TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN NGUYỄN VIỆT BÁCH QUẢN TRỊ DỰ THẦU DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ CỦA CÔNG TY TNHH MTV KINH DOANH DỊCH VỤ NHÀ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà[.]
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐẤU THẦU VÀ QUẢN TRỊ DỰ THẦU CỦA DOANH NGHIỆP
Đấu thầu
1.1.1 Khái niệm đấu thầu Đấu thầu, theo nghĩa rộng, là một cách thức lựa chọn nhà cung cấp (hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ) mà trong đó bên mua và bên bán phải tuân thủ các quy định của tổ chức quản lý nguồn vốn sử dụng cho hoạt động mua bán này Theo nghĩa hẹp, đấu thầu được hiểu là một cách lựa chọn nhà cung cấp (hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ).
Theo quan điểm của Nhà thầu thì khái niệm đấu thầu được hiểu là một phương thức kinh doanh mà thông qua đó nhà thầu với điều kiện và khả năng về năng lực tài chính, kỹ thuật, tiến độ đáp ứng được cơ bản các yêu cầu của Bên mời thầu, có cơ hội dành được hợp đồng, thực hiện các công việc của gói thầu.
Theo quan điểm của Bên mời thầu: Đấu thầu là hình thức lựa chọn nhà thầu tốt nhất đáp ứng được các yêu cầu về kinh tế, về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ thi công và chi phí xây dựng công trình
Hoạt động đấu thầu chỉ có thể thực hiện được trong nền kinh tế thị trường vì ở đó có sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp – đây là điều kiện cần thiết cho bên mua trong việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất Thực tế ở Việt Nam cho thấy rằng, trước thời điểm năm 1986, khi nền kinh tế còn mang nặng tính bao cấp, kế hoạch hóa tập trung cao độ, không có tính cạnh tranh thì các doanh nghiệp chỉ sản xuất và kinh doanh những gì mà Nhà nước giao, còn người mua (tổ chức hoặc cá nhân) thì chỉ có thể mua những gì được sản xuất và không có quyền lựa chọn theo nhu cầu.
Có thể nói rằng trong thời kì 1945-1986, ở Việt Nam chưa có hoạt động đấu thầu do chưa hội tụ đủ điều kiện cần thiết Hoạt động này mới xuất hiện từ sau năm 1986 với việc chuyển nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung cao độ sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa
Có một vài định nghĩa về đấu thầu đã được đề cập trong các tài liệu trong và ngoài nước như sau:
Theo từ điển Bách khoa Việt Nam (do Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa
Việt Nam biên soạn, xuất bản năm 1995): “đấu thầu là phương thức giao dịch đặc biệt, người muốn xây dựng công trình (người gọi thầu) công bố trước các yêu cầu và điều kiện xây dựng công trình để người nhận xây dựng công trình (người dự thầu) công bố giá mà mình muốn nhận” Người gọi thầu sẽ lựa chọn người dự thầu nào phù hợp với điều kiện của mình với giá thấp hơn Phương thức đấu thầu được áp dụng tương đối phổ biến trong việc mua sắm tài sản và xây dựng các công trình tư nhân và nhà nước;
Theo từ điển tiếng Việt (do Viện ngôn ngữ khoa học biên soạn, xuất bản năm 1998): “Đấu thầu được hiểu là việc tổ chức cuộc so đọ công khai ai nhận làm, nhận bán với điều kiện tốt nhất thì được chấp nhận” Theo đó, thì đấu thầu là cuộc đọ sức công khai giữa các tổ chức kinh tế và tài chính.
Theo Hiệp hội quản lý mua sắm Canada (1999): “Đấu thầu là một phương pháp mua sắm mà người mua yêu cầu nhà cung cấp có năng lực nộp cho mình những bản chào giá cho các hàng hóa, dịch vụ hay công trình và trên cơ sở đó người mua sẽ lựa chọn được người bán thích hợp nhất.”
Khoản 12 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013 quy định: “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.” Để thống nhất trong quá trình nghiên cứu, luận văn sử dụng khái niệm đấu thầu như sau: đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà cung cấp, trong đó, một Bên có yêu cầu thực hiện công việc, dịch vụ và một số Bên có khả năng thực hiện công việc,dịch vụ đó nhằm bảo đảm lợi ích, hiệu quả kinh tế cao nhất cho Bên có yêu cầu thực hiện công việc, dịch vụ đó Đấu thầu gồm có nhiều loại như đấu thầu mua sắm hàng hóa, đấu thầu xây lắp, đấu thầu tuyển chọn tư vấn, đầu thầu tư vấn thiết kế - xây dựng - cung cấp lắp đặt máy móc thiết bị, đấu thầu cung cấp dịch vụ …
1.1.2 Vai trò của đấu thầu
Theo TS Đinh Đào Ánh Thủy (giáo trình Đấu thầu, NXB ĐH Kinh tế Quốc dân, 2019): “Đấu thầu là quá trình lựa chọn các ứng viên nhà thầu có thể đáp ứng được hết những yêu cầu đưa ra của bên mời thầu Bên mời thầu là chủ của một dự án, chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của dự án Chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu Nhà thầu là nhà cung cấp trong đấu thầu mua sắm hàng hóa, nhà tư vấn trong đấu thầu tuyển chọn tư vấn, nhà cung cấp dịch vụ trong đấu thầu tuyển chọn nhà cung cấp dịch vụ …” Đấu thầu nhằm mục đích thể hiện tính cạnh tranh trong việc nhận dự án một cách công khai, minh bạch và công bằng nhất cho các ứng viên đấu thầu, giúp bên mời thầu có thể lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất đảm bảo cho việc hiệu quả kinh tế trong việc đầu tư dự án.
Việc tổ chức đấu thầu mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho chủ dự án, thực hiện có hiệu quả về yêu cầu chất lượng của dự án, tiết kiệm nguồn vốn đầu tư dự án cơ bản, đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc Thông qua việc đấu thầu giúp chủ dự án tăng cường quản lý vốn đầu tư, giảm thiểu tối đa việc lãng phí thất thoát trong khi thực hiện dự án Cho phép chủ đầu tư nâng cao trình độ năng lực đội ngũ các bộ kỹ thuật của chính các chủ dự án.
Tham gia các cuộc đấu thầu dự án giúp cho nhà thầu ngày các hoàn thiện hơn ở các phương diện để đáp ứng yêu cầu của dự án, tiến tới mục tiêu thắng thầu Khi việc đấu thầu được diễn ra bắt buộc các nhà thầu phải cạnh tranh nhau trên thương trường, các nhà thầu phải phát huy tối đa được tính chủ động trong việc tìm kiếm các cơ hội tham dự đấu thầu và ký kết hợp đồng, tạo cơ hội việc làm cho người lao động và phát triển sản xuất. Đấu thầu là cơ hội để nhà thầu có thể nâng cao năng lực của mình, nâng cao công nghệ kỹ thuật từ đó nâng cao năng lực của nhà thầu trong việc tham gia đấu thầu các dự án.
1.1.3 Các chủ thể tham gia đấu thầu: Chủ đầu tư, Nhà thầu, Cơ quan nhà nước, tư vấn đấu thầu
Chủ đầu tư (hay bên mời thầu) là người sở hữu vốn hoặc được giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý và thực hiện dự án.
Yêu cầu đối với bên mời thầu và tổ chuyên gia đấu thầu
- Cá nhân tham gia bên mời thầu phải đầy đủ các điều kiện theo pháp luật về đấu thầu quy định Pháp luật quy định rõ như sau :
- Am hiểu pháp luật về đấu thầu;
- Có kiến thức về quản lý dự án;
- Có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của gói thầu theo các lĩnh vực kỹ thuật, tài chính, thương mại, hành chính và pháp lý;
- Có trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu đối với gói thầu được tổ chức đấu thầu quốc tế, gói thầu thuộc dự án sử dụng vốn ODA.
- Tuỳ theo tính chất và mức độ phức tạp của gói thầu, thành phần tổ chuyên gia đấu thầu bao gồm các chuyên gia về lĩnh vực kỹ thuật, tài chính, thương mại, hành chính, pháp lý và các lĩnh vực có liên quan Thành viên tổ chuyên gia đấu thầu phải có đủ các điều kiện sau đây:
- Có chứng chỉ tham gia khoá học về đấu thầu;
- Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu;
- Am hiểu các nội dung cụ thể tương ứng của gói thầu;
- Có tối thiểu 3 năm công tác trong lĩnh vực liên quan đến nội dung kinh tế, kỹ thuật của gói thầu.
Trường hợp chủ đầu tư có đủ nhân sự đáp ứng các điều kiện quy định thì tự mình làm bên mời thầu Trường hợp chủ đầu tư không đủ nhân sự hoặc nhân sự không đáp ứng các điều kiện theo quy định thì tiến hành lựa chọn theo quy định của Luật một tổ chức tư vấn hoặc một tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp có đủ năng lực và kinh nghiệm thay mình làm bên mời thầu Trong mọi trường hợp, chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm về quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu sau khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng.
Nhà thầu là tổ chức, cá nhân có đủ tư cách hợp lệ theo quy định sau:
Đặc điểm gói thầu cung cấp dịch vụ QLVH nhà chung cư
1.2.1.1 Chủ thể tham gia đấu thầu
Bên mời thầu là Ban quản trị tòa nhà, được thành lập theo quyết định của hội nghị nhà chung cư và được công nhận bởi UBND Cấp Huyện (căn cứ theo Khoản 2, Điều 22 Thông tư 02/2016 và các nội dung sửa đổi, bổ sung tại Khoản 25, Điều 01 Thông tư 06/2019/TT-BXD)
Nhà thầu hay còn gọi là Đơn vị Quản lý vận hành là Chủ đầu tư dự án hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 2 Điều
Sau khi nhận được thông báo mời thầu từ các Ban quản trị, Nhà thầu (đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư) sẽ tiến hành nghiên cứu cơ hội đấu thầu và lập hồ sơ dự thầu.
Nghiên cứu cơ hội đấu thầu: Nhà thầu sẽ căn cứ theo thông báo mời thầu, sẽ thực hiện mua hồ sơ dự thầu, tiến hành khảo sát thực tế dự án, nắm bắt các thông số tòa nhà (thông tin diện tích, hệ thống kỹ thuật, cơ sở vật chất …) trao đổi với đại diện Ban quản trị và chuẩn bị các hồ sơ năng lực, phương án và ngân sách quản lý vận hành
Lập Hồ sơ dự thầu: Hồ sơ dự thầu sẽ gồm có các danh mục sau Đơn dự thầu (là văn bản do nhà thầu gửi bên mời thầu với nguyện vọng được tham dự thầu thực hiện một dự án)
Biểu chào giá (Ngân sách Quản lý vận hành) theo mẫu quy định tại từng hồ sơ mời thầu Biểu giá dự thầu được căn cứ vào khung giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do UBND cấp tỉnh ban hành Khung giá này được làm cơ sở để các bên thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê mua nhà ở hoặc trong trường hợp có tranh chấp về giá dịch vụ giữa đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; trường hợp không thỏa thuận được giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì áp dụng mức giá trong khung giá dịch vụ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.
Công thức xác định được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 4, Thông tư số 37/2009/TT-BXD ngày 01/12/2009 của Bộ Xây dựng Hướng dẫn phương pháp xác định và quản lý giá dịch vụ nhà chung cư, cụ thể:
Gdv - Giá dịch vụ nhà chung cư cho 1m2 diện tích sàn sử dụng thuộc sở hữu riêng của chủ căn hộ hoặc diện tích sàn sử dụng thuộc phần sở hữu riêng khác (đồng/m2/tháng) (đã bao gồm thuế GTGT);
Q – Tổng chi phí dịch vụ nhà chung cư hàng năm (đồng/năm) (chưa bao gồm thuế GTGT);
Tdv – Khoản thu được từ kinh doanh, dịch vụ các diện tích thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư hàng năm (nếu có) (đồng/năm);
S – Tổng diện tích sàn sử dụng thuộc sở hữu riêng của chủ căn hộ và diện tích sàn sử dụng thuộc phần sở hữu riêng khác (nếu có) (m2);
12 – Tổng số tháng tính giá sử dụng dịch vụ trong năm;
P – Lợi nhuận định mức hợp lý (đơn vị tính %);
K1 – Hệ số giảm giá do doanh nghiệp quản lý vận hành hỗ trợ giảm giá dịch vụ (nếu có);
K2 – Hệ số phân bổ giá dịch vụ nhà chung cư (đối với những diện tích sàn sử dụng ngoài mục đích ở như văn phòng, thương mại…) do Ban quản trị nhà chung cư quy định (nếu có);
T – Thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Hồ sơ kỹ thuật - Phương án Quản lý vận hành
Hồ sơ chứng minh năng lực nhà thầu (năng lực tài chính, năng lực kinh nghiệm) Các tài liệu khác theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu
Nguồn vốn: Nguồn vốn để thực hiện các gói thầu Quản lý vận hành nhà chung cư đến từ các nguồn sau:
- Phí dịch vụ: Đây là đơn giá phí dịch vụ tại nhà chung cư áp dụng đối với các căn hộ của cư dân và các phần diện tích khác (Theo quy định tại Thông tư 02/2016)
- Các nguồn thu dịch vụ gia tăng khai thác trên phần diện tích sở hữu chung của tòa nhà như:
+ Doanh thu gửi xe máy, oto (cho phần diện tích gửi xe thuộc sở hữu chung tòa nhà)
+ Chia sẻ lợi nhuận từ các nhà mạng: internet, truyền hình cable
+ Cho thuê trạm kích sóng
+ Khai thác chỗ đỗ xe taxi
+ Các nguồn doanh thu quảng cáo khác (nếu có)
Sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thành lập ban quản trị, việc lựa chọn Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư do Hội nghị nhà chung cư quyết định theo quy định tại Khoản 3, Điều 27 thông tư 02/2016 Hội nghị nhà chung cư sẽ quyết định việc thay thế đơn vị Quản lý vận hành và giao cho Ban quản trị tòa nhà chủ động tổ chức đấu thầu để lựa chọn Không có quy định cụ thể về việc phải tổ đấu thầu theo hình thức nào, thông thường theo thông lệ thị trường, các Ban quản trị sẽ tổ chức mời thầu theo hình thức chào hàng cạnh tranh, thông báo mời thầu sẽ được công bố rộng rãi tại các bảng tin cư dân tại tòa nhà và gửi lên các trang thông tin chính thức của ban quản trị (Zalo/ facebook và một số diễn đàn quản lý vận hành nhà chung cư)
1.2.2 Tư cách pháp lý và trách nhiệm của nhà thầu
Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật, trong đó phải có chức năng kinh doanh phù hợp, có năng lực và khả năng tài chính được đánh giá đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu;
Nhà thầu phải là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập và không bị cấm đấu thầu; Không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả;
(đang trong quá trình giải thể tính đến thời điểm đóng thầu sẽ không được tham gia dự thầu dưới bất cứ hình thức nào, dù dự thầu độc lập hay liên doanh).
1.2.2.2 Trách nhiệm của nhà thầu
Nhà thầu có trách nhiệm tìm hiểu thông tin về tất cả các lĩnh vực của gói thầu và chịu mọi phí tổn do hiểu sai (vì bất cứ lý do gì) về các điều kiện của gói thầu;
Nội dung về Quản trị dự thầu của các nhà thầu
1.3.1 Nghiên cứu cơ hội đấu thầu và lập kế hoạch dự thầu
Nghiên cứu cơ hội đấu thầu là tìm kiếm các nguồn thông tin có liên quan đấu thầu dự án hay gói thầu trong thời gian tới Vấn đề là doanh nghiệp cần khai thác các nguồn thông tin, thu thập và xử lý thông tin, tìm được điểm mạnh - điểm yếu, cơ hội - nguy cơ và dự kiến các tình huống có thể tham gia đấu thầu
1.3.2 Lập hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu thường dựa vào hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư, các quy định hiện hành về xây dựng của Nhà nước, kỹ năng và kinh nghiệm lập hồ sơ dự thầu để lập hồ sơ dự thầu cho gói thầu sẽ tham gia đấu thầu Nội dung hồ sơ dự thầu bao gồm các nội dung mà hồ sơ mời thầu yêu cầu Đối với hồ sơ dự thầu dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thường có các loại tài liệu liên quan tới các mảng vấn đề sau:
- Thuyết minh điều kiện hợp lệ để tham dự đấu thầu của nhà thầu như: Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã; Có đăng ký chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;
- Thuyết minh năng lực của nhà thầu gồm: Có các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm bộ phận kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, môi trường; Có đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng yêu cầu về quản lý vận hành nhà ở bao gồm lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư và có giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
- Thuyết minh các giải pháp kỹ thuật - tổ chức và phương pháp thực hiện yêu cầu của bên mời thầu, ví dụ như đề xuất giải pháp chuẩn hóa mọi quy trình quản lý vận hành trong tòa nhà Một vấn đề thường xảy ra ở các chung cư đó là quy trình quản lý vận hành tòa nhà có quá nhiều nghiệp vụ Do đó, đơn vị quản lý, vận hành thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát toàn bộ hoạt động của chung cư. Giải pháp tốt nhất giúp giải quyết vấn đề này là bên dự thầu đề xuất nội dung chuẩn hóa toàn bộ công việc thành một quy trình quản lý tòa nhà có tính hệ thống Từ đó, đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành chung cư sẽ có thể kiểm soát tổng thể tòa nhà hiệu quả hơn
- Giá và thuyết minh giá (kể cả thư giảm giá nếu có);
- Các chào hàng khác và các điều kiện thương mại ( thu xếp vốn, cung cấp tín dụng, các ưu đãi tài chính, chế độ thanh toán,…).
1.3.3 Tính toán giá dự thầu
Theo khoản 17, Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013:“Giá dự thầu là giá do nhà thầu ghi trong đơn dự thầu, báo giá, bao gồm toàn bộ các chi phí để thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.”
Có thể hiểu đơn giản giá dự thầu là giá trị phần chi phí mà nhà thầu tự ước tính để thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được ghi trong đơn dự thầu, báo giá.
Khi tham dự hoạt động đấu thầu, nhà thầu căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm, lợi thế, chiến lược kinh doanh, cạnh tranh công bằng minh bạch trên thị trường để xác định giá dự thầu hợp lý, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
Thực tế pháp luật hiện hành không có quy định về cách tính giá dự thấu mà tự nhà thầu sẽ ước tính xem cần chi phí bao nhiêu để thực hiện gói thầu trên cơ sở yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu để ghi vào đơn dự thầu, báo giá.
Người dân hiện nay đa phần lại có xu hướng chọn những nhà quản lý chung cư có giá rẻ, không quan tâm đến chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp, nên không ít trường hợp thuê phải đơn vị quản lý không đủ năng lực, kinh nghiệm, dẫn đến chung cư nhanh xuống cấp, lại tiềm ẩn nhiều rủi ro
Chính vì vậy, nhà thầu cần phải lưu ý tính toán hợp lý, cân đối để đưa ra giá dự thầu phù hợp, tránh đưa ra giá dự thầu quá cao hoặc quá thấp Đặc biệt là việc đưa ra giá dự thầu thấp bất thường để nhằm mục đích trúng thầu Để có được giá dự thầu hợp lý, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư cần thực hiện các nội dung sau:
Xác định căn cứ xác định giá dự thầu dựa vào: Giá mời thầu (giới hạn trên); Xác suất trúng thầu (quan hệ tỷ lệ nghịch); Yêu cầu phát triển doanh nghiệp (lợi nhuận, tích luỹ); Phương pháp triển khai thực hiện (tối ưu) và Đơn giá dự thầu (yếu tố rất nhạy cảm).
1.3.4 Lựa chọn thầu phụ hoặc nhận làm thầu phụ
Trong nhiều trường hợp, nhất là những gói thầu có quy mô lớn, yêu cầu kỹ thuật phức tạp, chủ đầu tư đòi hỏi nhà thầu phải nêu rõ năng lực của các nhà thầu phụ để thực thi gói thầu hay dự án Như vậy, việc xem xét thầu phụ trong những trường hợp này là yêu cầu bắt buộc
Trong trường hợp trúng thầu, nhà thầu mời hoặc tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu phụ để thực hiện một phần công việc của gói thầu nếu xét thấy cần thiết hoặc bắt buộc phải thực hiện Trong một số trường hợp cụ thể, nhà thầu phụ đã đuợc tính tới khi xây dựng phương án dự thầu để trình chủ đầu tư
Trong trường hợp trượt thầu, để tận dụng khả năng nắm bắt thông tin về gói thầu và năng lực thực hiện gói thầu, nhà thầu cần nộp hồ sơ dự tuyển chọn thầu phụ để thực hiện một phần công việc từ nhà thầu chính Nội dung công việc và trình tự thực hiện tương tự như soạn thảo và nộp hồ sơ dự thầu đối với gói thầu.
Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Kinh doanh dịch vụ nhà Hà Nội
Công ty TNHH một thành viên Kinh doanh dịch vụ nhà Hà Nội (HANDIRESO) là doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội, thành lập theo Quyết định số 2154/QĐ-TCCQ ngày 15/5/1989 của UBND Thành phố Hà Nội Từ một trường Kỹ thuật nghiệp vụ nhà đất hầu như không có cơ sở vật chất, được sự tin tưởng, giúp đỡ tạo điều kiện của UBND Thành phố Hà Nội, các Sở Ban ngành, địa phương và sự chỉ đạo sát sao Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội, sau 30 năm xây dựng và phát triển, đến nay, Công ty đã trở thành một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả trên lĩnh vực quản lý khai thác các cơ sở nhà đất được UBND Thành phố Hà Nội giao, đầu tư phát triển dự án, cung cấp các sản phẩm nhà ở, nhà cho thuê, các công trình xây dựng chất lượng tốt và dịch vụ quản lý vận hành, kinh doanh cho thuê nhà chuyên nghiệp Bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước được giao, vốn chủ sở hữu của Công ty từ 1,5 tỷ đồng (năm 1989) đến nay đã tăng thành 360 tỷ đồng; tạo công ăn việc làm cho hàng trăm lao động; hàng năm hoàn thành tốt các nhiệm vụ chính trị, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đóng góp cho sự phát triển của xã hội, Công ty được Chính phủ, UBND Thành phố Hà Nội, các Bộ ban ngành, Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội đánh giá ghi nhận.
- Địa chỉ: số 25 phố Văn Miếu, phường Văn Miếu, quận Đống Đa, Hà Nội
- Người đại diện pháp lý: bà Nguyễn Thị Vân Anh
Đầu tư phát triển dự án
Cho thuê bất động sản
Quản lý vận hành tòa nhà
Công ty TNHH một thành viên Kinh Doanh dịch vụ nhà Hà Nội - HANDIRESCO phấn đấu trở thành một trong những Doanh nghiệp mạnh trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh bất động sản, quản lý khai thác quỹ nhà của Thành phố
Hà Nội hiệu quả, minh bạch; cung cấp các sản phẩm nhà ở, nhà cho thuê, các công trình xây dựng có chất lượng tốt, dịch vụ quản lý vận hành, khai thác chuyên nghiệp; Bảo toàn, phát triển vốn Nhà nước đầu tư vào Doanh nghiệp Phát huy tốt các nguồn lực, đảm bảo hài hòa ba lợi ích, Nhà nước - Doanh nghiệp - Người lao động, làm nền tảng phát triển bền vững
Hiện nay, ngành nghề và các loại hình kinh doanh của Handiresco rất đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Với kinh nghiệm của công ty trên thị trường hiện công ty đang cung cấp cho khách hàng các dịch vụ sau:
- Quản lý và Kinh doanh cho thuê nhà và Văn phòng;
- Đầu tư, phát triển và kinh doanh dự án;
- Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp,công trình kỹ thuật hạ tầng khu đô thị
- Quản lý vận hành khai thác các khu chung cư, khu đô thị;
- Kinh doanh dịch vụ bất động sản
2.1.2 Quá trình phát triển của công ty
2.1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Năm 1984, Sở Nhà đất thành lập Trường Kỹ thuật nghiệp vụ nhà đất để bồi dưỡng cán bộ về nghiệp vụ quản lý nhà đất và đào tạo công nhân cho công tác sửa chữa cải tạo nhà Cùng với cả nước vững bước trên con đường đổi mới, Hà Nội dần xóa bỏ chế độ bao cấp, năng động, sáng tạo, mở cửa đón đầu tư nước ngoài Ngày
15/5/1989 , UBND Thành phố Hà Nội ra Quyết định số 2154/QĐ-TCCQ thành lập Công ty Dịch vụ nhà cửa trên cơ sở giải thể và sắp xếp Trường Kỹ thuật nghiệp vụ nhà đất và Ban Quản lý công trình sửa chữa nhà cửa để đảm nhận việc cho Đại sứ quán, các tổ chức, cá nhân người nước ngoài thuê nhà
Năm 1992, UBND Thành phố có Quyết định số 1194/QĐ-UB đổi tên thành Công ty Kinh doanh dịch vụ nhà Hà Nội và xác định lại nhiệm vụ của Công ty gồm kinh doanh, mua bán, xây dựng nhà cho người nước ngoài thuê thu ngoại tệ, liên doanh liên kết với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để đầu tư phát triển nhà; Dịch vụ cho thuê nhà của Nhà nước và các đối tượng có nhà cho người nước ngoài thuê; đấu thầu, nhận thầu xây dựng, cải tạo, sửa chữa nhà
Từ 2003 đến 2009 Công ty đã chuẩn hóa mô hình tổ chức theo mô hình của Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội, tăng cường bộ máy của các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, thành lập thêm các Xí nghiệp xây lắp, đầu tư trang thiết bị hiện đại để mở rộng hoạt động SXKD
Năm 2006, Công ty đã chuyển đổi mô hình thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Kinh doanh dịch vụ nhà Hà Nội, vốn điều lệ 60 tỷ đồng.
Từ 2009 đến 2014 Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế toàn cầu, thị trường bất động sản từ trạng thái “bong bóng” chuyển sang “đóng băng”, nhờ đầu tư không dàn trải và tập trung vào những lĩnh vực ngành nghề chính, lựa chọn các hướng đầu tư hiệu quả an toàn, Công ty đã vững vàng vượt qua giai đoạn khó khăn chung của nền kinh tế.
Từ 2014 đến nay Xu thế toàn cầu hóa, quốc tế hóa cùng với cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đã và đang thúc đẩy quá trình hình thành xã hội thông tin và kinh tế tri thức; đẩy nhanh cuộc chạy đua gay gắt về kinh tế và khoa học - công nghệ Với chiến lược phát triển xuyên suốt ngay từ những ngày đầu thành lập, duy trì và phát huy nền tảng nguồn lực sẵn có, Công ty xác định phải tăng cường đổi mới, năng động, sáng tạo, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, nâng cao năng suất lao động, năng lực cạnh tranh trên thị trường để đảm bảo phát triển bền vững, phù hợp với xu thế chung của xã hội.
Từ một nhà trường ban đầu chỉ có 26 giáo viên, cán bộ quản lý, hầu như không có vốn và cơ sở vật chất, trong bối cảnh chung thiếu thốn nguồn lực, nhưng được sự tin tưởng của UBND Thành phố, của Sở Nhà đất cùng với sự năng động, sáng tạo của lãnh đạo Công ty và sự đồng lòng quyết tâm vượt khó của CBCNV, Công ty đã trở thành một Doanh nghiệp Nhà nước hạng I, hoạt động hiệu quả, tạo ra tiềm lực kinh tế cơ bản và hình thành nền tảng văn hóa doanh nghiệp “Đoàn kết- Tâm huyết- Trí tuệ” để tạo đà phát triển vững chắc cho các giai đoạn sau.
Handiresco là một trong số các công ty cung cấp cho thị trường những dịch vụ đầy đủ và toàn diện nhất từ khi bắt đầu ý tưởng cho một dự án, xây dựng phương án, triển khai cho đến khi đưa dự án đó vào hoạt động.
Tại Hà Nội, Handiresco cung cấp các dịch vụ đến chủ dự án, người sử dụng và chủ đầu tư Những dịch vụ này bao gồm thông tin nghiên cứu thị trường & tư vấn, dịch vụ đại diện khách thuê, tư vấn đầu tư giao dịch mua bán dự án, tư vấn thương mại bán lẻ, quản lý bất động sản, đại diện bán nhà ở, đại diện cho thuê nhà ở, đại lý khu thương mại, cho thuê mặt bằng văn phòng.
2.1.2.2 Các tòa nhà chung cư công ty đang quản lý
- Tòa nhà văn phòng cho thuê HANDIRESCO Tower, 521 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội;
- Khu văn phòng cho thuê 29 Hàn Thuyên, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội;
- Khu nhà ở hỗn hợp cao 15 tầng tại lô đất số 15, khu Đô thị mới Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội;
- Khu hỗn hợp văn phòng cho thuê và nhà ở tại ô đất 3.10 – Handiresco 31
Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân - Hà Nội;
- Tòa nhà OCT1 - Khu Đô thị mới Cổ Nhuế - Xuân Đỉnh, quận Từ Liêm, Hà Nội;
- Tòa nhà OCT3 - Khu Đô thị mới Cổ Nhuế - Xuân Đỉnh, quận Từ Liêm, Hà Nội;
- Chung cư Starcity, 23 Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội.
- Chung cư Horizon Tower, Lô N03-T3&T4, KĐT Ngoại giao đoàn, phườngXuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của Công ty
- Quản lý và kinh doanh cho thuê nhà, văn phòng
- Đầu tư, phát triển và kinh doanh dự án
- Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kỹ thuật hạ tầng khu đô thị
- Quản lý vận hành khai thác các toà nhà chung cư, khu đô thị
- Kinh doanh dịch vụ bất động sản
2.1.3 Sơ đồ tổ chức của Công ty
Công ty có cơ cấu tổ chức quản lý gồm: Chủ tịch Công ty, Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Kiểm soát viên, Kế toán trưởng, các Phòng, Banchuyên môn nghiệp vụ và các đơn vị phụ thuộc.
Các Phòng, Ban, chuyên môn nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc gồm:
- Các phòng chức năng: Phòng Hành chính quản trị; Phòng Tài chính kế toán; Phòng Tổ chức lao động tiền lương; Phòng Quản lý dự án và Kinh doanh; Phòng Kế hoạch tổng hợp; Phòng Quản lý xây lắp; Phòng Cho thuê nhà
- Các Ban chức năng: Ban Quản lý dự án Cổ Nhuế - Xuân Đỉnh; Ban Quản lý dự án 3.10 Lê Văn Lương; Ban Quản lý dự án 25 Văn Miếu
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỰ THẦU DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ CỦA CÔNG
Định hướng phát triển mảng QLVH nhà chung cư của Công ty
Trong 5 năm tới Handiresco định hướng xây dựng công ty lớn mạnh hơn, kinh doanh hiệu quả hơn trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực, nâng cao năng lực lãnh đạo công ty, nâng cấp hơn về công nghệ và thấu hiểu nhu cầu của người dân.
Xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh và chuyên nghiệp, đồng thời xây dựng đội ngũ quản lý, đội ngũ nhân viên giỏi, nhiệt tình và yêu nghề.
Công ty đã xây dựng chiến lược phát triển hoạt động của công ty theo các mục tiêu:
- Duy trì và gia tăng tối đa giá trị đầu tư bất động sản cho nhà đầu tư và chủ sở hữu.
- Trở thành nhà cung cấp chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà được khách hàng tin tưởng và hài lòng nhất.
- Trở thành đối tác tin cậy và được ưu tiên lựa chọn qua các dịch vụ chuyên nghiệp nhất.
- Tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng quan trọng hơn là chào giá rẻ.
Công ty đang phấn đấu phát triển công ty trong những năm tới đạt được những thành tựu sau:
Xây dựng công ty trở thành một công ty hiện đại, phát triển mạng lưới rộng khắp Hà Nội, đa dạng về dịch vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm chinh phục thị trường cao cấp hơn, linh hoạt hơn trong khâu quản lý, bảo đảm tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, phát triển nhanh và bền vững Đảm bảo tăng thu nhập cho các bộ công nhân viên trong công ty đảm bảo mức sống cho cán bộ nhân viên.
Tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận tiếp tục giữ được tốc độ tăng trưởng trong những năm qua ít nhất là 20% mỗi năm, đảm bảo mục đích phát triển kinh tế bền vững.
Cụ thể số lượng căn hộ công ty quản lý lên đến 5.000 căn trong năm 2025 và đồng thời doanh thu của công ty tăng đến 100 tỷ trong cùng năm Đảm bảo tăng mức thu nhập cơ bản của cán bộ công nhân viên nhằm đảm bảo mức sống cho các cán bộ nhân viên của công ty Mở rộng thị trường của công ty sang các khu chung cư cao cấp hơn trong địa bàn Hà Nội.
Phỏng vấn Tổng giám đốc về nắm bắt cơ hội đấu thầu
Trong giai đoạn 5 năm trở lại đây, Handiresco đã tích cực, chủ động tìm kiếm các cơ hội đấu thầu quản lý vận hành chung cư từ nhiều nguồn thông tin khác nhau như: internet, thông tin mời thầu, thư mời thầu, thậm chí qua cả những mối quan hệ quen biết.
Nhờ khai thác nhiều kênh thông tin nên Công ty đã sớm nắm bắt được nhiều cơ hội dự thầu để từ đó tiến hành đánh giá, sàng lọc, lựa chọn ra những gói thầu phù hợp với năng lực của Công ty. Để làm tốt công tác sàng lọc, Công ty đã xây dựng một bộ tiêu chí sàng lọc.
Bộ tiêu chí này được in thành cẩm nang, lưu hành nội bộ nên không thể công bố rộng rãi.
Chúng tôi cũng đặt mình vào vị trí của nhà thầu để tự đặt ra yêu cầu đối với đơn vị dự thầu Phương pháp này cũng giúp chúng tôi loại trừ được một số dự án kém tính khả thi để tập trung nguồn lực cho những dự án phù hợp.
(nguồn: trích kết quả phỏng vấn của tác giả)
Số liệu thực thế cho thấy, đối với việc tìm kiếm cơ hội đấu thầu, chọn lọc thông tin nắm bắt cơ hội đấu thầu được Công ty khai thác tương đối tốt Nhờ đó kết quả, năm 2020, Công ty nắm bắt được 05 cơ hội dự thầu và triển khai, nghiên cứu lập 05 hồ sơ dự thầu, trúng thầu 02 hồ sơ Tỷ lệ trúng thầu của Công ty năm 2020 là 02/05 hồ sơ, tương đương với 40%.
Năm 2021, Công ty năm bắt được 04 cơ hội đấu thầu và triển khai lập 04 hồ sơ dự thầu, trúng thầu 03 hồ sơ Tỷ lệ trúng thầu của Công ty năm 2021 là 75%.
Tính chung, năm 2020 và 2021, Công ty năm bắt được 09 cơ hội đấu thầu, lập 09 hồ sơ và trúng thầu 05 hồ sơ, tỷ lệ trúng thầu tương đương 55,55%
Giá trị trúng thầu của Handiresco năm 2020 và 2021 được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 2.3: Tổng giá trị gói thầu trúng thầu của Công ty giai đoạn 2019 – 2021
Tổng giá trị gói thầu
Tỷ lệ giá trị trúng thầu (%)
Giá trị dự thầu Giá trị trúng thầu
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Handiresco
Bảng 2.4: Đánh giá mức độ thắng thầu của Công ty giai đoạn 2019 – 2021
Stt Chỉ tiêu Đơn vị Năm
1 Số hồ sơ trúng thầu Bộ 00 02 03
2 Tổng giá trị trúng thầu Triệu đồng 00 12.712.241.244 20.316.896.244
3 Giá trị bình quân Triệu đồng/ bộ 00 6.356.120.622 6.722.298.748
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Handiresco
Bảng 2.5: Đánh giá tỷ lệ trúng thầu của Công ty giai đoạn 2019 – 2021
Dự án trúng thầu (Dự án)
Giá trị trúng thầu (Triệu đồng)
Tỷ lệ về số lượng (%)
Tỷ lệ về giá trị (%)
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Handiresco
Năm 2020, Công ty tham gia dự thầu với tổng giá trị trên 30,7 tỷ đồng và trúng thầu với giá trị 12,7 tỷ đồng, tương đương với 41% giá trị dự thầu
Năm 2021, Công ty tham gia dự thầu với tổng giá trị trên 38,3 tỷ đồng và trúng thầu với giá trị trên 20,3 tỷ đồng, tương đương với 53% giá trị dự thầu, tăng 12% so với năm 2020
Tính chung, năm 2020 và 2021, Công ty đã tham gia dự thầu với tổng giá trị trên 69 tỷ đồng và trúng thầu với giá trị trên 33 tỷ đồng, tương đương với 48% giá trị
Giá trị bình quân của hồ sơ trúng thầu cũng có xu hướng được cải thiện với trên 6,3 tỷ đồng năm 2020 đã tăng lên trên 6,7 tỷ đồng năm 2021.
Kết hợp với số liệu được phân tích tại bảng 2.1 đối với lĩnh vực cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho thấy Công ty đang trên đà kinh doanh phát triển mảng kinh doanh này
2.2.1.2 Trong lập hồ sơ dự thầu
Công tác lập hồ sơ dự thầu được thực hiện tốt, thể hiện qua những bản kế hoạch chi tiết Các danh mục trong hồ sơ đầy đủ, nội dung trong các danh mục như: đơn dự thầu, bảng kê khai thông tin về nhà thầu, tình hình tài chính trước đây của Công ty, hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ, doanh thu hàng năm, nguồn lực tài chính, đề xuất nhân sự, bố trí thiết bị đều được mô tả tỷ mỉ, rõ ràng.
Căn cứ vào hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư, Công ty lập hồ sơ dự thầu theo những nội dung mà hồ sơ mời thầu yêu cầu Hồ sơ dự thầu dịch vụ quản lý, vận hành nhà chung cư thường gồm những danh mục theo mẫu do chủ đầu tư thiết kế như sau: Đơn dự thầu được ghi đầy đủ và chính xác các thông tin về tên của Bên mời thầu, nhà thầu, thời gian có hiệu lực của HSĐXTC, được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu.
Giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu được đề xuất cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong bảng tổng hợp giá dự thầu,không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho
Chủ đầu tư, Bên mời thầu Đối với gói thầu chia thành nhiều phần thì Công ty ghi giá dự thầu cho từng phần và tổng giá dự thầu cho các phần; trường hợp trong HSMT cho phép chào theo một số đồng tiền khác nhau thì Công ty ghi rõ giá trị bằng số và bằng chữ của từng đồng tiền do nhà thầu chào.
Trong đơn dự thầu, Công ty ghi rõ giảm giá cho toàn bộ gói thầu hay giảm giá cho một hoặc nhiều công việc, hạng mục nào đó (được nêu rõ công việc, hạng mục được giảm giá).
Bảng kê khai thông tin về nhà thầu gồm Tên Công ty; Nơi Công ty đăng ký kinh doanh, hoạt động; Năm thành lập Công ty; Địa chỉ hợp pháp của Công ty; Thông tin về đại diện hợp pháp của Công ty (Tên, địa chỉ, Số điện thoại/Fax, email) Kèm theo là bản chụp một trong các tài liệu sau đây: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc tài liệu có giá trị tương đương do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu đang hoạt động cấp Trình bày sơ đồ tổ chức của Công ty
Hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ Công ty kê khai chính xác, trung thực các hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ; (do Bên mời thầu ra điều kiện phát hiện bất cứ nhà thầu nào có hợp đồng không hoàn thành trong quá khứ mà không kê khai thì được coi là hành vi “gian lận” và HSDT sẽ bị loại)
Phỏng vấn Phó Tổng Giám đốc về công tác lập hồ sơ dự thầu
Là người phụ trách trực tiếp bộ phận lập hồ sơ dự thầu, tôi đã cùng anh chị em nghiên cứu từng cơ hội để tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty sàng lọc và lựa chọn gói thầu phù hợp.
Sau khi được phê duyệt, tôi và các anh chị em bắt tay ngay vào phân công nhiệm vụ, xác định thời hạn và sản phẩm cụ thể Các nội dung theo yêu cầu của gói thầu được chúng tôi xây dựng lần lượt theo quy trình. Đầu tiên chúng tôi nghiên cứu hồ sơ mời thầu, đánh giá sơ bộ về quy mô dự án, yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu nhân sự … và so sánh với khả năng của chúng tôi xem sơ bộ có cẩn bổ sung yếu tố gì không? Ví dụ như nhân lực, vốn, máy móc, trang thiết bị chẳng hạn.
Tiếp theo chúng tôi phân công cho tứng bộ phận thực hiện theo chuyên môn: bộ phân dự thảo đơn dự thầu; bộ phận kê khai thông tin nhà thầu; bộ phận xây dựng kế hoạch tài chính và tính toán giá dự thầu hợp lý; bộ phận kiểm kê trang thiết bị; phương án triển khai.
Công việc này đòi hỏi tính khẩn trương nên anh chị em chúng tối nhiều khi phải làm việc thêm giờ, cũng rất vất. Đòi hỏi của hồ sơ cần chính xác, tỷ mỷ, chi tiết nên một hồ sơ dự thầu phải trải qua nhiều vòng, mỗi vòng lại được xem xét cẩn thận, tỷ mỷ, thậm chí đôi khi để giải quyết những vấn đề khó, anh em chúng tôi còn phải tổ chức “phản biện” để hoàn thiện hơn nữa.
Sau khi hoàn thiện, chúng tôi trình dự án với Ban lãnh đạo và đề nghị tổ chức cuộc họp để giới thiệu, trình bày thuyết minh Tôi rất tự hào vì các hồ sơ dự thầu do bộ phận tôi phụ trách đều được Ban lãnh đạo xem xet, phê duyệt và được gửi tới bên mời thầu.
Nguồn: kết quả phỏng vấn của tác giả
Phỏng vấn một thành viên Ban quản trị nhà chung cư về công tác lập hồ sơ dự thầu
Với tư cách là bên mời thầu, chấm thầu, tôi có cơ hội để tiếp cận nhiều hồ sơ dự thầu của nhiều đơn vị hoạt động trong quản lý, vận hành tòa nhà chung cư.
Nhìn chung, các hồ sơ dự thầu được bên mời thầu xem xét kỹ lưỡng Việc lựa chọn nhà thầu cũng là một thách thức lớn đối với chúng tôi vì cơ bản các hồ sơ đều có chất lượng tương đối đồng đều.
Chúng tôi chọn Hadiresco theo những tiêu chí như:
Hồ sơ dự thầu được lập tương đối khoa học, bài bản chứ chưa phải thực sự xuất sắc Nhưng về cơ bản vẫn trội hơn các đơn vị dự thầu khác Về lâu dài, Công ty cần lưu ý để có biện pháp cải tạo nội dung này. Đơn dự thầu đầy đủ thông tin, bảng kê khai thông tin nhà thầu rõ ràng, minh bạch, chứng minh được tình hình tài chính Việc kê khai thông tin nhà thầu rõ ràng, minh bạch phản ánh uy tín và sự trung thực của Công ty, không “làm mầu”, thổi phồng năng lực để cạnh tranh thiếu lành mạnh Nội dung này chúng tôi đánh giá rất cao
Tuy nhiên, tiêu chí về nhân sự đề xuất trong kế hoạch chưa phải tối ưu nhưng phù hợp để thực hiện gói thầu so với các hồ sơ dự thầu khác và trang thiết bị để triển khai gói thầu được bố trí đầy đủ.
Về trang thiết bị, khi so sánh với một số công ty khác, chúng tôi cũng thấy trang thiết bị kỹ thuật của Công ty vẫn chưa theo kịp sự tiến bộ của khoa học công nghệ, vẫn “đi sau một bước” so với một số Công ty Tuy yêu tố con người luôn là yếu tố quyết định nhưng về lâu dài, Công ty nên chú ý nhiều hơn đến nội dung này.
Nguồn: kết quả phỏng vấn của tác giả 2.2.1.3 Trong tính toán giá dự thầu
Thứ ba, việc đề xuất giá dự thầu được tổng hợp cụ thể và chi tiết, không để sót danh mục, không tính thừa, thiếu nội dung nên về cơ bản hài hòa được lợi ích của các bên.
Công ty tính toán giá dự thầu theo bảng sau:
Bảng 2.6: Tổng hợp giá dự thầu
Mô tả dịch vụ Đơn vị tính
I Quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà (A1)
Bộ phận điều hành Người
1 Giám đốc Quản lý tòa nhà Người
Giám sát các dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa, vệ sinh môi trường
3 Trợ lý Hành chính tổng hợp, kế toán Người
Bộ phận kỹ thuật Người
6 Tổ trưởng kỹ thuật Người
7 Nhân viên kỹ thuật Người
II Dịch vụ an ninh (A2)
1 Chỉ huy trưởng/ Ca trưởng Vị trí 24/24h Vị trí
2 Cổng chính Vị trí 24/24h Vị trí
3 Cổng phụ Vị trí 24/24h Vị trí
Hầm B1 (xe máy): Kiểm soát xe ra vàoVị trí
5 Hầm B1 (xe máy): Kiểm soát xe ra vào 24/24h Vị trí
Hầm B1 (xe máy): Sắp xếp, điều tiết giao thông khu vực đỗ xe máy hầm
Mô tả dịch vụ Đơn vị tính
8 Tuần tra lõi Vị trí
III Dịch vụ vệ sinh (A3)
1 Trưởng bộ phận vệ sinh Người
2 Nhân viên vệ sinh Người
IV Vật tư tiêu hao sử dụng khu vực nhà vệ sinh (A4)
1 Bình xịt khử mùi Năm
3 Giấy vệ sinh 03 lớp (loại
V Dịch vụ kiểm soát côn trùng (A5)
1 Dịch vụ Kiểm soát côn trùng Năm
VI Dịch vụ xử lý rác thải và dịch vụ khác (A6)
1 Kiểm soát và xử lý rác thải sinh hoạt hàng ngày Năm
Dịch vụ vệ sinh làm sạch kính mặt ngoài tòa nhà
3 Dịch vụ hút bể phốt Năm
4 Dịch vụ vệ sinh bể nước sạch Năm
VII Chi phí trực tiếp khác (A7)
Chi phí dụng cụ, thiết bị và vật tư dùng cho sửa chữa nhỏ
2 Chi phí mua dầu nhiên liệu chạy kiểm tra máy phát điện và máy bơm
Mô tả dịch vụ Đơn vị tính
Thành tiền (Cột 4x5) chữa cháy dự phòng
3 Chi phí quan trắc môi trường Năm
Giá dự thầu đã bao gồm thuế, phí, lệ phí (nếu có): A+A2+…A7)
Chi phí dự phòng cho khối lượng phát sinh (*): B1= b1%xA
Chi phí dự phòng trượt giá (*) B2 = b2% x A
Tổng cộng giá dự thầu : M = A + B
(kết chuyển sang đơn dự thầu, trang số …)
Nguồn: Phòng kế toán Handiresco Ghi chú:
Các cột (1), (2), (3), (4): Bên mời thầu ghi phù hợp với các nội dung công việc theo quy định– Yêu cầu về phạm vi cung cấp.
Các cột (5), (6): do nhà thầu chào Nhà thầu ghi đơn giá dự thầu và thành tiền của từng công việc cụ thể Nhà thầu phải tính toán và phân bổ các chi phí về thuế, phí, lệ phí (nếu có) vào trong giá dự thầu.
Chi phí dự phòng (B) sẽ không được xem xét, đánh giá để so sánh, xếp hạng nhà thầu
Giá trúng thầu và giá hợp đồng phải bao gồm chi phí dự phòng (B)
(*): Hồ sơ mời thầu quy định tỷ lệ dự phòng cho khối lượng phát sinh (b1%=5%) và tỷ lệ dự phòng trượt giá (b2%=3%) để nhà thầu làm cơ sở chào thầu. Khi tham dự thầu, nhà thầu phải chào chi phí dự phòng cho khối lượng phát sinh, dự phòng trượt giá với giá trị bằng tỷ lệ phần trăm (%) quy định trong hồ sơ mời thầu (b1%, b2%) nhân với chi phí của các hạng mục do nhà thầu chào (A). Để rõ hơn về nội dung tính giá dự thầu, tác giả trích dẫn nội dung phỏng vấn đối với cán bộ Công ty và đại diện Ban quản lý nhà chung cư như sau:
Phỏng vấn cán bộ Công ty phụ trách tài chính dự án về công tác tính giá dự thầu
Tôi được giao nhiệm vụ giúp Ban Lãnh đạo Công ty nghiên cứu hồ sơ dự thầu để tính toán giá dự thầu. Để tính toán được giá dự thầu hợp lý, chúng tôi cần thu thập nhiều thông tin thị trường, giá nhân công, giá nguyên vật liệu, xem xét quy mô dự án, yêu cầu của dự án và phối hợp với các bộ phận khác để rà soát danh mục công việc.
Quy trình của chúng tôi được mô tả ngắn gọn như sau:
Chúng tôi tính toán giá dự thầu theo 7 nội dung lớn như: Quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật; Dịch vụ an ninh; Dịch vụ vệ sinh; Vật tư tiêu hao; Dịch vụ kiểm soát côn trùng; Dịch vụ xử lý rác thải và dịch vụ khác; Chi phí trực tiếp khác.
Mỗi một nội dung lớn, chúng tôi lại chia thành những hạng mục nhỏ, sau đó áp vào định mức, đơn giá, so sánh với khối lượng để ra giá thành.
Nhờ áp dụng quy trình trên cùng với sự phối hợp của bộ phận soạn thảo, chúng tôi đã đưa ra được những mức giá dự thầu phù hợp với gói thầu, góp phần nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty.
Nguồn: kết quả phỏng vấn của tác giả
Phỏng vấn một thành viên Ban quản trị nhà chung cư về công tác tính giá dự thầu
Khi chấm các gói thầu, trong những yếu tố về hồ sơ, tôi đặc biệt quan tâm đến giá chào thầu Vì sao vậy?! Vì nó liên quan trực tiếp và chặt chẽ đến lợi ích của cư dân tòa nhà Phải nói, nếu giá cả không hợp lý, có thể chênh lên một chút thôi thì chúng tôi có nhiều “nguy cơ” phải lắng nghe nhiều “thắc mắc, khiếu kiện” của cư dân Nếu thấp thì có thể chất lượng dịch vụ có nguy cơ “thấp theo” vì không đảm bảo lợi ích của bên cung cấp dịch vụ.
Khi chấm thầu, tôi thấy phương pháp của Handiresco rất khoa học, giải trình các hạng mục rất rõ ràng, chi tiết Điều này rất có lợi cho chúng tôi khi triển khai dịch vụ Vì chi tiết như vậy, chúng tôi rất thuận lợi để tính chi phí dịch vụ đối với từng căn hộ, đảm bảo lợi ích của các bên.
Nguồn: kết quả phỏng vấn của tác giả
2.2.1.4 Lựa chọn thầu phụ hoặc nhận làm thầu phụ Đối với các dự án vượt khả năng của công ty, Công ty đề xuất lựa chọn thầu phụ có uy tín để tham gia thực hiện, đảm bảo chất lượng dịch vụ quản lý, vận hành nhà chung cư khi trúng thầu.
Hồ sơ nhà thầu phụ được thể hiện tại các nội dung sau:
Tên thành viên của nhà thầu phụ:
Quốc gia nơi đăng ký công ty của nhà thầu phụ:
Năm thành lập công ty của nhà thầu phụ: Địa chỉ hợp pháp của nhà thầu phụ tại quốc gia đăng ký:
Thông tin về đại diện hợp pháp của nhà thầu phụ
Số điện thoại/fax: _ Địa chỉ e-mail: _
- Kèm theo là bản chụp một trong các tài liệu sau đây: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc tài liệu có giá trị tương đương do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu đang hoạt động cấp.
- Trình bày sơ đồ tổ chức.
Ngoài những thông tin trên, Công ty cũng làm rõ phạm vi công việc của các nhà thầu phụ theo các nội dung:
- Tên nhà thầu phụ: Nhà thầu ghi cụ thể tên nhà thầu phụ Trường hợp khi tham dự thầu chưa xác định được cụ thể danh tính của nhà thầu phụ thì không phải kê khai vào cột này mà chỉ kê khai vào cột “Phạm vi công việc” Sau đó, nếu được lựa chọn thì khi huy động thầu phụ thực hiện công việc đã kê khai phải được sự chấp thuận của Chủ đầu tư.
- Phạm vi công việc: Nhà thầu ghi cụ thể tên hạng mục công việc dành cho nhà thầu phụ.
- Khối lượng công việc: Nhà thầu ghi cụ thể khối lượng công việc dành cho nhà thầu phụ.
- Giá trị % ước tính: Nhà thầu ghi cụ thể giá trị % công việc mà nhà thầu phụ đảm nhận so với giá dự thầu.
- Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận với nhà thầu phụ: Nhà thầu ghi cụ thể số hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận, nhà thầu phải nộp kèm theo bản gốc hoặc bản chụp được chứng thực các tài liệu đó.
2.2.1.5 Không ngừng nâng cao năng lực
Theo thống kê, hàng năm, trên địa bàn thành phố Hà Nội có thêm trên 10 nghìn căn hộ chung cư mở bán mới Chỉ riêng sáu tháng đầu năm 2022, Hà Nội cũng nghi nhận có thêm 8.200 căn chung cư được mở bán 1 Như vậy thị trường quản lý, vận hành tòa chung cư liên tục phát triển, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành nhà chung cư có thêm cơ hội kinh doanh cũng như các đơn vị muốn gia nhập lĩnh vực này.
Nắm bắt xu hướng gia tăng của căn hộ, Công ty cũng nỗ lực gia tăng thị phần thông qua hoạt động nghiên cứu cơ hội đấu thầu, lập hồ sơ dự thầu, tham dự đấu thầu và triển khai các gói thầu Công ty thắng thầu Kết quả phát triển thị phần giai đoạn 2019 – 2021 được thể hiện tại bảng sau:
Bảng 2.7: Phát triển thị phần giai đoạn 2019 – 2021
Số lượng tòa nhà Tòa 5 9 11 11
Số lượng căn hộ Căn 481 2047 2.301 1.655
Tổng số lao động Người 59 94 121 114
Lương bình quân Triệu đồng 5,5 5,8 6,3 6.5
Nguồn: phòng Kế hoạch tổng hợp Handiresco
Năm 2018, Công ty quản lý vận hành 05 tòa nhà với 481 căn, doanh thu là 11,624 triệu đồng.
1 https://www.vietnamplus.vn/6-thang-dau-nam-2022-ha-noi-co-khoang-8200-can-chung-cu-mo- ban-moi/803051.vnp
Năm 2019 công ty đã trúng thầu được thêm 4 tòa nhà tăng tổng số căn lên 2.047 căn, đồng thời dẫn đến doanh thu tăng lên hơn 200% Từ sự tăng trưởng vượt bậc đó đã dẫn đến kết quả kinh doanh của công ty tăng trưởng mạnh mẽ lên đến 26,593 tỷ đồng Tiếp tục sự tăng trưởng ấn tượng của năm trước năm 2020 công ty trúng thầu thêm 2 tòa chung cư nữa tăng tổng số tòa chung cư lên đến 11 tòa tương ứng với số căn hộ là 2.301 căn, đây là kết quả hoạt động kinh doanh không ngừng nỗ lực của công ty và doanh thu cùng năm là 33,568 tỷ và tăng trưởng hơn 125% so với cùng kỳ năm 2020
Năm 2021 có sự sụt giảm mạnh mẽ về doanh số căn hộ và kéo theo sụt giảm về doanh thu là do công ty đã để trượt thầu tiếp tục cụm tòa nhà chung cư Hancorp Plaza, đây là cụm tòa nhà có số lượng căn hộ lớn hơn 500 căn chiếm tỷ trọng gần 24% nên dẫn đến sụt giảm về doanh thu, đây cũng là tòa nhà mà công ty thu phí căn hộ cao nhất trong tổng các khu chung cư mà công ty đang quản lý là 5.000 đồng/ m2/tháng Đây là tòa nhà cao cấp có các tầng thương mại cộng thêm các công ty thuê làm văn phòng nhiều nên dân cư yêu cầu cao về công nghệ quản lý và đảm bảo sự an ninh, an toàn cho dân cư, cũng như yêu cầu sự thông thoáng mạch lạc của tầng hầm vì có rất nhiều xe ra vào và công ty đã không đáp ứng được các nhu cầu của dân cư mặc dù giá thầu thấp hơn so với đối thủ khác là 5.500 đồng/m2/tháng.
Vì các lý do trên nên doanh thu của công ty giảm xuống còn 29,829 tỷ đồng Mặc dù cùng năm 2021 công ty cũng trúng thầu thêm được một khu chung cư nhưng có số lượng căn hộ ít, các nguồn thu từ khâu khai thác tòa nhà không đáng kể nên không thể bù đắp phần thiếu hụt về doanh số cũng như về doanh thu cho công ty năm 2021
Sau khi trúng thầu, Công ty luôn kịp thời triển khai thực hiện gói thầu, tạo được uy tín và niềm tin của khách hàng Kết quả công tác triển khai thực hiện thầu được trích dẫn từ kết quả phỏng vấn cán bộ Công ty
Phỏng vấn cán bộ Công ty về đánh giá công tác lập kế hoạch triển
Song song với công tác lập hồ sơ dự thầu, và sau khi nộp hồ sơ dự thầu, chúng tôi tiến hành dự thảo kế hoạch triển khai giói thầu.
Dựa vào hồ sơ dự thầu (đã được nộp), trong kế hoạch, chúng tôi xây dựng các mục tiêu cụ thể, rõ ràng, phương án huy động nguồn lực tài chính, nguồn lực con người, số lượng huy động, thời gian huy động, kinh phí thực hiện rõ ràng, cụ thể.
Nhờ làm tốt công tác lập kế hoạch triển khai gói thầu nên trong giai đoạn chuyển đổi, Công ty đã không để tình trạng gián đoạn dịch vụ diễn ra, làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng cuộc sống của dân cư.
Nguồn: kết quả phỏng vấn của tác giả
Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong quản lý vận hành nhà chung cư, với mục tiêu chủ động “vào việc” ngay khi trúng thầu, Công ty cũng đã lập kế hoạch triển khai thực hiện gói thầu trong quá trình dự thầu
Kết quả phỏng vấn cũng có thể xem là bằng chứng đối chiếu với kết quả nghiên cứu cơ hội đấu thầu và lập kế hoạch dự thầu Việc nghiên cứu cơ hội dự thầu và lập kế hoạch dự thầu khoa học, bài bản là nguồn dữ liệu quan trọng đối với công tác lập kế hoạch triển khai gói thầu.
Nhìn chung chất lượng quản trị dự thầu dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư của Handiresco mới chỉ đạt ở mức trên trung bình theo quan điểm đánh giá của chính cán bộ, công nhân viên Công ty
Về thiết bị để triển khai gói thầu: công ty chưa được trang bị các thiết bị tiên tiến khoa học hỗ trợ công tác dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư là vì hầu hết các chung cư mà công ty đang quản lý đều là các chung cư ở tầm trung bình các tiện ích phục vụ cộng đồng dân cư ở mức cơ bản đủ dùng và việc công ty không có các tiện ích cao cấp kèm theo để phục vụ nhu cầu ngày càng cao của dân cư đối với công ty về tiêu chí này là một điều hợp lý, tuy nhiên không phải vì là khu chung cư tầm trung mà dân lại không yêu cầu cao về tiêu chí này, cho nên công ty cần nâng cấp các thiết bị của công ty để nhằm đạt được mục đích chính là làm hài lòng khách hàng, tăng uy tín của công ty.
Tựu chung lại, công tác quản trị dự thầu của Công ty có quy trình, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, tuân thủ quy định nhà nước Các phương án quản lý được xây dựng một cách khoa học, linh hoạt, phù hợp theo tinh hình thực tế của dự án; Đội ngũ lãnh đạo công ty nhạy bén với thị trường, các cơ hội đấu thầu và chỉ đạo sát sao trong quá trình tham dự các gói thầu.
2.2.2 Tồn tại và nguyên nhân
Thứ nhất, Thị phần của Công ty vẫn chưa theo kịp sự gia tăng của thị trường, điều này chứng tỏ năng lực và khả năng cạnh tranh của công ty còn hạn chế. Thương hiệu công ty trong lĩnh vực quản lý vận hành trên thị trường còn tương đối hạn chế và mới chỉ bắt đầu tham gia dự thầu quản lý vận hành nhà chung cư trong khoảng 3 năm trở lại đây
Thứ hai, công tác xác định giá dự thầu tuy đã chi tiết, không bỏ sót danh mục nhưng còn có một số điểm yếu như chưa tính được chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện thầu, hạn chế hạn chế tính cạnh tranh Sự thiếu linh hoạt trong việc cân đối nguồn thu, chi phí để tạo ra các khoản kết dư phục vụ hoạt động cộng đồng cư dân
Thứ ba, thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao đối với các dự án quy mô lớn, chung cư cao cấp yêu cầu khắt khe về tính dịch vụ.
Thứ tư, trang thiết bị cho dịch vụ quản lý, vận hành nhà chung cư của Công ty còn hạn chế
Cuối cùng, một số chủ đầu tư, ban quản trị có tâm lý e ngại khi lựa chọn đơn vị quản lý vận hành là một đơn vị nhà nước do tâm lý ngại sự máy móc, nguyên tắc, thiếu linh hoạt.
Công ty đã có thâm niên thành lập hơn 30 năm, là một doanh nghiệp 100% vốn nhà nước và trước đây chỉ tập trung kinh doanh, khai thác và quản lý vận hành các dự án do công ty làm chủ đầu tư do vậy không chú trọng vào công tác marketing, quảng bá hình ảnh, thương hiệu trên thị trường trong lĩnh vực quản lý vận hành.
Trong lĩnh vực quản lý vận hành nhà chung cư hiện nay, với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, việc cân đối các khoản doanh thu, chi phí và hạch toán rất linh hoạt tạo ra nhiều nguồn quỹ kết dư cho ban quản trị tòa nhà, đối với công ty quản lý của nhà nước, một số nghiệp vụ kế toán, hạch toán tuân thủ theo quy định nhà nước và chưa thật sự linh hoạt trong công tác này, dẫn đến các chi phí quản lý vận hành chưa thực sự cạnh tranh.
Hiện nay công ty đang quản lý hơn 2.000 căn hộ với 07 dự án chung cư và sẽ còn tiếp tục tăng thêm trong vài năm nữa, công ty có đầu tư phần mềm quản lý vận hành nhà chung cư Landsoft và hệ thống i-check sử dụng QR code để ngăn ngừa rủi ro hàng ngày cho kỹ thuật, tuy nhiên các phần mềm này đã được đầu tư từ những năm 2009 đến nay và qua gần chục năm một số tính năng đã lỗi thời, chưa kịp cập nhật theo tình hình thực tế và yêu cầu của dự án.