: 10 /ĐTN Đối với kế hoạch Chi Đồn: ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA, KHOA/TT…… CHI ĐOÀN ………………… *** Số: 01 /KH-ĐTN 4- Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn 4.1- Địa điểm ban hành văn bản: - Văn Đoàn cấp trường ĐH Bách Khoa ban hành: ghi địa điểm ban hành “TP Hồ Chí Minh” 4.2- Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày ký thức văn đó, ngày mùng 10 tháng tháng phải ghi thêm số khơng (0) đứng trước viết đầy đủ từ ngày … tháng … năm … không dùng dấu chấm (.), dấu nối ngang (-), dấu gạch chéo (/) v.v để thay từ ngày, tháng, năm thành phần thể thức văn Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày trang đầu, bên phải, địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn có dấu phẩy (ơ số 4-mẫu 1) Ví dụ: TP Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng năm 2009 * Chú ý: Riêng văn liên tịch với đơn vị, quan khác (ngoài hệ thống Đồn) phần quốc hiệu, quan, số, ký hiệu văn quy định sau: - Quốc hiệu trình bày góc phải, dịng đầu, trang đầu (hàng chữ đầu ghi chữ in hoa, đứng; hàng chữ thứ hai ghi chữ in thường, đứng, đậm, có gạch chân) CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Lưu ý: Đối với văn tổ chức Đồn TNCS Hồ Chí Minh ban hành khơng có quốc hiệu - Tên quan ban hành văn bản: Ghi đầy đủ tên quan ban hành văn bản, tên quan ban hành có dấu gạch (-), ghi góc trái trang đầu, dịng đầu chữ in hoa đứng, chân phương Cơ quan chịu trách nhiệm lấy số, ban hành ghi trước - Số văn bản: Áp dụng phần số văn liên quan, ghi tên quan ban hành văn - Ký hiệu văn bản: Ngoài việc ghi chữ viết tắt thể loại văn cần ghi thêm “LT” (liên tịch) - Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn áp dụng mục 4, ghi tiêu đề văn phía phải Ví dụ: Ban Thường vụ Đồn trường liên tịch với Khoa Kỹ thuật Hóa học văn Đồn trường lấy số, ban hành: ĐỒN TRƯỜNG – KHOA KỸ THUẬT HÓA HỌC TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA -Số: 20/NQLT-ĐTN-KKTHH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày 26 tháng 10 năm 2010 5- Tên loại văn trích yếu nội dung văn 5.1- Tên văn tên gọi thể loại văn cấp Đoàn ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại văn bản, trừ cơng văn 5.2- Trích yếu nội dung văn phần tóm tắt ngắn gọn, xác chủ đề nội dung văn Tên loại văn trình bày chữ in hoa đứng đậm (ơ số mẫu 1) Trích yếu nội dung văn trình bày tên loại văn chữ thường đứng, đậm (ơ số - mẫu 1) Ví dụ: BÁO CÁO Cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi thành phố năm 2009 Riêng cơng văn trích yếu nội dung ghi số ký hiệu chữ thường, nghiêng không đậm (ô số - mẫu 1) Ví dụ: Số: 68 /ĐTN "V/v giới thiệu cơng trình niên tiêu biểu năm 2010” 6- Phần nội dung văn Phần nội dung văn phần thể toàn nội dung cụ thể văn Nội dung văn phải phù hợp với thể loại văn Phần nội dung văn trình bày phần tên loại trích yếu nội dung (ô số 11 - mẫu 1) 7- Chữ ký, thể thức để ký dấu quan ban hành 7.1- Chữ ký: Thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ họ tên người ký Người ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn thức (nên dùng bút bi mực màu xanh dương đậm) 7.2- Thể thức để ký: Đồng chí Bí thư Phó Bí thư có trách nhiệm ký văn Ban Chấp hành Ban Thường vụ Khi ký ghi rõ: thay mặt (viết tắt TM.) Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, chức danh họ tên người ký Ví dụ: TM ĐỒN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI (Chữ ký) Nguyễn Văn A TM BCH ĐỒN KHOA (TT-CĐCB)…………… BÍ THƯ (Chữ ký) Nguyễn Văn B TM BCH ĐỒN KHOA (TT-CĐCB)…………… PHĨ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC (chữ ký) Nguyễn Văn C - Đối với văn liên tịch, quan chịu trách nhiệm lấy số, ban hành phần thể thức ký ban hành đặt góc phải, quan liên tịch đặt góc trái phía cuối văn Ví dụ: Ban Thường vụ Đồn trường liên tịch với khoa Kỹ thuật Hóa học văn Đồn trường lấy số, ban hành: TM BCN KHOA KỸ THUẬT HĨA HỌC TM BTV ĐỒN TRƯỜNG TRƯỞNG KHOA BÍ THƯ (chữ ký) (chữ ký) Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B 7.3- Dấu quan ban hành văn bản: - Xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn - Tài liệu văn kiện Đoàn cấp nào, đóng dấu cấp Dấu đóng vào văn thức, có chữ ký người có thẩm quyền - Cấm đóng dấu khống giấy chưa có nội dung, chưa có chữ ký người có thẩm quyền - Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định Bộ Nội vụ Thể thức để ký, chức vụ người ký, chữ ký dấu quan ban hành văn trình bày bên phải, phần nội dung văn (các ô số 13, 14, 15 - mẫu 1) 8- Nơi nhận văn cá nhân quan nhận văn với mục đích trách nhiệm, cụ thể như: để báo cáo, để thực để lưu - Đối với loại văn nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn (ô số 12 - mẫu 1) - Đối với cơng văn nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi: " "Đồng kính gửi: " (nếu có) phần nội dung văn (ô số 10 - mẫu 1) ghi loại văn khác (ô số 12 - mẫu 1) II- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần sau đây: 1- Dấu mức độ mật (theo mức: MẬT) Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật đóng dấu phía số ký hiệu văn (ô số - mẫu 1) Lưu ý: đóng dấu, khơng đánh máy mức độ mật văn 1) 2- Dấu mức độ khẩn - Dấu mức độ khẩn có mức: KHẨN, THƯỢNG KHẨN HỎA TỐC - Dấu mức độ khẩn trình bày số ký hiệu văn (ô số 7- mẫu 3- Chỉ dẫn tài liệu hội nghị, dự thảo văn bản, đường dẫn lưu văn - Văn sử dụng hội nghị cấp Đồn triệu tập ghi dẫn "Tài liệu Hội nghị Ban Thường vụ Thành Đồn lần thứ…" trình bày số ký hiệu (ô số - mẫu 1) - Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi lần dự thảo Chỉ dẫn dự thảo gồm tên quan dự thảo "Dự thảo lần thứ " trình bày số ký hiệu (ô số - mẫu 1) - Ký hiệu dẫn lưu văn bản, mã số văn ghi lề trái chân trang (ô số 16 - mẫu 1) III- YÊU CẦU KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1- Văn đánh máy in giấy trắng có kích thước 210 x 297mm (trên khổ giấy A4) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148 x 210mm) giấy in sẵn 1.1- Kiểu trình bày - Văn trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 - Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy 1.2- Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề cách mép từ 20 - 25mm Lề cách mép từ 20 - 25mm Lề trái cách mép trái từ 30 - 35mm Lề phải cách mép phải từ 15 - 20mm - Trang mặt sau (nếu in mặt) Lề cách mép từ 20 - 25mm Lề cách mép từ 20 - 25mm Lề trái cách mép trái từ 15 - 20mm Lề phải cách mép phải từ 30 - 35mm 2- Văn có nhiều trang từ trang thứ phải đánh số trang chữ số Ả Rập mép trang giấy 3- Những văn có phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã 4- Văn soạn thảo máy vi tính, sử dụng kiểu chữ (font) Times New Roman, cỡ chữ từ 13 - 14 5- Những văn bản, văn kiện Đoàn in thành sách, đăng báo, in tạp chí khơng trình bày theo yêu cầu kỹ thuật Ban thường vụ Đoàn trường đề nghị Đoàn khoa (TT-CĐCB) đạo triển khai thực hướng dẫn Các văn hướng dẫn trước trái với Hướng dẫn khơng có giá trị sử dụng Trong q trình tổ chức thực hiện, có điểm chưa phù hợp vướng mắc, đề nghị đơn vị trao đổi với Văn phịng Đồn trường (bằng văn bản) để nghiên cứu sửa đổi bổ sung TM BAN THƯỜNG VỤ ĐỒN TRƯỜNG BÍ THƯ (Đã ký) Trần Anh Cường Nơi nhận: - Các Đoàn khoa, Trung tâm (thực hiện) - Chi đoàn cán (thực hiện) - UVBCH Đoàn trường (để biết) - Lưu VP MẪU 1: Vị trí thành phần thể thức văn Đồn 30 - 35 mm 20 - 25 mm 15 - 20mm s8 10 11 666666 13 12 14 20 - 25 mm Ghi chú: Tiêu đề Tên quan 16 ban hành văn Số, ký hiệu Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn Trích yếu nội dung cơng văn Dấu tài liệu hội nghị, dấu dự thảo Dấu mức độ mật, dấu mức độ khẩn Tên loại văn 10 11 12 13 14 15 16 15 Trích yếu nội dung văn Nơi nhận công văn Nội dung văn Nơi nhận văn Thể thức để ký Chức vụ người ký, chữ ký Họ tên người ký Ký hiệu dẫn lưu văn bản, mã số văn MẪU Kiểu chữ (font), cỡ chữ chương trình Windows dùng để trình bày thể thức văn TT Thành phần thể thức Cỡ chữ Dáng đứng Ví dụ trình bày thực tế 14 đứng ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH 13 đứng BCH TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA 14 đứng Số: 369 /QĐ-ĐTN Times New Roman 13 nghiêng TP Hồ Chí Minh, ngày 26tháng 10 năm 2010 Times New Roman 12 nghiêng “V/v giới thiệu giải thưởng Ngòi bút trẻ” “Tài liệu Hội nghị Ban Thường vụ Đoàn trường lần thứ nhất, nhiệm kỳ XII” Kiểu chữ Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman Tiêu đề Tên quan ban hành văn Số ký hiệu văn bản, Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản, Trích yếu nội dung cơng văn Chỉ dẫn tài liệu hội nghị Times New Roman 12 nghiêng Chỉ dẫn dự thảo văn Times New Roman (viết hoa) 13 đứng, đậm DỰ THẢO 13 đứng, đậm MẬT 13 đứng, đậm 15-16 đứng, đậm Chỉ mức độ mật Chỉ mức độ khẩn Tên loại văn Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman (viết in hoa) KHẨN CHỈ THỊ 10 11 12 Trích yếu nội dung văn Nơi nhận công văn Phần nội dung văn Nơi nhận văn Nơi nhận cụ thể 13 Thể thức để ký 14 Chức vụ người ký 15 Họ tên người ký Ký hiệu dẫn lưu văn bản, 16 mã số văn Times New Roman Times New Roman Times New Roman Times New Roman Times New Roman Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman Times New Roman 14 14 13-14 13 đứng, đậm đứng, đậm đứng đứng, đậm 11 đứng 14 đứng, đậm 14 đứng 14 đứng, đậm nghiêng 10 Về việc học tập học lý luận trị Kính gửi: Ban thường vụ Đoàn trường Tháng Thanh niên năm 2009 Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với cơng văn) - Các Đồn khoa, TT - Chi đoàn cán - UVBCH Đoàn trường - Lưu VP - Như trên: - ; - Lưu VP TM BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ Nguyễn Văn A KHTCDHXIII/VP MẪU 4: Cơng văn ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH - TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA BCH ĐỒN KHOA (TT-CĐCB)……… *** TP.Hồ Chí Minh ngày 25 tháng 10 năm 2010 Số: /ĐTN “V/v .” Kính gửi: Ban Thường vụ Đồn trường ĐH Bách Khoa Nội dung công văn TL BCH ĐỒN KHOA (TT-CĐCB)……… BÍ THƯ (chữ ký) Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP Nguyễn Văn A _ MẪU 5: Thơng báo ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH - TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA BCH ĐỒN KHOA (TT-CĐCB)……… *** TP Hồ Chí Minh, ngày 26 tháng 10 năm 2010 Số: /TB-ĐTN THÔNG BÁO Về việc …… Nội dung thơng báo TM BCH ĐỒN KHOA (TT-CĐCB)……… PHĨ BÍ THƯ Nơi nhận: - BCH Chi Đồn… ; - Lưu VP (Chữ ký) Nguyễn Văn B