Báo cáo hệ thống thông tin quản lý hãy cho biết các thông tin mà anh chị nắm giữ có vai trò nhƣ thế nào với công ty

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH - - BÁO CÁO HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Giảng viên hƣớng dẫn : TS Cao Văn Trƣờng Sinh viên thực : Cao Thị Linh Chi Lớp : 20221BM6015001 Mã sinh viên : 2020602734 HÀ NỘI – 12/2022 ỜI Ở ĐẦU Trong nguồn lực doanh nghiệp, nguồn lực người, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, thơng tin xem nguồn lực tối quan trọng ví máu tổ chức, mạch gắn phận phụ thuộc tổ chức lại với Ngày nay, hoạt động lĩnh vực kinh doanh nói chung quản trị nói riêng cần có thơng tin Hệ thống thông tin hệ thống chức thực việc thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin hỗ trợ việc đưa định, điều khiển, phân tích vấn đề phức tạp tổ chức Vai trị hệ thống thơng tin quản lý thể ngành nghề, lĩnh vực từ dịch vụ, sản xuất, giáo dục, y tế, Trong thực tế, môi trường diễn biến phức tạp thay đổi nhanh, định quản trị phù hợp thời điểm khơng cịn phù hợp giai đoạn sau Vì vậy, hệ thống thông tin quản lý giúp cho nhà quản trị có thơng tin để điều chỉnh bổ sung định kịp thời Các doanh nghiệp chủ động hình thành chiến lược cơng hay tác động ngược vào yếu tố môi trường để tạo hội hay giảm bớt rủi ro doanh nghiệp MỤC LỤC Hãy cho biết thơng tin mà anh chị nắm giữ có vai trị với cơng ty? Hãy liệt kê số loại thông tin mà anh chị kiểm soát? .1 Những thông tin mà anh chị kiểm sốt lưu trữ hình thức nào? Các thiết bị công nghệ giúp anh chị lưu trữ thông tin? Anh chị trình bày mẫu (tự thiết kế) cho việc yêu cầu thông tin? Sử dụng bảng sau liệt kê số loại tài liệu, thông tin cần lưu trữ để tham khảo tổ chức bạn Anh/chị yêu cầu thu thập cung cấp số tài liệu: .4 Anh/chị tình trạng vội yêu cầu cung cấp thông tin quên ghi chép lại nội dung yêu cầu Sau Anh/chị lại giao vài công việc khác nên bạn hoàn toàn quên yêu cầu bạn cung cấp thơng tin nội dung thơng tin Trong trường hợp này, Anh/chị làm gì? Hãy liệt kê số tài liệu hồ sơ công ty, tổ chức bạn mà anh/chị cho hồ sơ tài liệu cần giữ bí mật 10 Hãy cho biết biện pháp hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật mà anh/chị áp dụng cho tổ chức, công ty anh/chị Biện pháp sử dụng để hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật đặt mật bảo vệ 11 Bạn làm bạn thấy bị phân biệt đối xử cách khơng cơng nơi làm việc? 12 Hãy liệt kê số loại trang thiết bị công nghệ mà bạn yêu cầu sử dụng xử lý thông tin Mỗi loại, lấy ví dụ cách xử lý thông tin 13 Hãy liệt kê tài liệu mà bạn cho nên lưu trữ văn 14 Khi bạn yêu cầu lưu trữ tài liệu bạn làm nếu: 15 Anh/chị có nhiều tài liệu cần xếp hệ thống lưu trữ văn Anh/chị xử lý văn tốt xếp nửa số tài liệu anh/chị thấy thư mời giám đốc tới dự phát biểu hội thảo tới Tuy nhiên, hệ thống chưa có tập tài liệu có chủ đề thư mời 16 Anh/chị làm để trì hệ thống thơng tin anh chị trạng thái tốt 10 Anh/chị nhân viên phụ trách phòng marketing công ty Hãy mô tả vắn tắt công ty, tổ chức: Giới thiệu chung công ty: Tên công ty: Công ty TNHH Sunword Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm Ngành nghề kinh doanh: Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phịng phẩm cửa hàng chuyên doanh Bây giờ, thể lực xử lý trì hệ thống thông tin theo yêu cầu sau đây: Hãy cho biết thông tin mà anh chị nắm giữ có vai trị nhƣ với cơng ty? - Thơng tin giữ vai trị quan trọng cơng tác l nh đạo quản lý - hông tin sở tiền đề định - hông tin công cụ định - Nghiên cứu phân tích liệu bán hàng, phát triển thị trường để tìm kiếm hội marketing - Cập nhật kiến thức ngành nghề cách tham dự buổi hội thảo đào tạo; xem ấn phẩm chuyên ngành; thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân… - Phát triển kênh phân phối sản phẩm - Dự báo nhu cầu, theo dõi ngân sách marketing, lập kế hoạch chi tiêu marketing phân tích biến động thị trường để hoàn thành mục tiêu tài hoạt động kinh doanh marketing - Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển tệp khách hàng trung thành; khám phá insight người tiêu dùng, dự đoán hội kinh doanh mới, nghiên cứu phát triển sản phẩm - Mức doanh thu Marketing đóng góp vào tổng doanh thu doanh nghiệp bao nhiêu? - Chi phí khách hàng tiềm tối đa - Giá trị vòng đời khách hàng Vòng đời khách hàng (customer life cycle) hành trình bao gồm tất bước mà khách hàng thực kể từ nhận thức nhu cầu thân việc sử dụng sản phẩm hoạt động mua hàng sau mua hàng - Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu chiến dịch… Hãy liệt kê số loại thơng tin mà anh chị kiểm sốt? - Nghiên cứu phân tích liệu bán hàng, phát triển thị trường để tìm kiếm hội marketing - Cập nhật kiến thức ngành nghề cách tham dự buổi hội thảo đào tạo; xem ấn phẩm chuyên ngành; thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân… - Phát triển kênh phân phối sản phẩm - Dự báo nhu cầu, theo dõi ngân sách marketing, lập kế hoạch chi tiêu marketing, phân tích biến động thị trường để hoàn thành mục tiêu tài hoạt động kinh doanh marketing - Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, phát triển tệp khách hàng trung thành; khám phá nhu cầu người tiêu dùng, dự đoán hội kinh doanh mới, nghiên cứu phát triển sản phẩm Những thơng tin mà anh chị kiểm sốt đƣợc lƣu trữ dƣới hình thức nào? Văn điện tử Các thiết bị công nghệ giúp anh chị lƣu trữ thơng tin? Máy tính, USB, đĩa mềm, đĩa CD/DVD, liệu đám mây… Anh chị trình bày mẫu (tự thiết kế) cho việc yêu cầu thông tin? Thông tin kinh doanh phải bảo đảm yêu cầu sau: - Tính xác: - Tính kịp thời/phù hợp: - ính đầy đủ, tính hệ thống, tính tổng hợp - Tính pháp lý: - Tính có ích - Tính có thẩm quyền - Tính tối ưu, tính đầy đủ: - Tính bảo mật Cơng ty TNHH Sunword Phịng lưu trữ thơng tin Tên tài liệu:………………………… Ngày:………… Số tài liệu:…………………………… Người yêu cầu:……………………… Bộ phận:………………… Người cung cấp:……………………… Ngày:……… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………., ngày … tháng năm …… PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP THƠNG TIN (Dành cho cơng dân u cầu cung cấp thơng tin thơng qua tổ chức, đồn thể, doanh nghiệp) Kính gửi: ……………………………………………………………… Tên tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp: Người đại diện tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp: Số CMTND/Thẻ cước công dân/Hộ chiếu………………… cấp ngày … /… / Địa trụ sở tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp:……………… Số điện thoại ………………; Fax …………………; E-mail: ên văn bản/hồ sơ/tài liệu yêu cầu cung cấp: Mục đích u cầu cung cấp thơng tin: Yêu cầu cung cấp thông tin lần thứ: a) Lần đầu b) Khác:………(ghi rõ số lần đ yêu cầu cung cấp thơng tin có nội dung nêu trên) Số lượng in, sao, chụp văn bản, hồ sơ, tài liệu:………………………………… 10 Phương thức nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu: □ Nhận nơi yêu cầu cung cấp thông tin □ Nhận qua bưu điện (ghi rõ địa nhận): □ Fax (ghi rõ số fax): □ Nhận qua mạng điện tử (ghi rõ địa nhận): □ Hình thức khác (ghi rõ): 11 Ngân quỹ thời gian thực 12 Văn kèm theo (trong trường hợp tiếp cận thơng tin có điều kiện):… NGƢỜI U CẦU (Ký, ghi rõ họ tên) Sử dụng bảng sau liệt kê số loại tài liệu, thông tin cần lƣu trữ để tham khảo tổ chức bạn Loại tài liệu Cách lƣu trữ Vị trí lƣu trữ Catalog giới thiệu sản Tài liệu Bản cứng phẩm Ngăn đựng tài liệu phận lễ tân Thông tin khách hàng Các tệp, File Bản mềm Chương trình khuyến Điện tử Máy tính Poster quảng cáo Tài liệu Kệ để tài liệu Đội ngũ nhân viên Tài liệu Máy tính Anh/chị đƣợc yêu cầu thu thập cung cấp số tài liệu: - Trong buổi sáng, cấp Anh/chị yêu cầu cung cấp tài liệu cho báo cáo mà chỗ viết - Nhân viên lễ tân yêu cầu Anh/chị cung cấp chép số thông tin sản phẩm để cô gửi với thư vào buổi chiều - Một người khác muốn Anh/chị in ghi chép khách hàng quan trọng vào ngày mai - Sau bữa trưa, Giám đốc yêu cầu Anh/chị cung cấp gấp tài liệu tình hình khuyến Công ty để chuẩn bị cho họp vào 2h30 chiều Anh/chị xếp thứ tự ưu tiên cho yêu cầu đó? ( rong câu trả lời nêu ngắn gọn lý cho việc xếp đó) Đối với yêu cầu, Anh/chị cho biết cách chuyển thông tin phù hợp nhất? Trả lời Sắp xếp thứ tự ưu tiên thu thập cung cấp số tài liệu: Đầu tiên cung cấp tài liệu cho báo cáo mà chỗ viết buổi sáng Sau cung cấp gấp tài liệu tình hình khuyến Cơng ty để chuẩn bị cho họp vào 2h30 chiều Tiếp theo cung cấp chép số thông tin sản phẩm để cô gửi với thư vào buổi chiều Và cuối in ghi chép khách hàng quan trọng vào ngày mai Lý cho việc xếp ưu tiên xếp theo thứ tự thời gian thời gian cần cung cấp thông tin, thông tin quan trọng cần gửi trước xếp trước Cách chuyển thông tin phù hợp : Dùng mạng nội để gửi tài liệu cho báo cáo viết Dùng mạng nội để cung cấp chép số thông tin sản phẩm để gửi thư vào buổi chiều Trao tận tay tài liệu tình hình khuyến Công ty để chuẩn bị cho họp vào 2h30 chiều In trao tận tay tài liệu quan quan trọng cho khách hàng ghi chép khách hàng quan trọng vào ngày mai Anh/chị tình trạng vội đƣợc yêu cầu cung cấp thông tin quên ghi chép lại nội dung yêu cầu Sau Anh/chị lại đƣợc giao vài công việc khác nên bạn hoàn toàn quên yêu cầu bạn cung cấp thông tin nội dung thông tin Trong trƣờng hợp này, Anh/chị làm gì? - Liên hệ trực tiếp cho cấp để xác định lại u cầu thơng tin mà đ quên ghi chép để xử lý kịp thời, tránh tình trạng thời hạn đặc biệt yêu cầu thông tin quan trọng - Xác định thông tin cần ghi chép: + Ai người yêu cầu thơng tin gồm : họ, tên; nơi cư trú, địa + Thời gian yêu cầu cung cấp thông tin : ngày, tháng, năm + hông tin yêu cầu cung cấp gì, rõ tên văn bản, hồ sơ, tài liệu; + Hình thức cung cấp thơng tin + Lý do, mục đích u cầu cung cấp thông tin + Những vấn đề phát sinh khác - Cần có sổ tay ghi chép : Đầu tiên, bạn nên biết nên take note Khi nói chuyện với khách hàng, việc ghi chép lại thông tin giúp họ thấy bạn quan tâm tới họ nói Hãy ghi lại chi tiết quan trọng như: yêu cầu, thời gian, địa điểm, câu hỏi khách hàng, Tiếp theo, ghi chép lại ý thay ghi chép thứ Bạn dễ dàng xem lại thông tin quan trọng nhớ lâu Bạn sử dụng từ ngữ viết tắt ký hiệu để việc ghi trở nên dễ dàng nhanh chóng hơn.Bạn nên ghi lại câu hỏi khách hàng, câu hỏi bạn tham gia buổi họp công ty Chỉ 15 phút đủ để bạn đọc lại tất ghi chép Điều giúp bạn xếp công việc hợp lý - Đặt chế độ nhắc nhở, sử dụng phương tiện công nghệ để lên lịch cho đầu việc định kỳ, phải đặt chế độ nhắc việc trước thời điểm phải làm việc khoảng thời gian để suy nghĩ rà soát lại - Sử dụng lịch làm việc đặt bàn treo tường, việc giúp bạn bao qt cơng việc cách tổng thể hơn, từ kiểm sốt thơng tin mà phải cung cấp Hãy liệt kê số tài liệu hồ sơ công ty, tổ chức bạn mà anh/chị cho hồ sơ tài liệu cần đƣợc giữ bí mật - Những thông tin mật khách hàng, công ty bảo hiểm, công ty luật - Các tổ chức thường xuyên phát triển sản phẩm mới, nêu thông tin bị tiết lộ cho đối thủ cạnh tranh gây thiệt hại cho tổ chức - Những tổ chức mà hoạt động mang tính nhạy cảm với trị 10 Hãy cho biết biện pháp hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật mà anh/chị áp dụng cho tổ chức, công ty anh/chị Biện pháp đƣợc sử dụng để hạn chế tiếp cận với tài liệu hồ sơ mật đặt mật bảo vệ Một số biện pháp bảo mật tài liệu hạn chế lưu hành rộng rãi: - Lưu trữ tài liệu tủ khoá, chí phịng riêng khố - u cầu có chữ ký người có thẩm quyền Giám đốc để tiếp cận tài liệu - Sử dụng mật để tiếp cận tài liệu máy tính - Nên lưu trữ tài liệu mật máy dạng đĩa mềm hay dụng cụ khác lưu ổ cứng (các đĩa mềm, hay dụng cụ lưu trữ khác đặt tủ có khố) - Sử dụng mã hố liệu (giống mã bí mật), tài liệu mã hoá yêu cầu phải giải m để mở chuyển đổi thông tin Bạn ln phải giữ gìn tài liệu lưu trữ tổ chức sử dụng chúng Khi tài liệu lấy khỏi hệ thống lưu trữ, chúng cần để nơi an toàn giữ cẩn thận Tài liệu hồ sơ phải không bị hư hại hay lấy khỏi hệ thống lưu trữ mà không ghi chép lại Nếu tài liệu cần lấy tạm thời để sử dụng chép lại, cần ghi chép thẻ mượn tài liệu hay sổ theo dõi phải trả lại vị trí cũ 11 Bạn làm bạn thấy bị phân biệt đối xử cách không công nơi làm việc? Đầu tiên bạn phải suy nghĩ thái độ, cách làm việc, cách ứng xử thân để tự tìm lý bị đối xử thiếu cơng Bày tỏ, nêu quan điểm việc bị phân biệt đối xử với người phần giúp họ thấu hiểu giải vấn đề hai Nếu bạn bị phân biệt đối, bạn báo cáo để địi bồi thường cho tổn hại mà hành vi phân biệt đối xử đ gây cho bạn rong trường hợp người phân biệt đối xử sếp bạn Tất nhiên, việc phản hồi cho sếp dễ dàng gì.Nếu Bạn nói trực tiếp với sếp dựa vào sách quy trình sẵn có quan (ví dụ cơng đồn Ban chuyên trách xử lý vấn đề phân biệt đối xử).Quan trọng chia sẻ rõ ràng, chân thành rong trường hợp tiếp xúc cá nhân không giải được, bạn nên nghiên cứu rõ sách công ty luật pháp liên quan, trước sử dụng chế thức 12 Hãy liệt kê số loại trang thiết bị công nghệ mà bạn đƣợc yêu cầu sử dụng xử lý thông tin Mỗi loại, lấy ví dụ cách xử lý thông tin nhƣ Dùng để xử lý thông tin nhƣ Thiết bị/ công nghệ Phần mềm thư điện tử Chuyển tin qua thư điện tử cho nhiều người Máy vi tính Chỉnh sửa định dạng văn bản, gửi thư điện tử Máy in Sao chép văn Hệ thống lưu trữ Cập nhật, chỉnh sửa lưu trữ thông tin Máy fax Fax văn Điện thoại Chuyển tải thông tin Máy điện thoại trả lời tự động Chuyển tin nhắn Máy dập ghim Sắp xếp thơng tin đính lại với 13 Hãy liệt kê tài liệu mà bạn cho nên lƣu trữ văn - Báo cáo - Hợp đồng - Biên họp - Các biểu mẫu - Sách Hãy liệt kê cách chuyển thông tin - Dùng mạng nội để gửi thư - Đặt tài liệu vào khay tài liệu người - Trao tận tay tài liệu mật cần đảm bảo an ninh - Chuyển qua dịch vụ bưu điện - Chuyển qua fax - Chuyển qua dịch vụ chuyển phát nhanh - Chuyển qua thư điện tử - Chuyển qua đĩa vi tính (gửi bưu điện, trao tay, gửi qua dịch vụ giao nhận) 14 Khi bạn đƣợc yêu cầu lƣu trữ tài liệu bạn làm nếu: - Tài liệu bị mất? Xác định tài liệu bị tìm lại chúng cịn Khi tài lieuj tài liệu mật cơng ty cần nhanh chóng váo với cấp có thẩm quyền để xử lý theo pháp luật hạn chế nhát tổn hại cho cơng ty Có nhận thức bảo mật rõ tài liệu quan trọng từ đầu để phịng tránh cần có tài liệu bất trắc xảy - Một số biện pháp bảo mật tài liệu + Lưu trữ tài liệu văn tủ khóa, chí phịng riêng khóa + u cầu có chữ ký người có thẩm quyền Giám đốc để tiếp cận tài liệu + Sử dụng mật để tiếp cận tài liệu máy tính + Nên lưu trữ tài liệu mật máy dạng đĩa mềm hay dụng cụ khác lưu ổ cứng (các đĩa mềm, hay dụng cụ lưu trữ khác đặt tủ có khố) + Sử dụng mã hố liệu (giống mã bí mật), tài liệu mã hoá yêu cầu phải giải m để mở chuyển đổi thông tin + Tạo kỹ thuật số: Sao lưu tài liệu lưu trữ hình thức đám mây Bạn khơng phải lo lắng tệp trường hợp xảy thảm họa tự nhiên, hỏa hoạn, trộm cắp ổ cứng máy tính bạn gặp cố Hầu hết dịch vụ lưu trữ kinh doanh dựa đám mây cho phép bạn theo dõi cách liệu người truy cập tệp thông tin chia sẻ + Tạo mật khẩu: Đối với tập tin lưu trữ máy tính cá nhân máy tập thể, khả làm lộ thông tin nhạy cảm bị đánh cắp thông tin cao Việc cài đặt mật bảo vệ tài liệu bạn mức độ bảo mật bổ sung tăng tính an tồn.Sử dụng tính bảo vệ mật Microsoft Word Excel để hạn chế người dùng trái phép mở thực thay đổi Trong Adobe Acrobat, bạn bảo vệ tệp PDF để ngăn mở, in, chỉnh sửa chép tệp Bảo vệ tài liệu PDF khỏi chỉnh sửa gửi hợp đồng - Bạn gặp khó khăn việc phân loại tài liệu nên xếp tài liệu vào đâu? + Những tổ chức khác có cách phân loại thơng tin họ khác nhau, cần nghiên cứu trao đổi với nhân viên có kinh nghiệm cơng ty, doanh nghiệp để tìm trợ giúp + Tài liệu lưu trữ xếp hay phân loại theo: + Thứ tự bảng chữ cái, ví dụ: thơng tin khách hàng lưu trữ theo tên + Thứ tự chữ số, ví dụ: người có tài khoản ngân hàng + Từ (thường chủ đề bao quát tập tài liệu) + Khu vực hay vị trí địa lý, ví dụ, phân loại bất động sản theo khu vực văn phòng bất động sản + Thứ tự thời gian hay ngày tháng, ví dụ: lưu thư điện tử, biên họp hay thư đến từ khách hàng (thứ tự thời gian nghĩa tài liệu phân loại lưu theo ngày, tài liệu nhận xếp lên trên) + Theo chủ đề tức xếp tài liệu có chủ đề với 15 Anh/chị có nhiều tài liệu cần xếp hệ thống lƣu trữ văn Anh/chị xử lý văn tốt xếp đƣợc nửa số tài liệu anh/chị thấy thƣ mời giám đốc tới dự phát biểu hội thảo tới Tuy nhiên, hệ thống chƣa có tập tài liệu có chủ đề thƣ mời a Anh/chị phải xếp tài liệu chỗ nào? Nếu hệ thống chưa có tập tài liệu chứa chủ đề cần phải bổ sung file Với trường hợp đề bài, nhận thư mời giám đốc tới dự phát biểu hội thảo tới cần tạo file “ hư mời” vào hồ sơ văn đến đánh số, ghi đầy đủ thông tin thư mời theo quy định ghi nội dung quan trọng Tiếp đó, cần chuyển thư mời tới giám đốc ghi chép kiện vào lịch trình giám đốc hư ký có trách nhiệm thơng báo xếp lịch phù hợp để giám đốc tham gia b Anh/chị gần nhƣ kết thúc việc xếp Anh/chị chuyển sang xếp báo cáo nghiên cứu xu hƣớng marketing nƣớc ngồi tập tài liệu có chủ đề nghiên cứu khơng cịn hệ thống Anh/chị nên tìm kiếm tập tài liệu đâu? Khi nhận thấy tập tài liệu không hệ thống, nên xử lý sau: - Mỗi tài liệu di chuyển khỏi hệ thống theo dõi, giám sát Chúng ta xem xét lại ghi Tại nơi lưu trữ tài liệu có sổ theo dõi, ghi chép chi tiết ghi lại (ngày di chuyển, nơi di chuyển đến, ) Từ tìm nơi lưu trưc tài liệu - Bạn nhớ lại xem tệp tài liệu đ gửi cho cá nhân hay tổ chức chưa để kiểm tra qua hịm điện tử 16 Anh/chị làm để trì hệ thống thơng tin anh chị ln trạng thái tốt 16.1 Duy trì cập nhật hồ sơ tài liệu Cập nhật thông tin tài liệu phần hoạt động hàng ngày tổ chức Mỗi tổ chức có quy định riêng quy trình cập nhật thơng tin Cập nhật thơng tin bao gồm việc chỉnh sửa tài liệu cụ thể việc thay đổi bổ sung thông tin cho tập liệu Ví dụ: - Cập nhật thơng tin hàng hoá để đảm bảo số lượng văn với số lượng hàng hóa thực tế - Cập nhật số liệu kinh doanh, bán hàng để khớp với số lượng bán thực tế - Cập nhật chi tiết địa khách hàng để đảm bảo sở liệu khách hàng ln xác - Cập nhật chi tiết tài khoản để đảm bảo chúng khớp với số tiền thực tế tài khoản Một số thông tin cần cập nhật thay đổi quy định, quy trình tổ chức hay quy định luật pháp Một phần công việc bạn thay thơng tin cũ hồ sơ tài liệu tổ chức thông tin cập nhật Điều quan cơng việc phải thực tổ chức dễ dàng truy cập thông tin tiến hành hoạt động theo quy định luật pháp Việc lưu trữ thiếu xác coi khơng lưu trữ thông tin H y tưởng tượng điều xảy nếu: - Địa khách hàng hay số điện thoại bị lưu trữ khơng xác sở liệu - Hoá đơn gửi đến cho tổ chức bạn bị ghi sai ngày - Số liệu ghi chép sổ sách khoản nợ khách hàng công ty khác với số liệu thể hoá đơn -Tên tập tài liệu bị ghi sai danh mục tài liệu Việc ghi chép, lưu trữ khơng xác gây nhầm lẫn nhiều vấn đề rắc rối khác Nếu người xem hồ sơ lưu trữ để tìm kiếm thông tin, thông tin bị sai hay mất, tốt nên phân loại thông tin thông tin xác Trong trường hợp xấu nhất, ảnh hưởng tới tổ chức, ví dụ, làm cho khách hàng lo lắng hay khoản nợ không trả thời hạn Khi cập nhật tập tin phải kiểm tra hai lần: - Mã tài liệu 10 - Danh mục hệ thống tài liệu - Ngày cập nhật - Các số thể tiền mặt - Tên, chức danh địa - Số điện thoại, số fax, số điện thoại di động, số máy nhắn tin, địa email địa Website 16.2 Duy trì hệ thống tài liệu lƣu trữ Trong tổ chức khác nhau, hệ thống lưu trữ tài liệu không giống Một tập liệu tạo để theo dõi khách hàng mới, dự án hay hoạt động mới, tập tin cũ loại bỏ chúng không cần dùng đến Nếu hệ thống lưu trữ thơng tin hữu ích cho tổ chức chúng phải trì, bảo quản cẩn thận để người tìm kiếm thơng tin họ cần dùng đến chúng 16.2.1 Loại bỏ xếp lại tập tài liệu lƣu trữ Nếu tổ chức giữ lại tất tài liệu tạo hệ thống quản lý thông tin liệu sớm bị tải Để lưu trữ tài liệu ngày cần nhiều khơng gian việc lưu tìm kiếm thơng tin trở nên khó khăn tốn thời gian Để đảm bảo có đủ khơng gian lưu trữ thơng tin hệ thống lưu trữ trì hệ thống hiệu quả, hồ sơ, tài liệu khác mà không cần dùng đến phải loại bỏ Một số tài liệu nên di chuyển huỷ hoàn toàn; tài liệu khác phải giữ thời gian dài Duy trì đủ không gian lưu trữ hệ thống lưu trữ điện tử quan trọng lưu trữ văn Các thơng tin điện tử nén lại thành tập tin với dung lượng nhỏ nhiều so với lưu trữ văn (tài liệu lưu đĩa mềm, ổ cứng, đĩa nén, đĩa CD băng) uy nhiên các thông tin lưu trữ điện tử dạng đĩa bảo vệ lưu liệu lâu 16.2.2 Xử lý tài liệu cần lƣu trữ thời gian dài Những tài liệu cần lưu trữ thời gian dài bao gồm thông tin chưa cần sử dụng khơng thể bị huỷ bỏ sử dụng tương lai Ví dụ, tài liệu khách hàng khơng cịn giao dịch với tổ chức coi tài liệu cần lưu trữ lâu Tuy nhiên, bạn khơng muốn huỷ bỏ khách hàng liên lạc lại với bạn tương lai ài liệu coi tài liệu lưu trữ cấp hai 16.2.3 Những tài liệu hoàn chỉnh Tài liệu hoàn chỉnh loại tài liệu đ kết thúc (trong bao gồm tất thơng tin hoạt động tổ chức đ xử lý hoàn chỉnh), tài liệu phải lưu trữ khoảng thời gian định Đó yêu cầu pháp lý tổ chức việc lưu trữ thông tin khoảng thời gian định (thường năm) chứng từ thuế tài liệu kinh kinh doanh Một số tài 11 liệu lưu lại nhằm mục đích nghiên cứu hay cho mục đích mang tính tư liệu Mỗi tổ chức có quy định riêng việc di chuyển thơng tin lưu trữ đ cũ cách hệ thống Ví dụ thông tin tài liệu vụ án luật, hồ sơ trích ngang theo dõi sinh viên hay tài liệu dự án xây dựng Sau vụ án kết thúc, sinh viên trường hay dự án kết thúc nhu cầu sử dụng tài liệu khơng nhiều chúng chuyển vào dạng lưu trữ cấp hai Các thông tin tài liệu di chuyển theo thời kỳ thường năm Hình thức lưu trữ thường hữu ích tài liệu, hồ sơ liên quan đến khoảng thời gian xác định năm tài Những tài liệu chuyển lưu trữ cấp hai tập tài liệu tạo cho khoảng thời gian Những tài liệu, thông tin máy vi tính mà khơng sử dụng thời gian định, ví dụ năm, huỷ bỏ lưu trữ Những tài liệu cá nhân nhân đ rời khỏi tổ chức huỷ bỏ sau thời gian theo quy định luật pháp Bản chương trình họp chuyển vào lưu trữ họp đ diễn Bạn không nên tự ý di chuyển tài liệu lưu trữ từ hệ thống trừ hướng dẫn làm Khi di chuyển thông tin lưu trữ, bạn phải tuân theo quy trình, quy định tổ chức Nếu bạn chưa chắn quy định đó, h y hỏi người giám sát, người hướng dẫn hay đồng nghiệp bạn 16.2.4 Xử lý thông tin lƣu trữ điện tử Điều cần thiết bạn phải chuyển tài liệu lưu trữ cần lưu thời gian dài khỏi hệ thống lưu trữ điện tử, đặc biệt tổ chức lưu giữ nhiều loại thông tin điện tử Bởi có q nhiều thơng tin lưu trữ ổ cứng, máy tính khơng thể hoạt động nhanh nhớ đ sử dụng để lưu trữ khơng thể sử dụng để chạy chương trình khác Những tài liệu lưu trữ máy vi tính chuyển khỏi hệ thống lưu trữ theo phương pháp chuyển liên tục hay chuyển theo thời kỳ đ mô tả Các tập tài liệu lưu máy vi tính nén lại hay sử dụng phần mềm dồn tài liệu “winzip” nhằm làm cho tập tài liệu không chiếm nhiều nhớ ổ cứng Nén tài liệu phương pháp thông thường sử dụng trước lưu trữ 16.3 Lập thƣ mục tài liệu Khi tài liệu hay thơng tin khơng cịn phù hợp cách logic với hệ thống tài liệu điện tử hay văn thông tin lưu trữ cần khu vực mới, lúc cần tạo thư mục tài liệu Nếu công việc bạn tạo thư mục tài liệu mới, nhớ tuân theo quy trình, quy định tổ chức Nếu khơng có hướng dẫn văn bản, bạn hỏi người hướng dẫn hay đồng nghiệp để họ giải thích quy định cho bạn Các lý để tạo thư mục tài liệu mới: - Lập thư mục tài liệu theo dõi khách hàng 12 - Khi bắt đầu dự án - Khi bắt đầu giai đoạn mới, ví dụ, năm tài - Sắp xếp lại tài liệu từ hệ thống tồn - Thực theo yêu cầu tạo thư mục cấp Khi thực việc tạo thư mục mới, bạn cần chắn hệ thống trì cách logic dễ sử dụng phải đảm bảo tất thông tin cần thiết phải đưa vào thư mục Quy trình tạo thư mục tài liệu bao gồm: - Tạo đặt tên hay số cho thư mục - Lập danh mục cho thư mục tài liệu cần Khi tạo thư mục bạn cần phải định cách phân loại nội dung cách hữu ích H y nghĩ đến lúc bạn cần phải tìm lại tài liệu để xếp nội dung cho dễ tìm Việc đặt tên cho thư mục tài liệu phụ thuộc vào: - Hệ thống phân loại áp dụng tổ chức bạn - Quy trình, quy định tổ chức việc đặt tên thư mục - Cách đặt tên dễ cho người sử dụng hệ thống tài liệu lưu trữ 16.4 Phân loại lập bảng dẫn cho thƣ mục Nếu bạn có nhiệm vụ tạo thư mục mới, bạn cần phải phân loại hay lập dẫn cho tập tài liệu ức việc định xem bạn định xếp tài liệu Điều quan trọng tài liệu phải xếp cách logic để chúng tìm kiếm cách dễ dàng nhanh Ví dụ, bạn phân loại hay lập dẫn cho bánh sôcôla, tài liệu xếp sau: - iêu đề thư mục “Hướng dẫn chế biến” Bên thư mục có thư mục có tên “Bánh” rong thư mục “Bánh” , loại bánh xếp theo thứ tự chữ cái, ví dụ, bánh cà rốt (carrot cake) xếp trước bánh trà ( date loaf) Trong ví dụ này, có hai cấp dẫn: theo chủ đề theo thứ tự chữ Nói chung, bạn lập dẫn cho tài liệu, bước bạn phải xác định chủ đề tài liệu Điều định hướng cho bạn cho việc lựa chọn khu vực thích hợp hệ thống lưu trữ Sau bạn phải phân loại chi tiết tài liệu, ví dụ xếp theo thứ tự chữ hay thứ tự số Khi bạn suy nghĩ việc lập dẫn cho tài liệu, bạn nên nghĩ xem tìm kiếm đâu bạn người có nhu cầu sử dụng tài liệu cố gắng tìm kiếm hệ thống lưu trữ H y nghĩ tới nơi lưu trữ logic Khi bạn 13 đ quen với hệ thống lưu trữ tổ chức, bạn thay việc lập dẫn, lưu trữ xếp tài liệu trở nên dễ dàng Đơi có đồng nghiệp sử dụng tài liệu nói cho bạn biết tài liệu nên lưu đâu họ chuyển trả lại tài liệu để lưu trữ Những thông tin sử dụng để lập dẫn (như tên công ty hay chủ đề) thường gọi đầu đề hay đơn vị dẫn hơng tin đầu đề bao gồm: - Từ chính, ví dụ, tên, chủ đề, vị trí địa lý… - Số, ví dụ, ngày, số hiệu khách hàng, số tài liệu - hông tin sử dụng để xếp tài liệu theo thứ tự chữ 16.5 Lập dẫn theo thứ tự chữ Khi sử dụng dẫn theo thứ tự chữ cái, bạn nên thực theo quy tắc sau: - ên ghi theo thứ tự tên gọi, tên họ, tên đệm, ví dụ, Nguyễn Văn Hưng ghi dẫn Hưng, Nguyễn Văn - Danh xưng không nên đề cập tới dẫn, ví dụ, ơng, bà - Những từ nối phụ của, tại, Khối khơng cần ghi Ví dụ, dẫn „Lý lịch khoa học Phòng nhân sự”, ta cần ghi „„Lý lịch khoa học- Phòng nhân sự”‟ - Những chữ viết tắt phổ biến sử dụng 14