Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại cục văn thư và lưu trữ nhà nước

Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT VTLTNN; TTLT Văn thư Lưu trữ nhà nước Trung tâm Lưu trữ TTTB Trung tâm Tu bổ TLLT Tài liệu lưu trữ TTNC Trung tâm Nghiên cứu TW Trung ương VTLTVN Văn thư Lưu trữ Việt Nam Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A LỜI MỞ ĐẦU Tài liệu lưu trữ quốc gia phản ánh toàn mặt hoạt động xã hội khứ, có hoạt động trị, quân sự, ngoại giao; hoạt động kinh tế, văn hố xã hội…Lồi người muốn phát triển phải kế thừa, đúc rút kinh nghiệm nhiều thời kỳ lịch sử khác mà thông tin khứ để lại có độ tin cậy cao nhất, làm chứng cho lịch sử tài liệu lưu trữ Trong công tác xây dựng bảo vệ đất nước tại, tài liệu lưu trữ quốc gia vũ khí đắc lực giúp cho tồn Đảng, tồn dân ta đấu tranh xác định chủ quyền quốc gia, biên giới hải đảo; tài liệu quan trọng ghi lại chủ nghĩa anh hùng cách mạng quân dân ta Trong phạm vi đất nước ta tài liệu lưu trữ quốc gia phương tiện khảo cứu để xây dựng, sửa chữa phục hồi sân bay cầu đường, bến cảng, cơng trình thiết kế thị; đồng thời tài liệu lưu trữ quốc gia góp phần làm ổn định đời sống dân sinh, xác định phân vạch địa giới hành nội … qua tài liệu lưu trữ quốc gia đóng vai trị lớn ổn định trị xã hội, phát triển kinh tế nước ta Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan Bộ Nội vụ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia theo quy định pháp luật Để Cục thực tốt chức nhiệm vụ cơng tác kế hoạch cơng tác quan trọng hàng đầu góp phần làm nên thành tựu kể Cục Do việc hồn thiện cơng tác lập kế hoạch Cục vấn đề cần trọng quan tâm Do tầm quan trọng công tác lập kế hoạch hoạt động Cục, sau trình học tập trường thời gian tìm hiểu thực tế Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A với giúp đỡ cán quan đặc biệt bác Vũ Văn Côi cô Võ Thị Thu Tâm hướng dẫn nhiệt tình giáo Bùi Thị Hồng Việt, em tập trung nghiên cứu công tác lập kế hoạch Cục lựa chọn đề tài “ Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.” Trong phạm vi đề tài em xin đề cập đến nội dung sau: Chương I: Cơ sở lý luận lập kế hoạch Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch Cục văn thư Lưu trữ nhà nước Do kiến thức hạn chế nhiều nguyên nhân khách quan khác, đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót định, em mong nhận giúp đỡ thầy giáo, người có kinh nghiệm góp ý người quan tâm để đề tài hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Huyền Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA LẬP KẾ HOẠCH 1.1 Khái niệm vai trò lập kế hoạch 1.1.1 Khái niệm Kế hoạch sản phẩm trình lập kế hoạch Trước hết tìm hiểu kế hoạch gì? Kế hoạch tập hợp mục tiêu phương thức để thực mục tiêu Mục tiêu kết mà mong đợi tương lai, trả lời câu hỏi phải đạt Cịn phương thức thực mục tiêu bao gồm hệ thống công cụ giải pháp, trả lời câu hỏi làm cách làm Trên thực tế tổ chức tồn hai loại kế hoạch kế hoạch thức kế hoạch phi thức Kế hoạch thức thể văn thường xây dựng tập thể Còn kế hoạch phi thức khơng thể văn mà ý định đầu nhà quản lý thường lập người người Ở xem xét đến kế hoạch thức Lập kế hoạch khơng phải kiện đơn có bắt đầu có kết thúc rõ ràng Lập kế hoạch q trình tiếp diễn phản ánh thích ứng với biến động diễn môi trường tổ chức Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch coi q trình thích ứng với khơng chắn việc xác định phương án hành động để đạt mục tiêu cụ thể tổ chức Trong trình hoạt động tổ chức, yếu tố khơng chắn có nguồn gốc Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A đa dạng Loại yếu tố không chắn thứ không chắn trạng thái Chúng liên quan đến môi trường khơng thể dự đốn Loại thứ hai khơng chắn ảnh hưởng, tức ảnh hưởng biến đổi môi trường không dự đốn Một loại yếu tố khơng chắn không chắn hậu quả, tức không dự đoán hậu định Như vậy, lập kế hoạch trình xác định mục tiêu lựa chọn phương thức để đạt mục tiêu ( Hay lập kế hoạch trình xây dựng, lựa chọn phương án hành động tương lai cho toàn tổ chức cho tổ chức 1.1.2 Vai trị Có nhiều cách hiểu chức lập kế hoạch Trên giác độ định, lập kế hoạch loại định đặc thù để xác định tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức họ Chúng ta biết quản lý có bốn chức lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra Chúng ta hình dung lập kế hoạch rễ sồi đồ sộ, từ mọc lên “ nhánh” tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch chức khởi đầu trọng yếu nhà quản lý gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động tương lai, lập kế hoạch chức tất nhà quản lý cấp mà chức lại quản lý phải dựa Lập kế hoạch phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt mục tiêu định trước, lựa chọn hành động tương lai cho toàn cho phận tổ chức đồng thời xác định phương thức đạt mục tiêu Trong phạm vi tổ chứ, lập kế hoạch định Trang 333, 334, giáo trình khoa học quản lý, Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, 2001 ( Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A xem tổ chức phải làm gì, làm nào, làm Kế hoạch cầu dẫn tổ chức đến mục đích Kế hoạch cơng cụ làm cho kiện diễn ngẫu nhiên tự phát trở thành thực Lập kế hoạch trình địi hỏi có tri thức, địi hỏi phải xác định đường lối cách có ý thức đưa định sở mục tiêu, hiểu biết đánh giá thận trọng Lập kế hoạch giúp cho tổ chức định hướng mục tiêu, định hướng hoạt động nguồn lực, giúp tổ chức phản ứng linh hoạt với thay đổi mơi trường Nhờ tăng khả thành cơng giảm thiểu rủi ro xảy Khi tương lai có độ chắn cao nhà quản lý phải lập kế hoạch để tìm phương pháp tốt để đạt mục tiêu Lập kế hoạch giúp giảm lãng phí, chồng chéo thời gian nguồn lực khác làm cho hoạt động trở nên hiệu Nhờ kế hoạch làm cho công tác kiểm tra dễ dàng, thuận tiện Nếu khơng có kế hoạch, nhà quản lý tổ chức khai thác người nguồn lực khác tổ chức cách hiệu quả, chí khơng có ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Không có kế hoạch nhà quản lý nhân viên họ có hội để đạt mục tiêu mình, khơng biết đâu làm Lúc việc kiểm tra trở nên phức tạp Ngoài thực tế, kế hoạch tồi thường ảnh hưởng xấu đến tương lai toàn tổ chức 1.2 Hệ thống kế hoạch tổ chức Hệ thống kế hoạch tổ chức tổng thể bao gồm nhiều loại kế hoạch có quan hệ gắn bó chặt chẽ với theo định hướng chung nhằm thực mục tiêu tối cao tổ chức Các kế hoạch tổ chức phân loại theo số tiêu thức khác Trong phần đề cập đến phân loại theo tiêu thức Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A 1.2.1 Theo cấp kế hoạch Các tổ chức quản lý hai cấp kế hoạch tiêu biểu kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp Các kế hoạch chiến lược nhà quản lý cấp cao tổ chức thiết kế nhằm xác định mục tiêu tổng thể cho tổ chức Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm chi tiết cụ thể hoá kế hoạch chiến lược thành hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, chí hàng ngày kế hoạch nhân cơng, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên vật liệu tồn kho Mục đích đặt đối vơi kế hoạch tác nghiệp bảo đảm người tổ chức hiểu mục tiêu tổ chức xác định rõ trách nhiệm họ liên quan đến việc thực mục tiêu tiến hành hoạt động để đạt kết dự kiến Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ người tổ chức với người tổ chức khác Các kế hoạch tác nghiệp lại liên quan đến người tổ chức mà thơi Giữa hai loại kế hoạch kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp, khác chủ yếu mặt: - Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 2, năm trở lên, số trường hợp lên tới 10 năm Trong đó, kế hoạch tác nghiệp thường có năm trở xuống - Phạm vi hoạt động: kế hoạch chiến lược tác động tới mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai toàn tổ chức Kế hoạch tác nghiệp có phạm vi hạn hẹp mảng hoạt động - Mức độ cụ thể: mục tiêu chiến lược thường cô đọng tổng thể (thiên định tính) Trong đó, mục tiêu kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết ( thiên định lượng ) Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A Được định bởi: Người sáng Xác định sứ mệnh lập, Hội đồng quản trị, người đứng đầu tổ chức Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý cấp cao Những nhà quản lý cấp trung gian, cấp thấp Các kế hoạch chiến lược Các kế hoạch tác nghiệp Sơ đồ 1.1: Các cấp độ kế hoạch Sơ đồ 1.1 thể mơ hình lý tưởng cấp độ kế hoạch Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm việc lập kế hoạch biến đổi tổ chức, tổ chức lớn thường có chuyên gia lập kế hoạch chuyên nghiệp (tập trung hay phân cấp), tổ chức nhỏ hội đồng gồm nhà điều hành, nhà quản lý, chí số nhân viên cốt cán gặp gỡ nhau, động não suy nghĩ lập kế hoạch Ngoài hai trường hợp, Ban giám đốc đơi đóng vai trị chủ động việc xác định mục tiêu chiến lược lập kế hoạch 1.2.2 Theo hình thức thể 1.2.2.1 Chiến lược Chiến lược loại kế hoạch đặc biệt quan trọng tổ chức Phạm trù chiến lược sử dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vực quản lý nhà nước hay quản lý doanh nghiệp Trong lĩnh vực nào, thấy chiến lược Hồng Thị Huyền Lớp QLKT44A công cụ hữu hiệu công tác quản lý Nhà nghiên cứu lịch sử quản lý Alfred D Chandler đưa khái niệm chiến lược sau: “ Chiến lược việc xác định định hướng mục tiêu dài hạn tổ chức đưa phương án hành động phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt định hướng mục tiêu đó” Thuật ngữ chiến lược thường dùng theo ý nghĩa phổ biến là: thứ nhất, chương trình hành động tổng quát triển khai nguồn lực quan trọng để đạt mục tiêu toàn diện; thứ hai, chương trình mục tiêu tổ chức thay đổi nó, nguồn lực sử dụng để đạt mục tiêu này, sách điều hành việc thu thập, sử dụng bố trí nguồn lực này; thứ ba, xác định mục tiêu dài hạn tổ chức, lựa chọn đường lối hoạt động phân bố nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu Lập kế hoạch chiến lược trình xác định để đạt mục tiêu dài hạn tổ chức với nguồn lực huy động Về mặt nội dung, lập kế hoạch chiến lược trình xây dựng chiến lược khơng ngừng hồn thiện bổ sung chiến lược cần thiết Nói cách khác, lập kế hoạch chiên lược xoay quanh việc xây dựng chiến lược cho tổ chức sở phân tích vị trí tổ chức mơi trường hoạt động 1.2.2.2 Chính sách Chính sách quan điểm, phương hướng cách thức chung để định tổ chức Trong tổ chức có nhiều loại sách khác cho mảng hoạt động trọng yếu Ví dụ, sách khuyến khích tài trẻ nhằm tạo động lực phấn đấu cho lớp người trẻ tuổi tổ chức Chính sách đào tạo nhân viên để đáp ứng với địi hỏi cơng việc tương lai Phương thức đào Hoàng Thị Huyền Lớp QLKT44A tạo đào tạo qua công việc, đào tạo sở đào tạo bên bên tổ chức v.v Tóm lại, sách kế hoạch theo nghĩa quy định chung hướng dẫn tư hành động định lĩnh vực tổ chức Các sách giúp cho việc giải vấn đề tình định giúp cho việc thống kế hoạch khác tổ chức Các sách tài liệu dẫn cho việc định phạm vi co giãn Chính sách khuyến khích tự sáng tạo khn khổ giới hạn đó, tuỳ thuộc vào chức vụ quyền hạn tổ chức 1.2.2.3 Thủ tục Thủ tục kế hoạch thiết lập phương pháp cần thiết cho việc điều hành hoạt động tương lai Thực thủ tục hướng dẫn hành động tư duy, cách chi tiết biện pháp xác mà theo hoạt động cần phải thực Chúng chuỗi hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản lý 1.2.2.4 Quy tắc Các quy tắc giải thích rõ ràng hành động không hành động cụ thể, cần thiết, khơng cho phép làm theo ý riêng Có thể coi chúng kế hoạch đơn giản Không nên nhầm lẫn quy tắc với sách thủ tục Các quy tắc gắn liền với thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian Trong thủ tục bao hàm hướng dẫn quy định trình tự cho hành động Trong thực tế coi thủ tục dãy quy tắc Tuy nhiên không thiết quy tắc phần thủ tục Hơn nữa, sách hướng dẫn việc định quy tắc hướng