LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong một đơn vị, yếu tố lao động luôn chiếm một vị trí quan trọng và là nguồn lực để thúc đẩy đơn vị phát triển. Để có thể tận dụng được tối đa nguồn lực một cách hiệu quả, đồng thời tạo động lực cho người lao động thì một thành phần không thể thiếu được đó là các khoản tiền lương, phụ cấp và thu nhập tăng thêm dành cho người lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu bù đắp sức lao động và đáp ứng nhu cầu cần thiết cả về vật chất và tinh thần cho người lao động. Ngoài ra, người lao động còn nhận được các khoản phụ cấp như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, v.v… Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố cấu thành nên giá trị của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp vì vậy tổ chức lao động hợp lý và vận dụng chế độ tiền lương phù hợp sẽ kích thích nâng cao năng suất lao động và tạo ra động lực làm việc cho người lao động từ đó giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu đã đề ra. Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, nắm bắt được cơ hội thực tập tại phòng kế toán công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC EC em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC EC” để nghiên cứu và làm khóa luận tốt nghiệp, từ đó giúp bản thân em có điều kiện tiếp xúc và hiểu rõ hơn về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại “Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC EC”. Từ đó, để hiểu sâu hơn về lý thuyết và có cái nhìn thực tế hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan tới công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phân tích thực trạng công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC EC, trên cơ sở tổng kết được những thành quả đơn vị đã đạt được cũng như một số mặt hạn chế còn tồn tại trong đơn vị Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Kế toán lương, các khoản trích theo lương. Phạm vi nghiên cứu: Phòng kế toán tài chính tại công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC EC. 4. Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở kiến thức đã được học cùng với số liệu thực tế thu thập được trong quá trình thực tập, em sử dụng các phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp và các phương pháp kế toán như phương pháp tài khoản kết hợp với những bảng biểu minh họa để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề ra. 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung khóa luận gồm 3 chương Chương 1. Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Chương 2. Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC EC Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC EC
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Các khái niệm cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
1.1.1 Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của tiền lương
Theo Khoản 1, điều 90, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: “ Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.”
Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại Nghị định số 38/2022/NĐ-CP từ ngày 01/07/2022, mức lương tối thiểu vùng theo tháng và mức lương tối thiểu vùng theo giờ như sau:
Vùng Mức lương tối thiểu tháng Mức lương tối thiểu giờ
Danh mục địa bàn vùng I, vùng II, vùng III, vùng IV được quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 38/2022/NĐ-CP.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ Do đó, việc chi trả tiền lương hợp lý, phù hợp có tác dụng tích cực thúc đẩy người lao động hăng say trong công việc, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ khoa học kỹ thuật Các doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí tăng tích lũy cho đơn vị
* Ý nghĩa của tiền lương đối với người lao động và doanh nghiệp
Tiền lương có ý nghĩa quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, nó có tác dụng bù đắp lại sức lao động mà họ bỏ ra thể hiện thông qua tiền lương được trả Nếu tiền lương trả không hợp lý có thể gây nên tình trạng người lao động không đảm bảo ngày giờ công, kỷ luật lao động kém và chất lượng công việc không cao Tăng lương là biện pháp khuyến khích người lao động làm việc hăng say để tăng năng suất lao động Tuy nhiên, doanh nghiệp tăng lương dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến giá cả và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, còn tăng năng suất lao động lại làm giảm chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, làm cho chi phí của một đơn vị sản phẩm được hạ thấp Do đó, cần tính toán hợp lý để tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng lương. Đối với người lao động: Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong đời sống của họ, nó quyết định sự ổn định, phát triển kinh tế gia đình họ Trong một số trường hợp, tiền lương phản ánh địa vị của người lao động trong gia đình, trong mối quan hệ với đồng nghiệp cũng như giá trị tương đối của họ đối với tổ chức xã hội. Khả năng kiếm tiền công cao hơn sẽ thúc đẩy họ ra sức học tập, làm việc để nâng cao giá trị bản thân do đó đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp nơi họ làm việc. Đối với doanh nghiệp: Tiền lương có vai trò quan trọng trong việc kích thích người lao động làm việc tận tụy, có trách nhiệm đối với công việc và khả năng sáng tạo của họ Dựa trên cơ chế thị trường hiện nay, người lao động được tuyển dụng trên cơ sở hợp đồng lao động do đó người lao động có quyền lựa chọn nơi làm việc có lợi cho họ nhất Vì vậy, tiền lương là điều kiện đảm bảo cho doanh nghiệp có đội ngũ lao động lành nghề, tiền lương cao hay thấp là yếu tố quyết định đến ý thức công việc của họ với doanh nghiệp Thông qua tiền lương, người sử dụng lao động sẽ định hướng người lao động làm việc theo ý định của mình nhằm tổ chức hợp lý, tăng cường kỷ luật lao động cũng như khuyến khích tăng năng suất lao động.
1.1.1.2 Các khoản trích theo lương
Theo quyết định số 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các khoản trích theo lương là khoản trích từ lương và chi phí mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải cùng thực hiện để đảm bảo tính ổn định đời sống cho người lao động và duy trì những hoạt động doanh nghiệp Các khoản trích theo lương bao gồm:
Bảo hiểm xã hội (BHXH): khoản tiền mà doanh nghiệp và người lao động đóng để bù đắp một phần thu nhập cho người lao động trong trường hợp mất sức lao động như: ốm đau, tai nạn, thai sản.
Bảo hiểm y tế (BHYT): Khoản tiền mà cả người sử dụng lao động và người lao động chi trả cho cơ quan bảo hiểm để được hỗ trợ chi phí khám - chữa bệnh trong trường hợp ốm đau, bệnh tật.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Khoản tiền mà doanh nghiệp và người lao động đóng để được hỗ trợ về mặt tài chính tạm thời khi bị mất việc tuy nhiên cần phải đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Khoản tiền mà chỉ doanh nghiệp đóng để thực hiện những chỉ tiêu cho hoạt động tổ chức
Theo Khoản 1, Điều 186, Chương XII, Bộ luật lao động năm 2012 quy định:
“Người sử dụng lao động, người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và được hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và pháp luật về bảo hiểm y tế.”
Căn cứ vào quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày
14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Công văn số 2159/BHXH-BT các khoản bảo hiểm trích theo lương và tỷ lệ trích có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2017 quy định như sau:
Các khoản trích theo lương Trích vào Chi phí của doanh nghiệp Trích vào lương của NLĐ Tổng
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 8% 25,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1% 1% 2%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% 2%
Như vậy, hàng tháng doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN) Đồng thời,phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn.
1.1.2 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ BHTN, quỹ KPCĐ
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp dùng để tra cho tất cả các loại lao động do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương thuộc doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu sau:
+ Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán
+ Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.
+ Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học.
+ Tiền ăn trưa, ăn ca.
+ Các loại phụ cấp làm thêm giờ, làm thêm,
+ Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên.
Ngoài ra, trong quỹ tiền lương kế hoạch còn được tính cả khoản tiền chi trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại: Tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp. Trong đó, chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính: là khoản tiền lương phải trả cho người lao động bao gồm lương cơ bản nhân với hệ số tiền lương cộng với các khoản phụ cấp theo lương, cộng mức tiền thưởng, cộng tiền làm thêm giờ.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tại các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở tính tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng đầy đủ số lượng và chất lượng lao động.
Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính, các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau：
Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 01b-LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 03-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 04-LĐTL Giấy đi đường
Mẫu số 05-LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Mẫu số 06-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Mẫu số 07-LĐTL Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
Theo điều 53 Thông tư 200/2014/TT-BTC, TK 334 - Phải trả người lao động Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Kết cấu của tài khoản này như sau:
TK 334 - Phải trả người lao động
- Các khoản tiền lương và các khoản khác đã trả người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập của người lao động (tạm ứng, thuế
TNCN, các khoản trích theo tỷ lệ, các khoản bồi thường vật chất,v.v…
- Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác còn phải trả, phải chi cho người lao động trong kỳ.
Dư nợ (nếu có): Số tiền trả thừa cho người lao động
Dư có: Tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản này gồm hai tài khoản cấp 2:
TK 3341: Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân.
TK 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan khác kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” Kế toán hạch toán theo sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán tiền lương theo thông tư 200/2014/TT-BTC
1.2.2 Kế toán các khoản trích theo lương
1.2.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán được ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính bao gồm:
Mẫu số 10-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
TK 338 - Các khoản phải trả, phải nộp khác: Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý,v.v…
Kết cấu của tài khoản này như sau:
TK 338 - Các khoản phải trả, phải nộp khác
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý.
- Khoản BHXH phải trả cho người lao động.
- Các khoản đã chi về KPCĐ.
- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác.
- Trích lập BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí SXKD, khấu trừ vào lương công nhân viên.
- Số BHXH được cơ quan bảo hiểm thanh toán.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù.
Dư nợ (nếu có): Số tiền trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán
Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp; giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
TK 338 có các tài khoản cấp 2 liên quan đến các khoản trích theo lương:
TK 3382: Kinh phí công đoàn
TK 3383: Bảo hiểm xã hội
TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong tháng kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động:
Kế toán hạch toán theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
1.2.3 Kế toán thanh toán lương
Theo khoản 1, 2 điều 96, Chương IV Bộ luật lao động năm 2019 quy định, người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc khoán Tiền lương được trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng và người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.
Theo khoản 1, 2, 3 điều 97, Chương IV Bộ luật lao động năm 2019 quy định về kỳ hạn trả lương như sau:
Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.
Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.
Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo đối tượng công việc đã làm trong tháng.
1.2.3.1 Trả lương theo thời gian Đây là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian lao động và cấp bậc để tính lương cho từng người lao động Hình thức này thường áp dụng chủ yếu cho lao động gián tiếp, còn lao động trực tiếp thường áp dụng đối với những bộ phận không định mức được sản phẩm.
Căn cứ Điều 96, Bộ Luật Lao động năm 2019 và khoản 1 điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP tiền lương theo thời gian được trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian căn cứ vào thời gian làm việc theo tháng, tuần, ngày, giờ theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động Tiền lương theo thời gian có thể tính theo thời gian giản đơn hay thời gian có thưởng.
* Trả lương theo thời gian giản đơn = Lương cơ bản + Phụ cấp theo chế độ
Trong đó mức lương cơ bản có thể được tính theo các khoảng thời gian như trả lương theo ngày, lương theo tuần, lương theo tháng, lương theo giờ, cụ thể:
Tiền lương ngày = Tiềnlương cơ bản củatháng
Số ngàylàm việc theoquy định
Tiền lương tuần = Tiềnlươngtháng x 12 tháng
Tiền lương tháng = Tiền lương ngày x số ngày làm việc thực tế trong tháng
Tiền lương giờ = Tiền lươngngày
Số giờ làmviệc quy địnhtrongngày (8 h)
Hình thức ghi sổ kế toán
1.3.1 Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trênBảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
1.3.2 Ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ cái Căn cứ vào
Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Đồng thời, Tổng số dư
Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ, thẻ kế toán chi Bảng tổng hợp chứng từ tiết kế toán cùng loại
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNHChứng từ kế toán
1.3.3 Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán trong cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái Các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại là căn cứ dùng để ghi sổ Nhật ký - Sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái gồm có Sổ Nhật ký - Sổ cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên cùng một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc đình kỳ 01 đến
03 ngày Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ cái được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký -
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG DVIC E&C
Khái quát về công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C được thành lập và hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 2301081084 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp lần đầu vào ngày 31/01/2019 và sửa đổi đăng ký lần 2 vào ngày 10/02/2020
Ngành nghề kinh doanh chính là Thiết kế, thi công nhà xưởng (Chi tiết: Móng, nền, bê tông cốt thép, hệ thống điện, thông gió điều hòa, hệ thống PCCC)
Từ khi thành lập đến nay Công ty TNHH cơ điện và xây dựng DVIC E&C không ngừng xây dựng và phát triển trong các lĩnh vực kinh doanh Với đội ngũ cán bộ quản lý tâm huyết, bộ phận kỹ thuật có năng lực và được đào tạo cơ bản và trải nghiệm thực tế, lực lượng công nhân lành nghề, sáng tạo, cùng với sự cố vấn đến từ các chuyên gia đầu ngành, các kỹ sư xây dựng, thiết kế công trình Hơn nữa, Công ty được trang bị đầy đủ các máy móc thiết bị thi công hiện đại, đồng bộ là cơ sở để công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C hoàn thành mọi công việc một cách chính xác và nhanh chóng trong lĩnh vực thiết kế, thi công: PCCC, thông gió, điều hòa, xây dựng cơ bản,v.v…
Với phương châm quản lý chất lượng và uy tín hàng đầu Công ty luôn đặt mục tiêu thi công hoàn thành các công trình đảm bảo chất lượng, tiến độ đúng yêu cầu của các chủ đầu tư.
Thông tin chung về công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C:
Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG DVIC E&C Địa chỉ: Thôn Lập Ái, Xã Song Giang, Huyện Gia Bình, Tỉnh Bắc Ninh. Địa chỉ VPGD: Khu 7, phường Đại Phúc, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh
Người đại diện: Trịnh Quốc Điện
Vốn điều lệ của Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C là:4.000.000.000 đồng (Bốn tỷ đồng chẵn).
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng:
+ Thi công móng, nền bê tông cốt thép nhà xưởng
+ Kết cấu thép, mái tôn, vách tôn
Thiết kế, thi công hệ thống thông gió, điều hòa.
Thiết kế thi công hệ thống xử lý khí thải công nghiệp.
Thiết kế, thi công nhà chứa rác theo tiêu chuẩn môi trường
Thiết kế, thi công hệ thống phòng cháy chữa cháy.
Thiết kế, thi công hệ thống điện công nghiệp nhà xưởng.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
Tổ chức bộ máy quản lý hiệu quả, phù hợp với điều kiện sản xuất, kinh doanh của công ty là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của đơn vị.
Do đó, công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C đã xây dựng một bộ máy quản lý hoạt động theo mô hình sau:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại DVIC E&C
(Sinh viên tự tổng hợp)
Phòng hành chính nhân sự
Phòng tài chính - kế toán
Phòng kỹ thuật công trình
Chức năng hoạt động của từng bộ phận trong bộ máy quản lý hoạt động tại công ty được quy định như sau:
Tổng giám đốc: Ông Trịnh Quốc Điện có quyền hạn cao nhất công ty chịu trách nhiệm quản lý, giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác của doanh nghiệp Đồng thời, điều hành tất cả các bộ phận trong công ty, đánh giá hiệu suất công việc, phê duyệt báo cáo của nhân viên Bên cạnh đó, giám đốc cũng là người đưa ra các quy định chung cho công ty, các chế độ lương, thưởng,v.v… để toàn bộ nhân viên thực hiện.
Phó giám đốc: Ông Trần Văn Tuấn trực tiếp giúp đỡ Tổng giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc Chủ động thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về hiệu quả công việc Đối với việc quản lý nhân sự: Chịu trách nhiệm phân công, bố trí nhân lực, quản lý nguồn lực theo quy định của công ty, trực tiếp tham gia phỏng vấn, theo dõi quá trình đào tạo nhân viên mới đạt trình độ và đáp ứng yêu cầu làm việc tại công ty. Đối với hoạt động kinh doanh: Hỗ trợ các bộ phận; điều tiết ngân sách; lập kế hoạch, trao đổi và thảo luận với Tổng giám đốc để lựa chọn kế hoạch, chính sách phù hợp đảm bảo cho quá trình hoạt động đạt kết quả tốt nhất.
Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện các công việc liên quan đến tổ chức nhân sự và quản lý hành chính Cụ thể, dựa trên nhu cầu của các bộ phận cùng với sự chỉ đạo của Tổng giám đốc để kế hoạch và chiến lược tuyển dụng, đào tạo nhân lực theo đúng trình tự của công ty; Xây dựng và quản lý hệ thống chấm công hàng ngày đồng thời lập bảng chấm công cho công nhân viên; Hoàn tất các hồ sơ, biểu mẫu để mua BHYT, BHXH cho toàn bộ nhân viên và chuẩn bị các hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, v.v… (nếu có); Lưu trữ hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên trong công ty; Nhận các văn kiện của công ty và chuyển tới các bộ phận thích hợp Ngoài ra, phòng hành chính còn chịu trách nhiệm đảm bảo công tác an toàn vệ sinh, an toàn lao động, công tác phòng cháy chữa cháy,v.v…
Phòng tài chính - kế toán: Thu thập, kiểm tra, xử lý các số liệu kế toán đảm bảo công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành; Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo chi tiết giải trình định kỳ , báo cáo thuế, lập quyết toán thuế và lưu trữ, bảo quản các tài liệu, chứng từ kế toán theo quy định; Tiến hành theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu - chi của công ty đồng thời theo dõi và quản lý công nợ, giúp nhà quản lý nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình chiếm dụng vốn từ khách hàng Từ đó đề xuất lập phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi cho công ty; Tính toán hợp lý giá thành công tác xây lắp theo từng công trình, hạng mục thi công và xác định đúng thời gian hoàn thành, bàn giao công trình; Định kỳ tiến hành kiểm kê, đánh giá và lập báo cáo khối lượng thi công dở dang.
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc về các chính sách chiến lược kinh doanh nhằm cung cấp dịch vụ của công ty ra thị trường, việc nghiên cứu và phát triển các mô hình thiết kế, sơ đồ công trình và mở rộng thị trường; Chủ động tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với khách hàng; Lập kế hoạch chi tiết về các hoạt động kinh doanh bao gồm quy trình, tiến độ thi công, chất lượng và số lượng công nhân, đội nhóm tham gia theo nhu cầu của phòng kỹ thuật công trình; Lập các hợp đồng kinh tế, các văn bản nhiệm vụ, công việc đối với các gói thầu xây lắp, bảo trì, bảo dưỡng.
Phòng kỹ thuật công trình: Chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý đầu tư xây dựng, mua sắm thiết bị, quản lý máy móc thiết bị cho các công trình. Tiến hành theo dõi công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình theo đúng quy định Đảm bảo việc tổ chức, kiểm tra, giám sát các đội thi công theo đúng chất lượng và tiến độ các công trình, dự án cho công ty làm chủ đầu tư Kiểm soát khối lượng công việc hoàn thành để lập hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành giai đoạn và quyết toán các hạng mục công trình đã hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng
Các đội thi công: nhiệm vụ chung đều là trực tiếp tham gia vào các công trình xây dựng, bảo trì, bảo dưỡng; Tổ chức thi công đảm bảo tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của thiết kế bên chủ đầu tư và theo biên bản giao việc của công ty Ngoài các đội thi công tạm thời, mùa vụ theo từng công trình thì đội thi công chuyên trách sẽ thực hiện các nhiệm vụ bảo trì, bảo hành các vấn đề gặp phải cho các nhà máy, xí nghiệp mà công ty đã thi công bàn giao hoàn thành.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
Dựa vào nhu cầu và đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Ban quản lý điều hành công ty đã thiết kế bộ máy kế toán theo mô hình tập trung nhằm cung cấp thông tin kế toán chính xác, nhanh chóng và đầy đủ.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại DVIC E&C
(Sinh viên tự tổng hợp)
Kế toán trưởng: Người đứng đầu trong bộ máy kế toán làm việc dưới quyền của Tổng giám đốc Tham mưu giúp Ban Giám đốc về cách sử dụng nguồn vốn hợp lý; Trực tiếp điều hành và quản lý các nhân viên trong Phòng Tài chính - Kế toán đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, cũng như cập nhật các thay đổi trong chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành; Duyệt phiếu thu chi tiền mặt, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu đồng thời theo dõi thực chi với sổ sách, báo cáo thu chi hàng ngày; Theo dõi kết quả của quá trình kiểm kê tài sản hàng kỳ một cách chính xác, kịp thời, đúng chế độ; Kiểm tra và phê duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và lưu trữ,
Thủ quỹ Đỗ Thị Lương
Kế toán tiền lương vả các khoản trích theo lương Nguyễn Thị Diễm
Đánh giá về công tác tổ chức kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C đã luôn cố gắng, không ngừng hoàn thiện từ khi thành lập tới nay để có thể giữ vững mối quan hệ với khách hàng và tạo ra vị thế vững chắc trên thị trường ngành công nghiệp xây lắp Trong những năm qua, công ty không ngừng đạt được những thành tựu đáng khích lệ, để có thể làm được điều đó công ty đã xây dựng các chính sách quản lý, hoạt động hợp lý, kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý rủi ro và luôn luôn giữ vững niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C, em đã có cơ hội được biết thêm về công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng Em xin đưa ra cụ thể những ưu điểm cần được phát huy và một số hạn chế còn tồn tại cần khắc phục trong công ty.
Về công tác tổ chức bộ máy kế toán
Nhìn chung, bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của công ty luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin cho Ban giám đốc nhằm đưa ra các quyết định của công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán của công ty hầu hết đều tốt nghiệp trình độ cao đẳng trở lên và đã có kinh nghiệm làm việc trong nghề Đặc biệt, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty luôn nắm bắt kịp thời các thay đổi của chính sách kế toán theo các quy định, chuẩn mực kế toán Việt Nam và hướng dẫn các kế toán viên áp dụng chính xác và nhanh gọn Bên cạnh đó, nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán được phân chia cụ thể, rõ ràng do đó việc hạch toán được chủ động và đảm bảo đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Về hình thức kế toán
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và thực hiện công tác kế toán trên máy tính đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của công ty Giao diện của phần mềm kế toán rất dễ hiểu, dễ hạch toán và được phân quyền cụ thể theo vị trí chuyên môn của từng kế toán viên do đó việc ghi sổ bằng tay được giảm nhẹ đồng thời các báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho cấp trên được cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Về công tác lưu trữ hồ sơ của toàn bộ công nhân viên
Lưu trữ hồ sơ nhân viên là một trong những công tác mà doanh nghiệp rất chú trọng, toàn bộ các hồ sơ nhân viên được lưu trữ và sắp xếp theo phòng ban của công ty Chính vì vậy, công ty có thể sẵn sàng cung cấp đầy đủ chứng từ khi có đoàn thanh tra từ cấp trên hoặc từ cơ quan thuế
Tất cả các công nhân viên làm việc từ 01 tháng trở lên đều phải cung cấp hồ sơ cho phòng HCNS bao gồm:
+ Sơ yếu lý lịch tự thuật (Có dấu xác nhận của địa phương trong vòng 6 tháng, ảnh đóng dấu giáp lai (01 bản).
+ Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân (photo công chứng 02 bản).
+ Giấy khám sức khỏe từ cấp huyện trở lên (Không quá 6 tháng).
+ Bằng tốt nghiệp (Photo công chứng 01 bản).
+ Giấy khai sinh (Photo công chứng 01 bản).
+ Giấy xác nhận nhân sự (Do công an địa phương cấp).
+ Ảnh 3*4 (để trong phong bì 04 tấm). Đối với công nhân làm việc khoán thời gian ít hơn 01 tháng cần cung cấp Chứng mình nhân dân/ Căn cước công nhân (Photo công chứng 02 bản) và ký Hợp đồng giao khoán với công ty
Về thời gian ký hợp đồng lao động với công nhân viên
Công ty luôn tuân theo quy định của nhà nước về việc ký hợp đồng lao động với công nhân viên và phòng HCNS đảm bảo thực hiện đầy đủ và kịp thời Quy trình ký hợp đồng lao động và thời hạn, quyền lợi,v.v… giữa công ty và công nhân viên đều được quy định rõ ràng trong từng loại hợp đồng.
Công nhân viên sau qua vòng phỏng vấn và bắt đầu đi làm, tại ngày đi làm đầu tiên công nhân đó sẽ thực hiện ký hợp đồng thử việc Sau khi kết thúc thời hạn thử việc theo hợp đồng sẽ được ký hợp đồng lao động thời hạn 1 năm Tiếp theo, sau khi hết 1 năm công ty xét thấy công nhân viên có sự nỗ lực và phù hợp với công việc sẽ được ký tiếp hợp đồng 3 năm và khi kết thúc 3 năm sẽ tiến hành ký hợp đồng vô thời hạn.
Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương của công nhân viên được phản ánh đúng theo số giờ, ngày công đi làm thực tế và các ngày nghỉ phép được hưởng lương Công ty áp dụng hình thức trả lương phù hợp, giúp người lao động hăng say, nhiệt tình với công việc hơn đặc biệt là đối với hình thức trả lương khoán theo giờ
Các chứng từ liên quan quan đến tiền lương như bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành đều được công bố với toàn thể cán bộ, công nhân viên làm việc chính thức hay làm việc khoán và có chữ ký xác nhận của toàn bộ cán bộ,công nhân viên đó Riêng phiếu lương của từng nhân viên sẽ được in và bảo mật gửi tận tay cán bộ, công nhân viên sau khi có đầy đủ chữ ký xác nhận vào các bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Công tác hạch toán và trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN luôn đảm bảo chính xác, kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định và nguyên tắc hạch toán tại công ty giúp nắm bắt chính xác thu nhập của từng phòng ban, bộ phận để có thể đưa ra các chính sách quản lý, sử dụng hiệu quả lao động sẵn có Ngoài ra, việc hạch toán kế toán được hạch toán chi tiết vào các tài khoản cụ thể giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc theo dõi chi phí
Việc thanh toán tiền lương hàng tháng cho người lao động luôn được đảm bảo theo đúng thời gian quy định của công ty thông qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt Ngoài ra, vì một số lý do mà công ty bất khả kháng chưa kịp thanh toán tiền lương cho người lao động đều được thông báo rõ ràng tới tất cả các cán bộ, công nhân viên và hẹn rõ ràng ngày thanh toán tiền lương
Về công tác tính thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động
Công tác tính thuế thu nhập cá nhân được kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật Việt Nam Mặc dù số lượng công nhân viên mỗi tháng là khác nhau do có sự biến động của công nhân viên khoán nhưng kế toán tiền lương vẫn thực hiện việc tính thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động đầy đủ hàng tháng và tiến hành nộp thuế đúng hạn theo quý chậm nhất vào ngày cuối tháng đầu tiên của quý sau
Ví dụ: Thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên quý I năm 2023 sẽ được kế toán tiền lương nộp muộn nhất vào ngày 30/4/2023. Đối với công nhân viên chính thức, khi tính thuế thu nhập cá nhân được giảm trừ các khoản như: Khoản nộp bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh và giảm trừ bản thân vì vậy thu nhập tính thuế đều bằng 0 Riêng các công nhân viên khoán, thuế thu nhập cá nhân được tính dựa trên 10% thu nhập phát sinh và số tiền họ nhận được đã trừ đi thuế thu nhập cá nhân phải nộp (Căn cứ vào quy định của hợp đồng giao khoán tại Phụ lục 3)
Thứ nhất: Việc chấm công nhân viên diễn ra chưa được hiệu quả do công ty chỉ sử dụng một máy chấm công để chấm công nhân viên chính thức Công nhân thường xuyên quên không chấm công, máy chấm công đôi khi xảy ra trục trặc cần phải có đội kỹ thuật bảo trì, sửa chữa thường xuyên dẫn đến việc theo dõi chấm công số ngày đi làm trong tháng bị gián đoạn trong một số ngày Bộ phận hành chính nhân sự phải mất thêm thời gian xử lý chứng từ xin chấm công của các công nhân viên bị quên hoặc không chấm được công trên máy.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
Định hướng phát triển công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
3.1.1 Định hướng hoạt động của công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
Tăng cường đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên
Với xu hướng nền kinh tế thị trường hiện nay, trình độ chuyên môn của cán bộ, công nhân viên là một trong những yếu tố thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra suôn sẻ do đó công ty cần có kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ, đào tạo nâng cao tay nghề đối với đội thi công chuyên trách.
Cải thiện chế độ đãi ngộ đối với toàn bộ công nhân viên chính thức
Hiện tại công ty đang có kế hoạch xây dựng các chế độ, mức lương thưởng, các trợ cấp dành cho các công nhân viên tạo điều kiện giúp họ nâng cao đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần từ đó thúc đẩy người lao động có động lực làm việc, cống hiến hết sức mình trong công việc góp phần gắn kết hơn giữa người lao động và doanh nghiệp Một số chế độ công ty dự kiến triển khai như: lương tháng
13, tổ chức trung thu cho con của nhân viên, khen thưởng nhân viên và con của nhân viên có thành tích học tập tốt, tặng quà sinh nhật, tiền hiếu hỷ, tổ chức tham quan, du lịch hàng năm v.v…
Xây dựng kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, mua sắm các thiết bị máy móc
Qua quá trình tìm hiểu, em nhận thấy công ty không thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc mà chỉ tiến hành sửa chữa khi các máy móc, thiết bị gặp vấn đề (không hoạt động, trục trặc kỹ thuật, v.v )
Mặc dù các máy móc, thiết bị được đưa vào sử dụng chưa lâu nhưng để đảm bảo cho việc thi công các công trình xây lắp được diễn ra như mong muốn công ty cần xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các máy móc thiết bị thường xuyên.Ngoài ra, cần mua mới một số máy móc thiết bị đã xuống cấp do sử dụng trong thời gian dài giúp nâng cao năng suất, hiệu quả công việc đảm bảo cho quá trình thi công không bị gián đoạn
Biểu số 2.23 Trích danh sách các thiết bị, máy móc tại công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C tháng 3/2023
STT Tên thiết bị Số lượng
I Các thiết bị xây dựng
1 Máy xúc Doosan 1 2010 Hàn Quốc 31/04/2019
2 Máy cắt sắt 5 2009 Nhật Bản 01/04/2019
3 Máy hàn điện 3 pha 4 2007 Việt Nam 01/04/2019
5 Máy bắn vít Makita 5 2015 Trung
6 Máy xúc Hitachi 2 2010 Nhật Bản 01/07/2020
II Các thiết bị văn phòng
2 Máy tính Samsung 5 2011 Hàn Quốc 01/02/2019
3 Máy in HP 2 2011 Hoa Kỳ 01/02/2019
4 Điều hòa Daikin 1 2015 Nhật Bản 01/02/2019
6 Máy chấm công 1 2017 Việt Nam 01/04/2019
Xây dựng các mối quan hệ, mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng
Mối quan hệ với khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của doanh nghiệp Công ty cần kết hợp tất cả các bộ phận để nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu của khách hàng Bên cạnh đó, công ty cần đẩy mạnh hoạt động quảng bá thương hiệu tới nhiều chủ đầu tư thông qua việc mở rộng trang web của công ty từ đó khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm các dịch vụ cung cấp cũng như các thông tin liên quan đến các công trình xây dựng
3.1.2 Định hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty Đảm bảo nhân viên kế toán có thể nắm bắt nhanh nhất sự thay đổi trong công tác kế toán góp phần phản ánh trung thực, đúng đắn nhất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp
Cải thiện chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng quy định của pháp luật phù hợp với điều kiện của nền kinh tế và thực trạng phát triển của công ty nhằm nâng cao đời sống tinh thần của người lao động mà vẫn đảm bảo được tiến độ hoạt động công ty diễn ra hiệu quả.
Tổ chức hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán và chú trọng công tác hướng dẫn chế độ ghi chép, hạch toán của từng nhân viên kế toán Kiểm soát chặt chẽ vấn đề thanh toán, tất cả các khoản xin thanh toán đều phải có chứng từ đi kèm, trường hợp không có chứng từ sẽ không được giải quyết.
Về vấn đề luân chuyển chứng từ trong công ty, các chứng từ phát sinh tại các bộ phận nên được photo lại và lưu trữ tại phòng ban đó theo tháng/quý tùy theo mức độ phát sinh chứng từ và chuyển các chứng từ gốc cho kế toán kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ nếu chứng từ đó hợp lệ.
Công ty dựa vào mức độ đóng góp, thâm niên của các cán bộ, công nhân viên chính thức để tiến hành lập các chế độ tăng lương, thưởng hoặc nâng bậc lương, nâng lương đối với các cán bộ công nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
Yêu cầu cơ bản cho việc hoàn thiện công tác kế toán tại công ty
Để góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C các cán bộ chủ chốt cùng với phòng Tài chính – Kế toán phải không ngừng nghiên cứu, tìm hiểu về các chế độ, chính sách mới của Đảng và Nhà nước về công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng để áp dụng vào công ty mình một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp Bên cạnh đó, tất cả các nhân viên khác cũng không ngừng cố gắng, phát huy tối đa năng lực bản thân và phòng kỹ thuật công trình, đội nhóm thi công nói riêng cũng không ngừng học tập, tích lũy kinh nghiệm, nghiên cứu để tạo ra các bản thiết kế công trình xây lắp hiện đại đầy đủ các tính năng và tuân thủ quy định của Nhà nước.
Các công nhân viên làm việc trong công ty đều phải yêu quý, đoàn kết và cùng nhau gắn bó, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi gặp vấn đề trong công việc từ đó xây dựng nên một môi trường làm việc lành mạnh, văn minh Ngoài ra, các cán bộ, công nhân viên phải tuyệt đối trung thành, tuân thủ nghiêm ngặt quy định của công ty cũng như các quy định về việc bảo mật các chính sách kinh doanh của công ty và không tiết lộ bất cứ thông tin mật nào của công ty ra bên ngoài gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Đối với nhân viên phòng Tài chính – Kế toán không những đảm bảo phản ánh đầy đủ, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà còn cần tuân thủ quy định của chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, thận trọng trong mọi công việc, không dùng tiền của công ty để phục vụ lợi ích cá nhân, thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng với số tiền trên các chứng từ, v.v
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp luôn luôn không ngừng cố gắng, đảm bảo tối đa khả năng cạnh tranh đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của thị trường Để có thể thực hiện được điều đó cần sử dụng sức lao động tiết kiệm, hiệu quả từ đó tối giản chi phí, giảm giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo cân bằng giữa lợi ích chung của xã hội và lợi ích của doanh nghiệp.
Sau khi tìm hiểu thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương em nhận thấy những nhược điểm đã và đang tồn tại trong công ty TNHH
Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của công tác kế toán chính vì lẽ đó em xin được đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như sau:
Tăng cường nâng cao trình độ cho công nhân viên
Cùng với sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế hiện nay, công tác đào tạo nguồn nhân lực, nâng cao trình độ tay nghề hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hiện nay, nhìn chung người lao động tương đối thích nghi được với công việc của mình, tuy nhiên trong tương lai, ngày càng có nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước cùng với sự đòi hỏi khắt khe của khách hàng và đặc biệt đối với ngành xây dựng các mẫu thiết kế công trình ngày càng được hiện đại hóa vừa đảm bảo giá thành phù hợp, vừa đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng do đó việc đào tạo, nâng cao trình độ, kiến thức chuyên môn cho cán bộ công nhân viên là thực sự cần thiết. Bên cạnh đó, công ty cần tổ chức phân công công việc đảm bảo khoa học, phù hợp với trình độ, kiến thức chuyên môn của người lao động.
Ngoài ra, trong quá trình tuyển dụng người lao động công ty cũng cần chú trọng việc tuyển dụng các cán bộ, công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng phần lớn công việc tại công ty.
Sử dụng thêm thiết bị/công cụ chấm công
Hiện tại, công ty chỉ sử dụng một máy chấm công vì vậy để có thể phản ánh đúng nhất thời gian lao động thực tế của các cán bộ, công nhân viên công ty nên xem xét các phương án chấm công trong trường hợp máy chấm công gặp trục trặc ví dụ như lắp thêm một thiết bị chấm công với chức năng tương đồng với máy cũ, ngoài ra công ty có thể chấm công bằng phương pháp điểm danh quét mã QR với thời hạn quy định và có sự giám sát của đại diện bộ phận hoặc chấm công bằng thẻ từ,v.v…
Ngoài ra, bảng chấm công mà máy chấm công trích xuất ra cần tuân theo mẫu quy định của nhà nước và được giao nhiệm vụ quản lý, ghi chép cụ thể cho một đối tượng nhân viên tại văn phòng công ty Cần quán triệt tối đa tình trạng người lao động quên không chấm công và nâng cao ý thức trách nhiệm của người chấm công.Công ty có thể thực hiện các cuộc điều tra, khảo sát bất kỳ về việc theo dõi chấm công cho công nhân viên.
Thiết lập quy định về ngày nghỉ phép tối đa hưởng lương
Công ty có thể căn cứ Điều 113, Bộ luật lao động năm 2019 quy định về vấn đề nghỉ phép năm cho toàn bộ công nhân viên chính thức Nếu người lao động làm công việc trong điều kiện bình thường làm việc đủ 12 tháng thì được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động là 12 ngày làm việc
Xây dựng chế độ phúc lợi, khen thưởng, xử phạt hợp lý
Một công ty có chế độ phúc lợi, lương thưởng hấp dẫn sẽ tạo động lực làm việc mạnh mẽ cho người lao động chính vì thế công ty cần xây dựng chế độ phúc lợi hợp lý Lộ trình tăng lương của người lao động nên được xem xét dựa vào phong cách, hiệu quả làm việc của công nhân viên hoặc dựa vào số năm làm việc tại công ty (thâm niên) để tiến hành tăng lương.
Bên cạnh đó, các phụ cấp theo lương công ty nên có kế hoạch xây dựng công tác khen thưởng đối với các phòng ban, đội thi công thay vì tập trung xây dựng chính sách khen thưởng cho mỗi cá nhân và chỉ thưởng nóng cho riêng cá nhân khi họ có thành tích đặc biệt xuất sắc trong quá trình làm việc
Ngoài ra, đối với đội thi công khoán theo ngày và giờ đây là lực lượng lao động chủ yếu trực tiếp tham gia vào quá trình thi công mang đến sự hài lòng cho khách hàng, tạo uy tín cho công ty Do đó, khi họ hoàn thành công việc trước thời hạn mà vẫn đảm bảo được chất lượng của công trình thì công ty cũng cần có các chế độ khen thưởng riêng
Ngoài các chế độ khen thưởng công ty cũng áp dụng chính sách xử phạt đối với các trường hợp vi phạm quy định của công ty ví dụ như: đi làm muộn, làm việc riêng trong giờ làm việc, không giữ gìn vệ sinh chung nơi làm việc, nghỉ làm không lý do, không hoàn thành kế hoạch được giao,v.v… Áp dụng đồng bộ hình thức thanh toán lương cho các công nhân
Mặc dù số nhân viên làm việc khoán theo giờ không có nhiều và số tiền phát sinh tương đối nhỏ nhưng việc thanh toán lương bằng tiền mặt có thể xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn Do đó thay vì thanh toán lương cho công nhân thuê khoán theo giờ bằng tiền mặt công ty có thể sử dụng hình thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng giống như các công nhân viên khác vừa tiết kiệm thời gian cho thủ quỹ, vừa theo dõi và thanh toán chính xác hơn đồng thời công nhân cũng không cần mất thời gian tới công ty để nhận lương định kỳ nữa.
Sửa chữa nâng cấp máy tính phòng Tài chính – Kế toán
Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy tại phòng Tài chính –
Kế toán vẫn còn 2 máy tính sử dụng ổ cứng HDD (loại ổ cứng cũ của máy) và dung lượng RAM khá nhỏ dẫn đến tình trạng tốc độ đọc, ghi dữ liệu diễn ra khá chậm Vì vậy, công ty cần tiến hành sửa chữa, nâng cấp thiết bị máy tính sang loại ổ cứng SSD hoặc nâng dung lượng RAM máy tính phù hợp Ngoài ra, đối với các máy tính đã cũ không đáp ứng được công việc thì công ty nên xem xét đổi mới dàn máy tính khác để có thể đảm bảo công tác kế toán được hoạt động một cách hiệu quả nhất
Thiết lập lại quy trình chấm công của công nhân viên
Thực trạng cho thấy, kế toán tiền lương nhập lại kết quả chấm công của Phòng hành chính nhân sự mà không có sự so sánh, đối chiếu, kiểm tra Vì vậy Phòng Tài chính – Kế toán cần cân nhắc lại quy trình theo dõi chấm công phù hợp, thay vì nhập lại kết quả chấm công kế toán tiền lương cũng có thể tự mình lập bảng chấm công và cuối tháng đối chiếu với kết quả của bảng chấm công từ Phòng hành chính nhân sự Một cách khác, kế toán tiền lương có thể dựa vào “Bảng chấm công chi tiết” của từng công nhân viên được trích ra từ máy chấm công để tiến hành đối chiếu sự khớp đúng về số ngày làm việc, thời gian làm việc, nghỉ phép của từng công nhân rồi mới tiến hành lập các bảng thanh toán lương, bảng trích các khoản theo lương, v.v
Hiệu quả của việc hoàn thiện công tác kế toán tại công ty
Từ những định hướng cũng như các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương em nêu trên sẽ mang lại những hiệu quả cụ thể sau:
+ Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên sẽ giúp công nhân viên độc lập và sáng tạo hơn khi gặp thử thách trong công việc Về phía công ty, khi có nguồn nhân lực trình độ cao sẽ nâng tầm vị trí của công ty lên tầng cao mới so với đối thủ cạnh tranh, các khách hàng sẽ ngày càng tin tưởng hơn so với công ty có trình độ tay nghề công nhân viên kém.
+ Việc sử dụng thêm các thiết bị/công cụ chấm công sẽ giúp doanh nghiệp tính toán chính xác và chủ động hơn trong vấn đề theo dõi thời gian đi làm thực tế của công nhân viên Bên cạnh đó, khi trang bị thêm các thiết bị/công cụ chấm công bổ trợ sẽ giúp việc chấm công được diễn ra nhanh hơn vào các giờ cao điểm ( chấm công đi làm sáng hoặc chấm công tan ca chiều)
+ Thiết lập quy định về ngày nghỉ tối đa được hưởng lương tạo điều kiện cho công nhân viên ý thức hơn về số ngày nghỉ phép của mình trong một năm làm việc và công ty cũng không bị áp lực về tiền lương khi nhân viên nghỉ dồn phép vào cùng một tháng vượt quá số ngày nghỉ phép quy định
+ Xây dựng chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý có ý nghĩa đáng kể trong việc nâng cao khả năng sáng tạo và ý thức trách nhiệm của công nhân viên đối với công việc của mình góp phần tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ công việc và nâng cao hiệu quả kinh tế.