Cơ sở lý luận chung về qui trình Xk của các
Qui trình xk hàng hoá của các doanh nghiệp kinh
Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu đợc thực hiện một cách an toànvà thuận lợi đòi hỏi mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải tổ chức tiến hành theo các khâu sau của quy tr×nh xuÊt khÈu chung.
Trong quy trình gồm nhiều bớc có quan hệ chặt chẽ với nhau bớc trớc là cơ sở, tiền đề để thực hiện tốt bớc sau. Tranh chấp thờng xảy ra trong tổ chức thực hiện hợp đồng là do lỗi yếu kém ở một khâu nào đó Để quy trình xuất khẩu đợc tiến hành thuận lợi thì làm tốt công việc ở các bớc là rất cần thiết Thông thờng một quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm một số bớc sau.
1.Nghiên cứu thị trờng tìm kiếm đối tác.
Thị trờng là một phạm trù khách quan gắn liền với sản xuất và lu thông hàng hoá ở đâu có sản xuất và lu thông và ở đó có thị trờng Thị trờng nớc ngoài gồm nhiều yếu tố phức tạp, khác biệt so với thị trờng trong nớc bởi vậy nắm vững các yếu tố thị trờng hiểu biết các quy luật vận động của thị trờng nớc ngoài là rất cần thiết phải tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trờng Nghiên cứu thị trờng có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển và nâng cao hiệu quả kinh tế Nghiên cứu thị trờng phải trả lời một số câu hỏi sau: xuất khẩu cái gì, ở thị trờng nào, thơng nhân giao dịch là ai, giao dịch theo phơng thức nào, chiến lợc kinh doanh cho từng giai đoạn để đạt đợc mục tiêu đề ra.
1.1Nắm vững thị trờng nớc ngoài. Đối với các đơn vị kinh doanh xuất khẩu, nghiên cứu thị tr- ờng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng Trong nghiên cứu cần nắm vững một số nội dung:những điều kiện chính trị, th- ơng mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, những điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cớc Bên cạnh đó, đơn vị kinh doanh cũng cần phải nắm vững một số nội dung liên quan đến mặt hàng kinh doanh trên thị trờng đó nh dung lợng thị trờng, tập quán và thị hiếu tiêu dùng của ngời dân, giá thành và dự biến động giá cả, mức độ cạnh tranh của mặt hàng đó.
1.2Nhận biết mặt hàng kinh doanh trớc và lựa chọn mặt hàng kinh doanh.
Nhận biết mặt hàng kinh doanh trớc tiên phải dựa vào nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng về quy cách chủng loại, kích cỡ, giá cả, thời vụ và thị hiếu cũng nh tập quán tiêu dùng của từng vùng, từng lĩnh vực sản xuất Từ đó xem xét các khía cạnh của hàng hoá trên thị trờng thế giới Về khía cạnh thơng phẩm phải hiểu rõ giá trị công dụng, các đặc tính, quy cách phẩm chất, mẫu mã… Vấn đề khá quan trọng trong giai đoạn này là xác định sản lợng hàng hoá xuất khẩu và thời điểm xuất khẩu để bán đợc giá cao nhằm đạt đợc lợi nhuận tối đa. Hiện nay do chủ trơng phát triển nền kinh tế với nhiều thành phần tham giai kinh tế trên nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực khác nhau từ sản phẩm thô sản xuất bằng ph- ơng pháp thủ công đến sản phẩm sản xuất bằng máy móc tinh vi hiện đại Tuyến sản phẩm đợc mở rộng với mặt hàng phong phú, đa dạng tạo điều kiện cho các đơn vị khinh doanh xuất khẩu có đợc nguồn hàng ổn định với nhiều nhóm hàng kinh doanh khác nhau.
1.3Tìm kiếm thơng nhân giao dịch. Để có thể xuất khẩu đợc hàng hoá trong quá trình nghiên cứu thị trờng nớc ngoài các đơn vị kinh doanh phải tìm đựơc bạn hàng Lựa chọn thơng nhân giao dịch cần dựa trên một số đặc điểm sau: uy tín của bạn hàng trên thị tr- ờng, thời gian hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, mạng lới phân phối tiêu thụ sản phẩm… đợc nh vậy, đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới xuất khẩu đợc hàng và tránh đợc rủi ro trong kinh doanh quốc tế.
2.Lập phơng án kinh doanh.
Dựa vào những kết quả thu đợc trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thị trờng nứơc ngoài đơn vị kinh doanh xuất khẩu lập phơng án kinh doanh Phơng án này là bản kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đợc những mục tiêu xác định trong kinh doanh Xây dựng phơng án kinh doanh gồm các bớc sau:
Bớc 1: đánh giá tình hình thị trờng và thơng nhân, đơn vị kinh doanh phải đa ra đợc đánh giá tổng quan về thị tr- ờng nớc ngoài và đánh giá chi tiết đối với từng phân đoạn thị trờng đồng thời cũng phải đa ra những nhận định cụ thể về thơng nhân nớc ngoài mà đơn vị sẽ hợp tác kinh doanh.
Bứơc 2: lựa chọn mặt hàng thời cơ, phơng thức kinh doanh.
Từ tuyến sản phẩm công ty phải chọn ra mặt hàng xuất khẩu mà công ty có khả năng sản xuất, có nguồn hàng ổn định đáp ứng đợc thời cơ xuất khẩu thích hợp : khi nào thì xuất khẩu, khi nào thì dự trữ hàng chờ xuất khẩu … và tuỳ thuộc vào khả năng của công ty mà công ty lựa chọn phơng thức kinh doanh phù hợp.
Bớc 3: đề ra mục tiêu
Trên cơ sở đánh giá về thị trờng nớc ngoài khả năng tiêu thụ sản phẩm xuất khẩu thị trờng đó mà đơn vị kinh doanh xuất khẩu đề ra mục tiêu cho từng giai đoạn cụ thể khác nhau.
Giai đoạn1: bán sản phẩm với giá thấp nhằm cạnh tranh với sản phẩm cùng loại, tạo điều kiện cho ngời tiêu dùng có cơ hội dùng thử, chiếm lĩnh thị phần.
Giai đoạn 2: nâng dần mức giá bán lên để thu lợi nhuận. Mục tiêu này ngoài nguyên tố thực tế cần phù hợp với khả năng của công ty là mục đích để công ty phấn đấu hình thành và có thể vợt mức.
Bớc 4: đề ra biện pháp thực hiện.
Giải pháp thực hiện là công cụ giúp công ty kinh doanh thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất, nhanh nhất, có lợi nhất cho công ty kinh doanh.
Bớc 5: đánh giá hiệu quả của việc kinh doanh.
Giúp cho công ty đánh giá hiệu quả kinh doanh sau thơng vụ kinh doanh đồng thời đánh giá đợc hiệu quả những khâu công ty kinh doanh đã và làm tốt, nhữngkhâu còn yếu kém nhằm giúp công ty hoàn thiện quy trình xuất khẩu.
3.Đàm phám và kí kết hợp đồng.
Chúng ta đã biết rằng đàm phám thực chất là việc trao đổi, học thuật vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật để sử dụng các kĩ năng, kĩ sảo trong giao dịch để nhằm thuyết phục đi đến việc chấp nhận những nội dung mà đôi bên đa ra Muốn đàm phán thành công thì khâu chuẩn bị đàm phán đóng góp một vai trò quan trọng nh: chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán chuẩn bị chơng trình đàm phán.
Thực trạng qui trình xk hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam
Khái quát chung về Tổng công ty rau quả Việt Nam
Tổng công ty Rau Quả Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là VEGETEXCO, có trụ sở chính tại số 2 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa - Hà Nội.
Tổng công ty Rau Quả Việt Nam Đợc thành lập ngày 11/02/1988 theo quyết định số 63NN-TCCB/QD của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở hợp nhất các đơn vị thuộc lĩnh vực sản xuất, chế biến và xuất nhập khẩu rau quả của các Bộ ngoại thơng, Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm Tổng công ty là một tổ chức kinh doanh chuyên ngành kinh tế kỹ thuật trong lĩnh vực rau quả bao gồm các hoạt động từ sản xuất nông nghiệp sang chế biến công nghiệp xuất nhập khẩu rau quả và nghiên cứu khoa học kỹ thuËt
Ra đời trong những năm đất nớc khó khăn và chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động đợc gần 15 năm nhng Tổng công ty đã không ngừng lớn mạnh, phát triển và hiện nay Tổng công ty đã có quan hệ làm ăn với các tổ chức kinh tế của hơn
100 nớc khác nhau trên thế giới
Trong giai đoạn này, nền kinh tế thế giới có rất nhiều biến động nhất là khu vực Đông Nam á và Việt Nam cũng không trách khỏi tầm ảnh hởng này Tuy có những khó khăn nh trên nhng những năm qua, Tổng công ty vẫn liên tục hoạt động có hiệu quả cụ thể là qua các nămTổng công ty đều nộp đủ ngân sách Nhà nớc và có lãi trong hoạt động kinh doanh.
Nhìn lại hoạt động của Tổng công ty trong những năm qua ta thấy có những bớc thăng trầm phản ánh đúng với thời cuộc diễn ra Tuy gặp rất nhiều khó khăn do cả yếu tố khách quan của môi trờng kinh doanh và cả yếu tố chủ quan con ngời nh- ng nói chung sự ra đời và phát triển của Tổng công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu, đòi hỏi thiết yếu của nền kinh tế trong lĩnh vực thực phẩm - rau quả.
1 Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty rau quả Việt Nam.
1.1 Chức năng, quyền hạn của Tổng công ty
Tổng công ty Rau Quả Việt Nam có những chức năng và quyền hạn nh sau:
-Có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai và các nguồn lực khác của Nhà nớc giao cho theo quy định của pháp luật để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. -Có quyền uỷ quyền cho các doanh nghiệp tiến hành việc hạch toán độc lập nhân danh Tổng công ty.
- Có quyền cho thuê, thế chấp, nhợng bán tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty để tái đầu t, đổi mới công nghệ( trừ những tài sản đi thuê, đi mợn, giữ hộ nhận thế chÊp)
1.2 Nhiệm vụ của Tổng công ty
Ngay từ khi bắt đầu thành lập, Tổng công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm rau quả, liên doanh với các tổ chức nớc ngoài.
- Có trách nhiệm không ngừng nâng cao phát triển vốn, hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
- Phải thực hiện đúng pháp lệnh kế toán thống kê.
1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Tổng công ty Rau Quả Việt Nam
Cơ cấu bộ máy tổ chức là một yếu tố rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, nó có tác động quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Ta có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý củaTổng công ty Rau Quả Việt Nam nh sau:
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
-Phòng tổ chức cán bộ
-Phòng quản lý sản xuất
-Phòng kế toán tài chính
-Phòng xúc tiến th ơng mại
Các phòng kinh doanh -Phòng xuất nhập khẩu I -Phòng xuất nhập khẩu II -Phòng xuất nhập khẩu III -Phòng kinh doanh tổng hợp IV -Phòng kinh doanh tổng hợp V -Phòng kinh doanh VI
Các đơn vị thành viên và các công ty liên doanh
2 Kết quả hoạt động kinh doanh xnk của Tổng công ty rau quả Việt Nam trong những năm gần đây.
2.1 Các chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh Để đánh giá tổng quan về kết quả hoạt động kinh doanh của TCT ta nghiên cứu qua một loạt các chỉ tiêu nh tổng kim ngạch XNK, giá trị sản lợng nông công nghiệp, doanh thu, lợi nhuận và thu nhập công nhân viên Những năm gần đây, tuy gặp rất nhiều khó khăn do tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động và sự ảnh hởng của thời tiết đến hoạt động của TCT là rất lớn, tuy nhiên các chỉ tiêu kinh tế này vẫn đảm bảo một sự tăng trởng cao (trừ chỉ tiêu XNK năm
1999) và ổn định, những số liệu ở bảng 1 sẽ cho ta thấy đợc điều này.
2 Giá trị sản lợng nông – côngnghiệp
( Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác sản xuất kinh doanh từ năm 1999 – 2002 của tổng công ty rau quả
Trong bảng 1 ta thấy các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của TCT đều tăng, trừ xuất nhập khẩu. Việc giảm xuống của giá trị hàng hoá XNK (bao gồm cả XK,NK) là do năm 1999 thì do giá cả và sức mua của Thị tr- ờng thế giới giảm, biến động tài chính các nớc trong khu vực ảnh hởng đến các hợp đồng XNK và ảnh hởng về chính trị của Nga.
Các chỉ tiêu còn lại đều có những bớc tăng nhất định dù gặp rất nhiều khó khăn nh: tổng giá trị nông – công nghiệp tăng qua các năm 1999,2000,2001,2002 lần lợt là: 11,51%, 18,3%, 32,44%và27,24%; tổng doanh thu tăng: 12,61%, 24%, 30%,11,25% và lợi nhuận tăng:6,4%,16,3%và 19%,10,8% Điều này nói lên một nỗ lực phi thờng của toàn bộ công nhân viên trong TCT.
Nhìn chung, qua 4 nhóm chỉ tiêu chính ta có thể thấy đ- ợc một nét khái quát nhất, cơ bản nhất tình hình hoạt động kinh doanh của TCT qua 4 năm 1999 – 2002 với những kết quả hết sức khả quan Điều đặt ra cho các cán bộ công nhân viên của TCT là làm sao đa hoạt động của mình lên tầm cao mới đáp ứng đợc đòi hỏi của đất nớc trong nền kinh tế Thị trờng hiện nay, trở thành 1 động lực mới cho sự phát triển kinh tế đất nớc.
2.2 Về cơ cấu mặt hàng kinh doanh
TCT có 4 nhóm hàng rau quả xuất khẩu chủ yếu đó là: -Rau quả hộp: dứa khoanh, dứa rẻ quạt, dứa miếng nhỏ, nớc dứa đợc đống trong nớc đờng đậm, nhạt hoặc trong nớc dứa tự nhiên, vải nớc đờng, chôm chôm, xoài, thanh long, nấm hộp, da chuột và các loại hoa quả nhiệt đới khác đóng hép.
-Rau quả đông lạnh: Dứa, xoài, chôm chôm, đậu, nớc dứa
-Rau quả sấy khô: Chuối, xoài, thanh long, nhãn, vải khô -Rau quả muối: Da chuột, gừng, nấm, mơ, ớt
Ngoài ra, TCT còn kinh doanh một số mặt hàng rau quả tơi (khoai tây, bắp cải, su hào, cà rốt ); Hạt giống rau(hành tây, cà chua, da chuột, đậu) quả tơi (cam, quýt,chanh, bởi, nhãn, xoài ); gia vị (ớt quả khô, ớt bột, gừng bột,quế thanh, tiêu đen, hoa hồi )
Bảng Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu chính của Tổng công ty
Các chỉ tiêu 2000 2001 2002 So sánh%
Qua bảng số liệu trên đây ta thấy tình hình kinh doanh của Tổng công ty qua 3 năm gần đây có sự thay đổi mạnh, các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là các loại rau quả chế biến, gia vị nông sản khác Cụ thể là mặt hàng rau quả tơi có xu hớng giảm đến năm 2002 chỉ đạt 92,1% so với năm 2001, mặt hàng rau quả hộp có xu hớng tăng so với năm
Phơng hớng chung của Tổng công ty
2.1 Định hớng về kim ngạch và tiến độ xuất khẩu
Bảng Tiến độ xuất khẩu dự kiến đến 2010 của Tổng Công ty
Nguồn: Định hớng phát triển của Tổng Công ty rau quả Việt Nam giai đoạn 1999- 2000)
Cơ sở để đề ra kim ngạch và tiến độ xuất khẩu là dựa trên tình hình thực tế những năm qua và dự báo của tình hình tiêu thụ rau quả của thế giới cũng nh các mặt hàng của Tổng Công ty trong thời gian tới Ngoài ra còn căn cứ vào mức phát triển ngành rau quả trong nớc từ nay đến 2010.
2.2 Định hớng về sản phẩm và chiến lợc xuất khẩu của Tổng Công ty
Trong định hớng về cơ cấu sản phẩm và kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2000- 2010 Tổng Công ty sẽ cố gắng phấn đấu để tới 2005 tổng khối lợng sản phẩm xuất khẩu đạt 160 nghìn tấn, trong đó rau quả hộp, nớc quả cô đặc đông lạnh chiếm vai trò chủ đạo với 57 nghìn tấn, kim ngạch xuất khẩu là 40 triệu USD ( chiếm 40% tổng kim ngạch xuất khẩu ) Rau quả sấy muối và gia vị đều chiếm 20% tổng kim ngạch xuất khẩu Mặt hàng nông sản thực phẩm theo định hớng chỉ đóng góp vào kim ngạch xuất khẩu là 5 triệu USD với tỉ trọng rất nhỏ là 5% tổng kim ngạch xuất khẩu. Năm 2010 sẽ là thời điểm đỉnh cao trong định hớng phát triển giai đoạn2000 tới 2010 của Tổng Công ty với tổng sản l- ợng sản phẩm xuất khẩu sẽ là 350 nghìn tấn, kim ngạch đạt
200 triệu USD Tuy nhiên tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu của các mặt hàng sẽ không có nhiều thay đổi lớn, mặt hàng rau quả tơi sẽ tăng 5% thay cho sự giảm xuống 5% mặt hàng gia vị trong tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu của Tổng Công ty so víi n¨m 2005.
Bảng Cơ cấu sản phẩm và tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2005-2010 của Tổng Công ty
Kim ngạch xuÊt khÈu tỉ trọng (%)
( Nguồn: Định hớng phát triển của Tổng Công ty rau quả Việt Nam giai đoạn 1999- 2000)
Về sản phẩm và thị trờng của mình, tới năm 2010 thì rau quả tơi, đồ hộp nớc quả đông lạnh, rau quả sấy muối, gia vị và nông sản thực phẩm, sản xuất vẫn là những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Tổng Công ty Giai đoạn này Tổng Công ty cũng sẽ thực hiện việc đa dạng hoá các sản phẩm ( phát triển thêm các sản phẩm mới nâng cao hơn nữa chất lợng mẫu mã sản phẩm cũ) để phù hợp với xu hớng phát triển và nhu cầu thị trờng
Các thị trờng truyền thống nh liên bang Nga, Đông Âu, Nhật Bản, Trung Quốc, Italia, sẽ đợc củng cố và giữ vững. Bên cạnh đó Tổng Công ty cũng sẽ tiến hành thăm dò, xâm nhập và phát triển một số thị trờng mới có triển vọng đặc biệt là thị trờng Mỹ.
Bảng Định hớng cơ cấu sản phẩm và thị trờng đến 2010 của Tổng Công ty rau quả Việt Nam.
Sản phẩm chủ lực Sản phẩm đa dạng khác Thị trờng chính
-Bắp cải, khoai tây, hành tây, da hấu
-Su hào, súp lơ, tỏi tây, đậu quả, cà chua, da chuét,
-Liên Bang Nga, một số nớc châu á.-Đông Bắc á, Trung tỏi, cà rốt, gừng, nghệ, muối tiêu
- Hoa lay ơn, loa kèn, phong lan
- -Thanh long, nhãn, quýt bởi, chan - -Dứa, chôm chôm, đuđủ, sầu riêng,
2 Đồ hộp, nớc quả đông lạnh
-Dứa, da chuột, vải, thanh long,
-Nớc giải khát hoa quả tự nhiên
- Cô đặc và pure: dứa, xoài, cà chua,
-Chuối, ổi, na, đậu cô ve, đậu Hà lan, măng tre, nấm, rau, gia vị khác.
-Rau đông lạnh -Pure quả khác
Liên bang Nga, Bắc Âu, Mỹ, Nhật Bản, Trung Quèc,
-Chuối sấy ,nhân hạt ®iÒu
Các loại rau quả muối khác
Liên Bang Nga, Nhật Bản, một số nớc Bắc Mỹ.
- Hạt điều ớt tỏi gừng
Nghệ, quế, hồi, gừng Châu Phi, Liên bang Nga, Trung Đông
5 Giống rau: Hạt rau muống, cải các loại, tỏi
Các loại hạt giống rau, đậu, gia vị nhiệt đới khác
Ch©u Mü La Tinh, Ch©u Phi, Châu á
2.3 Định hớng nghiên cứu thị trờng và thâm nhập
Trong giai đoạn này chủ yếu là tăng cờng các đoàn củaTổng Công ty đi khảo sát tìm hiểu, tham gia các hội chợ khảo sát về rau quả, cụ thể là ở khu vực thị trờng nh; Châu á, Nga, Trung Quốc, Mỹ Đặc biệt là cử chuyên gia sang thị tr- ờng Mỹ nghiên cứu các vấn đề về thuế quan hàng rào chất l- ợng, tình hình cạnh tranh cùng loại sản phẩm của Thái lan, Inđônêxia, Philipin
II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam.
1.Sự cần thiết phải thực hiện qui trình xuất khẩu hàng rau quả.
Khi hợp đồng đã đợc kí kết, quyền lợi của các bên đã đ- ợc xác lập một cách hợp pháp, Tổng công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng.Phải nói rằng thực hiện hoạt động xuất khẩu là một quá trình quyết định tới sự thành hay bại trong hoạt động kinh doanh XNK của Tổng công ty Nó ảnh hởng trực tiếp tới doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh, tới chi phí hoạt động Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này đều có thể tạo ra một hậu quả khôn lờng dẫn tới việc bãi bỏ hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Tổng công ty đối với khách hàng, với đơn vị đặt hàng tiếp sau Chính vì vậy công việc tổ chức cần đợc tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm tối đa chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hoạt động xuất khẩu.
2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện các nghiệp vụ trong qui tr×nh xuÊt khÈu.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình xk hàng
phán Để thực hiện thành công quá trình giao dịch đàm phán, tiến tới ký kết hợp đồng Tổng công ty cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng và điều tra đối tác, do đó Tổng công ty cần phải xây dựng một phơng pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả Hiện nay Tổng công ty chỉ có khả năng áp dụng phơng pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phòng Tuy nhiên do có những hạn chế của phơng pháp này nên nguồn thông tin thu đợc của Tổng công ty thờng thiêú tính cập nhật và độ tin cậy không cao Vì vậy để khắc phục tình trạng này bằng các biện pháp nh: nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân viên đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành các hoạt động nghiên cứu tại thị trờng thực tế,…
Sau bớc lựa chọn phơng pháp nghiên cứu Tổng công ty nên chú ý đến việc đẩy mạnh công tác thu thập và xử lý thông tin Tổng công ty cần có những sự đầu t thích đáng cả về tài chính lẫn nguồn nhân lực nhằm đẩy mạnh và phát huy vai trò của Phòng xúc tiến thơng mại
Trong giao dịch đàm phán Tổng công ty cần chú ý đặc biệt đến việc lập phơng án kinh doanh hàng hoá xuất khẩu Nội dung của nó phải đợc xây dựng trên cơ sở nguồn thông tin thực tế về nguồn hàng, khả năng thu gom hàng hoá, giá của mặt hàng trên thị trờng thế giới và khu vực…2.2 Giải pháp trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu
Tổng công ty cần phải quan tâm và có chính sách đặc biệt để đảm bảo nguồn hàng chính đảm bảo ổn định nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh.
Tổ chức hợp lý hệ thống tập chung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp Nhng hiện nay Tổng công ty cha có hệ thống kho tập kết, đa phần là tiến hành vận chuyển hàng từ điểm thu mua ra thẳng cảng nên Tổng công ty thờng không chú ý lắm đến công tác xây dựng hệ thống kho bãi mà đa phần là khi cần thì đi thuê, mà việc thuê kho bãi sẽ làm tăng chi phí trong hàng Vì vây Tổng công ty nên xây dựng hệ thống kho hàng để đến khi hàng đến sẽ đợc chuyển đến kho baĩ của Tổng công ty sẽ giúp cho việc bảo quản đợc chất lợng hơn, mà lại giảm đợc chi phÝ.
Trong hệ thống kênh thu mua của Tổng công ty mặc dù đã đợc thiết lập trải rộng trên khắp các miền Trung, nam, Bắc, tuy nhiên còn cha chặt chẽ bởi có nhiều điểm thu mua còn hoạt động độc lập tức khi đến mùa thu hoạch họ sẽ xuất khẩu cho bên nào trả giá cao, nh vậy sẽ ảnh hởng đến kế hoạch xuất khẩu của Tổng công ty, bởi vậy Tổng công ty cần phải làm sao gắn bó hơn trong mối quan hệ với các cơ sở này Tổng công ty cần chú ý đầu t cho các cơ sở này cụ thể là giống cây và đời sống của các công nhân lao động tại các nông trờng sản xuất, nh vậy sẽ tạo điều thuận lợi cho cả hai bên và tạo sự gắn kết giữa các nông trờng và Tổng công ty.
Bên cạnh đó Tổng công ty cần phải xem xét các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp với từng mặt hàng với số lợng đầy đủ và đảm bảo chất lợng, kẻ mã hiệu trên bao bì cũng đòi hỏi phải cẩn thận, chu đáo ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không phai màu không thấm nớc, sơn không làm ảnh h- ởng đến phẩm chất hàng hoá Nên làm tốt công tác này không chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng, tránh nhầm lẫn trong quá trình xếp hàng lên tàu.
Hàng hoá giao phải đúng với qui định của hợp đồng, nếu không thì có thể dẫn tới khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến chúng ta có thể bị thua lỗ.
Do đó Tổng công ty nên thiết lập một ban kiểm tra hàng hoá trớc khi hàng đợc cơ quan kiểm định Ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và đến khi hàng đợc vận chuyển đến baĩ tập trung thì công việc kiểm tra cũng phải đợc tiếp tục tiến hành và do đặc điểm mặt hàng nông sản dễ bị h hỏng cho nên khi hàng đợc đa đến cảng thì lại phải đợc tiến hành kiểm tra, công việc kiểm tra hàng có thể phức tạp hơn nhng đảm bảo đợc chất lợng và số lợng hàng trớc khi cơ quan kiểm định hàng tiến hành kiểm tra hàng Hàng hoá qua kiểm định hợp qui cách, tức là đợc cơ quan kiểm tra cấp giấy chứng nhận kiểm nghiệm, khi đó hàng đợc bốc xếp lên tàuvà đợc xuất khẩu sang cho đối tác.
2.4 Giải pháp trong khâu thuê tàu
Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến cần phải tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá Nếu hàng hoá có giá trị không lớn, không cao Tổng công ty có thể thuê tàu chợ Còn nếu hàng hóa có khối lợng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế đợc thời gian vận chuyển hàng Tổng công ty nên tiến hành thu gom hàng để thuê tàu chuyến mặc dù giá có hơi cao nh- ng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần.Với đặc điểm mặt hàng nông sản là không thể kéo dài thời gian vận chuyển do môi trờng trên tàu không phải là điều kiện phù hợp cho mặt hàng để có thể giữ đợc chất lợng hàng vì vậy hàng hoá đến tay ngời mua càng sớm càng tốt.
Phải lấy đợc vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu Vận đơn sạch là bằng chứng cho thấy Tổng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng , hàng hoá không hỏng hóc , không mất mát , đủ về số lợng , đúng về chất lợng , đúng với hợp đồng bởi nếu vận đơn không sạch thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán
2.5 Làm thủ tục hải quan
Không riêng gì ở Việt Nam Mà ở các nớc khác , hải quan hiện là khâu phức tạp nhất đối với những nhà xuất khẩu trong thơng vụ của mình Điều này là bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bớc , nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ đều có thể trả giá bằng thời gian hay tiền bạc mà điều quan trọng là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiên hợp đồng xuất khẩu , giảm uy tín của Tổng công ty đối với bạn hàng để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn , Tổng công ty phải thực hiện hai bớc :
-Bớc 1: Tổng công ty phải lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ này phải khớp với hợp đồng hoặc L/C đợc chuẩn bị từ trớc.
Trong giai đoạn này hàng hoá sẽ đợc đối chứng với chứng từ Bất kỳ sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá với bộ chứng từ, Tổng công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí Do đó Tổng công ty cần phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lợng, số loại chứng từ cần thiết, kê khai nội dung vào tờ khai hải quan đúng nh bộ chứng từ.
Tổng công ty cần kiểm nghiệm hàng hoá một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định đồng thời giảm đợc chi phí, giữ đợc uy tín với khách hàng Tổng công ty phải thờng xuyên trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phơng tiện vận chuyển đến và ngày giờ làm hàng, để vận chuyển hàng đến cảng hay tới địa điểm giao hàng Để lập đợc kế hoạch này Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng.
Trong quá trình giao hàng, việc giao hàng phải đợc cán bộ của Tổng công ty thờng xuyên giám sát, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem có đúng tốc độ bốc hàng hay không, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp sử lý thích hợp Khi giao hàng xong Tổng công ty nên yêu cầu đối tác hoặc ngời vận chuyển ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá, nhanh chóng Tổng công ty lấy vận đơn thuyền phó để đổi lấy vận đơn đờng biển và chuyển gấp về phòng kế toán để lập chứng từ thanh toán.
2.7 Giải pháp trong khâu thanh toán