TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn[.]
LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chun mơn để thực tốt nghiệp vụ văn phịng, vừa có trình độ quản lí quan cịn thiếu uất phát từ nhu cầu c a ộ trưởng 17 ộ iáo dục hội lực đáp ứng c a Nhà trường, năm tạo đ Quyết đ nh số cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Q - , T ngày u l ch Nha Trang đào tạo Cao đẳng ngành Quản tr văn phòng Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo c a Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch nói chung Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa có ngành Quản tr Văn phịng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận ể đáp ứng phương châm đó, Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa đ thực Kế hoạch thực tế ngành Quản tr văn phịng khóa quan, đơn v , tổ chức Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết đ học cịn ngồi ghế nhà trường vào cơng việc thực tế quan ó d p sinh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a quản tr viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau SV: HUỲNH BÁ HỌC 2/17 BÁO CÁO THỰC TẾ MỤC LỤC LỜI MỞ ẦU MỤC LỤC _ VĂN ẢN ÍNH KÈM _ ẢN TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT _ LỜI CẢM ƠN _ TRAN THÔN TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN _ THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN _ THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẾ NỘI UN ÁO CÁO THỰC TẾ N ÀNH QTVP CHƢƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẾ _ I TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƢƠNG Ở NƠI CƠ QUAN THỰC TẾ Tình hình kinh tế Tình hình văn hóa xã hội II ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẾ 2.1 Tên quan, lịch sử thành lập phát triển 2.2 Điều kiện sở hạ tầng 2.3 Cách bố trí văn phòng, sở vật chất _ 2.4 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng khoa _ 2.5 Tổ chức họat động, quy mô đào tạo 10 2.6 Cơ cấu tổ chức, nhân _ 10 CHƢƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG 12 I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 12 1.1 Các nghiệp vụ văn phòng 12 1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng 13 1.4 Một số vấn đề khác 14 II KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ 15 III ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG 15 CHƢƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 15 I KẾT LUẬN: (VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẾ) _ 15 1.1 Thuận lợi 16 1.2 Khó khăn 16 1.3 Những kinh nghiệm tích lũy đƣợc _ 16 II KIẾN NGHỊ _ 17 2.1 Đối với sở thực tế _ 17 2.2 Đối với nhà trƣờng _ 17 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM Có số văn đính kèm theo báo cáo này: HƢỚNG DẪN VIẾT BÁO CÁO THỰC TẾ NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA 32 PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẾ SV: HUỲNH BÁ HỌC 3/17 BÁO CÁO THỰC TẾ BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 14 15 16 17 Từ, cụm từ viết tắt BC CBHD CQ ĐC ĐT GVHD HS-SV Khoa ĐC & NVVH Khoa ĐT BDTC P QTVP SV TCCN TP Trƣờng CĐ VHNT & DL Nha Trang VP VP khoa ĐT BDTC Từ, cụm từ viết đầy đủ Báo cáo Cán hƣớng dẫn Cơ quan Địa Điện thoại Giáo viên hƣớng dẫn Học sinh, sinh viên Khoa Đại cƣơng & Nghiệp vụ Văn hóa Khoa Đào tạo bồi dƣỡng chức Phƣờng Quản trị Văn phòng Sinh viên Trung cấp chuyên nghiệp Thành phố Trƣờng Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang Văn phòng Văn phòng khoa Đào tạo bồi dƣỡng chức LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép xin gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Quốc Phồn – Trưởng khoa phó trưởng khoa Lê Thị Ngọc Hoa khoa Đào tạo bồi dưỡng chức - Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang Thầy Phồn cô Hoa giúp đỡ nhiệt tình suốt thời gian tơi thực tế văn phịng Ngồi cho tơi cảm ơn tất chuyên viên công tác nơi kiến tập làm việc hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn Và cáo khơng hồn thành tốt khơng có giúp đỡ Phạm Thu Trang Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang tận tụy truyền dạy kiến thức cho tơi trong thời gian qua để tơi hồn thành q trình thực tế Với thời gian thực tế 02 tuần (bắt đầu từ ngày 21/9/2012 đến hết ngày 05/10/2012) Thời gian thực tế ngắn nhờ giúp đỡ GVHD CBHD tạo hội cho áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác CQ Tôi bước đầu thực hành công tác VP công việc đơn giản soạn thảo, in ấn, chép, xếp tài liệu Qua tơi tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng cơng tác VP Qua q trình tự học hỏi thân giúp đỡ nhiệt tình cán hướng dẫn, nghiệp vụ VP, tác phong làm việc kỹ giao tiếp nơi công sở cá nhân cải thiện nhiều – kết lớn mà tơi đạt Tôi viết BC với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa ĐC & NVVH để nhận đóng góp ý kiến thầy, cô giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp hồn thiện nghiệp vụ để tơi có sở, tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp SV: HUỲNH BÁ HỌC BÁO CÁO THỰC TẾ 4/17 cho năm tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho cơng tác sau với hi vọng góp phần nhỏ công đổi đất nước, công cải cách hành nước nhà Vì lần tập làm nhân viên VP nên nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức cịn hạn chế nên khn khổ BC không tránh khỏi hạn chế, sai sót Một lần cho phép tơi xin cảm ơn GVHD nhà trường, Cán hướng dẫn VP khoa ĐT BDTC - Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang tạo điều kiện, giúp đỡ để tơi hồn thành tốt BC Khánh Hịa, ngày tháng 10 năm 2012 SINH VIÊN VIẾT BÁO CÁO Huỳnh Bá Học TRANG THÔNG TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN Huỳnh Bá Học Họ tên sinh viên: 08/5/1991 Ngày tháng năm sinh: Phù Mỹ, Bình Định Quê Quán: P Vĩnh Hải, TP Nha Trang Nơi tạm trú: 215095253 Số CMND: 0120 5921 232 Số ĐT: 01 Nhà Thờ, P Vĩnh Hải, TP Nha Trang ĐC liên lạc: II THÔNG TIN KHÁC 10C090092 Mã số sinh viên: CĐ QTVP K32C Lớp: Quản trị Văn phịng Ngành học: 2010 – 2013 Khóa học: THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN Họ tên giáo viên: Chức vụ: Nơi công tác: ĐC nơi công tác: Số ĐT liên hệ: Phạm Thu Trang Phó Trƣởng khoa Đại cƣơng & Nghiệp vụ Văn hóa Trƣờng Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha Trang 52, Phạm Văn Đồng, Phƣờng Vĩnh Hải, TP Nha Trang 0975.394.869 SV: HUỲNH BÁ HỌC 5/17 BÁO CÁO THỰC TẾ THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẾ I ĐƠN VỊ THỰC TẾ Tên đơn vị thực tế: ĐT: Website: Email: ĐC: II CÁN BỘ HƢỚNG DẪN Họ tên cán bộ: Chức vụ: Nơi công tác: ĐC nơi cơng tác: Số ĐT liên hệ: Văn phịng khoa Đào tạo bồi dƣỡng chức (Trƣờng CĐ VHNT & DL Nha Trang) 0583.542.787 http://cdk.edu.vn khoataichucvhnt@gmai.com taichuc2011@gmail.com 52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa Thạc sĩ Nguyễn Quốc Phồn Trƣởng khoa Đào tạo – Bồi dƣỡng Tại chức Trƣờng CĐ VHNT & DL Nha Trang 52, Phạm Văn Đồng, P Vĩnh Hải, TP Nha Trang 0989.079.454 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẾ NGÀNH QTVP CHƢƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẾ I TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƢƠNG Ở NƠI CƠ QUAN THỰC TẾ Trƣờng CĐ VHNT & DL Nha Trang tọa lạc số 52, Phạm Văn Đồng, Phƣờng Vĩnh Hải, TP Nha Trang Thành phố Nha Trang có diện tích tự nhiên 251 km², dân số 392.279 (2009) Phía Bắc giáp thị xã Ninh Hịa, phía Nam giáp huyện Cam Lâm, phía Tây giáp huyện Diên Khánh, phía Đơng giáp Biển Đơng Nha Trang thành phố ven biển trung tâm trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật du lịch tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam Thành phố tám đô thị loại trực thuộc tỉnh Việt Nam Tình hình kinh tế Nha Trang thành phố có kinh tế tƣơng đối phát triển khu vực miền Trung Năm 2011, GDP bình quân đầu ngƣời thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăng trƣởng GDP tăng bình quân hàng năm từ 13 - 14% Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cực theo hƣớng dịch vụ - cơng nghiệp - nơng nghiệp Nha Trang có nhiều đóng góp lớn kinh tế tỉnh Khánh Hòa Tuy diện tích chiếm 4,84%, Nha Trang chiếm đến 1/3 dân số 2/3 tổng sản phẩm nội địa Khánh Hịa, đóng góp 82,5% doanh thu du lịch - dịch vụ 42,9% giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lƣợng thủy - hải sản thành phố chiếm 41,7% tổng sản lƣợng toàn tỉnh SV: HUỲNH BÁ HỌC 6/17 BÁO CÁO THỰC TẾ Thƣơng mại - Dịch vụ - Du lịch ngành kinh tế đóng vai trị quan trọng tạo động lực phát triển đô thị mang lại vị quan trọng cho Nha Trang Hoạt động thƣơng mại tƣ nhân phát triển mạnh, tạo nên thị trƣờng cạnh tranh Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón triệu lƣợt khách du lịch (tăng 18,54% so với năm 2010), 440.000 lƣợt khách quốc tế (tăng 13,5%) Tổng doanh thu du lịch dịch vụ ƣớc tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng (tăng 20,28%) Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất địa bàn thành phố khoảng 424 triệu USD với khoảng 50 loại sản phẩm xuất đến 100 quốc gia vùng lãnh thổ giới Mặt hàng xuất chủ yếu thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ thủy sản mặt hàng đóng góp giá trị xuất lớn Tình hình văn hóa xã hội Nha Trang thành phố trẻ, động với lịch sử 300 năm (bắt đầu hình thành từ năm 1653) Hơn kỷ rƣỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử, ngày Nha Trang trở thành trung tâm văn hóa tỉnh Khánh Hịa nói riêng nƣớc nói chung Thành phố Nha Trang vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa Nhiều tài liệu khảo cổ học chứng minh từ thời tiền sử, ngƣời sinh sống Trên Hịn Tre, ngƣời ta phát nhiều cơng cụ đá Nha Trang có nhiều dấu tích văn hóa Chăm-pa cổ bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải đại làm cho nơi trở thành vùng đất giao thoa văn hóa Thành phố đƣợc chọn làm nơi tổ chức kiện lớn nhƣ Festival Biển (Nha Trang), hay thi sắc đẹp lớn nƣớc quốc tế Có nhiều lễ hội dân gian diễn thành phố, có lễ hội Tháp bà Pơnagar, Lễ hội Cá Voi v.v tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp phần nâng cao cơng tác giáo dục truyền thống phục vụ khách du lịch II ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẾ 2.1 Tên quan, lịch sử thành lập phát triển .1.1 Tên quan Tên đơn vị thực tế: Văn phòng khoa Đào tạo – Bồi dƣỡng Tại chức Trƣờng CĐ VHNT & DL Nha Trang L ch sử thành lập phát triển 2.1.2.1 L ch sử nhà trường Đƣợc“manh nha” từ năm 1977 với lớp Dân ca chịi, văn hóa quần chúng khu vực Nam Trung Tây Nguyên Tháng 7/1978 trƣờng thức đƣợc thành lập với tên gọi ban đầu trƣờng Lí luận nghiệp vụ Phú Khánh Trải qua hai lần thay đổi tên gọi thành trƣờng Trung học Văn hóa Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) trƣờng Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hịa (1989), đến tháng 7/2004, đáp ứng nguyện vọng SV: HUỲNH BÁ HỌC 7/17 BÁO CÁO THỰC TẾ nhân dân địa phƣơng khu vực xây dựng mơ hình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội phát triển nhanh quy mô ngành nghề đào tạo nhà trƣờng, trƣờng đƣợc thức nâng cấp thành trƣờng Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Du lịch Nha Trang theo Quyết định số 3745 ngày 5/7/2004 Bộ trƣởng Bộ giáo dục đào tạo Trải qua 34 năm xây dựng phát triển, trƣờng không ngừng phấn đấu lên, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật du lịch, góp phần phục vụ nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa xã hội địa phƣơng khu vực Những ngày đầu thành lập, trƣờng cịn khó khăn thiếu thốn nhiều mặt, sở vật chất chƣa đƣợc hồn thiện, đội ngũ cán giảng viên (CBGV) cịn mỏng Với số lƣợng CBGV chƣa đến 10 ngƣời năm 1978, 52 ngƣời năm 2004, đến số tăng gấp nhiều lần Hiện nay, trƣờng có 08 khoa, 04 phòng ban, 03 trung tâm, Đảng gồm 12 chi Những năm qua, nhà trƣờng trọng đến công tác xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị trƣờng học để đảm bảo phục vụ số lƣợng sinh viên ngày đông thực mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội Trong năm qua, nhà trƣờng quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực nâng cao chất lƣợng đào tạo; trọng mở rộng quy mơ, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy học tập Đặc biệt, nắm bắt đƣợc xu phát triển nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực tỉnh Khánh Hòa xã hội, từ năm 2000 đến trƣờng CĐ VHNT & DL Nha Trang kịp điều chỉnh mục tiêu, nội dung, phƣơng pháp hình thức đào tạo; mở rộng quy mơ, đa dạng hóa loại hình, cấp bậc đào tạo, bƣớc khẳng định đƣợc chất lƣợng thƣơng hiệu Những thành tích tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy trò trƣờng Cao đẳng VHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bƣớc viết nên trang sử vẻ vang tƣơng lai tạo đà để trƣờng phát triển quy mô thành trƣờng Đại học VHNT & DL ngày gần 2.1.2.1 L ch sử phòng khoa đào tạo – bồi dưỡng chức Ngày từ thành lập năm 1978 đến năm 2004, công tác Đào tạo, bồi dƣỡng đƣợc tổ chức liên tục nhằm đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán cho ngành Văn hóa – Thơng tin Du lịch tỉnh Khánh Hịa tỉnh lân cận Năm 2004, Trƣờng Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hịa đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha trang Trong đề án nâng cấp, nhà trƣờng xây dựng cấu tổ chức gồm 12 khoa, có khoa Đào tạo – Bồi dƣỡng Tại chức Nhƣng quy mô đào tạo – bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, giảng viên chƣa đủ điều kiện để tách thành khoa độc lập nên lớp liên thông, liên kết, chức, bồi dƣỡng, tập huấn đƣợc phân vềcác khoa chuyên môn quản lý Đến năm học 2009 - 2010, đứng trƣớc quy mô phát triển nhanh mạnh công tác đào tạo, bồi dƣỡng, ngày 01/8/2009, khoa Đào tạo – Bồi dƣỡng Tại chức thức đƣợc thành lập SV: HUỲNH BÁ HỌC BÁO CÁO THỰC TẾ 8/17 2.2 Điều kiện sở hạ tầng Vào thời điểm tại, VP khoa ĐT BDTC phòng rộng 24m2, đƣợc xây dựng tầng dãy nhà C, trƣờng Trƣờng Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha trang, ĐC: 52, Phạm Văn Đồng, Phƣờng Vĩnh Hải, TP Nha Trang Sơ đồ vị trí văn phịng khoa khn viên trƣờng: BẮC NHÀ BIỂU DIỄN DÃY NHÀ A SÂN TRƢỜNG VĂN PHÕNG KHOA ĐÀO TẠO BỒI DƢỠNG TẠI CHỨC PHÕNG Y TẾ CÁC PHÕNG HỌC DÃY NHÀ C ĐÔNG TÂY DÃY NHÀ B SÂN TRƢỜNG DÃY NHÀ D NAM Sơ đồ tổng quát khuôn viên trƣờng Trƣờng CĐVHNT & DL Nha trang 2.3 Cách bố trí văn phịng, sở vật chất 3.1 Cách bố trí văn phịng Cách bố trí Văn phịng VP khoa ĐT BDTC theo mơ hình khép kín, tạo khơng gian làm việc n tĩnh, tập trung cho lãnh đạo nhân viên, đảm bảo tính kín đáo, bí mật thơng tin Sơ đồ bố trí văn phịng nhƣ sau: SV: HUỲNH BÁ HỌC BÁO CÁO THỰC TẾ 9/17 6 Lối vào Chú giải: Bàn làm việc Trƣởng khoa Bàn làm việc Phó trƣởng khoa Bàn làm việc chuyên viên Bàn làm việc chuyên viên Bàn tiếp khách Tủ đựng hồ sơ Cơ sở vật chất VP khoa ĐT BDTC phịng khép kín, đƣợc trang bị đẩy đủ thiết bị cần thiết để tiến hành công việc chuyên môn nhƣ: - Các phƣơng tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm nghe nhìn, ĐT, fax, máy scan… - Các cơng cụ dụng cụ làm việc: Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng phẩm,… - Các vật dụng cần thiết khác nhƣ: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy… 2.4 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng khoa Xây dựng kế hoạch đào tạo; tổ chức thực quản lý tồn q trình đào tạo, bồi dƣỡng lớp liên thông, liên kết, chức, bồi dƣỡng, tập huấn thuộc trình độ: đại học, cao đẳng, TCCN, bồi dƣỡng ngắn hạn, tập huấn chuyên mơn nghiệp vụ… Chủ động phối hợp với Phịng Đào tạo – NCKH tổ chức tuyển sinh thi tốt nghiệp lớp liên thông, liên kết, bồi dƣỡng theo quy định Bộ Giáo dục & Đào tạo Phát hành thu nhận hồ sơ liên thông, liên kết, chức, bồi dƣỡng Quản lý hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ trúng tuyển hồ sơ đào tạo HS-SV lớp liên thông, liên kết, chức, bồi dƣỡng, tập huấn Chủ động phối hợp với khoa chuyên môn xây dựng điều chỉnh chƣơng trình đào tạo; Tổ chức biên soạn chƣơng trình chi tiết, giáo trình mơn học, tài liệu giảng dạy, học tập Tổ chức họat động nghiên cứu khoa học, cải tiến phƣơng pháp giảng dạy, học tập Chủ động khai thác dự án hợp tác, liên kết đào tạo; phối hợp với tổ chức khoa học SV: HUỲNH BÁ HỌC 10/17 BÁO CÁO THỰC TẾ công nghệ, sở nghề để gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học ứng dụng vào đời sống xã hội Xây dựng kế hoạch tổ chức thực việcđào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho giảng viên cán nhân viên khoa Đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học, thực hành, thực tập 2.5 Tổ chức họat động, quy mô đào tạo Tổ chức họat động: Cơ quan hoạt động theo chế vừa phịng nghiệp vụ, vừa khoa chun mơn Quy mô đào tạo: Khoa trực tiếp quản lý công tác đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn ngành: BẬC Đại học Cao đẳng Trung cấp Bồi dƣỡng ngắn hạn NGÀNH ĐÀO TẠO Quản lý văn hóa Du lịch SP Âm nhạc SP Mỹ thuật Văn hóa học Quản trị văn phòng Du lịch SP Âm nhạc SP Mỹ thuật Quản trị văn phòng Du lịch SP Âm nhạc SP Mỹ thuật Quản lý văn hóa Quản trị văn phịng Văn thƣ Nghiệp vụ Du lịch Nghiệp vụ Văn thƣ Nghiệp vụ sƣ phạm Nghiệp vụ giao tiếp Nghiệp vụ Tổng phụ trách Nghiệp vụ văn phòng HỆ Tại chức Liên thơng quy Liên thơng chức Liên thơng chức Liên thơng quy Liên thơng quy Liên thơng quy Liên thơng quy Liên thơng quy Liên thơng quy Chính quy Chính quy Chính quy Chính quy Tại chức Tại chức GHI CHƯ Liên kết Liên kết Liên kết Liên kết Liên kết Liên kết Liên kết Liên kết Liên kết Liên kết 2.6 Cơ cấu tổ chức, nhân Kiểu cấu tổ chức quản trị mà văn phòng khoa lựa chọn kiểu Cơ cấu trực tuyến chức năng, kiểu đƣợc áp dụng rộng rãi phổ biến cho nhiều tổ chức Theo cấu ngƣời lãnh đạo đƣợc giúp sức ngƣời lãnh đạo chức để chuẩn bị định, hƣớng dẫn kiểm tra việc thực định SV: HUỲNH BÁ HỌC BÁO CÁO THỰC TẾ 11/17 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƢỞNG KHOA PHÓ TRƢỞNG KHOA Chuyên viên Chuyên viên Nhân Trƣởng khoa: Thạc sĩ: Nguyễn Quốc Phồn Phó Trƣởng khoa: Lê Thị Ngọc Hoa Chuyên viên 1: Nguyễn Phƣơng Thảo Chuyên viên 2: Nguyễn Trần Hạ Vy Đội ngũ Cán văn phịng có trình độ chun mơn, có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc LÃNH ĐẠO 1.1 Trƣởng khoa VP khoa Đào tạo – bồi dƣỡng chức làm việc theo chế độ thủ trƣởng Đứng đầu VP Trƣởng khoa Hiệu trƣởng bổ nhiệm Trƣởng khoa ngƣời trực tiếp đạo, điều hành toàn hoạt động VP; xếp tổ chức, máy VP theo quy định; chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo toàn hoạt động VP; Trƣởng khoa ngƣời lãnh đạo cao khoa, ngƣời trực tiếp điều hành, quản trị công việc, đề chiến lƣợc, phƣơng hƣớng nhƣ định cuối sách đào tạo khoa Sự thành công hay thất bại hoạt động đào tạo khoa phụ thuộc nhiều vào khả điều hành quản trị Trƣởng khoa Đồng thời Trƣởng khoa ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Hiệu trƣởng trƣớc pháp luật 1.2 Phó Trƣởng khoa Phó trƣởng khoa Hiệu Trƣởng bổ nhiệm, có nhiệm vụ giúp việc cho Trƣởng khoa chịu trách nhiệm trƣớc Trƣởng khoa Lãnh đạo nhà trƣờng, chịu quản lý trực tiếp Trƣởng khoa chịu trách nhiệm trƣớc Trƣởng khoa việc đƣợc phân công giải số công việc đƣợc ủy nhiệm Trƣởng khoa CHUYÊN VIÊN Các phận giúp việc chuyên môn làm việc theo phân công lãnh đạo khoa Hiện văn phịng có chun viên đảm nhiệm nhiều cơng việc khác văn phịng Vì văn phịng khoa có số lƣợng nhân cịn hạn chế nên phận chuyên viên lúc phụ trách công việc nhiều phận nhƣ văn thƣ, kế toán, tài chính… Cơng việc cụ thể nhƣ sau: - Cơng việc chun viên phụ trách cơng tác văn thƣ nhƣ soạn thảo văn bản, tiếp nhận, xử lý hồ sơ nhập học học viên, in ấn, scan, chụp, biên tập tài liệu, văn hành chính; quản lý văn đi, văn đến; xếp lƣu, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định SV: HUỲNH BÁ HỌC 12/17 BÁO CÁO THỰC TẾ - Ngồi cơng việc chính, chun viên thực thêm số cơng việc khác văn phịng nhƣ: Tổ chức thực cơng việc tài kế toán khoa, theo dõi ghi chép chi tiêu khoa, quản lý nguồn thu chi, toán hóa đơn, thu học phí, đơn đốc lớp học đóng học phí khoản thu phụ khác Theo dõi phản ánh tình hình chi tiêu VP Thực BC tài định kỳ, kịp thời phản ánh thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý hợp lý Chuyên viên có trách nhiệm tƣ vấn học viên, tuyển sinh, tiếp đón khách, nhập điểm thi, điểm kiêm tra học viên, tổ chức học lại thi lại Ngoài phận chuyên viên kiêm việc quản lý tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật CHƢƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG I THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Các nghiệp vụ văn phịng Vì nhà trƣờng đơn vị nghiệp nhà nƣớc nên nhìn chung nghiệp vụ văn phịng nói chung cơng tác văn thƣ quan nói riêng tuân thủ theo quy định văn quy phạm pháp luật nhà nƣớc văn có liên quan nhƣ: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ công tác văn thƣ - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc việc hƣớng dẫn quản lý văn đi, văn đến 1.1.1 Soạn thảo văn Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ quy định Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ a Quy trình soạn thảo Quy trình soạn thảo ban hành văn gồm bƣớc nhƣ sau: Bƣớc Xác định nhu cầu ban hành văn Bƣớc Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bƣớc Đánh máy, nhân Bƣớc Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành Bƣớc Ký văn (Trình tự chi tiết quy định Điều 6, 7, 8, 9, 10 Nghị định số 110/2004/NĐCP sửa đổi, bổ sung Khoản 4, 5, Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP) b Thể thức văn Thể thức văn mà khoa ban hành tuân thủ chặt chẽ theo quy định có Thơng tƣ số số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội vụ quy kỹ thuật trình bày văn hành SV: HUỲNH BÁ HỌC 13/17 BÁO CÁO THỰC TẾ c Các loại văn Khoa ban hành Khoa khơng có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật Để quản lý, điều hành tổ chức hoạt động, khoa ban hành loại văn hành văn chun mơn Cụ thể nhƣ sau: c1 Hệ thống văn hành Hệ thống văn hành mà quan ban hành bao gồm loại văn cá biệt, văn hành thơng thƣờng có tên loại, văn hành thơng thƣờng khơng có tên loại gồm: quy định, thơng báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, BC, biên bản, tờ trình, cơng văn, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thƣ công c2 Văn chun ngành Ngồi văn hành chính, đơn vị sử dụng số loại văn mang tính chun mơn đặc thù nhƣ: Danh sách học viên, lý lịch nhân viên, giảng viên, giáo án, danh sách tuyển sinh, kế hoạch giảng dạy, kế hoạch học tập, sổ sách kế tốn, dự tốn kinh phí, hợp đồng huấn luyện nghiệp vụ, hợp đồng đào tạo, phiếu chấm điểm, danh sách lớp học, danh sách điểm… .1.3 Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu Cơng tác lƣu trữ văn phịng khoa gồm công việc sau: Tiếp nhận văn chủng loại, hồ sơ, tài liệu có qua phận văn thƣ xử lý; Thƣờng xuyên kiểm tra phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu; Thanh lý xử lý tài liệu hạn sử dụng theo quy định nhà trƣờng Công tác lập hồ sơ nộp lƣu tài liệu đƣợc khoa tuân thủ theo Điều 22 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng đƣợc nhà trƣờng trang bị thiết bị, vật dụng cần thiết nhƣ: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu, bìa @, túi đựng hồ sơ… Bộ phận chuyên viên có nhiều cố gắng việc bảo quản tài liệu nhƣ: xếp tài liệu, chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu công việc, thƣờng xuyên lau chùi vệ sinh tài liệu, bảo quản nơi khơ thống mát trƣớc đƣa vào kho lƣu trữ nhà trƣờng Vì tính đặc thù khoa đào tạo nhiều ngành, nhiều hệ đào tạo nên số lƣợng tài liệu văn phịng lớn Chính lý nên công tác bảo quản xếp tài liệu thƣờng chiếm khoảng thời gian không gian không nhỏ văn phịng có số lƣợng nhân khiêm tốn cộng với diện tích văn phịng eo hẹp nên trƣờng hợp tải thƣờng xuyên xảy Mặc dù văn phịng khoa chƣa có kho lƣu trữ tài liệu riêng nhƣng thay vào tủ kệ bảo quản tài liệu đại, có khóa bảo mật an toàn, loại văn bản, tài liệu đƣợc cất vào ngăn, ô riêng biệt đƣợc dán nhãn chi tiết 1.3 Ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao cơng tác đào tạo, văn phịng trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp q trình giải cơng việc nhanh chóng kịp thời SV: HUỲNH BÁ HỌC 14/17 BÁO CÁO THỰC TẾ Hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lƣu trữ VP Trƣờng CĐ VHNT & DL Nha Trang đƣợc triển khai để đại hóa cơng tác quản lý Vào thời điểm tại, VP có: máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế vi tính, mạng Internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động thiết bị nghe nhìn khác Các máy tính phịng đƣợc kết nối Internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợi việc liên lạc văn phòng với phịng ban khác ngồi trƣờng, dễ dàng cập nhật thơng tin để có biện pháp xử lý đạo, điều chỉnh kịp thời Mặc dù văn phòng đƣợc trang bị nhiều máy tính đƣợc dùng chung phần mềm quản lý nhà trƣờng nhƣng vào thời điểm văn phịng chƣa có phần mềm quản lý chuyên biệt Phần lớn nhân viên thực công việc cách thủ công dựa chƣơng trình Office cài sẵn Chính lý làm cho việc quản lý bị động, gặp nhiều lúng túng, khó khăn cho cán bộ, nhân viên 1.4 Một số vấn đề khác 1.4.1 Việc thực th tục hành Mọi hồ sơ, giấy tờ mà khách trình tới, tuyến, địa chỉ, phận phụ trách, nội dung phù hợp với chức năng, thẩm quyền giải văn phịng đƣợc nhân viên giải cách nhanh chóng theo trình tự quy định nhà trƣờng pháp luật Nếu hồ sơ, tài liệu, giấy tờ trình tới không thẩm quyền giải quyết, không tuyến hay giấy tờ, hồ sơ khơng hợp lệ có dấu hiệu sai phạm cán bộ, nhân viên nhiệt tình giúp đỡ ngƣời đến liên hệ để họ có đƣợc phƣơng án giải tốt Để công việc văn phịng đƣợc tiến hành trơi chảy hiệu quả, thủ tục hành đƣợc phân loại cụ thể theo chuyên môn phận phụ trách Các loại thủ tục hành văn phịng đƣợc giải theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, phù hợp với luật pháp, đơn giản hóa dễ tiếp cận Văn phịng ln đƣa phƣơng án tối ƣu để tránh làm phiền hà, khó khăn đến ngƣời đến liên hệ công tác Để đáp ứng đƣợc nguyện vọng chung lãnh đạo nhà trƣờng, cán công nhân viên, giảng viên, học viên nhà trƣờng nói riêng ngƣời đến liên hệ cơng tác nói chung, văn phịng khoa tích cực xây dựng dự án cải cách hành Nếu dự án thành cơng góp phần tích cực vào cơng cải cách hành chung nhà trƣờng 1.4.2 Văn hóa ứng 1.4.2.1 Giao tiếp hành Với phƣơng châm vui lòng khách đến, hài lòng khách đi, văn phòng khoa nhiều tiến rõ nét suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế nhị, dân chủ Mọi ngƣời văn phịng ln có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách giao tiếp, ân cần hƣớng dẫn, tích cực giải yêu cầu khách Tích cực hợp tác việc giải công việc, đáp ứng đƣợc yêu cầu đáng khách đến liên hệ cơng tác Cho dù có đạt đƣợc mục đích khách hay khơng, nhân viên chu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị kiên từ chối SV: HUỲNH BÁ HỌC 15/17 BÁO CÁO THỰC TẾ 1.4.2.2 Trang phục Trang phục cán bộ, nhân viên VP khoa ĐT BDTC tuân thủ theo quy định có nội quy trang phục nhà trƣờng Các ngày tuần từ thứ đến thứ 7, nam: áo sơ mi, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán Áo bỏ vào quần; Quần dài có màu sẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, dép có quai hậu Đối với nữ: mặc vetton mặc váy, cổ đeo thẻ, mang giầy dép có quai hậu Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán nhân viên văn phòng ăn mặc tự nhƣng phải chỉnh tề, lịch sự, phù hợp với công tác, phù hợp phong mỹ tục, văn hóa dân tộc 1.4.4 Mua sắm sử dụng trang thiết b văn phòng Mỗi học kỳ, văn phịng khoa có bảng dự trù kinh phí việc mua sắm sử dụng trang thiết bị văn phịng để trình lãnh đạo duyệt Các trang thiết bị văn phòng đƣợc nhân viên sử dụng cách tiết kiệm, hiệu quả, chức loại Để tránh lãng phí ngân quỹ nhà trƣờng, văn phòng khoa triệt để khai thác tối đa trang thiết bị văn phòng, thận trọng khâu sử dụng, thƣờng xuyên vệ sinh, bảo trì trang thiết bị, tái sử dụng văn phòng phẩm khả sử dụng, tiết kiệm khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiến quy trình làm việc… II KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ Qua thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với hƣớng dẫn tận tình VP giúp tơi có đƣợc học bổ ích cho thân biết thêm nghiệp vụ Chẳng hạn nhƣ: - Biết đƣợc số nghiệp vụ nhƣ: xếp hồ sơ, trình văn ký, kỹ nghe điện thoại… - Biết thêm công dụng biết cách sử dụng số trang thiết bị VP văn phòng nhƣ: sử dụng máy in, máy photocopy, máy scan… - Đƣợc thực hành xếp văn bản, tài liệu, vật dụng VP cách khoa học, hợp lý - Học hỏi thêm đƣợc kỹ giao tiếp nơi công sở - Phần nắm đƣợc số công việc chuyên môn quản trị viên, lãnh đạo - Biết đƣợc công việc đặt trƣng VP khoa ĐT BDTC III ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG Trong thời gian thực tế đơn vị tự nhận xét nhƣ sau: Nghiêm túc chấp hành nội quy văn phịng khoa, đồn kết, tích cực học hỏi kỹ nghề, hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao Có thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vui vẻ hòa đồng với ngƣời văn phòng, thƣờng xuyên liên lạc với GVHD để xin ý kiến đạo nhằm hoàn thành tốt đợt thực tế BC thực tế CHƢƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I KẾT LUẬN: (VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẾ) Đợt thực tế giúp nắm đƣợc nhiều kiến thức thực tế hành cơng quan thực tế Qua tơi học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ Qua thời gian SV: HUỲNH BÁ HỌC 16/17 BÁO CÁO THỰC TẾ thực tế giúp tơi có đƣợc nhìn tổng qt cơng tác hành quan, đơn vị nghiệp nhà nƣớc Mặc dù thời gian đầu, tơi có gặp số rắc rối q trình tiếp cận với mơi trƣờng làm việc VP, nhƣng với bảo nhiệt tình cán hƣớng dẫn với tinh thần ham học hỏi mình, tơi bƣớc đầu thích ứng với mơi trƣờng làm việc nơi Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu đƣợc sở thực tế giúp phần hình dung đƣợc cách làm việc VP thực thụ nhƣ nào, để từ giúp định hƣớng tốt cơng việc chun mơn 1.1 Thuận lợi Có đƣợc quan tâm, giám sát thƣờng xun tận tình giáo hƣớng dẫn, cán nhà trƣờng, đƣợc quan tâm tạo điều kiện tốt cán bộ, nhân viên nơi thực tế, cộng với dẫn nhiệt tình hỗ trợ tập thể đơn vị nói chung VP nói riêng Có đƣợc giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ kinh nghiệm bạn lớp, ngành Khoa tạo điều kiện thuận lợi cho q trình viết BC thực tế, nhƣ tích cực hợp tác với nhà trƣờng để giúp tơi hồn tất q trình thực tế Mơi trƣờng làm việc cởi mở, thân thiện VP phần giúp thấy thoải mái công tác nghiên cứu, học tập 1.2 Khó khăn Vì lần tơi tiếp xúc với môi trƣờng làm việc thực tế nên dĩ nhiên khơng trách đƣợc thiếu sót, hạn chế nhƣ: - Chƣa nắm bắt hết đƣợc quy trình làm việc VP thực tế - Bỡ ngỡ với mơi trƣờng làm việc - Vì vào thời điểm thực tế, văn phịng khoa chƣa có nhiều cơng việc (do chƣa phải lúc cao điểm) nên số nghiệp vụ hành đƣợc học lớp chƣa đƣợc áp dụng - Vẫn chênh lệch lý thuyết thực tiễn - Một số nghiệp vụ chƣa thành thục thời gian thực tế ngắn 1.3 Những kinh nghiệm tích lũy đƣợc Qua trình quan sát để làm quen với cơng việc VP ngày đƣợc phân công thực tế số công việc nhân viên hành Việc thực hành hoạt động khơng củng cố lại mà biết vận dụng lý thuyết học trƣờng vào công việc thực tế VP, giúp tơi học hỏi có thêm kinh nghiệm công tác VP, chức nhiệm vụ VP, giúp ngày trƣởng thành Sau đợt thực tế, đúc kết đƣợc kinh nghiệm để bổ trợ cho công việc sau sở để phân đấu trở thành cán VP chuyên nghiệp sau trƣờng trƣớc mắt kỳ thi tốt nghiệp cho năm tới SV: HUỲNH BÁ HỌC 17/17 BÁO CÁO THỰC TẾ Nắm vững quy trình làm việc, cấu tổ chức, q trình hoạt động văn phịng khoa trƣờng II KIẾN NGHỊ 2.1 Đối với sở thực tế Trong thời gian thực tế VP khoa ĐT BDTC, tơi thấy VP có vị trí quan trọng cấu tổ chức nhà trƣờng Chính VP cần phải nâng cao chất lƣợng công việc cách đại hóa phƣơng tiện làm việc nhƣ: mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, máy móc, trang thiết bị văn phịng Ngồi ra, thiết nghĩ lãnh đạo nhà trƣờng cần tổ chức thêm lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật phƣơng pháp làm việc đại nâng cao suất lao động Vì khối lƣợng cơng việc văn phịng lớn, cán văn phịng nhƣng lại đảm nhiệm nhiều vai trị, nhiệm vụ khác nên tính chun nghiệp cơng việc chƣa cao Chính lý đó, nhà trƣờng nên bố trí thêm nhân cho văn phịng Đồng thời lãnh đạo nên phân cơng cơng việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc Vì diện tích văn phịng nhỏ nên khơng gian làm việc chƣa thật thoải mái, thiết nghĩ lãnh đạo nhà trƣờng cần bố trí văn phịng khoa địa điểm thơng thống 2.2 Đối với nhà trƣờng Qua q trình thực tế, tơi thấy nhà trƣờng có nhiều cố gắng, nỗi lực việc hƣớng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, tơi thấy số vấn đề cần kiến nghị với nhà trƣờng Cụ thể nhƣ sau: - Nên có liên kết chặt chẽ nhà trƣờng sinh viên thực tế - Tăng cƣờng đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tế./ Lãnh đạo duyệt BC TRƢỞNG KHOA ĐT BDTC Nguyễn Quốc Phồn