hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại công ty TNHH Thương mại Âu –Á chi nhánh Hà Nội

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài 1.1 Tính cấp thiết của hồn thiện tổ chức bợ máy quản trị tại công ty TNHH TM Âu Á Những năm gần đây, ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu các doanh nghiệp dần trở nên quan tâm tới việc hoàn thiện cấu tổ chức để tạo thành một bộ máy hoạt động có hiệu quả Ở một số doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hệ thống điều hành hầu chỉ nằm tay một người Mọi việc lớn nhỏ đều phải báo cáo và người này quyết định, những người dưới quyền thường cảm thấy không có quyển hạn hoặc lời nói ít trọng lượng Từ đó, tạo một phong cách làm việc kém hiệu quả sẽ dần hình thành Vì vậy một hệ thống quản lý đòi hỏi phải có sự phân công, hợp tác giữa các thành viên Gắn với mỗi chức vụ là trách nhiệm kèm Sự phân công càng rõ ràng thì đòi hỏi sự hợp tác càng chặt chẽ Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc phân công lao động được thể hiện qua việc mỗi nhà quản trị phụ trách một số chức chuyên môn nhất định, đó phải có sự liên kết với thực hiện quá trình quản trị, và hình thành bộ máy quản trị Việc hoàn thiện bộ máy quản trị dựa nền tảng của bộ máy quản trị cũ hoạt động, cứ vào hoạt động của mô hình tổ chức bộ máy quản trị để phát hiện, tìm những khiếm khuyết của nó Để từ đó xây dựng một mô hình quản trị khác hoàn thiện Công ty THHHTM Âu- Á chi nhánh Hà Nội là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ được thành lập thời gian ngắn (từ năm 2005), đời nền kinh tế Việt Nam quá trình hội nhập, bản thân công ty chưa phải trải qua nhiều biến động thăng trầm của nền kinh tế vậy bước đầu còn nhiều bất cập chưa giải quyết được Để đảm bảo hài hòa các lợi ích công ty vẫn tiếp tục cải tiến cấu tổ chức của mình cho phù hợp với thực tế và từng giai đoạn, qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Là một doanh nghiệp có quy mô không lớn để có thể trì sự tồn tại và phát triển công ty cần không ngừng cải thiện và đổi mới chiến lược kinh doanh Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp cho phù hợp với xu thế phát triển chung Khó khăn hiện tại của công ty cũng giống bao doanh nghiệp vừa và nhỏ khác là làm giữ vững được thị phần và còn chỗ đứng nền kinh tế có quá nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt hiện 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh thời gian tới và khắc phục những khuyết điểm tồn tại của mô hình tổ chức bộ máy quản trị hiện Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị không chỉ là tất yếu khách quan, mà còn là một nhu cầu cấp thiết Xuất phát từ thực tế nghiên cứu được quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại Âu –Á chi nhánh Hà Nội và tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy quản trị em xin lựa chọn đề tài: “Hồn thiện tở chức bợ máy quản trị công ty TNHH Thương mại Âu –Á chi nhánh Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Qua lý luận nghiên cứu nắm bắt thực trạng thực tế tại công ty TNHH TM Âu Á chi nhánh Hà Nội, em xin trình bày các mục tiêu nghiên cứu sau: Mục tiêu chung: nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy quản trị tại các doanh nghiệp nền kinh tế thị trường phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa Mục tiêu cụ thể:  Phân tích, đánh giá thực trạng và hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy quản trị tại công ty TNHH TM Âu Á chi nhánh Hà Nội  Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH TM Âu Á chi nhánh Hà Nội 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Về mặt thời gian: Phân tích và đánh giá thực trạng của công ty thời gian ba năm từ 2008 - 2010 - Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty TNHH TM Âu Á chi nhánh Hà Nội Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp - Về nội dung : nghiên cứu bộ máy quản lý của công ty TNHH TM Âu Á chi nhánh Hà Nội Trong đó tập trung nghiên cứu vào hệ thống chức nhiệm vụ, mô hình tổ chức bộ máy quản lý 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu 1.5.1 Một số khái niệm cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp - Tổ chức Tổ chức là sự liên kết các cá nhân, những quá trình, những hoạt động hệt thống nhằm thực hiện mục đích đề của hệ thống dựa sở các nguyên tắc của quản trị quy định - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị một tổ chức thành một hệ thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng Nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là tổng hợp các bộ phận khác có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao các trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện các mục tiêu và chức quản trị - Phân quyền Phân quyền là cách thức phân bổ sự quyết định và thẩm quyền sự dụng các nguồn dự trữ thế nào Nó cho thấy tại cấp độ nào thì được đứng tên công ty để ký kết các hợp đồng chi tiêu, lựa chọn các trang thiết bị, lựa chọn người cung ứng, thuê và sa thải người lao động Lý thuyến cổ điển về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Đối với nhà lý luận quản lý cổ điển, việc điều hòa phối hợp nội bộ doanh nghiệp không quan trọng Họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau phân công nội bộ doanh nghiệp, những mục tiêu nhỏ của các tổ hợp lao động được tổng hợp lại sẽ trở thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp Nếu cần điều phối thì hoàn toàn có thể dựa vào nhân viên quản lý kinh doanh ở tầng lớp giải quyết Theo lý luận Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp của họ thì công nhân phải biết lắng nghe theo sự chỉ huy của giám đốc Do đó cấu điều phối có hiệu quả nhất chỉ có thể là tầng lớp giám đốc Lý thuyết hiện đại về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Trường phái quản lý hệ thống lý luận quản lý hiện đại cho rằng một bộ máy quản trị được hình thành dựa chất lượng của đội ngũ công nhân viên và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Như vậy cấu tổ chức bộ máy quản trị là nhân tố quan trọng liên quan đến sự thành bại của một doanh nghiệp thương trường Trong lý luận nói rõ lên các nhân tố hình thành một bộ máy quản trị, nhiên lại chưa đề một đường lối hữu hiệu, hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề cấu tổ chức doanh nghiệp một cách có hệ thống 1.5.2 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu Các nội dung cụ thể được nghiên cứu đề tài bao gồm:  Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp  Công tác phân quyền 1.5.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 1.5.2.1.1 Các nguyên tắc xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp Khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc sau:  Nguyên tắc cấu tổ chức quản trị phải gắn với phương hướng, mục đích của doanh nghiệp Phương hướng và mục đích của doanh nghiệp sẽ chi phối cấu doanh nghiệp Nếu một doanh nghiệp mà mục tiêu, phương hướng của nó có quy mô lớn thì cấu của doanh nghiệp cũng phải có quy mô tương ứng; còn nếu quy mô cỡ vừa phải với đội ngũ, trình độ, nhân cách các người tương ứng Một doanh nghiệp có mục đích hoạt động dịch vụ thì rõ ràng cấu quản trị của nó cũng phải có những đặc thù khác một doanh nghiệp có mục đích hoạt động sản xuất  Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối Nguyên tắc này đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải được phân công phân nhiệm các phân hệ chuyên ngành, với những người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền hạn Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Chỉ có phân giao nhiệm vụ doanh nghiệp một cách rõ ràng cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng phân hệ hình 1.1 để phân biệt rõ làm tốt, làm chưa tốt nhiệm vụ được giao thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển Hình 1.1 Cấu trúc phân giao nhiệm vụ doanh nghiệp  Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự sáng tạo tương xứng để mọi thủ lĩnh các cấp phân hệ bên dưới phát triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí của lãnh đạo cấp cần thiết Điều này nói một cách "văn nghệ" là các cấp cấu tổ chức phải được "cho phép thất bại ở một mức độ nào đó"  Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả Nguyên tắc này đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc 1.5.2.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề của tổ chức doanh nghiệp - Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp: doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa một mô hình cấu quản lý hợp lý cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Địa bàn hoạt động: việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng đó dẫn đến sự thay đổi cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp - Công nghệ: việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức cho tăng cường khả của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ việc quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp - Môi trường kinh doanh: tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường biến động và biến động nhanh chóng thì có đuọc thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu Việc đề các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với - Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý: nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi sở kỹ thuật Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ vẫn đảm bảo được tính hiệu quả quản lý - Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên: đối với những người qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn 1.5.2.1.3 Các phương pháp xây dựng cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Để xây dựng cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp có rất nhiều cách sau em xin trình bày phương pháp chủ yếu sau:  Phương pháp tương tự (bắt chước, mô phỏng - Simulation): Đây là một phương pháp hình thành cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cấu tổ chức có sẵn Những cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cấu tổ chức quản lý sắp hình thành Cơ sở phương pháp luận để xác định sự tương tự là sự phân loại các đối tượng quản trị cứ vào những dấu hiệu nhất định Chẳng hạn: tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ giống nhau); tính đồng nhất về các chức quản trị được thực hiện; tính gần về lãnh thổ (điều kiện kết cấu hạ tầng giống nhau); đặc điểm ngành kinh tế - kỹ thuật v.v Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cấu nhanh, chi phí để thiết kế cấu ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ Tuy nhiên, sự chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cấu tổ chức sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa Đây là phương pháp được áp dụng khá phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp  Phương pháp phân tích theo yếu tớ: Đây là một phương pháp khoa học được ứng dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản trị Phương pháp này thường được chia thành giai đoạn sơ đồ dưới Hình 1.2 Sơ đồ phương pháp phân tích theo yếu tớ Sẽ xảy hai trường hợp: - Trường hợp thứ nhất, đối với việc hoàn thiện các cấu tổ chức quản lý hoạt động - Trường hợp thứ 2, hình thành cấu tổ chức quản trị mới Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 1.5.2.1.4 Các mô hình cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp a Cơ cấu tổ chức trực tuyến Hình 1.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Đặc điểm bản của cấu tổ chức quản trị trực tuyến là người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức quản trị, các mối liên hệ giữa các thành viên tổ chức được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trực tiếp Cơ cấu chức Hình 1.4 Sơ đồ tổ cấu chức Cơ cấu chức lần đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngày càng lớn Những nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức nhất định Mối liên hệ giữa các nhân viên tổ chức rất phức tạp Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức khác Cơ cấu ma trận Vào cuối những năm 50, một số công ty, hãng sử dụng cấu quản lý ma trận Kiểu tổ chức này áp dụng để thiết kế cấu cho toàn bộ hệ thống, cũng để thành lập cấu bên hệ thống hoặc các bộ phận Hình 1.5 Cơ cấu tổ chức quản lý ma trận Đặc điểm của cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó Trong cấu này mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định Đồng thời mỗi một Nguyễn Thùy Linh K5 HQ1D