TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BÙI ĐỨC ANH ỨNG DỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CƠ KHÍ VIỆT YÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà Nội – 2022 T[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC VÀ KPI
Khái niệm và các phương pháp đánh giá kết quả công việc
1.1.1 Khái niệm đánh giá kết quả công việc
Trong mỗi doanh nghiệp, công tác đánh quản trị nhân sự thành công hay không phần lớn nằm ở việc đánh giá đúng được kết quả công việc của mỗi nhân viên Từ đó, đánh giá kết quả công việc là cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nhân sự như tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo và phát triển, thù lao…một cách công bằng, chính xác Có một số khái niệm như sau:
Theo Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2012):“Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động” Khái niệm này cho thấy rằng đánh giá kết quả công việc mang lại hiệu quả cao khi có tính định lượng và chúng ta xây dựng được một quy trình, tiêu chuẩn chính xác và đúng đắn.
Tiếp theo lại là một khái niệm khác về đánh giá kết quả công việc của Nguyễn Trọng Điều (2012): “Đánh giá hay hạch toán nhân lực là quá trình xác định mức đóng góp của nguồn nhân lực cho mục tiêu chung của tổ chức cũng như xác định hiệu quả lao động của người lao động Đánh giá nhân lực thường tập trung vào hai mục tiêu: Đánh giá nhân lực để tìm giải pháp tăng hiệu quả hoạt động nhân lực và trả công, xác định nhu cầu đào tạo” Khái niệm này lại cho thấy việc đánh giá kết quả công việc của nguồn nhân lực được dựa vào những sự đóng góp của nhân lực đó cho tổ chức Họ cũng xem xét để chỉ ra ra những điểm mạnh,điểm yếu, đâu là người cần cải thiện để có những phương án khắc phục Nhà quản trị dựa vào mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân để đánh giá được mức độ hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.
Ngoài ra, đánh giá kết quả công việc còn được hiểu là “quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên, bao gồm kết quả công việc, phương pháp thực hiện công việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc”.
Như vậy, các khái niệm trên đã giúp chúng ta thấy rằng để đánh giá kết quả công việc của nhân viên, chúng ta cần phải có một hệ thống đánh giá bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả Bên cạnh đó, còn có sự kết hợp đánh giá năng lực, kỹ năng, phẩm chất của nhân viên Đánh giá kết quả công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp bởi nó là tiền đề, là cơ sở để có các quy định thưởng – phạt, động viên nhân viên cũng như giúp nhà quản trị quyết định việc trả lương thưởng, chế độ đãi ngộ một cách công bằng và chính xác.
1.1.2 Quy trình đánh giá kết quả công việc
Hình 1.1: Quy trình đánh giá kết quả công việc
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Muốn đánh giá được kết quả công việc, điều kiện tiên quyết là phải có những tiêu chuẩn để đánh giá một cách công bằng và hiệu quả nhất Tiêu chuẩn để đánh giá phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
✔Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp Đây là điều quan trọng nhất trong quá trình đánh giá kết quả công việc Các tiêu chuẩn đánh giá đưa ra khác xa với mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới thì việc đánh giá xem như là vô nghĩa.
✔Tiêu chuẩn đánh giá phải là những tiêu chuẩn có tính công bằng Tiêu chí đánh giá của các nhân viên ở cùng một vị trí, chức vụ cần phải đồng nhất Tiêu chí cần đảm bảo sự công bằng để tránh sự xung đột, vướng mắc từ phía nhân viên, các bộ phận trong quá trình triển khai đánh giá.
✔Tiêu chuẩn đánh giá phải rõ ràng và dễ hiểu Mỗi bộ phận, phòng ban, cũng như cấp quản lý và toàn bộ nhân viên đều có thể nhanh chóng hiểu về tiêu chí đánh giá Từ đó hạn chế tối đa nguy cơ gây nhầm lẫn khi triển khai đánh giá.
✔Tiêu chuẩn đánh giá phải có độ tin cậy cao và phải nằm trong khoảng nhân viên có thể đạt được, phù hợp thực tế nguồn lực của công ty và nhân viên Ví dụ với trình độ, nguồn lực của công ty thì một nhân viên kinh doanh sẽ đạt được doanh số khoảng 10-15 tỷ đồng/năm Nhưng nếu bạn đặt ra mục tiêu cho nhân viên là 30 tỷ đồng/năm là quá khả năng và không phù hợp với thực tế.
1.1.3 Các phương pháp đánh giá kết quả công việc
Hiện nay, có nhiều phương pháp dùng để đo lường, đánh giá kết quả công việc của nhân viên, phòng ban Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp nào và áp dụng như thế nào thì đòi hỏi cấp quản lý phải hiểu rõ bản chất của phương pháp,cũng như tổ chức của mình để tối đa hóa được lợi ích của hệ thống đánh giá Mỗi phương pháp đánh giá đều sẽ có ưu, nhược điểm khác nhau, tùy vào tình hình của từng doanh nghiệp để chọn phương pháp áp dụng cho phù hợp
● Phương pháp đánh giá cho điểm
Phương pháp này người quản lý xem xét từng tiêu chí đánh giá (đặc điểm của người được đánh giá) và cho điểm hoặc xếp hạng dựa trên một thang đánh giá được xây dựng từ trước Với mỗi doanh nghiệp hay tổ chức cụ thể có thể xây dựng các tiêu chí đánh giá cho phù hợp với từng loại công việc, vị trí lãnh đạo, quản lý, hay như tiêu chí riêng đối với nhân viên làm văn phòng, nhân viên phòng kinh doanh,
Thông thường, thang đánh giá (thang điểm) gồm một số bậc được xếp hạng từ thấp tới cao, từ “kém” cho tới “xuất sắc” hoặc một cách sắp xếp tương tự nào đó. Chúng ta có thể lượng hóa chúng bằng các con số cụ thể Ví dụ như:
Mức xuất sắc (5 điểm): Kết quả công việc vượt xa tiêu chuẩn, chỉ tiêu.
Mức tốt (4 điểm): Kết quả công việc trên mức tiêu chuẩn.
Mức khá (3 điểm): Kết quả công việc đạt yêu cầu
Mức trung bình (2 điểm): Kết quả một phần công việc đạt tiêu chuẩn
Mức kém (1 điểm): Không thực hiện được công việc đạt tiêu chuẩn.
Ví dụ về Bảng đánh giá hiệu quả công việc của cán bộ quản lý tại Công ty
(3 tháng 1 lần, dành cho cán bộ quản lý)
Bảng 1.1: Bảng đánh giá kết quả công việc
TT Tiêu thức đánh giá Tiêu chí chi tiết Kém Trun g bình Khá Tốt Xuất sắc
1 Mức độ hoàn thành công việc được giao
1.1 Mức độ hoàn thành khối lượng công việc được giao 1 2 3 4 5
1.2 Chất lượng công việc được hoàn thành 1 2 3 4 5
2 Thái độ hành vi trong công việc
2.1.Tinh thần trách nhiệm trong công việc 1 2 3 4 5
2.2 Sự gương mẫu đối với nhân viên dưới quyền 1 2 3 4 5
2.3 Tinh thần học hỏi, cầu tiến 1 2 3 4 5
3 Kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn
3.1 Thành thạo, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ 1 2 3 4 5
3.2 Khả năng quan hệ với đối tác và khách hàng 1 2 3 4 5
4 Khả năng phối hợp quản lý
4.1 Năng lực tổ chức điều hành nhân sự 1 2 3 4 5
4.2 Khả năng khuyến khích nhân viên làm việc 1 2 3 4 5
4.3 Khả năng làm việc độc lập 1 2 3 4 5
5 Khả năng học hỏi sáng tạo
5.1 Mức độ sáng tạo trong công việc 1 2 3 4 5
5.2 Khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh hoặc công nghệ
Tồn tại và khó khăn trong kỳ :
Phương hướng phấn đấu trong kỳ tới:
Nguồn: Tác giả tổng hợp
*) Ưu điểm của phương pháp đánh giá cho điểm:
- Việc đánh giá được thực hiện đơn giản, có kết cấu rõ ràng.
- Kết quả đánh giá cuối cùng được lượng hóa, phù hợp cho việc so sánh giữa các nhân viên.
- Theo phương pháp này, tất cả nhân viên đều trải qua quá trình đánh giá như nhau với các tiêu chí là như nhau Điều này sẽ tạo nên sự bình đẳng trong việc đánh giá nhân viên.
*) Nhược điểm của phương pháp đánh giá cho điểm:
- Một số tiêu chí đánh giá sẽ không phù hợp cho một số vị trí đặc thù, thiếu hoặc chưa phản ánh hết khả năng của nhân viên.
- Người đánh giá có thể mắc lỗi thiên vị, chủ quan cá nhân nếu các tiêu chuẩn mức độ đánh giá không được quy định rõ ràng.
●Phương pháp quản trị theo mục tiêu
Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu là phương pháp hướng tới kết quả vì theo phương pháp này thành tích công việc của nhân viên và của các bộ phận được xác định dựa trên mức độ đạt được của nhân viên đó, bộ phận đó so với mục tiêu công việc đã được xác định từ trước Phương pháp sẽ gia tăng kết quả hoạt động của tổ chức thông qua các mục tiêu của các nhân viên trong tổ chức Các mục tiêu này sẽ được chính các cấp quản lý và cả nhân viên cùng xây dựng.
*) Ưu điểm của phương pháp quản trị theo mục tiêu:
- Giúp nhà quản trị có thể thấy đo lường được mức độ hoàn thành kết quả công việc của nhân viên một cách thuận lợi.
Khái niệm KPI, đặc điểm và sự cần thiết của việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc
Trong số các chỉ tiêu để đánh giá kết quả công việc thì KPI là 1 chỉ số như vậy Chỉ số hiệu suất – Key Performance Indicator (KPI) là một giá trị số cho biết một tổ chức hay công ty của bạn có đạt được mục tiêu đã đề xuất hay không KPI được các nhóm và các nhà lãnh đạo sử dụng để đánh giá hiệu suất quá trình kinh doanh của toàn bộ công ty và các cá nhân riêng lẻ Theo dõi các chỉ số KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất công ty và dựa vào dữ liệu kết quả đưa ra quyết định để tìm cách phát triển công ty Tuy nhiên, khi đánh giá kết quả công việc của nhân viên, phòng ban hay một tổ chức thường có nhiều chỉ tiêu, không phải chỉ tiêu nào cũng là KPI. Vậy, KPI là gì, đặc điểm KPI và sự cần thiết của việc ứng dụng KPI như thế nào ?
Theo David Parmenter(2010) đã định nghĩa KPIs (Key Performance Indicators) trong cuốn “Key Performance Indicators - Developing, Implementing, and Using winning KPIs” như sau: “KPIs represent a set of measures focusing on those aspects of organizational performance that are the most critical for the current and future success of the organization” (Tạm dịch là: Hệ thống KPI đại diện cho một tập hợp các thước đo tập trung vào các khía cạnh hiệu suất của tổ chức Chúng là sự phản ánh rõ nhất sự thành công trong hiện tại và tương lai của tổ chức)
Hay hiểu theo cách đơn giản thì KPI là một tập hợp các biện pháp định lượng mà một công ty sử dụng để đánh giá hiệu suất của nó theo thời gian Các số liệu này được sử dụng để xác định tiến trình của một công ty trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược và hoạt động của mình và cũng để so sánh tài chính và hiệu suất của công ty với các doanh nghiệp khác trong ngành Nói một cách đơn giản, KPI cung cấp một cách để đo lường mức độ hiệu quả của các công ty, đơn vị kinh doanh, dự án hoặc cá nhân liên quan đến các mục tiêu và mục tiêu chiến lược của họ.
Các tổ chức sử dụng KPI ở nhiều cấp độ để đánh giá thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất chung của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự, hỗ trợ và những người khác KPI có thể là : tỷ lệ hàng lỗi; % khách hàng hài lòng về sản phẩm; tỷ lệ khách hàng được thỏa mãn; % khách hàng cũ đem lại, % thị phần, Việc lựa chọn KPI đúng cần phụ thuộc vào việc hiểu chính xác điều gì quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo việc thiết lập KPI phù hợp, đồng nhất với mục tiêu, phương hướng phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
KPI là những chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hay sự thành công của các hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đưa ra KPI của mỗi cá nhân hay các tổ chức là không giống nhau, cần được phát triển dựa trên các mục tiêu chiến lược, các đặc thù của sản phẩm/ dịch vụ và thực trạng của cá nhân hay đơn vị đó Chính vì vậy, mỗi chức danh, phòng, ban lại có những chỉ số KPI riêng, Tuy vậy, các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu KPI còn có 7 đặc điểm theo như Parmenter (2015) như sau:
KPI là chỉ số phi tài chính
KPI sẽ chỉ ra những công việc cụ thể mà các quản lý cấp cao, cũng như ban giám đốc và phòng ban chức năng, cũng người nhân viên cần thực hiện để đạt được các mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp đã đề ra Trong đó thì các chỉ số chính (thường là đánh giá bằng các đơn vị tiền tệ: Đô la, Yên,…) là định lượng kết quả của những sự kiện đã diễn ra Bởi vậy, các chỉ số tài chính sẽ là thước đo kết quả trong quá khứ, không thể gắn là KPI – những chỉ số hướng đến những công việc trong hiện tại và tương lai.
KPI được được đo lường và đánh giá thường xuyên
Các KPI chính là những điều kiện đưa ra – tiếp nhận thông tin phản hồi giữa Ban Điều hành, các Phòng ban chức năng, người lao động và các đối tượng hữu quan (nếu có) để xác định những cảnh báo sớm giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định nên cần được giám sát thường xuyên và cung cấp kịp thời Thật vậy, những thước đo theo năm, theo quý chỉ phù hợp với những dữ liệu nhìn lại trong quá khứ, sẽ không phù hợp cho việc theo dõi KPI ở hiện tại, cũng như không cung cấp được những thông tin kịp thời tới ban lãnh đạo để có những hướng chỉ đạo cho kịp thời
KPI tác động bởi đội ngũ quản trị cấp cao
KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đánh giá và kế hoạch thực hiện các công việc của tổ chức để hướng tới các mục tiêu chiến lược của tổ chức đã đề ra nên sẽ phải là đối tượng tập trung theo dõi của ban giám đốc cũng như các nhà quản trị cấp cao để luôn luôn có những chỉ đạo sát sao, cần thiết và kịp thời.
KPI đòi hỏi nhân viên các cấp phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh phù hợp
KPI phải đơn giản, dễ hiểu để tất cả các nhân viên, phòng ban hiểu rõ nhiệm vụ và công việc cần thực hiện của mình Ngoài ra, họ cũng cần hiểu rõ thước đo và cách đánh thức đánh giá các KPI liên quan để từ đó có động lực, mục tiêu để hoàn thành chúng.
KPI gắn trách nhiệm cho từng nhóm hoặc từng cá nhân riêng lẻ
Theo đó, các nhiệm vụ được giao phải được cụ thể đến từng nhóm hoặc đơn vị gồm những nhóm có hoạt động tương tác chặt chẽ Nguyên nhân là bởi KPI thường được triển khai theo nhiều cấp, từ cấp công ty đến phòng ban, rồi đến các cá nhân trong đó Chính vì vậy sự gắn kết, trách nhiệm giữa các cấp gắn kết với nhau mới hoàn thành được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
KPI được gắn kết với các yếu tố thành công cốt yếu CFS
Theo đó, việc gắn kết này có tác động đáng kể đến việc tập trung vào KPI sẽ giúp doanh nghiệp tập trung và phân bổ các nguồn lực phù hợp trong quá trình theo đuổi và thực hiện chiến lược.
KPI có tác động tích cực
KPI là những chỉ số được tổ chức đánh giá là mang lại tác động đáng kể lên quá trình thực hiện các kế hoạch hướng đến các mục tiêu chiến lược, chính vì vậy, khi một chỉ số được xác định trở thành KPI thì nó sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố thành công cốt yếu của doanh nghiệp (CFS) theo hướng tích cực và ngược lại.
1.2.3 Sự cần thiết của việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc
Sự cần thiết của việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc gồm có ba ý:
Thứ nhất, việc ứng dụng KPI sẽ đảm bảo nhân viên thực hiện đúng các chức năng, nhiệm vụ trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể Thông thường, mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tuần/tháng Điều này góp phần cho việc đánh giá kết quả công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá kết quả công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể. Ngoài ra, nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng - phạt cho từng cá nhân KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khen thưởng phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.
Thứ hai, sử dụng KPI sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được việc thực hiện mục tiêu và hướng tổ chức theo mục tiêu chiến lược đã đề ra Hơn nữa, KPI là một công cụ phổ biến trong kinh doanh hiện đại Tuy nhiên, thực tế lại chứng minh các doanh nghiệp đang sử dụng KPI một cách chính xác và hiệu quả thì không nhiều. Việc ứng dụng KPI chỉ thực sự hữu dụng nếu tổ chức,doanh nghiệp đó xác định những yếu tố đúng đắn để đo lường cho doanh nghiệp, cũng như các chỉ đo lường những yếu tố này mà thôi Quá trình đánh giá thực hiện công việc theo KPI sẽ cung cấp dữ liệu liên quan đến sứ mệnh quan trọng, từ đó KPI sẽ giúp các tổ chức hiểu rằng họ đang thực hiện như thế nào so với các mục tiêu và mục tiêu chiến lược của mình đã đề ra Hầu hết các doanh nghiệp chỉ hiểu KPI là công cụ đánh giá đơn thuần, với mục đích là đo lường kết quả thực hiện công việc của nhân viên vào cuối kỳ đánh giá Trong khi đó thì bản chất của KPI lại là một công cụ quản trị chiến lược từ việc xác lập mục tiêu – theo dõi quá trình thực hiện – cảnh báo hiệu suất để cải tiến – điều chỉnh mục tiêu kịp thời.
Thứ ba, đánh giá kết quả công việc theo KPI giúp lãnh đạo tổ chức đánh giá được hoạt động của doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường sử dụng KPI để đánh giá kết quả liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng, đo lường các chỉ số KPI hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chúng ta dễ dàng nhận thấy một số chỉ tiêu KPI mà các doanh nghiệp thường áp dụng như doanh số, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ hàng lỗi, Thông thường, KPI được áp dụng để đo lường và đánh giá một phần kết quả công việc của phòng ban, nhân viên Lợi ích của KPI là mang lại cho đội ngũ quản lý các thông tin có ý nghĩa để đưa ra quyết định tốt hơn, ví dụ như với chỉ số KPI “Chi phí trung bình để có được một khách hàng mới” giúp:
Phân loại các chỉ số KPI
Có rất nhiều chỉ số KPI đã đang đang được áp dụng trong các tổ chức, dooanh nghiệp Tùy từng vào mục đích, loại hình tổ chức, doanh nghiệp, quy mô,… sẽ có những bộ chỉ số KPI phù hợp Tuy nhiên, có thể phân loại chỉ số KPI thành 3 nhóm chính như sau:
● Nhóm các chỉ số KPI trong các nghành kinh tế lớn
Trong các ngành kinh tế lớn, để đo lường sự thành công và hiệu quả, các nhà quản trị thường xây dựng những chỉ số nhất định và thống nhất để so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau Đây là những chỉ số đã được nghiên cứu và thống nhất trong toàn ngành, dễ dàng trong quá trình theo dõi, đánh giá, chỉ cần qua một vài chỉ số đo lường hoạt động có thể biết các đối thủ cạnh tranh của mình trong ngành đang hoạt động, phát triển ra sao Ví dụ như: trong ngành ngân hàng, ta có thể dùng các chỉ số như: số lượng máy ATM trên toàn quốc khi đánh giá về so sánh dịch vụ ATM giữa các ngân hàng; hay tỷ lệ lãi suất cho vay được ngân hàng áp dụng … Trên thế giới hiện nay đã có khoảng gần hai mươi ngành kinh tế có áp dụng các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả hoạt động, như:
✔ Ngành hàng không, vận tải (gồm 84 chỉ số)
✔ Ngành ngân hàng, bảo hiểm (gồm 57 chỉ số)
✔ Ngành nghiên cứu, giáo dục (gồm 71 chỉ số)
✔ Ngành giải trí (gồm 22 chỉ số)
✔ Ngành nông nghiệp (gồm 45 chỉ số)
✔ Ngành sản xuất hàng hóa (gồm 12 chỉ số)…
● Nhóm các chỉ số KPI đánh giá quá trình hoạt động của tổ chức
Mỗi tổ chức để xây dựng, hoạt động và phát triển luôn cần có một bộ máy tổ chức với các hoạt động được diễn ra liên tục và không ngừng thay đổi cùng với việc đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Hiện nay trên thế giới, phần lớn các hoạt động của tổ chức đều đã có những bộ chỉ số KPI để đo lường, đánh giá Trong đó, có không ít những chỉ số đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, chẳng hạn như những chỉ số liên quan đến khách hàng như: tỉ lệ khách hàng cũ quay lại , tỉ lệ khách mua hàng lần thứ ba trở lên… đóng vai trò rất quan trọng trong sản xuất, kinh doanh của các tổ chức kinh tế Các hoạt động chủ yếu đã được áp dụng KPI hiện nay gồm có: hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng, hoạt động marketing, hoạt động tài chính, vận tải giao nhận, … Các chỉ số KPI ứng với các hoạt động này được phân chia thành bốn nhóm chỉ số KPI như sau:
✔ Nhóm chỉ số KPI tài chính
✔ Nhóm chỉ số KPI hoạt động
✔ Nhóm chỉ số KPI khách hàng
✔ Nhóm chỉ số KPI nguồn nhân lực
Nhìn chung, các chỉ số KPI đánh giá quá trình hoạt động của tổ chức hiện nay được chú trọng hơn cả, bởi nó phản ánh đúng thực trạng hoạt động của tổ chức, và chỉ ra cho họ thấy họ phải làm gì để phát triển, để cải thiện tình hình, nhằm đạt được mục tiêu từ các nhân viên đến bộ phận và toàn thể doanh nghiệp.
Trong đó các chỉ số KPI nguồn nhân lực được coi trọng, một vài nhóm chỉ số KPI nguồn nhân lực như:
✔ Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
Công thức: Số nhân viên không hoàn thành / tổng số nhân viên Với tỷ lệ có được sẽ cho biết nguyên nhân dẫn đến tỷ lệ khác nhau, quá thấp hoặc quá cao trong tổ chức
✔ Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc
Công thức: Số nhân viên hoàn thành / tổng số nhân viên.Tỷ lệ này cho biết số nhân viên đảm bảo công việc là bao nhiêu? Nếu như việc xem xét tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ ở trên nhằm giúp doanh nghiệp có hướng điều chỉnh, khắc phục nhằm đảm bảo chất lượng công việc thì tỷ lệ này lại cung cấp cho doanh nghiệp những tín hiệu tốt kịp thời khen thưởng, động viên nhân viên; từ đó thúc đẩy nhân viên cống hiến và phát triển Tỷ lệ này cần được thiết lập và đưa ra so sánh giữa các bộ phận với nhau, và giữa các tháng với nhau
✔ Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên
Công thức: Tỷ lệ này được đánh giá bằng số lượng nhân viên có thái độ tốt trở lên trong tháng Đối với các công ty ngành dịch vụ, ngân hàng … tỷ lệ này vô cùng quan trọng, nhà quản lý cần xem xét cụ thể tỷ lệ thái độ tốt và không tốt của từng bộ phận để xem xét một cách chính xác hơn và từ đó có những điều chỉnh phù hợp.
✔ Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
Công thức: Tỷ lệ này bằng số lượng vi phạm trong một tháng Có thể phân loại vi phạm theo bộ phận, phân ra mức độ nghiêm trọng của vi phạm Nó cho thấy trách nhiệm, hành vi, thái độ, con người của nhân viên trong một môi trường tập thể chung trong quá trình làm việc
● Nhóm các KPI được xây dựng theo các khung chương trình
Mỗi ngành hoạt động bao gồm nhiều quá trình, nhiều hạng mục công việc chính trong ngành đó Mỗi quá trình ấy, hạng mục công việc ấy sẽ đều được đánh giá bằng các chỉ số KPI nhất định Chúng tập hợp lại với nhau thành những khung chương trình đánh giá mang tính chuẩn mực tương đối, phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau của nhà quản trị Ví dụ: Trong ngành công nghệ thông tin, có thể sử dụng các bộ khung như: Cobit (gồm Cobit Acquyre & Implement, Cobit Delivery & Support, Cobit Monitor & Evaluate, và Cobit Plan & Organise) hay bộ APM, ASL, BiSL, ITIL, VRM…
● Nhóm các KPI trong tổ chức doanh nghiệp theo đối tượng nhận chỉ tiêu
Trong mỗi tổ chức việc giao và nhận chỉ tiêu là vô cùng quan trọng Với mỗi cấp bậc khác nhau thì việc giao và nhận chỉ tiêu cũng ở các cấp độ khác nhau Bởi vậy mà việc phân loại theo nhóm đối tượng nhận chỉ tiêu cũng là một trong những tiêu chí phân loại KPI
✔ KPI công ty: là các chỉ số đo lường hiệu suất ở cấp độ công ty, nhằm đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch và đạt các mục tiêu của công ty. KPI công ty được Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông giao cho công ty và Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm chính về việc thực hiện các chỉ số KPI công ty, KPI công ty cũng tương ứng với KPI của cá nhân Giám đốc.
✔ KPI bộ phận: là các chỉ số đo lường hiệu suất ở cấp độ bộ phận (Chi nhánh, Khối, phòng, nhóm) nhằm đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch và đạt được các mục tiêu của bộ phận KPI bộ phận được Giám đốc giao cho các bộ phận và Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm chính về việc thực hiện các chỉ số KPI bộ phận KPI bộ phận cũng tương ứng với KPI của cá nhân Trưởng bộ phận.
✔ KPI cá nhân: là các chỉ số đo lường hiệu suất của từng cá nhân, nhằm đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch và đạt các mục tiêu của công ty. KPI cá nhân được các Trưởng bộ phận giao cho từng cá nhân trực thuộc bộ phận.
● Nhóm KPI theo định mức hoàn thành KPI
✔ KPI tối thiểu (hay định mức KPI tối thiểu): là mức năng suất hay tỷ lệ hoàn thành tối thiểu của kế hoạch hoặc mục tiêu cần phải hoàn thành trong kỳ Thông thường KPI tối thiểu được tính từ 60% đến 80% của KPI mục tiêu
✔ KPI mục tiêu (hay định mức KPI mục tiêu): là mức năng suất hay tỷ lệ hoàn thành mục tiêu bằng với kế hoạch hoặc mục tiêu cần phải hoàn thành trong kỳ.
✔ KPI vượt mục tiêu: là mức năng suất hay tỷ lệ hoàn thành cao hơn kế hoạch hoặc mục tiêu cần phải hoàn thành trong kỳ
Quy trình ứng dụng KPI
Hiện nay, chỉ số KPI không còn quá xa lạ trong các doanh nghiệp, tùy vào từng đặc thù, quy mô doanh nghiệp sẽ có một quy trình ứng dụng KPI khác nhau. Quản lý KPI cho thấy rõ mức độ hoàn thành mục tiêu đặt ra trong công việc, hiệu suất làm việc của nhân viên công ty Việc thực hiện quy trình quản lý KPI giúp doanh nghiệp xây dựng nên một hệ thống làm việc hiện đại, công bằng và có quy tắc rõ ràng, minh bạch, đảm bảo phù hợp với tình hình, chức năng, mục tiêu và chiến lược của từng bộ phận trong doanh nghiệp Sau khi đã xây dựng thành công KPI thì việc ứng dụng KPI sẽ được thực hiện theo 4 bước mà tác giả đã tổng hợp lại như sau:
Hình 1.2: Quy trình các bước ứng dụng KPI
Nguồn: tác giả tổng hợp
Bước 1: Tổ chức thông báo ứng dụng KPI với toàn công ty
Sau khi xây dựng KPI phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, tổ chức thì bước tiếp theo là phải ứng dụng KPI này vào từng phòng/ban, vị trí chức danh cho phù hợp Lúc này, cần phải tổ chức thông báo việc ứng dụng KPI tới toàn bộCBCNV trong doanh nghiệp Hoạt động này bao gồm các hoạt động truyền thông,kêu gọi, động viên toàn bộ tổ chức tham gia, chỉ ra vai trò đóng góp của các chỉ số đánh giá kết quả công việc đối với chiến lược phát triển, thu hút được sự hứng thú của nhân viên để họ mong muốn tham gia…Việc phổ biến hệ thống chỉ số đánh giá kết quả công việc tới toàn bộ nhân viên sẽ thu hút được sự quan tâm, chú ý của đa số nhân viên trong tổ chức, từ đó cùng tổ chức kết hợp xây dựng bộ chỉ số xác thực, chuẩn xác Để triển khai việc này có rất nhiều cách thông báo: thông báo bằng văn bản, qua phương tiện điện tử, họp toàn công ty,
- Thông báo bằng văn bản: đây là cách triển khai mang tính truyền thống và rõ ràng, là phương thức cần thiết khi công ty muốn triển khai bất kỳ chủ trương, chính sách quan trọng của lãnh đạo tới toàn thể CBCNV.
- Thông báo thông qua phương tiện điện tử:
+ Thông báo qua email: với thời đại cộng nghệ thông tin 4.0 như hiện nay thì đây được coi là phương thức không thể thiếu của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào khi muốn áp dụng KPI Phương thức này sẽ truyền tải được thông tin chính xác, nhanh chóng tới toàn bộ CBCNV
+ Thông báo qua mạng nội bộ(web,zalo,…): Trong thời đại công nghệ 4.0 thì việc đăng tải thông thông tin, thông báo về việc ứng dụng KPI tới CBCNV thông qua hệ thống mạng nội bộ doanh nghiệp như website hay zalo,viber, là một phương thức không thể thiếu.
- Thông báo qua buổi họp: Ngoài việc thông báo tới CBCNV thông qua các cách thức trên thì việc có một buổi họp trực tiếp của lãnh đạo với toàn thể CBCNV là vô cùng cần thiết.
Việc thông báo công việc triển khai ứng dụng KPI vào ĐGKQCV thông qua nhiều phương thức sẽ cho thấy sự quyết tâm của Ban lãnh đạo và từ đó đã tạo động lực lao động cho CBCNV.
Bước 2: Trao quyền ứng dụng KPI cho các bộ phận
Việc trao quyền tự chủ cho các phòng/ban có nghĩa là các trưởng phòng/ban đó- người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí, chức danh trong phòng/ban , sẽ được quyền thay đổi, điều chỉnh các KPI áp dụng cho phòng/ban mình mà đã được công ty xây dựng trước đó Bởi vì mỗi phòng/ ban của công ty đều có chức năng, nhiệm vụ khác nhau do vậy KPI áp dụng cho từng phòng/ban cũng khác nhau để phù hợp với công việc Để có thể điều chỉnh các KPI của phòng mình một cách chính xác và phù hợp, các trưởng phòng thường căn cứ vào bản mô tả công việc của từng vị trí Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm khi được giao công việc đó Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhà quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên và đánh giá kết quả công việc của nhân viên Một bản mô tả công việc tốt phải đáp ứng những yêu cầu sau:
•Mục tiêu công việc: Bản mô tả công việc cần nêu được mục tiêu của vị trí công việc một cách rõ ràng, và trả lời cho câu hỏi: “Vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?” Đây chính là mục tiêu công việc mà vị trí này đảm nhận.
•Chức năng và nhiệm vụ: Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng từ cao đến thấp, đồng thời được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng Mỗi nhiệm vụ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ nên có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng cho vị trí công tác Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.
•Quyền hạn và trách nhiệm: Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn đã cho, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực (tài chính, nhân sự, vật chất khác, ) hay đại diện ký kết văn bản, quyết định Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu liên quan tới tài sản, tài chính, pháp lý, con người trong quá trình thực thi.
• Tiêu chuẩn năng lực: Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu Các yêu cầu năng lực có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ Các tiêu chuẩn năng lực cùng các mức độ của chúng cần thiết cho vị trí công tác cần được định nghĩa rõ ràng để đảm bảo có thể đo lường được năng lực nhân viên.
Việc thay đổi, điều chỉnh KPI tại các phòng/ban vẫn phải đảm bảo gắn với các mục tiêu, chiến lược phát triển từng thời kỳ của công ty Thật vậy, KPI bên cạnh vai trò là một công cụ quản lý hiệu suất thì thực chất nó là một công cụ quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu một cách xuyên suốt từ cấp cao nhất đến những vị trí thấp nhất trong công ty Vì vậy, khi ban lãnh đạo công ty trao quyền ứng dụng KPI cho đội ngũ quản lý cấp trung thì cũng phải đảm bảo đội ngũ này nắm vững các chiến lược của công ty cũng như các kiến thức về ứng dụng KPI Nếu đội ngũ này chỉ nắm được các chiến lược kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp một cách chung chung, mơ hồ hay thiếu đi sự nghiên cứu về KPI nghiêm túc và không có giá trị thực tiễn thì tất yếu đem lại đó là việc triển khai ứng dụng KPI sẽ không thành công.
Phương pháp trao quyền ứng dụng KPI cho các phòng/ban cũng có những ưu, nhược điểm nhất định:
+ Giúp cho việc ứng dụng KPI có tính khả thi cao hơn, các quyết định được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm.
+ Kết quả đánh giá chính xác hơn và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban, bộ phận.
- Nhược điểm: Việc trao quyền này có thể dẫn đến việc thiếu khách quan khi ứng dụng KPI vào ĐGKQCV như: các phòng/ ban có thể tự đặt ra chỉ tiêu khá thấp để dễ dàng đạt được các tiêu chí đề ra Do đó, cần có sự kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra, giám sát việc ứng dụng KPI
Yêu cầu của KPI
Theo Parmenter (2015), KPI hiệu quả nên được xây dựng từ các CSF, mà CSF cần đạt được những tiêu chuẩn theo phương pháp SMART Vì vậy, KPI phải đáp ứng được năm tiêu chuẩn của một mục tiêu – được chỉ rõ trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO – SMART của Drucker(1954), đó là:
✔Cụ thể, rõ ràng (S = Specific): Các chỉ số đưa ra phải thật cụ thể, rõ ràng.
Các chỉ số khi đưa ra phải giải thích được, chỉ số này nói lên điều gì? Tại sao lại lựa chọn chỉ số này? Chỉ số này được đo lường như thế nào? Trả lời được những câu hỏi trên sẽ giúp nhà quản trị, cũng như người lao động sẽ định hướng được cách đạt được mục tiêu, cũng như tầm quan trọng của việc thực hiện chúng.
✔ Có thể đo đếm được (M = Measureable): Nghĩa là các yếu tố được xác định và đo lường một cách chính xác “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là chỉ số KPI do không có cách nào đo được sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với doanh nghiệp khác.
✔Có thể đạt được (A = Achievable): Lựa chọn các yếu tố thực sự cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu Chỉ số này sẽ theo sát mục tiêu – là những mục tiêu mà doanh nghiệp nhận thấy họ có nhiều yếu tố nhằm đạt được mục tiêu một cách thực tế Vậy các KPI đưa ra cũng phải là những chỉ số thực tế có thể đạt được
✔Thực tế (R = Realistic): Các chỉ số đưa ra cũng cần cân nhắc và theo sát mục tiêu và thực tế hoạt động của tổ chức Không nên đưa ra những chỉ số nằm ngoài khả năng đo lường thực tế, hoặc những KPI không đúng với thực tế công việc
✔Nhạy cảm với thời gian (T = Time sensitive): Các chỉ số này được áp dụng trong thời gian bao lâu, khi nào ? và phù hợp với tình hình hoạt động của tổ chức
Không phải là yêu cầu cầu bắt buộc khi xây dựng KPI, nhưng nếu hệ thốngKPI của tổ chức đảm bảo được tiêu chí SMART thì hiệu quả của việc đánh giá kết quả công việc sẽ rất cao.
Các nhân tố trong việc ảnh hưởng tới việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc
Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lường Tuy nhiên, cái tên KPI – Key Performance Indicators, đã cho thấy, KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng, là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị Bởi vậy mà việc đánh giá kết quả công việc của người lao động cũng có thể đo lường và được ứng dụng KPI Ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc trong doanh nghiệp là việc đưa chỉ số KPI vào trong công tác đánh giá kết quả công việc thực tế tại một doanh nghiệp, tổ chức Để ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc thì có 2 nhân tố tác động là nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài.
1.6.1 Các nhân tố bên trong
Trình độ của đội ngũ đánh giá kết quả công việc tại doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu, là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp tới công tác đánh giá kết quả công việc tại doanh nghiệp Thật vậy, việc xây dựng nội dung, cũng như hệ thống đánh giá kết quả công việc cho toàn thể CBCNV là công việc vô cùng quan trọng trong công tác đánh giá kết quả công việc Việc thiết kế bản đánh giá cần phải đo lường được mức độ hoàn thành kết quả công việc của người lao động do vậy nhân viên cho công tác này phải có hiểu biết, kiến thức nhất định về đánh giá kết quả công việc và thực sự hiểu về doanh nghiệp với có thể xây dựng bản đánh giá phù hợp Ngoài ra, nhận thức về thái độ của nhân viên làm công tác đánh giá cũng vô cùng quan trọng, nếu nhận thức không đúng đắn về tầm quan trọng của công tác đánh giá kết quả công việc sẽ dẫn tới thái độ trong đánh giá thực hiện công việc của người khác sẽ không đúng Chính vì vậy, nhân thức về thái độ, trình độ chuyên môn của nhân viên sẽ góp phần nâng cao chất lượng của công tác đánh giá kết quả công việc tại doanh nghiệp.
Quan điểm,sự quan tâm của lãnh đạo là một yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành công hay không khi áp dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc tại doanh nghiệp/ tổ chức Thật vậy, quan điểm, triết lý của lãnh đạo chính là kim chỉ nam cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp Người lãnh đạo quan tâm đến công việc thì tỷ lệ thành công sẽ rất cao Đặc biệt, công tác áp dụng KPI trong ĐGKQCV được ban lãnh đạo quan tâm thì sẽ tạo được hiệu quả tối đa cho công tác này, tạo điều kiện tốt nhất để những người thực hiện công tác này hoàn thành nhiệm vụ
Hệ thống lương, thưởng là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc ứng dụng chỉ số KPI vào đánh giá kết quả công việc Thật vậy, KPI là công cụ giúp nhà quản lý triển khai các chiến lược của doanh nghiệp thành các mục tiêu, kế hoạch hành động cụ thể, trong đó có hệ thống lương, thưởng Người lao động sẽ được hưởng lương, thưởng dựa vào việc hoàn thành KPI, công ty cũng sẽ có các chế độ thưởng, phạt cho từng bộ phận nếu hoàn tốt/chưa tốt KPI Một hệ thống lương, thưởng hoàn thiện đi kèm với các chỉ số KPI sẽ tạo động lực rất lớn cho người lao động, Ngược lại, hệ thống lương thưởng không rõ ràng, thì việc ĐGKQCV qua các chỉ số KPI chính xác thì việc lương, thưởng của nhân viên cũng không được đảm bảo, gây ra tâm lý không hài lòng đối với người lao động.
Văn hóa doanh nghiệp được hiểu là những giá trị tinh thần luôn tồn tại trong doanh nghiệp từ thế hệ này qua thế hệ khác Mọi người trong doanh nghiệp gắn kết với nhau không chỉ vì mục tiêu về kinh tế mà còn bởi những giá trị tinh thần cốt lõi của doanh nghiệp đó Nếu như văn hóa doanh nghiệp coi trọng tác phong, sự đúng giờ thì việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc sẽ tập trung vào việc chấp hành kỷ cương, kỷ luật Hoặc như văn hóa doanh nghiệp coi trọng đến sự trung thành, sự gắn bó với doanh nghiệp thì bản thân các tiêu chí này cũng sẽ được chiếm tỷ trọng cao trong các tiêu chí đánh giá KPI Thật vậy, chính yếu tố văn hóa doanh nghiệp sẽ tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp, chính là tinh thần của doanh nghiệp, là những giá trị mà doanh nghiệp đang hướng tới Như vậy, với mỗi doanh nghiệp có nét văn hóa khác nhau thì cũng sẽ có những ảnh hưởng khác nhau tới công tác đánh giá kết quả công việc
Nguồn lực tài chính mà vấn đề quan tâm nhất của doanh nghiệp, nó chính là tiền đề cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp có nguồn lực tài chính dồi dào, mạnh mẽ thì sẽ có điều kiện tốt để đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại, mở rộng kinh doanh sản xuất, cũng như tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho CBCNV.
Việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc yêu cầu phải có kỹ thuật công nghệ hiện đại Một chương trình có hiệu quả sẽ cung cấp những thông tin phản hồi chính xác cho những nhà quản lý- người sử dụng lao động và người lao động Mối quan hệ giữa hệ thống lương, thưởng với việc thực hiện thực tế cho thấy rõ cán bộ quản lý và người lao động hoàn thiện công tác như thế nào và tuân thủ các chương trình đã xây dựng ra sao Do đó, để xây dựng một hệ thống KPI để đánh giá kết quả công việc một cách hoàn thiện thì cần một nguồn lực tài chính đảm bảo.
Tùy theo từng vị trí công việc, bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp thì cũng sẽ có các chỉ số KPI khác nhau Mỗi công việc đều sẽ bản mô tả công việc, tiêu chuẩn riêng và từ đó làm căn cứ để xây dựng các tiêu chí KPI chuẩn theo đó. Chính vì vậy, đặc điểm công việc sẽ có những ảnh hưởng nhất định đến việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc
1.6.2 Các nhân tố bên ngoài
Các yếu tố về pháp luật sẽ có những tác động khác nhau tới doanh nghiệp. Hành lang pháp lý có thể vừa tạo ra cơ hội cũng như thách thức đối với doanh nghiệp Sự ổn định về chính trị và sự nhất quán trong chủ trương chính sách sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển một cách bền vững Luật lao động, chính sách nhân sự - tuyển dụng, chế độ lương hưu, trợ cấp thất nghiệp,… cũng là những điều doanh nghiệp cần nắm vững khi ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc
Khi ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc thì đối thủ cạnh tranh trong nghành cũng là một yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý Các đối thủ cạnh tranh trong nghành ngày càng yếu sẽ mở ra nhiều cơ hội hơn nữa cho doanh nghiệp, cũng như ngược lại thì khi các đối thủ mạnh hơn sẽ tạo ra nhiều thách thức, khó khăn đối với doanh nghiệp Hơn nữa, đối với các đối thủ cùng nghành, doanh nghiệp cần tạo ra sự khác biệt trong chính sách nhân sự để tránh chảy máu chất xám trong nội bộ doanh nghiệp, đe dọa đến nguồn nhân lực chủ chốt của doanh nghiệp Hơn nữa, doanh nghiệp cần phân tích kỹ đối thủ cạnh tranh cùng nghành để tạo ra nhiều lợi thế, rào cản để tạo lợi thế cho chính doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CƠ KHÍ VIỆT YÊN
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí Việt Yên.32
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí Việt Yên
2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Tên tiếng Anh: VIET YEN MECHANICAL SERVICE AND TRADING JOINT STOCK COMPANY (VIETYEN., JSC) Địa chỉ:
- Hà Nội: Kho A10, 934 đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Chi nhánh Đà Nẵng: 267 Tôn Đức Thắng, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP Đà Nẵng
Website: http://phutungotovietyen.com/ ĐT: 0243.997.4814 - Fax: 0243.984.5553
Các lĩnh vực kinh doanh: chuyên nhập khẩu và phân phối phụ tùng ô tô tải, máy nông nghiệp, máy công trình Trung Quốc.
- Vốn điều lệ: 50 tỷ đồng
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty thành lập từ năm 2009, Nhập khẩu và phân phối các loại phụ tùng thay thế của các dòng xe tải Trung Quốc như xe FAW, HOWO, DONGFENG, CHENGLONG, THACO FORLAND, AUMAN, FOTON, cho các đại lý phụ tùng ô tô tải, máy nông nghiệp, máy công trình trên toàn quốc Công ty CPTM & DVCK Việt Yên là một trong ba đơn vị phân phối phụ tùng các dòng ô tô tải của Trung Quốc lớn nhất miền Bắc, trong đó riêng Công ty CPTM & DVCK Việt Yên chiếm 25% thị phần toàn quốc
Trong suốt quá trình hoạt động, Công ty luôn cố gắng tìm kiếm các nhà cung cấp mới, ký kết trực tiếp nhập khẩu phụ tùng, linh kiện với các tập đoàn, nhà máy lớn của Trung Quốc để đem đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, dịch vụ tốt nhất Ngoài ra, Công ty còn hợp tác nhiều nhà máy lớn sản xuất các mặt hàng có chất lượng vượt trội mang thương hiệu Việt Yên với thời gian bảo hành lớn để mang đến cho người tiêu dùng Việt Nam những lợi ích, hiệu quả ưu việt nhất Với hệ thống mạng lưới rộng( nhiều kho hàng, chi nhánh Bắc-Trung-Nam, đại lý, ) đảm bảo thuận lợi cho người tiêu dùng mua những hàng hóa phụ tùng thay thế chất lượng, giá cả hợp lý, lại không phải đi quá xa.
Giá trị gửi tới khách hàng luôn là cốt lõi trong việc phát triển doanh nghiệp của chúng tôi.
Trở thành đơn vị nhập khẩu và phân phối phụ tùng ô tô Trung Quốc chất lượng uy tín hàng đầu Việt Nam.
Cung cấp các mặt hàng chất lượng tốt, giá cả hợp lí, chế độ hậu mãi chu đáo, mang đến sự hài lòng cho toàn thể quý khách hàng.
Trong mọi hoạt động Công Ty chúng tôi luôn xác định phải thường tôn pháp luật, trách nhiệm với cộng đồng, nâng cao đạo đức nghề nghiệp và chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa cao nhất để Công ty luôn phát triển ổn định, bền vững.
Những thế mạnh chủ yếu:
Sản phẩm đa dạng, nhiều phân khúc hàng hóa, phù hợp với từng nhu cầu khách hàng.
Quan hệ chặt chẽ với các khách hàng và nhà cung cấp chiến lược.
Nguồn nhân lực có trình độ, phong cách làm việc chuyên nghiệp và chế độ hậu mãi sau bán hàng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí Việt Yên
Bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng.
Mô hình này rất phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh là một công ty thương mại về phân phối phụ tùng ô tô tải như của Công ty Đồng thời, mô hình này còn giúp cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và luôn đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của các trưởng bộ phận cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác của từng phòng ban nói riêng
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty CPTM & DVCK Việt Yên
Mối quan hệ trực tuyến
Mối quan hệ chức năng
Nguồn: Công ty CPTM & DVCK Việt Yên, Phòng Kế toán- HCNS (2021), Cơ cấu tổ chức
Bộ máy tổ chức Công ty CPTM & DVCK Việt Yên ( tính đến tháng 01/2022 )
Mỗi một phòng ban, bộ phận sẽ có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau:
● Phòng Kế toán – hành chính nhân sự
- Thực hiện các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán: dòng tiền, công nợ khách hàng-nhà cung cấp, báo cáo tài chính,
- Theo dõi chấm công nhân viên, tiền lương, giấy tờ hành chính,
- Tiếp nhận đơn hàng Phòng kinh doanh, Phòng xuất nhập khẩu tiến hành cập nhật số liệu mua hàng, bán hàng vào phần mềm theo đúng nghiệp vụ trưởng phòng giao.
- Hàng ngày/tháng gửi đơn hàng cho khách hàng để xác minh lại giá trị đơn hàng, số lượng, giá cả Nếu có phát sinh thì phối hợp BP Kho, Kinh doanh để giải quyết Trường hợp tranh chấp thì báo cáo Lãnh đạo.
- Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng/quý/năm để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Tổng giám đốc phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khách hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty.
- Định kỳ thu thập và phân tích thông tin nhu cầu của thị trường nhằm tham mưu cho Ban điều hành định hướng, định vị thị trường, định vị sản phẩm thỏa mãn nhu cầu thị trường.
- Xây dựng kế hoạch nhập hàng để đáp ứng nguồn hàng cung ứng cho khách hàng trong nước.
- Xây dựng phương án nhập khẩu đảm bảo chi phí nhập khẩu rẻ nhất.
- Giao dịch và đàm phán với NCC, chốt list: giá cả, chất lượng, mẫu mã, chính sách, số lượng Tìm kiếm và mở rộng hàng hóa, nhà cung cấp.
- Quản lý, kiểm soát và đánh giá hợp đồng, đơn hàng, chứng từ xuất nhập khẩu.
- Tổ chức thực hiện khai báo hải quan cho các công hàng nhập khẩu đảm bảo đúng nghiệp vụ chuyên môn, đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu.
● Phòng vật tư kho vận
- Tiếp nhận thông tin từ Phòng Xuất nhập khẩu, Kế toán, Kỹ thuật, tác nghiệp cùng xử lý công việc.
- Hàng ngày thực hiện xuất – nhập, vận chuyển hàng hóa theo đúng quy trình công ty.
- Bộ phận vận chuyển tổ chức vận chuyển hàng hóa tới khách hàng (trực tiếp tới khách hàng hoặc thông qua nhà xe) theo lệnh vận chuyển ghi trong phiếu xuất kho, phiếu giao việc.
- Quản lý và chịu trách nhiệm cập nhật danh mục hàng hóa công ty trên Web theo quy định công ty.
+ Mã hàng, mã phụ tùng, Tên hàng, thông số kỹ thuật, kí hiệu, dùng cho xe. + Hình ảnh sản phẩm kèm các thông số kỹ thuật.
- Hỗ trợ kỹ thuật hàng hóa cho khách hàng, CBNV ở các phòng ban.
- Giải đáp các chính sách bảo hành cho khách hàng, theo dõi và quản lý hàng hóa bảo hành theo quy định công ty.
- Xác định mã hàng, kiểm tra và đánh giá chất lượng hàng hóa (hàng cũ và hàng mới) sau mỗi No nhập.
- Xử lý phát sinh hàng nhập, hàng trả lại.
Phân tích quy trình ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí Việt Yên
Trước khi tiến hành thông báo về việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc, học viên đã tiến hành khảo sát các vị trí quản lý, cũng như nhân viên tại công ty CPTM&DVCK Việt Yên với kết quả như sau: Ở câu hỏi số 7, 8 - Phụ lục 04 và câu hỏi số 6 - Phụ lục 05, khi được hỏi về sự tin tưởng và nhận thức về hiệu quả của phương pháp KPI trong tổ chức, có đến 85% số người được hỏi tin tưởng vào điều này
Tổng kết về thăm dò phương pháp KPI
Tin tưởng KPI sẽ mang lại hiệu quả cao trong đánh giá kết quả công việc Tổng cộng
Số % Số % Số % người người người
Nguồn: Trích Phụ lục 06 - Tổng kết kết quả khảo sát - Phụ lục đính kèm
Hiện tại Công ty CPTM & DVCK Việt Yên đã ứng dụng KPI trong đánh giá kết công việc của CBCNV Tuy nhiên, do thời gian ứng dụng chưa được lâu nên mới chỉ áp dụng được 1 số các chỉ số KPI vào ĐGKQCV Việc đi sâu vào phân tích quy trình ứng dụng KPI vào ĐGKQCV tại Công ty CPTM & DVCK Việt Yên sẽ chỉ ra những điểm còn tồn tại cần khắc phục.
Quy trình ứng dụng KPI vào ĐGKQCV tại Công ty CPTM & DVCK Việt Yên cũng được dựa trên quy trình ứng dụng KPI chuẩn ( như đã nêu ở chương I), bao gồm 4 bước, cụ thể như sau:
Hình 2.2: Quy trình các bước ứng dụng KPI tại Công ty CPTM & DVCK
Nguồn: tác giả tổng hợp Bước 1: Ban lãnh đạo Công ty CPTM & DVCK Việt Yên tổ chức thông báo ứng dụng KPI cho toàn công ty
Trước khi triển khai chính thức, Ban giám đốc đã giao cho Phòng kế toán – hành chính nhân sự tiến hành thăm dò ý kiến của toàn bộ CBCNV trong công ty về việc ứng dụng KPI Tuy có những cá nhân còn chưa thực sự hưởng ứng, cũng như còn e dè với phương pháp đánh giá kết quả công việc mới sắp được triển khai nhưng đa số CBCNV đều đón nhận với tâm lý thoải mái và tích cực Để toàn bộ CBCNV có thể nắm bắt và thực sự hiểu về KPI thì ngoài cuộc họp chính thức thông báo ứng dụng KPI thì Công ty cũng thông báo qua email, website nội bộ và gửi tài liệu tới các phòng/ban để tất cả CBCNV đều hiểu và nắm được kiến thức về KPI
Theo như thông báo số 02/TB-VY ngày 10/01/2020 (Phụ lục 01) của Tổng giám đốc Công ty CPTM&DVCK Việt Yên thông báo về việc tổ chức cuộc họp toàn công ty “ Về việc triển khai ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc tại
Bước 4: Điều chỉnh KPI cho phù hợp với từng vị trí công việc, liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI với hệ thống lương, thưởng
Bước 3: Các trưởng phòng/ban kiểm tra, giám sát việc thực hiện ứng dụng KPI
Bước 2: Trao quyền ứng dụng KPI cho các phòng/ban ( các trưởng phòng có quyền thay đổi/điều chỉnh KPI cho phù hợp với phòng/ban mình) Bước 1: Ban lãnh đạo Công ty CPTM & DVCK Việt Yên tổ chức thông báo ứng dụng KPI cho toàn công ty
Công ty CPTM&DVCK Việt Yên” trong đó thì Ban giám đốc công ty đưa ra các chiến lược phát triển trong từng giai đoạn, mục tiêu cần đạt được của các phòng/ban Áp chỉ tiêu của từng phòng/ban gắn với mục tiêu chung của công ty
Bước 2: Trao quyền ứng dụng KPI cho các phòng/ban (các trưởng phòng có quyền thay đổi/điều chỉnh KPI cho phù hợp với phòng/ban mình)
Sau khi có thông báo chính thức về việc triển khai ứng dụng KPI, căn cứ vào các chỉ số KPI đã được xây dựng, các trưởng phòng/ban đã được Ban giám đốc trao quyền có thể điều chỉnh, thay đổi lại một số KPI cho phù hợp với thực tế của phòng/ban mình để công tác đánh giá kết quả công việc được thành công Ở tại Công ty CPTM&DVCK Việt Yên mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng biệt vì vậy để ứng dụng KPI thành công thì mỗi phòng ban phải có một bộ chỉ số KPI riêng phù hợp với đặc trưng, tính chất công việc đó.
Ví dụ như Bản mô tả công việc cho nhân viên Kế toán tổng hợp
1 Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.
2 Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh.
3 Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp
4 Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
5 Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ,công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn phòng công ty.
6 Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty.
7 In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định.
8 Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.
9 Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.
10 Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở
11 Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo
12 Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
13 Cung cấp số liệu Cho Ban Giám Đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.
14 Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng KT-TV.
15 Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến
16 Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định.
Dựa theo bản mô tả công việc này, Phòng Kế toán – HCNS xây dựng bộ chỉ số KPI cho vị trí Kế toán tổng hợp như sau:
Biểu đánh giá kết quả công việc cá nhân
Họ tên: Vị trí: Kế toán tổng hợp Bộ phận: Phòng Kế toán -
A Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân)
Gắn liền với KPI bộ phận
Mục tiêu trong kỳ Tầm trọngquan
Kết quả thực hiện tổng hợp
1 Nâng cao năng lực quản lý của phòng 5 cấp 20% 3.0 12.0%
2 Xây dựng chuẩn năng lực của phòng 5 cấp 20% 3.0 12.0%
3 Hoàn thành các báo cáo tài chính, Chính xác và đúng hạn (98%) 5 cấp
4 Phân tích các chỉ số tài chính 98.0 % 5% 98.0 5.0%
5 Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu 98.0 5% 98.0 5.0%
Kết quả kỳ vọng (mục tiêu cá nhân) 60% 100.0% 64.0% 38.4%
B Các công việc thường xuyên theo MTCV & tinh thần thái độ
Tần suất đánh giá Tầm trọngquan Điểmđánh (trên 5)giá
Kết quả thực hiện tổng hợp
Ngày Tuần Tháng Quý Năm 10 = 9 /
1 Cập nhập số liệu trên hệ thống ERP kịp thời, chính xác ● 5% 5 5.0%
2 Kiểm soát tuân thủ chuẩn mực kế toán, Báo cáo thuế ● 20% 4 16.0%
4 Quản lý TSCĐ (hữu hình và vô hình - thương hiệu, phần mềm, quy trình công nghệ,…) ● 10% 5 10.0%
5 Quản lý công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng ● 10% 5 10.0%
6 Các báo cáo thống kê, báo cáo quản trị theo yêu cầu kinh doanh ● 10% 5 10.0%
7 Tinh thần chia sẻ công việc, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp ● 20% 1 4.0%
8 Thời gian tham gia các khóa đào tạo ● 10% 4 8.0%
Các công việc thường xuyên theo MTCV 30% 100% 78.0% 23.4%
C Các dự án và công việc đột xuất Tần suất đánh giá Tầm trọngquan Điểmđánh (trên 5)giá
Kết quả thực hiện tổng hợp
Ngày Tuần Tháng Quý Năm 10 = 9 /
1 Mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất khác do Trưởng phòng giao ● 100% 2.0 40.0%
Tổng điểm đánh giá thực hiện công việc 65.8%
*1 Quy ước về tầm quan trọng:
- quy định thống nhất tỷ trọng 3 khía cạnh đánh giá cá nhân theo thứ tự là 60% - 30% và 10%
- tùy vào tầm quan trọng/độ khó của mục tiêu hay nhiệm vụ, nhân viên thống nhất với cán bộ cấp trên gán giá trị bằng % trong toàn bộ các mục tiêu/nhiệm vụ trong từng mục
*2 Quy ước về mức độ thành tích: Vượt mục tiêu = 5, Đạt 90-100% mục tiêu = 4, Đạt 60 - 90% mục tiêu = 3, Đạt 40-60% mục tiêu = 2, Đạt dưới 40% mục tiêu = 1 Không đạt mục tiêu = 0
Nguồn: Phòng Kế toán – HCNS, Công ty CPTM&DVCK Việt Yên, 2020
Các trưởng phòng/ban căn cứ vào bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh để điều chỉnh chỉ số KPI cho phù hợp với từng cá nhân trong phòng/ban mình. Tuy nhiên, để làm được điều này thì có một điểm cần lưu ý như sau: Bản mô tả công việc xây dựng cho vị trí chức danh cụ thể phải đầy đủ, chi tiết Có như vậy thì việc xây dựng KPI mới đúng và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp Như ví dụ ở trên về bản mô tả công việc cho vị trí Kế toán tổng hợp của Công ty CPTM&DVCK Việt Yên chỉ mới đưa ra nhiệm vụ, KPI mà một kế toán tổng hợp cần phải thực hiện nhưng chưa có yêu cầu về năng lực cá nhân, trách nhiệm, quyền lợi của vị trí đó. Đây chính là điểm hạn chế cần khắc phục Ngoài ra, Áp dụng phương pháp trao quyền cho các trưởng phòng/ban thì có lợi là các phòng ban chủ động xây dựng bộ chỉ số KPI phù hợp nhất đối với phòng/ban mình. Tuy nhiên, có một điểm hạn chế là các phòng/ban nhiều khi sẽ để các chỉ tiêu quá thấp để dễ dàng đạt được KPI Chính bởi vậy, khâu kiểm tra, giám sát việc thực hiện ứng dụng KPI của các phòng/ban là vô cùng cần thiết
Bước 3: Các trưởng phòng/ban kiểm tra, giám sát việc thực hiện ứng dụng KPI
Việc triển khai ứng dụng KPI của các phòng/ban luôn phải đảm bảo các nguyên tắc quản trị, cũng như phải gắn với mục tiêu, chiến lược đề ra của toàn công ty Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện KPI sẽ hạn chế được nhược điểm của việc các phòng ban đặt ra chỉ tiêu thấp để dễ dàng đạt được KPI Các trưởng phòng bạn cần kiểm tra, giám sát và tự điều chỉnh các chỉ số KPI để phù hợp với năng lực cá nhân của từng nhân viên và cũng phải đảm bảo mục tiêu chung của phòng/ban và toàn công ty đã đề ra Ví dụ về mẫu phiếu đánh giá:
Tên người được đánh giá: Phòng: Chức danh công việc : Ngày đánh giá: / / 2022
Tên đối tượng đánh giá: Cấp trên: Cấp dưới: Ghi chú: Xuất sắc: 5; Tốt: 4; Khá: 3; Trung bình: 2; Yếu: 1.
Phương pháp đánh giá này là nhân viên tự đánh giá dựa trên các chỉ số KPI có sẵn, sau đó trưởng phòng nhận xét Phương pháp đánh giá này dựa trên những nguyên tắc sau:
- Đánh giá một cách rõ ràng, chính xác, khách quan kết quả công việc dựa trên số liệu, thông tin cụ thể.
- Ghi nhận rõ ràng, đo lường cụ thể kết quả trong suốt quá trình đánh giá.
- Việc đánh giá phải được thống nhất về kết quả giữa trưởng phòng và nhân viên thông qua trao đổi trực tiếp.
- Ghi nhận kết quả đánh giá với minh chứng thực tế và đúng tiến độ về thời gian.
Các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc tại Công ty CPTM&DVCK Việt Yên
2.3.1 Các nhân tố bên trong
Một doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả và phát triển ổn định phải có sự đóng góp của rất nhiều nguồn lực khác nhau như tài chính, vật chất, công nghệ,…Trong đó, trình độ nhân viên được nhắc đến như là một nguồn lực quan trọng nhất,quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp/tổ chức Số lượng nhân sự được phân bổ theo từng bộ phận như sau:
- Phòng Kế toán – hành chính nhân sự: 8
- Phòng Vật tư – kho vận: 25
(Số liệu về lao động tính đến 30/12/2021)
(Cơ cấu lao động tại Công ty CPTM & DVCK Việt Yên)
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động tại Công ty CPTM&DVCK Việt Yên
Chỉ tiêu Số lượng(người)
Tính chất lao động Lao động trực tiếp 27 54
Trung cấp - cao đẳng 23 46 Đại học – trên đại học 17 34
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Qua bảng 2.2, ta thấy đặc điểm cơ cấu lao động của công ty được phân chủ yếu theo giới tính của Công ty Số lượng nam và nữ có sự chênh lệch đáng kể, không đồng đều Do có sự chênh lệch trên bởi vì một phần do tính chất công việc, là công ty thương mại về phụ tùng ô tô tải nên việc phải thường xuyên đi tìm tìm kiếm thị trường, tiếp thị sản phẩm, cũng như đóng gói, vận chuyển hàng hóa nặng, dầu mỡ, nên đòi hỏi người lao động có sức khỏe tốt mới đáp ứng tốt yêu cầu tính chất công việc.
Ngoài ra, ta thấy lực lượng lao động gián tiếp là 23 người chiếm tỷ lệ 46% là một con số tương đối lớn, cũng như gần bằng lực lượng lao đông trực tiếp là 27 người chiếm tỷ lệ 54% Điều này hoàn toàn có thể giải thích được bởi Công ty là về thương mại, không phải sản xuất trực tiếp, bởi vậy luôn cần lực lượng cán bộ có trình độ, chuyên môn để tư vấn bán hàng, marketing, giao dịch với nhà cung cấp, để giải quyết các công việc nghiệp vụ là điều dễ hiểu
Hơn nữa, đối với công việc chủ yếu của nhân viên kinh doanh là trao đổi với khách hàng để giới thiệu sản phẩm mới, tư vấn đúng sản phẩm khách hàng đang cần nên việc đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp, trình độ chuyên môn như về tiếp thị, bán hàng, marketing và những kỹ năng mềm Bên cạnh đó, các công việc khác cũng cần nghiệp vụ, chuyên môn cao để giải quyết như kế toán, xuất nhập khẩu Chính vì vậy mà tỷ lệ lao động có trình độ chuyên môn từ cao đẳng, đại học trở lên chiếm tỷ lệ lớn chiếm đến 80% lực lượng lao động của Công ty, trong đó cao đẳng chiếm 46 % và trình độ đại học và trên đại học chiếm 34% Ngoài ra, việc sắp xếp nhân lực có trình độ chuyên môn cao các phòng ban được sắp xếp, bố trí vô cùng hợp lý Đối với các phòng ban có tính chất quyết định đến công việc kinh doanh cũng như định hướng chiến lược phát triển của Công ty như Ban giám đốc, Phòng Kế toán – hành chính nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Xuất nhập khẩu sẽ không có một nhân viên nào trình độ trung cấp Các cấp quản lý, đứng đầu các Phòng ban tuyệt đối là tốt nghiệp đại học trở lên để có kiến thức chuyên môn sâu rộng, tư vấn, trợ giúp cho lãnh đạo trong công việc, cũng như chiến lược, định hướng kinh doanh, phát triển của Công ty được tốt nhất Như vậy, công ty CPTM&DVCK Việt Yên có đội ngũ lao động chiếm hơn 80% từ cao đẳng, đại học trở lên là một điều kiện khá thuận lợi cho Công ty khi ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc
2.3.1.2 Quan điểm của lãnh đạo Công ty CPTM&DVCK Việt Yên
Qua tham khảo về tình hình kinh doanh sản xuất tại một số doanh nghiệp đối tác đang ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc rất tốt thì ngày càng Ban giám đốc của Công ty càng nhận thức rõ hơn nữa tầm quan trọng của việc ứng dụng KPI vào ĐGKQCV Tuy nhiên, qua quá trình triển khai và áp dụng thì một số chỉ tiêu KPI được giao tới các phòng/ban còn mang tính cảm tính, chưa thực sự sát với thực tế nên chưa phát huy được hết năng lực của một số CBCNV.
Văn hóa doanh nghiệp luôn là yêu cầu tất yếu, cũng là một nét rất riêng của mỗi doanh nghiệp mà đã được hình thành ngay từ những ngày đầu doanh nghiệp đó hình thành Là một công ty thương mại, nên sự chuẩn mực trong giao tiếp là vô cùng quan trọng nên Công ty đã đưa ra những bộ quy tắc ứng xử của nhân viên đối với khách hàng, nhà cung cấp, cũng như giữa các đồng nghiệp với nhau Ngoài ra, Công ty cũng luôn coi trọng sự trung thành, sự cống hiến và gắn bó của nhân viên trong bối cảnh hiện nay sự cạnh tranh cả về lực lượng lao động trong nghành Chính vì vậy, khi tiến hành ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc thì những yếu tố này cũng được chú trọng.
2.3.1.4 Nguồn lực tài chính Để ứng dụng KPI hiệu quả cần phải ghi chép, thống kê và phân tích đến đưa ra kết quả báo cáo thông qua hệ thống công nghệ thông tin, từ đó giúp nhà quản lý, điều hành doanh nghiệp sẽ có bức tranh tổng thể để ra quyết định nhanh chóng Do vậy, để triển khai ứng dụng KPI thành công cần phải có nguồn tài chính nhất định dành cho công tác này Bắt đầu áp dụng KPI từ đầu năm 2020, Công ty CPTM & DVCK Việt Yên đã quan tâm vấn đề này và dành khoảng 200 triệu cho công tác này, từ việc họp triển khai mục tiêu chiến lược của năm đến giao chỉ tiêu cho các phòng/ban, kiểm tra giám sát trong quá trình thực hiện, cải tiến hệ thống cập nhật theo dõi quá trình ứng dụng KPI,…
Với đặc điểm là công ty thương mại về lĩnh vực phụ tùng thay thế cho các dòng ô tô tải Trung Quốc như xe FAW, HOWO, DONGFENG,CHENGLONG,THACO FORLAND, AUMAN, FOTON, , máy công trình, máy nông nghiệp trên toàn quốc Công ty không trực tiếp tạo ra các sản phẩm mà chỉ đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung cấp, nhà máy về phụ tùng bên Trung Quốc thông qua việc nhập khẩu trực tiếp, chính ngạch và phân phối đến các đại lý, cửa hàng ở cả 3 miềnBắc – Trung – Nam là lĩnh vực kinh doanh chính Chính vì vậy, Công ty đã đề ra quy trình để hoạt động này được kiểm soát nghiêm ngặt, đồng thời cán bộ công nhân viên chấp hành nghiêm quy trình đã đề ra Công ty đề ra quy trình – quy định như vậy để đảm bảo việc cung cấp hàng hóa đến tay khách hàng được nhanh chóng, chính xác nhất, tăng sự hài lòng của khách hàng đối với Công ty
Hình 2.3: Quy trình xuất bán hàng
Nguồn: Công ty CPTM & DVCK Việt Yên, Phòng Kế toán- HCNS (2021), Quy trình xuất bán hàng
Ngoài ra, Công ty còn tạo ra các quy trình về đặt hàng mới, nhập hàng theo từng lô, nhập hàng trả lại, để thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát, cũng như giúp cho toàn bộ nhân viên hoàn thành kết quả công việc tốt nhất Như vậy, với đặc điểm kinh doanh là công ty thương mại về nghành phụ tùng ô tô, việc đưa ra các quy trình chuẩn trong quá trình xuất bán hàng giúp cho công việc bán hàng chính xác, chuyên nghiệp, tạo hình ảnh đẹp về Công ty trong mắt khách hàng.
Kể từ khi áp dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc, công ty CPTM&DVCK Việt Yên dùng kết quả đánh giá KPI để làm căn cứ xét lương, thưởng cho nhân viên, cho phòng/ban, tạo động lực cho nhân viên cố gắng làm việc để đặt được KPI cá nhân, cũng như KPI chung của phòng/ban đã đề ra Tuy nhiên, có một vấn đề hiện nay công ty đang gặp phải, mà theo tác giả là chưa thực sự hợp lý Đó chính là điểm chấm KPI hàng tháng và hệ thống lương, thưởng chưa thực sự chặt chẽ Thật vậy, điểm chấm KPI lại đang dùng để xét lương, thưởng vào cuối năm, hàng tháng nhân viên dù làm tốt hay chưa tốt vẫn nhận mức lương cứng theo đúng vị trí, cấp bậc.
2.3.2 Các nhân tố bên ngoài
Với rào cản nghành không lớn nữa nên hiện này ngày càng có nhiều hơn đối thủ cạnh tranh trực tiếp Chính vì vậy, sự cạnh tranh trong nghành ngày càng trở lên gay gắt, để có thể tạo ra sự khác biệt, tăng tính chuyên nghiệp và có thể mở rộng phát triển, giành lại lợi thế cạnh tranh nên Công ty CPTM & DVCK Việt Yên đã ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc như hiện nay Ngoài ra, công tác phân tích đối thủ cạnh tranh, tìm hiểu về các dòng sản phẩm đối thủ đang kinh doanh giúp cho Ban giám đốc cho cái nhìn chính xác hơn, để từ đó có những chiến lược, kế hoạch cho phù hợp
Phụ tùng ô tô, linh kiện sửa chữa ô tô là một trong những mặt hàng được rất nhiều Doanh nghiệp nhập khẩu hiện nay Đặc biệt, riêng đối mặt hàng phụ tùng ô tô tải Trung Quốc thì đến 95% là nhập khẩu Tuy nhiên việc nhập khẩu mặt hàng này lại phải trải qua quá trình kiểm định, kiểm tra rất gắt gao từ hải quan, thế nên việc nắm bắt thủ tục nhập khẩu phụ tùng ô tô, tuân thủ các quy định của pháp luật là thực sự cần thiết Căn cứ theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ, việc nhập khẩu phụ tùng ô tô không yêu cầu phải có giấy phép hay điều kiện nhập khẩu hay như Nghị định 74/2018/NĐ-CP (15/05/2018) sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa cho thấy chính phủ ngày càng quan tâm đến nghành hàng phụ trợ cho nghành công nghiệp ô tô tại Việt Nam Ngoài ra, ngày 20/6/2022, Chính phủ ban hành Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP về chính sách giảm thuế GTGT tăng từ 10% xuống 8% cũng đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nhập khẩu Với những chính sách của chính phủ như vậy, công ty CPTM&DVCK Việt Yên cũng đã cố gắng có những kế hoạch cụ thể để tận dụng tối đa những chính sách ưu đãi mà chính phủ ban hành nhằm đạt được những mục tiêu đề ra, và việc ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc một cách đồng bộ và bài bản sẽ giúp hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao
Với thời đại công nghệ thông tin 4.0 phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì việc cải thiện hệ thống công nghệ thông tin là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc Công ty CPTM&DVCK Việt Yên cũng đã bắt đầu sử dụng phần mềm FastWork KPI để quản lý việc thực hiện KPI được bài bản, chuyên nghiệp hơn.
GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CƠ KHÍ VIỆT YÊN
Phương hướng, mục tiêu chiến lược của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí Việt Yên giai đoạn 2022-2024
3.1 Phương hướng, mục tiêu chiến lược của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí Việt Yên giai đoạn 2022-2024
Trong những năm gần đây, mặc dù nền kinh tế chung bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, nhưng Công ty CPTM & DVCK Việt Yên đã không ngừng nỗ lực để khắc phục khó khăn và tiếp tục duy trì đà tăng trưởng Công ty đặt ra mục tiêu trở thành công ty hàng đầu cung cấp phụ tùng ô tô tải Trung Quốc ở miền Bắc trong vòng 3-5 năm tới, tiếp tục mở rộng quy mô, tìm kiếm thêm nhiều nguồn hàng chất lượng tốt, đa dạng phân khúc, giá cả cạnh tranh trên thị trường, giành được nhiều sự tin tưởng hơn nữa của khách hàng Định hướng phát triển của Công ty đến năm 2024: a) Năng lực cạnh tranh
- Công ty đẩy mạnh phát triển, đa dạng hóa chủng loại, nguồn hàng phụ tùng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng về phụ tùng ô tô tải Trung Quốc trên toàn lãnh thổ Việt Nam
- Được thị trường công nhận là một trong TOP 3 những công ty thương mại về phụ tùng ô tô tải Trung Quốc ở miền Bắc.
- Xây dựng thêm chi nhánh ở Hồ Chí Minh để đảm bảo cả 3 miền Bắc-Trung-Nam đều có chi nhánh chính của Công ty nhằm phục vụ khách hàng được tốt nhất, nhanh nhất. b) Tăng trưởng doanh thu
- Phấn đấu và duy trì mức doanh thu tăng trưởng: từ 15%/năm.
- Lợi nhuận bình quân: từ 15%/năm. c) Phát triển nguồn nhân lực
- Xây dựng đội ngũ nhân sự cả 3 miền Bắc-Trung-Nam đạt 250-300 người.
- Đào tạo, phát triển nguồn nhân sự ổn định, có trình độ cao để gắn bó, phục vụ khách hàng chuyên nghiệp và tốt nhất.
- Giảm tỷ lệ biến động nhân sự của công ty xuống mức 5%, đảm bảo 85% nhu cầu nhân sự cả về lượng và chất; đảm bảo 95% các chế độ phúc lợi, lương thưởng của nhân viên được thực hiện đầy đủ, đúng hạn.
- Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, cạnh tranh công bằng để thúc đẩy nhân viên phát huy hết khả năng của bản thân. d) Chất lượng dịch vụ
- Tạo dựng, duy trì niềm tin của khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ hậu mãi.
Bảng 3.1 Chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm 2022 - 2024
Tỷ lệ tăng doanh thu
Tỷ lệ tăng lợi nhuận
Nguồn: Công ty CPTM & DVCK Việt Yên, hội đồng quản trị (2021), Báo cáo định hướng phát triển đến năm 2024 Để đạt được những mục tiêu này, ngoài việc đưa ra những bản kế hoạch cụ thể, chi tiết để tổ chức thực hiện, cũng như có sự giám sát, kiểm tra, đo lường lại thường xuyên để có những điều chỉnh cho phù hợp trong quá trình triển khai, ứng dụng KPI vào đánh giá kết quả công việc.
Giải pháp ứng dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí Việt Yên
3.2.1 Hoàn thiện bản mô tả công việc
Như định nghĩa ở phần chương I, bản mô tả công việc là bản mô tả những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và những yêu cầu về công việc của vị trí chức danh đó Bản mô tả công việc là một trong ba yếu tố làm nền tảng cho việc xây dựng hệ thống đánh giá kết quả công việc Tuy nhiên, hệ thống bản mô tả công việc của Công ty CPTM & DVCK Việt Yên hiện tại còn sơ sài về nội dung, thiếu về lượng và có nhiều chỗ chưa đúng với thực tế các công việc mà người lao động đang thực hiện. Để đưa ra được các KPI một cách chuẩn xác thì bản mô tả cần phải sát với thực tế công việc Các nguồn thông tin cần tiếp cận để viết bản mô tả một cách chính xác nhất: bảng phân tích công việc; kế hoạch làm việc hàng tuần/ tháng/ năm; bảng phân cách trách nhiệm, nhiệm vụ của từng Phòng ban; tài liệu tham khảo từ công ty khác Để làm được điều này, Công ty trước hết phải làm thật tốt công tác phân tích công việc – đó chính là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá lại một cách có hệ thống nhằm làm rõ bản chất của từng vị trí công việc Cụ thể đó là các công việc nhằm làm rõ: ở vị trí công việc đó, người lao động có nhiệm vụ, quyền hạn nào; những thiết bị, máy móc nào được sử dụng để phục vụ công việc đó; các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và khả năng cần phải có của người lao động,… Công tác phân tích công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó phản ánh sự kỳ vọng của người quản lý đối với người lao động và làm cho họ hiểu những kỳ vọng đó. Cũng chính từ đó, người lao động sẽ hiểu những quyền lời, trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong công việc Khi đó, bản mô tả công việc mới thực sự chính xác, mô tả hết được việc hoàn thành nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.
Ngoài ra, hiện tại trong bản mô tả công việc, công ty đang có sự lồng ghép giữa phần miêu tả trách nhiệm cần phải làm với tiêu chuẩn thực hiện công việc,cũng như các yêu cầu của công việc đối với người lao động Chính bởi vậy, để ứng dụng hệ thống chỉ số đánh giá thực hiện công việc phù hợp thì việc cần làm củaCông ty CPTM & DVCK Việt Yên là chính xác tối đa các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho tất cả các chức danh công việc.
Các yêu cầu đối với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là:
- Các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó.
- Các tiêu chuẩn phản ánh các yêu cầu cả về lượng và chất của thực hiện công việc, phù hợp với đặc điểm của từng công việc.
Có hai cách để xây dựng các tiêu chuẩn:
- Chỉ đạo tập trung: Với cách này, người quản lý các bộ phận sẽ viết ra các tiêu chuẩn phổ biến để nhân viên cấp dưới thực hiện Cách làm này sẽ giảm tối đa được thời gian thực hiện cho việc xây dựng tiêu chuẩn Tuy nhiên, cách làm này sẽ không thể hiện được sự dân chủ, chưa kể những tiêu chuẩn đó được đưa ra có thể không phù hợp với người lao động hoặc quá cao hay là quá thấp Thật vậy, nếu cách làm này được áp dụng tại Công ty CPTM & DVCK Việt Yên có thể xảy ra tình trạng là cùng một cấp bậc là nhân viên nhưng tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc lại không giống nhau, gây tâm lý bất bình đối với nhân viên.
- Thảo luận dân chủ: Với cách này, người lao động sẽ được cùng người quản lý bộ phận ngồi bàn bạc để đưa các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc. Công việc này có thể tiến hành theo ba bước sau:
Bước 1: Người quản lý bộ phận nếu rõ tầm quan trọng của các tiêu chuẩn công việc để thu hút được đông đảo nhân viên cấp dưới tham gia vào việc cùng xây dựng tiêu chuẩn.
Bước 2: Mỗi nhân viết dự thảo tiêu chuẩn cho công việc của mình và nộp bản thảo cho lãnh đạo.
Bước 3: Người quản lý tiến hành thảo luận với từng nhân viên về các tiêu chuẩn dự thảo để đi đến thống nhất tiêu chuẩn cuối cùng.
Cách làm này có vẻ phức tạp hơn nhưng nó lại thu hút được đông đảo người lao động tham gia vào việc xây dựng bản tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc nên sau khi thống nhất sẽ mang tính thực tế và phù hợp Không những vậy, nó còn có ý nghĩa quan trọng đối với sự ủng hộ và tự nguyện thực hiện các tiêu chuẩn đó do bởi lao động chính là những người hàng ngày thực hiện các công việc đó. Chính vì vậy, theo tôi bản tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc của công ty CPTM
& DVCK Việt Yên nên được xây dựng theo cách thảo luận dân chủ.
Sau đây tác giả xin trình bày một bản mô tả công việc của nhân viên Hành chính nhân sự có kết hợp giữa bản mô tả nội dung công việc với yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc Công ty CPTM & DVCK Việt Yên có thể sử dụng theo mẫu tham khảo này để xây dựng cho các chức danh còn lại trong công ty.
Bản mô tả công việc của nhân viên Hành chính nhân sự a Mục đích:
- Nhằm đảm bảo cho nhân viên Hành chính nhân sự nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, chủ động trong công việc để hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch chung của công ty.
- Là cơ sở xây dựng hệ thống quy trình, quy định nội bộ của công ty.
- Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của công ty, đánh giá nhân sự, đánh giá hiệu quả làm việc, trả lương. b Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho nhân viên Hành chính nhân sự
Báo cáo trực tiếp cho
Trưởng phòng Kế toán – hành chính nhân sự Báo cáo gián tiếp cho
Bên ngoài Nội bộ Bên ngoài
Chính quyền, các cơ quan chức năng nhà nước
Trưởng phòng Kế toán - HCNS
Tổ chức nhân sự Chính quyền, các cơ quan chức năng nhà nước
Hình 3.1 Mối quan hệ công việc và báo cáo
Nguồn: Tác giả đề xuất c Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhân viên Hành chính nhân sự Bảng 3.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhân viên Hành chính nhân sự
TT Nhiệm vụ Dữ liệu đo lường
1 Thực hiện các công tác hồ sơ nhân sự:
- Lập, cập nhật và quản lý data nhân sự theo quy trình
(data nhân sự theo Phòng ban, data nhân sự mới, data nhân sự nghỉ việc, data nhân sự khen thưởng, kỉ luật ), cập nhật định kì hàng tháng.
- Lập mã nhân viên, mã số thuế cá nhân, tài khoản
ATM Lập và quản lý các loại Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động, các quyết định liên quan đến nhân sự
(điều chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm ) theo đúng quy trình và đúng quy định của pháp luật.
- Thực hiện các công tác đánh giá nhân sự hết thử việc, đánh giá kết quả công việc theo tháng/quý/năm
- Bản đánh giá kết quả công việc tháng.
- Bảng đánh giá nhân sự theo định kỳ.
Nhân viên HCNS và đánh giá nhân sự cuối năm.
- Thực hiện các thủ tục chấm dứt thử việc, chấm dứt
HĐLĐ theo đúng quy trình và quy định của pháp luật.
- Xây dựng mẫu phiếu đánh giá kết quả công việc.
Thực hiện các công tác chính sách nhân sự:
- Thực hiện công việc chấm công, tính lương cho
CBNV theo đúng quy định của công ty đảm bảo chính xác.
- Thực hiện công tác BHXH (báo tăng, giảm, giải quyết chế độ BHXH, chốt số theo đúng quy định của pháp luật.
- Theo dõi, kiểm tra phương án được thực thi mỗi khi đến kỳ đánh giá kết quả công việc.
- Bảng theo dõi quỹ lương.
Thực hiện công tác khen thưởng kỉ luât:
- Chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các phòng ban, cá nhân thực hiện nghiêm túc nội quy lao động, các quy trình, quy định của công ty.
- Chịu trách nhiệm thực hiện công tác khen thưởng, kỉ luật.
- Căn cứ vào kết quả của kỳ đánh giá kết quả công việc để xét tăng lương, thuởng, bố trí nhân sự như điều chuyển công tác, sa thải.
- Danh sách & hồ sơ kỉ luật cán bộ.
- Kế hoạch kiểm tra pháp lý.
Công tác vệ sinh lao động:
- Thực hiện các thủ tục khám sức khỏe định kì cho nhân viên.
- Quản lý hồ sơ khám sức khỏe định kỳ.
- Hồ sơ theo dõi khám sức khỏe.
Thực hiện các công việc hành chính chung của công ty
(bao gồm: mua bán, cấp phát, quản lý văn phòng phẩm, máy móc, thiết bị văn phòng; quản lý công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, tổ chức liên hoan, sinh nhật ).
- Theo dõi chi phí văn phòng phẩm.
- Tham gia cùng trưởng phòng trong việc xây dựng các quy trình, quy định, mô tả công việc các vị trí trong công ty.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý cấp trên.
1 Quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân trong việc phối hợp thực hiện các công việc: Đánh giá nhân sự, giải trình công, lương.
2 Giám sát, đánh giá năng suất lao động của các đơn vị, bộ phận, cá nhân.
3 Quyền yêu cầu Phòng kế toán thực hiện các thủ tục thanh toán tiền lương, thuởng, phúc lợi đúng quy trình, quy định.
4 Có quyền chủ động thực hiện các công việc trong bản mô tả công việc trên.
TIÊU CHUẤN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1 Đảm bảo đáp ứng đuợc 80% nhu cầu tuyển dụng của công ty.
2 Đảm bảo 100% việc tính lương và thanh toán lương chính xác, đúng thời hạn.
3 Đảm bảo 90% việc giải quyết các chế độ phúc lợi với nguời lao động nhanh chóng, đúng thời hạn.
4 Đảm bảo 90% các chi phí văn phòng không vuợt quá định mức.
5 Đảm bảo 80% các hoạt động hành chính, quản trị văn phòng diễn ra thông suốt, không gây ảnh huởng tới các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Trình độ đào tạo: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị nhân sự, luật.
- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh không yêu cầu.
- Trình độ tin học: Thành thạo tin học văn phòng.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Am hiểu luật lao động, luật BHXH, luật thuế thu nhập cá nhân.
- Kĩ năng làm việc độc lập, làm việc nhóm.
- Kĩ năng phân tích tổng hợp.
- Kĩ năng lập kế hoạch, kĩ năng báo cáo.
Nguồn: Tác giả đề xuất
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống khen thưởng, xử phạt
Sau khi tiến hành đánh giá kết quả công việc của nhân viên ở cuối kỳ đánh giá, giữa người lãnh đạo và CBCNV được đánh giá cần có một cuộc thỏa luận để làm rõ một số vấn đề Thông qua cuộc thảo luận sẽ cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động khi thực hiện các quyết định khen thưởng, vị trí làm việc hay như kỷ luật hoặc các vấn đề về đào tạo cán bộ Hơn nữa, trước khi có buổi trao đổi trực tiếp với CBCNV thì người lãnh đạo cần xem xét lại kết quả ở lần đánh giá hiện tại, cũng như những lần trước đó để xem xét những điều nhân viên đã đạt được, có sự tiến bộ hay như những điểm hạn chế còn kéo dài Thông qua cuộc phỏng vấn giữa lãnh đạo trực tiếp và nhân viên để tìm ra những điểm khác biết giữa quá trình thực hiện công việc thực tế so với những tiêu chuẩn đã đặt ra để tìm ra các vấn đề còn gặp phải để từ đó có các biện pháp hoàn thiện các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc thích hợp:
Vấn đề lương thưởng luôn là vấn đề được người đi làm quan tâm hơn hẳn các vấn đề khác, đó là một nhân tố quan trọng trong việc thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn Theo tác giả, để thúc đẩy hơn nữa tinh thần làm việc của nhân viên tại công ty CPTM&DVCK Việt Yên thì cần tạo ra mối liên kết giữa việc đánh giá KPI với lương thưởng định kỳ vào mỗi tháng làm việc Sau khi tiến hành đánh giá kết quả công việc theo KPI thì tiến hành tổng kết để xếp loại theo như Phụ lục 02(lấy ví dụ về vị trí nhân viên Hành chính nhân sự) Tiếp đó sẽ tiến hành tổng hợp và kết luận KPI:
Bảng 3.3: Tổng hợp và kết luận KPI
Mức độ hoàn thành nhiệm vụ
Không xếp loại (bị kỷ luật)
Chưa hoàn thành nhiệm vụ
Hoàn thành nhiệm vụ nhưng còn sai sót
Hoàn thành tốt nhiệm vụ
Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Kết quả xếp loại F E D C B A
Ghi chú: Tổng số điểm của phiếu đánh giá cá nhân là: 100 điểm.
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
+ Với phiếu đánh giá của cá nhân chị Đoàn Thu Hương , điểm đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp trùng với của cá nhân chị Nguyễn Thu Hương là 85 điểm.
Do đó, chị Đoàn Thu Hương đạt loại C (Phụ lục 03)
Kết thúc quá trình đánh giá, cả hai bên (cán bộ đánh giá trực tiếp và cá nhân người đánh giá) sẽ ký tên vào phần bên dưới.
