03-Jan-14 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ Chương 5: TỔ CHỨC Môn học: QUẢN LÝ HỌC Sau học xong chương 5, sẽ: Trình bày khái niệm tổ chức, cấu tổ chức Chương Trình bày vai trò tổ chức QT quản lý; TỔ CHỨC Phân tích thuộc tính cấu tổ chức; Phân tích q trình thiết kế cấu tổ chức; Vận dụng kiểu cấu tổ chức vào thực tiễn Giảng viên: TS Nguyễn Hữu Xuyên Email: huuxuyenbk@gmail.com NHX_KHQL_NEU_2014 NHX_KHQL_NEU_2014 TỔ CHỨC CHỨC NĂNG TỔ CHỨC (1) Tổ chức hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung hình thái cấu định Ch tổ chức hoạt động quản lý nhằm thiết lập Chức p m hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách t để thực mục tiêu chiến lược tổ chức tốt (2) Tổ chức trình triển khai kế hoạch ((3) Tổ chức trình xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác nhằm thực thành công kế hoạch (là chức quản lý) NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt 03-Jan-14 CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Quá trình tổ chức làm hình thành cấu tổ chức – khn Cơ cấu thức tổ chức tập hợp phận khổ hoạt động tổ chức phân chia, cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, nguồn lực xếp, người phận chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch định, bố trí theo cấp khác nhau, thực hoạt động tổ chức nhằm tiến tới mục tiêu kế hoạch Cơ cấu phi thức tạo mối quan hệ phi thức thành viên tổ chức hình thức cấu tạo bên tổ chức Là Thể mối quan hệ thức phi thức NHX_KHQL_NEU_2014 NHX_KHQL_NEU_2014 CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Chủ tịch UBND Cơ cấu bền vững Cơ cấu tạm thời Phó chủ tịch cấu tổ chức tồn hình thành P Tài – Kế toán thời nhằm triển khai gian dài, gắn liền Thanh tra huyện kế hoạch tác nghiệp P Nội vụ P Tư pháp P NN&PTNT với giai đoạn chiến P Kinh tế hạ tầng P Tài nguyên – môi trường tổ chức lược tổ chức Ví dụ: Cơ cấu tổ chức mang tính chiến lược UBND huyện Yên Dũng (bền vững NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt Phó chủ tịch P Y tế P Văn hóa – Thơng tin Văn phịng HĐND UBND P Giáo dục đào tạo P Lao động – TB & XH P Lao động – TB & XH 03-Jan-14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Ví dụ: Cơ cấu tổ chức tạm thời theo ma trận trường đại học Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng phụ trách khoa học Trưởng khoa Luật Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo Trưởng khoa Kinh tế học Trưởng khoa Tài (1) Chuyên mơn hóa cơng việc Phó Hiệu trưởng phụ trách tài Trưởng khoa Quản trị kinh doanh (2) Phân chia tổ chức thành phận Chủ nhiệm đề tài A Chủ nhiệm đề tài B NHX_KHQL_NEU_2014 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (6) Phối hợp phận, phân hệ cấu (5) Tập trung phân quyền Các thuộc tính cấu tổ chức (3) Quyền hạn trách nhiệm (4) Cấp bậc phạm vi quản lý NHX_KHQL_NEU_2014 10 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (2) Phân chia tổ chức thành phận (1) Chuyên môn hóa cơng việc (b) Sản phẩm/khách hàng/địa dư/đơn vị chiến lược Phân chia công việc phức tạp thành hoạt động đơn giản mang tính độc lập tương đối (c) Ma trận Các mơ hình tổ chức Tạo điều kiện cho người lao động lựa chọn cơng việc phù hợp Có thể tạo nhàm chán không sử dụng kỹ thuật đa dạng hóa cơng việc, vv (f) Khơng ranh giới (d) Theo nhóm ANALYSIS? (a) Chức Sẽ tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực (e) Mơ hình tổ chức mạng lưới NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com 11 NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt 12 03-Jan-14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (2) Phân chia tổ chức thành phận (tiếp) Ví dụ: Mơ hình tổ chức phận theo chức Công ty Chế tạo máy ABC Tổ chức theo chức hình thức tạo nên phận cá nhân hoạt động chức hợp nhóm đơn vị cấu Ưu điểm: Nhược điểm: Đơn giản, rõ ràng, mang tình logic ao Phát huy ưu chun mơn hóa cơng việc Giữ sức mạnh uy tín chức Chú trọng tới tiêu chuẩn nghề nghiệp Tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm sốt Có thể dẫn đến mâu thuẫn thiếu phối hợp h.động Tạo cách nhìn hạn hẹp nhà quản lý Giảm độ nhạy cảm tổ chức Hạn chế phát triển đội ngũ quản lý chung Có thể đổ trách nhiệm mục tiêu chung khơng h.thành NHX_KHQL_NEU_2014 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) 13 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Giám đốc Trưởng phòng nhân Trợ lý giám đốc Phó giám đốc marketing Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc sản xuất Nghiên cứu thị trường Thiết kế Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch tài Lập kế hoạch Kỹ thuật điện Dụng cụ Ngân quỹ Quảng cáo Kỹ thuật khí Phân xưởng Kế toán Phân xưởng Thống kê, xử lý số liệu Quản lý bán hàng NHX_KHQL_NEU_2014 Kiểm tra chất lượng 14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (2) Phân chia tổ chức thành phận (tiếp) Tổng giám đốc Tổ chức theo sản phẩm/khách hàng/địa dư hình thức tạo nên phận cá nhân thực hoạt động tạo loại SP, phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu, khu vực địa lý hợp nhóm đơn vị cấu Ưu điểm: Nhược điểm: Phó TGĐ Marketing Phó TGĐ nhân Giám đốc khu vực phương tiện vận tải Phó TGĐ sản xuất Giám đốc khu vực dụng cụ cơng nghiệp Phó TGĐ tài Giám đốc khu vực đo lường điện tử Ví dụ: Một cách hợp nhóm phận theo sản phẩm NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com 15 NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt 16 03-Jan-14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Ví dụ: Mơ hình tổ chức theo địa dư Cục thuế Hà Nội Ví dụ: Mơ hình tổ chức phận theo khách hàng doanh nghiệp kinh tế quốc phịng Cục trưởng Phó cục trưởng Tài Phó cục trưởng Nghiệp vụ Phó cục trưởng Hành -Tổ chức Tổng giám đốc Chi cục trưởng quận Đống Đa PTGĐ tài PTGĐ kinh doanh Giám đốc sản phẩm quốc phòng PTGĐ nhân Phó chi cục trưởng Đội truyền thơng hỗ trợ Giám đốc sản phẩm dân NHX_KHQL_NEU_2014 17 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Ban tổ chức Ban kiểm tra Ban kinh tế Báo Nông thôn ngày NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com Đội thuế trước bạ thuế TNCN TT dạy nghề hỗ trợ việc làm nông dân Đội kiểm tra nội Đội hành chính-nhân 18 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Ưu điểm Tạp chí nơng thơn Đội tài vụ ấn NHX_KHQL_NEU_2014 Định hướng hoạt động theo kết cuối Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu Kết hợp lực tổ chức nhiều nhà QL c.gia gia Tạo điều kiện đáp ứng nhanh thay đổi môi trường Phó chủ tịch khối nghiệp Ban hợp tác quốc tế Đội Thanh tra thuế Phó chi cục trưởng Mơ hình tổ chức theo ma trận cấu tổ chức người lao động báo cáo cho nhà quản lý phận mà họ nhân lực hữu nhà quản lý chương trình dự án Chủ tịch Ban tuyê n huấn Đội kê khai thuế Chi cục trưởng quận … (2) Phân chia tổ chức thành phận (tiếp) Ví dụ: Mơ hình tổ chức theo đơn vị chi lược Hội Nơng dân Việt Nam chiến Phó chủ tịch khối phong trào Chi cục trưởng quận Cầu Giấy TT Môi trường nông thôn 19 NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt Nhược điểm Hiện tượng song trùng lãnh đạo Có thể trùng lặp quyền hạn trách nhiệm nhà QL Cơ cấu phức tạp không bền vững thể gây tốn Có 20 03-Jan-14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (2) Phân chia tổ chức thành phận (tiếp) Ví dụ: Cơ cấu tổ chức ma trận doanh nghiệp Tổng giám đốc Phó TGĐ marketing Trưởng phịng thiết kế Phó TGĐ kĩ thuật Trưởng phịng khí Phó TGĐ tài Trưởng phịng điện CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Mơ hình tổ chức theo nhóm sử dụng rộng rãi nhóm dài hạn ngắn hạn để xử lý vấn đề, hoàn thành dự án đặc biệt cơng việc ngày Mục đích cấu phá bỏ rào cản phận tạo liên kết hiệu Phó TGĐ sản xuất Lợi ích: Trưởng phịng thủy lực Bất lợi: Chủ nhiệm đề án A Chủ nhiệm đề án B Chủ nhiệm đề án C NHX_KHQL_NEU_2014 21 NHX_KHQL_NEU_2014 22 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (2) Phân chia tổ chức thành phận (tiếp) (2) Phân chia tổ chức thành phận (tiếp) Cơ cấu tổ chức mạng lưới cấu mối quan hệ thành viên (cá nhân, phận, tổ chức) thực sở bình đẳng Thế mạnh: NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com Cơ cấu khơng ranh giới nhìn nhận kết hợp cấu nhóm cấu mạng lưới, cộng với tính tạm thời Điểm yếu: Cơ cấu ảo dạng phát triển cao cấu không ranh giới, hoạt động mạng lưới liên minh chuyên dịch liên tục, sử dụng công nghệ thông tin mạng lưới internet 23 NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt 24 03-Jan-14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (3) Cấp quản lý tầm quản lý Ví dụ: Mơ hình tổ chức hỗn hợp Cơng ty Điện lực Hà Nội Tầm quản lý (tầm kiểm soát): số người phận mà nhà quản lý kiểm sốt có hiệu Tổng giám đốc PTGĐ tài Cấp quản lý thứ bậc quyền lực quản lý PTGĐ kỹ thuật GĐ khu vực Đống Đa GĐ khu vực Thanh Trì Quản lý bán điện sinh hoạt GĐ khu vực Hoàn Kiếm Quản lý bán điện cho sở kinh doanh Tầm quản lý rộng cần cấp quản trị ngược lại Tầm quản trị phụ thuộc: PTGĐ hành Trình độ nhà quản trị (thuận) Tính phức tạp hoạt động QL (nghịch) Trình độ ý thức tơn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp (thuận) Sự rõ ràng xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm (thuận) Năng lực hệ thống thông tin GĐ khu vực … Quản lý bán điện cho sở sản xuất NHX_KHQL_NEU_2014 25 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) NHX_KHQL_NEU_2014 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Cơ cấu năm ngang (3) Cấp quản lý tầm quản lý (tiếp) Trưởng văn phòng luật Cơ cấu tổ chức nằm ngang (flat-structure) Cơ cấu tổ chức hình tháp (pyramid structure) ANALYSIS? Các mơ hình tổ chức xét theo số cấp quản lý: 26 Luật sư Cơ cấu hình tháp Bộ tài Bộ trưởng Các thứ trưởng Các tổng cục trưởng Cơ cấu tổ chức mạng lưới (network structure) Chỉ có vài cấp quản lý Quản trị theo phương thức phi tập trung Tổng hợp hố hoạt động Cơng việc xác định khái quát Giới hạn linh hoạt c.việc b.phậnn Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm m Di chuyển nhân lực theo chiều ngang Tập trung chú ý vào khách hàng Các cục trưởng Trưởng chi cục Các đội trưởng Nhiều cấp bậc quản lý Quản trị theo phương thức hành Chun mơn hố hoạt động Mô tả công việc chi tiết Giới hạn cứng nhắc c.việc phận Các cá nhân làm việc độc lập Di chuyển nhân lực theo chiều dọc Các nhân viên NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com 27 NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt 28 03-Jan-14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Ví dụ: Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến tham mưu (4) Mối quan hệ quyền hạn tổ chức Tổng giám đốc Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản trị định cấu tổ chức Trách nhiệm bổn phận phải hoàn thành hoạt động phân công Quyền hạn phải đôi với trách nhiệm Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn tham mưu Quyền hạn chức NHX_KHQL_NEU_2014 Trợ lý TGĐ PTGĐ kinh doanh PTGĐ sản xuất Quản lý nhân Quản lý sản xuất Nhà máy nước số 29 Nhà máy nước số Nhà máy nước số NHX_KHQL_NEU_2014 30 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (4) Mối quan hệ quyền hạn tổ chức (tiếp) Ví dụ: Uỷ quyền chức năng, cấu trực tuyến - chức Quyền hạn trực tuyến quyền cho phép nhà quản lý định giám sát trực tiếp cấp Đó mối quan hệ quyền hạn cấp cấp trực tiếp trải dài từ cấp cao xuống tới cấp thấp tổ chức Quyền hạn trực tuyến Hiệu trưởng Quyền hạn sau thực uỷ quyền Thủ tục tài Thủ tục nhân Quyền hạn tham mưu quyền cung cấp lời khuyên dịch vụ cho nhà quản lý khác Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Trưởng phịng tài – kế toán Quyền hạn chức quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác CuuDuongThanCong.com Quản lý vật tư Chuỗi huy trực tuyến Quan hệ tham mưu CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) NHX_KHQL_NEU_2014 PTGĐ tài Hiệu trưởng Trưởng phịng tổ chức cán Trưởng khoa Quản lý kinh tế Thủ tục mua sắm Trưởng phòng quản lý thiết bị Trưởng khoa Quản trị kinh doanh Thủ tục quan hệ đối ngoại Trưởng phòng đối ngoại Trưởng khoa Tài Quan hệ trực tuyến Uỷ quyền chức từ quyền hạn trực tuyến Hiệu trưởng 31 NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt 32 03-Jan-14 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) (5) Tập trung phi tập trung (5) Tập trung phi tập trung (tiếp) Tập trung phương thức tổ chức phần lớn quyền định tập trung vào cấp QL cao tổ chức TL:: TL Mức độ phi tập trung tổ chức? Làm để uỷ quyền, trao quyền có hiệu quả? Mơ hình cấu tổ chức phân theo mối quan hệ quyền hạn sử dụng: Phi tập trung phương thức tổ chức nhà quản lý cấp cao trao cho cấp quyền định, hành động tự chịu trách nhiệm phạm vi định Uỷ quyền hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực cơng việc định (trách nhiệm kép) Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu trực tuyến - tham mưu Cơ cấu trực tuyến - chức Trao quyền hành vi cấp cho phép cấp thực công việc định cách độc lập NHX_KHQL_NEU_2014 33 CÁC THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) NHX_KHQL_NEU_2014 34 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC (6) Phối hợp phận tổ chức Theo phương thức hình thành phận: Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có kết hiệu mục tiêu tổ chức Mục tiêu phối hợp đạt thống hoạt động phận bên bên tổ chức Cơ cấu chức năng; Cơ cấu theo SP/địa dư/khác hàng/đơn vị chiến lược Cơ cấu ma trận Cơ cấu nhóm Cơ cấu không ranh giới Các công cụ phối hợp Các kế hoạch Hệ thống tiêu chuẩn KT-KT Các cơng cụ cấu Văn hóa tổ chức Các công cụ hệ thống thông tin V.v NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com Theo cấp quản lý: Cơ cấu nằm ngang cấu hình tháp Cơ 35 NHX_KHQL_NEU_2014 https://fb.com/tailieudientucntt 36 03-Jan-14 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC (tiếp) Theo mối quan hệ quyền hạn: (a) Nghiên cứu yếu tố có ảnh hưởng lên cấu tổ chức cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức trực tuyến- tham mưu Cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức Cơ (d) Thể chế hố cấu tổ chức Q trình thiết kế tổ chức (b) Chun mơn hố (phân chia cơng việc) Theo quan điểm tổng hớp: cấu tổ chức học (hành chính) Cơ (c) Xây dựng phận phân hệ cấu tổ chức sinh học (thích nghi) Cơ NHX_KHQL_NEU_2014 37 NHX_KHQL_NEU_2014 38 THẢO LUẬN Vẽ sơ đồ cấu tổ chức tổ chức mà bạn quan tâm tổ chức bạn làm việc Phân tích ưu, nhược điểm cấu Với tư cách nhà tư vấn bạn cần có giải pháp để hồn thiện cấu NHX_KHQL_NEU_2014 CuuDuongThanCong.com 39 https://fb.com/tailieudientucntt 10