Những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp sản xuÊt kinh doanh
Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở các
1.1.1 Đặc điểm kinh doanh thơng mại
Kinh doanh thơng mại khác với hoạt động sản xuất, nó là chu kỳ sau cùng của chu kỳ tái sản xuất nhằm đa sản phẩm đến tay ngời tiêu ding phục vụ nhu cầu sản xuất cũng nh tiêu dùng của họ.
Thơng mại đợc hiểu là buôn bán, tức là mua hàng hóa để bán ra kiếm lời rồi tiếp tục mua hàng, bán ra nhiều hơn Hoạt động thơng mại tách biệt hẳn, không liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm nh thế nào, sản phẩm đợc sản xuất ra ở đâu Nó chỉ là hoạt động trao đổi lu thông hàng hoá dịch vụ trên cơ sở thỏa thuận về giá cả Trên thực tế các doanh nghiệp sản xuất có thể tự mình tiêu thụ sản phẩm của mình nhng nếu chỉ đơn thuần nh vậy thì việc chuyên môn hóa lao động xã hội sẽ bị hạn chế, cơ hội phát triển và khả năng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng là cha đủ Chình vì vậy mà hoạt động kinh doanh thơng mại ra đời với mục đích chính là phục vụ tối đa nhu cầu tiêu ding chung của con ngời và họ chú trọng đến việc mua và bán đợc nhiều hàng.
Trong nền kinh tế thị trờng, hoạt động kinh doanh thơng mại bao trùm tất cả các lĩnh vực, việc mua bán hàng hoá tức là thực hiện giá trị hàng hoá thông qua giá cả Hoạt động kinh doanh thơng mại là hoạt động phi sản xuất, lu thông không tạo ra giá trị nhng giá trị không nằm ngoài quá trình lu thông chính hoạt động lu thông buôn bán đã làm cho nền kinh tế sôi động hơn, tốc độ chu chuyển hàng hoá nhanh chóng hơn Nó kết nối đợc thị trờng gần xa không chỉ thị trờng trong nớc mà cả thị trờng nớc ngoài, điều đó góp phần thúc đẩy sự phát triển cỷa các doanh nghiệp nói riêng và các quốc gia nói chung.
Thời đại ngày nay, xu hớng quốc tế hóa và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới ngày càng trở nên phổ biến Mỗi quốc gia trở thành một mắt xích quan trọng trong hệ thống kinh tế đó Trong quá trình này, hoạt động thơng mại quốc tế trở thành một lĩnh vực kinh tế quan trọng vì thông qu đó các nối liên hệ kinh tế đợc thiết lập và thực hiện trên cơ sở phát huy tiềm năng và thế mạnh của mỗi nớc Hoạt động chính của thơng mại quốc tế là xuất nhập khẩu. Đó là sự mua bán trao dổi hàng hoá giữa các quốc gia trên phạm vi toàn thế giới và cũng là hình thức mua bán hàng hoá đợc nhiều doanh nghiệp thực hiện bà trở thành nghiệp vụ chính của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Đặc diểm kinh doanh xuất nhập khẩu là:
Kinh doanh xuất nhập khẩu có thị trờng rộng lớn cả trong và ngoài n- ớc, chịu ảnh hởng rất lớn của sự phát triển sản xuất trong nớc và thị trờng nớc ngoài.
Ngời mua, ngời bán thuộc các quốc gia khác nhau, có trình độ quản lý , phong tục tập quán tiêu ding khác nhau và chính sách ngoại thơng của mỗi quốc gia khác nhau.
Hàng hóa xuất khẩu đòi hỏi phải có chất lợng cao, mẫu mã đẹp, hợp thị hiếu tiêu ding của từng khu vực, từng quốc gia trong từng thời kỳ. Điều kiện về mặt địa l, phơng tiện chuyên chở, điều kiện thanh toán có ảnh hởng không nhỏ đến quá trình kinh doanh làm cho thời gian giao hàng và thanh toán có khoảng cách khá xa.
Với đặc điểm riêng biệt của hoạt động kinh doanh thơng mại, kinh doanh xuất nhập khẩu nh trên sẽ ảnh hởng đến công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Xuất phát từ vai trò quan trọng của bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với sự sống còn của của các doanh nghiệp, do đó công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải đảm bảo:
Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị của chúng.
Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trờng, áp dụng các phơng thức bán hàng phù hợp và có các chính sách sau bán hàng “hậu mãi” nhằm không ngừng tăng doanh thu., giảm chi phí của các hoạt động.
Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Có biện pháp thanh toán hợp l, đôn đốc thu hồi đầy đủ kịp thời vốn của doanh nghiệp, tăng vòng quay của vốn lu động. Để thực hiện đợc các yêu cầu trên doanh nghiệp cần áp dụng một cách hiệu quả các công cụ quản lý, trong đó kế toán là công cụ chủ yếu và hiệu quả nhất trong việc mang lại hiệu quả quản lý Vì thông tin kế toán cung cấp một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh nói chung, tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng xuất phát từ chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra Chính vì vậy khi tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo từng chỉ tiêu số l- ợng, chất lợng, chủng loại và giá trị.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ chính xác khoảnh doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi các khoản phải thu, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nớc và tình hình phân phối các kết quả hoạt động.
- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ việc lập Báo Cáo Tài Chính và định kỳ phân tích các hoạt động kinh tế liên quan đến bnh và xác định kết quả bán hàng.
1.2 Phơng thức bán hàng và nội dung doanh thu bán hàng
1.2.1 Các phơng thức bán hàng
Kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Chứng từ kế toán là một phơng thức kiểm tra và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng kế toán cần phải lập, thu thập đầy đủ các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung, quy định của Nhà Nớc nhằm đảm bảo cơ sở pháp l để ghi sổ kế toán.
Các chứng từ chủ yếu trong bán hàng là:
- PhiÕu xuÊt kho ( mÉu sè 02 –VT )
- Hóa đơn GTGT ( mẫu số 01-GTKT )
- Hóa đơn bán hàng ( mẫu số 02 –GTKT )
- Bảng thanh toán hàng đại l ký gửi ( mẫu 14 – BH)
- Thẻ quầy hàng (mẫu số 15 – BH)
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo có của Ngân hàng, bản sao kê của Ngân Hàng,…nhu cầu của thị tr
- Tê khai thuÕ GTGT ( mÉu 07A/GTGT )
- Chứng từ liên quan khác: phiếu nhập kho hàng bị trả lại,…nhu cầu của thị tr
- Đối với các doanh nghiệp có hoạt động XNK hàng hoá, các chứng từ còn bao gồm:
- Hóa đơn thơng mại ( INVOICE )
- Tờ khai hải quan hàng XK, NK.
- Vận đơn đờng biển, đờng hàng không.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Giấy chứng nhận phẩm cấp.
- Giấy chứng nhận số lợng, chất lợng
- Bảng kê chi tiết hàng XK.
Trờng hợp doanh nghiệp có tổ chức kế toán trên máy vi tính thì việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần lu y:
Xác định danh mục các chứng từ để quản lý chứng từ. Để phát huy hết thế mạnh của máy vi tính trong quá trình xử l thông tin một cách tự động nhu nhận diện và tìm kiếm nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ phải mã hóa các đối tợng thông tin cần quản lý Thông thờng các đối tợng sau kế toán phải mã hóa để quản lý: danh mục chứng từ, danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục thuế suất, danh mục hàng hoá …nhu cầu của thị tr. Đối với danh mục chứng từ: mỗi loại chứng từ mang một mã hóa riêng Mã chứng từ ding để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo đợc cập nhật từ màn hình nào, phân hệ nào Xác định danh mục càng chi tiết, cài đặt càng nhiều tham số ngầm định cho mỗi loại chứng từ, công việc nhập số liệu càng đợc giảm nhẹ.
Tùy theo phân công phân nhiệm trong hệ thống và đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ từ khâu lập, thu nhận, phân loại, kiểm tra đến xử l, lu trữ qua bộ phận máy tính một cách hợp lí Đặc biệt là phải dễ kiểm tra dễ đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan và cuối cùng chuyển về nhân viên kế toán để tiến hành nhập liệu.
1.3.2 Phơng pháp tính trị giá vốn hàng bán
Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng gồm có: trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Việc xác định chính xác trị giá vốn hàng bán là cơ sở để tính kết quả hoạt động kinh doanh.
Xác định trị giá vốn của hàng xuất kho để bán: trong doanh nghiệp th- ơng mại trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán.
(1)Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán đợc xác định theo một trong bốn phơng pháp sau:
Phơng pháp thực tế đích danh: Theo phơng pháp này doanh nghiệp sử dụng giá thực tế nhập kho của lô hàng xuất kho để xác định trị giá vốn xuất kho của chính lô hàng đó.
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đợc.
Trị giá vốn mua thực tế hàng hoá xuất khoSản l ợng hàng hoá xuất khoĐơn giá bình quân gia quyền
= x Đơn giá bình quân gia quyền
Trị giá mua thực tế HH tồn đầu kỳTrị giá mua thực tế của HH nhập trong kỳ
Số l ợng hàng hoá tồn đầu kỳSố l ợng hàng hoá nhập trong kỳ
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc ( FIFO ): Phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng hoá nào đợc mua trớc thì đợc xuất trớc và đơn giá xuất kho đợc lấy bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( LIFO ): Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau đợc xuất trớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên
Phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đợc tính căn cứ vào sản lợng hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng loại hàng hoá. Đơn giá bình quân có thể đợc xác định cho cả kỳ, gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định Theo cách này khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá thực tế của hàng hoá vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập, gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động Theo cách này xác định đợc trị giá mua thực tế hàng hoá hàng ngày cung cấp đợc thông tin kịp thời tuy nhiên khối lợng tính toán sẽ nhiều hơn thích hợp với các doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy.
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ Chi phí mua hàng của HH tồn kho đầu kỳChi phí mua hàng của HH nhập kho trong kỳ+
Tổng tiêu chuẩn phân bổ của “HH tồn cuối kỳ” và HH đã xuất bán trong kỳ
Tiêu chuẩn phân bổ của HH đã xuất bán trong kỳ.
(2)Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán:
Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều loại hàng hoá, liên quan đến cả khối lợng hàng hoá trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ.
Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng thờng đợc lựa chọn là:
- Trị giá mua thực tế của hàng hoá
Trong đó: “Hàng hóa tồn kho cuối kỳ” bao gồm hàng hoá tồn trong kho, hàng hoá đã mua nhng đang còn đi trên đờng và hàng gửi bán nhng cha đợc chấp nhận.
Xác định trị giá vốn của hàng bán:
Sau khi đã xác định đợc trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chúng ta xác định lãi gộp của hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập báo cáo kết quả kinh doanh.
Mặt khác, phục vụ cho yêu cầu quản tri doanh nghiệp trong việc điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, cần phải xác định lãi thuần của hoạt động sản xuất kinh doanh, sau khi tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ta phân bổ cho số hàng tiêu thụ trong kỳ từ đó sẽ xác định trị giá vốn của hàng bán:
Trị giá vốn của hàng bán
Trị giá vốn của hàng xuất kho để bánCPBH và CPQLDN phân bổ cho số hàng đã bán.
Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng đợc xác định theo công thức sau:
CPBH, CPQLDN kú tr íc
Kết chuyển giá vốn hàng bán
KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn Để kế toán kết quả bán hàng các doanh nghiệp sử dụng các TK:
TK 911 “ xác định kết quả kinh doanh”: Sử dụng để phản ánh, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.
TK 421 “ lợi nhuận cha phân phối”: Dùng để phản ánh kết quả kinh doanh ( lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán TK 421 có hai TK cấp 2:
+ TK 4211: Lợi nhuận năm trớc
+ TK 4212: Lợi nhuận năm nay
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng máy vi tính
Khi xuất bán hàng hoá,thành phẩm kế toán da trên các chứng từ gốc để nhập vào máy theo trình tự:
Vào màn hình nhập dữ liệu phát sinh (có thể là phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hoá)
Xem chỉ dẫn khi nhập
Trên cơ sở đó nhập dữ liệu vào máy dựa trên số liệu trên các chứng từ gèc.
Máy đợc cài sẵn chơng trình tính giá vốn của hàng hoá xuất kho để bán.
Từ đó máy tự chuyển số liệu vào các sổ liên quan: sổ chi tiết thành phẩm,sổ cái TK 156…nhu cầu của thị tr
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán thực hiện nh sau:
Phân loại chứng từ: Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho thành phẩm…nhu cầu của thị tr. Định khoản: kế toán doanh thu thờng liên quan đến nhiều tài khoản do đó xử lý các nghiệp vụ trên máy cũng rất phức tạp, bao gồm: Định khoản 1 nợ, nhiều có Định khoản 1 có, nhiều nợ Định khoản nhiều có, nhiều nợ Định khoản 1 có, 1 nợ
Các định khoản này đều đợc máy tính xử lý theo chơng trình cài đặt sẵn.
Khi dựa trên các chứng từ gốc phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán nhập liệu vào máy để từ đó máy tính kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh và đa vào các sổ kế toán ( sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511 ( nếu có),…nhu cầu của thị tr.) Cuối kỳ kế toán lập các báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý.
Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại tổng công ty rau quả nông sản
Khái quát về tình hình chung của tổng công ty rau quả nông sản
2.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản
Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản đợc thành lập theo quyết định số 63NN-TCCB/QĐ ngày 11/2/1988 của Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm ( nay là Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn) trên cơ sở sự sáp nhập Tổng Công Ty Nông Sản và Thực Phẩm Chế Biến vào Tổng Công Ty Rau quả Việt Nam.
Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản có:
- T cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam.
- Điều lệ tổ chức và bộ máy quản lý và điều hành.
- Con dấu, và tài khoản mở tại kho bạc Nhà Nớc, Ngân hàng trong và ngoài nớc.
- Tên giao dịch quốc tế là Vietnam National Vegetable and Fruit Corporation, viết tắt là VEGETEXCOVN.
- Trụ sở chính đặt tại: số 2 Phạm Ngọc Thạch – Quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn Nhà Nớc giao cho Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản quản lý.
- Bảng cân đối tài sản và các quỹ tập trung theo quy định của Chính Phủ và theo hớng dẫn của Bộ Tài Chính.
Từ khi thành lập cho đến nay Tổng Công Ty đã trải qua 17 năm không ngừng lớn mạnh và trởng thành,Tổng Công Ty đã đạt đợc nhiều thành tựu đáng kể góp phần vào sự phát triển chung của nền kinh tế Có đợc những kết quả đó là do sự cố gắng nỗ lực của các cán bộ công nhân viên của toàn thể Tổng Công Ty đồng thời đợc sự giúp đỡ to lớn của Nhà Nớc, đặc biệt là của
Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn.
Hiện nay Tổng Công Ty đang hoạt động theo mô hình Tổng Công Ty
90 và từng bớc mở rộng hơn nữa quy mô cũng nh hiệu quả hoạt động.
Tổng Công ty Rau quả Nông sản hoạt động trong những lĩnh vực chủ yÕu sau:
- Sản xuất rau quả, giống rau quả và các nông lâm sản khác, chăn nuôi gia sóc.
- Chế biến rau quả, thịt, thủy sản, đờng kính,đồ uống.
- Sản xuất bao bì ( gỗ, thủy tinh, giấy, sắt)
- Bán buôn, bán lẻ các giống rau quả thực phẩm, đồ uống, máy móc,thiết bị, phụ tùng chuyên dùng nguyên nhiên vật liệu, hóa chất, hàng tiêu dùng.
- Kinh doanh du lịch, khách sạn, nhà hàng.
- Kinh doanh vận tải, kho cảng và giao nhận.
- Dịch vụ trồng trọt và chăn nuôi, trồng rừng.
- Dịch vụ t vấn đầu t phát triển ngành rau quả.
- Sản xuất và chế tạo các sản phẩm cơ khí, thiết bị phụ tùng máy móc phục vụ chuyên ngành rau quả và gia dụng.
+ Xuất khẩu trực tiếp : rau quả tơi, rau quả chế biến, hoa và cây cảnh, gia vị, giống rau quả, nông lâm hải sản, thực phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ và hàng hoá tiêu dùng.
+ Nhập khẩu trực tiếp : rau hoa quả, giống rau hoa quả, thực phẩm, máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, nguyên nhiên vật liệu và hàng tiêu dùng.
Mọi hoạt động kinh doanh của Tổng Công Ty chủ yếu là nhằm cung cấp rau quả và một số sản phẩm khác cho nhu cầu trong và ngoài nớc Xuất khẩu là động lực chính của sản xuất kinh doanh, vì thế mà Tổng Công Ty hoạt động theo mô hình Sản xuất – Chế biến – Kinh doanh. ở văn phòng của Tổng Công Ty hoạt động chủ yếu là quản lý, bên cạnh đó còn hoạt động kinh doanh thơng mại để tạo doanh thu và hỗ trợ cho các đơn vị thành viên tiêu thụ sản phẩm Hoạt động kinh doanh thơng mại của văn phòng Tổng Công Ty bao gồm:
1 Nhập khẩu hàng để bán trong nớc.
3 ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu.
Hiện nay với chính sách của Chính phủ là “hớng mạnh vào xuất khẩu những mặt hàng có thế mạnh”, hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Tổng
Những kết quả chủ yếu của Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản trong mÊy n¨m gÇn ®©y.
Những năm qua, đợc sự quan tâm của nhà nớc đã đầu t đổi mới công nghệ chế biến với quy mô lớn hiện đại hỗ trợ vùng nguyên liệu phục vụ nhà máy…nhu cầu của thị trmà Tổng Công Ty đã hoàn thành các dự án và dựa vào sử dụng, bớc đầu đã phát huy hiệu quả, có nhiều sản phẩm qua chế biến đợc xuất khẩu, toàn
Tổng Công Ty đã thực hiện tốt chính sách tài chính của Nhà Nớc, nhất là chính sách thuế.
Ba năm trở lại đây, Tổng Công Ty đã đạt đợc một số kết quả đáng chú ý nh sau:
STT chỉ tiêu đvt Năm 2002 Năm 2003
Tổng doanh thu Lợi nhuận trớc thuế Lợi nhuận sau thuế Nộp ngân sách Nhà Nớc Tổng quỹ lơng
Số công nhân viên Tiền lơng bình quân Thu nhËp b×nh qu©n
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý điều hành của Tổng Công Ty
Trong Tổng Công Ty, ở khối văn phòng có các phòng quản lý và các phòng kinh doanh Các phòng quản lý đợc quyền quản lý chỉ đạo đến từng cơ sở Các phòng kinh doanh có nhiệm vụ giúp đỡ và hỗ trợ cho các khối nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại dịch vụ, liên doanh liên kết trong lĩnh vực tìm hiểu thị trờng, giá cả nhng độc lập về kinh tế Các đơn vị cơ sở hạch toán độc lËp.
Hiện nay, Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản có tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một thủ trởng có nghĩa là đứng đầu là Tổng Giám Đốc, dới có các phó Tổng Giám Đốc, kế toán trởng, các phòng ban và xí nghiệp chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Hội đồng quản trị: thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng Công Ty, chịu trách nhiêmj về sự phát triển của Tổng Công Ty theo nhiệm vụ Nhà Nớc giao.
Tổng Giám Đốc: là ngời có quyền hành chính cao nhất Tổng Công Ty Tổng Giám Đốc là ngời đại diện pháp nhân của Tổng Công Ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, trớc Nhà Nớc và cơ quan pháp luật, điều hành toàn bộ hoạt động của Tổng Công Ty
Ban Kiểm Soát: thực hiện chức năng kiểm tra, giám soát toàn bộ hoạt động của Tổng Công Ty, hoạt động quản lý điều hành của Hội đồng quản trị, giám đốc và những ngời quản lý của Tổng Công Ty.
Các phó Tổng Giám Đốc: giúp Giám Đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực của Tổng Công Ty theo sự phân công của Tổng Giám Đốc, chủ động giải quyết công việc theo nhiệm vụ đợc giao, có ba Phó Tổng Giám §èc:
Phó tổng giám đốc thứ nhất: Phụ trách kinh doanh.
Phó tổng giám đốc thứ hai: Phụ trách nội chính.
Phó tổng giám đốc thứ ba: Phụ trách quản lý các đơn vị thành viên.
Sơ đồ bộ quản lý của Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản:
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc
+ Phòng tổ chức cán bộ: có chức năngt quản lý lao động và tiền l- ơng thực hiện các lĩnh vực tổ chức quản lý nhân sự, tổ chức lao động khoa học, xây dựng và vận dụng các chính sách chế độ tiền lơng, tiền thởng đối với các cán bộ công nhân viên.
+ Phòng tài chính kế toán: thực hiện nhiệm vụ hạch toán quản lý vốn, các khoản thanh toán với ngân hàng, cấp phát vốn theo yêu cầu kinh doanh.
+ Phòng t vấn đầu t: thực hiện chức năng t vấn cho các đơn vị trực thuộc về các dự án sản xuất chế biến rau quả của Tổng Công Ty
+ Trung tâm KCS: tiến hành nghiệp vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm hàng hoá của cả Tổng Công Ty trớc khi đa ra thị trờng.
+ Văn phòng: có chức năng phục vụ các hoạt động sinh hoạt của Tổng Công Ty nh điều động phơng tiện, văn th, tiếp khách…nhu cầu của thị tr
+ Các phòng kinh doanh: thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Tổng Công Ty, đợc chia lạm 9 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kinh doanh các mặt hàng khác nhau theo sự phân công của lãnh đạo Tổng Công Ty
Tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản
2.2.1.Các phơng thức bán hàng chủ yếu của Tổng Công Ty:
Là một doanh nghiệp thơng mại nên bán hàng là hoạt động kinh doanh chủ yếu mang lai lợi nhuận cho Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản Hàng hóa của Tổng Công Ty đợc nhập từ các đơn vị trực thuộc Tổng Công Ty quản lý, các đơn vị ngoài Tổng Công Ty quản lý không đợc đầu t về vốn Bên cạnh đó, còn có các đpn vị nằm ngoài sự quản lý của Tổng Công Ty nhng lại đợc Tổng Công Ty đầu t về vốn, kĩ thuật và giống Hàng bán gồm:
Hàng bán trong nớc: hàng nhập khẩu tự doanh và hàng kinh doanh nội địa.
Hàng xuất khẩu: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác Song do Tổng Công Ty có khả năng tổ chức đàm phán, am hiểu đối tác, am hiểu thị tr- ờng, có đợc các bạn hàng đáng tin cậy, với những mặt hàng xuất khẩu truyền thống nên Tổng Công Ty sử dụng hình thức xuất khẩu trực tiếp là chủ yếu.
Với các loại hàng bán nh: dứa hộp, vải hộp, da chuột muối, lọ nớc trái cây các loại Nhng nổi lên mặt hàng chủ đạo là dứa hộp.
Cácphơng thức bán hàng chủ yếu của Tổng Công Ty là bán buôn, kí gửi đại lí Trong mỗi phơng thức bán hàng lại có thể thực hiện dới nhiều hình thức khác nhau ( trực tiếp, chuyển hàng).
Trong bán buôn thờng bao gồm hai phơng thức:
Bán buôn hàng hoá qua kho: đợc thực hiện dới hai hình thức:
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng.
Bán buôn vận chuyển thẳng: đợc thực hiện dới hai hình thức:
Tuy nhiên Tổng Công Ty hoạt động kinh doanh theo hình thức bán hàng khi đã có đơn đặt hàng của khách hàng, rồi trên cơ sở đó mới xác lập các phơng án kinh doanh do đó hình thức chủ yếu mà Tổng Công Ty áp dụng là bán hàng trực tiếp vận chuyển thẳng.
Phơng thức bán hàng vận chuyển thẳng chia thành hai hình thức:
Vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này , Tổng Công Ty kí kết hợp đồng với khách hàng và với ngời cung cấp để mua hàng ở bên cung cấp bán cho khách hàng Hàng hóa không chuyển về kho của Tổng Công Ty mà thực hiện bằng hai cách:
Bên cung cấp chuyển thẳng hàng đến kho của khách hàng.
Khách hàng trực tiếp nhận hàng tại kho hoặc tại địa điểm nào đó do bên cung cấp giao hàng.
Tổng Công Ty có trách nhiệm đòi tiền khách hàng và trả tiền cho nhà cung cÊp.
Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: theo hình thức này Tổng Công Ty không tham gia vào quá trình mua bán hàng hoá mà chỉ đóng vai trò trung gian, môi giới giữa các bên bán và bên mua để hởng phần thủ tục phí theo hợp đổng thỏa thuận giữa các bên.
Về hình thức thanh toán: Đối với khách hàng trong nớc: Thanh toán băng tiền mặt, séc chuyển khoản. Đối với khách hàng nớc ngoài: Thanh toán bằng L/C và TT là chủ yếu.
Thời điểm thanh toán thờng là một thời gian sau khi khách hàng đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán,nhng tối đa không quá ba tháng.
2.2.2 Kế toán bán hàng tại Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng Tổng Công Ty sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
Hóa đơn GTGT ( loại 3 liên):
+ Liên 2 : Giao cho khách hàng
+ Liên 3: sử dụng để hạch toán.
Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tính trị giá vốn hàng bán theo phơng pháp bình quân gia quyền Phơng pháp này đợc cài đặt sẵn trên máy vi tính, khi Tổng Công Ty nhập hàng về thì nhập số lợng và đơn giá nhập vào máy Khi xuất hàng bán Tổng Công Ty chỉ nhập số lợng hàng bán mà không nhập đơn giá xuất Cuối kỳ sau khi tập hợp toàn bộ lợng hàng nhập, xuất tồn trong kỳ máy sẽ tự tính ra giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Giá vốn hàng xuất kho của các loại hàng hoá của tổng công ty chỉ đợc tính trên cơ sở giá mua thực tế của hàng hoá mua vào, còn chi phí mua hàng đợc tập hợp vào chi phí bán hàng – Trị giá mua thực tế là giá mua của hàng hoá trên hóa đơn mua hàng cha có thuế GTGT ( Đối với hàng nhập khẩu, trị giá mua là giá CIF ghi trên hợp đồng nhập khẩu).Trên cơ sở đó, máy tính tiếp tục thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ cho mỗi phơng án kinh doanh.
Là đơn vị kinh doanh và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng của Tổng Công Ty không bao gồm thuế GTGT và đợc chia thành:
Doanh thu bán hàng xuất khẩu
Doanh thu bán hàng trong nớc
Doanh thu bán hàng nội bộ
Hiện nay, doanh thu bán hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng doanh thu của Tổng Công Ty đạt tỷ lệ cao. Để phản ánh doanh thu bán hàng, Tổng Công Ty sử dụng:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK này đợc mở chi tiết nh sau:
TK 5111 : Doanh thu bán hàng xuất khẩu
TK 5112 : Doanh thu bán hàng trong nớc
TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
TK 131: Phải thu của khách hàng Tổng Công Ty mở các TK chi tiết cho TK 131 nh sau:
TK 1311: phải thu của khách hàng trong nớc.
TK 1312: Phải thu của khách hàng nớc ngoài
TK 331: Phải trả ngời bán
TK này đợc chi tiết thành 2 TK cấp 2 :
TK 3311: Phải trả ngời bán trong nớc.
TK 3312: Phải trả ngời bán nớc ngoài.
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nớc Tổng Công Ty sử dụng các TK sau:
TK 3331: Thuế GTGT TK này đợc chi tiết thành 2 TK cấp 3:
TK 33311: ThuÕ GTGT ®Çu ra
TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
TK 3333: ThuÕ xuÊt nhËp khÈu
Ngoài ra Tổng Công Ty còn sử dụng các TK khác: TK 111, TK 112, Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: Đối với hàng Xuất Khẩu:
+ Các nghiệp vụ XK là do các phòng nghiệp vụ thực hiện, Hiện nay Tổng Công Ty đang tiến hành hoạt động kinh doanh XK dới hai hình thức:
XK trực tiếp và XK ủy thác, trong đó XK trực tiếp là chủ yếu.
Tổng Công Ty chủ yếu xuất khẩu hàng theo phơng thức chuyển hàng từ kho của bên bán ra thẳng cảng xuất khẩu Khi nhận đợc thông báo hoàn thành thủ tục hải quan và vận đơn do hãng tàu biển xác nhận hàng đã giao lên tàu và xuất khẩu ( hàng đợc xác nhận là xuất khẩu), các phòng gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho phòng kế toán để lập hóa đơn GTGT cho lô hàng xuất khẩu.
Doanh thu hàng xuất khẩu là tổng giá trị ngoại tệ của lô hàng ghi trên hóa đơn thơng mại ( giá FOB) Sau đó kế toán quy đổi ra tiền Việt Nam theo giá hạch toán.
BT1>Sau khi hàng đã đợc xác định là xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 5111: Doanh thu hàng xuất khẩu Đồng thời kế toán ghi đơn : Nợ TK 007: theo nguyên tệ
BT2> Phản ánh thuế xuất khẩu:
Có TK 33331: Thuế xuất khẩu phải nộp
Sau khi tập hợp, phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào máy vi tính Quá trình nhập chứng từ vào máy nh sau:
Từ màn hình nền của phần mềm kế toán ACSGROUP, chọn menu
“chơng trình quản lý bán hàng”\ “ Bán hàng”\ “ Hóa đơn bán hàng”
Chơng trình sẽ hiện ra chứng từ nhập lần cuối cùng trên màn hình cập nhật chứng từ Nhấn nút “thêm” để màn hình trở về trạng thái trống ban đầu để nhập chứng từ mới Chuyển đến trờng đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
Lần lợt cập nhật các thông tin trên màn hình Sau đó ấn nút “ Lu” để lu chứng từ Khi chơng trình thực hiện xong thì hiện lên thông báo “ Đã thực hiện xong”.
hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại tổng công ty rau quả nông sản
Nhận xét chung về tình hình bán hàng của Tổng công ty rau quả nông sản
Để hoạt động kinh doanh của Tổng Công Ty ngày càng phát triển và xứng đáng với tầm vóc của một Tổng Công Ty lớn nhất nớc trong lĩnh vực rau quả Tổng Công Ty cần có biện pháp trớc mắt cũng nh lâu dài để tăng doanh thu bán hàng Trong những năm vừa qua Tổng Công Ty đã áp dụng thành công các biện pháp làm tăng doanh thu nh sau:
Một là: Nhóm các biện pháp làm tăng doanh thu thông qua việc thực hiện quảng cáo và giới thiệu hàng hoá nhằm mở rộng thị trờng Cụ thể, Tổng Công Ty đã xây dựng chơng trình trọng điểm quốc gia, đợc chính phủ phê duyệt 4 chơng trình: Xây dựng webside, các đoàn khảo sát thị trờng, hội chợ Anuga, Sial và Chicago, các lớp tập huấn với tổng kinh phí 6.863 triệu đồng trong đó chính phủ hỗ trợ 3.739 triệu đồng.
Thực hiện các chơng trình xúc tiến thơng mại: tổ chức cho 04 đoàn cán bộ lãnh đạo, cán bộ xuất nhập khẩu tham gia hội chợ và đi khảo sát thị tr- ờng ở Nga, Đức, Trung Quốc và Mỹ Kết quả đã kí đợc nhiều hợp đồng với trên 16.000 tấn rau quả nông sản các loại (dứa chế biến các loại, ngô bao tử, pure đu đủ, tinh bột sắn, hải sản) trị giá trên 10 triệu USD Đã tổ chức bồi d - ỡng về nghiệp vụ ngoại thơng, xúc tiến thơng mại cho 46 học viên của 13 doanh nghiệp, đã tiến hành xây dựng một Webside của Ngành rau quả giai đoạn 1. Đang xây dựng Catalogue của Tổng Công Ty, tìm hiểu và cung cấp các tài liệu về thị trờng, sản phẩm cho các đơn vị và phòng ban Phát hành bản tin thi trờng rau quả 2 tháng/kì.
Hai là: Nhóm các biện pháp quản lý hàng tồn kho Là một doanh nghiệp thơng mại nên vốn nằm trong hàng tồn kho của Tổng Công Ty là khá lớn Nhằm bảo toàn vốn hàng tồn kho, Tổng Công Ty không ngừng quan tâm đến việc xây dựng và hiện đại hóa hệ thống nhà kho Bên cạnh đó lợng hàng tồn kho cũng liên tục đợc điều chỉnh để vừa đáp ứng nhu cầu cung cấp hàng hoá cho khách hàng vừa giảm thiểu lợng hàng tồn trong kho Do đặc thù hoạt động của Tổng Công Ty là trong lĩnh vực rau quả nông sản- là mặt hàng yêu cầu cao về chất lợng sản phẩm, vì vậy Tổng Công Ty không chỉ chú trọng đến việc quản lý về số lợng hàng tồn kho mà còn có sự quan tâm đầy đủ đến chất lợng hàng tồn nữa Tổng Công Ty đã tiến hành kiểm tra công tác sản xuất chế biến, vệ sinh an toàn thực phẩm, việc thực hiện các quy trình chế biến, tiêu chuẩn sản phẩm tại các đơn vị Giúp đỡ đào tạo chuyên môn cho 03 đơn vị thành viên Ngoài ra, trung tâm KCS của Tổng Công Ty còn tiến hanh kiểm tra 2000 tấn sản phẩm xuất khẩu, kiểm tra 350 mẫu các sản phẩm thí nghiệm, sản xuất thử, chào hàng Việc cấp chứng th hàng xuất khẩu và kiểm mẫu đảm bảo thời gian và độ chính xác Đồng thời, trung tâm còn kịp thời có y kiến đóng góp cho các đơn vị sản xuất.
Nhờ thực hiện các biện pháp trên, Tổng Công Ty đã đảm bảo đợc nhu cầu của khách hàng đồng thời tạo niềm tin của khách hàng vào sản phẩm của Tổng Công Ty, đặc biệt là các bạn hàng nớc ngoài Đó là tiền đề quan trọng trong việc mở rộng thị trờng, tăng doanh thu trong những năm tiếp theo.
Bên cạnh những thành tựu to lớn mà Tổng Công Ty đã đạt đợc trong thời gian qua, tình hình bán hàng của Tổng Công Ty vẫn còn có một số vớng mắc cần phải quan tâm, đó là chỗ đứng nào cho nông sản Việt Nam trên thị trêng thÕ giíi?
Hiện nay đây không chỉ là vấn đề của riêng mặt hàng nông sản, tuy nhiên là một nớc mà rau quả nông sản chiếm một tỉ trọng chủ yếu trong kim ngạch xuất khẩu của cả nớc thì vấn đề thơng hiệu cho mặt hàng này lại càng đợc quan tâm Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản là một công ty đầu ngành trong lĩnh vực này lại càng phải có sự quan tâm thích đáng tới vấn đề thơng hiệu Một thực trạng đang diễn ra là tuy là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu nhng kim ngạch xuất khẩu rau quả nông sản của nớc ta vẫn không cao so với một số nớc trong khu vực mặc dù chất lợng hàng của ta không thua kém gì họ, thậm chí một số mặt hàng còn có chất lợng cao hơn Nguyên nhân là do ta cha có một thơng hiệu cụ thể nào cho hàng rau quả nông sản mà chủ yếu xuất khẩu bằng thơng hiệu của khách hàng. Đó là vấn đề xuất khẩu, còn một hạn chế nữa trong công tác tiêu thụ hàng nông sản là vấn đề tiêu thu trong nớc Hiện nay, ngời Việt Nam có tâm lí chuộng đồ ngoại, mặt khác thì các công ty cũng cha thật sự chú y tới thị trờng này,vì vậy mà tuy hàng Việt Nam chất lợng nhng lợng hàng tiêu thụ đợc trong nớc vẫn cha thật cao Thị trờng trong nớc với hơn 80 triệu dân thực sự là một thị trờng rộng lớn cho mặt hàng rau quả nông sản nói riêng và cho các hàng hoá khác nói chung mà các nhà sản xuất kinh doanh cần phải quan tâm. Để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động bán hàng của mình, Tổng Công Ty cần quan tâm đến một số giải pháp sau:
Thứ nhất, xây dựng một thơng hiệu cho hàng nông sản, từ đó tìm chỗ đứng cho hàng Việt trên thị trờng thế giới.
Thứ hai, xúc tiến các hoạt động nghiên cứu thị trờng nh gửi các đoàn khảo sát đến các nớc tìm hiểu thị trờng để có phơng án tiếp cận các thị trờng mới, mở rộng các thị trờng truyền thống Tập trung phát triển các thị trờng trọng điểm: Trung Quốc, Nga, Mỹ và EU Tiếp tục khẳng định các mặt hàng chủ lực của Tổng Công Ty nh dứa, hạt điều, tiêu, lạc nhân…nhu cầu của thị tr.
Thứ ba, nghiên cứu tìm hiểu thị trờng trong nớc để có cách tiếp cận hợp lí, từ đó nhằm khai thác hiệu quả nhất thị trờng tiềm năng này.
Nhận xét chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản
3.2.1 Những u điểm trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản
Là công cụ quản lý, công tác Kế toán nói chung, Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản không ngừng đợc hoàn thiện Qua tìm hiểu tình hình thực tế cho thấy tổ chức Kế toán của Tổng Công Ty về cơ bản đã đảm bảo tuên thủ theo đúng những quy định về kế toán của Nhà Nớc và Bộ Tài Chính ban hành và phù hợp với điều kiện thực tế của Tổng Công Ty thời điểm hiện nay Công tác kế toán đã đáp ứng yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để phản ánh và giám đốc toàn bộ tài sản, tiền vốn của Tổng Công Ty sát sao và hữu hiệu.
Trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán Tổng Công Ty đã tổ chức một cách linh hoạt vừa đơn giản, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý với số lợng hàng hoá phong phú, đa dạng Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Tổng Công Ty có những u điểm sau:
-Về khâu tổ chức hạch toán ban đầu: cơ bản đã đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh rõ ràng, chính xác, đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngoài các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính nh: hóa đơnGTGT, Phiếu thu, phiếu chi,…nhu cầu của thị trTổng Công Ty còn sử dụng một số chứng từ khác theo yêu cầu sử dụng thông tin không vi phạm quy định, chế độ của NhàNớc về kinh tế tài chính.
Quá trình luân chuyển chứng từ là quá trình qua nhiều bớc, nhiều thủ tục nên luôn đợc kiểm tra, giám sát chặt chẽ và xử lý kịp thời Việc lu trữ chứng từ kế toán đã đợc sử dụng theo đúng quy định của chế độ lu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của nhà Nớc Các trờng hợp đáng tiếc nh mất chứng từ gốc không xảy ra vì mọi chứng từ đều đợc nhập vào máy tính để bảo quản.
-Về hình thức kế toán Tổng Công Ty đang sử dụng: Hiện nay hình thức kế toán đợc lựa chọn để sử dụng ở Tổng Công Ty là hình thức Nhật Ký Chung Hình thức này rất phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô của Tổng Công Ty do hình thức sổ sách đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá cán bộ kế toán, dễ dàng cho việc vi tính hoá công tác kế toán ở đơn vị.
Tổng Công Ty là một trong những đơn vị sớm đa việc áp dụng kế toán máy vào tổ chức công tác kế toán ở Tổng Công Ty Chính vì thế Tổng Công
Ty đã sớm khai thác đợc thế mạnh của kế toán trên máy vi tính nh: lu trữ số liệu một cách an toàn, các đối tợng kế toán đợc mã hoá cụ thể làm việc tìm kiếm, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng đợc thực hiện nhanh chóng, dễ dàng; các sổ sách kế toán đều đợc thực hiện trên máy đảm bảo độ chính xác cao, tiết kiệm các bớc luân chuyển chứng từ nh trong kế toán thủ công nên tiết kiệm đợc thời gian.
Về công tác tổ chức bộ máy kế toán:Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm hoạt động của Tổng Công Ty Việc tổ chức kế toán nh vậy tránh đợc tình trạng nhiều lãnh đạo, việc ra quyết định có thể chồng chéo khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu kinh tế của Tổng Công
Ty Đội ngũ kế toán là những cán bộ có kinh nghiệm, nhiệt tình, có trách nhiệm Tổng Công Ty lựa chọn các cán bộ trẻ có năng lực ham học hỏi và sảng tạo trong việc áp dụng các tiến bộ của khoa học làm đơn giản hoá công tác kế toán mà vẫn đảm bảo chất lợng công tác Công việc đợc phân công,phân nhiệm rõ ràng từ đó phát huy tính chủ động, độc lập cũng nh tính trung thực của các kế toán viên.
Về hệ thống tài khoản sử dụng: Tại thời điểm năm 2004, Tổng Công
Ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 1141/Tổng C- CĐKế toán đã sửa đổi bổ sung đến tháng 11/2000 Hệ thống tài khoản này đợc vặn dụng linh hoạt với tình hình thực tiễn của Tổng Công Ty Chẳng hạn, Tổng nên các tài khoản đều đợc mở tài khoản cấp 2 theo hai hoạt động này: TK 131 chi tiết thành 2 TK cấp 2:TK1311 “ phải thu của khách hàng trong nớc” và TK
1312 “ phải thu của khách hàng nớc ngoài”; TK 331 chi tiết thành 2 TK cấp 2:
TK 3311 “ phải trả ngời bán trong nớc” và TK 3312 “ phải trả ngời bán nớc ngoài”…nhu cầu của thị trHay do mặt hàng Tổng Công Ty kinh doanh là mặt hàng nông sản, thực phẩm nên khi XNK đều phải đợc kiểm dịch, hun trùng, giám định theo yêu cầu của khách hàng Do vậy, đợc phép của Bộ Tài Chính, Tổng Công Ty mở thêm TK 6416 – “Chi phí hải quan, kiểm dịch,hun trùng, giám định” tạo sự thống nhất trong hệ thống tài khoản cũng nh phân bổ đúng chi phí bán hàng cho các đối tợng liên quan.
Hiện nay Tổng Công Ty đang sử dụng hệ thống tài khoản theo hớng dẫn của thông t 89/QĐ-BTC.
3.2.2 Một số tồn tại trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công ty Rau quả Nông sản
Tuy công tác kế toán tại Tổng Công Ty đã không ngừng đợc hoàn thiện từ khi Tổng Công Ty đợc thành lập cho đến nay nhằm đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu quản lý kinh tế tài chính tại Tổng Công Ty cũng nh yêu cầu cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tợng sử dụng thông tin Nhng do hoạt động của Tổng Công Ty liên tục thay đổi, và các yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính của nhà nớc ngày càng chặt chẽ nên kế toán của Tổng Công
Ty nói chung vẫn còn một số hạn chế,cụ thể là:
Một là, về tổ chức công tác kế toán: Do đội ngũ cán bộ kế toán của
Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản còn hạn chế về số lợng Tuy rằng bộ máy kế toán tơng đối gọn nhẹ, mỗi cán bộ kế toán có nhiệm vụ đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, nhng chính điều đó đã dẫn đến tình trạnh kế toán còn làm tắt một số công việc dẫn đến khó khăn khi Tổng Công Ty mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Đồng thời việc kiêm nhiệm cùng một lúc nhiều công việc có thể làm các kế toán viên không thể làm việc có hiệu quả nhất, tình trạng khối lợng công việc lớn trong điều kiện thời gian và sức lực có hạn dễ dẫn tới sao sót, nhầm lẫn trong công việc.
Hai là, về công tác bán hàng : bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp Để tăng lợng hàng bán, doanh nghiệp phải có các chính sách tiêu thụ thích hợp , mặt khác cần tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn quá lớn dẫn đến giảm khả năng thanh toán cũng nh khả năng tiếp tục đầu t kinh doanh của doanh nghiệp Nh vậy có nghĩa là, việc chiết khấu thanh toán, chiết khấu thơng mại cho khách hàng là hết sức cần thiết Tuy nhiên ở Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản các biện pháp này vẫn cha đợc áp dụng
Theo em, để thu hồi nhanh tiền bán hàng và tạo tâm lí thoải mái cho khách hàng,Tổng Công Ty nên có khoản chiết khấu thơng mại cho các khách hàng mua hàng với khối lợng lớn và có chiết khấu thanh toán cho những khách hàng sớm trả tiền hàng.
Ba là, về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản
3.3.1 Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện:
+ Tôn trọng đúng các chính sách, chế độ của nhà Nớc về kế toán.
Cùng với quá trình phát triển kinh tế đất nớc, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đợc hoàn thiện và phát triển Hoạt động bán hàng và kế toán bán hàng phải dựa vào chính sách chế độ của Nhà Nớc Việc hoàn thiện kế toán ở đây hoàn toàn tôn trọng đúng những quy định về kế toán, đặc biệt tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán đã ban hành Việc hoàn thiện kế toán chỉ là giải quyết các mâu thuẫn, những yếu tố cha khoa học trong những quy định về kế toán doanh nghiệp.
+ Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau do đó yêu cầu quản lý cũng khác nhau Do vậy, việc hoàn thiện đầu xuất phát từ thực trạng và yêu cầu quản lý tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản Từ đó có thể liên hệ với những công ty có hoạt động tơng tự.
+ Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác,
Yêu cầu này đòi hỏi công tác kế toán của doanh nghiệp phải đáp ứng đợc thông tin cho mọi đối tợng một cách kịp thời, chính xác, giúp các đối tợng ra các quyết định đúng đắn Cụ thể ở bài viết này mọi việc hoàn thiện đều tuân thủ nghiêm túc chính sách, chế độ kế toán hiện hành, chỉ sửa đổi cho phù hợp với ý nghĩa nội dung vốn có Nghĩa là các chỉ tiêu hoàn thiện vẫn mang ý nghĩa,nội dung nh cũ, phơng pháp lập không thay đổi do đó vẫn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ.
+ Đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả.
Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận cho nên không thể thực hiện một phơng án nào mà không tính đến tính khả thi và hiệu quả mà nó mang lại Có nh thế thì công tác kế toán mới đáp ứng đợc yêu cầu đổi mới nền kinh tế nớc ta và cũng đợc cải cách triệt để và toàn diện.
Luận văn này đa ra một số giải pháp dựa trên nguyên tắc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nêu trên nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản. Để thực hiện đợc các giải pháp đó Tổng Công Ty phải có các điều kiện:
+ Tổng Công Ty phải có một đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là kế toán ngoại thơng Trong đội ngũ phải có những hạt nhân vững chắc mà trớc hết là kế toán trởng.
+ Do hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng Công Ty là hoạt động XNK, nghĩa là phải thờng xuyên giao dịch với ngời nớc ngoài nên kế toán viên phụ trách phần hành liên quan đến hoạt động này phải tơng đối thông thạo ngoại ngữ.
+ Trong điều kiện cách mạng khoa học kỹ thuật trên thế giới đang diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng tin học trong tổ chức kế toán sẽ đảm bảo đợc tính chính xác, kịp thời, chất lợng của các thông tin kế toán là thích ứng với việc quản lý điều hành hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trờng hiện nay.
3.3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản:
3.3.2.1 Hoàn thiện kế toán bán hàng:
Trớc hết là hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán.
Tổng công ty rau quả nông sản có hoạt động xuất khẩu là chủ yếu, khi hạch toán hàng gửi bán xuất khẩu, khi xuất kho hàng hoá kế toán không phản ánh vào TK 157 mà chỉ ghi khi hàng đợc xác định là đã bán kế toán phản ánh luôn vào TK 632- Giá vốn hang bán theo định khoản:
Cã TK 15611 Theo trị giá vốn hàng xuất bán.
Việc hạch toán này vừa cha đúng với chế độ kế toán vừa gây khó khăn cho thực tế, đặc biệt là nếu thời gian từ lúc hàng gửo đi bán đến lúc hàng đã làm xong thủ tục hải quan và đợc coi là xuất khẩu kéo dài.
Vì vậy, khi xuất kho hàng hoá cuất khẩu, căn cứ vào trị giá vốn hàng xuất bán đã tính đợc kế toán định khoản:
Nợ TK 157: trị giá vốn hàng xuất bán
Cã TK 1561 Khi hàng đã đợc xác định là xuất khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 632: trị giá vốn hàng xuất bán
Cụ thể: nh ví dụ 1, kế toán ghi:
Nợ TK 157: chỉ ghi số lợng xuất, còn trị giá vốn đợc xác định theo đơn giá bình quân gia quyền vào cuối kỳ.
Cã TK 1561 Khi xuất khẩu lô dứa miếng này, kế toán ghi:
Nợ TK 6321: theo trị giá vốn hàng xuất đợc xác định vào cuối kú.
Cã TK 157 Đối với hàng vận chuyển thẳng thay vì hạch toán qua kho Tổng công ty nên hạch toán nh sau:
- Trờng hợp hàng mua gửi bán thẳng:
+ Khi hàng về bến cảng, đợc gửi đi cho khách hàng, trên cơ sở phiếu báo nhận hàng, hoá đơn mua hàng, kế toán định khoản:
+ Khi khách hàng nhận đợc hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, ngoài việc phản ánh doanh thu kế toán cần phản ánh giá vốn theo định khoản:
+ Trờng hợp mua bán thẳng: khi nhận đợc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn:
Thứ hai, hoàn thiện kế toán các khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán.
Do hiện nay Tổng công ty không áp dụng các khoản giảm trừ doanh thu và các khoản chiết khấu thanh toán nên cha sử dụng các tài khoản liên quan. Để tăng tinh linh hoạt trong hoạt động bán hàng, đẩy nhanh hơn na tốc độ tiêu thụ hàng hoá, Tổng công ty nên áp dụng biện pháp chiết khẩu thơng mại cho khách hàng mua hàng với khối lợng lớn và có chiết khấu thanh toán cho khách hàng sớm trả tiền hàng để thu hồi nhanh tiền hàng, tranh ứ đọng vốn và tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng. Để hạch toán các khoản này kế toán cần khai báo thêm vào danh mục tài khoản trên máy vi tính TK 521- Chiết khấu thơng mại.
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan kế toán định khoản nh sau:
+ Khi phát sinh chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính
Có TK lq ( 111,112,131,…nhu cầu của thị tr) + Khi phát sinh chiết khẩu thơng mại:
Nợ TK 521: Chiết khấu thơng mại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đợc giảm tơng ứng
Có TK lq ( 111,112, 131,…nhu cầu của thị tr) Cuèi kú kÕt chuyÓn sang TK doanh thu:
Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng lần cuối cùng có ghi khoản chiết khấu thơng mại và chứng từ phản ánh khoản chiết khấu thanh toán chấp nhận cho khách hàng để nhập vào máy theo định khoản nh trên, còn các bút toán kết chuyển máy sẽ tự tính và đa ra kết quả trên các sổ theo yêu cầu.
Thứ ba, hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng. Đa số các hợp đồng bán hàng của Tổng Công Ty đều dới hình thức bán trả chậm hoặc trả một phần tiền hàng, số còn lại sẽ đợc trả sau theo thời hạn ghi trong hợp đồng Do đó kế toán cần theo dõi thờng xuyên, chi tiết tình hình thanh toán với từng khách hàng Kế toán ở Tổng công ty đã làm đợc điều này với kế toán trong nớc Còn lại chỉ mở một số sổ chi tiết để theo dõi công nợ của toàn bộ khách hàng nớc ngoài Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa số phải thu của khách hàng này với khách hàng khác gây thất thoát hoặc chậm trễ trong quá trình thu hồi tiền hàng Vì vậy Tổng công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán cho từng khách hàng nớc ngoài theo mẫu tơng tự nh khách hàng trong nớc.
Mặt khác nhiều trờng hợp khách hàng chấp nhận trả tiền nhng quá thời hạn ghi trong hợp đồng mà họ vẫn cha thanh toán, việc này ảnh hởng không nhỏ đến kết quả bán hàng Để hạn chế tình trạng này Tổng công ty cần nghiên cứu kỹ tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là với các khách hàng mới Bên cạnh đó để hạn chế tổn thất về tài chính khi không đòi đợc các khoản nợ, Tổng công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi Dự phòng phỉa thu khó đòi đợc lập cho từng khách hàng và chỉ đợc lập khi có đầy đủ bằng chứng xác minh là khó đòi Khi trích lập, toàn bộ khoản trích đợc hạch toán vào TK 6426 theo định khoản:
Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào khoản nợ phải thu không chắc chắn là đòi đ- ợc, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho năm sau. Nếu số dự phòng phải trích lập lớn hơn số đã trích lập cha sử dụng hết thì số chênh lệch trích lập thêm đợc hạch toán vào chi phí ( tơng tự định khoản trên)
Ngợc lại, nếu số dự phòng cần trích lập nhỏ hơn số d của TK 139 thì số chênh lệch đợc hoàn nhập và ghi giảm chi phí:
