- Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối - giữa tên thể loại văn bản trừ công văn và tên cơ quan hoặc liên cơ quan ban hành văn bản, ký hiệu văn bản được viết bằng chữ i[r]
(1)ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH An Phong, ngày 02 tháng 01 năm 2012 CÂU LẠC BỘ TPT ĐỘI VVVS *** Số: 01/HD-CLB HƯỚNG DẪN Thể thức số văn thường gặp công tác Đội Căn Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Căn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Căn hướng dẫn số 29/HD-VP ngày 20/5/2009 Văn phòng Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh việc hướng dẫn thể thức văn Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Ban chủ nhiệm CLB TPT Đội VVVS hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày số văn thường gặp công tác sau: I- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC 1- Tiêu đề Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn Đội, tiêu đề trên văn Đội là: "ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH" Tiêu đề trình bày góc trái, dòng đầu, trang đầu, chữ in hoa, đứng, chân phương (ô số 1- mẫu 1) 2- Tên quan ban hành văn Tên quan ban hành văn trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, chân phương (ô số 2- mẫu 1) Ví dụ: LIÊN ĐỘI …………………… Hoặc: LIÊN ĐỘI THCS AN PHONG * Cần chú ý: Văn Đội không có quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 3- Số và ký hiệu văn - Số văn là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho loại văn Đội ban hành Số văn viết chữ số ả Rập (1,2,3…) + Đối với các văn nghị quyết, kết luận BCH, các văn thực cho nhiệm kỳ Đại hội Đội thì số văn tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Đoàn + Văn liên quan ban hành, số văn ghi theo cùng loại văn số các quan tham gia ban hành văn (2) - Ký hiệu các loại văn bản: Báo cáo (BC), Thông báo (TB), Chương trình (CT), Chương trình hành động (CTHĐ), Tờ trình (TTr), Nghị (NQ), Quyết định (QĐ) … Riêng công văn thì không viết ký hiệu văn - Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối (-) tên thể loại văn (trừ công văn) và tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn bản, ký hiệu văn viết chữ in hoa, số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), phía trên có dấu (***) để phân cách với quan ban hành văn ( Ô số mẫu 1) Ví dụ: Đối với báo cáo BCH Liên đội ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH LIÊN ĐỘI TH AN PHONG *** Số: 01 –BC/LĐ 4- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn 4.1- Địa điểm ban hành văn bản: - Văn Liên đội ban hành: ghi địa điểm ban hành là tên xã, thị trấn nơi Liên đội đóng 4.2- Ngày, tháng, năm ban hành văn là ngày ký chính thức văn đó, ngày mùng 10 và tháng tháng thì phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày … tháng … năm … không dùng các dấu chấm (.), dấu nối ngang (-), dấu gạch chéo (/) v.v để thay các từ ngày, tháng, năm thành phần thể thức văn Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày trang đầu, bên phải, địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn có dấu phẩy (ô số 4-mẫu 1) Ví dụ: An Phong, ngày 06 tháng 01 năm 2012 5- Tên loại văn và trích yếu nội dung văn 5.1- Tên văn là tên gọi thể loại văn cấp Đội ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn 5.2- Trích yếu nội dung văn là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề nội dung văn Tên loại văn trình bày chính chữ in hoa đứng đậm (ô số mẫu 1) Trích yếu nội dung văn trình bày tên loại văn chữ thường đứng, đậm (ô số - mẫu 1) Ví dụ: BÁO CÁO Công tác Đội và phong trào thiếu nhi thành phố năm học 2011 – 2012 6- Phần nội dung văn Phần nội dung văn là phần thể toàn nội dung cụ thể văn Nội dung văn phải phù hợp với thể loại văn Phần nội dung văn trình bày phần tên loại và trích yếu nội dung (ô số - mẫu 1) (3) 7- Chữ ký, thể thức để ký và dấu quan ban hành 7.1- Thể thức để ký: Liên đội trưởng, Liên đội phó có trách nhiệm ký các văn Liên đội Khi ký ghi rõ: thay mặt (viết tắt là TM) Ban huy ( Ô mẫu 1) 7.2- Chức danh: Ghi rõ Liên đội trưởng Liên đội phó ( Ô 10 mẫu 1) 7.2- Chữ ký: Thể trách nhiệm và thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký Người ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn chính thức (nên dùng bút bi mực màu xanh dương đậm) Chữ ký (ô 11 mẩu 1), Họ và tên người ký( Ô 12 mẫu 1) Ví dụ: TM ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI (Chữ ký) Nguyễn Văn A TM BCH LIÊN ĐỘI LIÊN ĐỘI TRƯỞNG (Chữ ký) Nguyễn Văn B TM BCH LIÊN ĐỘI LIÊN ĐỘI PHÓ (chữ ký) Nguyễn Văn C 7.3- Dấu quan ban hành văn bản: Do Liên đội không có dấu nên các văn Đội cần thiết phải có xác nhận ý kiến Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng nhà trường ( ô 13 mẫu 1) Ví dụ: XÁC NHẬN HIỆU TRƯỞNG Hoặc Ý KIẾN HIỆU TRƯỞNG 8- Nơi nhận văn là cá nhân quan nhận văn với mục đích và trách nhiệm, cụ thể như: để báo cáo, để thực và để lưu - Đối với các loại văn nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn (ô số - mẫu 1) Ví dụ: Nơi nhận: - HĐĐ huyện; - BGH trường; - Các Chi đội; - ……………; - Lưu Dấu tài liệu Hội nghị, dấu dự thảo Dấu tài liệu Hội nghị, dấu dự thảo trình bày ô số 3a mẫu Là văn dự thảo thì không ghi số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành và không ký tên (4) II- YÊU CẦU KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1- Văn đánh máy và in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297mm (trên khổ giấy A4) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển có thể trình bày trên giấy khổ A5 (148 x 210mm) trên giấy in sẵn 1.1- Kiểu trình bày - Văn trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 - Trường hợp nội dung văn có các bảng, biểu không làm các phụ lục riêng thì văn có thể trình bày theo chiều rộng trang giấy 1.2- Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trên cách mép trên từ 20 - 25mm Lề cách mép từ 20 - 25mm Lề trái cách mép trái từ 30 - 35mm Lề phải cách mép phải từ 15 - 20mm - Trang mặt sau (nếu in mặt) Lề trên cách mép trên từ 20 - 25mm Lề cách mép từ 20 - 25mm Lề trái cách mép trái từ 15 - 20mm Lề phải cách mép phải từ 30 - 35mm 2- Văn có nhiều trang thì từ trang thứ phải đánh số trang chữ số Ả Rập mép trên trang giấy 3- Những văn có phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã 4- Văn soạn thảo máy vi tính, sử dụng kiểu chữ (font) Times New Roman, cỡ chữ từ 13 - 14 Trên đây là Hướng thể thức số văn Đội và trường mà TPT Đội thường gặp, có kèm theo Phụ lục các mẫu I, II, III, IV Trong quá trình tổ chức thực hiện, có điểm chưa rõ, đề nghị các đồng chí tham khảo Hướng dẫn số 29/HD-VP ngày 20/5/2009 Văn phòng Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và Thông tư 01/TT-BNV trao đổi với BCN Câu lạc để nghiên cứu sửa đổi và bổ sung Nơi nhận: TM.BAN CHỦ NHIỆM - HĐĐ huyện; ( Thay báo cáo) - PGD – ĐT huyện; ( Thay báo cáo) - Thành viên CLB; ( THực hiện) - Lưu ( Đã ký) Bùi Văn Vũ Ý KIẾN HĐĐ HUYỆN (5) MẪU I: VỊ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN VĂN BẢN CỦA ĐỘI 30 - 35 mm 20 - 25 mm 15 - 20mm *** 3a s - 666666 13 10 11 12 20 - 25 mm (6) Ô số Thành phần thể thức Tiêu đề ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH Quốc hiệu ( Đối với văn trường) Tên quan ban hành văn Số ký hiệu văn bản, Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại văn Trích yếu nội dung công văn 3a 8a MẪU II KIỂU CHỮ, CỠ CHỮ CỦA CHƯƠNG TRÌNH WINDOWS DÙNG ĐỂ TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN Cỡ Kiểu chữ Dáng đứng Ví dụ trình bày thực tế chữ Times New Roman (viết in hoa) 14 đứng Times New Roman (viết in hoa) 12-13 đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Times New Roman Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman 13-14 đứng, đậm Độc lập – Tự – Hạnh phúc 13 đứng, đậm LIÊN ĐỘI TH AN PHONG 14 đứng Times New Roman 13 nghiêng Times New Roman (viết in hoa) 13 đứng, đậm 12 đứng, đậm Times New Roman Chỉ dẫn tài liệu hội nghị Times New Roman 12 nghiêng Chỉ dẫn dự thảo văn bả Times New Roman (viết hoa) 13 đứng, đậm Phần nội dung văn Nơi nhận văn Nơi nhận cụ thể Times New Roman Times New Roman Times New Roman 13-14 13 11 đứng đứng, đậm đứng ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH Số: 01 /BC-LĐ An Phong, ngày 06 tháng 01 năm 2012 BÁO CÁO Công tác Đội và phong trào thiếu nhi thành phố năm học 2011 – 2012 “Tài liệu Đại hội Liên đội nhiệm kỳ 2011 – 2012 ” DỰ THẢO - Căn Chương trình……… Nơi nhận: - HĐĐ huyện; - ; (7) - Lưu VP Thể thức để ký 10 Chức vụ người ký 11 12 13 Chữ ký Họ tên người ký Xác nhận nhà trường Times New Roman (viết in hoa) Times New Roman (viết in hoa) Chữ viết tay Times New Roman Times New Roman 14 đứng, đậm TM BCH LIÊN ĐỘI 14 đứng LIÊN ĐỘI TRƯỞNG Mực xanh đậm 14 13 đứng, đậm Đứng Nguyễn Thị Huỳnh Ngân XÁC NHẬN HIỆU TRƯỜNG (8) (9)