Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng...ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người k[r]
(1)ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
*** Thủ Dầu Một, ngày 10 tháng 06 năm 2009 Số: 95 HD/ĐT
HƯỚNG DẪN
Về thể thức văn Đoàn
-Căn Hướng dẫn số 29 HD/VP Văn phịng Trung ương Đồn thể thức văn Đồn TNCS Hồ Chí Minh Cơng văn số 679 CV/TĐ ngày 03/06/2009 việc thực hướng dẫn thể thức văn Đồn TNCS Hồ Chí Minh
Để thống việc trình bày văn tổ chức Đoàn trường, Ban Thường vụ Đoàn trường xây dựng hướng dẫn thể thức văn sau:
I Các thành phần thể thức bắt buộc 1 Tiêu đề " Đồn TNCS Hồ Chí Minh"
Tiêu đề thành phần thể thức xác định văn Đồn Tiêu đề trình bày trang đầu, góc trái, dịng đầu, chữ in hoa đứng, không đậm Dưới tiêu đề tên quan ban hành văn
Ví dụ:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
2 Tên quan ban hành văn bản:
Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn Tên quan ban hành ghi sau:
a Văn Đoàn trường, Đoàn khoa (tương đương) chi đoàn ghi sau:
+ Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ đoàn Trường ghi chung Ban Chấp hành trường CĐSP Bình Dương viết tắt cụm từ Ban Chấp hành (BCH)
Ví dụ:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
+ Văn Ban Chấp hành Đoàn Khoa ghi chung Ban Chấp hành đoàn khoa, Ban Chấp hành liên chi đoàn, Ban Chấp hành chi đoàn viết tắt cụm từ Ban Chấp hành (BCH)
Ví dụ 1:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ***
(2)Ví dụ 2:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ***
LIÊN CHI ĐỒN ANH VĂN Ví dụ 3:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ***
CHI ĐỒN TỐN – TIN 9
+ Văn Ban Chấp hành chi đồn thuộc đồn khoa viết tắt cụm từ Ban Chấp hành (BCH)
Ví dụ 1:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ĐỒN KHOA TỰ NHIÊN
***
CHI ĐOÀN SINH HỌC 4
b Văn Ban chuyên môn thành lập theo định của Đồn trường ghi sau.
Ví dụ 1:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ***
BAN PHONG TRÀO Ví dụ 2:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ***
BAN TỔ CHỨC LỚP TẬP HUẤN CÁN BỘ ĐOÀN - HỘI NĂM 2009 3 Số ký hiệu văn
(3)tịch đánh số theo loại văn số quan ban hành văn
Văn liên quan ban hành số văn ghi theo loại văn số quan tham gia ban hành văn
b Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn và tên quan ( liên quan ) ban hành văn bản.
Ký hiệu văn gồm hai nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ký hiệu văn viết chữ in hoa, số ký hiệu có dấu gạch chéo (/), tên loại văn tên quan ban hành văn có dấu gạch nối (-)
Ví dụ 1:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ***
Số: HD/ĐT
Ví dụ 2:
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG ***
ĐỒN KHOA TIỂU HỌC - MẦM NON
Số: HD/ĐK
c Một số tên loại văn ghi thống ký hiệu để tránh trùng lắp khi viết tắt sau:
- Đoàn trường: ĐT; Đoàn khoa: ĐK; Liên chi đoàn: LCĐ - Quyết định quy định: QĐ
- Chương trình: CTr - Kế hoạch: KH - Tờ trình: TTr - Nghị quyết: NQ - Thơng báo: TB - Hướng dẫn: HD
- Uỷ ban kiểm tra: UBKT
4 Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn a Địa điểm ban hành văn bản
Văn Đoàn Trường ghi: Thủ Dầu Một
(4)Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày trang đầu, phía phải, ngang hàng với dấu sao(*) tiêu đề văn Giữa địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn có dấu phẩy
Ví dụ : Thủ Dầu Một, ngày 09 tháng 01 năm 2009
Chú ý: Riêng văn liên tịch với Nhà trường, đơn vị Trường thì phần tiêu đề, quan, số, ký hiệu văn quy định sau:
Ví dụ:
UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
Số: 40/KH-LT Thủ Dầu Một, ngày 09 tháng 01 năm 2009
5 Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản.
a Tên loại văn tên gọi thể loại văn Nghị quyết, Quyết định, Thông báo, Kế hoạch
b Trích yếu nội dung văn phần tóm tắt ngắn gọn, xác chủ đề của nội dung văn Trong trích yếu nội dung số loại văn có ghi tên tác giả văn
Tên loại văn trình bày giữa, chữ in hoa đứng, đậm Trích yếu nội dung văn trình bày tên loại chữ in thường, đứng, đậm
Ví dụ:
* Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản: QUYẾT ĐỊNH
Ban hành quy định chế độ thông tin, báo cáo * Trường hợp ghi tên tác giả văn bản
KẾT LUẬN
Của Ban Chấp hành Đồn trường
về cơng tác tun truyền năm học 2007-2008
Riêng cơng văn trích yếu nội dung ghi số ký hiệu Ví dụ:
Số :135CV/ĐT
V/v đóng góp ý kiến dự thảo Văn kiện Đại hội 6 Phần nội dung văn
Phần nội dung văn phần thể toàn nội dung cụ thể văn Nội dung văn phải phù hợp với thể loại văn
(5)7 Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành. a Chữ ký, thể thức đề ký.
Chữ ký thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ bầu bổ nhiệm họ tên người ký
Người ký khơng dùng bút chì, mực màu đỏ màu nhạt, mực dễ phai nhạt để ký văn thức
- Đối với văn quan lãnh đạo Đoàn : Đại hội Đoàn (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu), Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn Uỷ ban kiểm tra của Đoàn cấp ghi thể thức đề ký TM (thay mặt )
+ Văn Đại hội Đồn Ví dụ :
TM ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI (chữ ký)
Họ tên + Văn Đoàn
TM BCH ĐỒN TRƯỜNG TM BTV ĐỒN RƯỜNG
BÍ THƯ BÍ THƯ
(chữ ký) (chữ ký)
Họ tên Họ tên
+ Văn ban chức ghi thể thức đề ký cấp trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký KT (ký thay)
* Cấp trưởng ký trực tiếp Ví dụ 1:
TRƯỞNG BAN PHONG TRÀO (chữ ký)
Họ tên * Cấp phó ký thay
Ví dụ 1:
KT TRƯỞNG BAN TƯ TƯỞNG
PHÓ TRƯỞNG BAN
(chữ ký) Họ tên b Thẩm quyền ký ban hành văn bản:
(6)- Phó Bí thư uỷ viên BTV thay mặt BCH, BTV Đồn ký thơng báo, kết luận, báo cáo, chương trình, kế hoạch văn khác BCH, BTV Đoàn, nghị liên tịch bên không yêu cầu người đứng đầu ký; văn Bí thư uỷ nhiệm
c Dấu quan ban hành:
Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định Bộ Cơng an
Thể thức đề ký, chữ ký dấu quan ban hành trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
Chữ ký, thể thức đề ký dấu liên quan ban hành trình bày ngang hàng Cơ quan chủ trì ban hành trình bày vị trí bên trái
Ví dụ:
TM BCH ĐỒN TRƯỜNG HIỆU TRƯỞNG
BÍ THƯ
(chữ ký) (chữ ký)
Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B
d Thể thức đề ký sử dụng dấu văn Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng hoạt động có thời hạn.
+ Về thể thức đề ký văn :
Thể thức đề ký sử dụng dấu văn Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng ghi chức vụ bầu bổ nhiệm cao chức vụ kiêm nhiệm người ký định thành lập Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng
Ví dụ :
TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC HỘI TRẠI VỀ NGUỒN
( chữ ký) Họ tên (Phó Bí thư) + Về sử dụng dấu :
Các Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng khơng có dấu riêng sử dụng dấu cấp Đồn có thẩm quyền thành lập Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng
8 Nơi nhận văn
(7)Đối với cơng văn nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi " phần nội dung văn ghi loại văn có tên gọi khác
Đối với loại văn khác nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn
II Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau đây:
- Đối với văn cần phải dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp như: "THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", " XEM XONG TRẢ LẠI ", "XEM XONG TRẢ LẠI trước ngày ", "KHÔNG PHỔ BIẾN", " LƯU HÀNH NỘI BỘ ". Các thành phần trình bày địa điểm ngày tháng năm ban hành văn
- Văn có quy định không phổ biến phương tiện thơng tin đại chúng ghi rõ "KHƠNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN THƠNG TIN ĐẠI CHÚNG" phía dưới, trang cuối cùng văn
- Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi ngày tháng năm dự thảo có dẫn " dự thảo lần thứ " trình bày phía số ký hiệu văn
- Văn sử dụng Hội nghị ghi dẫn "Tài liệu hội nghị ngày " trình bày phía tiêu đề địa điểm ngày tháng năm ban hành văn
- Ký hiệu đường dẫn văn trình bày lề trái chân trang văn trang, lề trái từ trang thứ đến trang cuối văn có nhiều trang
III Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản
Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn Đoàn sau:
1 Văn đánh máy in giấy trắng có kích thước 210 x 297mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2mm
Cách dòng (line spacing) đơn (single) 2 Vùng trình bày văn sau: a Mặt trước:
- Cách mép trang giấy: 25mm - " " " ": 25mm - " " trái " ": 35mm - " " phải " ": 15mm b Mặt sau ( in mặt )
- Cách mép trang giấy: 25mm - " " " ": 25mm
(8)- " " trái " ": 15mm - " " phải " ": 35mm
3 Văn có nhiều trang trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ả Rập cách mép trang giấy 10mm cách hai mép phải, trái phần có chữ
4 Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã
IV Tổ chức thực
1 Hướng dẫn có hiệu lực từ ngày ký, thay văn quy định trước Đoàn trường
2 Chi đoàn trực thuộc ban chức Đoàn trường tổ chức thực theo Hướng dẫn
3 Trong trình thực có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh Văn phịng Đồn trường để kịp thời nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung./
TM BTV ĐỒN TRƯỜNG BÍ THƯ
(Đã ký)
Võ Trà Nam Nơi nhận:
(9)Phụ lục I
(Kèm theo Hướng dẫn số 95 ngày 10 tháng 06 năm 2009 Đoàn trường) MẪU THỂ THỨC VĂN BẢN CĨ TÊN GỌI
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
*** Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 20 Số: HD/ĐT
TÊN GỌI VĂN BẢN Trích yếu nội dung văn bản Nội dung văn bản…
Nơi nhận: THỂ THỨC KÝ BAN HÀNH
- …… CHỨC DANH NGƯỜI KÝ
- …… Chữ ký, dấu
Họ tên MẪU THỂ THỨC CƠNG VĂN
ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG
*** Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 20 Số: CV/ĐT
Trích yếu nội dung…
Kính gửi: ………
Nội dung cơng văn…
Nơi nhận: THỂ THỨC KÝ BAN HÀNH
- …… CHỨC DANH NGƯỜI KÝ
- …… Chữ ký, dấu
(10)(11)Phụ lục II
MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN
(Kèm theo Hướng dẫn số 95 ngày 10 tháng 06 năm 2009 Đoàn trường)
Stt Thành phần thể thức và chi tiết trình bày
Loại chữ Cỡ
chữ
Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ
Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Tiêu đề
- Dòng In hoa 13-14 Đứng ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH 14
- Dịng In hoa 13-14 Đứng, đậm BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG 14
- Dòng kẻ bên Đậm *** 14
2 Số, ký hiệu văn In thường 13-14 Đứng Số: HD/ĐT 14
3 Địa danh ngày, tháng, năm
ban hành văn In thường 13-14 Nghiêng Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 2009 14 Tên loại trích yếu nội dung
a Đối với văn có tên loại
- Tên loại văn In hoa 14-15 Đứng, đậm HƯỚNG DẪN 14
- Trích yếu nội dung In thường 14 Đứng, đậm Về thể thức văn Đồn 14
- Dịng kẻ bên
-b Đối với cơng văn
Trích yếu nội dung In thường 12 Nghiêng V/v đóng góp ý kiến dự thảo Văn kiện Đại hội 12
5 Nội dung văn In thường 13-14 Đứng Trong công tác đạo 14
a Gồm phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
- Từ “phần”, “chương” số
thứ tự phần, chương In thường 14 Đứng, đậm Phần I Chương I
14 - Tiêu đề phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14
- Từ “mục” số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Mục 1 14
(12)Stt Thành phần thể thức và chi tiết trình bày
Loại chữ Cỡ
chữ
Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ
- Khoản In thường 13-14 Đứng Các hình thức 14
- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với 14
B Gồm phần, mục, khoản, điểm
- Từ “phần” số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Phần I 14
- Tiêu đề phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ 14
- Số thứ tự tiêu đề mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 14
- Khoản:
Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1 Phạm vi đối tượng áp dụng 14 Trường hợp khơng có tiêu đề In thường 13-14 Đứng Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… 14
- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với 14
6 Chức vụ, họ tên người ký
- Quyền hạn người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM BCH ĐOÀN TRƯỜNG 14
- Chức vụ người ký In hoa 13-14 Đứng BÍ THƯ 14
- Họ tên người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A 14
7 Nơi nhận
a Từ “kính gửi” tên quan, tổ chức, cá nhân
In thường 14 Đứng 14
- Gửi nơi Kính gửi: Thường trực Tỉnh đồn 14
- Gửi nhiều nơi Kính gửi:
- Thường trực Tỉnh đồn;
- Ban Thanh thiếu nhi Trường học Tỉnh đoàn; - Ban Tư tưởng Tỉnh đoàn
14
b Từ “nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân
- Từ “nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 - Tên quan, tổ chức, cá
nhân nhận văn bản, In thường 11 Đứng
- Các Chi đoàn, ; - ; - Lưu VP
- Như trên; - ; - Lưu VP
11
(13)Stt Thành phần thể thức và chi tiết trình bày
Loại chữ Cỡ
chữ
Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ
9 Địa quan, tổ chức; địa E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
In thường 11-12 Đứng Số 06 Trần Văn Ơn, P Phú Cường, TX Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website:
11
10 Phụ lục văn
- Từ “phụ lục” số thứ tự
của phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14
- Tiêu đề phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14